Работният ви ден прилича ли на филма „Денят на мармота“? Ставате сутрин, отговаряте на едни и същи имейли, ръчно актуализирате едни и същи таблици и преминавате през поредния кръг от одобрения, само за да направите всичко това отново на следващия ден.
Много компании са затънали в ерата преди интернет, в която повтарящите се и изтощителни задачи намаляват производителността и често водят до изчерпване на служителите.
Stepstone Group наскоро съобщи, че средностатистическият служител на пълно работно време прекарва около 8,7 часа седмично в повтарящи се задачи.
Но, чакайте! Оказва се, че преходът към автоматизиран работен процес не е толкова сложен, колкото си мислите! Тази статия ще ви покаже точно как да автоматизирате ръчните бизнес процеси, да спестите време, да намалите разходите и да повишите производителността.
⏰ 60-секундно резюме
Чудите се как да автоматизирате ръчните бизнес процеси? Ето стъпка по стъпка как да го направите:
- Идентифицирайте: Определете повтарящите се и отнемащи време задачи в настоящите си работни процеси.
- Обхват: Определете ясни цели и изберете подходящите инструменти за автоматизация.
- Разработване: Проектирайте и създайте автоматизирани работни потоци, които отговарят на вашите бизнес изисквания.
- Тест: Следете отблизо ефективността на автоматизираните процеси и събирайте обратна информация.
- Мониторинг: Непрекъснато усъвършенствайте и подобрявайте автоматизираните си работни процеси въз основа на данни и обратна връзка.
- Сътрудничество: Включете екипа си в процеса и насърчавайте обратната връзка за непрекъснато усъвършенстване.
- И накрая, не забравяйте да се възползвате от помощта на автоматизиращи инструменти, базирани на изкуствен интелект, като ClickUp, които правят автоматизацията без кодиране изключително лесна!
Разбиране на ръчните процеси
Ръчните процеси са работни потоци или задачи, изпълнявани без помощта на автоматизация или съвременни технологии. Тези процеси разчитат на човешки труд, физически инструменти или основен софтуер с минимална взаимосвързаност. Те обикновено са трудоемки и изискват ръчно въвеждане на данни на всеки етап, което ги прави податливи на неефективност и грешки.
Някои често срещани примери за ръчни процеси включват:
- Въвеждане на данни: Ръчно въвеждане на данни от хартиени формуляри или имейли в електронни таблици или други системи.
- Обработка на фактури: Ръчно генериране, изпращане и съгласуване на фактури без автоматизиран софтуер за фактуриране
- Работни потоци за одобрение: Физическо подписване или одобрения по електронна поща вместо цифрови системи, които могат да се проследяват.
- Назначаване на служители: Събиране на документи, попълване на формуляри и провеждане на ориентационни сесии без централизирана платформа
- Управление на запасите: Използване на хартиени регистри или самостоятелни електронни таблици за проследяване на нивата на запасите и нуждите от повторни поръчки
- Планиране и разпределяне на задачи: Координиране на работни графици или разпределяне на задачи чрез вериги от имейли или физически табла
- Управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM): Ръчно поддържане на информация за клиентите и регистри за взаимодействия, вместо да се използва CRM софтуер.
Често срещани предизвикателства, свързани с ръчните процеси
Тези ръчни процеси често водят до затруднения, грешки и неефективност, които пречат на растежа на бизнеса и оперативното съвършенство.
Въпреки че тези процеси са от съществено значение, те често оказват влияние върху производителността ви. Ето някои от предизвикателствата, свързани с ръчните процеси.
Отнемащо време
Всяка компания има досадни, повтарящи се ръчни задачи, било то сортиране на имейли или разпределяне на ежедневни отговорности. Макар че поотделно те изглеждат незначителни, заедно те отнемат безброй часове, които иначе биха могли да бъдат посветени на стратегически и творчески инициативи.
Само си представете. 9 сутринта е и вместо да си вземете кафе и да се насладите на свеж старт на работния ден, сте затънали в цикъл от монотонна работа. Това не е забавно за никого!
Склонни към човешки грешки
Представете си, че одобрявате фактура за един милион долара, защото някой е пропуснал една запетая – оуч! Ръчни грешки като тази могат да доведат до проблемни резултати, особено в области, чувствителни към данни, като финансите или регулираните индустрии.
