Искате да направите процеса на закупуване по-лесен и по-управляем? Опитайте шаблон за поръчка за покупка.
Удобен и адаптируем, този документ опростява целия процес на закупуване, като ви помага да проверявате нивата на запасите, да създавате поръчки за покупка, да спестявате време и да намалявате грешките.
Прочетете този блог, за да намерите най-подходящия шаблон за поръчка за покупка (шаблон PO) в Excel за вашия малък или голям бизнес. Започнете веднага!
Какво прави един шаблон за поръчка добър?
В интернет ще намерите много безплатни шаблони за поръчки в Excel. Но как да разберете кой от тях да изберете?
Ето няколко характеристики, които трябва да търсите в един добър шаблон за поръчка за покупка:
- Ясно оформление: Изберете шаблон за поръчка с ясна и организирана структура. Това улеснява попълването на необходимата информация от страна на бизнеса ✍️
- Важни подробности: Уверете се, че шаблонът съдържа всички необходими полета за процеса на поръчка, като номер на поръчката, име на компанията, данни за доставчика, условия за доставка, количество, плащане, информация за доставката и др. Това го прави изчерпателен и гъвкав.
- Автоматизирани изчисления: Изберете шаблон за поръчка за покупка, който автоматизира всички съществени изчисления като данъци, транспортни разходи, обща стойност и др., за да елиминирате вероятността от грешки.
- Персонализируеми секции: Изберете шаблон, който ви позволява да персонализирате всеки елемент, за да можете да добавяте/премахвате подробности според нуждите на вашия голям или малък бизнес.
- Възможности за проследяване на статуса: Изберете шаблон за поръчка за проследяване на поръчките. Това ви гарантира, че ще получавате всяка актуализация относно местонахождението им.
➡️Прочетете още: 10 безплатни шаблона за формуляри за поръчки в Excel и ClickUp
Безплатни шаблони за поръчки в Excel
Без да губим повече време, нека ви представим най-добрите безплатни шаблони за поръчки за покупка в MS Excel:
1. Шаблон за поръчка за покупка в Excel от Vertex42
Шаблонът за поръчка за покупка в Excel от Vertex42 е стандартен документ, подходящ за повечето собственици на фирми. Основен, но изчерпателен, той ви позволява да въведете основни данни за поръчката за покупка, като информация за доставчика, описание на артикула, количество, цена и др.
Тъй като този шаблон е достъпен за изтегляне в различни версии, включително Google Sheets и MS Word, той е подходящ за достъп от различни платформи. Ако имате нужда от резервно копие, запазете го като PDF файл.
Ето защо ще го харесате:
- Персонализирайте всички подробности, като информация за доставчика и доставката.
- Изчислете данъците и разходите за доставка за изчерпателна документация
- Елиминирайте нуждата от външно софтуерно решение – просто отворете Excel и започнете да работите.
Идеален за: Собственици на фирми, които търсят проста, мултиплатформена електронна таблица за поръчки за управление на информация за доставчици, описания на артикули и цени.
2. Шаблон за поръчка за покупка в Excel от ProjectManager
Търсите универсален шаблон за създаване на отделни поръчки за покупка за различни доставчици? Шаблонът за поръчка за покупка в Excel от ProjectManager може да е правилният избор за вас. С неговия изчистен и професионален дизайн можете да създадете поръчка за покупка за всеки доставчик, с когото работите.
Шаблонът ви позволява да добавите цялата необходима информация за безпроблемно изпълнение: информация за поръчката, данни за контакт, условия за доставка и дата на доставка. Освен това можете да сумирате общата сума на реда, за да изчислите разходите и други цифри.
Ето защо ще го харесате:
- Персонализирайте полетата за подробни условия за доставка и плащане
- Проследявайте статуса на поръчките и датите на доставка в един изглед
- Експортирайте в Google Sheets или PDF за лесно споделяне и архивиране.
