Вашият екип е ентусиазиран от генеративния AI, но всеки използва различни инструменти без никакъв надзор. Без ясни ограничения вие излагате компанията си на AI разрастване – непланирано разпространение на AI инструменти, модели и платформи без надзор, стратегия или контрол.
Това води до рискове за поверителността на данните, неравномерно качество на работата и сериозни проблеми с съответствието, тъй като служителите несъзнателно въвеждат поверителна информация в публични AI модели.
Получените пропуски в отчетността са трудни и отнемат много време за разрешаване, като 69% от предприятията подозират или имат доказателства, че служителите им използват забранени AI инструменти.
Тази статия ви представя 10 безплатни шаблона за работни процеси за политиката за използване на ИИ, които превръщат вашите писмени указания в приложими и проследими процеси.
10 безплатни шаблона за работни процеси за политика за използване на ИИ на един поглед
| Име на шаблона | Връзка за изтегляне | Идеални за | Най-добри характеристики |
| Шаблон за наръчници, политики и процедури за служители от ClickUp™ | Получете безплатен шаблон | Екипи, които създават първия си наръчник с политики за AI или обединяват разпръснати насоки в един централизиран източник на информация | 12 предварително създадени раздела за политики; вграден контрол на версиите и история на ревизиите; проследяване на потвържденията; персонализирани полета за маркиране по отдел, ниво на риск или дата на следващия преглед |
| Шаблон за фирмена политика от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипи, които се нуждаят от целенасочена политика за приемливо използване на AI като самостоятелен документ (без да управляват пълен наръчник) | Раздел с обзор на политиката; работен процес за одобрение чрез възлагане на задачи (правни, човешки ресурси, ръководство); дата на влизане в сила и напомняния за преглед чрез персонализирани полета; свързани ресурси (обучение, често задавани въпроси, документи за съответствие) |
| Шаблон за план за управление от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Организации, които прилагат формално управление на изкуствения интелект с определени роли за вземане на решения и надзор | Картографиране на структурата на управление (собственост и отговорности); хранилище за оценка на риска; проследяване на честотата на срещите за преглед на управлението; регистър на решенията |
| Шаблон за ИТ сигурност от ClickUp | Получете безплатен шаблон | ИТ и екипите по сигурността документират техническите контроли, които поддържат управлението на AI (достъп, защита на данните, проверка на инструментите) | Документация за контрол на достъпа и разрешения на базата на роли; матрица за класификация на данни, свързана с разрешения за използване; процедури за реагиране при инциденти, свързани с нарушения на AI; контролен списък за оценка на доставчици на AI инструменти |
| Шаблон за процеси и процедури от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипите превръщат политиката за AI в повтаряеми, стъпка по стъпка процедури, които служителите могат да следват всеки ден | Поетапно разбиване на работния процес; разпределение на роли за всеки етап; контролни точки за съответствие чрез вложени контролни списъци; визуализация на процеса за бързо разбиране |
| Шаблон за управление на внедряването от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипи, които въвеждат политика за изкуствен интелект на работното място и управляват изготвянето, обучението, стартирането и приемането като проект | График за поетапно внедряване с зависимости; комуникация със заинтересованите страни и проследяване на потвържденията; управление на задачите за обучение и проследяване на завършването им; показатели за приемане чрез персонализирани полета |
| Шаблон за вътрешен одит от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипите по съответствие, риск и вътрешен одит, които извършват периодични одити на използването на AI спрямо политиката | Предварително дефиниран списък с критерии за одит; събиране на доказателства чрез прикачени файлове (скриншоти, логове, документи); категоризиране по тежест и необходими действия; проследяване на корективните мерки |
| Шаблон за списък за вътрешен контрол от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Екипите проактивно наблюдават контролите, за да предотвратят нарушения на политиката за AI (вместо да извършват одит само след факта) | Контролни цели (какво предотвратява/открива всеки контрол); документирани процедури за тестване; задачи на собствениците на контроли за отчетност; регистриране на изключения с документирана бизнес обосновка |
| Шаблон за политика за одит от ClickUp | Получете безплатен шаблон | Организации, които стандартизират начина, по който се провеждат AI одити (обхват, честота, квалификации, отчитане) | Определяне на обхвата на одита (инструменти, дейности, екипи); честота и тригери на одита; квалификации/изисквания за обучение на одиторите; стандартизирани изисквания за отчитане на резултатите от одита |
| Шаблон за политика за използване на AI от HubSpot за стартиращи компании | Изтеглете този шаблон | Стартиращи компании и екипи в ранен етап, които се нуждаят от бърза базова политика за AI без специални ресурси за съответствие/правни въпроси | Език, подходящ за стартиращи компании; указания за персонализиране; бързо внедряване с минимални промени |
Какво е политика за използване на изкуствен интелект?
