Това ръководство е предназначено за собственици или ръководители на агенции и сервизни фирми, които искат да изградят по-мащабируема и продаваема агенция, особено сега, когато ClickUp 4.0, Super Agents и AI променят начина, по който работят агенциите.
Авторът споделя своя опит в стартирането, разширяването и продажбата на агенции, като подчертава как ClickUp (особено версия 4.0 и Super Agents) може да трансформира дейността на агенциите.
Ключовите точки включват:
- Продуктизирането на услугите е от решаващо значение за мащабируемостта и продаваемостта, като помага да се избегне разширяването на обхвата и позволява създаването на повтаряеми системи.
- Автоматизациите и изкуственият интелект на ClickUp оптимизират процеси като въвеждане на клиенти, възлагане на задачи и текущо управление на клиенти.
- Централизирането на знанията в ClickUp Docs (вместо разпръснати инструменти като Google Docs) дава възможност на екипите и AI агентите да отговарят на въпроси, като по този начин се намаляват затрудненията.
- Въвеждането на екипа може да се управлява изцяло в ClickUp, като се използват шаблони със списъци и задачи за обучение и оценка на представянето.
- Маркетинговите работни процеси се възползват от ClickUp Automations и Super Agents, които помагат при създаването на идеи за съдържание, изготвянето на чернови, редактирането и промотирането.
- ClickUp може да служи като център за помощ, като Super Agents обработват заявките и последващите действия на клиентите, подобрявайки обслужването и ефективността.
- Унифицирана платформа като ClickUp елиминира неефективността на несвързаните системи, като предоставя централизиран контекст за AI и агенти, за да предостави по-добри прозрения и да оптимизира операциите на агенцията.
Документът заключава, че конвергенцията – обединяването на цялата работа, комуникация и знания на едно място – в комбинация с изкуствен интелект и автоматизация е мощна сила за съвременните агенции.
Защо повечето агенции се борят да разширят дейността си
Агенциите и фирмите, предлагащи услуги, се сблъскват с препятствия, когато всеки клиентски проект се превръща в еднократен, а работата се разпростира върху несвързани инструменти. Виждал съм го с очите си: това, което започва като няколко клиента, бързо се превръща в лабиринт от персонализирани заявки, разпръснати документи и процеси, които съществуват само в главата ви. Това е изтощително и почти невъзможно за разширяване или продажба.
През 2013 г. създадох агенция. През следващите три години агенцията се разрасна и беше придобита от по-голяма технологична компания в същата индустрия. По-късно създадох друга агенция. Тази агенция използваше ClickUp като основна част от управлението и разрастването на бизнеса си. Днес работя в отдела за растеж в ClickUp – за мен това е като затваряне на кръга.
Откакто първата ми агенция беше придобита, редовно участвам в подкасти и пиша статии за това какво е необходимо за изграждането на мащабируема и продаваема агенция.
Но ако трябваше да направя нещата отново през 2025 г., с всички налични ресурси и инструменти като ClickUp 4. 0 и Super Agents, бих направил някои неща по различен начин.
Това ръководство е наръчник: продуцирайте услугите си, изградете повтаряеми системи, централизирайте знанията и използвайте изкуствен интелект и агенти, за да поддържате изпълнението, без да се превръщате в пречка.
Научете повече за това как Super Agents могат да ви помогнат:
Продуктизирайте услугите, за да елиминирате разширяването на обхвата
Продуктизацията е в основата на мащабируемостта и продаваемостта. Тя превръща персонализираната работа в повтаряема система.
Първо: Искам да говоря за същността на това, което прави една агенция мащабируема и продаваема: продуктовизацията.
За да направя агенцията мащабируема и продаваема, се съсредоточих върху създаването на продуктови услуги, т.е. превръщането на услугата в проект с фиксиран обхват.
Често фрийлансърите и агенциите се борят с разширяването на обхвата: проекти, които започват с един набор от резултати, но след това клиентът иска още едно нещо, а след това още едно. И тогава няма край. И в крайна сметка жертвате уикендите и празниците си, защото това, което започна като на пръв поглед прост проект, се превръща в извънредно работно време с ревизии и „още едно нещо“.
С продуктовизираното предлагане на услуги има фиксиран набор от резултати с ясни етапи. Всичко извън обхвата се заплаща допълнително.
