Малките и средните предприятия се сблъскват с трудно предизвикателство при управлението на запасите, независимо от отрасъла. Как да отговорите на търсенето на клиентите, като същевременно минимизирате разходите, свързани с презапасяване или изчерпване на запасите?
Като жизненоважен елемент от дейността на търговията на едро и дребно, управлението на запасите гарантира, че предприятията могат да работят ефективно.
В условията на все по-голяма конкуренция, високи очаквания на клиентите и бързи промени на пазара, лошото планиране на запасите може да доведе до значителни финансови последици, като например повишени разходи за съхранение и пропуснати възможности за продажби.
Оптимизирането на запасите обаче гарантира наличността на продуктите, намалява излишните запаси и освобождава капитал, което води до по-добър паричен поток и по-голяма удовлетвореност на клиентите. Ясно е, че планирането и управлението на запасите са критични аспекти от управлението на един бизнес и определят неговия успех.
В тази статия се разглежда как да подобрите и овладеете процеса на планиране на запасите. Но първо нека изложим основните принципи.
Разбиране на планирането на запасите
Представете си следното: сте разработили успешен продукт и веднага след пускането му на пазара сте сигурни, че ще се изчерпи. Набавяте стока, рекламирате я и чакате да се появи надписът „изчерпано“. Възниква обаче неочакван проблем и сега сроковете за доставка са по-дълги от очакваното.
В резултат на това вашите клиенти започват да отменят поръчки и да искат възстановяване на сумите. Удълженото време за доставка е засенчило търсенето на продукта, оставяйки ви с непродадени запаси и без купувачи.
Буквално на късмет!
Натрупването на продукти без внимателна оценка на търсенето може да доведе до излишък на запаси, повишени разходи за съхранение и потенциални загуби. Последващите ефекти оказват сериозно влияние върху рентабилността и оперативната ефективност на вашия бизнес.
От друга страна, разбирането и прилагането на интелигентни стратегии може да ви помогне да бъдете винаги една крачка напред. Правилното управление на запасите се състои в наслагване. В дългосрочен план софтуерът за управление на запасите може да направи цялата работа много по-лесна и по-надеждна.
Какво е планиране на запасите?
Планирането на запасите включва управлението и организирането на продуктите, които дадена марка възнамерява да продаде, за да генерира печалба. То обхваща различни логистични дейности и стратегии, които трябва да се изпълняват ежедневно, за да се гарантира гладкото функциониране на бизнеса.
Планирането на запасите се различава в зависимост от бизнеса. Една стратегия не може да се приложи за всички.
Например, съхраняването на запаси за по-дълги периоди не е опция, ако имате бизнес в областта на модата или бързоразвалящите се храни. Основната цел на модната къща е да продаде запасите си, преди да излязат от мода. За хранителния бизнес съхраняването на прекалено големи количества без явна необходимост може да доведе до повреждане на запасите.
Запасите са ценни само ако се движат и дават път на печеливш паричен поток.
Предимства на планирането на запасите
Ефективното планиране на запасите позволява на вашия бизнес да реализира приходи без усложнения. Това е вашата отправна точка.
Ето четирите основни предимства на правилното планиране и управление на запасите.
Повишена рентабилност
Всеки долар от запасите, които една компания държи над идеалното ниво, генерира от 20% до 30% допълнителни разходи.
Всеки долар от запасите, които една компания държи над идеалното ниво, генерира от 20% до 30% допълнителни разходи.
Точното планиране на запасите ви позволява да реализирате печалба, да увеличите възможностите си и да разширите сезонните продажби. Проследяването на резултатите и анализа на историческите данни за продажбите ще ви позволят да преговаряте с доставчици, опаковчи и превозвачи, така че запасите ви винаги да са на оптимално ниво.
Удовлетвореност на клиентите
Нека вземем за пример книжарницата „Forgotten Chapter“. Книжарницата започва като класически книжен магазин, с купчини романи на промоция и хора, които се тълпят да ги купят.
