В „Measure What Matters“ Джон Доър прави интересна аналогия между OKR на екипа и швейцарски армейски нож. Подобно на този удобен инструмент, OKR са гъвкави, адаптивни и ключови за справянето с комплексността на всяка организация.
Независимо дали сте в стартираща компания, фокусирана върху оцеляването, или част от голяма компания, която премахва бариерите между отделите, OKR са вашият най-добър пътеводител. Ефективното планиране на OKR обаче е нещо повече от просто поставяне на цели; то е създаване на динамичен процес. Този процес повишава яснотата, хармонизира вашия ръководен екип и генерира свежи идеи за постигане на измерими цели.
Нека разгледаме как да планираме успешно OKR за компанията. Ще разгледаме и как те се отнасят към SMART целите и допринасят за постигането на критичните цели на вашата организация.
Какво е OKR планиране?
OKR, или цели и ключови резултати, предлагат ясен, но гъвкав начин за поставяне на цели, дефиниране на задачи и измерване на резултатите. С OKR можете да съгласувате индивидуалните, екипните и организационните цели, като същевременно следите напредъка си.
Въпреки че тази рамка датира от 80-те години на миналия век, напоследък тя набира популярност сред стартиращите компании и големите технологични компании. Тази популярност се дължи на способността ѝ да насърчава съгласуваността и да гарантира, че всички членове на екипа са фокусирани върху едни и същи приоритети.
Когато служителите възприемат работата си като значима, те показват по-висока производителност.
Когато служителите възприемат работата си като значима, те показват по-висока производителност.
Макар че вашият екип може да адаптира OKR-ите според вашите нужди, най-ефективните от тях обикновено имат някои общи характеристики:
- Цели: Целите представляват това, което се стремите да постигнете. Най-добрите цели са конкретни, измерими и обвързани с време. Избягвайте неясни, амбициозни цели; вместо това, изберете конкретни цели, към които вашият екип може да се стреми.
- Ключови резултати: Ключовите резултати са показателите, които измерват напредъка ви към тези цели. Те трябва да бъдат измерими, за да позволяват на служителите да виждат ясно дали са успели или не са постигнали целта. Добавянето на времеви ограничения към тези резултати може да повиши тяхната ефективност.
Значението на сесиите за стратегическо планиране на OKR
Срещите за OKR предоставят платформа за целия екип да обсъди и усъвършенства своите цели, като гарантира, че всеки разбира своите роли и отговорности. Интегрирането на тези сесии във вашите стратегии за определяне на цели може да подобри сътрудничеството и ангажираността на екипа.
Ето какво прави сесиите за планиране на OKR толкова важни за организациите:
- Сътрудничество: Екипите могат да работят заедно, като насърчават по-силни взаимоотношения и споделено разбиране. Например, когато екипът за разработка на продукти сътрудничи с отдела за обслужване на клиенти по време на сесия за планиране на OKR, те могат да се съгласуват по отношение на целите, свързани с подобряване на удовлетвореността на клиентите, което може да доведе до по-добри характеристики на продуктите и по-ефективни стратегии за поддръжка.
- Адаптивност: Редовното планиране позволява корекции в зависимост от променящата се обстановка, като поддържа целите актуални. Например, ако внезапна промяна на пазара налага пускането на нов продукт, сесията за планиране на OKR може да помогне на екипа бързо да предефинира целите си, за да реагира ефективно, като гарантира, че те остават актуални и ефективни.
- Яснота: Те предоставят възможност за изясняване на целите и ключовите резултати, като намаляват объркването. По време на сесия за планиране на OKR екипът може да изясни целта си за „подобряване на ангажираността на потребителите”, като определи ключови резултати като „увеличаване на активните потребители с 20%”, което прави целта много по-ясна.
- Фокус: Сесиите за планиране подобряват фокуса върху това, което наистина има значение. Тоест, вместо да се разпилява енергията си в работа по множество проекти, екипът може да се фокусира изцяло върху увеличаване на лоялността на клиентите, като по този начин гарантира, че усилията му водят до измерим успех.
Прочетете също: OKR срещу KPI – научете разликата и вижте как се сравняват
Как да структурирате ефективни OKR
Ефективната OKR структура започва с ясна, вдъхновяваща цел, която определя общата посока. След това следват два до четири ключови резултата, които са конкретни, измерими и обвързани с време.
Използвайки тази структура, вие внушавате чувство за цел и гарантирате, че усилията на вашия екип са насочени към постигането на целта им.