Едно от предимствата на предлагането на продуктови услуги от страна на доставчика на услуги е, че работата с този фиксиран обхват ви позволява да изградите повтаряеми системи и процеси.
Независимо колко клиенти имате, всички те получават една и съща интеграция и еднакви работни процеси за доставка на услуги.
Продуктизацията беше от решаващо значение за разрастването на първата ми агенция. Тя ни позволи да достигнем 100 клиенти в областта на уеб дизайна и маркетинговите услуги за три години с малък персонал.
Освен това, продуцирането и изграждането на повтаряем процес за доставка на услуги, подобен на поточна линия, създава система, в която в крайна сметка можете да се оттеглите напълно от работния процес.
Преди да премина към продуктови услуги, имах клиенти с безкрайни искания за ревизии. Проекти, които трябваше да отнемат един месец, отнемаха шест. След преминаването към продуктови услуги, с ясни ограничения и резултати, проектите можеха да бъдат завършени много по-бързо и с по-малко забавяния.
В много агенции, които познавам, основателят в крайна сметка се превръща в пречка. Проектите не могат да напредват без неговото одобрение или участие, което в крайна сметка означава, че основателят не може да се оттегли, когато иска да си вземе почивка или да се фокусира върху бизнеса, вместо да работи в него.
Бързи предпазни мерки, които трябва да документирате (и прилагате):
- Какво е включено
- Какво не е включено
- Как работят ревизиите
- Какво предизвиква промяна в поръчката
Създайте системи, които работят без вас
След като услугите бъдат продуктови, системите и автоматизацията са това, което превръща „повторяемото“ в „мащабируемо“.
Изграждането на бизнес с продуктови услуги може да бъде много мащабируемо с подходящите инструменти и повтаряеми системи.
Красотата на платформа като ClickUp е, че не само можете да изградите повторяеми системи, но AI и Automations могат да се погрижат за голяма част от ръчната работа вместо вас.
Нека разгледаме например въвеждането на клиенти.
В един идеален свят, всяко въвеждане на нов клиент следва подобен процес.
- За нови клиенти вероятно ще ви е необходимо:
- За да знаете за какво се регистрира клиентът и какви ще бъдат неговите права
- За да научите повече за клиента (за да попълни анкета или да премине интервю за въвеждане)
- За да следите данните на вашите клиенти
- За да настроите папките и системите на клиента
ClickUp Automations и системите могат да ви помогнат в това.
Ето един пример за това как използвах ClickUp, за да оптимизирам и автоматизирам въвеждането на клиенти:
- Задействайте работния процесКогато клиентът подпише договора, плати първоначалната фактура и подаде формуляра за въвеждане, всяка стъпка задейства интеграция с ClickUp.
- Създайте проекта за въвеждане автоматичноClickUp създава поредица от задачи и елементи на проекта, свързани с този клиент.
- Записвайте данните на клиентите в списък в стил CRMЦентрализираният списък с клиенти се актуализира с новите клиенти, а ключовите данни от анкетите се съхраняват в полетата за персонализиране .
- Създайте еднократен списък за въвеждане с отговорностиClickUp създава специален списък за въвеждане с около 20 задачи, свързани с клиента. Задачите включват зависимости (например „Това не може да започне, докато не бъдат изпълнени предварителните условия“) и се възлагат на конкретни членове на екипа.
- Деблокирайте работата автоматично, след като предварителните условия са изпълнениСлед като задачите са изпълнени, зависимостите се изчистват и задачите надолу по веригата автоматично преминават в състояние „Готов за действие“, така че назначените лица знаят, че могат да започнат.
- Прехвърлете клиента към „жива“ доставка на услугиСлед като задачите по въвеждането са завършени, клиентът е официално пуснат в експлоатация.
- Ускорете текущата повтаряща се работаClickUp автоматично създава повтарящи се задачи в списък с текущи клиенти и ги разпределя въз основа на капацитета и наличността на екипа.
- Добавете проактивни проверки за първите 60 дниПовтарящи се задачи за проверка се създават за първите два месеца, за да се гарантира висококачествено въвеждане.