Една проста грешка или пропуск може да провали проекти, да наруши работните процеси и да струва на бизнеса цяло състояние (да не говорим за достойнството ви по време на екипните срещи).
👀 Знаете ли, че... Японската компания Mizuho Securities загуби над 225 милиона долара поради печатна грешка при търговия с акции през 2005 г. – скъпоструващо напомняне за това как ръчното въвеждане на данни може да доведе до грешки.
Високи разходи за труд
Всяка задача, която изисква ръчна намеса, изисква и работни часове, което води до парични разходи. Независимо дали наемате допълнителен персонал или плащате извънреден труд за завършване на процесите, зависимостта от човешкия труд за повтарящи се задачи може да повиши ненужно оперативните разходи.
Липса на стандартизация
Готови ли сте за истината? Един от най-големите проблеми, с които се сблъскват мениджърите, е да накарат всички да следват едни и същи стъпки, за да се постигнат последователни резултати. Това често води до объркване и забавяне на работата.
Без подходящи стандартни оперативни процедури (SOP) служителите могат да работят по свой начин. Това е като да помолите пет души да приготвят едно и също ястие без рецепта. Едно ястие ще е пресолено, друго ще е прегоряло и никой няма да знае какво е пошло не както трябва.
Но това прави ли ви лош мениджър? Абсолютно не! Просто се нуждаете от подходящия процес.
Ограничена мащабируемост
Разчитането на ръчни процеси за изпълнение на задачите означава, че наличните ви човешки ресурси са ограничени.
Ако вашият бизнес се разраства, приемате повече клиенти, обработвате по-големи масиви от данни или управлявате множество заинтересовани страни, вашите настоящи бизнес процеси може да се провалят под натиска.
Неефективно сътрудничество
Сътрудничеството на работното място трябва да бъде забавно, а не като безкраен мач по имейл с въпроси от типа „Одобри ли това?“ и „Мислех, че ти си го одобрил!“.
Добавете към това и няколко срещи, и закъсненията се натрупват. Това води до безкрайни комуникационни вериги, които не успяват да комуникират ефективно, оставяйки всички изтощени и разочаровани.
📮ClickUp Insight: 83% от специалистите, работещи с информация, разчитат предимно на електронната поща и чата за комуникация в екипа. Въпреки това, почти 60% от работния им ден се губи в превключване между тези инструменти и търсене на информация.
С приложение за работа като ClickUp, управлението на проекти, съобщенията, имейлите и чатовете ви се събират на едно място! Време е да централизирате и да се заредите с енергия!
Предимства на автоматизирането на ръчните процеси
Всички тези нередности могат да бъдат решени с едно просто решение: автоматизация.
Ето няколко начина, по които автоматизацията може да помогне на вашия бизнес.
- Цифрова трансформация: Автоматизирането на процесите е като преминаване от аналогов към цифров бизнес. То замества планините от документи и ръчното въвеждане на данни с елегантни цифрови работни потоци.
- Спестете време на компанията: Защо да прекарвате часове в повтарящи се задачи, когато автоматизацията може да ги изпълни за секунди? Освободете графика на екипа си за по-стратегическа и творческа работа.
- Намалете човешката намеса: Кажете сбогом на постоянното микроуправление. Включването на роботизирана автоматизация на процесите (RPA) във вашия бизнес се грижи за рутинните задачи, намалявайки вероятността от грешки.
- Повишете оперативната ефективност: Автоматизацията опростява процесите, помага за ефективното използване на ресурсите, ускорява задачите, намалява грешките и поддържа последователността на работните потоци за по-добра обща ефективност.
- Улеснете сътрудничеството: Няма повече преследване на имейли за актуализации! Автоматизацията централизира информацията и улеснява екипите да споделят актуализации чрез коментари по конкретни задачи и да са на една и съща страница по всяко време.
- Повишете удовлетвореността на клиентите: Когато спестявате време при изпълнението на задачите, можете да се съсредоточите повече върху подобряването на качеството на вашия бизнес. Пример за автоматизация в обслужването на клиенти е автоматизираното изпращане на имейли с актуализации.
Накратко, автоматизацията не само отстранява неефективността, но и подобрява цялостната дейност на вашия бизнес.
🧠 Интересен факт: Списанието Harvard Business Review съобщава, че 60% от служителите считат, че автоматизацията е повишила тяхната производителност и качеството на работата им, като е направила работата им по-безопасна.