Поставяне на амбициозни цели
Целите трябва да бъдат мотивиращи, запомнящи се и качествени. Когато формулирате цели, обмислете дали те предизвикват емоционален отзвук. Искате вашият екип да се чувства ентусиазиран и да си мисли: „Да, искам да бъда част от това!“
Обикновено целите се определят месечно или тримесечно. Не поставяйте повече от една до три цели на екип за всяко тримесечие, въпреки че това може да варира в зависимост от нуждите на вашата организация.
Целта е да се избегне ситуация, в която имате толкова много приоритети, че в крайна сметка не давате приоритет на нито един от тях. Когато целите са кратки, ясни и concise, те стават по-лесни за разбиране от всички.
💡 Професионален съвет: Когато формулирате цели, запитайте се защо е важно да ги постигнете.
Определяне на ключови резултати
Определянето на количествени ключови резултати – ясно дефинирани показатели – е от решаващо значение за проследяване на напредъка към целите. Използването на цифри за вашите ключови резултати позволява ясна и значима комуникация относно напредъка.
Освен това, уверете се, че ключовите резултати са фокусирани върху крайните резултати, а не върху конкретни задачи. Те трябва да описват идеалните резултати, необходими за постигане на целта, без да диктуват как трябва да бъдат постигнати.
Можете да ограничите ключовите резултати до три до пет на цел, но това може да зависи от контекста на вашия бизнес. Добрата новина е, че винаги можете да преразгледате тези изявления по-късно, а намирането на добър ритъм за определяне както на целите, така и на ключовите резултати, изисква практика.
📌 Сега нека разгледаме добри примери за OKR.
Една проста, но ефективна цел може да бъде „Намаляване на въглеродния отпечатък“. Вашите ключови резултати могат да включват преминаване към 100% възобновяема енергия в рамките на шест месеца или използване на 100% рециклирани материали в рамките на три месеца.
В по-широк мащаб може да искате да „направите клиентите щастливи”. Можете да подкрепите това с ключови резултати като постигане на конкретен Net Promoter Score (NPS), намаляване на отлива на клиенти до определен процент или събиране на определено количество обратна връзка от клиенти всеки месец.
OKR могат да служат за различни цели, независимо дали става въпрос за постигане на цели на ниво компания или за повишаване на личната продуктивност. Независимо от обхвата им, истинската им сила се крие в създаването на консенсус, изясняването на действията и мотивирането на хората да постигат значими стратегически цели.
Накрая, когато искате да проследявате OKR, имайте предвид, че редовните прегледи и актуализации ще ви помогнат да поддържате съгласуваност и динамика по отношение на тези важни цели.
Как да проведете процес на планиране на OKR
OKR осигуряват ясна рамка за определяне на измерими цели, като помагат на екипите да останат фокусирани и да следят напредъка.
Но за да приложите и разкриете истински потенциала на OKR, се нуждаете от нещо повече от добре дефинирани цели – необходим ви е структуриран подход, който насърчава сътрудничеството, приоритизирането и постоянната комуникация.
Започнете с хармонизиране на стратегията
Първата стъпка за успешното провеждане на процеса на планиране на OKR е да се уверите, че вашите OKR са пряко съгласувани със стратегическите цели на компанията.
📌 Например, ако дългосрочната стратегия на компанията е да се разшири на нови пазари, OKR за маркетинговия екип може да бъде: Увеличаване на познаваемостта на марката в Югоизточна Азия до второто тримесечие.
Тази цел е в съответствие със стратегията на компанията и гарантира, че всеки допринася за по-голямата картина. Без това съгласуване екипите могат да се окажат в ситуация, в която работят изолирано, преследвайки цели, които не подкрепят пряко посоката на организацията.
Съгласуването на вашите OKR с стратегическите цели на компанията гарантира, че всички са на една и съща вълна и че усилията са насочени към най-важните области.
Улеснете сесиите за мозъчна атака
След като се уверите, че целта е в съответствие със стратегията на вашата компания, следващата стъпка е да съберете ключовите членове на екипа, за да обсъдите възможни начини за постигането й. Поканете участници от екипите по маркетинг, продажби и продукти да споделят идеите си.
📌 По време на сесия за мозъчна атака маркетинговият екип може да предложи идеи като стартиране на рекламни кампании, специфични за даден регион, или създаване на локализирано съдържание. Продуктовият екип може да предложи предлагане на регионализирани функции, за да привлече вниманието на аудиторията, а екипът по продажбите може да проучи възможности за партньорства с влиятелни лица или местни фирми.
Като насърчавате различните екипи да споделят своите идеи, вие генерирате разнообразни идеи и насърчавате сътрудничеството, като гарантирате, че целите имат широк принос и подкрепа от цялата организация.
