Написването и управлението на заявка за предложение (RFP) може да бъде предизвикателство. Това включва обширни бизнес процеси, независимо дали искате да работите с нов доставчик и трябва да се уверите, че ще намерите подходящата конкурентна оферта, или сте потенциален оферент, който иска да превърне печелившата си оферта в договор, от който да спечели вашият бизнес.
За щастие, процесът не трябва да бъде ръчен. Всъщност, подходящият софтуер за RFP може да направи огромна разлика.
Разбира се, първо трябва да намерите подходящия софтуер. Има много опции, които обещават да ви помогнат да оптимизирате работните процеси по изготвянето на предложения. Но не всички инструменти за автоматизация са еднакви, и това със сигурност важи за софтуера за автоматизация на предложения. Ето защо в този наръчник ще се съсредоточим върху най-добрите софтуерни опции за управление на RFP за нуждите на вашия бизнес.
Какво е софтуер за заявки за предложения?
Софтуерът за RFP описва всеки инструмент, който ви помага да разработвате, категоризирате и изпращате предложения до потенциални клиенти, като същевременно подпомага процеса на оценка, представяне и отговор на тези документи от страна на доставчика.
С други думи, софтуерът за RFP ви помага на вас и вашите екипи за предложения да събирате и управлявате отговорите на вашите RFP.
Подробностите, които надхвърлят тези основни характеристики, могат да се различават в зависимост от платформата. Можете да намерите универсален инструмент, който помага на екипите по доставки във всяка част от отговора на RFP. Като алтернатива можете да намерите решение за управление, което има за цел предимно да създава и персонализира шаблони за предложения.
Разбира се, вашите опции включват и софтуер за анализ на документи, чиято цел е по-конкретно да анализира и проследява предложенията, за да улесни избора ви на доставчик.
В резултат на това идеалното решение за вас ще зависи от настоящите и бъдещите ви нужди за рационализиране и автоматизиране на процеса. Независимо от тези нюанси, софтуерът за RFP може да се превърне в ключова част от управлението на ресурсите за всяка организация.
Какво трябва да търсите в софтуера за RFP?
Подходящият софтуер за RFP може да ви помогне да поискате, съберете и действате въз основа на надеждни, добре изработени и съответстващи на изискванията предложения. За да постигнат това, най-добрите инструменти обикновено имат няколко общи характеристики:
- Леснота на използване: Процесът на RFP е сложен и всеки софтуер трябва да спомага за неговото опростяване и рационализиране, за да се предоставят бързо добре изготвени предложения.
- Библиотека с шаблони: Колкото повече можете да разчитате на съществуващите шаблони за RFP, толкова по-добре. Същото важи и за по-ранните етапи в процеса на продажбите, като например използването на шаблони за запитване за информация (RFI) и проектни предложения.
- Възможности за автоматизация: Вашият софтуер за предложения е също софтуер за автоматизация на документи, мощно решение за автоматизация, което може да ви спести часове работа по процеса.
- Достъп за много потребители: Управлението на отговорите на RFP не се извършва автоматично. Достъпът за много потребители позволява на по-големи екипи за оферти да си сътрудничат безпроблемно за сключването на по-добри и по-многобройни сделки.
- Връзка с по-големи процеси: Процесът на RFP засяга всички части на бизнеса. В най-добрия случай, същото ще направи и вашият софтуер, свързвайки оферти, предложения за проекти и процеса на преглед на договорите.
- Разширени функции: Интегрираните въпросници за надлежна проверка или изкуствен интелект (AI) могат да подобрят процеса, като например AI инструменти за писане, които помагат на екипите по продажби и маркетинг да изготвят по-добри оферти и да подобрят качеството на отговорите.
10-те най-добри инструмента за RFP, които можете да използвате
Нека да се запознаем с тях. Това са нашите най-добри софтуерни опции за предложения, които имат за цел да помогнат на всеки, включително малки предприятия, държавни изпълнители и организации с много дъщерни дружества, да подобрят ефективността си и да получат по-добри предложения за своите проекти.
1. ClickUp
За маркетинговите и търговските екипи няма по-добра платформа от ClickUp, за да проследявате напредъка на вашите предложения и да ги интегрирате в по-голям инструмент за управление на работата. С ClickUp можете да получите всичко необходимо за изчерпателна документация и оптимизация на проектите.
Започнете с обширна библиотека от шаблони, включително шаблона за RFP процес на ClickUp. Той ви помага да следите всяка част от процеса, включително изготвянето на първоначалната заявка за оферта и управлението на всеки отговор на RFP и процеса на преглед на договора. По време на целия процес вашите екипи по продажбите и предложенията ще бъдат винаги в течение относно задачите, крайните срокове и друга важна информация.
И това е само началото. ClickUp Docs не е просто мощно решение за управление на документи, но и съдържа множество шаблони за RFP и Request for Quote (RFQ), така че никога няма да се налага да започвате от нулата с одобреното си съдържание. Все още можете да изисквате персонализирани оферти, но на ниво на последователност, което просто не бихте могли да постигнете без шаблоните.
Най-добрите функции на ClickUp
- Обширен списък с шаблони, улесняващи изготвянето на предложения и управлението на целия процес.
- Интеграция с управлението на проекти, за да сте сигурни, че не само съхранявате документи за продажби, но и възлагате задачи и създавате работни процеси, за да изберете най-доброто предложение всеки път.
- ClickUp AI, набор от усъвършенствани функции, които превръщат платформата в автоматизиран инструмент за писане, софтуер за анализ на документи и др.
- Разширена интеграция с Microsoft Word за бързо прехвърляне на документи от MS Word в ClickUp
Ограничения на ClickUp
- Не всички изгледи са достъпни в мобилното приложение.
- ClickUp не е специализиран софтуер за управление на предложения, което може да означава стръмна крива на обучение за потребители, които се нуждаят само от тези конкретни функции.
Цени на ClickUp
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (над 10 000 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4000 отзива)
📮 ClickUp Insight: Смяната на контекста тихо подкопава продуктивността на вашия екип. Нашите проучвания показват, че 42% от прекъсванията в работата се дължат на преминаването между различни платформи, управлението на имейли и преминаването от една среща към друга. Ами ако можехте да елиминирате тези скъпоструващи прекъсвания? ClickUp обединява вашите работни процеси (и чат) в една единствена, оптимизирана платформа. Стартирайте и управлявайте задачите си от чат, документи, бели дъски и други, докато функциите, задвижвани от изкуствен интелект, поддържат контекста свързан, достъпен за търсене и управляем!
2. Loopio
Специално за екипите по продажбите, които редовно подават предложения, Loopio използва централизирана библиотека с съдържание. За всяко предложение инструментът извлича съдържание от тази библиотека, за да създаде персонализирани и подходящи предложения за RFQ, RFP и RFI, които имат за цел да привлекат вниманието на потенциални партньори.
Най-добрите функции на Loopio
- Централизирана система, която улеснява подаването на индивидуални предложения
- Свържете блоковете с съдържание с експерт по темата, който отговаря за актуализирането и персонализирането им в отделни документи.
- Разширени интеграции с инструменти като Salesforce, Slack и MS Word, които позволяват бързо проектиране на документи и повишена ефективност.
- Опростен потребителски интерфейс, който значително улеснява процеса на подаване на предложения
Ограничения на Loopio
- Този сравнително прост инструмент за управление на потребители може да не е идеален за по-сложни екипи.
- Някои потребители съобщават за повтарящи се софтуерни грешки, като например невъзможност да се запазят промените в блоковете с съдържание.
Цени на Loopio
- Необходимо: Свържете се с отдела по продажбите за цени
- Плюс: Свържете се с отдела по продажбите за цени
- Разширени: Свържете се с отдела по продажбите за цени
- Enterprise: Свържете се с отдела по продажбите за цени
Оценки и рецензии за Loopio
- G2: 4,7/5 (490+ отзива)
- Capterra: 4,6/5 (70+ отзива)
3. Отзивчив
Преди известен като RFPIO, Responsive е лидер в софтуера за управление на отговорите благодарение на AI-базиран процес, който има за цел да автоматизира вашите предложения. Същият софтуер създава не само RFP, но и RFI отговори, въпросник за сигурност и всякакви други документи, които помагат за развитието на вашия бизнес.
Отзивчиви най-добри функции
- Интуитивна и автоматизирана функция LookUp за намиране на предишно съдържание и превръщане на софтуера за предложения в изчерпателна база данни със съдържание.
- AI-задвижван механизъм за препоръки, който предлага съдържание от вашата база данни, което най-добре отговаря на RFP, което искате да подадете.
- Разширени потребителски разрешения, за да се гарантира, че вашите екипи имат подходящ достъп до подходящите проекти и съдържание, без потенциални проблеми със сигурността или поверителността.
- Опции за импортиране и експортиране, за да прехвърляте предложенията си към и от системата за управление на взаимоотношенията с клиенти, Microsoft Word и други инструменти, които вече използвате.
Ограничения на отзивчивостта
- Навигацията между проектите не винаги е интуитивна, особено когато се осъществява достъп и до централната библиотека за често използвано съдържание.
- Ограниченията в броя на активните проекти могат да бъдат трудни за по-големи организации или организации с много дъщерни дружества.
Адаптивно ценообразуване
- Свържете се с отдела по продажбите за цени
Отзиви и оценки
- G2: 4,6/5 (над 600 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 70 рецензии)
4. Qvidian
Qvidian се отличава с лесно приспособимите си шаблони и автоматизирани работни процеси. Но този софтуер за RFP, базиран в облака, може да направи и още повече, благодарение на функциите си за виртуално сътрудничество, които са специално предназначени да помогнат на разпръснатите екипи за оферти и предложения да си сътрудничат, за да създават най-добрите възможни предложения всеки път.
Най-добрите функции на Qvidian
- Създател на шаблони с брандиране, за да се гарантира, че всяка оферта представя вашия бизнес в положителна светлина.
- Разширени анализи за оценка на времето, което отделяте за всяка оферта, процента на спечелените оферти и други важни показатели.
- Интегрирани инструменти за сътрудничество, като директни съобщения, за екипите, за да оптимизират управлението на отговорите си.
- Известен сервизен персонал, който предлага обширна безплатна поддръжка на всички клиенти.
Ограничения на Qvidian
- Няма опция за разширено търсене, което изисква да съвпадате ключовите думи директно, за да намерите подходящо съдържание.
- Можете да редактирате само един запис наведнъж, което забавя работата ви, когато работите по няколко предложения.
Цени на Qvidian
- Свържете се с отдела по продажбите за цени
Оценки и рецензии за Qvidian
- G2: 4. 3/5 (60+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 40 рецензии)
5. RFP360
В много отношения RFP360 е пряк конкурент на Responsive и е от същата компания. Това е софтуер за управление на отговори, който позволява на вашия екип да се справи с всичко, включително управление на заявки, договаряне и преглед на договори.
Най-добрите функции на RFP360
- Динамични табла, които ви позволяват да имате постоянен преглед на отделните RFP процеси.
- Централизирани инструменти за съобщения и сътрудничество в реално време за подобряване на процеса на оценка на RFP
- Управление на отговорите с изкуствен интелект, което изготвя бързи отговори на въпросите на доставчиците въз основа на съществуващата ви база от знания.
- Широка гама от интегрирани разширения, включително възможност да използвате базата си от знания за RFP в MS Word или да събирате цифрови подписи за договорите си, без да напускате платформата.
Ограничения на RFP360
- Въвеждането може да бъде разочароващо за екипи, които не са запознати с RFP софтуера.
- Не е възможно да изтеглите въпросите от платформата в облака и да управлявате отговорите офлайн.
Цени на RFP360
- Свържете се с отдела по продажбите за цени
Рейтинги и рецензии за RFP360
- G2: 4. 4/5 (280+ отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 270 рецензии)
6. QorusDocs
QorusDocs се гордее с това, че помага на потребителите да създават по-добри предложения по-бързо като софтуер за управление на предложения, базиран в облака, с оптимизация на ефективността. Опростеният му интерфейс и работен процес ви позволяват да създавате персонализирани презентации за минути, което ви дава възможност да ускорите сключването на сделки и да намалите повтарящата се работа.
Най-добрите функции на QorusDocs
- Подходът за масово персонализиране с широк набор от шаблони ви позволява бързо да се адаптирате към вашия бизнес и всеки проект.
- Опция за изготвяне на предложения с изкуствен интелект за създаване на ранни, усъвършенствани чернови на базата на RFP
- Цялостни функции за развитие на бизнеса, включително шаблони за презентации и работни задания, които следват RFP.
- Разширена функция за търсене, която потребителите обичат, тъй като им позволява да преглеждат съществуващото съдържание от библиотеката и минали предложения.
Ограничения на QorusDocs
- Не можете да сортирате кампании и документи поради автоматичното сортиране по дата на създаване.
- Някои потребители са съобщили за забавяния при зареждането на предложения и блокове със съдържание.
Цени на QorusDocs
- Свържете се с отдела по продажбите за цени
Оценки и рецензии за QorusDocs
- G2: 4. 4/5 (140+ отзива)
- Capterra: 4,7/5 (80+ отзива)
7. PandaDoc
PandaDoc е повече от софтуер за RFP – той обещава да помогне на бизнеса с предложения, оферти и управление на договори, което означава, че привличането на нови клиенти чрез създаване на предложения е лесен и рационализиран процес, както и създаването и подписването на окончателния договор, за да се привлекат тези нови клиенти.
Най-добрите функции на PandaDoc
- Създател на документи с функция „плъзгане и пускане“, който ви позволява да използвате шаблони или да започнете от нулата, за да създадете оптимизирани документи, готови за подписване.
- Сътрудничество в реално време, коментиране и процес на одобрение, за да се включат всички членове на екипа.
- Вградени CRM интеграции за оптимизиране на процеса на електронно възлагане на поръчки за нови бизнес проекти
- Вграден инструмент за цифрови подписи, който улеснява електронното подписване на документи и ги прави правно обвързващи.
Ограничения на PandaDoc
- Неинтуитивна структура на документите в облачната система за архивиране
- Ограничени или липсващи възможности за редактиране на изображения в документите
Цени на PandaDoc
- Essentials: 19 $/месец на потребител
- Бизнес: 49 $/месец на потребител
- Enterprise: Свържете се с отдела по продажбите за цени
Оценки и рецензии за PandaDoc
- G2: 4,7/5 (над 2000 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 1000 рецензии)
8. Proposable
С Proposable компании от всякакъв мащаб могат да създават, проследяват и подписват своите търговски документи по опростен и автоматизиран начин. Инструментът има за цел да автоматизира целия процес на изготвяне на оферти, като оставя малко ръчни или повтарящи се задачи, които биха могли да забавят подготовката и сключването на сделки.
Най-добрите функции на Proposable
- Изпращане на имейл и SMS известия до вашия екип всеки път, когато потенциален клиент разгледа предложение
- Разширени анализи, които поставят вашите търговски документи в по-голям канал, за да получите по-добра представа за вашия търговски процес.
- Разширени шаблони за документи за почти всяка индустрия и случай на употреба
- Редактор с функция „плъзгане и пускане“, който ви позволява да редактирате директно чрез HTML и каскадни стилови листове за напреднали оформления и стилове.
Ограничения на Proposable
- Преглеждането на документи извън софтуера може да бъде проблематично поради липсата на интеграция с MS Word и проблеми с форматирането в инструмента за експортиране на PDF файлове.
- Много от разширените функции, които правят Proposable един от най-добрите софтуери за RFP, са достъпни само в най-високия ценови клас.
Цени на Proposable
- Solo: 19 $/месец на потребител
- Екип: 39 $/месец на потребител
- Предприятие: 500+ долара на месец
Оценки и рецензии на Proposable
- G2: 4,3/5 (над 70 рецензии)
- Capterra: 4. 4/5 (100+ отзива)
9. Proposify
Proposify е специално предназначен за творчески фирми, а всеки дизайнер веднага ще се запознае с интерфейса му, подобен на Adobe InDesign. Други ще оценят подобрените му аналитични функции, включително данни за това кои части от вашите документи са получили най-много прегледи и взаимодействия.
Най-добрите функции на Proposify
- Подобрено управление на съдържанието и марката, което гарантира, че всички ваши документи незабавно съответстват на желаното от вас послание и визия.
- Опции за сигурност на данните, които предлагат подобрени функции за поверителност и разрешения за потребители
- Анализи, които се включват в отделните раздели на офертите и проследяват ефективността на офертите във времето, за да се получат данни за новите бизнес тенденции и прогнози.
- Функции за редактиране от клиента, които оптимизират процеса на продажби и увеличават времето, необходимо за сключване на печеливши предложения.
Ограничения на Proposify
- Някои потребители са съобщили за неравномерна производителност, с няколко случая на прекъсване на софтуера през даден месец.
- Малките компании може да не генерират достатъчно бизнес, за да оправдаят разходите или да се възползват от най-полезните им функции.
Цени на Proposify
- План за екип: 49 $/месец на потребител
- Бизнес план: Свържете се с отдела по продажбите за цени
Оценки и рецензии за Proposify
- G2: 4,7/5 (над 2000 рецензии)
- Capterra: 4,7/5 (над 2000 отзива)
10. По-добри предложения
Основната ценностна предложени е в името на компанията. Софтуерът има за цел да улесни създаването на предложения, дори и за малките предприятия. Щом се запознаете с интерфейса му, можете да създавате красиви документи за минути, които да изпратите на потенциални клиенти – да не говорим за сключването на сделки с управление на договори.
Най-добрите функции на Better Proposals
- Креативен пазар, който предлага неограничена библиотека от изображения, визуализации и шаблони.
- Интуитивен редактор, който улеснява създаването на документи за продажби, дори и за нови потребители.
- Интегрирани функции за подписване и плащане, които оптимизират вашите процеси за електронно възлагане на обществени поръчки.
- Широка интеграция с CRM и инструменти за обслужване на клиенти, платформи за управление на задачи и др.
Ограничения на Better Proposals
- Процесът на настройка и внедряване понякога може да бъде объркващ.
- Няма автоматизирани опции за запазване или възстановяване при редактиране на документи онлайн.
Цени на Better Proposals
- Стартово ниво: 19 $/месец на потребител
- Премиум: 29 $/месец на потребител
- Enterprise: 49 $/месец на потребител
Оценки и рецензии на Better Proposals
- G2: 4. 4/5 (40+ отзива)
- Capterra: 4,8/5 (над 140 рецензии)
Подобрете процеса на доставки с подходящия софтуер за управление на предложения
Как можете да намерите инструмента, с който да оптимизирате работата и ефективността на екипите си, занимаващи се с предложения?
Въведете ClickUp. Той е за нещо повече от просто управление на предложения; това е облачен инструмент, който може да ви помогне в целия процес на развитие на вашия бизнес. Това включва предоставяне на шаблони за RFP и RFI за вашите екипи по продажби и предложения, за да съставите бързо стандартизиран формуляр, но също така отива много по-далеч.
Чрез интегрирания процес за управление на съдържанието на ClickUp вашите екипи за договори за предложения могат да си сътрудничат безпроблемно при категоризирането на отговорите и преминаването към следващия важен етап – превръщането на одобреното съдържание в договор. Междувременно усъвършенстваните ключови функции, като AI, улесняват създаването на заявки за предложения без грешки, които ще бъдат по-лесни за оценяване.
Най-хубавото е, че можете да опитате ClickUp чрез плана Free Forever, без никакви задължения. Финансовите директори и договорните екипи на малките предприятия, например, могат да тестват всичко, което това управленско решение може да предложи, преди да се ангажират напълно с месечни разходи.
Защо чакате? Създайте безплатен акаунт в ClickUp още днес и започнете да оптимизирате управлението на предложенията си във всички области.