Повечето от моите приятели предпочитат да работят в часовете, които им подхождат най-добре – и не са само те.
Gartner установи, че когато организациите предлагат „радикална гъвкавост“ по отношение на работното време и местоположението, броят на високопроизводителните служители се увеличава с 40%.
Въпреки това, с по-голямата автономност идва и предизвикателството да управлявате времето си ефективно.
Всъщност 94% от хората твърдят , че по-доброто управление на времето може да повиши производителността. Именно тук инструментите за управление на календара правят разликата.
Въз основа на моя опит с инструменти за управление на календара и проучванията на екипа на ClickUp, съставих списък с 13-те най-добри инструмента за управление на календара, които ще ви помогнат да управлявате ефективно проектите си и да поддържате баланс между работата и личния си живот.
Какво да търсите в приложенията за управление на календара?
Отминаха дните, в които носехме бележници в раниците си. Сега имаме приложения за ежедневен планиране на телефоните, таблетите и лаптопите си. Можем да получим достъп до цифровия планиращ инструмент на всяко устройство, на което работим. Необходимо е приложение за управление на календара, което се синхронизира на всички тях.
Ето най-важните функции на едно отлично приложение за управление на календара:
- Сигурност на данните: Изберете календарни приложения, които предлагат надеждни функции за сигурност на вашите лични и професионални данни.
- Интеграция: Уверете се, че платформата за календари се синхронизира безпроблемно с вашата електронна поща, управление на задачи и други инструменти и приложения за календари.
- Автоматизирани функции: Потърсете опции за планиране, напомняния и повтарящи се събития в календарните си приложения.
- Изкуствен интелект: Проверете дали можете да използвате обработка на естествен език (NLP) за вашия AI планиращ календар за интуитивно планиране на задачите.
- Сътрудничество: Дайте приоритет на най-добрите приложения за календар с опции за споделяне на календар и планиране на срещи.
- Леснота на използване: Изберете интуитивно календарно приложение, за да не губите време с усложнени функции.
- Мобилна съвместимост: Уверете се, че приложението за календар работи добре на вашия смартфон, лаптоп и таблет.
- Потребителски интерфейс: Изберете календарна платформа, за да персонализирате лесно дневния, седмичния и месечния изглед.
- Персонализиране: Потърсете настройки и известия, които можете да адаптирате към вашия стил на работа.
13-те най-добри инструмента за управление на календара за управление на проекти
1. ClickUp (Най-доброто за интегрирано планиране и график на проекти)
ClickUp е платформа за управление на проекти „всичко в едно“, която свързва екипа ми чрез споделени работни процеси, документи и табла в реално време. Обичам как ми помага да работя по-умно и по-бързо, като всичко е на едно място.
ClickUp Calendar View е безплатно приложение за календар, което се отличава с това, че не е просто визуализация на крайни срокове, а интерактивно работно пространство, където мога да планирам всичко.
Мога да премествам задачите в приложението за дигитален календар, да променям крайните срокове, да маркирам задачите с цветове според приоритетите си и да сортирам и филтрирам задачите. Приложението се синхронизира с външните ми календари, като Google Calendar, и съхранява личните и професионалните ми ангажименти на едно място.
Освен планирането, функциите за управление на проекти на ClickUp правят работата ми изключително ефективна. Възможността да създавам зависимости между задачите промени изцяло начина, по който управлявам сложни проекти. Ако дадена задача се промени, ClickUp автоматично коригира всички зависими задачи – не са необходими ръчни актуализации.
Гледката на диаграмата на Гант и гледката на времевата линия ми дават обща представа за всички проекти и етапи, което ми позволява да следя напредъка в реално време.
Освен това, споделянето на календара ми с клиентите и членовете на екипа ми гарантира, че всички са на една и съща страница, без постоянни обаждания и имейли. А споменах ли ClickUp Reminders? С автоматизирани напомняния и известия на всички устройства, никога няма да пропусна важни задачи.
Функциите за персонализиране на ClickUp добавят още повече стойност. Ето как ви помагат:
- Можете да персонализирате календара си, за да съответства на вашия стил на работа, независимо дали предпочитате дневен разбивка или обща месечна преглед.
- Повтарящите се задачи помагат за автоматизирането на повтарящи се дейности.
- Множествените интеграции с инструменти като Slack, Zoom и опции за съхранение в облак като Google Drive гарантират, че ClickUp се вписва безпроблемно в съществуващия ви технологичен набор, като намалява необходимостта от преминаване между различни платформи.
Интеграцията между ClickUp и Google Calendar ми помогна да оптимизирам графика си. Мога да синхронизирам задачите от ClickUp с списъка с задачи в Google Calendar и да виждам всички промени, направени на едната платформа, отразени на другата в реално време.
Друга отличителна функция е възможността да персонализирате видимостта на задачите – мога да избирам кои списъци или задачи да се показват в календара ми, което ми помага да остана фокусиран върху важните неща. Тази интеграция подобри управлението на времето ми, като централизира всичките ми графици и ми спести неудобството да преминавам от един инструмент в друг.
Прочетете също: 20 безплатни шаблона за Google Calendar
Шаблонът ClickUp Calendar Planner има функции, които издигнаха календара ми за управление на проекти на ново ниво.
Ето какво ми харесва най-много в този шаблон:
- ClickUp Custom Task Statuses ми позволява да маркирам задачите като „В процес“ или „В очакване“.
- Полетата за персонализиране на ClickUp са изключително полезни за запазване на важни подробности като етапи и разходи.
- Времевата линия и месечният планирач ми дават ясна представа за цялостния ми работен процес и напредъка ми.
Шаблонът за календар и списък със задачи на ClickUp промени начина, по който се справям с ежедневните задачи. Той ми позволява лесно да визуализирам целите и крайните срокове, а възможността да приоритизирам задачите ми помага да управлявам времето си по-ефективно. Забелязах също, че наличието на структуриран шаблон дава представа за това колко време обикновено отнемат задачите.
С помощта на този шаблон можете:
- Лесно проследявайте напредъка с персонализирани статуси
- Сортирайте задачите с помощта на персонализирани полета като „Категория“, „Ресурси“, „Ниво на продуктивност“ и „Роля“.
- Достъп до множество изгледи, включително „Заявка за среща“, „По роля“ и „По категория“
- Повишете производителността с проследяване на времето и предупреждения за зависимости
- Бъдете организирани с помощта на система за задачи с цветни кодове за визуално управление на задачите.
- Изпълнете задачите с висок приоритет, без да се чувствате претоварени.
Този шаблон за планиране стана незаменим за моя работен процес, като ми помага да изпълнявам задачи с висок приоритет, без да се претоварвам.
Най-добрите функции на ClickUp
- Дневните, седмичните и месечните изгледи позволяват на екипа ми да управлява задачите и графиците.
- Планирането с плъзгане и пускане ми позволява да премествам задачите директно в календара.
- Визуалните инструменти следят напредъка и управляват зависимостите между задачите.
- Графиците на задачите могат да се коригират автоматично въз основа на промени в зависимостите.
- Интегрира се безпроблемно с приложението Google Calendar и други платформи за унифицирано планиране.
- Календарите могат да се споделят с клиенти или членове на екипа, за да бъдат всички в течение.
- Известия на различни устройства
Ограничения на ClickUp
- Ограничен офлайн достъп
Цени на ClickUp
- Безплатни завинаги
- Неограничен: 7 $/месец на потребител годишно
- Бизнес: 12 USD/месец на потребител годишно
- Enterprise: Свържете се с нас за цени
- ClickUp Brain: Налично във всички платени планове за 7 долара на месец за всеки член на работната среда.
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 9000 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4000 отзива)
Многобройните изгледи (като таблица, диаграма на Гант, календар и много други), предоставени в опциите за показване, също улесняват поддържането на задачите.
Многобройните изгледи (като таблица, диаграма на Гант, календар и много други), предоставени в опциите за показване, също улесняват поддържането на задачите.
2. Wrike (Най-доброто за разпределение на ресурсите в календарни изгледи)
Wrike е мощен инструмент за управление на проекти, известен със своите надеждни функции за сътрудничество. Той позволява на екипите да управляват множество проекти чрез споделени календари. Изгледът на времевата линия на Wrike, заедно със споделените календари на екипа, помага на мениджърите да визуализират задачите и да разпределят ресурсите ефективно.
Интеграцията му с платформи като Google Drive, Slack и Microsoft Teams помага за оптимизиране на комуникацията. Функциите за сътрудничество в реално време улесняват проследяването на напредъка и необходимите корекции, което прави Wrike идеален за големи екипи, работещи по сложни проекти с много участници.
Най-добрите функции на Wrike
- Визуализирайте ресурсите и избягвайте конфликти в графика с динамични календари за натоварване.
- Организирайте проекти и задачи с ясен график и календар, базиран на задачите.
- Пренаредете или коригирайте графиците с функцията „плъзгане и пускане” в календара.
- Проследявайте капацитета на екипа и управлявайте ефективно натоварването с управлението на капацитета в календара.
Ограничения на Wrike
- Сложният потребителски интерфейс може да бъде объркващ за новите потребители.
- Безплатната версия има ограничени функции.
- Изисква известно персонализиране, за да се адаптира към уникални работни процеси.
Цени на Wrike
- Безплатни
- Професионална версия: 9,80 $/месец на потребител
- Бизнес: 24,80 $/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Wrike
- G2: 4. 2/5 (3200+ отзива)
- Capterra: 4. 3/5 (над 4000 отзива)
3. Google Calendar (най-доброто за просто и безплатно планиране)
Google Calendar беше първото ми приложение за управление на календара. Това е надеждно безплатно приложение за календар с прости инструменти, идеални за потребителите на екосистемата Google Workspace. С интеграцията с Gmail можете безпроблемно да планирате събития, срещи и напомняния в пощенската си кутия. То не предлага разширени функции за управление на проекти, но е подходящо за лично планиране и малки стартиращи екипи.
Google Calendar е лесно достъпен на различни устройства и предлага основни функции като споделяне на календари с членове на екипа и създаване на повтарящи се събития.
Най-добрите функции на Google Calendar
- Намерете свободни часове, които пасват на календара на всички, с функцията „Намери време“.
- Категоризирайте лични, служебни и споделени събития с помощта на цветови кодове.
- Управлявайте графиците на екипа и резервациите на ресурси с опции за споделен календар.
Ограничения на Google Calendar
- Ограничени възможности за персонализиране
- Без разширени функции за управление на проекти
- Липсват вградени инструменти за управление на задачите
Цени на Google Calendar
- Безплатни
- Бизнес плановете започват от 6 USD/месец на потребител (с Google Workspace)
Оценки и рецензии за Google Calendar
- Capterra: 4. 8/5 (над 3200 отзива)
Прочетете също: 10-те най-добри алтернативи на Google Calendar
4. Clockwise (Най-доброто за автоматично управление на времето)
Clockwise е друг инструмент за календар за автоматична оптимизация на управлението на времето. Забележителното в Clockwise е способността му да пренарежда срещите и задачите ви, за да се впишат в най-продуктивните ви часове. Той се интегрира безпроблемно с Google Calendar, като автоматично планира срещите в часове, които не прекъсват часовете за концентрация.
Функцията за блокиране на времето ви помага да отделите периоди за интензивна работа, като същевременно намалява конфликтите в календара. Планирането на Clockwise, базирано на изкуствен интелект, ми спестява време, като минимизира ръчните настройки.
Най-добрите функции на Clockwise
- Оптимизирайте деня си, като създадете непрекъснати блокове от време за концентрация с помощта на Smart Calendar assistant.
- Адаптирайте графиците на екипа динамично с синхронизиране на наличността на екипа, за да се съобразите с оптималното време за срещи.
- Не позволявайте срещите да навлизат в личното ви време, като коригирате работното си време с защита на баланса между работата и личния живот.
Ограничения на часовниковия механизъм
- Най-подходящи за индивидуални потребители, а не за екипи
- Ограничени възможности за персонализиране
- Зависими от Google Calendar
Ценообразуване по часовниковата стрелка
- Безплатни
- Pro: 6,75 $/месец на потребител
- Бизнес: 11,50 $/месец на потребител
Оценки и рецензии на Clockwise
- G2: 4,7/5 (66 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (50 отзива)
5. Fantastical (най-подходящо за потребители на Apple)
Това е календар, който се предлага само за продуктите на Apple. Една от най-забележителните му характеристики е обработката на естествен език, която ви позволява да планирате събития, като просто въведете команди като „Обяд със Сара утре в 12 часа“. Той е интуитивен и лесен за използване.
Приложението има удобен за ползване дизайн и се синхронизира с повечето работни пространства и екосистеми, като Google, iCloud и Microsoft Exchange.
Най-добрите функции на Fantastical
- Използвайте въвеждане на събития на естествен език, за да планирате събития интуитивно, като въвеждате прости команди.
- Планирайте външни събития с интегрирани прогнози за времето в календара.
- Спестете време за повтарящи се или подобни събития, като оптимизирате управлението на календара с шаблони за събития.
Ограничения на Fantastical
- Достъпни само на устройства на Apple.
- Премиум функциите изискват абонамент.
- Ограничени функции за сътрудничество
Цени на Fantastical
- Безплатни
- Премиум: 4,99 $/месец на потребител
Фантастични оценки и рецензии
- G2: 4. 4/5 (16 отзива)
- Capterra: 4. 8/5 (20 отзива)
Прочетете също: 10 най-добри алтернативи на Fantastical
6. Hub Planner (Най-доброто за проследяване на използването на ресурсите)
Hub Planner е универсален инструмент за планиране и управление на ресурси, идеален за екипи, които работят по мащабни проекти. Интуитивният му календар ви позволява да разпределяте ресурсите ефективно.
Това, което отличава Hub Planner, е прогнозирането на ресурсите, което помага на проектните мениджъри да предвидят бъдещите нужди въз основа на текущото управление на натоварването. Интегрираните функции за отчитане на работното време и фактуриране улесняват проследяването на времето, прекарано по проекти, и управлението на бюджетите.
Най-добрите функции на Hub Planner
- Проследявайте графиците на членовете на екипа и планирайте с календара за наличност на ресурсите.
- Получете цялостен поглед върху разпределението на ресурсите с помощта на календари за разпределение на проекти.
- Получете визуална снимка на крайните срокове на проектите и използването на екипа с интегрирана таблица за планиране.
- Оптимизирайте капацитета на екипа с отчети за използване в календара.
Ограничения на Hub Planner
- Стръмната крива на обучение за начинаещи
- Цените са по-високи за малки екипи.
- Ограничени възможности за персонализиране
Цени на Hub Planner
- Стартово ниво: 7 $/месец на потребител
- Премиум: 18 $/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Hub Planner
- G2: 4. 2/5 (44 отзива)
- Capterra: 4. 2/5 (над 100 отзива)
7. Zoho Projects (Най-доброто за създаване на персонализирани работни процеси)
Zoho Projects се отличава с предоставянето на персонализирани календарни изгледи за управление на проекти. Това е особено полезно за екипи, които се нуждаят от гъвкавост. Можете да персонализирате работните процеси, да интегрирате с други приложения на Zoho, като CRM и Books, и дори да автоматизирате задачите в зависимост от нуждите на проекта.
Изгледът на времевата линия на проекта помага на всички членове на екипа да следят напредъка, а споделеният календар улеснява прегледа на крайните срокове. Платените планове предлагат много функции за разрастващи се екипи, а широкият спектър от интеграции позволява напълно персонализирано управление на проекти.
Най-добрите функции на Zoho Projects
- Управлявайте зависимостите между задачите директно в календара, като използвате интеграцията с диаграмата на Гант.
- Получете ясна визуализация на ключовите срокове на проекта в календара с проследяване на етапите.
- Проследявайте напредъка на задачите на целия екип и предстоящите срокове с общи календарни изгледи.
Ограничения на Zoho Projects
- Безплатната версия има ограничени функции.
- Може да бъде прекалено много, с твърде много функции
- За пълна функционалност е необходима екосистема Zoho.
Цени на Zoho Projects
- Безплатни
- Премиум: 5 $/месец на потребител
- Enterprise: 10 $/месец на потребител
Оценки и рецензии за Zoho Projects
- G2: 4. 2/5 (440+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 650 отзива)
8. Microsoft Outlook (най-подходящ за екосистемата на Microsoft)
Календарът на Microsoft Outlook е подходящ за големи екипи, които са свикнали да работят с Microsoft Office 365. Той се интегрира с електронната поща и всички други приложения на Office, което позволява лесно планиране на срещи, напомняния и споделяне на календара с членовете на екипа. Календарът на Outlook предлага редица персонализирани и надеждни функции.
Най-добрите функции на Microsoft Outlook
- Получавайте предложения за свободно време на участниците, като използвате асистента за планиране на срещи въз основа на техните календари.
- Идентифицирайте бързо видовете срещи и приоритетите, като използвате цветни категории в календара.
- Вижте наличните часове на целия си екип с един поглед с изгледите на екипния календар.
Ограничения на Microsoft Outlook
- Липсват разширени функции за управление на проекти
- Има сложна настройка и изисква експерт за потребители, които не използват Office.
- Ограничени възможности за управление на задачите
Цени на Microsoft Outlook
- Безплатно с абонамент за Office 365
Оценки и рецензии за Microsoft Outlook
- G2: 4,5/5 (над 2800 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 1990 рецензии)
9. Hive (Най-доброто за екипна работа и задачи)
Hive предлага комбинация от управление на задачи и интеграция с календар, което го прави отличен избор за екипи, които се нуждаят от цялостно решение.
Календарният изглед на Hive е силно персонализируем и мога да задавам задачи директно от самия календар, което ми спестява време при управлението на множество проекти. Hive има добри функции за сътрудничество, като чат в реално време и споделяне на файлове, които оптимизират комуникацията. Hive също така се интегрира добре със Slack и Google Drive.
Най-добрите функции на Hive
- Проследявайте сроковете и напредъка по задачите ясно с календарно представяне, базирано на задачите.
- Превърнете събитията в календара в изпълними задачи мигновено с помощта на интегрирани карти за действие.
- Персонализираните изгледи на календара предлагат опции за Гант, Канбан и традиционен календар за гъвкаво планиране на проекти.
Ограничения на Hive
- По-стръмна крива на обучение за по-малки екипи
- Това е малко скъпо за по-малки екипи.
- Ограничена безплатна версия
Цени на Hive
- Безплатни
- Екипи: 12 $/месец на потребител
- Enterprise: Цена при контакт
Оценки и рецензии за Hive
- G2: 4. 2/5 (60 отзива)
- Capterra: 4. 4/5 (над 200 отзива)
10. Doodle (Най-доброто за създаване на графици за срещи въз основа на анкети)
Doodle опростява планирането на срещи, като предлага интуитивна функция за гласуване, която позволява на участниците да изберат предпочитаното от тях време за среща. Тя е полезна за планиране на срещи с клиенти или големи групи, при които наличността варира. Doodle предоставя визуален преглед на наличните свободни слотове.
Макар да се отличава като основен софтуер за управление на срещи, той е най-подходящ за екипи, които се нуждаят от външен инструмент за управление на проекти и задачи. Премиум версията е без реклами и лесно се синхронизира с календара ви.
Най-добрите функции на Doodle
- Опростете избора на време за срещи с големи групи, като използвате планиране на групови анкети.
- Дайте приоритет на наличността за групови срещи с класиране по наличност
- Придайте професионален вид на поканите за срещи, като използвате персонализирано брандиране на събитията.
Ограничения на Doodle
- Без функции за управление на проекти
- Ограничени функции в безплатната версия
- Опциите за персонализиране са минимални.
Цени на Doodle
- Безплатни
- Pro: 6,95 $/месец на потребител
- Екип: 8,95 $/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии за Doodle
- G2: 4. 4/5 (над 2000 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 1800 отзива)
11. Apple Calendar (най-подходящ за управление на локализирани събития)
Apple Calendar е прост и лесен за ползване календар за своите потребители. Харесва ми колко лесно можете да създавате събития, да каните участници и да задавате напомняния. Интеграцията с Siri е друга функция, която се откроява. С нея можете да планирате събития чрез гласови команди.