Политиката за използване на AI е официален документ, който слага край на хаоса. Тя е единственият източник на истина, който очертава точно как служителите могат – и не могат – да използват AI инструменти в работата си. Това не е просто поредната неофициална насока, а документиран, приложим стандарт, който защитава вашата организация.
Ефективната политика за изкуствен интелект за компании обикновено обхваща:
- Одобрени AI инструменти: Ясен списък на платформите, които са одобрени за използване
- Забранени употреби: Изрично забранени дейности, като въвеждане на чувствителни данни на клиенти в публичен чатбот
- Обработка на данни: Правила за това какъв тип информация може да се споделя с AI системи
- Преглед на резултатите: Изисквания за човешки надзор преди използване на съдържание, генерирано от AI
- Отчетност: Ясна йерархия за това кой отговаря за прилагането на политиката и обработва заявките
📮ClickUp Insight: 88% от участниците в нашето проучване използват AI за лични задачи, но над 50% се въздържат да го използват на работа. Трите основни пречки? Липса на безпроблемна интеграция, пропуски в знанията или опасения за сигурността.
Но какво става, ако AI е вграден във вашето работно пространство и вече е защитен? ClickUp Brain, вграденият AI асистент на ClickUp, прави това реалност. Той разбира команди на обикновен език, решавайки и трите проблема, свързани с внедряването на AI, като същевременно свързва вашия чат, задачи, документи и знания в цялото работно пространство. Намерете отговори и информация с едно кликване!
Защо вашият екип се нуждае от работни процеси за политиката за използване на ИИ
Така че сте написали политика за приемливо използване на AI. Проблемът е, че сега тя се намира в споделен диск и събира цифров прах. Политика, която никой не чете, е същото като да нямате никаква политика, което създава фалшиво чувство за сигурност, докато рисковото поведение продължава да не се контролира.
Вместо да се надявате, че хората ще запомнят правилата, трябва да вградите спазването им директно в ежедневните им дейности. Това е ключът към ефективното прилагане на политиката за AI.
Шаблонът за работния процес превръща вашата политика от пасивен документ в активен, автоматизиран процес с ясни предимства:
- Последователност: Всеки член на екипа следва точно същите стъпки за заявки за AI инструменти, одобрения и докладване на инциденти
- Видимост: Ръководството получава в реално време одитируема информация за това как се използва AI, от кого и за каква цел.
- Адаптивност: Когато регулациите за AI се променят, можете да актуализирате работния процес еднократно и новият процес се прилага незабавно за всички, без да е необходимо преквалифициране на цялата компания.
- Отчетност: С ясна отговорност за прегледите, обработката на изключенията и одитите за съответствие, нищо не остава незабелязано.
💡 Съвет от професионалист: ClickUp централизира създаването, проследяването и сътрудничеството по отношение на политиките, заедно с работните процеси на AI проектите, като по този начин намалява фрагментацията на инструментите и подобрява управлението.
Какво трябва да включва политиката за използване на ИИ?
Преди да изберете шаблон, трябва да знаете как изглежда един добър шаблон. Вашият екип може да се изкуши да напише само няколко бързи правила, но една слаба политика ви оставя толкова уязвими, колкото и ако нямате никаква. Една всеобхватна политика за използване на AI на работното място е вашата първа линия на защита срещу разрастването на AI и рисковете, свързани с несъответствието с изискванията.