- Моята агенция разполагаше с няколко различни пространства за управление на бизнеса, включително:
- Пространство за обслужване на клиенти
- Пространство за управление на човешките ресурси и отпуските
- Пространство за маркетинг и операции с съдържание
Изградете агенцията на бъдещето с ClickUp 4. 0 и Super Agents
Ако ClickUp е помагал на агенциите да се разрастват и преди, ClickUp 4. 0 + Super Agents променят това, което може да се изпълнява автоматично, и това, което вече не се нуждае от човешка намеса.
Но всичко това беше преди ClickUp 4. 0.
Ако днес създавах агенция, ето някои неща, които бих направил по различен начин:
Централизирайте знанията, за да могат агентите да отговарят на въпроси
Съществена част от изграждането на агенция и разрастването на екип е споделянето на знания.
Новите членове на екипа трябва да бъдат обучени. Членовете на екипа се нуждаят от SOP и документация за действие на процесите и потоците на вземане на решения.
Преди създавах SOP изцяло в Google Docs и Zoom записи.
Проблемът е, че когато информацията се намира извън вашата работна система, има сериозен недостиг на контекст. Изкуственият интелект и агентите могат да бъдат мощни, но само ако имат достъп до необходимите им знания.
Ако трябваше да го направя отново, бих използвал ClickUp Docs и бих централизирал всичко.
Бих създал вътрешна Wiki в ClickUp Docs, в която да се съхранява съответната информация за компанията, достъпна за екипите, които се нуждаят от нея.
Важно е да споделя знанията си със Super Agents и ClickUp Brain.
По този начин, ако член на екипа се затрудни, той може да попита агент: „@AgentKnowledgeBot, какво да направя в тази ситуация?“ и да получи последователен отговор, без да чака мениджъра.
Конкретен пример за агенция: с централизирано знание, член на екипа може да попита агент как да настрои DNS записите на клиент и да получи инструкции, съобразени с настройките на този клиент, въз основа на вече съхранените данни за клиента.
Използването на агенти за отговаряне на въпроси без участието на ръководството намалява затрудненията и увеличава производителността.
Извършвайте въвеждането на екипа в ClickUp
Когато създадох последната си агенция, използвах онлайн инструменти за курсове, които програмирах, за да обучавам членовете на екипа на нашите вътрешни системи. Това обаче се превърна в още един инструмент, който редовно се нуждаеше от актуализиране, тъй като нашите процеси се променяха.
Ако трябваше да го направя отново, бих изградил въвеждането изцяло в ClickUp.
И бих заимствал модел, който изпитах по време на въвеждането в ClickUp: преди да получа достъп до определени системи, трябваше да завърша вътрешни курсове, изцяло създадени в ClickUp. Това е практична предпазна мярка за всеки растящ бизнес.
Ето как би могло да работи във вашата агенция:
Можете да използвате шаблона за списък за въвеждане на ClickUp за новоназначените служители.
- Всеки списък съдържа задачи с видео и писмени материали.
- Когато се присъедини нов служител, този шаблон с списък се създава и се присвоява на него.
- Всеки модул има изисквания. Наетият служител подава работата като коментар или в Custom Field, след което завършва задачата.
- Администраторът преглежда работата и оценява ефективността, преди да предостави достъп до чувствителни системи.
Направете маркетинговите работни процеси подпомагани от агенти, а не ръководени от основатели
ClickUp е полезен за управление на маркетингови инициативи: персонализирани проекти, автоматизации и видимост.
Но Super Agents могат да ви помогнат да направите още повече, особено в операциите с съдържание.
Вдъхновен от собствения контент двигател на ClickUp, ето какво бих направил за контент маркетинга в една агенция:
- Записвайте идеите си на едно мястоПоддържайте един списък за идеи за съдържание и друг за ред за писане и календар.
- Задръжте идеите в идеация, докато не са готовиИдеите остават в идеация, докато не бъдат очертани и одобрени за реализация.
- Използвайте Super Agent за идеи и начертанияA Super Agent помага за генериране на теми и начертания въз основа на вашия ICP, услуги и минали резултати.
- Преместете одобрените теми в WIP за писанеПисателят премества задачата в WIP, я възлага на себе си и изготвя черновата.
- Активирайте автоматично предаването на редактораКогато статуса на черновата се промени, задачата автоматично се присвоява на редактор и се създава списък за проверка или подзадачи.
