Съботната вечер приключи. Барът е разхвърлян. Списъкът с наличностите не съвпада, липсват бутилки и никой не си спомня кой какво е отворил. Това е реалността за повечето мениджъри на барове, които управляват запасите без надеждна система. Прекаленото поръчване изяжда маржовете ви. Недостатъчното поръчване разрушава обслужването. И да не говорим за разходите за наливане, които никога не съвпадат с тези в касовия апарат.
Шаблоните ще променят това. Те ще внесат структура. Безплатните шаблони за инвентаризация на бара в този блог ще ви помогнат да регистрирате наличните запаси, бързо да откривате липси и да поръчвате отново, преди проблемите да се натрупат. Независимо дали управлявате бар самостоятелно или ръководите натоварен екип, тези инструменти ще направят процеса на инвентаризация по-бърз, по-ясен и много по-лесен.
Какво представляват шаблоните за инвентаризация на барове?
Шаблоните за инвентаризация на барове са предварително създадени таблици или документи, които помагат на баровете да проследяват запасите, да наблюдават употребата и да намаляват загубите. Вместо да създавате система от нулата, тези шаблони ви предоставят готова структура за регистриране на броя на бутилките, записване на доставките и изчисляване на разходите за инвентаризация на бара, всичко на едно място.
Те са полезни за заетите мениджъри на барове, които трябва да поддържат организация, без да губят часове в ръчно актуализиране на инвентара.
Повечето шаблони за инвентаризация на барове ви позволяват да:
- Проследявайте броя на запасите и нивата на съставките
- Изчислете разходите за наливане и степента на използване
- Следете точките за повторна поръчка и нивата на запасите.
- Регистрирайте доставките и актуализирайте запасите в реално време.
- Опростете одитите и намалете загубите
Управлявате един бар или няколко заведения? С подходящите шаблони за инвентаризация е по-лесно да действате бързо, да поддържате организация и да контролирате маржовете си.
📖 Прочетете също: Как да създадете ефективна система за управление на домакинството
15 безплатни шаблона за инвентаризация на барове
Няма два бара, които да управляват запасите по един и същи начин. Някои се нуждаят от проста електронна таблица, други искат по-подробна система. Ние сме събрали най-полезните шаблони за инвентаризация на барове, за да можете да пропуснете настройките и да проследявате това, което е важно.
1. Шаблон за инвентаризация на ClickUp
Шаблонът за инвентаризация на ClickUp предоставя на мениджърите на барове практичен начин да проследяват запасите, да управляват поръчките на доставчиците и да намаляват грешките в инвентаризацията. Той е проектиран да поддържа веригата ви за доставки организирана в множество локации, като ви помага да минимизирате презакупуването, пропуснатите повторни поръчки и скритите загуби.
Всичко е централизирано, така че няма да се налага да се суетите по време на работа.
С този шаблон можете:
- Преглеждайте и организирайте всички артикули в склада по тип или категория.
- Проследявайте данните за доставчиците, включително артикулите и контактната информация.
- Регистрирайте поръчки за покупка и управлявайте повторни поръчки с помощта на вградени изгледи.
- Бърз достъп до указания за настройка с изгледа „Започнете оттук“
- Следете статуса на задачите като „Отворена“ или „Завършена“, за да маркирате чакащите действия.
- Дръжте заинтересованите страни в течение с актуализации в реално време и напредъка на задачите.
🍸 Идеално за: Мениджъри на барове, които искат да създадат система за инвентаризация, която е бърза за настройка, лесна за поддържане и лесна за мащабиране.
2. Шаблон за управление на запасите на ClickUp
Управлението на десетки SKU, актуализации на поръчки и колебания в разходите бързо се превръща в хаос. Шаблонът за управление на запасите на ClickUp ви предоставя структуриран начин да проследявате движението, стойността и наличността, така че да не се налага да търсите какво има на склад или какво трябва да поръчате отново.
Това внася яснота в натоварените работни процеси и помага на екипите да вземат навременни решения относно запасите.
Използвайте този шаблон, за да:
- Проследявайте количеството и цената на артикулите с помощта на табличен изглед.
- Следете тенденциите в движението на запасите с изгледа „Времева линия“.