Как да автоматизирате ръчните процеси
Как да започнете с автоматизацията на бизнес процесите? Можете да се запознаете с безброй примери за автоматизация на бизнес процеси, достъпни онлайн, но не всички от тях ще са подходящи за вас.
Трябва да експериментирате и да създадете уникален работен процес, който отговаря на вашите изисквания. Ето стъпка по стъпка ръководство, което ще ви помогне да започнете:
Стъпка 1: Идентифицирайте подобренията в процесите
Преди да се впуснете директно в автоматизацията, отстъпете крачка назад и оценете съществуващите си процеси. Задайте си следните въпроси.
- Какъв е вашият текущ работен процес?
- Кои задачи отнемат най-много време?
- Колко от тях могат да бъдат автоматизирани?
Тези въпроси ще ви помогнат да определите процесите, които са готови за цифрово обновяване. За да улесните този процес, използвайте инструменти за автоматизация на бизнес процесите.
ClickUp е най-добрият софтуер за автоматизация на задачи, който ви помага да автоматизирате бизнес процесите, да сътрудничите и да проследявате напредъка – всичко това в една платформа.
Използвайте инструменти като ClickUp Mind Maps, за да визуализирате работния си процес и лесно да идентифицирате областите, които се нуждаят от подобрение.
💡Съвет от професионалист: Включете екипа си в процеса, като си сътрудничите с него в реално време. Имате нужда да свържете визуалното си мозъчно буряне – с лепящи се бележки, фигури и свързващи елементи – с реалните задачи? Опитайте ClickUp Whiteboards и превърнете усъвършенстването на работния си процес в много по-забавно занимание!
Стъпка 2: Определете изискванията за автоматизация
След като сте набелязали неефективните аспекти, е време да поставите ясни цели. Какви резултати искате да постигнете с автоматизацията? ClickUp ви позволява да създавате персонализирани типове задачи, които са съобразени с различни аспекти на вашия бизнес.
Независимо дали управлявате запитвания на клиенти, проследявате етапите на проекти или се занимавате с HR процеси, можете да дефинирате всеки тип задача с уникални потребителски полета и статуси, които отразяват нейната цел.
Използвайте персонализираните полета на ClickUp, за да добавите конкретна информация, свързана с всеки тип задача, като падащи менюта за приоритетни лостове или формули за изчисляване на напредъка.
📌 Пример: Ако проследявате категориите на маркетингови проекти, можете да създадете падащо меню „Потребителско поле“ с опции като „Платени медии“, „Органично съдържание“ и „Съдържание, създадено от потребители“. Добавете уникални полета, за да записвате важни подробности, като крайни срокове за публикуване или типове канали.
Това помага за поддържане на последователност при записването на информация. Запазете тези персонализирани типове задачи като шаблони за повторна употреба в цялата организация.
Прочетете също: Примери за автоматизация на работния процес и случаи на употреба
Стъпка 3: Разработване на автоматизацията
След като сте дефинирали задачите си, е време да ги автоматизирате! ClickUp Automations ви позволява да настроите повтарящи се задачи и да създадете тригери, които автоматично задействат действия.
Може би си мислите, че за това са необходими умения за програмиране. Не е така! Това е като домино – едно действие задейства другото в перфектна синхронизация, което води до автоматично изпълнение дори на най-досадните задачи.
📌 Пример: Да предположим, че вашият екип маркира дадена дизайнерска задача като „завършена“. Можете да създадете персонализирана автоматизация, която незабавно ви уведомява за одобрение и планира проверка на качеството с краен срок. Това ви помага да бъдете отговорни и гарантира, че няма да има отклонения в напредъка.
Вече няма нужда от ръчни напомняния, които може да забравим да изпратим. С само няколко кликвания можете да избегнете риска от пропуски при всички задачи!
Преди автоматизацията, когато копирайтърът завършеше дадена задача, ние трябваше ръчно да съобщим на ръководството, че копието е готово. Това можеше да отнеме 36 часа. Сега е страхотно, защото целият екип следи ежедневните си задачи в ClickUp.
Преди автоматизацията, когато копирайтърът завършеше дадена задача, ние трябваше ръчно да съобщим на ръководството, че копието е готово. Това можеше да отнеме 36 часа. Сега е страхотно, защото целият екип следи ежедневните си задачи в ClickUp.
Стъпка 4: Следете отблизо автоматизацията в началото
След като процесът на автоматизация е в действие, следете го внимателно и тествайте какво работи за вашия екип.
