Представете си, че обучавате служител в продължение на шест месеца, само за да видите как в седмия месец той подава двуседмично предизвестие. Фрустриращо, нали? За да стане положението още по-лошо, неговата оставка предизвиква верижна реакция, при която други служители правят същото. Този цикъл се случва, когато не следите и не управлявате текучеството на персонала.
Флуктуацията на персонала се отнася до броя на служителите, напускащи организацията в рамките на определен период от време.
Има четири вида текучество на персонала: доброволно, недоброволно, пенсиониране и вътрешни премествания.
Докато другите видове текучество са все още управляеми, доброволното текучество възниква внезапно. Неговото въздействие е далеко достигащо: високото текучество на служителите понижава морала, приходите и производителността, нарушава стабилността на организацията и често е признак за лошо управление.
Най-значителната доброволна текучество в съвременната епоха се случи през 2021 г. – Голямото напускане.
Ниските заплати, липсата на възможности за кариерно развитие и липсата на гъвкава структура на работа след пандемията накараха милиони американци да напуснат работата си, а тенденцията продължи и през 2022 г.
Върхът на „Голямото напускане“ беше между ноември 2021 г. и април 2022 г., когато всеки месец над 4,5 милиона души напускаха работата си. Този ексodus накара компаниите да се притесняват за печалбите си и ги подтикна да разработят нови стратегии за привличане и задържане на таланти.
Реалната цена на текучеството на персонала
Всеки работодател интуитивно разбира това, а статистиките за труда потвърждават: текучеството на персонала е скъпо. Задържането на съществуващ, добре обучен служител, който знае как работят нещата, струва много по-малко, отколкото наемането и преквалифицирането на нови служители.
Но как да изчислите точните разходи за текучеството на персонала? Джак Алтман от Huffington Post е разработил следната формула:
| Флуктуация на персонала = (разходи за наемане + разходи за въвеждане в работата + разходи за развитие + незаети часове) X (брой служители X процент на годишната флуктуация) |
Да приемем, че вашата компания има 50 служители с годишен процент на текучество от 20%. Разходите за наемане, въвеждане в работата, обучение и загуба на производителност възлизат на 100 000 долара.
В този случай разходите за текучеството на персонала биха били = 100 000 долара X 50 X 20% или 1 000 000 долара.
За да се опрости изчислението, в тази формула са включени само количествено измерими разходи, като разходи за наемане на нови служители, въвеждане в работата, обучение и развитие, както и незаетият период между напускането на един служител и назначаването на нов.
Според проучване на Gallup, замяната на един служител струва от половината до два пъти годишната заплата на служителя. С растящите разходи за труд, тази цифра продължава да се увеличава.
Въпреки това, истинската цена на текучеството на персонала надхвърля финансовите загуби. Тя включва и нематериални разходи, които не могат да бъдат измерени в цифри.
Пряко и непряко свързани разходи с текучеството
Разходите за текучеството на персонала могат да бъдат разделени на две основни групи: преки разходи и непреки разходи.
Пряко свързани разходи
Пряките разходи са тези, които можете да изчислите в цифри, като например:
- Разходи за набиране на персонал: Това включва разходите за време и пари за публикуване на обяви, насрочване на интервюта с потенциални кандидати, подбор на кандидати и административна работа.
- Разходи за обучение: Това са разходите за обучение и развитие на новоназначените служители, за да се впишат добре във вашата екосистема.
Непреки/непарични разходи
Тези разходи не са измерими в цифри, но имат траен ефект върху корпоративната култура, като например:
- Ниско морално състояние на служителите: Неочаквани промени в структурата на екипа често водят до ниска ангажираност и морално състояние на служителите, което увеличава риска от напускане на повече хора.
- Загуба на производителност: Вашият екип губи производителност в процеса на търсене, назначаване и обучение на заместници.
Ето защо все повече компании стават чувствителни към текучеството на персонала и въвеждат програми за задържане на служителите, които повишават удовлетвореността от работата и ангажираността сред работната сила.
Причини за високата текучество на персонала
Има различни фактори, които са виновни за високата текучество на персонала – както на индивидуално, така и на организационно ниво:
- Недостатъчно възнаграждение и увеличение на заплатата: Когато компаниите не предлагат адекватно възнаграждение и увеличение на заплатата, съответстващо на уменията, отговорностите и разходите за живот на служителите, това подтиква работната сила да напусне компанията.
- Липса на социални придобивки за служителите: Непредоставянето на основни социални придобивки като здравна застраховка, пенсионни придобивки, грижи за децата, бонуси, гъвкаво работно време и възможности за личностно развитие е една от основните причини за високата текучество на персонала.
- Ниска удовлетвореност от работата: Без адекватна заплата и допълнителни придобивки служителите губят мотивация, а удовлетвореността от работата и лоялността изчезват. Те се превръщат в „тихи напускащи“, които полагат минимални усилия, за да запазят работата си, и сменят компанията в момента, в който намерят по-добра възможност.
- Липса на баланс между работата и личния живот: Липсата на структуриран работен график се отразява на баланса между работата и личния живот на служителите. Дългите работни часове им оставят малко време за семейството или за други интереси. Такова положение кара членовете на екипа да търсят начини да избягат.
- Токсично лидерство и корпоративна култура: Лидерите, които се занимават с микромениджмънт, липсва им емпатия и не признават добрата работа на членовете на екипа си, създават предизвикателна работна среда, която кара най-добрите таланти да напуснат.
- Липса на растеж: Възможностите за повишаване на квалификацията и повишенията въз основа на резултатите повишават удовлетвореността на служителите и насърчават лоялността. Без тях служителите се чувстват заседнали и недооценени и напускат работното място в търсене на по-удовлетворяващи роли.
Стратегии за намаляване на текучеството на персонала
Ако вашият бизнес се бори да задържи служителите си, е време да потърсите по-задълбочени решения и да промените подхода си.
Като собственик на бизнес или мениджър по човешки ресурси, трябва да създадете работна среда, в която служителите получават добро възнаграждение, чувстват се ценени и имат достатъчно възможности за лично и професионално развитие, за да не изпитват нужда да напускат.
Макар борбата с нежеланата текучество да е предизвикателство, следвайте тези стратегии за създаване на процъфтяваща работна култура и намаляване на доброволното текучество:
1. Обновете процесите по назначаване на нови служители
Едни и същи предварително форматирани имейли и скучни наръчници са достатъчни, за да приспиват вашите служители (особено ако са от поколението Z). Трябва да разнообразите нещата, за да създадете ангажиращо преживяване за служителите от самото начало.
Изпращайте персонализирани имейли, предлагайте план за кариерно развитие, организирайте индивидуални срещи и осигурете гладко въвеждане в работата. Обновете програмата си за въвеждане в работата с интерактивни сесии, дейности за сближаване, менторски програми и ясно определяне на цели за по-добри показатели за задържане на служителите.
Що се отнася до документацията, можете да се вдъхновите от шаблоните за наръчници за служители, за да преобразувате процесите си по назначаване на нови служители.
Например, шаблоните за наръчник за служители на ClickUp ви позволяват да съобщавате информация за историята на вашата компания, кодекса за поведение, политиките за комуникация и др. по персонализиран начин, който отразява вашата уникална марка като работодател.
Можете дори да добавите графики, емотикони и GIF файлове, за да разчупите дългите текстове на политиките, така че служителите да се чувстват ентусиазирани да ги прочетат.
2. Подобряване на програмите за развитие и обучение на служителите
Вместо стандартни програми за обучение и развитие, проведете задълбочена оценка на нуждите, за да идентифицирате пропуските в уменията на служителите. Направете списък с често срещани проблеми в конкретни отдели и се опитайте да ги разрешите чрез вашите обучения.
45% от членовете на вашия екип за съдържателен маркетинг се борят с техническото SEO. За да решите този проблем, можете да си сътрудничите с експерти в бранша и да създадете персонализирани модули за обучение по техническо SEO.
Също така се нуждаете от мощен софтуер за обучение на служители, така че те да могат да проследяват напредъка си, да имат достъп до програмата от устройство по свой избор и да дават обратна връзка за обучението. И това е всичко – създадохте програма, която добавя стойност към набора от умения на вашия екип.
Бърз съвет: Използвайте ClickUp Docs, за да създадете централизирана институционална база от знания или уики за обучение, където служителите могат да имат достъп до материали за обучение, уроци и най-добри практики, като по този начин се насърчава култура на непрекъснато учене.
Създайте специално пространство или папка в ClickUp Docs за вашите обучителни материали. В рамките на това пространство/папка можете да създавате отделни документи за различни теми, модули или категории от вашата обучителна програма. Тази йерархична структура ще ви помогне да организирате съдържанието си по логичен начин.
ClickUp Docs поддържа и форматиране на богат текст, което ви позволява да представите съдържанието на обучението по атрактивен и визуално привлекателен начин. Използвайте заглавия, точки, блокове с код и други опции за форматиране, за да структурирате ефективно съдържанието си. Освен това можете да вграждате изображения, видеоклипове и други мултимедийни елементи, за да подобрите учебния опит.
С помощта на пълнотекстовото търсене служителите могат лесно да намерят конкретна информация или теми в вашите обучителни материали. Можете също така да контролирате разрешенията за достъп, за да гарантирате, че само оторизирани лица могат да преглеждат или редактират съдържанието на обучението.
3. Оценявайте служителите
Признанието и наградите, като например увеличаване на заплатата на служителя, насърчават служителите да работят по-добре, карат ги да се чувстват оценени и повишават лоялността им.
Можете да мотивирате персонала си по различни начини, включително:
- Финансови стимули под формата на увеличения на заплатите, бонуси, участие в печалбата, акции, подаръчни карти, ваучери за пътуване, стипендии за обучение и възстановяване на разходите за обучение.
- Нефинансови стимули, като програми за обучение за професионално развитие, програми за награждаване на служителите за постигнати резултати и допълнително свободно време.
Вашата система за признание на служителите трябва да балансира перфектно паричните и непаричните ползи. Тези аспекти са необходими за повишаване на общата удовлетвореност и морал на вашите служители.
4. Идентифицирайте препятствията навреме
Препятствията са нещо нормално. Но когато ги оставите да се натрупват, те могат да нарушат работния ви процес.
Използвайте система за наблюдение на служителите, за да разберете предизвикателствата, пред които са изправени вашите служители. Те могат да се отнасят до умения, ресурси, срокове или нещо друго. Когато идентифицирате тези препятствия навреме, можете да въоръжите служителите си с необходимите ресурси, за да ги преодолеят ефективно.
Например, ако нов служител има затруднения да изпълни проектите навреме, назначете партньор по проекта, който да го научи на тънкостите и да му помогне да бъде по-ефективен.
С помощта на изгледа „Работна натовареност“ на ClickUp и Pulse ClickApp можете да следите кой работи по кои задачи, да визуализирате обема работа, възложен на всеки член на екипа за определен период от време, и да сравнявате работната натовареност на всеки човек с определената за него капацитет.
Това може да ви помогне да събирате обратна връзка и мнения от екипа си в реално време, което ще ви позволи да идентифицирате и разрешите проблемите, преди те да се влошат.
5. Предлагайте гъвкави условия на работа
Проучване на McKinsey сочи, че 87% от служителите започват да работят дистанционно, когато им се даде такава възможност. В друго проучване на McKinsey гъвкавостта на работното място е основната причина служителите да се връщат на работното си място.
Може да се каже, че предлагането на гъвкави условия на работа ще ви помогне да задържите и привлечете нови служители.
Можете да позволите на служителите да работят изцяло дистанционно или да предложите хибридни варианти, които съчетават най-доброто от двата свята. Дайте приоритет на цялостното благополучие и удовлетворение на служителите и им позволете да изберат режим на работа, който максимизира тяхната продуктивност.
А ако се притеснявате от неефективното или нерезултатно дистанционно сътрудничество, опитайте чат прозореца на ClickUp.
Chat View позволява на отдалечените екипи да комуникират в реално време, като създава усещане за свързаност и непосредственост чрез незабавни съобщения, коментари и @споменавания.
А най-хубавото е, че всички разговори в Chat View са фокусирани върху задачите. Това гарантира, че всички важни дискусии, решения и информация се документират и са достъпни в рамките на задачата или проекта.
Освен това можете да споделяте файлове, свързани с задачите, в чат низовете, което улеснява процеса на споделяне на работа, предоставяне на обратна връзка и извършване на ревизии, без да са необходими външни инструменти.
6. Създайте процес за обратна връзка
Конструктивната обратна връзка за представянето помага на служителите да се движат в правилната посока – тя ги прави съзнателни за това, което правят правилно и какво трябва да се подобри. Проучване на Workleap показва, че 83% от служителите предпочитат да получават обратна връзка, независимо дали е положителна или отрицателна.
Шаблоните за оценка на представянето могат да ви помогнат да създадете прозрачна система за обратна връзка на работното място и да насърчите професионалното развитие на вашите служители.
Например, шаблонът за оценка на представянето на ClickUp позволява самооценка и събира оценки от колеги и висшестоящи. Персонализирайте този шаблон и провеждайте тримесечни, полугодишни или годишни оценки.
7. Провеждайте интервюта при напускане
Когато даден служител реши да напусне, насрочете изходно интервю с него. След като предадат писмото за напускане, служителите са по-склонни да разкрият честно проблемите, с които са се сблъскали във вашата организация, и какво ги е подтикнало да напуснат.
Използвайте тази информация, за да усъвършенствате съществуващите си системи и да осигурите по-добра работна среда за останалите служители, което в крайна сметка ще доведе до намаляване на текучеството.
Използвайте изгледа „Формуляр“ на ClickUp, за да създадете шаблони за интервюта при напускане, като по този начин гарантирате последователен и структуриран подход за събиране на ценна обратна връзка.
Можете също да създавате други анкети, запитвания и проучвания за обратна връзка от служителите, да проследявате отговорите на служителите и да използвате получената информация, за да вземете по-добри решения.
8. Прилагайте стратегии за задържане на служителите с помощта на унифицирана HR платформа
Правилното управление и прилагане на тези стратегии може да бъде предизвикателство, особено в компании с голям брой служители.
За да опростите нещата, се нуждаете от мощна система за управление на човешките ресурси с инструменти за планиране, създаване и прилагане на стратегии за задържане на служителите, съобразени с вашия бизнес или организация.
И какво може да бъде по-добър вариант от ClickUp?
Платформата за управление на човешките ресурси на ClickUp оптимизира наемането, въвеждането, обучението, развитието и други HR процеси, като ви помага да намалите текучеството на персонала. Нека видим как можете да извлечете максимална полза от този софтуер:
- Организирайте кандидатурите за работа и данните за кандидатите с този софтуер за база данни на служителите. Автоматизирайте контактите и задайте персонализирани статуси, за да премествате кандидатурите през процеса на набиране на персонал с малко или без ръчна работа.
- Разделете големите модули за обучение на по-малки части с помощта на задачи и вградете свързани документи и други ресурси в задачите за бърз достъп. Служителите могат да проследяват своя напредък, да си сътрудничат с членовете на екипа и да изясняват въпроси чрез коментари.
- Персонализирайте HR системата според вашите нужди с помощта на персонализирани полета, статуси, списъци за проверка и напомняния.
- Определете лесен за разбиране ред на операциите за наемане, въвеждане в работата и обучение с Dependencies.
- Следете ангажираността, производителността и натовареността на служителите с помощта на персонализирани табла, генерирайте отчети в реално време и идентифицирайте потенциалните пречки на ранен етап.