Използвайте този списък, за да се уверите, че вашата политика обхваща всички критични области.
- Обхват и приложимост: Ясно посочете кои служители, подизпълнители и отдели се обхващат от политиката.
- Списък с одобрени инструменти: Поддържайте динамичен списък с одобрени AI платформи и процеса за заявка и проверка на нови такива.
- Забранени дейности: Определете ясни граници, като например забрана за въвеждане на лична информация (PII) или поверителни данни на клиенти в публични AI инструменти.
- Класификация на данните: Предоставяйте на служителите проста рамка, с която да определят коя информация е безопасна за използване с AI системи въз основа на нейната чувствителност
- Изисквания за човешки надзор: Посочете кога резултатите, генерирани от AI, трябва да бъдат прегледани и проверени от човек преди употреба.
- Докладване на инциденти: Създайте ясен процес, чрез който служителите да сигнализират за нарушения на политиката или потенциални проблеми, свързани със сигурността на изкуствения интелект.
- Обучение и потвърждение: Документирайте как служителите ще бъдат обучени по отношение на политиката и как ще потвърдят, че са я прочели и разбрали.
- Честота на преразглеждане: Определете колко често политиката ще бъде преразглеждана и актуализирана, за да бъде в крак с новите технологии и регулации.
📮ClickUp Insight: Докато 34% от потребителите работят с пълно доверие в AI системите, малко по-голяма група (38%) поддържа подход „доверявай, но проверявай“.
Самостоятелен инструмент, който не е запознат с контекста на вашата работа, често носи по-висок риск от генериране на неточни или незадоволителни отговори.
Ето защо създадохме ClickUp Brain – AI, който свързва управлението на проекти, управлението на знания и сътрудничеството в работната ви среда и интегрираните инструменти на трети страни. Получавайте контекстуални отговори без такса за превключване и се насладете на 2–3 пъти по-висока ефективност на работата, точно като нашите клиенти в Seequent.
10 безплатни шаблона за работни процеси за политика за използване на ИИ
Започването на управлението на AI от нулата отнема значително време и усилия. Оставате с въпроса какво да включите, как да го структурирате и как да го направите приложимо. Това води до забавяния, които удължават излагането на вашата компания на риск.
Тези шаблони за работни процеси за политиката за използване на ИИ ви предоставят структурата, от която се нуждаете, за да изградите бързо цялостна рамка за управление. Вместо да започвате от нулата, адаптирайте тези шаблони, за да отговарят на специфичните нужди на вашата организация, независимо дали сте стартираща компания или голямо предприятие.
1. Шаблон за наръчници, политики и процедури за служители от ClickUp™
Шаблонът за наръчници, политики и процедури за служители на ClickUp е цялостна рамка за документиране на всички политики на компанията, включително новите ви указания за използване на AI, на едно централизирано и лесно достъпно място.
Те са идеални за организации, които създават първата си официална политика за AI или обединяват разпръснати насоки в единен, авторитетен наръчник.
Защо ще харесате този шаблон:
- Предварително създадени раздели на политиката: Започнете с 12 готови за употреба клаузи на политиката, обхващащи класифициране на данни, списъци с одобрени инструменти и докладване на инциденти – персонализирайте езика, за да съответства на вашата индустрия.
- Контрол на версиите: Автоматично проследявайте всяка актуализация на вашата политика за AI с вградена история на ревизиите, така че винаги да имате ясен запис на това какво се е променило и кога.
- Проследяване на потвърждения: Спрете да преследвате подписи, като следите кои служители са прегледали и приели политиката директно в системата
- Персонализирани полета в ClickUp: Организирайте вашите политики, като ги маркирате по отдел, ниво на риск или дата на следващия преглед, за да улесните филтрирането и отчитането.
📚 Прочетете също: Изградете солидна база от знания за политиките за използване на AI
2. Шаблон за фирмена политика от ClickUp
Използвайте шаблона за фирмена политика на ClickUp, за да създадете целенасочен, индивидуален документ за политика за използване на ИИ с ясна структура и вградени работни процеси за одобрение.