Изберете от над 15 изгледа на ClickUp, за да проследявате работата си по начин, който е подходящ за вашия екип. Използвайте изгледа „Списък“ за подробно управление на задачите, изгледа „Календар“ за проследяване на крайните срокове и изгледа „Гант“ за преглед на всички ваши етапи и зависимости.
Тези изгледи са напълно персонализирани, така че можете да ги променяте както желаете. Можете също да филтрирате задачите по статус, отговорни лица и др., за да внесете още по-голяма ред в управлението на вашите бизнес процеси.
Освен това, таблата за управление на ClickUp предоставят обзор в реално време на вашите работни потоци и ви позволяват да проследявате ефективно ключовите показатели за ефективност.
От натоварването на служителите до графиците на проектите, тези табла ви позволяват да следите всичко и да автоматизирате бизнес отчетността си.
Стъпка 5: Оптимизирайте автоматизацията с течение на времето
Колкото и удобна да е автоматизацията, тя все пак се нуждае от известно ниво на човешки надзор. Затова не я настройвайте и не я забравяйте.
ClickUp предлага най-надеждните инструменти за отчитане за автоматизация. Нашият софтуер за отчитане ви позволява да създадете всеобхватни табла като център за контрол на мисиите ви.
Това е толкова лесно, колкото добавянето на карти за измерване и диаграми, въвеждането на вашите данни и персонализирането на визуализациите. Можете да видите цялата работа на високо ниво, за да управлявате хора, задачи, време, документи, вградени елементи и спринтове на едно място.
Задайте тримесечните си цели и проследявайте работата на всеки служител в единен табло. Управлението на ресурсите ви помага да визуализирате колко добре използвате екипа си, а анализът на натоварването показва колко продуктивен е екипът ви, като проследява изпълнението на задачите.
Крайната цел? Да идентифицирате какво правите добре и да премахнете пречките в процесите си чрез ефективна автоматизация. Чрез визуализиране на всеки етап от работния процес ще управлявате по-ефективни екипи и ще постигате по-добри резултати.
📮ClickUp Insight: Наскоро открихме, че около 33% от работниците, занимаващи се с интелектуален труд, изпращат съобщения на 1 до 3 души дневно, за да получат необходимата им информация. Но какво ще стане, ако имате цялата информация документирана и лесно достъпна?
С ClickUp на ваша страна, превключването между контексти става нещо от миналото благодарение на автоматизираните актуализации.
Искате бърз обзор на напредъка на екипа, без да преминавате през таблото за управление? Използвайте ClickUp Brain, вашия асистент, задвижван от изкуствен интелект!
Brain има отговор на всеки въпрос, свързан с проекта, защото черпи информацията си от вашето собствено работно пространство – задачи, бележки от срещи и дори чат разговори. Това означава, че получавате само това, от което се нуждаете, без излишни подробности и със 100% точност!
Можете също да го използвате за създаване на персонализирани автоматизации в ClickUp, като използвате подсказки на естествен език.
Бонус стъпка 6: Ангажирайте екипа си за постоянни подобрения
Вашият екип е най-голямото ви богатство – затова го включете в процеса! Добавяйте коментари към задачите, за да събирате обратна връзка за автоматизираните работни процеси и да насърчавате предложения за подобрения.
Планирайте редовни срещи, за да обсъждате какво работи и да обменяте идеи за оптимизация.
Всичко – от идеята до реализацията и отчитането – се случва тук, в ClickUp:
- Идентифицирайте повтарящи се и отнемащи време задачи
- Спестете време, като създадете шаблони за типове задачи и полета, които отговарят на нуждите на вашия бизнес.
- Активирайте автоматизирани известия и напомняния, за да спазвате всички срокове.
- Получавайте информация в реално време за вашите автоматизации
- Сътрудничество с екипа си и съхраняване на всички задачи и разговори на едно място
Удобният за ползване интерфейс и напълно персонализируемите функции на ClickUp ви помагат най-накрая да се сбогувате с тези досадни ръчни задачи:
Това е чудесно за автоматизиране на повтарящи се процеси, за увеличаване на прозрачността и отчетността и, честно казано, за да не се налага да обикаляте фабриката 3 пъти, за да съберете информация от 3 различни членове на екипа. Предполагам, че хората го използват най-вече за подпомагане на административната си дейност или проекти, но ние го внедрихме доста успешно, за да дигитализираме производствения си процес.
Това е чудесно за автоматизиране на повтарящи се процеси, за увеличаване на прозрачността и отчетността и, честно казано, за да не се налага да обикаляте фабриката 3 пъти, за да съберете информация от 3 различни членове на екипа. Предполагам, че хората го използват най-вече за подпомагане на административната си дейност или проекти, но ние го внедрихме доста успешно, за да дигитализираме производствения си процес.
💡 Съвет от професионалист: Не започвайте от нулата. За да ускорите автоматизацията, използвайте шаблони, пригодени за вашата индустрия, като например такива за работни потоци за привличане на клиенти или проследяване на маркетингови кампании.
Най-добри практики за успешна автоматизация на процесите
Автоматизирането на управлението на бизнес процесите е пътуване, а не крайна цел. Следвайте тези най-добри практики, за да осигурите плавен и успешен преход.
Започнете с малки стъпки
Не се опитвайте да автоматизирате всичко наведнъж. Започнете с един добре дефиниран процес в конкретен отдел. Това ще ви позволи да проучите възможностите, да идентифицирате потенциалните предизвикателства и да усъвършенствате подхода си, преди да разширите усилията за автоматизация в цялата организация.
Ангажирайте заинтересованите страни от първия ден
Автоматизацията променя значително работния ви процес, затова се уверете, че включвате множество заинтересовани страни още от фазата на планиране.
Това поддържа интереса на всички към процеса и им помага да разберат целите на автоматизацията. Съберете мнения от служители, мениджъри и дори клиенти, за да идентифицирате проблемните области и областите, които се нуждаят от подобрение.
Стандартизирайте процеса
Преди да внедрите автоматизация, дефинирайте, документирайте и стандартизирайте процесите в цялата организация. Това поставя основите за плавен и успешен преход към автоматизирани работни потоци.
Обмислете създаването и внедряването на стандартни оперативни процедури (SOP) за всички ключови процеси, така че дори и начинаещите да могат да използват платформата с минимална ръчна помощ.
Тествайте изчерпателно
Тествайте задълбочено автоматизираните работни потоци, преди да ги финализирате. Следете отблизо производителността след внедряването. Проследявайте ключови показатели като време за обработка, процент на грешки и удовлетвореност на клиентите.
Това ви позволява да идентифицирате и разрешите всички проблеми своевременно, като гарантирате, че автоматизацията доставя очакваните резултати.
Въведете изкуствен интелект
Изкуственият интелект може значително да подобри вашите усилия за автоматизация. Използвайте го колкото се може повече, за да си улесните живота. Разгледайте решения, базирани на изкуствен интелект, за анализ на данни, прогнозно моделиране и задачи, свързани с обслужването на клиенти.
Това ви помага да идентифицирате модели, да вземате по-информирани решения и да персонализирате клиентското преживяване.
Поддържайте човешки надзор
Макар че автоматизацията може значително да намали човешката намеса, е от решаващо значение да се запази известна степен на човешки контрол. Някои задачи винаги ще изискват човешка преценка, творчество и критично мислене.
Балансирайте автоматизацията с човешки надзор, за да гарантирате възможно най-добрите резултати.
Следвайки тези най-добри практики, можете да максимизирате ползите от автоматизацията на процесите, да подобрите ефективността на работния поток и да преминете успешно към автоматизация, без да се претоварвате с технологичната страна на нещата.
Освободете се от хартиените вериги с ClickUp
Повтарящите се задачи са като малки камъчета в обувките ви – в началото ги понасяте, но с течение на времето те ви дразнят и забавят. Помните ли усещането, когато най-накрая можете да извадите тези камъчета? Е, автоматизацията е точно такова усещане.
Но защо да изберете ClickUp за автоматизация?
Това е най-добрата платформа за автоматизация на процесите, с персонализирани автоматизации, табла за управление и интелигентен AI асистент. Тя е вашият ключ към по-гладки работни процеси, по-щастливи екипи и доволни клиенти. Защо да се задоволявате с монотонност, когато иновациите са само на няколко клика разстояние?
Това е доста лесно. Започнете с малки стъпки, включете екипа си и правите промени постепенно. Преди да се усетите, ще се чудите как сте се справяли без автоматизация.
Готови ли сте да се автоматизирате? Регистрирайте се за безплатен акаунт в ClickUp сега!