Няколко месеца по-късно Forgotten Chapter решава да се развива в съответствие с тенденциите и започва да продава най-новите бестселъри. Те запълват складовете си и бизнесът им се удвоява. В този процес обаче губят представа за съхранението на класическите книги, които са тяхната специалност. В крайна сметка клиентите спират да посещават магазина, редовните клиенти престават да идват и продажбите се сриват.
Какво мислите, че е проблемът тук?
Те набавиха най-новите продукти, подобрявайки първоначалните продажби, но по този начин загубиха своето уникално търговско предложение (USP). Именно класическите им продукти бяха това, което ги отличаваше от останалите.
Означава ли това, че бизнеса не трябва да се развива в съответствие с тенденциите? Абсолютно не – той трябва да се развива. Това, което Forgotten Chapter пренебрегна, беше анализа на ключовите показатели за ефективност (KPI) и управлението на поръчките. Това е класически случай на неправилно планиране на запасите.
Софтуерът за управление на поръчките може да ви помогне да проследявате минали поръчки, което ви позволява да планирате и да разширявате дейността си съответно.
Планирането на запасите е пряко свързано с удовлетвореността на клиентите. Анализирайте данни за продажбите в миналото, предскажете бъдещите тенденции в продажбите и приложете стратегия, която подхожда на вашия бизнес. Възползвайте се от уникалната си продажна точка, за да привлечете лоялни клиенти.
Намалени разходи за съхранение
Много стартиращи компании са склонни да натрупват излишни запаси, което обвързва ценни начални средства. Планирането на запасите, от друга страна, освобождава капитал. Ключовите въпроси, които трябва да си зададете, са: Как се продава продуктът? Къде се продава? Кой е идеалният клиент?
Отговаряйки на тези въпроси, можете да започнете ефективно да намалявате разходите за съхранение.
Голяма част от това начинание изисква планиране, като същевременно познавате капацитета на вашия бизнес. То включва разглеждане на данни, изчисляване на настоящите запаси и прогнозиране на бъдещи тенденции, като по този начин се намаляват разходите за поддържане на неподвижни запаси. Можете да ръководите компанията си, като им покажете планиране на капацитета с помощта на прости Excel таблици и лесни шаблони за планиране на запасите.
Подобряване на ефективността на веригата за доставки
Планирането на запасите по метода „точно навреме“ (JIT) е много ефективна практика за избягване на презапасяването. То включва получаване на стоки и суровини от доставчиците само когато са необходими.
Планирането на запасите по метода JIT е известно също като TPS или Toyota Production System, на името на известната автомобилна компания, която възприе този начин на работа в началото на 70-те години на миналия век. Toyota поръчва части за своите автомобили само когато има нужда от тях или когато получи поръчки за нови автомобили.
Това е и резултат от ефективното управление на веригата на доставки.
Тук, шаблонът за контролен списък за управление на доставчици на ClickUp ви позволява да създавате таблици, които улесняват управлението на запасите.
Този шаблон може да ви помогне да оцените и изберете най-добрите доставчици за вашите продукти, да събирате обратна връзка, за да следите тяхното представяне, и да подобрите комуникацията и сътрудничеството.
С този шаблон можете да
- Добавете персонализирани полета, за да разделите доставчиците въз основа на жизнеспособност, логистика, срокове и отзивчивост.
- Използвайте 16 различни персонализирани атрибута, като например „Забележки“, „Контактен номер“, „Имейл на доставчика“, „Своевременност“ и „Марки“, за да запазите информация за доставчиците и лесно да визуализирате данните за тях.
- Отворете четири различни изгледа в различни конфигурации на ClickUp, като например „Оценки на доставчици“, „Ръководство за начало“, „Информация за доставчици“ и „Формуляр за оценка на доставчици“, за да имате лесен достъп до цялата информация и да я организирате.
Предизвикателства в процеса на планиране на запасите
Най-сложният аспект на планирането на запасите е управлението и осмислянето на големи обеми данни.
Всяка поръчка трябва да бъде подписана, да бъдат посочени подробностите за транспорта, да бъдат изброени подробно подробностите за склада или съхранението на запасите, а разходите за всеки малък аспект от бизнеса трябва да бъдат фактурирани и отчетени.