- Извършете първо редактиране от агентАгент, обучен по вашия стилов наръчник и примери, извършва първо редактиране и маркиране.
- Финализирайте с човешка редакцияЧовешки редактор извършва окончателната проверка и премества статуса на Готов за планиране.
- Създайте рекламни материалиДруг Super Agent изготвя публикации в социалните мрежи, за да промотира статията.
- Планирайте и задайте датата на публикуванеСлед като бъде планирана, датата на публикуване се задава и проследява в календара.
- Проверете, публикувайте и затворете цикълаСлед датата на публикуване агентът проверява дали URL адреса е активен и маркира статуса като Публикуван или сигнализира за проблем на редактора.
📘 Прочетете също: Как създадох ClickUp Super Agent, за да управлявам социалната програма за нашите служители
Използвайте ClickUp като лек център за помощ
Можете да използвате ClickUp и като център за помощ.
Клиентите могат да подават ClickUp формуляри или да изпращат билети за поддръжка по имейл.
След това Super Agent може да прегледа билета, да извлече контекста на клиента, да се позове на вашата вътрешна база от знания и да изготви отговор.
Това може да намали времето за обслужване на клиенти, да подобри скоростта на отговор и да поддържа последователност в отговорите.
От гледна точка на клиента, той получава бърз отговор, написан на достъпен език, който разрешава проблема изцяло.
Намалете затрудненията с клиентите чрез проактивно проследяване.
Когато клиентите имат документи или ресурси, които искат да споделят с вас, те могат да го направят чрез формуляр на ClickUp. След като бъдат подадени, можете да помолите Super Agent да прегледа материалите и да продължи напред.
Повечето агенции оценяват факта, че клиентите често са голямо препятствие.
Може да се наложи да чакате месеци (а в някои случаи и години), докато клиентите подадат своята обратна връзка, формуляри за приемане или поискани активи.
Super Agent може да ви помогне да сте в крак с нуждите на клиентите и да автоматизирате последващите действия с тях.
Конвергенция и контекст
Проблемът на агенциите рядко е „липса на усилия”. Той е фрагментация: работа, документи, разговори и контекст на клиенти, разпръснати на твърде много места.
Първата ми агенция разчиташе на несвързани системи, които не комуникираха помежду си.
- Вътрешните комуникации се осъществяваха чрез Slack и имейл.
- Документите бяха съхранявани в Google Docs.
- Ние постоянно променяхме инструментите за управление на проекти, докато агенцията се развиваше.
- Задачите на клиентите се управляваха на едно място.
- Помощна служба в друга
- Календар за съдържание в друг
В ретроспекция, това не беше напълно ефективно. Някои данни бяха излишни, намираха се на няколко места и изискваха поддръжка на няколко места, а нито една от системите не споделяше контекста.
Аз не разполагах с нищо подобно на това, което ClickUp предлага днес.
Когато за първи път се присъединих към ClickUp, беше отварящо очите да видя как организация с над 1000 служители наистина живее в рамките на своята платформа за продуктивност. Вътрешната комуникация на едно място, възможността да търсите и да се позовавате на задачи в чатове, да създавате задачи от дискусии и да поддържате документи на едно и също място е невероятно ефективно.
Вместо да имате пет системи, които се нуждаят от несъвършена интеграция, за да споделят данни (но не и контекст), ClickUp има всичко на едно място. Централизираният контекст помага да не се губят неща. И гарантира, че когато използвате AI като ClickUp Brain, той може да черпи от задачи, коментари, свързани документи и разговори, свързани с работата.
За една агенция тази конвергенция, цялата тази информация на едно място, се превръща в мощна сила, когато се комбинира с агенти, за да се оптимизират операциите и предоставянето на услуги.
Заключителни мисли: Разширяването идва от системите
Ако искате да имате мащабируема и продаваема агенция, се нуждаете от две неща: продуктови услуги и системи, които поддържат последователност в доставката без героични усилия от страна на основателя.
ClickUp 4. 0, ClickUp Brain и Super Agents не заменят основните принципи. Те ги правят повторяеми.
Ако искате да изградите агенция, която работи гладко, без да се налага да участвате във всяко решение, започнете с централизиране на доставката, знанията и проследяването в ClickUp.