Notion vs. Trello – který nástroj pro správu projektů je pro vaši firmu lepší?

Jako projektový manažer musíte zefektivnit procesy, sledovat úkoly a termíny a spolupracovat napříč týmy. Projektové řízení je náročné a vyžaduje mentální obratnost a chytré myšlení. Chápeme to.

A proto neustále hledáte nástroje, které vám dodají super schopnosti. V tomto článku se podíváme na Notion a Trello – dva oblíbené nástroje pro správu projektů.

A to není vše! Na konci jsme přidali překvapivého konkurenta.

Co je Notion?

Notion je komplexní software pro správu projektů, který nabízí robustní funkce pro zpracování složitých projektů.

Šablony, které Notion nabízí, z něj dělají vhodný nástroj pro řízení projektů. Patří mezi ně rozsáhlé šablony pro řízení projektů, které urychlují plánování projektů, produktové roadmapy pro mapování projektů od A do Z a další.

Nástroj pro správu projektů má také funkce umělé inteligence, které během několika sekund vygenerují první návrhy projektového plánu.

Funkce Notion

Notion vydal v roce 2023 verzi 2.32 s rozsáhlejšími funkcemi pro správu projektů, zpracování úkolů a automatizaci.

Zde jsou některé z vynikajících funkcí Notion:

1. Šablony pro správu projektů

Notion nabízí řadu šablon připravených k okamžitému použití pro různé účely. Mezi oblíbené kategorie šablon pro správu projektů v Notion patří sady pro agentury, šablony pro rozpočtování, plánování obsahu a kalendáře sociálních médií, dokumentace značky a další.

2. Automatizace databází

Kromě šablon se nám také líbí schopnost Notion vytvářet vlastní pracovní postupy pro řízení projektů pro opakující se a manuální administrativní úkoly. Můžete například automatizovat změnu stavu úkolů, rozesílání průzkumů, aktualizaci termínů dokončení a zasílání připomínek svému týmu.

3. Produktová roadmapa

Už žádné roztříštěné údaje v různých nástrojích. Můžete vytvořit a realizovat plán vývoje produktu, a to vše v rámci jednoho dashboardu.

Díky produktovým plánům Notion můžete propojit své obchodní cíle, produktovou dokumentaci, odpovědnosti a další informace v jednom dokumentu. Uvidíte průběh projektu a klíčové zúčastněné strany v různých fázích, což zjednoduší spolupráci.

4. Integrace

Notion můžete také integrovat s dalšími běžně používanými nástroji pro týmovou spolupráci a správu projektů, jako jsou Slack, GitHub atd. Díky více než 70 integracím může Notion pomoci zjednodušit pracovní postupy a umožnit vám nastavit vlastní synchronizaci pomocí API Notion.

Ceny Notion

Notion nabízí čtyři cenové plány pro roční platby:

Co je Trello?

Trello je software pro správu projektů typu Kanban, známý svou jednoduchostí a snadným používáním.

Díky nulové náročnosti na zaučení je vhodný pro týmy všech velikostí. Můžete zefektivnit svůj projekt v každé fázi, od vymýšlení nápadů a zapojení členů týmu až po postupné spouštění projektu.

Dobrou zprávou je, že můžete vytvořit „Trello Board“ od nuly nebo použít hotovou šablonu pro správu projektů, sledování úkolů a vytváření pracovních postupů projektu.

Trello však není vhodné pro složité nebo rozsáhlé projekty.

Funkce Trello

Podívejme se na některé funkce, které Trello nabízí:

1. Přizpůsobitelné šablony

Trello nabízí více než 100 plně přizpůsobitelných šablon pro správu projektů pro různé účely, jako je například rozpočtování projektů, mapování uživatelských příběhů, správa pracovních postupů klientů a týdenní plánování.

2. Integrovaná automatizace

Trello má vestavěný automatizační nástroj bez nutnosti programování – Butler. Zvládá monotónní úkoly související s projekty, jako je sledování termínů, zasílání připomínek, správa členů týmu, vytváření programů schůzek atd.