- Преглеждайте актуализации на поръчките в реално време и стойността на запасите в различни изгледи.
- Организирайте инвентара, като използвате етикети за състоянието, като „Налично“ и „Няма на склад“.
- Задавайте повтарящи се задачи за прегледи или повторни поръчки.
- Актуализирайте напредъка и уведомявайте екипа си автоматично.
Гледайте това видео, за да научите как можете да експериментирате с различни изгледи, за да откриете кой е най-подходящ за вас👇
🍸 Идеално за: Екипи в сферата на хотелиерството и ресторантьорството, които се нуждаят от надеждни системи за планиране на запасите, за да управляват големи количества стоки, да контролират разходите и да се адаптират бързо.
📮 ClickUp Insight: 74% от служителите използват два или повече инструмента, само за да намерят нужната им информация, като преминават от имейли, чат, бележки, инструменти за управление на проекти и документация. Това постоянно превключване на контекста отнема време и забавя производителността. Като универсално приложение за работа, ClickUp обединява цялата ви работа – имейли, чат, документи, задачи и бележки – в едно единствено работно пространство с възможност за търсене, така че всичко е точно там, където ви е нужно.
3. Шаблон за отчет за запасите на ClickUp
Управлението на бар означава да следите отблизо какво се продава и какво не. Шаблонът за отчет за запасите на ClickUp ви помага да проследявате подробно представянето на запасите, за да можете да анализирате тенденциите, да споделяте актуализации с екипа си и да вземате по-интелигентни решения за повторни поръчки.
Идеален е за събиране и сравняване на данни за използването на запасите във времето.
Този шаблон ви позволява да:
- Създавайте структурирани отчети за всеки инвентаризационен цикъл.
- Организирайте задачите за отчети по категория или статус
- Задайте известия, за да проследявате напредъка и актуализациите.
- Централизирайте данните за запасите от различни източници за лесен анализ.
- Експортирайте ясни и професионални отчети за вашите заинтересовани страни.
- Провеждайте редовни срещи за преглед, за да поддържате съгласуваност.
🍸 Идеално за: Собственици на барове, които се фокусират върху оптимизиране на запасите и редовно отчитане, за да намалят загубите, подобрят прогнозите и съгласуват решенията на екипа.
📖 Прочетете също: Необходими неща за работа от дома за вашия домашен офис
4. Шаблон за инвентаризация на ресторант ClickUp
Управлението на натоварен ресторант означава проследяване на много повече от менюто. Шаблонът за инвентаризация на ресторанти на ClickUp ви предлага практичен начин да управлявате запасите от съставки, да намалите загубите и да оптимизирате попълването на запасите, без да забавяте обслужването.
Той е създаден за кухни с голям оборот, които трябва да реагират бързо. Всеки изглед поддържа скорост, структура и точност.
С този шаблон можете:
- Проследявайте седмичното използване на съставките чрез изгледа „Седмично потребление“.
- Поддържайте организация с таблата за съхранение на артикули и изчерпани запаси.
- Следете ниските запаси и нуждите от попълване на запасите с изгледа „Повторна поръчка“.
- Организирайте ключови данни като срок на годност, разходи и количество на едно място.
- Създавайте структурирани отчети, като използвате изгледа „Таблица“ или поддържаните приложения за инвентаризация.
- Присвойте персонализирани статуси като „Нов артикул“ или „Повторна поръчка“, за да синхронизирате екипа.
🍸 Идеален за: Мениджъри на ресторанти, които балансират големи поръчки, бързоразвалящи се запаси и променящо се търсене в кухнята.
5. Шаблон за поръчки за покупка и инвентаризация на ClickUp
Управлявате доставките, като същевременно следите колебанията в нивата на запасите? Нещата могат да излязат извън контрол, преди да успеете да кажете: „Къде изчезна цялата текила?“
Шаблонът за поръчки за покупка и инвентар на ClickUp интегрира двете системи, като ви предоставя едно място, където да проследявате поръчките, инвентара и напредъка на доставчиците от начало до край. Той намалява необходимостта от допълнителни действия и поддържа покупките в съответствие с действителните нужди на инвентара.
Този шаблон ви позволява да:
- Създавайте индивидуални задачи за всяка поръчка и възлагайте отговорности на екипа.