Приоритизирайте и финализирайте OKR
След като сте събрали идеи от сесията за мозъчна атака, е време да определите кои ключови резултати ще имат най-голямо влияние.
📌 Може да имате няколко предложени ключови резултата за повишаване на познаваемостта на марката, но трябва да се съсредоточите върху тези, които ще имат най-голям обхват и са реалистични в рамките на определения период.
Например, можете да решите да дадете приоритет на ключови резултати, като:
- Стартиране на три целеви рекламни кампании
- Сътрудничество с пет местни влиятелни личности с обхват от над 150 000 последователи всяка
- Увеличаване на ангажираността в социалните медии в Югоизточна Азия с 15%
Тези ключови резултати са ясни, изпълними и измерими, което улеснява проследяването на напредъка.
На този етап е от решаващо значение да не разпилявате ресурсите си, като избирате прекалено много ключови резултати. Придържайте се към тези, които са пряко свързани с целта и визията на вашата компания и които вашият екип може реалистично да постигне в дадения срок.
Комуникирайте и внедрявайте OKR
След като дефинирате OKR, е важно да имате ясна комуникация. Уверете се, че екипите по маркетинг, продукти и продажби знаят целта и ключовите резултати.
С помощта на платформи за управление на проекти като ClickUp можете да се уверите, че всеки екип знае своята роля и има ясна представа за напредъка.
Проверявайте редовно напредъка
Накрая, процесът на OKR не е пълен без редовни проверки. Планирайте двуседмични или месечни прегледи, за да оцените напредъка на екипа ви към целта.
По време на тези прегледи проверете дали ключовите резултати се постигат. Например, ако вече сте стартирали една от рекламните кампании, но не сте видели очакваното повишение на ангажираността, това би било идеалният момент да коригирате подхода.
Или, ако партньорствата с влиятелни лица дават отлични резултати, може би ще искате да удвоите тази тактика.
Редовните прегледи поддържат екипа на правилния път и позволяват бързо да се правят корекции, ако възникнат някакви предизвикателства. Те също така предоставят възможност да се отпразнуват успехите, като например ранното постигане на целите за ангажираност, което поддържа висок морал и фокус.
Инструменти за планиране на OKR
Наличието на подходящите инструменти може да направи разликата между неефективно и ефективно планиране на OKR, а ClickUp може да бъде вашият Уотсън в ролята на Шерлок.
Като платформа за управление на проекти „всичко в едно“, ClickUp ви позволява да постигнете пълна прозрачност по отношение на планираните OKR, от поставянето на цели и възлагането на задачи до измерването на резултатите.
Инструменти и ресурси за определяне на OKR
За да започнете, създайте специално пространство или папка за вашите OKR в ClickUp. Определете вашите високопоставени цели, които трябва да бъдат амбициозни, но реалистични, и ги свържете с конкретни, измерими ключови резултати.
Цели на ClickUp
ClickUp Goals предоставя фантастично виртуално пространство за определяне на вашите цели и поддържане на всичко организирано, което улеснява определянето, проследяването и постигането на целите на вашия екип – всичко на едно място. Освен това, той разполага със структурирана рамка, която ви помага да разделите големите цели на изпълними планове, които можете да настроите като задачи за безпроблемно наблюдение.
За да сте сигурни, че целите ви са измерими, можете да включите цели. Тези цели са изключително полезни за проследяване на показателите за успех и за да останете фокусирани върху това, което е важно.
Например, можете да проследявате:
- Число: Например колко електронни книги са били изтеглени по време на последната ви маркетингова кампания.
- Вярно/Невярно: Проверка дали новият ви процес на въвеждане е без грешки и готов за стартиране
- Процент: Например увеличението на приходите, което сте отбелязали през последното тримесечие.
- Валута: Например, целевите ви спестявания от автоматизацията през това тримесечие.
Можете също да организирате целите си, като създадете папки за вашите OKR, проследявате спринт цикли, преглеждате карти за оценка на напредъка и сравнявате резултатите за различни периоди от време.
Потребителските полета и шаблоните за проследяване на цели на ClickUp ви позволяват да свържете тези ключови резултати с данни в реално време. Тази настройка предоставя ясна представа за това колко добре вашите цели съответстват на по-широките цели на компанията.
Ако тепърва започвате, тези шаблони за определяне на цели са тук, за да ви помогнат:
Шаблонът за OKR на ClickUp
Започнете с шаблона за OKR на ClickUp – това е фантастичен начин да се запознаете с OKR. С този шаблон можете:
- Получете добре дефинирана рамка заедно с работни пространства, което улеснява започването на планирането на вашите цели.
