Когато вашият бизнес е затънал в рутина, скромните мерки няма да свършат работа. Време е да разтърсите нещата и да преразгледате „старите начини“, за да продължите да се движите напред.
Въведете преструктурирането на бизнес процесите (BPR) – мощен подход, който може да революционизира дейността на вашия екип и да изведе бизнеса ви на ново ниво. Въпреки че е предизвикателно и често среща съпротива, това е задължително за всяка компания, която иска да остане актуална и конкурентоспособна.
В този наръчник ще разгледаме всички основни принципи на BPR и ще дадем съвети за успешното му планиране и внедряване. Продължете да четете, за да научите повече и да постигнете значителни подобрения!✨
Какво е преструктуриране на бизнес процесите?
Преструктурирането на бизнес процесите е фундаментално препроектиране на работните потоци и бизнес процесите в рамките на дадена организация. Целта на BPR е да рационализира операциите, да подобри резултатите, да намали разходите и да стимулира растежа в бизнес процесите.
Концепцията е разработена от Майкъл Хамър, професор по компютърни науки в MIT. През 1990 г. той написа известната статия за Harvard Business Review, озаглавена „Преструктуриране на работата: не автоматизирайте, а премахвайте. ”
Хамър критикува мениджърите за това, че използват технологиите за автоматизиране на по същество неефективна работа. Вместо това той предлага да се преосмислят бизнес процесите и да се премахнат тези, които не добавят стойност.
Статията предизвика тенденция, която много компании бързо възприеха. Към 1993 г. 60% от компаниите от Fortune 500 заявиха, че са започнали да внедряват реинженеринг на бизнес процесите или планират да го направят.
Защо преструктурирането на бизнес процесите е важно?
За да управлявате успешен бизнес, трябва да се адаптирате към непрекъснатите промени, да сте в крак с най-новите тенденции и винаги да се стремите към подобрение. ⬆️
Процесите, които са ви били полезни в миналото, могат да остареят или да бъдат възпрепятствани от вътрешни или външни промени. В някои случаи може да е достатъчно да промените една или две стъпки в настоящите си процеси, но има моменти, в които трябва да се ангажирате напълно и да направите радикални промени, за да се върнете на правилния път. 🛤️
Преосмислянето на съществуващите процеси носи много предимства, като например:
- Повишена производителност
- По-бързи и по-качествени резултати
- Премахване на излишни, неефективни или повтарящи се стъпки
- Намаляване на производствените разходи
- Удовлетвореност на служителите и клиентите
- Растеж в бизнес операциите
Преструктурирането на бизнес процесите не е лесна задача. То изисква инвестиране на много време, пари и усилия. Дори и тогава никой не може да гарантира успеха на новите стратегии във вашите нови бизнес процеси.
Все пак, потенциалните дългосрочни ползи от BPR далеч надхвърлят свързаните с това разходи и потенциални рискове.
Преструктуриране на бизнес процесите срещу подобряване на бизнес процесите
Подобряването на бизнес процесите (BPI) и BPR имат една и съща цел – да подобрят вашите бизнес процеси и да ви осигурят успех в дългосрочен план. Те обаче се стремят да постигнат това чрез различни подходи.
Подобряването на процесите се състои в идентифициране на пречките и коригиране на процедурите в хода на работата. Може да промените някои правила, стъпки или инструменти, но основните бизнес процеси остават същите.
Преструктурирането на процесите включва разглеждане на нови перспективи, нарушаване на конвенциите и преосмисляне на всеки елемент от настоящите ви процеси и цялостния бизнес механизъм. То предполага преустройство на бизнес процесите от основата. В много случаи това включва автоматизация на бизнес процесите.
Ето един пример. Вие управлявате малка служба за доставка на бързо хранене. Забелязвате, че времето за изчакване се увеличава с нарастването на търсенето и че губите клиенти. Ръчната система за управление на поръчките, която някога е работила за вас, сега започва да се разпада, а удовлетвореността на клиентите е в низходяща тенденция.
BPI вероятно би предложило наемането на нови служители или временно прехвърляне на служители от различни отдели, за да се обработват поръчките, когато е необходимо. BPR би означавало внедряване на нова електронна система за управление на доставките, която изисква минимална човешка намеса.
Първото решение е като да заметете праха под килима, докато второто предотвратява натрупването на прах от самото начало. 🧹
Преструктуриране на бизнес процесите срещу управление на бизнес процесите
Управлението на процесите е по-широката концепция от двете. То представлява управление на елементите и дейностите на процесите, за да се гарантира, че всичко протича гладко. Докато BPR се извършва от време на време, BPM се извършва непрекъснато.
