V řízení dodavatelského řetězce je klíčové dodávat zboží „včas a v plném rozsahu“. V moderní výrobě se upřednostňuje „just-in-time výroba“. I média stanovují termíny publikování projektů měsíce, ne-li roky předem.
Termín je jednou z prvních věcí, o kterých vedoucí pracovníci v podnikání rozhodují. Poté týmy pracují zpětně od tohoto data, aby naplánovaly dodání. V terminologii projektového řízení se tomu říká plán zpětného odpočtu. Tento blogový příspěvek se podrobně zabývá plánem zpětného odpočtu a zaměřuje se na to, jak jej vytvořit pro váš projekt.
Co je to plán zpětného výpočtu?
Plán zpětného odpočítávání je nástroj pro plánování projektů, ve kterém manažeři stanovují cíle a milníky v opačném pořadí, počínaje konečným termínem. Stejně jako u každého jiného plánu projektu zmapujete všechny úkoly, identifikujete zdroje a odhadnete čas/nároky. Poté, na rozdíl od jiných metod, začnete sledovat cíle od konečného milníku a plánovat zpětně.
Řekněme, že váš výzkumný tým musí do 31. prosince předložit zprávu. Psaní zprávy bude zahrnovat následující kroky: rešerše literatury, provedení průzkumu, analýza odpovědí, sepsání zprávy, vizualizace grafů a nakonec korektura před předložením. Váš plán zpětného odpočítávání by vypadal následovně.
| Milník | Náročnost v dnech | Termín |
| Odeslání | – | 31. prosince |
| Korektura | 3 | 28. prosince |
| Vizualizace | 2 | 26. prosince |
| Psaní | 5 | 21. prosince |
| Analýza | 5 | 16. prosince |
| Průzkum | 7 | 9. prosince |
| Literární rešerše | 3 | 6. prosince |
Podle tohoto harmonogramu zpětného plánování musíte zahájit práci do 6. prosince. Pokud však nastanou svátky nebo jiné nepředvídané okolnosti, musíte harmonogram projektu odpovídajícím způsobem upravit.
Proč jsou plány zpětného plánování důležité?
Plánování zpětným způsobem vás motivuje k tomu, abyste začali s ohledem na konečný výsledek. Pomáhá soustředit se na konečný výstup, efektivně plánovat úkoly a zefektivnit produkci. Zde je návod, jak na to.
Zajištění proveditelnosti: Manažeři používají harmonogram zpětného plánování k posouzení, zda mohou projekt dodržet v termínu. Například v výše uvedeném příkladu, pokud by termín byl méně než 25 dní od dnešního dne, není možné jej do té doby dokončit. Na základě těchto informací můžete požádat o prodloužení termínu nebo získat další zdroje.
Sladění členů týmu: Plán zpětného chodu jasně ukáže závislosti mezi úkoly a členy týmu. Podporuje lepší spolupráci a sjednocuje tým směrem k finálnímu termínu.
Vyjednávání rozsahu: Pokud termín projektu není možné změnit, můžete se s projektovým sponzorem nebo klientem domluvit na omezení rozsahu. Upřednostněte práci na základě dohodnutých změn a dokončete klíčové úkoly, abyste zajistili vysokou kvalitu výsledků.
Plánování zdrojů: Díky stálým termínům můžete efektivně vybírat své zdroje. Pokud například někdo z týmu honí jiný termín, nebudete ho chtít zahrnout. Nebo pokud někdo pracuje na nekritickém úkolu, můžete ho přeřadit a zahrnout do svého plánu. Navíc to pomáhá členům týmu vidět kritické termíny, aby si mohli podle toho naplánovat volno.
Jak vytvořit plán zpětného chodu?
Než vytvoříte plán zpětného odpočítávání, zjistěte si základní informace: rozsah projektu, potřebné zdroje a konečný termín.
1. Nastíňte rozsah projektu
Stejně jako u každého projektového harmonogramu je třeba pochopit požadavky. Zde je několik otázek, které si můžete položit.
