Стратегии за годишно планиране за бизнес лидери

Както гласи популярната военна поговорка, известна също като 7П,

Правилното предварително планиране предотвратява лошите резултати.

Макар че не всяка организация следва принципа на единното командване на армията или има един ясно определен противник, който да победи, значението на планирането е универсално. Особено за съвременните предприятия, където бъдещите перспективи на бизнеса са ограничени до десетина години.

Проучване на EY сочи, че средната продължителност на живота на компания от S&P 500 в САЩ преди 80 години е била 67 години. Днес тя е едва 15 години! По същество, ако направите петнадесетгодишен план за компания, която е на една година, може дори да не успеете да го използвате!

С бързото развитие на света технологиите остаряват за месеци, а клиентите изискват нови преживявания. Плановете трябва да постигат правилния баланс между надеждност и адаптивност.

В тази публикация в блога разглеждаме как можете да използвате различни стратегии за годишно планиране, за да постигнете точно това!

Разбиране на годишното планиране

Идеята за годишното планиране звучи доста очевидна – правите планове за следващата година. 🤷 Освен че не е толкова просто. В зависимост от вашия бизнес, размера на организацията и пазара, на който оперирате, характерът на годишното планиране може да варира значително. Да видим как.

Какво е годишно планиране?

Годишното планиране е процесът на очертаване на целите, дейностите, етапите, бюджетите и ресурсите за предстоящия дванадесетмесечен период. Някои от определящите характеристики на годишното планиране са както следва.

Разлика между годишно планиране и стратегическо планиране

В управлението на бизнеса стратегия, планове, тактики и комбинация от тези думи често се използват като синоними, което води до ненужно объркване. Затова, преди да навлезем в подробностите на годишното планиране, нека разграничим това от „стратегическо планиране“.

В епизод от подкаста на HBR, озаглавен „Планът не е стратегия“, Роджър Мартин, бивш декан на Ротман Скул ъф Мениджмънт в Университета на Торонто, казва:

Стратегията е интегративен набор от избори, които ви позиционират на избраното от вас игрище по начин, който ви гарантира победа... Стратегията има теория.

Така че, голяма част от процеса на стратегическо планиране се състои в създаването на теорията, т.е. вземането на важни решения за това защо правите това, което правите, кои са вашите клиенти, какво ви прави по-добри от конкурентите ви и т.н. Някои от тези шаблони за стратегическо планиране ще ви дадат по-добра представа.

От друга страна, годишният процес на планиране се отнася до изпълнението на посочената стратегия в рамките на следващите дванадесет месеца.

Въпреки че не е изцяло стратегическо по своята същност, годишното планиране заема много важно място в жизнения цикъл на една организация по няколко причини.

Предимства на ефективното годишно планиране

Ефективното годишно планиране е пътната карта за пътуването на бизнеса през следващите дванадесет месеца. С него всеки член на всеки екип знае дестинацията, етапите и пътя към тях. Това предлага множество предимства, като например:

Насока: Ефективният процес на годишно планиране определя посоката за цялата организация. Той гарантира, че всеки индивид е съгласуван с плана на екипа, който е в съответствие с плана на отдела и т.н.

Яснота на действията: Добрият годишен план очертава какво трябва да бъде постигнато и как. Той елиминира неяснотите около начина, по който се постигат целите на организацията.

Оттук нататък екипите имат ясна представа за задачите си за годината.

Отчетност: Годишният план възлага отговорност за различни цели и резултати на конкретни лица. Това насърчава личната и екипната отчетност.

Измеримост: Годишният план е от решаващо значение за измерване на успеха на организацията. Той е еталонът, спрямо който се оценява представянето в края на годината.

Оптимизация на ресурсите: Разпределението на бюджети, персонал, инструменти и други ресурси става ефективно, ако е в интерес на солиден план.

Управление на риска: По същество годишният план е и стратегия за намаляване на риска. Той помага на лидерите да предвидят разумно рисковете, които могат да възникнат през следващата година (или по-нататък), и да изградят мерки за тяхното намаляване още днес.

За да се възползвате от горните предимства и да бъдете ефективни, планът трябва да има конкретна структура. Нека разгледаме това по-подробно.

Ключови компоненти на ефективното годишно планиране

Един успешен годишен план трябва да бъде изчерпателен, без да бъде прекалено предписителен. Той трябва да обхваща следните елементи в известна подробност.

Цели

Годишното планиране започва с определяне на цели и задачи. То определя приоритетите на бизнеса, за да могат екипите да насочат усилията си съответно. Ето няколко примера за цели за 1/5/10 години, с които да започнете.

Бюджети

Бюджетите в годишния план определят финансовите ограничения. Те налагат ограниченията на финансовите, техническите и човешките ресурси, с които екипите трябва да постигнат своите цели.

План за действие

Когато годишният план на организацията се разпределя между отделите, екипите и отделните лица, той очертава и дейностите, които всеки от тях трябва да изпълни.

Роли и отговорности

Годишният план очертава и ролите и отговорностите на всички участници, както и техните цели и очаквания. Ако по време на етапа на планиране не са налице подходящите ресурси, това дава възможност за наемане на нови кадри.