- Използвайте персонализирани статуси, за да проследявате напредъка от заявката до доставката.
- Сътрудничейте със заинтересованите страни, за да потвърдите подробностите по поръчката и да сигнализирате за закъснения.
- Задайте автоматични напомняния и известия за важни последващи действия.
- Проследявайте данните за покупките, състоянието на запасите и разходите едновременно.
- Организирайте контактите с доставчиците, като използвате шаблони за списъци с доставчици.
🍸 Идеално за: Собственици на фирми, които управляват чести поръчки и искат по-строг контрол върху доставките, доставките и отчетността на екипа.
👀 Знаете ли, че... Концепцията за управление на запасите от алкохол датира от 2000 г. пр.н.е., когато месопотамските таверни обслужвали пътуващите и често били свързани с религиозни ритуали. Древните гърци и римляни също имали „публикани“, които управлявали общинското вино и внимателно следели запасите си – ранна форма на управление на запасите.
6. Шаблон за инвентаризация на офис консумативи на ClickUp
Спрете да губите време в търсене на хартия за принтера или в чудене кой е поръчал последната опаковка лепящи се бележки. Шаблонът за инвентаризация на офис консумативи на ClickUp прави проследяването на запасите по-лесно и по-прозрачно, особено в динамични среди като баровете.
Той замества разпръснатите електронни таблици с една организирана система за проследяване на доставките. Екипите могат да попълват запасите от основни продукти и да преглеждат употребата им, без да се налага да гадаят.
Използвайте този шаблон, за да:
- Използвайте изгледа „Списък с приоритети“, за да проследявате и поръчвате спешно необходими материали бързо.
- Организирайте заявките с изгледа „Поръчки по отдели“, за да опростите координацията на екипа.
- Получете моментална снимка на текущите нива на запасите с помощта на Inventory View (Преглед на запасите).
- Запознайте новите членове на екипа с ръководството за начало, за да ускорите процеса на адаптиране.
- Дръжте всички в течение, като актуализирате статуса на задачите от „Отворени“ на „Завършени“.
- Вземайте по-разумни решения за покупки, като преглеждате поръчките чрез ясни изгледи на задачите.
🍸 Идеално за: Мениджъри на барове, които балансират работата с ежедневните нужди и искат надеждна система, за да избегнат недостиг и преразход.
7. ClickUp Прост шаблон за регистър на бизнес запасите
Идеален за малки екипи в барове или нови бизнеси, този шаблон за регистър на запасите на ClickUp Simple Business предлага лесен начин да проследявате запасите, поръчките и разходите, без да се губите в сложността.
Той е създаден, за да ви даде бърз поглед върху това, което се движи, какво стои на място и какво трябва да се поръча отново. Дизайнът е лек и ефективен, така че можете да се съсредоточите повече върху решенията и по-малко върху административните задачи.
Този шаблон ви позволява да:
- Използвайте изгледа на списъка с наличности, за да следите всички нива на запасите на едно място.
- Бързо откривайте артикулите с ниски запаси с помощта на изгледа „Критични запаси“.
- Добавяйте нови продукти незабавно с помощта на формуляра за инвентарни артикули.
- Настройте и управлявайте работните процеси бързо чрез ръководството за начало.
- Организирайте артикулите в три статуса – Активни, Неактивни, Нови продукти – за по-голяма яснота.
- Проследявайте актуализациите и промените в артикулите, за да сте сигурни, че винаги работите с точни данни.
🍸 Идеално за: Собственици на барове, които се нуждаят от основна система за инвентаризация, за да поддържат реда, особено когато балансират между няколко инструмента.
8. Шаблон за формуляр за поръчка на доставки на ClickUp
Шаблонът за поръчка на доставки на ClickUp предоставя на бизнеса ясен и централизиран начин за заявка, проследяване и управление на поръчките за доставки от начало до край. Той опростява координацията с доставчиците, поддържа доставките в график и помага на екипите да елиминират догадките в процеса на снабдяване.
Ще прекарвате по-малко време в търсене на актуализации и повече време в поддържане на операциите в правилната посока.
С този шаблон можете:
- Проследявайте всички постъпващи заявки за доставки с изгледа „Списък с нови поръчки“.