- Намерете персонализирани OKR шаблони, полезно ръководство за определяне на цели и дори примери за OKR, които да ви вдъхновят.
- Достъп до списък за проверка и наръчник за OKR, в които са описани най-добрите практики за внедряване на OKR във вашата организация.
Всички тези компоненти работят безпроблемно заедно, за да ви помогнат да започнете с OKR без затруднения.
За да изпълните успешно OKR, е от решаващо значение да разберете специфичната рамка на вашия екип. Този шаблон ви помага да настроите и персонализирате OKR, които отговарят на уникалните изисквания на вашия екип. С всички включени визуални инструменти, работни пространства и ресурси, всеки ще разбере своите цели и ще знае как да работи ефективно за тяхното постигане.
Шаблонът на ClickUp OKRs Framework
Шаблонът за OKR рамка на ClickUp е чудесен ресурс за бързо и гладко стартиране на вашето OKR пътуване. Той включва готови OKR рамки, персонализирани шаблони, полезни ръководства и практични примери, които улесняват планирането. Ще намерите и специален OKR списък за проверка и наръчник, които предоставят ценна информация за интегрирането на OKR в бизнес стратегията ви.
Ето как мениджърите могат да използват този OKR шаблон, за да определят и следят своите цели и ключови резултати:
- Започнете с използването на Global OKR View, за да създадете и проследите общите цели и задачи на вашата компания.
- След това получите информация за това как се справя всеки екип с OKR Progress Board View.
- Накрая, планирайте и следете графиците за всяка цел чрез изгледа „График“.
💡 Професионален съвет: Използвайте тези SMART шаблони за цели, за да зададете конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с времето цели или SMART цели, да проследявате напредъка и да ги преглеждате от време на време.
Инструменти и ресурси за постигане на OKR
Постигането на OKR е от решаващо значение за съгласуването на усилията на екипа и постигането на измерими резултати. ClickUp опростява процеса чрез лесни за използване функции, които помагат на екипите да задават, проследяват и коригират своите OKR.
Ето подробно описание на това как можете да постигнете OKR ефективно с помощта на ClickUp.
Задачи в ClickUp
След като OKR са въведени, разделите ги на изпълними задачи и етапи за всеки член на екипа. ClickUp Tasks ви позволява да направите това, като разпределите отговорности, определите крайни срокове и установите зависимости. Разпределете всеки ключов резултат на конкретни отговорни лица, като по този начин гарантирате отчетността.
Интуитивният интерфейс с функция „плъзгане и пускане” улеснява управлението на задачите, а вие можете да избирате измежду над 15 изгледа на ClickUp — списък, таблица, календар, табло Kanban, диаграма на Гант и други — за по-ясна видимост на вашия работен процес.
Ето някои допълнителни фактори, които трябва да вземете под внимание при оценяване на успеха на процеса на внедряване на OKR:
- Графици: Използвайте ClickUp Time Tracking, за да сравните очакваното време с действителното време, необходимо за постигане на целите.
- Зависимости: Проследявайте зависимостите, които ускоряват резултатите или забавят екипа ви, с помощта на ClickUp Dependencies.
- Важни моменти: Запечатайте ключовите моменти в проекта и отпразнувайте успехите с ClickUp Milestones, като например достигане на 50% от първоначалната ви цел.
ClickUp предлага и редица автоматизации, повтарящи се задачи и подобни функции, които намаляват ръчната работа, позволявайки ви да отделяте повече време за вземане на решения.
Инструменти и ресурси за проследяване на OKR
С функцията за проследяване на цели на ClickUp можете лесно да правите редакции според нуждите и да уведомявате всички за промените, което повишава прозрачността в OKR цикъла.
Можете също да установите зависимости между задачите, да назначите членове на екипа, да зададете срокове и да автоматизирате проследяването на напредъка.
С OKR ще оценявате успеха въз основа на ключови резултати.
ClickUp Dashboards
ClickUp Dashboards са идеални за проследяване и подобряване на организационната ефективност по различни цели и показатели. Създайте персонализирани табла и добавете джаджи за целите, които са най-важни за вас.
ClickUp предлага и предварително дефиниран OKR табло, което улеснява визуализирането на вашите резултати, идентифицирането на пречките и ранното откриване на рисковете.
В момента OKR обикновено се определят на тримесечие на ниво екип. От организационна гледна точка те се изпълняват в цикли и могат да бъдат донякъде повтарящи се. Това означава, че мениджърите на екипи могат да преразгледат своите OKR на тримесечие.