Идеален за: Проектни мениджъри и екипи по снабдяване, които се нуждаят от стандартен шаблон за поръчка за доставка за множество доставчици.
3. Шаблон за поръчка за електронна търговия от CIN7
Шаблонът за поръчка за електронна търговия CIN7 е специално разработен за онлайн бизнеси. Както и обикновената поръчка, той съдържа полета за добавяне на информация за продукта, информация за доставката, условия на плащане, дати на доставка и др.
Външният вид на шаблона е внимателно проектиран с оглед на простотата. Всички подробности са представени изчерпателно и елегантно, което го прави подходящ както за доставчици на продукти, така и за доставчици на услуги.
Ето защо ще го харесате:
- Добавете по-подробни полета като софтуерни лицензи и кодове за достъп за цифрови продукти.
- Проследявайте жизнения цикъл на всяка поръчка с включени актуализации на статуса
- Запазете в различни формати за достъп на различни платформи
Идеален за: Онлайн търговци и е-търговски фирми, които търсят лесен за използване шаблон за управление на поръчки за покупка на продукти и услуги.
4. Шаблон за поръчка за производство от CIN7
Поръчките за производство са известни със своята сложност. Въпреки това, CIN7 Шаблон за поръчка за производство има за цел да предложи опростено решение.
Както при типичната поръчка за производство, посочете вашите изисквания за доставка и уточнете други важни детайли като код на продукта, описание, количество и подробности за доставката. Има и възможност да добавите изисквания за контрол на качеството, което помага за създаването на рамка за отчетност за спазването на стандартите за качество.
Ето защо ще го харесате:
- Уверете се, че доставчиците разбират вашите нужди и избегнете забавяния и грешки с раздела „Списък на материалите“ (BOM), в който са описани суровините, компонентите и подсглобените възли.
- Координирайте и разпределяйте ресурсите ефективно, за да спазите сроковете за доставка, като използвате производствения график.
- Напишете конкретни инструкции в полето „Коментари“ за конкретни поръчки, които изискват специални услуги.
Идеален за: Производители, които се нуждаят от опростена таблица за поръчки, достъпна в Excel, Google Sheets или PDF версия, за да отговорят на сложни нужди по отношение на доставките, включително кодове на продукти, описания и подробности за доставката.
5. Шаблон за поръчка за строителство от TemplateLAB
Шаблонът за поръчка за строителство на TemplateLAB съдържа всички съществени подробности за продукта, за да улесни потвърждаването на стоки и услуги, свързани със строителството, от купувача към доставчика. Той поставя основата за ясна и ефективна комуникация между купувача и продавача и включва раздели за контактни данни, описания на услугите и материалите, цени и изчисление на данъците.
Освен това, изчистеният дизайн с отделни секции го прави лесен за разбиране и използване.
Ето защо ще го харесате:
- Получете подробна разбивка с отделни раздели за услуги и материали, включително времеви диапазони, почасови ставки, количества и цени.
- Бързо прегледайте разходите чрез обобщение на разходите с калкулатора за данъци и разходи.
- Гарантирайте документацията и отчетността с помощта на специалния раздел за подписи за одобрение и приемане от страна на купувача и доставчика, съответно.
Идеален за: Строителни компании, които търсят шаблон за поръчка за покупка, който улавя подробностите по проекта, като същевременно предлага възможност за по-подробно персонализиране.
6. Шаблон за поръчка за модни артикули от TemplateLAB
Шаблонът за поръчка за модни стоки от TemplateLAB е документ, който може да се персонализира и е подходящ за модни компании.
Той е разделен на пет части, които обхващат подробно всички детайли, свързани с клиента, поръчката, доставката и плащането. Освен това този шаблон за формуляр за поръчка за покупка може да бъде изтеглен в формати MS Word, стандартен MS Excel и PDF.
Ето защо ще го харесате:
- Проследявайте точно модните артикули чрез колони за име на продукта, номер на артикула, цена, количество, размер и цвят.
- Използвайте раздела „Бележки“ за персонализирани съобщения или споразумения, като осигурявате гъвкавост за допълнителни условия или инструкции.
- Лесно променяйте и добавяйте полета според специфичните нужди на модната индустрия.
Идеален за: Модни компании, които се нуждаят от гъвкав и персонализируем шаблон за поръчка, който включва данни за клиента, поръчката, доставката и плащането, като същевременно позволява гъвкаво форматиране в различни типове файлове.
7. Шаблон за поръчка за интериорен дизайн от TemplateLAB
Шаблонът за поръчка за интериорен дизайн на TemplateLAB е елегантно пригоден за услуги в областта на интериорния дизайн, като например закупуване на мебели. Този шаблон за формуляр за поръчка съчетава ясен формат с визуални препратки, за да оптимизира управлението на поръчките за проекти в областта на интериорния дизайн.
Можете също така да персонализирате всеки елемент – от шрифта до цветовата гама – за целите на брандирането.
Ето защо ще го харесате:
- Визуално представяйте поръчаните артикули, като интегрирате изображения, за да увеличите яснотата и да намалите двусмислието.
- Разделете общата цена с подробна ценова структура, която включва индивидуални разходи, разходи за доставка и такси за обслужване.
- Подчертайте допълнителните услуги по интериорен дизайн, като планиране на пространството и стилизиране.
Идеален за: Фирми, които искат да опростят поръчките в един централизиран шаблон, за да виждат различните елементи в бърз визуален формат за лесна навигация между различните артикули, което го прави идеален за големи предприятия.
➡️ Прочетете също: Какво е бележка за получени стоки (GRN) и защо е важна?
Ограничения при използването на шаблон за поръчка за покупка в Excel
Макар формулярите и шаблоните за поръчки за покупка на базата на Microsoft Excel да са добри, те може да не са подходящи за всички потребители. 👀
Ето три основни причини за това:
- Предизвикателства при сътрудничеството: Ако имате екип, който управлява системата ви за поръчки, шаблоните в Excel може да не са най-подходящи за улесняване на сътрудничеството в реално време между членовете, което допълнително усложнява работния ви процес.
- Ограничена автоматизация: Шаблоните за поръчки за покупка в Excel нямат вградени функции за автоматизация. По този начин управлението на поръчките отнема много време и е неефективно.
- Трудности при проследяването на промените: MS Excel не предлага надеждни функции за контрол на версиите, което затруднява проследяването на промените.
💡 Професионален съвет: Преди да направите покупка, трябва да се уверите, че процесът на закупуване е подходящ за вашия бизнес. Ефективен начин да направите това е да проследявате и измервате ключовите показатели за ефективност на закупуването. 🎯
Алтернативни шаблони за поръчки за покупка
Управлението на поръчките за покупка може да бъде сложен процес, но с подходящите ресурси той може да се улесни значително. Тук ClickUp се включва, за да опрости и рационализира целия работен процес.
ClickUp е ефективен инструмент за управление на работата, който съдържа различни функции, които оптимизират графика на поръчките ви и спестяват ценно време.
Ето няколко шаблона за поръчки за покупка, предлагани от ClickUp, за да улеснят работата на вашия бизнес:
1. Шаблон за поръчка на продукти в ClickUp
Търсите инструмент за проследяване на поръчки за покупка, който ви държи постоянно информирани? Използвайте шаблона за поръчка на продукти на ClickUp!
Този шаблон визуализира целия процес на вашата поръчка за покупка. По този начин можете незабавно да идентифицирате и елиминирате проблемите, които пречат на изпълнението на поръчката. Освен това, тъй като е напълно автоматизиран, не е необходимо ръчно въвеждане на данни или изчисления в шаблона.
Секциите в стил Kanban са лесни за навигация и силно сътруднически, като шаблона лесно може да се използва и като шаблон за обща поръчка за покупка.