BPM и BPR имат някои сходни елементи. И двете изискват да проучите съществуващите си процеси, да идентифицирате и отстраните проблемите. Целта също е една и съща – подобряване на качеството на продуктите или услугите.
Кога да приложите стратегия за преструктуриране на бизнес процесите?
В идеалния случай, стратегията за преструктуриране на бизнес процесите трябва да се приложи колкото се може по-скоро. По този начин ще бъде по-лесно да се подготви почвата за цялата бъдеща работа и усилията за разширяване. Колкото по-голям е вашият бизнес, толкова по-скъпо, трудно и отнемащо време ще бъде преструктурирането на процесите му.
В действителност, BPR обикновено се появява като тема, когато компанията е в застой или се представя слабо, а усилията за BPI се провалят. В такива случаи, подходящият момент за прилагане на стратегия за BPR е сега.
Ако сте пропуснали идеалния момент, не се отчайвайте. Можете да направите дълбоки промени в бизнес процесите по всяко време, когато сметнете за подходящо. Това ще изисква повече работа и щателно планиране, но може да доведе до успех. Както споменахме, дългосрочните ползи правят усилията си заслужаващи.
Четирите стъпки на преструктурирането на бизнес процесите
Процесът на BPR варира в зависимост от конкретния случай. Обикновено той включва четири стъпки, които ще опишем в следващия раздел.
Имайте предвид, че ефективен инструмент за управление на проекти като ClickUp може да улесни работата ви. Освен централизиране на данните ви, той предлага различни функции за ефективно планиране и изпълнение на проекти. Вместо да се занимавате с множество приложения, можете да изпълнявате сложни операции като BPR от една единствена платформа.
Спестете време, като използвате предварително създадения шаблон за проектен план за преструктуриране на бизнес процесите на ClickUp. Той е предварително зареден с персонализирани колони и режими на преглед, т.е. „изгледи“, предназначени да ви помогнат да се справите с BPR с увереност.
И това е безплатно! Сега нека се върнем към четирите основни стъпки в бизнес процесите.
Стъпка 1: Подготовка и проучване
Едно толкова сложно начинание като BPR изисква участието на всички. 🤝
Трябва да съберете квалифициран и мотивиран екип, който да отговаря за проекта за преструктуриране. Вашата работна група за бизнес процеси трябва да включва:
- Външни експерти с богат опит в BPR
- Старши мениджър, който взема решенията в екипа или организацията
- Опитен служител, който познава процеса в детайли
За да разберете какво липсва, трябва да проучите процеса в дълбочина. Анализирайте дейностите, участниците, инструментите и методите, използвани от начало до край. Помолете вашите служители и клиенти да попълнят анонимни анкети за обратна връзка и използвайте шаблона за план на проекта за преструктуриране на бизнес процесите на ClickUp, за да постигнете целта си още по-бързо.
Какво причинява най-много проблеми
Потърсете стъпки, които постоянно причиняват забавяния, грешки и оплаквания от клиенти. Не забравяйте да отбележите и стъпките, които са се оказали полезни.
Събирането на информация от различни източници ви позволява да получите най-реалистична картина. Въоръжени с тази информация, ще ви бъде по-лесно да преструктурирате процеса и да идентифицирате пречките.
Събирането и обработката на данни е лесно с ClickUp. Използвайте ClickUp Forms, за да създадете ефективни анкети за обратна връзка, като избирате между над 10 типа полета. Управлявайте екипа си за BPR в изглед „Списък“ или „Табло“. Добавете техните данни за контакт или друга важна информация в колоните.
Разпределяйте задачи или подзадачи и създавайте зависимости за по-ефективен работен процес. ✔️
Стъпка 2: Картографиране на процесите
Сега, когато знаете кои части от процеса функционират и кои не, е време да го препроектирате.
Стъпка по стъпка, създайте нов работен процес, използвайки картографиране на процесите. Може да откриете, че визуализацията ви помага да разберете по-добре сложните процеси и как конкретни дейности се влияят взаимно.
С помощта на Whiteboard на ClickUp можете да създавате увлекателни карти на процесите и диаграми, за да илюстрирате стъпките, включени във вашата BPR стратегия.
Използвайте различни форми, за да обозначите типа дейност. Например, ромбовидните форми обикновено обозначават етапи на вземане на решения. Добавете стрелки, за да посочите посоката и зависимостите между задачите. Освен форми и стрелки, можете да добавите изображения, видеоклипове, картички с уебсайтове, документи или скици, за да изразите идеята си.