ClickUp Docs
На този етап е важно да попитате дали всички членове на екипа ви имат достъп до събраните данни. Знаят ли какво е проработило и какво не?
Документирането на успехите и предизвикателствата е от съществено значение. Вие искате да подобрите процеса на проследяване на OKR, като се основавате на данни в реално време, а не на предположения или интуиция.
ClickUp Docs служи като централизиран център, където членовете на екипа, проектните мениджъри, лидерите и висшите мениджъри могат да съхраняват цялата информация, свързана с OKR. Това може да включва информация от предишни OKR цикли, причини за успехите и неуспехите, стандартни оперативни процедури и методи за проследяване.
ClickUp Docs предлага редактиране в реално време и богати опции за форматиране. Това гарантира, че документите остават интуитивни и винаги са актуализирани с най-новата информация.
Можете също да използвате коментари и дискусии в рамките на задачите, за да се свържете с екипа си, да споделяте актуална информация и да се справяте с всякакви предизвикателства.
Допълнителен съвет: Редовно преразглеждайте и коригирайте целите.
OKR изискват постоянна внимание, затова е важно да преглеждате редовно напредъка.
С помощта на таблото за цели на ClickUp можете да прегледате общото постигане на целите, като обърнете специално внимание на тези, които са изостанали. Планирайте периодични проверки или спринтове, за да прегледате и коригирате OKR, ако е необходимо.
❗️Ако забележите, че ключов резултат не е на път да бъде постигнат, преразпределете ресурсите, коригирайте графиците или променете OKR, ако е необходимо.
ClickUp предлага и джаджи за цели, които улесняват визуализирането на напредъка и коригирането на курса в реално време.
Чрез определяне на ясни OKR, разделянето им на управляеми задачи и редовното им преразглеждане в ClickUp, екипите могат да останат съгласувани, фокусирани и адаптивни, като постигат най-важните резултати.
Най-добри практики за сесии за планиране на OKR
Ако искате сесията за планиране на OKR да постигне желания резултат, е важно да подходите към нея с добре обмислена стратегия. Вземете предвид тези най-добри практики, за да направите сесията по-ефективна и да поддържате всички в правилната посока:
Насърчавайте участието
Включете екипа си в разговора. Мнението на всеки е важно и помага за създаването на чувство за принадлежност.
Когато хората чувстват, че са допринесли, те са по-ангажирани с постигането на целите. Освен това, наличието на различни гледни точки може да доведе до по-балансирани и реалистични цели.
Поставете постижими и измерими цели
Макар че е чудесно да се стремите към високи цели, уверете се, че те са постижими и могат да бъдат ясно измерени.
Като се придържате към SMART целите (конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с време), избягвате да поставяте цели, които са или прекалено неясни, или прекалено амбициозни.
Поддържайте баланс
Добрият баланс между смели, вдъхновяващи цели и по-постижими цели може да поддържа мотивацията на екипа.
Докато някои цели трябва да разширяват границите, други трябва да бъдат лесно постижими, за да поддържат морала и да насърчават напредъка.
Проверявайте редовно
Честите прегледи на напредъка са ключът към поддържането на нещата в правилната посока.
Редовното наблюдение на ключовите резултати ви позволява да правите навременни корекции и дава на всеки възможност да обсъди всички предизвикателства, с които се е сблъскал.
Използвайте технологиите в своя полза
Накрая, технологията може да направи голяма разлика в проследяването на напредъка. Инструментите за управление на проекти (като ClickUp 🤩) ви помагат да следите ключовите резултати в реално време и позволяват на екипа да остане отговорен.
Като включите тези практики в сесиите си за планиране на OKR, не само ще поставите ясни и постижими цели, но и ще насърчите по-ангажиран и съгласуван екип, готов да постигне резултати.
Направете по-добро планиране на OKR и постигнете повече с ClickUp
Постигането на по-добро планиране на OKR се състои в поставянето на ясни, изпълними цели и поддържането на единна позиция на всички участници в процеса. Когато се изпълняват правилно, OKR могат да свържат амбициите с реалните резултати.
Дори ако вашият екип не постигне всички високи цели, поставянето на високи амбиции може да ги вдъхнови да постигнат повече, отколкото първоначално са смятали за възможно.
ClickUp може да ускори внедряването на OKR с уникалните си функции, като ClickUp Goals, готови шаблони и персонализирани табла. Тези инструменти ви помагат да създадете прозрачна, структурирана рамка за разработване на ясни OKR и проследяване на целите на екипа на всеки етап от пътя ви към успеха.
Регистрирайте се за безплатен акаунт в ClickUp и започнете да работите по вашите OKR още днес!