Всичко това изисква безупречна и лесна за използване система за управление на запасите, да не говорим за усъвършенствано логистично планиране.
Няколко други предизвикателства, които могат да възникнат, са
- Липса на надеждност на доставчиците и лоша комуникация
- Неточни предварителни прогнози, водещи до непланирани спадове в потребителското търсене
- Видимостта на запасите може да бъде ограничена дори и след часове на планиране.
- Процесите на планиране на запасите, които не се основават на данни, тенденции и пазарен анализ, могат да се провалят.
- Лошо управление на човешките ресурси; промяна в персонала, както във фирмата, така и при дистрибутора, може да повлияе на планирането на запасите.
Методи за планиране на запасите
Въпреки че съществуват няколко модела за планиране на запасите, ние сме избрали да се фокусираме върху няколко важни от тях.
Икономично количество за поръчка (EOQ)
Това е идеалното количество запаси, което едно предприятие трябва да има, за да намали разходите за съхранение. Ако една марка успее да постигне това, това е значителна крачка напред.
EOQ = √(2 D S) / H
Това е формулата, която трябва да адаптирате към вашия бизнес модел, където:
S е цената на поръчката или фиксираната цена
D е годишното количество, за което има търсене
H е разходът за съхранение или променливият разход.
Тази формула ще ви покаже запасите, от които се нуждаете във всеки един момент, за да може вашият бизнес да функционира безпроблемно. Ако смятате, че това е трудно за изпълнение, можете да използвате инструмент за управление на доставките, за да опростите задачата.
Модел на точката на повторна поръчка
Точката на повторна поръчка е препоръчителната точка, в която бизнесът трябва да поръча отново запаси, за да избегне риска от недостиг на доставки.
Да вземем за пример една пекарна. Бизнесът е специализиран в производството на бриоши и продуктите се изчерпват скоро след изпичането на нова партида. Клиентите и собственикът са доволни. Изведнъж възниква проблем с доставката на масло. Доставчикът се сблъсква с проблеми с електрозахранването, което засяга процеса на печене. Пекарната се сблъсква с забавяне в доставките. В крайна сметка това води до значителен спад в броя на клиентите.
Какво се случи тук? Нямаше подходящ модел за поръчка на стоки.
За да избегнете такива инциденти, е разумно да въведете система за потвърждение на получените стоки. Това ви позволява да проследявате доставчиците си и да наблюдавате процеса на веригата за доставки, което ви помага да определите кога да поръчате повече стока.
Планиране на безопасни запаси
Тази практика за управление на запасите ви гарантира, че поддържате безопасно количество запаси на склад, за да не се изчерпят по време на пик на търсенето. Това работи подобно на застрахователна полица, която ви помага да се задържите на пазара.
Трябва да използвате анализа на веригата на стойността, за да увеличите дълголетието на бизнеса си и да се уверите, че управлявате запасите възможно най-ефективно. Този процес ви дава предимство пред конкурентите.
Безопасното планиране на запасите, подкрепено от анализ на веригата на стойността, помага да се предвидят бъдещите тенденции в търсенето.
ABC анализ
ABC анализът е процесът на категоризиране на запасите в три групи.
- A допринася за първите 20% от вашите продукти, което води до 70% от продажбите.
- B допринася за средните 30% от вашите продукти, което води до 20% от продажбите.
- C е долната 50% от вашите продукти, която генерира 10% от продажбите.
Този анализ ускорява правилното планиране и управление на запасите. Помага на бизнеса да реши какво да съхранява и колко да съхранява. Когато анализирате нуждите си от съхранение въз основа на ABC, вие определяте по-добре приоритетите си.
Сега нека да научим как да изготвим и изпълним план за запасите!
Как да разработите и приложите план за запасите
Разработването и внедряването на план за запасите във вашия бизнес е огромно предизвикателство. Но ето кратко ръководство стъпка по стъпка как да го направите.
Стъпки за разработване и изпълнение на план за запасите
- Направете списък с вашите продукти и ги категоризирайте.
- Проучете задълбочено и бъдете изчерпателни в анализа на данните. Трябва да познавате добре продукта си и да знаете точно къде се продава.
