Всеки спорт се нуждае от правила. С фокус върху стратегията, екипната работа и представянето, има ли по-голям спорт от бизнеса?
Ако управлявате бизнес или човешките ресурси в него, се нуждаете от наръчник с правила за вашите служители.
Наръчникът за служители е този набор от правила.
Наръчникът за служители или фирменото ръководство очертава очакванията, насоките и важните подробности, които служителите трябва да знаят, за да бъдат успешни във вашата компания. И в този процес той установява фирмената ви култура.
Значението на наръчника за служители
Наръчникът за служители е официален документ, който се предоставя на новите служители и служи като централен източник на основна информация за компанията и ролите на служителите.
Не е възможно да се подцени неговата важност.
Компании като Costco и Southwest Airlines са известни със своята силна корпоративна култура, като ясната комуникация и установените процедури са важна част от нея.
Добре написаното ръководство е от полза както за работодателите, така и за служителите. Ясното ръководство може да помогне за избягване на недоразумения и обърквания и да насърчи положителна работна среда. Всъщност, то може да помогне и на работодателите да спазват трудовото законодателство и нормативни актове. Ето още няколко причини, поради които трябва да създадете добро ръководство за служителите.
Наръчник:
- Ясно комуникира политиките, процедурите и очакванията на компанията.
- Предоставя насоки на служителите относно техните права, ползи и отговорности.
- Служи като справочник за служителите с информация за политиките на компанията.
- Помага при спорове, жалби и оплаквания, както и при разрешаване на конфликти.
- Укрепва корпоративната култура, ценностите и стандартите
- Намалява рисковете от тормоз и дискриминация и поддържа безопасността на служителите.
- Помага при процедурите по назначаване и определяне на очакванията.
- Насърчава последователност в вземането на решения и политиките в различните екипи и функции.
Наръчниците за служители имат няколко основни цели. Те изясняват какво се очаква от служителите, като например дрескод, работно време, кодекс за поведение, стандарти за производителност и правила за използване на имуществото на компанията.
Наръчникът е и основен източник на важна информация, като подробности за социалните придобивки на служителите, политики за отпуски и процедури за борба с тормоза.
Освен това, последователното прилагане на политиките гарантира, че всички са на една и съща страница, насърчава справедливостта и намалява риска от фаворизиране.
Значението на наръчника за служители в управлението на човешките ресурси
Добре изготвеното ръководство за служители може да опрости различни области от вашите HR процеси.
1. Набиране и подбор на персонал
Наръчникът за служители ясно очертава политиката, културата и ценностите на компанията за потенциалните служители, като им помага да разберат дали се вписват в организационната рамка.
Наръчникът може да се използва като инструмент за набиране на кадри, за да привлечете таланти, като покажете културата, предимствата и работната среда на вашата компания. Мислете за него като за първото впечатление на потенциалните кандидати.
Наръчникът очертава и процеса на кандидатстване и формата на интервюто, определя ясни очаквания и информира новите служители за плана за обучение, който могат да очакват по време на процеса на въвеждане в работата.
2. Оценка на представянето
Един добре изготвен наръчник за служители включва подробни политики и процедури за управление на представянето. Обикновено той изяснява как се провеждат оценките на представянето , критериите и показателите, както и честотата на оценките. Тази прозрачност помага за управление на очакванията на служителите и подобрява ефективността на оценяването.
Наръчникът трябва да очертава очакванията за представянето на различните роли, което помага при оценяването на представянето. Определянето на ясни стандарти за представяне гарантира, че всички работят за постигането на едни и същи цели.
Освен това, наличието на документирани политики за оценка на представянето гарантира справедлив и последователен процес на преглед за всички служители.
3. Управление на работната сила
Наръчникът предоставя ясни указания по различни аспекти на управлението на персонала, като присъствие, поведение на работното място, политики за отпуски и процедури за подаване на жалби. Това гарантира еднакво отношение към всички служители и намалява объркването и конфликтите.
Наръчникът трябва да съдържа подробни и ясни правила за отпуски, натрупани почивни дни и дисциплинарни процедури. Това помага на отдел „Човешки ресурси“ да управлява тези заявки ефективно и последователно.
Споделете оценките за представянето с служителите, за да подчертаете областите, в които може да се наложи да придобият нови умения или да подобрят съществуващите.
Ясното обяснение на правата и отговорностите на служителите по отношение на работното време, почивките и поверителността на данните дава възможност на служителите да се чувстват по-уверени и намалява объркването за отдела по човешки ресурси.
Ключови компоненти на наръчника за служители
Създаването на наръчник за служителите може да изглежда трудна задача, но той е изключително важен инструмент за комуникиране на политиките и очакванията на компанията към персонала.
Ето разбивка на основните компоненти, които трябва да бъдат включени в наръчника за служители, за да се гарантира яснота и съответствие:
1. Ценности, мисия и история на компанията
Започнете наръчника си, като ясно посочите ценностите, мисията и историята на вашата компания. Тази секция задава тона на организационната култура и посочва какво представлява вашата компания.
Той също така помага на служителите да разберат основната идентичност на компанията, нейната цел и как тяхната роля допринася за по-голямата картина.
Това е почти като да споделите историята и смисъла на съществуването на компанията!
2. Възнаграждения и допълнителни придобивки
Очертайте какво могат да очакват служителите по отношение на заплата, социални придобивки и други бонуси. Тази прозрачност помага за управлението на очакванията и намалява недоразуменията.
В тази секция трябва да се опише подробно възнаграждението на служителите, включително структура на заплащането, график за плащане, политики за извънреден труд и бонуси.
Той трябва да обяснява и всички предимства, като здравна застраховка, платен отпуск и пенсионни планове.
3. Работно време и график
Уточнете работното време на компанията – начален и краен час, почивки, смени и политики за дистанционна работа.
Кодифицирайте работното време, включително стандартното работно време, опциите за гъвкавост (ако се предлагат) и политиките за почивки. В тази секция трябва да се изяснят и процедурите за подаване на заявления за отпуск и промени в графика.
4. Детайли по трудовия договор и политики за работа по желание
Ако вашата компания използва трудови договори, обобщете тук основните условия.
Концепцията за „трудово правоотношение по желание“ позволява на работодателя или служителя да прекратят трудовото правоотношение без отговорност, при условие че няма изричен договор за определен срок, уреждащ трудовото правоотношение. Ясно дефинирайте и опишете такива политики, където е необходимо.
5. Политики на Комисията за равни възможности в заетостта (EEOC)
EEOC забранява дискриминацията при наемане, повишаване, възнаграждение и други условия на заетост на базата на раса, цвят на кожата, религия, пол (включително бременност), национален произход, възраст (40 или повече години), неврологично разнообразие, увреждане или генетична информация.
Обобщете ангажимента на вашата компания към равните възможности и очертайте процедурите за подаване на жалби. Уверете се, че наръчникът ви включва раздел, който потвърждава ангажимента ви към равните възможности за заетост.
6. Политики за тормоз и дискриминация в светлината на ADA
ADA (Американският закон за хората с увреждания от 1990 г.) забранява дискриминацията срещу квалифицирани лица с увреждания. Обяснете как вашата компания спазва ADA и другите приложими закони, за да защити служителите от тормоз и дискриминация.
Определете ясно какво представлява тормоз и дискриминация и установите политика на нулева толерантност на компанията към такова поведение.
Също така е важно да обясните как вашата компания осигурява разумни удобства за служителите с увреждания.
7. Правила за здраве и безопасност и указания за пожарна безопасност
Опишете подробно политиките на вашата компания за здраве и безопасност, включително тези, които са задължителни съгласно Закона за безопасност и здраве при работа (OSHA) в Съединените щати.
Обобщете правилата на OSHA, за да осигурите безопасна работна среда. Това трябва да включва процедури за пожарна безопасност, планове за евакуация при извънредни ситуации и указания за докладване на опасности на работното място.
8. Законодателство за защита на личните данни и съображения за компютърна сигурност
С нарастващия риск от нарушения на сигурността на данните е от съществено значение да включите в наръчника си политики за поверителност на данните и ИТ сигурност.
Очертайте политиките на вашата компания относно поверителността на данните и компютърната сигурност.
Това може да включва ограничения за събирането и използването на лични данни, както и указания за силни пароли и безопасни навици при сърфиране в интернет.
9. Информация за правата на служителите на обезщетения за безработица
Информирайте служителите за правата им съгласно законите за обезщетения за безработица във вашия щат и местните закони, за да се уверите, че те разбират своите права и задължения.
Предоставете основно обяснение за това как служителите могат да се класират за получаването им. Можете да включите ресурси за получаване на допълнителна информация.
Най-добри практики за ефективно наръчник за служителите
Ефективният наръчник за служители служи като основа за политиката и културата на компанията.
Ето някои най-добри практики, които ще гарантират, че наръчникът ви е изчерпателен, практичен и интересен за вашите служители.
Съвет от професионалист: Използването на софтуер за управление на наръчника за служители ви гарантира, че сте обхванат всички важни точки.
1. Подчертаване на признанието и стимулите
Мотивирайте служителите, като им покажете програмите за признание и стимулиране на вашата компания.
Това може да включва награди за служител на месеца, бонуси за постигнати резултати или планове за участие в печалбата. Обясняването на начина, по който функционират тези програми, може да стимулира ангажираността на служителите.
В тази секция трябва да бъдат подробно описани критериите за допустимост, процесът на награждаване и примери от миналото за признати усилия.
2. Определяне на корпоративната култура и поведението на служителите
Наръчникът трябва да предава същността на корпоративната култура и да предоставя насоки за това как служителите могат да допринесат за поддържането на тази култура.
Това може да включва насоки за работа в екип, стилове на комуникация или стандарти за обслужване на клиенти. Като обясните как служителите могат да поддържат културата, вие насърчавате по-силно чувство за екипен дух.
3. Поддържайте го актуален
Създайте наръчника за служителите като живо документ, който може да се развива. Посочете ясно, че наръчникът ще се актуализира редовно, за да отразява най-новите политики на компанията.
Законите за заетостта, федералните и щатските закони и регламенти също се променят, затова планирайте редовни прегледи, за да се уверите, че цялата информация е актуална и точна. Това включва включването на всички актуализации на фирмените политики или предлаганите ползи.
4. Използване на наръчника за поставяне на цели
Наръчникът трябва да обяснява как индивидуалните цели се съгласуват с целите на компанията. Това включва как служителите могат да поставят цели и как те допринасят за цялостната бизнес стратегия.
Наръчникът може да бъде инструмент за определяне на ясни цели както за компанията, така и за отделните служители.
Наръчникът може да даде възможност на служителите да поемат отговорност за своя успех в компанията, като очертава очакванията за представянето им и възможностите за професионално развитие.
Как да напишете наръчник за служителите
Управленски инструменти като ClickUp, с изчерпателен софтуер за човешки ресурси и лесни за използване шаблони за наръчник за служители, могат значително да опростят създаването на наръчник за служители.
Ето кратко ръководство за това как да използвате функциите и шаблоните на ClickUp, за да създадете изчерпателен наръчник за служителите.
1. Шаблон на ClickUp за наръчник за служители (за напреднали)
Шаблонът на ClickUp за наръчник за служители (разширен) може да бъде вашият основен документ за създаване на подробен и ефективен наръчник за служители.
За да започнете, следвайте тези стъпки:
1. Влезте в своя акаунт в ClickUp (или се регистрирайте в ClickUp)
2. Изберете (или създайте) работното си пространство
3. Изберете пространство или папка, в която да импортирате шаблона.
4. Преминайте към Ръководството за начало: То съдържа всички стъпки, необходими за да ви помогне да персонализирате съдържанието на наръчника за вашата компания.
5. Шаблонът включва три предварително зададени страници.
а. Шаблон на наръчника: Това е главната страница и включва представяне на компанията, както и приветствено послание от ръководния екип. Можете да напишете съдържанието според нуждите си.
б. Всичко за (компанията): Тази подстраница представя компанията, нейните услуги, структура, ръководен екип и онлайн присъствие. Можете да попълните тези раздели със съдържание, което отговаря на нуждите на вашата компания.
в. Стандартен кодекс за поведение: Това е втората подстраница, която представя кодекса за поведение чрез мисията на компанията, основните ценности, защо съществува и кои са хората, които се обхващат от него. Отново, адаптирайте съдържанието, за да отговаря на изискванията на вашата компания.
Шаблонът има различни подстраници, включително за назначаване, напускане, политика за присъствие, фирмени придобивки и др., както е показано по-горе, където можете да добавите съответното съдържание.
Всяка от опциите, показани в Стандартния кодекс за поведение, има подстраници, както е показано по-долу.
Можете да добавите и допълнителни страници, ако е необходимо, за да отразите променящите се нужди на организацията и нейния персонал.
2. ClickUp Brain
ClickUp Brain е първата в света невронна мрежа, която свързва задачи, документи, хора и цялото знание на вашата компания с изкуствен интелект. Това е мениджър на знания, мениджър на проекти и асистент за писане с изкуствен интелект, пригоден за вашата работа.
Неговият AI-базиран генератор на наръчник за служители може да опрости процеса на изготвяне на изчерпателен наръчник за служители.
AI инструментът ви подканва да въведете ключови подробности като фирмени политики, процедури, ползи и правни изисквания в ClickUp Doc. Можете също да използвате функциите за редактиране на ClickUp, за да добавите логото на вашата компания и елементи на брандинга.
Въз основа на вашите данни ще бъде създаден проект на наръчник, който отговаря на нуждите на вашата компания, както и на стандартите и регулациите в бранша.
Използвайки обработка на естествен език и автоматизация, инструментът може да гарантира последователност в тона и съдържанието, като същевременно ви предлага гъвкавост да персонализирате разделите според нуждите си. Това не само спестява време и ресурси, но и помага да поддържате актуални наръчници, които отразяват променящите се нужди на организацията и нейния персонал.
С помощта на AI генератор на наръчник за служители, фирмите могат да улеснят създаването на този важен документ, като насърчават ясната комуникация, спазването на най-добрите практики и положителната организационна култура.
Въпреки че ClickUp Brain е добра отправна точка, той може да не обхваща всички уникални аспекти на вашата компания.
Трябва внимателно да прегледате проекта и да го персонализирате според вашите конкретни политики, процедури и корпоративна култура, както и да вложите гласа и личността на вашата компания.
Включете ясни и кратки обяснения на политиките и разбийте сложната информация на лесни за разбиране раздели. Накрая, споделете черновата на наръчника с подходящите членове на екипа от отдел „Човешки ресурси“, правния отдел и ръководителите на отдели, за да получите обратна връзка.
За да направите това, можете да използвате функцията „Документи“ на ClickUp, която позволява редактиране и коментари в реално време.
Това позволява съвместно усъвършенстване и гарантира, че всички са на една и съща страница.
3. Инструменти за човешки ресурси на ClickUp
Инструментите на платформата за човешки ресурси на ClickUp могат да ви помогнат да създадете хранилище с данни за персонала и да опростите процеса на създаване на наръчник за служителите. Те предлагат различни функции, които помагат на мениджърите по човешки ресурси да организират всички необходими раздели за наръчник за служителите, да персонализират всеки раздел според политиките на компанията и процеса на назначаване на нови служители, както и да сътрудничат по наръчника с редактиране в реално време и лесно споделяне.
Ето как:
- Наблюдавайте и подобрявайте производителността, ангажираността и растежа на служителите чрез адаптивни изгледи на ClickUp, предназначени за съгласуване на работната сила.
- Улеснете частния диалог между супервайзори, мениджъри и членове на екипа, като използвате чат прозореца на ClickUp.
- Привлечете и задръжте изключителни кандидати с опростена система, която управлява данните, комуникациите и процесите, свързани с кандидатите.
- Ускорете процеса на набиране на персонал с предварително създадени HR шаблони , персонализирани индикатори за напредък и автоматизирани работни процеси за набиране и назначаване на персонал.
- Ускорете времето за обучение на новите членове на екипа с изчерпателна програма за въвеждане, която ги подготвя за работата им.
- Опростете процеса на обучение с възлагаеми задачи в ClickUp , централизирана документация и интерактивни функции за коментиране за по-голямо ангажиране и по-добра комуникация.
Освен това, шаблонът за наръчник за човешки ресурси на ClickUp ви помага да разработите всеобхватен наръчник, съобразен с изискванията на вашата компания.
Това позволява на вашия екип да:
- Намерете актуална информация за политиките и протоколите на компанията
- Разберете стандартите за поведение и производителност на персонала
- Придобийте точни знания за бонусите, разрешените отсъствия и други важни елементи.
4. Шаблон на ClickUp за наръчник за служители за начинаещи
Шаблонът за наръчник за служители на ClickUp може да бъде отправна точка за начинаещи.
Този шаблон ви помага да организирате всички необходими раздели за наръчника за служители и да персонализирате всеки раздел, за да отговаря на политиките и процеса на въвеждане в работата на вашата компания. Той съдържа следните основни раздели:
- Цел: Използвайте тази секция, за да изложите мисията на вашата компания и да разкажете нейната история. Това трябва да вдъхнови и да мотивира вашите служители да се присъединят към екипа.
- Основни ценности: Използвайте тази секция, за да очертаете основните ценности или принципи, които ръководят организационната ви култура и процесите на вземане на решения.
- Кодекс за поведение: Използвайте тази секция, за да съобщите очакванията на работното място, включително дрескод, политика за борба с дискриминацията, политика за борба с тормоза, дисциплинарни процедури и т.н.
- Предимства: Тази част от наръчника трябва да помогне на вашите служители да разберат пакета си от предимства, здравните планове и т.н.
- Правни въпроси: Използвайте тази секция, за да съобщите очакванията си относно прекратяване на трудовите правоотношения и напускане на компанията. Тази част от наръчника ще включва и клаузи като забрана за конкуренция и забрана за привличане на клиенти.
Шаблонът ви позволява да персонализирате наръчника за служители с атрактивно форматиране, като лесни за добавяне GIF файлове, диаграми и визуални елементи. Той предоставя подробно съдържание, което може лесно да се попълва и споделя. С редактиране в реално време и лесно споделяне можете да си сътрудничите с другите, докато създавате наръчника за служители.
Създайте съдържание, което позволява на читателя да преминава към конкретни раздели в наръчника, или добавете вложени страници, за да организирате информацията за въвеждането в работата и прегледа на ползите.
5. Шаблон на ClickUp за наръчници, политики и процедури за служители
Изчерпателен наръчник за служителите, политики и процедури е от съществено значение, за да се гарантира, че вашият екип е запознат с правилата и очакванията на работното място.
Шаблонът на ClickUp за наръчници, политики и процедури за служители ви помага да създадете изчерпателен документ, който обхваща всичко – от заплатите до политиката за отпуски – всичко на едно място!
Този шаблон ще ви помогне да определите ясни насоки за служителите, да елиминирате объркването, да се справяте с различни ситуации и да сведете до минимум скъпоструващите грешки и недоразумения.
С ясни политики и процедури вие гарантирате, че всички служители разбират правилата на компанията. Това също така помага за създаването на безопасна и здравословна работна среда и поддържането на последователност в прилагането и тълкуването на политиките.
Независимо дали току-що започвате или искате да актуализирате съществуващото си наръчник за служители, този шаблон съдържа всичко, от което се нуждаете!
Съвет от професионалист: Разгледайте тези най-добри практики и примери за наръчници за служители, за да се вдъхновите.
Специални съображения за наръчник за служители в малки предприятия
Създаването на наръчник за служителите за малък бизнес не е лесно. Трябва да се намери баланс между изчерпателност и практичност. Трябва също да се гарантира, че политиките подкрепят както нуждите на служителите, така и оперативните нужди на бизнеса.
Макар че основните компоненти на едно добро ръководство за служители важат за всички предприятия, малките фирми може да имат някои специфични съображения.
Ето някои неща, които трябва да имате предвид:
1. Баланс между практичност и правни изисквания
Малките предприятия трябва да се уверят, че наръчниците им отговарят на законовите изисквания, без да стават толкова тромави, че да са трудни за прилагане. Наръчникът трябва да обхваща всички правни основи и да е достатъчно гъвкав, за да се адаптира с разрастването на бизнеса.
Малките предприятия може да не се нуждаят от същото ниво на детайлност като големите корпорации. Фокусирайте се върху включването на най-релевантните политики за ежедневните ви операции, като същевременно се уверите, че сте обхванат всички правни аспекти.
Например, една малка маркетингова агенция може да не се нуждае от дълъг раздел за процедурите за безопасност при производството, но трябва да очертае ясно политиките за интелектуална собственост.
2. Политика за платен отпуск
Политиките за платен отпуск (PTO) са от решаващо значение, особено в малките предприятия, където отсъствието дори на един служител се усеща остро.
Малките предприятия често имат по-гъвкави условия на работа. Обмислете подходи към платения отпуск (PTO), които отговарят на размера и културата на вашата компания.
Политиката трябва да очертава ясно как се натрупва отпускът, как може да се ползва и какви са приложимите ограничения. Тази система може да комбинира отпуск по болест, ваканционен отпуск и лични дни в единен отпуск.
Важно е също да се очертаят ясни ставки за натрупване и процедури за заявки, независимо от избраната структура на отпуските.
Създайте наръчник за служителите с перфектния инструмент
Не забравяйте, че един добър наръчник за служители е нещо повече от просто документ, пълен с политики – той е динамичен ресурс, който може да помогне на вашия екип да се ориентира в сложността на съвременните работни места, като същевременно ги приведе в съответствие с ценностите и целите на вашия бизнес.
Следвайки тези най-добри практики и адаптирайки наръчника към вашата компания, можете да създадете ресурс, който дава възможност на служителите и подготвя вашия бизнес за успех.
С ClickUp можете да създадете перфектната система за опростяване на наемането, въвеждането и развитието на служителите.
Използвайте безплатните шаблони и формуляри за човешки ресурси и създайте ясни политики и процедури за служителите.
Регистрирайте се в ClickUp още днес!