Те са идеални за екипи, които се нуждаят от специална политика за допустимо използване на AI, без да се налага да управляват цялостен наръчник за служителите.
Защо ще харесате този шаблон:
- Раздел „Общ преглед на политиката“: Определете целта, обхвата и приложимостта на политиката в началото, за да могат читателите веднага да разберат какво обхваща тя.
- Работен процес за одобрение: Премахнете размяната на имейли с вградените задачи в ClickUp, които автоматично препращат политиката към правния отдел, отдел „Човешки ресурси“ и ръководството за одобрение.
- Ефективно проследяване на датите: Използвайте персонализираните полета на ClickUp, за да регистрирате кога дадена политика влиза в сила и да зададете автоматични напомняния за кога е следващият й преглед.
- Свързани ресурси: Поддържайте всичко свързано, като прикачвате обучителни материали, често задавани въпроси или външни документи за съответствие директно към политиката
3. Шаблон за план за управление от ClickUp
Шаблонът за план за управление на ClickUp е шаблон за стратегическо планиране, който ви помага да създадете цялостната организационна рамка, необходима за създаване, прилагане и актуализиране на вашите политики за AI във времето.
Те са най-подходящи за организации, които прилагат формално управление на AI с определени роли, отговорности и процеси за вземане на решения.
Защо ще харесате този шаблон:
- Картографиране на структурата на управление: Визуално определете кой е отговорен за решенията относно политиката за изкуствен интелект, от изпълнителните спонсори до ръководителите на отделно ниво.
- Раздели за оценка на риска: Създайте централно хранилище, в което да документирате потенциалните рискове, свързани с AI, и стратегиите за тяхното намаляване, които ще използвате, за да ги преодолеете.
- Проследяване на честотата на срещите: Планирайте и управлявайте периодичните прегледи на управителния комитет, за да осигурите последователен надзор
- Регистър на решенията: Поддържайте подлежащ на одит регистър на ключовите управленски решения, включително мотивите и резултатите, за бъдеща справка.
💡 Съвет от професионалист: Дайте възможност на потребителите да се обслужват сами и да разбират политиките самостоятелно в ClickUp. Обединете всичките си политики в един център с ClickUpDocs и маркирайте критичните като Wiki. Enterprise Search в ClickUp гарантира, че търсещите могат бързо да получат отговори и AI обобщения, ако е необходимо.
Във видеото по-долу е показано как да използвате AI като инструмент за вътрешно търсене.
4. Шаблон за ИТ сигурност от ClickUp
Разгледайте техническата основа на управлението на AI, като документирате контрола на достъпа, мерките за защита на данните и протоколите за сигурност на доставчиците. Шаблонът за IT сигурност на ClickUp е предназначен за IT и екипите по сигурност, които дават приоритет на техническите аспекти на използването на AI, като ограничения за въвеждане на данни и проверка на инструменти.
Защо ще харесате този шаблон:
- Документация за контрол на достъпа: Определете точно кой може да използва кои AI инструменти и на какви нива на разрешение, за да наложите достъп въз основа на роли
- Матрица за класификация на данните: Съпоставяйте нивата на чувствителност на данните с конкретни разрешения за използване на AI, като предоставяте на служителите ясни указания за това, което е безопасно да споделят
- Процедури за реагиране при инциденти: Проактивно документирайте стъпка по стъпка процедурите за справяне с нарушения на сигурността, свързани с AI, преди да се случи такова.
- Контролен списък за оценка на доставчици: Стандартизирайте начина, по който оценявате новите доставчици на AI инструменти спрямо изискванията за сигурност на вашата компания
5. Шаблон за процеси и процедури от ClickUp
Превърнете вашите политики на високо ниво в конкретни, повтаряеми процедури, които служителите могат да следват без никакви догадки. Шаблонът за процеси и процедури на ClickUp е идеален за екипи, които трябва да покажат на служителите си как точно да заявят, използват и докладват за AI инструменти в ежедневната си работа.
Защо ще харесате този шаблон:
- Разбивка на задачите стъпка по стъпка: Дефинирайте всеки етап от работния процес за използване на AI инструмента, от първоначалното искане до окончателния преглед на резултатите.