- Направете списък с потенциални доставчици въз основа на предпочитания, местоположение, качество и достъпност. Анализирайте тяхното представяне, като проведете тестов период.
- Използвайте интегрирана и лесна за начинаещи система за управление на поръчките и доставките.
- Създайте система, която е проста и ефективна
- Обучете служителите да следват системата. Проследявайте редовно резултатите.
- Проследявайте коефициента на оборот на запасите. Това ще бъде вашата основа, която можете да коригирате по време на работа въз основа на данните.
- Създайте модел за повторна поръчка и практики за безопасно съхранение
- Търсете непрекъснати възможности за подобрение чрез задълбочен анализ и мониторинг на данните.
- След като разполагате с всичко това, автоматизирайте всичко, което е възможно.
Следвайки тези стъпки и използвайки надежден софтуер за планиране на запасите в електронната търговия, можете да организирате планирането на запасите си и да стимулирате растежа на бизнеса си.
Използване на ClickUp за планиране и управление на системи за инвентаризация
ClickUp ви помага да управлявате и сортирате запасите ефективно, като предлага високо персонализирани функции, които могат да бъдат адаптирани към всеки бизнес.
Вземете например шаблона за управление на запасите на ClickUp. Той може ефективно да обработва и персонализира вашите изисквания. Освен това е изключително лесен за използване инструмент за планиране на запасите.
Този шаблон може да ви помогне по няколко начина:
- Той опростява организацията за вас. Можете да направите списък на запасите, да проследявате доставките на доставчиците, да проследявате пратките на клиентите.
- Можете да проверявате статуса на поръчките и да поръчвате отново с прецизност.
- Можете да създадете леснодостъпни таблици с наличностите, които да споделяте със служителите и доставчиците си, за да управлявате ефективно веригата на доставки.
- Шаблонът е персонализируем. Това означава, че можете да променяте и създавате персонализирани полета за управление на запасите, като „Следваща поръчка“, „Оперативен мениджър“, „Поръчано“, „Текущи запаси“ и „Количество на поръчката“.
- Можете също да подобрите проследяването с автоматизация и специфични етикети за търсене.
- Той разполага със седем персонализирани изгледа – таблица, времева линия, списък, актуализации на поръчки и стойност, за да получите по-добро разбиране и планиране на запасите си.
Управлението на веригата на доставки и запасите върви ръка за ръка. А шаблонът за запаси на ClickUp прави проследяването на цялата верига на доставки бързо, лесно и ефективно.
С този шаблон можете да:
- Управлявайте нивата на запасите и поръчките в реално време
- Проследявайте пратките и датите на доставка в различни складове
- Анализирайте тенденциите за по-добро вземане на решения
Този шаблон може да оптимизира процеса на управление на запасите и да намали човешките грешки, като позволява по-добро прогнозиране и прозрачност на нивата на запасите, за да се идентифицират потенциални проблеми.
Можете да добавите персонализирани статуси (Отворен и Завършен), за да следите напредъка на всеки артикул в запасите. Освен това можете да използвате 15 различни персонализирани атрибута, като Заявен от, Необходимо количество, Местоположение на доставчика, Точка за повторна поръчка и Цена на единица, за да запазите информация за запасите си и лесно да визуализирате данните за тях.
Можете също да отворите шест изгледа в различни конфигурации на ClickUp, като „Запаси“, „По доставчик“, „Местоположение на доставчика“, „Формуляр за поръчка“, „Започнете оттук“ и други, за да ви помогнат да управлявате запасите си.
Преодолейте предизвикателствата при управлението на запасите с ClickUp
Управлението на запасите е непрекъснат процес, а не еднократна задача. Създайте списък с надеждни доставчици, комуникирайте ясно вашите нужди, обучете служителите си за работа с системата, наблюдавайте и проследявайте напредъка и непрекъснато автоматизирайте и подобрявайте процесите.
Но не подценявайте важността на внедряването на софтуер за планиране на запасите като ClickUp. Той опростява всички горепосочени стъпки, като прави планирането на запасите по-предсказуемо, сигурно и ценно за бизнеса.
Започнете с ClickUp още днес!