10 най-добри шаблона за формуляри за заявки за проекти за екипи

Проектите са от различни видове, като всеки от тях има свои собствени нужди. Всеки проект, като например проект за разработка на софтуер, започва с идея. Но само идеята не е достатъчна, за да направи проекта успешен.

За да превърнете идеята в работещо решение, трябва да разберете нейните цели, очаквани резултати, стандарти за изпълнение, мерки за успех и т.н. Добър шаблон за формуляр за заявка за проект ще събере всичко това и още много други неща.

Какво е шаблон за формуляр за заявка за проект?

Формулярът за заявка за проект е списък с въпроси, на които бизнес екипите трябва да отговорят, когато заявят дадена задача. Това е официален процес, чрез който проектните екипи събират всички необходими подробности, преди да започнат работа.

Шаблонът за формуляр за заявка за проект е основен списък с въпроси, които вече са подготвени и готови за добавяне към вашия работен процес. Например, ако финансовият екип се нуждае от интерактивен цифров интерфейс за събиране на фактури от доставчици, шаблонът за формуляр за заявка за проект ще съдържа въпроси като:

Като екип, изпълняващ проекта, можете да запишете всички необходими подробности в този формуляр.

Какво прави един добър шаблон за формуляр за заявка за проект?

Един добър шаблон за формуляр за заявка за проект осигурява яснота и контекст на заявителя и екипа по проекта. Той позволява на заявителя да:

Те позволяват на проектния екип да:

Компоненти на добър шаблон за формуляр за заявка за проект

Добрият шаблон за формуляр за заявка за проект има за цел да даде ясна обща представа, като същевременно се фокусира върху детайлите.

Цели и задачи: Защо е необходим този проект? Как ще го използват хората? Каква добавена стойност ще има за бизнеса?

Работен процес на проекта: Какъв процес трябва да следва проектът?

Очаквани крайни срокове: Кога трябва да бъде завършен този проект? Защо избраният краен срок е подходящ?

Заинтересовани страни: Кои са заинтересованите страни по проекта? Кой ще взема решенията? Кой ще дава одобренията?

Спецификации: Трябва ли да следвате указанията на марката? Или да спазвате някакви регулации?

Той трябва да се различава значително от проект за рекламен дизайн. Ето защо един шаблон може да не отговаря на всички ваши нужди.

Няма проблем. Ние сме създали специално проектирани шаблони.

10 най-добри шаблона за формуляри за заявка на проект, които ще ви помогнат да започнете всеки проект, от който се нуждаете.

1. Шаблон за заявка и одобрение на проект в ClickUp

Искайте, преглеждайте, одобрявайте и стартирайте проекти в един прост шаблон.

За заявителя, шаблонът за заявка и одобрение на проект на ClickUp включва формуляр, в който може да въведе името на проекта, описание, да зададе приоритет, да включи срокове и да качи всички допълнителни ресурси, с които разполага.

След като бъде подадена, ClickUp автоматично създава „задача за заявка“, планирана за преглед и одобрение. Като проектен мениджър, можете да видите всички заявени задачи под формата на списък и табло (изглед Kanban).

Когато задачата бъде одобрена, тя ще бъде добавена към списъка с „одобрени задачи“, готова за действие от вашия екип. Можете да настроите известия, за да сте в течение с напредъка. С този шаблон можете също да редактирате, актуализирате или оттеглите заявката си.

Този шаблон е първата стъпка в процеса на управление на проекти – начин да съберете и консолидирате всички заявки от цялата организация.

2. Шаблон за творчески запитвания на ClickUp

Дизайнерските екипи получават многобройни заявки от маркетинга, продуктовия отдел, отдела за събития и др. Шаблонът за творчески заявки на ClickUp помага за оптимизиране на работния процес.

С този шаблон всеки може да подаде творчески бриф по начин, който е най-подходящ за екипа по дизайн. Те могат да попълнят формуляра с име, описание и тип творчески резултат. Могат също да зададат краен срок.

Когато получите заявката, можете да я присвоите на хора/екипи или да зададете статуси като част от работния си процес. Можете също да използвате персонализираните полета, за да добавите опции към падащото меню за творчески резултати, когато вашите предложения се разширят.

С изгледа на списък можете да проследявате всички предстоящи задачи. С изгледа на тръбопровода можете да проследявате статуса и ескалациите, ако има такива. Можете да използвате изгледа на задачите, за да сътрудничите с екипа, да качвате творчески материали, да събирате обратна връзка и да получавате одобрения.

3. Шаблон за заявка за ресурси на ClickUp

Проектите се развиват бързо в днешната динамична среда. За да поддържат темпото, проектните мениджъри често се нуждаят от допълнителни ресурси. Когато всеки проектен мениджър изисква допълнителна подкрепа, с течение на времето това може да стане трудно управляемо.