- Разпределение на роли: Изяснете кой е отговорен за всяка стъпка от процедурата, за да се избегне объркване и да се гарантира отчетност
- ClickUp Checklists: Вградете контролни точки за съответствие директно във вашите процедури, като използвате вложени контролни списъци, които трябва да бъдат попълнени на всеки етап
- Визуализация на процеса: Визуализирайте процедурите си с помощта на диаграми, за да ги направите по-лесни за разбиране от всички с един поглед.
6. Шаблон за управление на внедряването от ClickUp
Третирайте внедряването на политиката си за изкуствен интелект като официален проект с ясни етапи, задачи и срокове, за да се уверите, че нищо няма да бъде пропуснато по време на внедряването. Шаблонът за управление на внедряването на ClickUp е създаден за екипи, които въвеждат нова политика за изкуствен интелект на работното място и трябва да управляват всички променящи се елементи, от изготвянето на проекта до обучението и приемането.
Защо ще харесате този шаблон:
- График за внедряване: Планирайте стартирането на политиката си на етапи, като зависимостите и крайните срокове са ясно видими в диаграмата на Гант в ClickUp.
- Проследяване на комуникацията със заинтересованите страни: Записвайте всички контакти с различни отдели и проследявайте статуса на потвържденията им на едно място
- Управление на задачите за обучение: възлагайте и следете за завършването на обученията по политиката за AI за всички съответни служители
- Показатели за приемане: Използвайте персонализираните полета на ClickUp, за да проследявате осведомеността относно политиките и степента на спазване в цялата организация след стартирането
💡 Професионален съвет: Ambient Answers, предварително създаден Autopilot Agent, достъпен в чат каналите, предоставя подробни, точни и съобразени с контекста отговори на въпросите на вашия екип.
7. Шаблон за вътрешен одит от ClickUp
Провеждайте периодични прегледи на използването на AI във вашата компания спрямо установените политики с шаблона за вътрешен одит на Clickup. Той е предназначен за екипите по съответствие, риск и вътрешен одит, които трябва да извършват редовни одити на политиките за AI.
Защо ще харесате този шаблон:
- Контролен списък с критерии за одит: Спестете време с предварително дефинирани елементи, които да проверявате по време на всеки одит на политиката за AI, като по този начин гарантирате последователност при прегледите.
- Събиране на доказателства: Прикачете подкрепяща документация, екранни снимки или логове директно към всеки елемент от одита, за да създадете пълен и обоснован запис.
- Категоризация на находките: Маркирайте проблемите според тежестта им (например висока, средна, ниска) и необходимите действия, за да помогнете за приоритизиране на усилията за отстраняване на проблемите.
- Проследяване на корективни мерки: възлагайте корективни мерки за всички констатации от одити и следете състоянието им, докато не бъдат напълно разрешени
8. Шаблон за списък за вътрешен контрол от ClickUp
Преминайте от реактивен одит към проактивно наблюдение на контрола, като редовно проверявате дали вашите AI защитни мерки функционират както е предвидено. Шаблонът за вътрешен контрол на ClickUp помага на екипите да предотвратяват нарушения на политиката за AI, преди те да се случат, вместо просто да ги откриват след това.
Защо ще харесате този шаблон:
- Контролни цели: Ясно дефинирайте какво трябва да предотвратява или открива всеки вътрешен контрол (напр. „Предотвратяване на въвеждането на лична информация в публични AI инструменти”)
- Процедури за тестване: Документирайте точните стъпки, необходими за проверка, че всеки контрол работи правилно
- Контролирайте задачите на собствениците: изяснете отговорностите, като възложите всяка предпазна мярка на конкретно лице или екип от различни отдели
- Регистриране на изключения: Създайте формален процес за проследяване на случаите, в които контролите са били заобиколени, и документирайте бизнес обосновката.
9. Шаблон за политика за одит от ClickUp
Създайте метаслоя на вашата програма за управление, като формализирате как, кога и от кого ще се провеждат одити на вашата политика за изкуствен интелект. Шаблонът за политика за одит на ClickUp е предназначен за организации, които са готови да стандартизират своя подход към прегледите за съответствие с документирани стандарти и графици.