- Попълнете подробности като тип доставка, срок на доставка и информация за заявителя във формуляра за поръчка на доставка.
- Сортирайте и управлявайте поръчките по отдели, като използвате изгледа „Поръчки по отдели“.
- Бъдете в течение с напредъка на доставките с Supply Order Tracker View
- Достъп до ръководство за начало, за да настроите и персонализирате работните процеси.
- Актуализирайте статуси като „За одобрение“, „В транзит“ или „Завършено“, за да отразявате промените в реално време.
🍸 Идеално за: Агенти по закупуване или мениджъри, които контролират множество работни процеси по доставките и искат да подобрят управлението на ресурсите в екипите.
📖 Прочетете също: Най-добрите AI инструменти за управление на запасите
9. Шаблон за инвентаризация на бара в Excel и Google Sheets от Coefficient
Шаблонът за инвентаризация на барове в Excel и Google Sheets от Coefficient е създаден за управление на инвентара в реални условия.
Безплатният шаблон предлага отделни секции за алкохолни напитки, миксери и бар инструменти, където можете да проследявате количеството, местоположението, цената на единица и точките за повторна поръчка в един ясен изглед. Независимо дали управлявате натоварен бар или малък пъб, той опростява седмичните проверки на запасите и ви помага лесно да управлявате инвентара в Excel.
🍸Идеален за: Мениджъри на барове, които искат гъвкава система на базата на електронни таблици за проследяване на алкохола, миксерите и стъклените съдове без сложен софтуер.
📖 Прочетете също: Най-добрите алтернативи на Microsoft Excel
10. Шаблон за инвентаризация на барове в електронна таблица от Superjoin
Създаден за практична, ежедневна употреба, шаблонът за инвентаризация на бара на Superjoin обхваща всеки ъгъл от инвентара на вашия бар – от алкохол до миксери и дори гарнитури. Шаблонът ви помага да записвате количества, информация за доставчиците и дати на покупка, като същевременно поддържа списъка с инвентара точен и лесен за актуализиране.
С изчистения си дизайн и място за персонализирани записи, това е солиден избор за екипи, които искат лесен контрол, без да се налага да се научават да работят с нов софтуер.
🍸Идеално за: Персонал на барове и екипи в хотелиерството, които търсят лесен начин да проследяват нивата на запасите и ефективно да поръчват нови.
👀 Знаете ли, че... През 1862 г. Джери Томас публикува „Как да смесваме напитки“ – първото в света ръководство за бармани. Освен рецепти, то включва и съвети за ефективно съхранение и управление на запасите в бара, което показва, че още през 19 век инвентаризацията е била основна част от работата на бармана.
11. Шаблон за инвентаризация на алкохолни напитки от Jotform
Шаблонът за инвентаризация на алкохолни напитки на Jotform предлага гъвкав начин за проследяване на марките, алкохолното съдържание, цените и количествата – идеален за барове или магазини за алкохолни напитки, които работят предимно с цифрови технологии. Той поддържа лесно категоризиране и сортиране, което ви позволява да управлявате запасите въз основа на производителност, възраст или честота на поръчки.
Шаблонът е напълно редактируем, така че можете лесно да персонализирате етикети, раздели и колони, за да отговарят на нуждите на вашия бар.
🍸Идеално за: Барове, магазини за алкохолни напитки и ресторанти, които искат да дигитализират проследяването на запасите и да подобрят вземането на решения с подробни отчети.
12. Шаблон за инвентаризация на бар от Template. Net
Ако търсите лесен начин да следите запасите в бара си, шаблонът за инвентаризация на бар от Template. Net е отличен избор. С ясни раздели за алкохолни напитки, бира, вино и миксери, този минималистичен шаблон за инвентаризация на бар ви помага да регистрирате бързо количествата без излишни полета или формули.
Можете също да ги разпечатате, да ги споделите с персонала или да ги използвате за бърза ръчна проверка на запасите по време на натоварени часове.
🍸Идеален за: Собственици на барове или координатори на събития, които управляват компактни запаси и се нуждаят от бърз и ясен формат за ежедневно или седмично проследяване.