Ето защо ще го харесате:
- Проследявайте статуса на поръчките с персонализирани етикети като „В транзит“ и „Изпълнена“ за точни актуализации.
- Запазете важната информация за поръчката, включително типа на продукта и контактите на клиента, с 14 уникални полета за персонализиране.
- Организирайте всичко с пет персонализирани изгледа, от „Статус на поръчката“ до „Нови поръчки“, за бърз достъп.
- Използвайте проследяване на времето и предупреждения за зависимости, за да опростите управлението на поръчките.
Идеален за: Екипи, които се нуждаят от формуляр за поръчка, за да проследяват и управляват поръчките на продукти и да автоматизират процеса.
🧠 Интересен факт: Общата поръчка за покупка (BPO) е като абонамент за Netflix за доставки! Вместо да правят многобройни поръчки за повтарящи се нужди, BPO позволява на фирмите да спестят време и да поръчват стоки или услуги многократно по едно споразумение до определена граница! 🦾
2. Шаблон за поръчка за покупка и инвентар на ClickUp
Типичният процес на управление на запасите е досаден и изисква редовно наблюдение и проверка. Но шаблонът за поръчки за покупка и запаси на ClickUp го прави много по-лесен.
Шаблонът автоматизира повечето задачи по управление на запасите, като например наблюдение на нивото на запасите и повторни поръчки, и изпраща периодични известия, за да ви държи в течение.
Освен това, създайте подробен списък с задачи за процесите по доставките, за да избегнете криза с доставките в последния момент.
Ето защо ще го харесате:
- Създавайте и възлагайте индивидуални задачи въз основа на всяка поръчка за покупка на съответния член на екипа.
- Организирайте данните за покупките и запасите, като количество, дата на доставка и др., на едно място с персонализирани полета.
- Получете ценна информация с персонализирани изгледи, които предлагат различни перспективи за поръчките и запасите.
- Автоматизирайте процесите, за да намалите ръчните задачи с вградени работни потоци и предупреждения.
Идеален за: Фирми, които се нуждаят от решение за управление на запасите, за да проследяват нивата на запасите, управляват поръчките и оптимизират доставките.
➡️Прочетете още: 10 безплатни шаблона за инвентаризация за Excel, Sheets и ClickUp
3. Шаблон за промяна на поръчка за ремонт на ClickUp
Представете си, че работите по проект за строителство или интериорен дизайн и се нуждаете от ресурс, който да ви помогне да създадете поръчки за промени. Шаблонът за поръчки за промени в ClickUp е идеален за тази цел. Лесен за използване и с висока степен на сътрудничество, този шаблон е цялостно решение за управлението на промените във вашия строителен проект.
Ефективно отразявайте и документирайте всички промени, направени по време на проекта. Можете дори да си сътрудничите с други страни, за да се уверите, че всички са съгласни с промените.
Ето защо ще го харесате:
- Следете и одобрявайте новите промени в поръчките и тяхното изпълнение с персонализирани статуси.
- Управлявайте задачите по ремонта с полета за въздействие, промени в цените и подробности за оригиналния договор.
- Поддържайте вашите поръчки за промени организирани с пет различни изгледа
- Подобрете надзора над проектите с маркиране, проследяване на времето и известия по имейл
Идеален за: Изпълнители, които управляват промени в проекти за реновиране и се нуждаят от шаблон, предлагащ лесен за използване формат за сътрудничество за документиране и съгласуване на промените.
4. Шаблон за формуляр за поръчка на доставки в ClickUp
Ако се нуждаете от шаблон за поръчка, отразяващ нюансите на покупките на продукти и услуги, изберете шаблона за формуляр за поръчка на доставки на ClickUp.
Проектиран като стандартен формуляр, основното предимство на шаблона е неговият опростен вид. Той съдържа кратки, лесни за разбиране точки, които обхващат подробностите за всичко, от което се нуждаете – офис консумативи, суровини или мебели.
Можете също да посочите количества, единични цени и други важни данни. Това ви помага да изпратите ясни и кратки заявки за поръчки до доставчика за бързо снабдяване.
Ето защо ще го харесате:
- Получете ясни обобщения и визуализации, които да ви помогнат да организирате запасите и логистиката.
- Намалете административната тежест и документооборота чрез този автоматизиран шаблон.
- Дръжте заинтересованите страни в течение, като актуализирате статуса на поръчката в хода на нейното изпълнение.
- Използвайте над 10 персонализирани статуса и полета, за да проследявате и маркирате поръчките.
Идеално за: Компании, които искат да опростят управлението на доставчиците с лесни за използване формуляри, които обработват поръчки, проследяват доставки и управляват контакти.
➡️Прочетете още: 3 основни вида договори за доставки, които трябва да знаете
5. Шаблон за изпълнение на поръчки в ClickUp
Шаблонът за изпълнение на поръчки на ClickUp подобрява и усъвършенства процеса на изпълнение на поръчките на всеки бизнес в областта на електронната търговия. Този шаблон е цялостно решение за управление на всичко, свързано с изпълнението на поръчки, от проследяване на сроковете за доставка до наблюдение на напредъка на поръчките.
Идентифицирайте и отстранете всички потенциални проблеми, които могат да възникнат в началото на процеса на изпълнение.
Ето защо ще го харесате:
- Следете състоянието на продуктите с персонализирани статуси като „На склад“ и „Изчерпан“, за да предотвратите забавяния.
- Организирайте поръчките с полета за цена, количество на поръчката и контактни данни на клиента.
- Документирайте изчерпателно подробностите по поръчката с номера на поръчката, мястото на доставка, описанието на продукта и др.
- Визуализирайте изпълнението на поръчките и наличностите, като ги интегрирате с други функции на ClickUp, като диаграми на Гант и табла Kanban.
Идеален за: Оперативни екипи и компании за електронна търговия, които проследяват изпълнението на поръчките. Ранното разрешаване на проблемите помага на шаблона да управлява сроковете за доставка и да предотвратява недостига на стоки.
6. Шаблон за поръчки на фирмени сувенири на ClickUp
Подадохте поръчка за персонализирани стоки при вашия доставчик? Управлявайте я с помощта на шаблона за поръчки на фирмени сувенири на ClickUp!
Този шаблон е предназначен за управление на поръчки за рекламни материали. Той служи като централно място за организиране и проследяване на всичко – поръчки за закупуване на стоки, доставки, дизайн на магазини и дори очакваната дата на доставка.
Започнете да следите запасите си от рекламни материали, за да поддържате последователен брандинг и качество.
Ето защо ще го харесате:
- Оптимизирайте процеса на поръчка на рекламни материали, за да намалите времето и парите, които харчите за това.
- Управлявайте и преглеждайте поръчките за рекламни материали чрез пет различни изгледа в ClickUp, като уникалния изглед „Необходимо плащане“.
- Организирайте и съхранявайте всички заявки за подаръци от служителите в една централизирана база данни.
- Съхранявайте важни данни като контактната информация на продавача за безпроблемна комуникация.
Идеални за: HR екипи, които управляват общи поръчки за закупуване на стоки за компанията и проследяват графиците за доставка.
7. Шаблон за договор за покупка и продажба на ClickUp
Докато шаблоните за поръчки за покупка регистрират информация за покупките, шаблонът за споразумения за покупка и продажба на ClickUp е с по-широк обхват и предоставя официален запис както за покупката, така и за продажбата на стоки.
С помощта на този шаблон можете да управлявате безопасно всичките си покупки и продажби на едно място. Той обединява всички необходими документи, подробности, условия и срокове, така че да можете бързо да прегледате и одобрите/отхвърлите заявките. Този шаблон ви позволява да създавате юридически обвързващи споразумения без допълнителни усилия.