- Jaký je cíl projektu? Příklad: Vyvinout mobilní aplikaci pro zaznamenávání informací o dodavatelích pro účely onboardingu.
- Jak je definován výstup? Příklad: Musíte zaznamenat pole jméno, číslo mobilního telefonu a e-mailová adresa a automaticky je uložit do databáze pro správu dodavatelů.
- Kdo musí schválit? Příklad: Sponzor projektu a analytik kvality
- Na jakých platformách by měla aplikace fungovat? Příklad: Android a iOS
- Jaký je konečný termín?
Na základě povahy vašeho projektu si před vytvořením harmonogramu práce zpětně ujasněte všechny další podrobnosti a očekávání. Pokud je projekt příliš složitý, rozdělte jej na jednotlivé fáze, aby se vám lépe řídil.
Poté rozdělte úkoly na další části. Roztřiďte úkoly podle priority, abyste mohli odstranit ty s nízkou prioritou v případě, že nebude možné dodržet termín dodání. Nakonec proveďte přesný odhad náročnosti každého úkolu pro váš plán zpětného odpočítávání.
2. Identifikujte potřebné zdroje
Jak bylo uvedeno výše, jednoduchá mobilní aplikace bude potřebovat UX spisovatele, designéra, vývojáře pro Android, vývojáře pro iOS, analytika kvality a projektového manažera. Při hlubší analýze si uvědomíte, že pro celý projekt nepotřebujete všechny tyto zdroje. Odhadněte tedy, kolik hodin každého z nich potřebujete, abyste maximalizovali využití zdrojů.
3. Vyberte si nástroj pro plánování zpětného chodu
Plánování zpětně vyžaduje kreativní plánování. Musíte pracovat zpětně od konkrétního termínu a organizovat úkoly a závislosti tak, aby odpovídaly předem stanovenému harmonogramu. Projektoví manažeři potřebují uživatelsky přívětivý a snadno použitelný nástroj, který vše spravuje. Nástroj pro řízení projektů ClickUp nabízí funkce, díky nimž je to snadné i u více projektů.
- ClickUp Úkoly, podúkoly a kontrolní seznamy pro hierarchické rozdělení vašeho projektu
- ClickUp Mind Maps pro vizualizaci pracovního postupu projektu
- Uživatelské profily pro přiřazování úkolů a spolupráci v kontextu každého úkolu
- Zobrazení kalendáře pro přehled o celém životním cyklu projektu
- Jednoduché funkce drag-and-drop pro plánování scénářů
4. Vytvářejte plány zpětného odpočítávání od data dodání
Otevřete svůj plánovací nástroj a začněte od konce.
- Nejprve naplánujte poslední úkol na datum dodání, tj. termín.
- Poté nastavte termíny pro každý úkol zpětně od data dodání k datu zahájení. V ClickUp Tasks můžete přidat datum zahájení a termín pro každý úkol a podúkol, abyste mohli přesně naplánovat.
- Přiřaďte uživatele k úkolům. Pomocí ClickUp můžete přiřadit více uživatelů k jednomu úkolu. Přidejte diváky, kteří mohou vidět komentáře a další podrobnosti.
- Propojte závislé úkoly a v případě potřeby je označte.
5. Zkontrolujte a vylepšete svůj plán zpětného chodu
Nyní, když jste naplánovali každý detail, je čas se zastavit a ujistit se, že vše funguje tak, jak má. ClickUp nabízí tři zobrazení, díky kterým je plánování zpětného chodu neuvěřitelně jednoduché.
Zobrazení kalendáře ClickUp
Zobrazte si svůj projekt v kalendáři podle dne, týdne nebo měsíce s možností správy úkolů pomocí drag-and-drop. Vyhněte se přiřazování úkolů na volné dny. Zkontrolujte, zda jste stejné osobě přiřadili překrývající se nebo více úkolů na stejný den. Synchronizujte své kalendáře Google nebo jakékoli jiné moderní nástroje pro plánování, které používáte, abyste potvrdili aktualizovanou dostupnost.
Zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp
Ganttův diagram zobrazuje průběh projektu v čase, obvykle ve formě sloupcového grafu. Jednoduchý Ganttův diagram vypadá takto.
Zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp zjednodušuje i ty nejsložitější projekty. Můžete
- Vizualizujte časové osy a milníky projektu
- Přidejte závislosti výběrem dvou úkolů a nakreslením čáry mezi nimi
- Přeplánujte jednotlivé úkoly a skupiny vizuálně pomocí drag and drop.
- Blokujte úkoly, které jsou závislé na neúplných úkolech, a zabraňte tak členům týmu, aby na nich nechtěně začali pracovat.
Kromě toho pokaždé, když změníte podrobnosti úkolu v Ganttově diagramu, odešle se oznámení všem uživatelům zapojeným do úkolu, aby všichni měli stejné informace. Zde je několik šablon projektů v Ganttově diagramu, které vám pomohou začít.
Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp
Když nastavíte všechny podrobnosti, zobrazení pracovní zátěže, tj. zobrazení kapacity týmu, bude vypadat správně. Můžete však zjistit, zda jste někoho přetížili, naplánovali práci v době, kdy není k dispozici, nebo přidělili úkoly nad rámec jeho kapacity.
Nakonec použijte ClickUp Box View k dořešení všech detailů.
Tipy a strategie pro harmonogramy zpětného plánování
Nyní, když jsme si prošli základy, pojďme se podívat na některé praktické strategie a tipy, které vám pomohou optimalizovat váš plán zpětného odpočítávání.
Synchronizujte svůj kalendář dovolených a volných dnů
Vyhněte se zbytečnému stresu synchronizací kalendáře svátků vaší organizace přímo s ClickUp. Také povzbuďte členy týmu, aby synchronizovali své kalendáře Google s ClickUp.
Přidejte počáteční a konečné termíny pro všechny úkoly
Chcete-li zobrazit průběh projektu v Ganttově diagramu, přidejte ke všem úkolům datum zahájení projektu a termíny splnění a simulujte, jak bude vypadat úspěšné dokončení projektu.
Přidejte odhady času
Odhadněte čas potřebný pro všechny úkoly, abyste mohli předem předpovědět pracovní zátěž a připravit si náhradní plány pro případ, že něco potrvá déle.
Identifikujte předpoklady a shromážděte je předem
Kriticky se podívejte na výstupy svého projektu a identifikujte předpoklady. Pokud například vytváříte mobilní aplikaci, budete potřebovat sandboxové prostředí, pokyny pro značku, přístup k účtu vývojáře iOS a další.
Sázejte na flexibilitu, ne na dokonalost
Neexistuje žádný ideální plán. Je třeba počítat s tím, že členové týmu onemocní, lety budou mít zpoždění, cloudové vývojové prostředí bude mít výpadky atd. Vytvořte si proto záložní plán, abyste mohli řešit takovéto rozumné překážky.
Naplánujte si rezervní čas
Nikdy není vhodné plánovat úkoly na poslední chvíli. Napjaté a rigidní plány jsou nejen neefektivní, ale také velmi stresující. Vytvořte si proto určitou časovou rezervu pro finální dodání a důležité milníky.
Vytvořte si spolehlivý plán zpětného chodu s ClickUp
Plánování zpětného chodu může být nepopulární, protože omezuje flexibilitu a nutí nás dodržovat termíny. Projekty s krátkými termíny jsou však běžnou součástí práce a plánování zpětného chodu je nejlepším nástrojem, jak je zvládnout.
Nástroj pro řízení projektů ClickUp zohledňuje možnost výskytu narušení během projektu. Využijte více než 15 zobrazení k řízení detailů a získejte ucelený přehled pouhým kliknutím na tlačítko. Přizpůsobte si všechny aspekty harmonogramu, včetně úkolů, podúkolů, kontrolních seznamů, stavů, značek atd. Začněte s harmonogramem zpětného plánování zdarma – zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes.