71% от служителите са посочили, че се чувстват стресирани на работното място, според проучването на Американската психологическа асоциация за работата и благосъстоянието. Не става въпрос само за психическо изтощение – 44% от работниците са посочили, че се чувстват физически изтощени.
В отговор на това компаниите започнаха да въвеждат допъл нителни придобивки за служителите, като неограничен отпуск и четиридневна работна седмица, за да ги насърчат да си вземат почивка.
И все пак, средният американец (с неограничен отпуск) взема само 10 дни отпуск годишно .
Компаниите може да казват: „Хайде, вземи си почивка!“, но оперативните реалности често затрудняват служителите да се откъснат и да се заредят напълно. Прекомерната работна натовареност, стигмата на искането за отпуск и други фактори карат служителите да се въздържат.
Решението: стандартизиран процес за заявки за отпуск – с шаблон(и) за заявка за отпуск – който намалява емоционалното натоварване при заявката и одобряването на отпуск и гарантира, че всички служители се третират равнопоставено при заявката за отпуск.
В тази статия се разглежда тази тема и се предоставят 10 безплатни шаблона, които ще ви помогнат да създадете гладък и безстресов процес за отпуски за всички участници.
Какво представляват шаблоните за заявки за отпуск?
Шаблонът за заявка за отпуск е стандартизиран документ, който служителите използват, за да подадат официално заявка за отпуск. Чрез шаблонизиране на заявките за отпуск компаниите могат да ускорят процеса на одобрение, да намалят грешките и, най-важното, да гарантират спазването на политиките за отпуски.
Шаблонът за заявка за отпуск обикновено се състои от следните три части:
- Данни за служителя: Основна информация за служителя, като име, идентификационен номер, отдел и длъжност.
- Детайли за заявката: начална и крайна дата, вид отпуск (ваканционен, болничен, личен и др.) и кратко описание на причината за отсъствието.
- Раздел „Одобрение“: Тази област е запазена за подписи и дати, за да документира процеса на одобрение, и включва подписа на служителя, одобрението на супервайзора и понякога потвърждение от отдел „Човешки ресурси“.
Освен това, макар че основната структура на формулярите за заявки за отпуск остава еднаква, могат да има различия в зависимост от размера на компанията, отрасъла и конкретните политики за отпуски. Например, някои компании може да ви попитат за предпочитания начин за връзка с вас по време на отпуска или да посочат кой ще бъде пряко отговорното лице (DRI) за вашите проекти, когато вие сте недостъпни.
Какво прави един добър шаблон за заявка за отпуск?
Подходящият шаблон за заявки за отпуск е важен за гладкото и ефективно протичане на HR процесите. Той трябва да опростява нещата, а не да увеличава работната ви натовареност.
Ето ключовите фактори, които трябва да имате предвид при избора на шаблон:
- Аудиторска следа: Шаблонът трябва да включва функции за проследяване на статуса на заявките, включително дати на подаване, нива на одобрение и история на версиите – особено важно, ако считате прозрачността за основна ценност на компанията.
- Включва цялата информация: Трябва да обхваща всички важни подробности, необходими както за служителя, така и за одобряващия, за да можете да сведете до минимум комуникацията между двете страни.
- Адаптивност: Освен основната информация, един добър шаблон трябва да може да се персонализира за различни видове отпуски.
- Мащабируемост: Трябва да можете да използвате един и същ шаблон (може би с някои леки модификации) в продължение на поне няколко години или ако броят на служителите във вашата компания се увеличи.
- Възможности за интеграция: Потърсете шаблон, който се интегрира с вашия софтуер за управление на човешките ресурси и заплатите, за да можете да следите отпуските на служителите.
По желание можете да потърсите шаблони, които могат да бъдат брандирани с логото на вашата компания и са подходящи за мобилни устройства. Това придава професионален вид и осигурява лесен достъп за служителите, които са в движение.
10 безплатни шаблона за заявки за отпуск
Подбрахме 10 безплатни шаблона за формуляри за заявки за отпуск, за да можете да опростите операциите си по управление на човешките ресурси и да започнете работа веднага:
1. Шаблон за заявка за отпуск в ClickUp
Шаблонът за заявки за отпуск на ClickUp е създаден, за да опрости целия процес на управление на отпуските, от заявките на служителите до одобренията от мениджърите. Той ви помага да проследявате работното време на служителите и да знаете кой отсъства от офиса и кога, за да можете да планирате работната си натовареност съответно по време на тяхното отсъствие.
Създаден на базата на ClickUp Projects (пакетът за управление на задачи на ClickUp), шаблонът позволява на служителите лесно да подават заявки за отпуск, да виждат статуса на заявката си и дори да получават известия, когато заявката е одобрена или отхвърлена.
Най-доброто в този шаблон е, че включва формуляр за заявка за отпуск с персонализирани полета за типа отпуск, брой часове/дни, начална и крайна дата и причина за официалната заявка. Има и отделни секции, където заявителят и супервайзорът могат да добавят своите електронни подписи.
След като служителят подаде формуляра, можете да използвате ClickUp Automations , за да го присвоите на неговия пряк ръководител, който може да разгледа заявката. Мениджърите могат също да използват изгледите „Табло“ и „Списък“, за да видят кой е в отпуск и да филтрират заявките въз основа на техния статус – нови, одобрени или отхвърлени.
С определени полета за всичко, този шаблон автоматизира целия процес на заявки за отпуск и гарантира, че всички са на една и съща страница. Освен това, обективният характер на формуляра дава на служителите свободата да искат отпуск, без да се чувстват ограничени или микроуправлявани.
Прочетете също: Един ден от живота на мениджър по човешки ресурси: роля, отговорности и предизвикателства
2. Шаблон за календар на отпуските в ClickUp
Може да има безброй атрактивни приложения и тракери, но нищо не може да се сравни с фирмения календар, когато става въпрос за организиране на времето. Независимо дали проследявате задачи, срещи или отпуски на служители, календарът предоставя ясен визуален преглед, с който никоя друга система не може да се сравни.
Ако харесвате простотата и визуалната яснота на календара, шаблонът за календар за отпуски на ClickUp е точно за вас. Той създава споделяем календар с отпуските на всички ваши служители, така че всеки да знае дали някой е на работа или в отпуск.
Календарът не само показва кой отсъства от офиса, но и проследява колко дни отпуск е взел всеки служител. Това е особено полезно за насърчаване на членовете на екипа да използват отпуските си.
Ето как работи това:
- Първо, създайте документ в ClickUp Docs и опишете колко отпуск получават служителите и как се управлява той.
- Създайте формуляр за заявка за отпуск, като използвате ClickUp Forms.
- Използвайте изгледа на календара в ClickUp, за да визуализирате платените отпуски на служителите.
- Свържете ClickUp с вашия софтуер за управление на човешките ресурси, за да проследявате броя на отпуските на служителите и да ги актуализирате.
Накрая, можете да направите календара публичен, за да насърчите прозрачността и видимостта сред всички служители.
3. Шаблон за формуляр за заявка в ClickUp
Това не е пряк шаблон за заявка за отпуск, а по-скоро основа за гладък процес на отпускане на отпуски. Шаблонът за формуляр за заявка на ClickUp опростява процеса на назначаване на нови служители, като събира цялата необходима информация от новите служители наведнъж.
Всеки път, когато се присъедини нов член на екипа, служителят (или неговият ръководител) и екипът му могат лесно да поискат от екипа на People Ops да създаде профил на служителя и да му даде достъп до формуляра и календара за отпуски.
Въпреки че формулярът съдържа някои основни полета, можете да добавите допълнителни полета за подробности за смени, информация за местоположението или други relevante данни. Например, ако имате различни политики за отпуски за различни региони и различни видове отпуски, като ваканционни и болнични дни, можете да посочите коя политика се прилага за новоназначения служител.
По този начин демонстрирате ангажираността си към благосъстоянието на служителите и баланса между работата и личния живот.
Прочетете също: 10-те най-добри софтуера за онлайн обучение на служители
4. Шаблон за заявки на екипа в ClickUp
Работата с множество формуляри за различни заявки може да стане хаотична много бързо, особено ако сте стартираща компания или МСП (малко и средно предприятие) с прекалено много задачи. В такива случаи единен формуляр за всички заявки на служителите може да ви помогне.
Шаблонът ClickUp Team Requests Template е общ формуляр, който служителите попълват, за да подадат заявка за всичко – от достъп до хардуерно оборудване и инструменти до отпуск. Това улеснява и мениджърите, тъй като не се налага да проверяват множество формуляри, за да видят дали има нова заявка.
Всичко, което трябва да направите, е да добавите нова категория за „отпуски“ във формуляра, заедно с персонализирани полета за подробности за отпуските, и сте готови. Тъй като ClickUp Forms разполага с условни полета, можете да показвате на служителите само полетата, които са релевантни за всеки тип заявка.
Докато Board View позволява на ръководителите на екипи да категоризират заявките, вие можете да зададете заявките за отпуск като висок приоритет, използвайки ClickUp Automations, за да бъдат разгледани възможно най-скоро.
Това ви помага да създадете една единствена, ефективна система за всички вътрешни заявки.
5. Шаблон за графика на екипа в ClickUp
Управлението на натоварването по време на отсъствия на служители е от решаващо значение за осигуряване на безпроблемно протичане на всички бизнес процеси във вашата организация. То помага на мениджърите да преразпределят задачите, за да гарантират, че проектите вървят по план, дори когато членовете на екипа са извън офиса. По този начин служителите могат да се наслаждават на отпуските си, без да се притесняват, че работата им се натрупва – една от основните причини, поради които повечето служители се въздържат да подават заявления за отпуск.
Шаблонът за графика на екипа на ClickUp е прост шаблон за задачи, който ръководителите на екипи и мениджърите могат да дублират и използват всеки път, когато одобряват заявка за отпуск. Списъкът за проверка включва четири действия:
- Прегледайте графиците и крайните срокове на задачите в графика на служителя.
- Проверете кой друг участва в проекта (или може да се включи).
- Проверете настоящия и бъдещия им график.
- Потвърдете с тях дали могат да поемат някоя от задачите с висок приоритет.
Чрез структуриран подход към преразпределението на задачите, тази система гарантира непрекъснатостта на проектите, предотвратява затрудненията и, най-важното, намалява стреса за служителите в отпуск и техните колеги.
Прочетете също: 10-те най-добри софтуера за проследяване на отпуските за управление на заявките за отпуск
6. Шаблон за график на смени в ClickUp
Ако управлението на натоварването за служителите с редовен работен ден от 9 до 17 часа е сложно, то за компаниите с няколко смени то е двойно по-сложно. Добре структуриран график на смени, който ви дава ясен преглед на наличността на екипа, може да ви помогне да осигурите ефективно планиране и одобрение на отпуските.
Шаблонът за графици на ClickUp значително опростява този процес.
Шаблонът помага да разделите ролите на смени, да ги възложите на отговорното лице и да проследявате отсъствията. Това ви позволява да:
- Вижте кой работи и кога с един поглед
- Лесно проследявайте кой отсъства и защо.
- Нагласете смени според наличността на екипа.
- Предвиждайте нуждите от персонал и потенциалния недостиг
Чрез централизиране на информацията за смени, шаблонът стратегически подобрява комуникацията и сътрудничеството между членовете на екипа.
Смятате ли, че процесът може да бъде подобрен? ClickUp Goals може да ви помогне да прецените колко добре протичат вашите смени и да откриете области, които могат да бъдат подобрени. Можете да зададете етапи и цели, за да измерите ефективността на вашите процеси и да откриете области, които могат да бъдат подобрени. Например, можете да използвате целите „Вярно/Невярно“ в ClickUp, за да проверите дали отговаряте на вашите изисквания за персонал всеки ден.
По принцип вие не само управлявате графиците на смени, но и ги оптимизирате за максимална ефективност.
7. Шаблон за календар на графика на екипа в ClickUp
Шаблонът за календар на екипа на ClickUp улеснява процеса на предаване на задачите от служител, който е в отпуск, като гарантира, че важните задачи и информация са споделени преди отсъствието му. Това намалява забавянията по проектите, позволява плавен преход и дава възможност на служителите да се откъснат напълно по време на отпуска си.
Шаблонът се предлага с четири вида изгледи:
- Дейности по проекта: „Изглед на списък“, където можете да получите обща представа за всички задачи, възложени на екипа, както и да създавате и управлявате нови задачи.
- Седмичен график: Табло в стил Kanban, което визуално организира задачите въз основа на крайните им срокове.
- Работна натовареност: Този изглед предоставя ясна картина на индивидуалната и екипната работна натовареност, като помага да се балансират задачите и да се предотврати претоварването. Най-хубавото е, че можете да промените продължителността на изгледа на един месец, две седмици или една седмица и да планирате проактивно отпуските на служителите.
- График на екипа: Това е календарен изглед, който показва продължителността и припокриването на задачите, което позволява ефективно управление на времето и разпределение на ресурсите.
Това помага на колегите да координират усилията си, независимо дали поемат допълнителни отговорности по време на отсъствието на колега или идентифицират потенциални зависимости. В същото време мениджърите могат да преразпределят работата ефективно, без да претоварват никого.
8. Шаблон за почасов график на ClickUp
Проследяването на отпуските на почасово заплатените служители може да се превърне в хаос, ако не разполагате с точна система. За разлика от служителите с фиксирана заплата, почасово заплатените служители се заплащат въз основа на действително отработените часове. Това означава, че трябва да проследявате не само „почивните дни“, но и „почивните часове“.
Шаблонът за почасово разписание на ClickUp предоставя рамка за управление на почасово заплащаните работници, като използва комбинация от календарни изгледи и инструменти за отчитане на работното време. Това ви помага да следите действителното работно време на всеки служител и гарантира точност на отчетите за заплатите.
Шаблонът разполага с изглед на седмичен календар, където можете да планирате графика на служителите за ефективно управление на времето.
Всеки път, когато служител иска да вземе час (или ден) отпуск, можете да блокирате този конкретен период като „Извън офиса“ и да добавите бележка, в която обяснявате защо е взел този отпуск. Много удобно, нали?
9. Шаблон за отпуск на HR от Template.net
Ако сте малка фирма или предпочитате опростен подход към проследяването на заявките за отпуск, тогава този шаблон за отпуск на Template.net може да ви помогне. Просто го дублирайте за всеки служител и го актуализирайте, когато някой вземе отпуск. Това е лесен начин да следите отпускните дни и други отсъствия.
Шаблонът включва важни подробности като информация за служителите, отпуск, видове отпуски, остатък и история на ползваните отпуски. Добавянето на политиката към всеки запис на служител може да бъде полезно, ако имате различни политики и категории за отпуски – за пълноработни, непълноработни и други.
Така не само централизирате записите за отпуските на служителите, но и гарантирате спазването на политиките на компанията в тази област.
Прочетете също: Как да избегнете микромениджмънта на работното място
10. Формуляр за заявка за отпуск за служители в стартиращи компании от Template.net
Последният шаблон в списъка ни е също толкова прост. Формулярът за заявка за отпуск на служител в стартираща компания от Template.net е прост формуляр, който служителите могат да споделят с мениджърите си, когато заявят отпуск.
Той има четири раздела: данни за служителя, данни за отпуска, одобрение от мениджъра (и коментари) и одобрение от HR. Можете също да прикачите файлове, ако политиката на вашата компания изисква лекарско удостоверение при ползване на отпуск по болест.
Този шаблон е особено подходящ за малки предприятия и стартиращи фирми, където се предпочита проста система за управление на отпуските.
Управлявайте отпуските на служителите с ClickUp
Добре структурираната система за управление на отпуските не само ви помага да проследявате отсъствията и да управлявате натоварването, но и гарантира, че спазвате местните трудови разпоредби. А ClickUp може да ви помогне.
Наборът от инструменти за управление на работата – шаблони за заявки за отпуск, графици на екипа, проследяване на работното време и функции за управление на натоварването – може да ви помогне да опростите процеса, да намалите размяната на кореспонденция и да създадете култура, която дава приоритет на баланса между работата и личния живот.
Освен това, тъй като ClickUp се интегрира с над 1000 приложения и платформи (включително повечето софтуери за управление на човешките ресурси и заплатите), можете автоматично да проследявате отпуските и да гарантирате точни плащания.
Защо да не опитате? Регистрирайте се безплатно в ClickUp и стандартизирайте процеса на заявки (и одобрения) за отпуск.