За да оптимизирате управлението на операциите си, използвайте шаблона „Заявка за ресурси“ на ClickUp. Този изчерпателен шаблон включва полета за:

След като заявката бъде подадена, мениджърите на ресурси могат да използват изгледа на комисията за преглед, за да получат обща представа за всички ваши заявки за проекти, групирани по статус.

В този изглед кликнете върху конкретна карта със задача, за да разгънете подробностите й, и я плъзнете по таблото, за да промените нейния статус.

Използвайте персонализирани полета, за да изчислите разходите, да получите одобрения, да разпределите ресурсите и да следите напредъка.

Използвайте този шаблон, за да интегрирате заявките за ресурси в работния процес по управление на проекти. Заявявайте, разпределяйте и управлявайте ресурсите по проекти без усилие.

4. Шаблон за заявка за работа в ClickUp

За разлика от проект с конкретни цели, в който участват много хора, се следват различни стъпки и който се простира във времето, „работа“ или задача обикновено е много по-проста. Например, това може да бъде заявка за нов имейл адрес от маркетинговия отдел или предоставяне на допълнително пространство в облака от инженерния отдел.

За да ги управлявате ефективно, без да пропускате нищо, ви е необходим процес. Шаблонът за заявка за работа на ClickUp ви предлага точно това.

Този шаблон позволява на потребителя да подаде заявка, да опише работата, която трябва да бъде извършена, да зададе приоритет/срокове и да въведе други подробности, ако има такива.

Като проектен мениджър, вие можете да

5. Шаблон за заявки на екипа на ClickUp

Независимо дали става въпрос за рекламни материали или канцеларски консумативи, ви е необходим начин да записвате, проследявате и управлявате заявките на екипа. Шаблонът за заявки на екипа на ClickUp е тук, за да ви помогне.

Този шаблон позволява на административните екипи да улавят същността на всички вътрешни заявки. Можете да събирате подробности за заявителя, същността на заявката и крайните срокове. Задайте и персонализирани полета за категории и бройки.

Например, можете да персонализирате падащото меню с категории, за да включите химикалки, моливи и бележници. Ако управлявате и стоки и абонаменти за списания за вашия бизнес, можете да го структурирате по следния начин.

По този начин можете да организирате вида на заявките, които получавате. Използвайте изгледа на таблото „видове заявки“, за да следите заявките във всяка категория. Разберете дали имате недостиг на стока и направете поръчки според нуждите.

6. Шаблон за заявка за услуга на ClickUp

Независимо дали продавате автомобил или компютърен софтуер, клиентите ще се сблъскат с предизвикателства и ще се нуждаят от поддръжка. Предоставете на клиентите си лесен начин да подават своите заявки и да ги управлявате безпроблемно с шаблона за заявки за услуги на ClickUp.

С помощта на формуляра за сервизна заявка, включен в шаблона, клиентите могат да опишат проблема и да качат екранни снимки, за да помогнат за възпроизвеждането на грешката.

Специално създаден за ИТ екипи, този шаблон автоматично категоризира постъпващите заявки за достъп до приложения, софтуерни лицензи, нулиране на пароли или нов хардуер като заявки за услуги.

Преглеждайте заявките за услуги по начин, който предпочитате – като общ списък или като категоризиран списък въз основа на тип или приоритет.

Имате ли някакви организационни особености? Няма проблем. Персонализирайте падащото меню, хората или качването на файлове според вашите нужди и започнете!

7. Шаблон за заявка за промяна в ClickUp

Искането за промяна е подобно на искането за работа, с изключение на това, че се отнася за конкретна промяна на съществуваща функция. Например, ако сте архитект, клиентът може да поиска промени в проекта, като например да се поставят тонирани стъкла на прозорците или да се избере друг цвят за банята.

За да улесните управлението за вас и клиента, използвайте шаблона за заявка за промяна на ClickUp. Съберете информация за това, какво искат да променят и защо, как това се отразява на обхвата/бюджета/графика на проекта и др.

Използвайте този шаблон, за да насърчите заявителя да обмисли контекста на своето искане, включително неговото въздействие върху предшестващи и последващи дейности. Това ще му помогне да прецени дали тази промяна е наистина необходима.

Използвайте изгледа „списък с заявки“, за да прегледате всички постъпили заявки, категоризирани по проекти, и да ги обсъдите с заявителя. Използвайте изгледа „таблица със заявки“, за да следите по приоритет. Проследявайте напредъка с изгледа „статус“. Ако имате проекти на различни места, използвайте изгледа „карта“, за да визуализирате задачите.

8. Шаблон за заявка за информация на ClickUp

От прост въпрос като „Здрасти, как върви проектът?“ до сложни въпроси, свързани с разпределението на бюджета, запитванията за информация (RFI) могат да бъдат в различни форми. Те могат да бъдат изпратени по имейл, Slack, телефонно обаждане или текстово съобщение. Отговарянето на всички тези запитвания навреме може да се превърне в предизвикателство.

Шаблонът на ClickUp за заявка за информация (RFI) решава точно този проблем. Той помага на екипите да събират RFI на едно място, като възлага отговорност на членовете на екипа да отговорят в рамките на договореното време.

Използвайте този шаблон, за да запишете подробности за заявката, заявителя и други ресурси, ако има такива. Персонализирайте този шаблон според вашите нужди. Например, добавете друго поле за формата, в която е необходим отговорът, или за целта на информацията.

Този шаблон включва три различни изгледа. Използвайте изгледа на RFI лога, за да видите всички заявки под формата на списък. Използвайте изгледа на проектната табло, за да категоризирате по име на проект. Използвайте изгледа на RFI обхвата, за да сортирате въз основа на обхвата на заявката.

Изберете от над 15 вида изгледи на ClickUp, за да сортирате информацията си по начина, по който искате да я виждате.

9. Шаблон за заявка към помощния център от Template.net

Ако записвате вашите заявки в обикновен документ като Microsoft Word, Google Docs или Apple Pages, този шаблон от template.net ще ви бъде полезен.

Този шаблон за заявка към центъра за поддръжка създава формуляр, в който се въвеждат подробности за заявката, като име, организация, имейл адрес, тип проблем и категория. Персонализирайте полетата според нуждите и процесите на вашата организация.

Този шаблон е прост документ и е удобен за попълване от всеки. Въпреки това, поддържането на множество такива заявки и получаването им като прикачени файлове по електронната поща може да бъде досадно.

Освен това екипът на помощния център ще трябва да създаде задачи ръчно в своя инструмент за управление на проекти въз основа на тези формуляри за заявки.

10. Шаблон за формуляр за заявка за проект от Slideshare

Проектите могат да бъдат сложни, като много фактори влияят дори върху малките решения. За да сте сигурни, че сте уловили всички подробности, се нуждаете от изчерпателен шаблон за формуляр за заявка за проект, като този от Slideshare.

Този шаблон, дълъг седем страници, обхваща изискванията на проекта, обосновката, целите, предположенията, бюджета, графиците и др. Създаден за ИТ проекти, той задава и въпроси относно поведението на потребителите, сигурността, интерфейсите, взаимоотношенията с клиентите, интеграцията на портала и техническата инфраструктура.

Той включва раздели за въздействието на риска, оценка на уязвимостта и финансови фактори. С този шаблон можете да бъдете сигурни, че сте събрали достатъчно информация, за да продължите с проекта.

Както и предишният шаблон, и този е документ, който обикновено се попълва офлайн и се изпраща по електронна поща. Затова е необходима допълнителна ръчна работа, за да се въведат тези данни в софтуера за управление на проекти.

Как да използвате ефективно шаблоните за формуляри за заявка за проект

Използването на всеки от горните шаблони на ClickUp е толкова лесно, колкото да кликнете върху бутона „получете безплатно решение“, да го добавите към вашата работна среда в ClickUp и да записвате заявките. Макар че тези шаблони са чудесна отправна точка, можете да ги направите по-подходящи за вашите нужди.

Персонализирайте: Разгледайте всеки формуляр за заявка за проект, изброен по-горе, и го персонализирайте според вашата индустрия, организация и работни процеси. Включете необходимите данни в падащите менюта.

Автоматизирайте: Известията, създаването на задачи, присвояването на потребители, промяната на статуса и други дейности могат да бъдат автоматизирани с ClickUp Automations. Щом процесът стане прозрачен, автоматизирайте го.

Използвайте изгледите: Каквото и да искате да видите, ClickUp има изглед за това.

Подобрете: Въз основа на това как шаблоните работят за вас, подобрете процесите. Добавете или премахнете полета. Разширете обхвата им. Събирайте обратна връзка за шаблоните и я включвайте в следващите версии.

Оптимизирайте процеса на заявка за проект с шаблоните на ClickUp

Успешното управление на проекти започва още преди стартирането на проекта – чрез събиране на изискванията по подробен и ясен начин. Шаблоните за заявки за проекти на ClickUp са създадени именно за тази цел.

В зависимост от вашата индустрия, организационна структура, работния процес по управление на проекти и предпочитанията на екипа, изберете шаблона, който ви подхожда. Интегрирайте ги в работната си среда ClickUp с едно кликване и ги персонализирайте според нуждите си.

ClickUp ви позволява автоматично да превръщате заявките в задачи, да ги възлагате на членове на екипа, да получавате одобрения и да уведомявате заинтересованите страни за напредъка, така че да можете да се съсредоточите върху изпълнението на задачите за предаването на проекта.

Достъп до десетки шаблони за различни цели на управление на проекти от библиотеката с шаблони на ClickUp. Най-хубавото е, че всичко е безплатно!

Превърнете идеята си в успешен проект с ClickUp още днес.