Ето защо ще го харесате:
- Съхранявайте цялата информация за доставчиците и клиентите си на едно място за бъдеща справка.
- Създайте своя работен поток с персонализирани изгледи, включително Списък, Гант и Календар.
- Подобрете проследяването на покупките и продажбите с помощта на вградените автоматизации и изкуствения интелект на ClickUp, Brain.
- Сътрудничество в реално време с споделени документи и коментари за незабавна обратна връзка
Идеален за: Екипи по снабдяване и продажби, които управляват договори за покупка и продажба, тъй като този шаблон обединява всички подробности по договора за лесно одобрение и проследяване.
Бонус: Готови ли сте да поемете контрол над финансите на вашия проект? Започнете да управлявате бюджета си като професионалист още днес!
8. Шаблон за фактура в ClickUp
Вие сте доставчик и сте уморени да искате плащания?
Вместо устни напомняния, използвайте шаблона за фактура на ClickUp, за да изпратите официална, правно обвързваща фактура и да гарантирате навременно плащане. Дори и да нямате опит в издаването на фактури, този лесен за използване шаблон ще ви помогне да създадете професионална фактура бързо.
Документирайте информацията за компанията, адреса на купувача, продадените артикули, цените и т.н. Проследявайте статуса на всяко плащане и съгласувайте сметките без проблеми.
Ето защо ще го харесате:
- Създавайте бързо и без усилие персонализирани фактури с логото на вашата компания
- Гарантирайте точност и съответствие, като редовно проверявате фактурите.
- Намалете грешките при попълване на полетата във фактурите благодарение на стандартизирания формат на този шаблон.
- Автоматизирайте напомнянията за фактури и намалете времето за проследяване с предупреждения за задачи и крайни срокове.
Идеален за: Фирми и свободни професионалисти, които се нуждаят от шаблон, за да получават навременни плащания, да проследяват фактури и да управляват статуса на плащанията.
➡️ Прочетете още: Как да фактурирате клиент: професионални начини за обработка на процеса на фактуриране
9. Шаблон за фактура на изпълнител в ClickUp
Шаблонът за фактура на ClickUp Contractor е специално създаден за искане на плащания от изпълнители. Този шаблон е подходящ за начинаещи и ви позволява да създавате и изпращате професионални фактури, които съдържат подробности като описание на продукта, категория, единична цена, дължима сума и др.
Той предоставя бърз преглед на неизплатените фактури, което ви позволява да изпращате допълнителни напомняния и да маркирате плащанията като получени, след като са били обработени.
Ето защо ще го харесате:
- Използвайте персонализирани полета, за да управлявате данните на изпълнителите, сроковете за плащане и др.
- Добавете и възложете задачи за определени позиции във фактурата, които да бъдат изпълнени от съответния изпълнител.
- Сътрудничество с изпълнители и екипи чрез коментари, реакции и споделени документи за по-голяма яснота
- Изпращайте професионални и прецизни фактури, които съобщават очакванията за плащане
Идеален за: Малки стартиращи компании и екипи, които управляват бизнес транзакции, създават фактури за изпълнители и клиенти и следят плащанията.
Оптимизирайте цялата си система за поръчки с ClickUp
Управлението на поръчките за покупка може да бъде прекалено сложно. С многобройните слоеве от сложности и необходимостта от постоянно наблюдение, ефективното им управление може да бъде предизвикателство.
Неправилният процес може да повлияе на нивата на запасите и бизнес операциите. Ето защо е от решаващо значение да бъдете внимателни и да избягвате грешки.
Тук ClickUp ви помага с мощния си пакет за управление на работата и безплатните опции за шаблони за поръчки за покупка. Опитайте как той може да повиши ефективността, производителността и организацията, докато поемате контрола над системата си за управление на поръчките за покупка. 🎯
Регистрирайте се тук и открийте трансформиращото влияние на ClickUp върху вашата система за поръчки! ✅