Můžete nastavit vlastní pravidla a spouštěče pro zpracování konkrétních akcí v pracovním postupu projektu. Například automatická aktualizace stavu úkolu na „Dokončeno“, jakmile je váš seznam úkolů odškrtnut.

3. Plán projektu

Zobrazte časovou osu vývoje svého projektu na tabulkách Trello pomocí Ganttových diagramů Trello a rozdělte úkoly do pracovních postupů inspirovaných metodou Kanban.

Definujte milníky a termíny, abyste zajistili, že váš projekt bude pokračovat podle plánu. Nastavte harmonogram projektu pomocí Ganttova diagramu a označte úkoly s vysokou prioritou v kartách Trello ve stylu Kanban, abyste mohli rychle identifikovat překážky.

4. Trello Power-Up

Trello nabízí více než 200 integrací v rámci své galerie Power-Up. Své karty a tabule Trello můžete propojit s několika nativními a externími integracemi.

Například Trello Power-Up—Time Tracking & Reporting je nástroj pro sledování času, který automaticky zaznamenává vaši práci do Trello Board a vytváří podrobné zprávy o odpracovaných hodinách, kdo na čem pracoval atd. během časové osy projektu.

Ceny Trello

Trello nabízí čtyři cenové plány pro roční platby:

Notion vs. Trello: Porovnání funkcí

Významný rozdíl mezi Notion a Trello spočívá v tom, že Notion je rozsáhlý a zvládá mnoho věcí současně. Trello je naopak optimalizovanější a jednodušší nástroj, který je ideální pro menší projekty.

Ale možná budete trávit mnohem více času přizpůsobováním se fungování Notion než Trello.

Ačkoli je Notion o něco dražší a má strmější křivku učení než Trello, nepochybně se vyplatí do něj investovat kvůli jeho širším funkcím.

Takže, Notion vs. Trello – máme vítěze?

1. Šablony pro řízení projektů

Zjistili jsme, že oba nástroje mají snadno použitelné a přizpůsobitelné šablony.

Notion nabízí spoustu šablon projektů – přesně 1006. A Trello má asi 110 šablon pro použití v projektovém řízení.

Notion tedy vede, pokud se řídíte čísly a hledáte velmi specifické šablony pro použití v oblasti sledování problémů, plánování projektů a cílů, produktových roadmap a dalších.

2. Výkonná automatizace

Notion má oproti Trello nativní automatizační funkce. Notion vám umožňuje plánovat úkoly a zefektivnit pracovní postupy projektů, aby se eliminovaly manuální činnosti, a to díky vestavěné robustní automatizaci databází.

Projektový management na Trello lze automatizovat pomocí jeho výkonného automatizačního nástroje Butler nebo nástroje třetí strany, jako je Zapier.

Zjistili jsme, že Notion je robustnější komplexní řešení pro automatizaci, na rozdíl od Trella, které vyžaduje externí připojení.

3. Plánování projektového plánu

Notion i Trello mají stejně účinné funkce pro vytváření a realizaci plánů produktů nebo projektů. Umožňují vám spojit lidi, úkoly a pracovní postupy, abyste měli rychlý přehled o časových plánech projektů a o tom, kdo co dělá.

Z vizuálního hlediska jsme zjistili, že tabule a grafy Trello pro projektové plány mají bohatší vzhled a dojem než Notion. Nezapomeňte také, že Notion postrádá základní prvky vizualizace projektového řízení, jako jsou Ganttovy grafy a Kanban tabule.

4. Rozšiřitelnost

Řízení projektů zahrnuje spolupráci – komunikaci v týmu, pořizování poznámek, správu úkolů atd.

Nástroj pro správu projektů by tedy měl být rozšiřitelný a dobře integrovaný s vašimi interními nástroji, jako jsou Slack, Google Calendar, Outlook a Jira.

Notion se integruje s více než 70 aplikacemi, včetně Slacku a Google Drive. Trello má exkluzivní galerii Power-Up s placenými interními integracemi a více než 200 externími.

Trello nabízí více integrací. Notion vám však umožňuje vytvořit vlastní integraci pomocí veřejné API, která je vhodná pro vývojáře.

Notion vs. Trello na Redditu

Chtěli jsme zjistit, zda Notion vs. Trello vyvolává na Redditu nějaký rozruch. A ano, vyvolává!

Toto je názor většiny uživatelů:

„Notion používám každý den pro vše, co souvisí s mými projekty, a abych měl vše pohromadě. Trello může být jednodušší na používání a jeho Kanban tabule se mi zdají lepší než Notion.“

Další skupina uživatelů přešla z Trello na Notion a zjistila, že jejich šablony jsou skvělým výchozím bodem.

Několik uživatelů, kteří si Trello oblíbili, říká: „Trello je pro mě ideální pro mé seznamy úkolů a projekty. Butler a Power-Ups usnadňují automatizaci opakujících se úkolů.“

Ale co když vám ani Notion, ani Trello nevyhovují? Existuje ještě jeden lepší nástroj pro správu projektů, který bychom vám rádi doporučili.

Seznamte se s ClickUp – nejlepší alternativou k Notion a Trello

Notion a Trello nejsou specializované nástroje pro správu projektů a v některých oblastech mají nedostatky.

Například Notion postrádá vizualizační prvky a jeho zbytečné funkce neusnadňují jeho používání. A Trello funguje pouze pro malé projekty kvůli své jednoduché funkčnosti.

Představujeme ClickUp.

Jako jeden z nejlépe hodnocených softwarů pro správu projektů vám ClickUp umožňuje spravovat projekty všech velikostí, spolupracovat na úkolech a zefektivnit vícestupňové pracovní postupy.

Zde jsou tři vynikající funkce, díky kterým je ClickUp nejlepší alternativou k Notion a Trello:

1. ClickUp AI

Představte si, že máte virtuálního asistenta, který se stará o rutinní úkoly v rámci řízení projektů. To je ClickUp AI.

ClickUp AI je asistent s umělou inteligencí, který vám pomůže pracovat rychleji. Ať už jde o shrnutí aktualizací úkolů, generování akčních položek, psaní textů nebo formátování obsahu – ClickUp AI to udělá za vás. ClickUp uvádí, že aktivní uživatelé pomocí ClickUp AI snížili své denní pracovní zatížení o 30 %.

2. ClickUp Docs

Projektový management a dokumentace jdou ruku v ruce. Notion a Trello však postrádají pokročilé funkce pro dokumentaci, které by vám pomohly udržet vaši práci organizovanou.

S ClickUp Docs můžete vytvářet bohaté dokumenty nebo wiki a sdílet je se svým týmem. Můžete také sledovat změny dokumentů v reálném čase, označovat své kolegy a přiřazovat úkoly za běhu.

ClickUp vám umožňuje kategorizovat dokumenty ve vašem pracovním prostoru, takže neztrácíte hodiny správou velkého množství dokumentů vnořených pod sebou.

3. Kanbanové tabule

Trello postrádá pokročilé možnosti přizpůsobení, i když je známé svým systémem podobným Kanban tabuli.

Kanbanové tabule ClickUp jsou naopak velmi univerzální a přizpůsobitelné, umožňují přetahovat úkoly, přesouvat je v rámci pracovních postupů a provádět hromadné změny najednou.

Jednotný multifunkční dashboard ClickUp vám umožňuje zobrazit všechny vaše Kanban tabule v jednom přehledu, což výrazně usnadňuje sledování postupu projektu.

Který nástroj pro správu projektů byste měli používat?

Pokud se podíváte na srovnání softwaru pro správu projektů, Notion i Trello mají tisíce příznivců online.

Výběr nástroje pro správu projektů by měl vycházet z vašich potřeb v oblasti plánování a spolupráce a z jeho schopnosti zvýšit agilitu vašeho týmu. Domníváme se, že ClickUp vyniká jako skvělá volba ve všech těchto ohledech.

Ať už jste jednotlivec nebo tým, ClickUp se dokáže rychle přizpůsobit požadavkům vašeho projektu.

Zaregistrujte se do programu ClickUp Free Forever a přesvědčte se sami!