13. Шаблон за разположение на запасите в бара от Template. Net
Създаден с оглед на простотата, шаблонът за инвентаризация на бара от Template. Net предлага структуриран начин за групиране и изброяване на алкохолни и безалкохолни продукти. С ясни категории продукти като спиртни напитки, вина, бири, сокове и сиропи, можете да регистрирате всичко на един лист, без да го усложнявате.
Минималната настройка на колоните е идеална за бързи ежедневни актуализации или основни проверки на запасите в различни видове барове.
🍸Идеален за: По-малки барове, организатори на събития или хотелиерски лоби барове, които се нуждаят от бърз и лесен начин за проследяване на различни категории запаси.
14. Шаблон за инвентаризация на бара от Backbar
Шаблонът за инвентаризация на бара от Backbar помага на мениджърите на барове да изчисляват разходите на унция, цената на порция и нивата на запасите с един поглед.
Изчистеният дизайн е идеален за проследяване на алкохола, бирата и виното с точни цени на единица и персонализирани изчисления на сервирането. Създаден е в Excel и е проектиран да опрости решенията за поръчки, като същевременно подобрява видимостта на запасите.
🍸Идеално за: Мениджъри на барове и ресторанти, които искат да имат информация в реално време за стойността на запасите и разходите за обслужване, за да оптимизират операциите.
🧠 Интересен факт: Чудите ли се защо се нарича джигер? Благодарете на Кралския британски флот. Терминът идва от „джигермаст“ — най-малкият мачт на кораба — и е бил жаргонен израз за дневната дажба ром на моряците (сервирана в метална чаша, естествено). През 19 век в Ню Йорк jiggers с уиски се раздавали на ирландските работници по каналите.
15. Шаблон за инвентаризация на бара в електронна таблица от File Drop
Шаблонът за инвентаризация на бара в електронна таблица от File Drop предоставя визуална система с цветно кодиране за проследяване на инвентара на бара в реално време. Всеки ред разбива имената на артикулите, марките, SKU, нивата на запасите, единичните разходи и състоянието на повторната поръчка.
Условното форматиране подчертава артикулите, които изискват внимание, като ви помага да избегнете поръчването на излишни количества или изчерпването на запасите.
🍸Идеален за: Мениджъри на барове и екипи в хотелиерството, които искат автоматизиран Google Sheet, за да отбелязват нуждите от попълване на запасите и да оптимизират седмичните поръчки за доставки.
Какво прави един добър шаблон за инвентаризация на бар?
Ако настоящият ви списък с наличностите в бара прилича повече на лов на съкровища, отколкото на система, вероятно в него липсват важни подробности. Добрият шаблон за инвентаризация на бара не само проследява наличностите, но и ви помага да разберете какво се движи, какво липсва и какво ви коства пари.
Потърсете шаблони, които поддържат:
- Лесни за редактиране полета, така че да можете да настроите размера на бутилките, имената на продуктите или единиците за сервиране.
- Предварително създадени категории за бира, вино, спиртни напитки, гарнитури и безалкохолни продукти.
- Автоматични изчисления на разходите, като проценти на разходите за наливане и проследяване на отклоненията.
- Гъвкави формати – независимо дали предпочитате Excel, Google Sheets или ClickUp Doc.
- Визуални обобщения за проследяване на използването и откриване на тенденции в показателите за инвентара
В крайна сметка, един добър шаблон ви дава контрол. Той ви помага да забележите загубите навреме, да поръчвате по-разумно и да бъдете една крачка напред, независимо дали управлявате един магазин или няколко.
Извършвайте по-умни инвентарни операции с ClickUp
Повечето грешки в инвентаризацията не се дължат на небрежност, а на претрупани инструменти и предположения. Добрият шаблон променя това. Той ви дава структура, намалява преработката и поддържа контрол върху всяка поръчка, бутилка и доставчик.
ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, прави още една крачка напред. Вградените в него шаблони са достатъчно гъвкави за ежедневни преброявания, проследяване на доставчици и известия за повторни поръчки – всичко в едно работно пространство. Получавате пълна видимост за това, което е на привършване, какво е в процес на доставка и какво се нуждае от одобрение.
Регистрирайте се в ClickUp сега, за да поемете контрол над инвентара на бара си, преди той да поеме контрол над вас.