След като визуализирате целия процес, определете началото и края на вашите усилия за BPR и добавете междинните стъпки. Можете да превърнете възлите в интерактивни задачи, като отключите допълнителни функции като списъци за проверка, коментари и проследяване на времето.
Можете дори да посочите отговорното лице или отдел, като добавите правоъгълници на фона за всеки от тях и сортирате задачите по вертикалната ос в зависимост от това кой трябва да ги изпълни.
Белите дъски улесняват и сътрудничеството с вашия екип от експерти по BPR. Можете да работите заедно върху картата на процесите в реално време и да споделяте идеи чрез бележки. 💡
Стъпка 3: Планиране и управление на задачите
Следващата стъпка е да определите обхвата на проекта, т.е. да изработите стратегия за внедряване, която да превърне вашата карта на процесите в реалност. Първо, определете крайната си цел и обяснете как тя се вписва в целите на компанията.
След това избройте всички необходими стъпки за реализиране на BPR. Обмислете дали е необходимо да наемете нови хора, да обучите настоящите служители, да закупите ново оборудване или да обновите съществуващото.
Бъдете възможно най-конкретни, за да избегнете недоразумения. Не забравяйте да изчислите разходите, за да можете да разпределите бюджета точно.
В края на краищата, определете показателите за успех. По този начин ще можете да видите точно колко се е подобрил работният процес с преструктурирането.
Тъй като вече сте определили целите на BPR и недостатъците на съществуващия процес, определянето на KPI трябва да бъде лесно. Добра идея е да имате и план за действие в случай, че план А не проработи.
Всичко това можете да направите в ClickUp Docs. От разширени функции за форматиране до контрол на версиите, ClickUp разполага с всичко необходимо, за да създавате практични и визуално привлекателни документи.
Финализирайте плановете си, като изброите и разпределите всички задачи и подзадачи в ClickUp. Добавете прикачени файлове, списъци за проверка и важна информация, за да помогнете на назначените лица да изпълнят задълженията си.
Използвайте изгледа „Работна натовареност“, за да оцените индивидуалния капацитет и наличност. Преглеждайте и управлявайте графика и важните събития в изгледа „Гант“ или „Времева линия“. ⏱️
Стъпка 4: Прилагане
Когато сте готови, започнете да изпълнявате плана за преструктуриране на процесите в малък мащаб. Документирайте и проверявайте всички дейности и оценявайте напредъка след всеки етап. Същевременно въведете строги контролни механизми за проекта, за да гарантирате спазването на разходите и графика.
Ако избраните от вас KPI не показват значително подобрение в сравнение с базовото ниво, върнете се към етапа на планиране и преоценете, след което опитайте отново. Ако резултатите са в полза на новия процес, постепенно го приложете в по-голям мащаб.
След това измерете и съберете обратна връзка от заинтересованите страни.
В ClickUp можете да задавате проследими цели и автоматично да измервате напредъка си. Платформата предлага много други възможности за автоматизация, както вградени, така и персонализирани.
Можете да си сътрудничите с екипа си в ClickUp на всеки етап от процеса на преструктуриране. Обсъждайте въпроси в коментарите към задачите или в чат прозореца. Редактирайте документи и други файлове, преглеждайте промените в реално време и получавайте известия за тях.
Вашите служители също могат да отчитат работното си време в приложението, което улеснява процедурите по изплащане на възнагражденията. 💸
Примери за преструктуриране на бизнес процесите
Един от най-ефективните начини за учене е чрез примери, затова нека разгледаме две известни успешни истории за BPR!
T-Mobile: Телекомуникации
Проблемът: До 2015 г. телефонната поддръжка на T-Mobile се състоеше от агенти за първа реакция и няколко отдела, специализирани в различни видове проблеми. Поради това отстраняването на проблеми обикновено изискваше многократно прехвърляне на обажданията. Процесът отнемаше много време и водеше до недоволство у клиентите.
Решението: След анализ на процеса, T-mobile осъзна, че най-ефективното решение би било да обучи своите агенти за обслужване на клиенти да обработват всички обаждания от начало до край. Компанията сформира мултифункционални екипи от експерти, които да проведат обучението на представителите. T-mobile промени и практиките си за оценяване на агентите, преминавайки към модел, базиран на индивидуалните и екипните резултати.
Резултатът: Броят на обажданията на акаунт беше намален с 21%, а разходите на обаждане спаднаха. Задържането на клиенти достигна рекордно високо ниво. Процентът на текучеството на служителите се понижи драстично. T-mobile постигна невиждан досега успех.