Защо ще харесате този шаблон:
- Определяне на обхвата на одита: Посочете кои AI дейности, инструменти и екипи попадат в обхвата на вашите одитни прегледи
- Честота на одитите: Установете ясен ритъм на прегледите – дали ще бъдат тримесечни, годишни или предизвикани от конкретни събития, като например въвеждането на нов инструмент.
- Квалификации на одиторите: Определете критериите и обучението, необходими за лицата, които са упълномощени да извършват одити на политиките за изкуствен интелект.
- Изисквания за отчитане: Стандартизирайте формата, в който се документират резултатите от одитите и се съобщават на ръководството и други заинтересовани страни.
💡 Съвет от професионалист: Имате нужда от помощ за промяна на съществуващите политики за AI на работното ви място? Генеративната AI на ClickUp Brain може да ви помогне. Просто дайте команда и тя ще промени текста според вашите нужди.
10. Шаблон за политика за използване на ИИ от HubSpot за стартиращи компании
Получете политика за изкуствен интелект за бързо стартиране, без да я създавате от нулата, с шаблона за политика за използване на изкуствен интелект на HubSpot for Startups – готов за употреба документ, предназначен за по-малки екипи и стартиращи компании. Това е отличен избор за компании в ранен етап, които се нуждаят от установяване на управление, но може да нямат специализиран персонал по правни въпроси или съответствие.
Защо ще харесате този шаблон:
- Език, подходящ за стартиращи компании: Политиката е написана, като се има предвид екипите без специализирани познания в областта на съответствието
- Основни раздели на политиката: Тя обхваща основните елементи, включително допустимото използване, ограниченията за данните и изискванията за разкриване на информация.
- Указания за персонализиране: Шаблонът включва полезни бележки за това как да адаптирате различните раздели за конкретни отрасли или бизнес модели.
- Бързо внедряване: Проектирани са за бързо внедряване, което ви позволява да въведете базова политика с минимални промени.
Ето кратко резюме на всички начини, по които AI в ClickUp ви помага да бъдете по-продуктивни на работа:
Създайте ефективни процеси за управление на изкуствения интелект с ClickUp
Управлението на AI изисква повече от статичен документ – необходими са работни процеси, които вграждат политиката в ежедневните операции, ясна отговорност и редовни прегледи. Екипите, които внедряват AI без структурирани политики, се сблъскват с разрастване на AI, рискове за съответствие и непоследователни практики.
Шаблоните за работни процеси за ИИ предоставят рамката за управление на използването на ИИ, без да се налага да се създава от нулата. С разширяването на възможностите на ИИ и затягането на регулациите, организациите с документирани и приложими политики ще се адаптират по-бързо от тези, които се борят да наваксат.
Започнете безплатно с ClickUp и създайте своя работен процес за политиката за използване на AI още днес.
Често задавани въпроси
Политиката за използване на ИИ определя ежедневните правила за служителите, докато политиката за управление на ИИ е рамката на високо ниво за това как вашата организация управлява риска и стратегията, свързани с ИИ. Мислете за използването като „какво“, а за управлението като „как и защо“.
Шаблоните за работни процеси превръщат вашата политика в интерактивен процес. Те вграждат контролни точки за съответствие и одобрения директно в ежедневните задачи, създавайки автоматична одитна следа и гарантирайки, че правилата се спазват, без да се разчита на паметта.
Корпоративната политика за използване на ИИ трябва да обхваща всички служители, подизпълнители и външни доставчици, които имат достъп до системите или данните на компанията. По същество, всеки, който може да използва ИИ инструменти в хода на работата си за организацията, трябва да бъде включен.
Повечето организации преразглеждат политиките си за използване на ИИ на тримесечие или при настъпване на значителна промяна, като например въвеждане на нов ИИ инструмент, значителна промяна в нормативната уредба или инцидент, свързан със сигурността. Вашата политика трябва да включва определена честота на преразглеждане, за да не остарее.