Въпреки че е ограничено до екосистемата на Apple, то работи добре за лична употреба и малки екипи. Чистият, минималистичен интерфейс улеснява планирането.
Най-добрите функции на Apple Calendar
- Планирайте срещи в различни региони с автоматични корекции, използвайки поддръжка на часови зони.
- Активирайте известия въз основа на местоположението си с помощта на напомняния, базирани на местоположението.
- Опростете координирането на графиците с други хора, като използвате споделени семейни или групови календари.
Ограничения на Apple Calendar
- Без разширени функции за управление на проекти
- Ограничени възможности за персонализиране за екипи
Цени на Apple Calendar
- Безплатно (включено в устройствата на Apple)
Оценки и рецензии за Apple Calendar
- G2: 4. 1/5 (194 отзива)
12. Bitrix24 (Най-доброто за CRM и интеграция на календара)
Bitrix24 е пълен пакет за управление на бизнеса, а инструментът за управление на календара е една от неговите функции. Той включва допълнително CRM, управление на задачи и инструменти за комуникация. Функцията за календар работи добре с системата за управление на задачи на Bitrix24. Можете да планирате задачи и да задавате напомняния директно в приложението.
Bitrix24 е идеален за големи предприятия, които управляват всички свои вътрешни и външни операции на една платформа. Bitrix24 също така предоставя споделени календари, чрез които можете да координирате работата си с екипа си.
Най-добрите функции на Bitrix24
- Проследявайте срещите с клиенти, възможностите за продажби и задачите на едно място с интегриран CRM и календар.
- Автоматизирайте планирането на задачите въз основа на правила за проектите, като използвате персонализирани работни процеси, свързани с календара.
Ограничения на Bitrix24
- Сложно за начинаещи
- Някои функции изискват ъпгрейди.
- По-високи цени за по-малки екипи
Цени на Bitrix24
- Безплатни (основна версия)
- Базов пакет: 49 $/месец за 5 потребители
- Стандартен план: 99 $/месец за 50 потребители
- Професионална версия: 199 $/месец за неограничен брой потребители
Оценки и рецензии за Bitrix24
- G2: 4. 1/5 (540 отзива)
- Capterra: 4. 2/5 (860+ отзива)
13. Calendly (Най-доброто за автоматично планиране на срещи)
Calendly е лесен за използване и е подходящ за професионалисти, които трябва да планират срещи, докато са в движение.
Calendly се синхронизира с вашия календар, независимо дали е Google или Outlook. То автоматично се настройва според часовите зони, което го прави идеален за международни срещи. То е надеждно и икономично.
Най-добрите функции на Calendly
- Изберете време за срещи, което съответства на вашата наличност, като използвате автоматични връзки за планиране на срещи.
- Предотвратете презаписването, като автоматично блокирате личното си време с помощта на персонализирани прозорци за наличност.
- Разпределете срещите равномерно между членовете на екипа, като използвате графика по принципа „round-robin”.
Ограничения на Calendly
- Липсват функции за управление на проекти
- В безплатната версия възможностите за персонализиране са ограничени.
- За разширени функции са необходими платени планове.
Цени на Calendly
- Безплатни
- Essentials: 10 долара на месец на потребител
- Професионална версия: 15 USD/месец на потребител
- Екипи: 20 $/месец на потребител
- Предприятия: Свържете се с нас за цени
Оценки и рецензии на Clockwise
- G2: 4,7/5 (над 2220 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (3360+ отзива)
Прочетете също: 10 най-добри алтернативи на Calendly
ClickUp: най-доброто приложение за управление на календара, което можете да имате
Сега, след като открихте 13-те най-добри инструмента за управление на календара, е време да поемете контрол над графика си и да подобрите производителността си. С подходящото приложение за управление на календара можете да оптимизирате графика си, да подобрите управлението на времето и да стимулирате сътрудничеството в екипа си.
Ако сте готови да се възползвате от предимствата на ефективното управление на проекти, регистрирайте се в ClickUp още днес и променете начина, по който работите!