Показатели и механизми за преглед

В тази част от годишния план се очертава процесът, чрез който ще се проследява напредъкът през цялата година. Как да разберете дали сте на прав път към постигането на целите си? Разбира се, чрез ключови показатели за ефективност (KPI) и механизми за преглед!

Тези шаблони за план за растеж предлагат полезни примери за това как тези компоненти работят в тандем.

Планове за извънредни ситуации

Един добър план предлага и идеи за това какво да направите, когато нещата не вървят по план. По същество, този компонент обхваща алтернативните варианти за действие в случай, че план А не проработи.

След като вече знаете контекста, нека видим как можете да приложите годишното планиране на практика.

Стъпки за ефективно годишно планиране

Както видяхме по-рано, годишният план е пътна карта за цялата организация. Той обединява всички към общи цели. Създаването на такъв план изисква цялостен подход, като този, който описваме по-долу.

1. Преглед на изминалата година

Преди да направите каквито и да било планове, направете задълбочен преглед на резултатите от миналата година. Обърнете внимание на следното.

Събирайте както количествени, така и качествени данни. Събирайте цифри, но и мнения за причините и начините.

Използвайте тази информация като основа за следващата година. Ако конверсиите от канала за лични събития са били по-добри от тези от уебинарите, би било добре да отделите повече средства за първите. Или ако каналът за съдържание не е донесъл никакви резултати, може би е добре да преразгледате поставените цели и да прецените дали са били подходящи.

Такъв преглед ще ви помогне да приключите ясно предходната година и да започнете новата с чисто съзнание.

2. Поставяне на цели и задачи

Използвайте прегледа на миналата година като цялостен контекст на бизнеса и е време да определите целите си.

Използвайте метода SMART за поставяне на цели

Направете целите си конкретни, измерими, постижими, уместни и навременни. Вместо да поставяте цели като „привличане на клиенти“, направете ги SMART: Увеличете привличането на клиенти с 5% месечно чрез онлайн рекламни канали.

Използвайте йерархичен модел

Първо определете най-високите цели, например за цялата организация. След това ги разбийте по нива. Ако целта на организацията е да привлече нови клиенти, тя би се разбила на:

Цели на отделите: Маркетинговите цели биха били свързани с увеличаване на впечатленията, трафика на сайта и конверсиите; целите за привличане на таланти биха били да се наемат повече членове на екипа по продажбите; целите за успех на клиентите биха били свързани с получаване на допълнителни препоръки и т.н.

Цели на екипа: Маркетинг екипите ще ги разбият на по-малки части. Екипът за реклама в търсачките ще създаде бюджети за всеки канал и ще проектира кампаниите си. Екипът за съдържание ще планира своите активи за генериране на потенциални клиенти. Екипът за социални медии ще планира да увеличи импресиите, може би чрез връзки с влиятелни лица.

Индивидуални цели: Въз основа на очакваните резултати на екипа, всеки отделен член на екипа определя своите цели, като например броя статии, които всеки автор ще създаде, или целите за конверсия за всяка кампания.

3. Създаване на планове за действие

След като целите са поставени, е време да се измислят начини за тяхното постигане, т.е. да се изготвят планове за проектите.

Структурирайте проектите си: Разделете дейностите си на прости, управляеми проекти. Можете да изградите проектите си около създаването на съдържание, разпространението в социалните медии, имейл бюлетини и т.н. Можете също да създадете проекти за всяка кампания, събитие или важен момент.

Ето няколко шаблона за проектни планове, които ще ви помогнат да започнете.

Създаване на задачи: Попълнете проектите си със задачи.

Управлявайте изпълнението: възложете тези задачи на подходящите лица. Задайте начални дати и крайни срокове. Отбележете зависимостите, ако има такива.

4. Инструменти и методи за годишно планиране

Ако използвате изпитани във времето документи и таблици за годишното си планиране, не може да ви се вини за това. Днес обаче съществуват много по-ефективни и мощни инструменти, които помагат при годишното планиране.

Инструменти за управление на проекти

Годишният план е по същество сбор от взаимосвързани проекти, насочени към общи цели. Добър инструмент за управление на проекти, като ClickUp, може да ви помогне да видите цялостната картина, без да пропускате детайлите.

С ClickUp Tasks можете да създавате пътни карти за проекти, да задавате задачи, да разпределяте потребители, да определяте крайни срокове, да оценявате и проследявате времето, както и да добавяте приоритети или етикети. Настройте персонализирани статуси, които отговарят на вашите работни процеси. Добавете списъци за многократна употреба и ги прилагайте автоматично към конкретни видове задачи. Свържете сходни задачи или добавете етапи.

Инструменти за сътрудничество

Ефективното изпълнение на годишните планове изисква способност за лесна комуникация в реално време. ClickUp предлага няколко начина да направите това в контекста. За начало можете да водите разговори като вложени коментари във всяка задача.

За по-динамични разговори в реално време, опитайте ClickUp Chat. Водете разговори по каналите на конкретни проекти. Свържете задачите с разговорите си и улеснете навигацията на колегите си. Започнете разговори с едно кликване от ClickUp; създавайте автоматично обобщения и задачи за действие.

Инструменти за проследяване на целите

Най-лесният начин да постигнете целите си е да ги държите на видно място и достъпни по всяко време. ClickUp Goals е мощно приложение за проследяване на цели, което позволява всичко това и още много други неща.

Задайте ясни цели, за да проследявате успехите си. Това могат да бъдат цели за задачи (като задачите в спринт или кампания), цели за брой (като броя статии, които трябва да се напишат), парични цели (като приходи в долари) или цели за вярно/невярно (като дали е резервирано място за събитие или не).

Управлявайте всичките си цели на едно място, организирайте ги в папки и визуализирайте колективния напредък.

5. Изпълнение на годишните планове

Досега говорихме за планирането. Време е да направим още една стъпка напред и да обсъдим изпълнението.

Включете екипите

За начало съберете всички членове на екипа си на платформата за управление на проекти.

Консолидирайте данните

За да продължите контекста от предходната(ите) година(и), е важно да консолидирате някои от данните. За да направите това:

Прегледайте инструментите за управление на ефективността

Създайте прост и практичен начин за проследяване на резултатите през цялата година. ClickUp Dashboards ви позволява да визуализирате данни от различни източници.

Визуализирайте незабавно всички данни, свързани с проекта, в ClickUp, като задачи, натоварване, работни часове, фактурирани часове и индивидуална продуктивност. Интегрирайте десетки приложения на трети страни, за да създадете консолидирани табла, като отчети за продажбите, визуализации на CRM, ефективност на маркетинговите кампании и др. Всеки отделен потребител може да настрои лични табла, за да измерва и собствената си ефективност.

И накрая, но не на последно място, използвайте тези данни, за да адаптирате плана си в течение на годината. Преразпределете бюджетите, преразпределете ресурсите или коригирайте дейностите, за да останете на път към постигането на целите си. За по-бърз старт използвайте шаблони за оперативни планове, за да структурирате изпълнението си.

Един добър годишен план се състои от редица променливи елементи. Това може да бъде предизвикателство без подходящата подкрепа.

Предизвикателства при годишното планиране

Ето най-често срещаните предизвикателства в управлението на проекти, с които може да се сблъскате при годишното си планиране, и начини да ги преодолеете.

Неточни прогнози: Понякога екипите надценяват това, което могат да постигнат за една година. Затова прогнозират всичко, включително бюджети, ресурси и дейности, по неточен начин.

За да избегнете това, правете прогнози въз основа на съществуващите данни. Бъдете разумни в прогнозите си и действайте с повишено внимание.

Несъответствие: Всеки индивид, екип и отдел трябва да съгласува своите цели с тези на организацията. По-важното е, че те трябва да бъдат в услуга на цялостния бизнес план. Когато това не се случи, се появява огромно предизвикателство.

Най-лесният начин да преодолеете това е да използвате методи за планиране като цели и ключови резултати (OKR) или балансирана система за оценка. Това помага да се поддържат целите и дейностите на всички в съответствие с една и съща цел.

Бюджетни ограничения: Много рядко всеки екип получава бюджета, за който е кандидатствал. Това означава, че екипите трябва да постигнат целите си с наличния бюджет.

За да направите това, проведете няколко симулации. Разгледайте различни комбинации от разпределение на бюджета, преди да изберете най-подходящата.

Управление на времето: Нека си признаем. Планирането отнема време. Докато вече сте претоварени с ежедневната работа, отделянето на време за планиране на бъдещето може да бъде голямо предизвикателство.

Преодолейте това предизвикателство, като включите резервно време в плана. Уверете се, че сте оставили няколко седмици през декември свободни в годишния си план за годишното бизнес планиране за следващата година.

Бизнес лидерите могат да играят ключова роля в подпомагането на екипите да преодолеят тези предизвикателства.

Ролята на лидерството в годишното планиране

Добрият лидер разбира, че екипите са по-близо до реалността и имат по-задълбочени познания по бизнес въпросите.

Планирайте пътя си към успеха с ClickUp

Независимо дали ръководите военен полк или екип от стажанти по маркетинг, добрият план е основата на доброто представяне. Той помага на всички да знаят какво трябва да се направи, защо, как, до кога, от кого и по какъв стандарт. Той движи бизнеса напред.

Ето защо организационното планиране е критична част от работата на всеки бизнес лидер. То е начин да определите посоката и да насочвате екипа.

Една от най-големите грешки, които можете да допуснете, е да разглеждате годишното планиране като еднократна дейност. Въпреки че стратегическият план обикновено се изготвя в началото на годината, вие трябва да контролирате неговото изпълнение през целия дванадесетмесечен период.

За да направите това, се нуждаете от стабилна платформа за планиране и управление на проекти като ClickUp. С мощни функции за управление на задачи, документация, анализи, изкуствен интелект и лесни за използване шаблони, ClickUp предлага всичко необходимо за реализиране на вашите годишни планове. Опитайте ClickUp безплатно още днес.