- Синхронизирайте календарите си в Google, Outlook, Zoom или iCal с ClickUp, свържете ги с вашите задачи и управлявайте графика си ефективно. Никога повече няма да пропуснете интервю, индивидуална среща или екипна среща.
В допълнение, софтуерът за управление на служителите на ClickUp предлага готови за употреба, персонализирани шаблони за човешки ресурси. Мениджърите по човешки ресурси могат да ги използват, за да ускорят ежедневните си работни процеси.
Например, когато даден проект не върви според плановете ви, използвайте шаблона за коригиращи действия в областта на човешките ресурси, за да разберете какво е пошло не както трябва и да изработите план за отстраняване на проблема.
Ролята на здравната застраховка и социалните придобивки на служителите
Не е достатъчно да улеснявате работния живот на вашите служители. Трябва също да се уверите, че те разполагат с всичко необходимо, за да поддържат производителността си.
Служителите ценят комплексния пакет за здравно осигуряване на семейството в условията на криза на жизненото равнище и инфлация в областта на здравеопазването. В допълнение към обичайното покритие, предложете план, който включва психично здраве, офталмологично и стоматологично осигуряване.
За малките организации, които се борят с високите цени на медицинските застраховки, споразуменията за възстановяване на разходи за здраве (HRA) могат да бъдат жизнеспособна алтернатива. Те ви позволяват да възстановите на служителите им допустимите медицински разходи без данъци.
Друга възможност е облагаемата здравна надбавка, която ви позволява да разширите медицинското покритие за международни служители и независими изпълнители.
Можете също да предложите корпоративни абонаменти или възстановяване на разходите за програми за благосъстояние, като членство във фитнес зала или спортен клуб.
Добавянето на тези ползи към пакета за вашите служители ще увеличи с малка сума общите разходи на компанията. Все пак, те ще имат трайно положително въздействие върху вашата работна култура, благосъстоянието на служителите и задържането им.
Намаляване на текучеството на персонала: пътят напред
Приходите понасят най-големия удар, но последствията от високата текучество на персонала са много по-големи. То засяга репутацията на компанията, което кара новите таланти да се колебаят да се присъединят към вашата организация. Наличният персонал губи мотивация и планира да напусне, което води до порочен кръг.
Ръководителите трябва да положат допълнителни усилия и да разработят политики и практики, благоприятни за служителите, за да предотвратят по-нататъшно напускане и да поддържат щастлив и здрав персонал, който доброволно се явява на работа. Символичните жестове няма да са достатъчни – вашите стратегии за задържане на персонала трябва да са в съответствие с променящите се норми на работното място.
Като софтуер за управление на таланти, ClickUp ви позволява да планирате персонализирани стратегии за задържане на служителите във вашата организация и да ги прилагате правилно. Можете да управлявате служителите си по-ефективно, да оптимизирате процеса на назначаване и обучение, да разберете техните очаквания и предизвикателства и да ги ангажирате с програми за възнаграждения, използвайки една платформа.
Често задавани въпроси
1. Какви са финансовите последствия от текучеството на персонала?
Разходите за текучеството на персонала включват както материални, така и нематериални разходи. Материалните разходи включват загуба на приходи и разходи за набиране и обучение на персонал, докато нематериалните разходи се отнасят до ниско морално състояние на служителите, загуба на производителност и лоша репутация на компанията.
2. Как измервате разходите за текучеството на персонала?
Можете да измерите разходите за текучеството на персонала, като използвате формулата на Джак Алтман:
| Флуктуация на персонала = (Наемане + Обучение + Развитие + Незаети часове) X (Брой служители X Годишен процент на флуктуация) |
3. Какви са разходите, свързани с текучеството на персонала?
Разходите, свързани с текучеството на персонала, включват рязък спад в печалбата на компанията, ниска производителност, понижаване на морала на екипа и затруднения при привличането на нови таланти.