Honeywell: Технологии и инженеринг
Проблемът: През 90-те години на миналия век Honeywell си постави за цел да намали броя на дефектите в строителния процес в един от своите обекти в Аризона. Проучването разкри, че двата основни проблема са необходимостта от по-голямо сътрудничество между екипите и липсата на правомощия за вземане на решения, които оказват влияние върху тяхната работа.
Решението: Honeywell прекрати всички операции и създаде нова интегрирана производствена система с цялостна система за контрол на качеството. Служителите преминаха обучение. Бяха сформирани мултифункционални екипи, на които беше възложено да се занимават с производството на продуктите от начало до край. Подобно на T-Mobile, компанията въведе модел за оценка, базиран на качеството и производителността.
Резултатът: Процесът отне три години, но резултатите говорят сами за себе си. Honeywell отбеляза 70% намаление на дефектите, 72% намаление на цикъла на производство на части и много други съпътстващи ползи.
Чести предизвикателства при преструктурирането на бизнес процесите + решения
Преструктурирането на бизнес процесите обикновено е дълъг и сложен процес, който може да доведе до много проблеми. Някои от тях ще разгледаме по-долу:
Липса на подкрепа
Когато мениджърът инициира промяна, често се сблъсква с съпротива от страна на висшестоящите. Да ги убеди да приемат идеята може да бъде трудно, дори ако предложителят е експерт в съответния процес.
Освен това, да получите подкрепата на висшестоящите и собствениците е едно, но да накарате служителите на терен да ги приложат е съвсем друго нещо. 🐟
Дори и средствата да не са проблем, промяната на съществуващ и познат модел може да бъде.
Възможни решения:
- Съберете колкото се може повече доказателства, че вашата компания ще спечели от BPR.
- Предлагайте стимули за участие
- Бъдете търпеливи и упорити
- Въвеждайте промените постепенно, за да направите прехода по-плавен.
Недостатъчна подготовка
Много неща могат да се объркат в етапа на подготовката.
Например, ако екипът от експерти е пристрастен, той може да прокара програма, която не е непременно най-добрата за компанията. Твърде много хора в екипа могат да предизвикат объркване, докато недостатъчен брой членове на екипа може да не успеят да се справят. Липсата на знания или мотивация също може да бъде проблем.
Друга често срещана пречка е неправилният анализ на причините. Без да разберете истинската причина за неефективността в даден процес, рискувате да я повторите.
Възможни решения:
- Не бързайте с процеса на подготовка
- Създайте мултифункционален екип от професионалисти
- Събирайте обратна връзка от различни гледни точки и насърчавайте прозрачността.
Ограничения на ресурсите
Липсата на ресурси е вероятно най-често срещаният проблем при BPR и може сериозно да затрудни неговото развитие. Независимо дали става въпрос за време, пари или работна ръка, за да се осъществи промяната, трябва да се направят някои компромиси.
Това е възможно само ако всички са ангажирани и подготовката е направена достатъчно рано.
Възможни решения:
- Бъдете наясно с времето и усилията, необходими за BPR.
- Фокусирайте се върху ползите, които новият процес трябва да донесе.
- Започнете да планирате навреме
- Подобрете уменията си за организация и управление на времето.
Нередовно изпълнение
Е, стигнахте до етапа на внедряване. Браво! 🎉
Все още не сте извън опасност. Все още трябва да приложите новия процес по начин, който да се задържи. Ако го приложите по неподходящ и непоследователен начин, той няма да успее.
Друг важен момент е, че BPR не е еднократно събитие. Това е непрекъснат процес на задълбочено усъвършенстване. Ако не измервате ефективността на стратегията си за преструктуриране на бизнес процесите, кой може да каже, че тя е по-добра от предишната?
Ключовите показатели за ефективност могат да покажат, че някои части от новия подход не са оптимални и трябва да бъдат преоценени.
Възможни решения:
- Приемете, че работата не свършва с внедряването на новия процес.
- Започнете с малки стъпки и внедрявайте промените постепенно.
- Тествайте и измервайте постоянно
- Наблюдавайте адаптацията и осигурявайте допълнителна подкрепа, където е необходимо.
Излезте от рамките и достигнете нови нива на ефективност с BPR
Чрез фундаментално препроектиране на работните процеси можете да рационализирате операциите, да намалите разходите и да стимулирате растежа. Въпреки че е предизвикателно, потенциалните дългосрочни ползи от BPR го правят ценно начинание за всяка компания, която иска да запази преднината си в динамичната бизнес среда.
Изхвърлете старото, въведете новото! Дайте на вашата организация глътка свеж въздух, като приемете преструктурирането на бизнес процесите. 🛫