Bạn đã bao giờ tuyển dụng một người hoàn toàn phù hợp với mô tả công việc nhưng sau đó lại ngạc nhiên khi thấy họ không thể phát huy tốt trong vai trò đó chưa?
Trong quá trình tuyển dụng, mọi tổ chức đều soạn thảo bản mô tả công việc, thường bao gồm một bộ kỹ năng và kinh nghiệm mà ứng viên cần có. Tuy nhiên, để hoàn thành tốt một vai trò cụ thể, nhân viên cần nhiều hơn thế. Họ cần một bộ ‘năng lực’ toàn diện hơn.
Việc xây dựng và áp dụng khung năng lực giúp các tổ chức đánh giá, tạo động lực và hỗ trợ nhân viên phát triển toàn diện. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu khung năng lực là gì, tại sao bạn nên áp dụng nó và cách xây dựng khung năng lực phù hợp cho tổ chức của bạn.
Khung năng lực là gì?
Khung năng lực là tập hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ, phẩm chất và hành vi mà nhân viên cần có để phát huy tối đa năng lực trong vai trò công việc của mình.
Khung năng lực hoạt động như thế nào?
Giả sử bạn đang tuyển dụng một lập trình viên Python. Thông thường, bạn sẽ tìm kiếm ứng viên có chứng chỉ hoặc kinh nghiệm lập trình bằng Python. Tuy nhiên, khi áp dụng khung năng lực, bạn sẽ tìm kiếm ứng viên đáp ứng các tiêu chí sau:
- Kiến thức về Python trong bối cảnh các ngôn ngữ lập trình, triết lý thiết kế, các tính năng và ngữ nghĩa của nó
- Kỹ năng sử dụng Python để lập trình ứng dụng, các thuật toán học máy, v.v.
- Thái độ đối với lập trình Python và các nền tảng công nghệ khác được kinh doanh sử dụng
- Các thuộc tính liên quan đến sự tham gia cộng đồng, đóng góp cho mã nguồn mở, v.v.
- Các kỹ năng hành vi trong giải quyết vấn đề, hợp tác, làm việc từ xa, tính minh bạch, v.v.
Khi nào bạn nên sử dụng khung năng lực?
Tình huống đầu tiên mà một tổ chức sử dụng khung năng lực là trong quá trình tuyển dụng. Trước khi lựa chọn một ứng viên cụ thể cho một vai trò, khung năng lực đảm bảo rằng họ là người phù hợp nhất.
Tuy nhiên, đây là một công cụ hữu ích trong suốt sự nghiệp của nhân viên. Khung năng lực này có thể được sử dụng trong các cuộc đánh giá hiệu suất, khi thăng chức, thiết kế các chương trình đào tạo và phát triển, cũng như trong quản lý thay đổi. Nó cũng rất hữu ích cho việc lập kế hoạch kế nhiệm.
Khung năng lực bao gồm những gì?
Không có một bộ thành phần duy nhất nào tạo nên khung năng lực. Tùy thuộc vào tổ chức, nhóm, vai trò công việc, chức danh, trách nhiệm, v.v., các năng lực cần thiết có thể khác nhau.
Tuy nhiên, một khung năng lực điển hình bao gồm các thành phần sau đây.
🏆 Giá trị cốt lõi: Các tổ chức ngày nay mong đợi các nguyên tắc và niềm tin của nhân viên phải phù hợp với những giá trị của công ty trên các khía cạnh cụ thể.
Ví dụ, nếu các giá trị cốt lõi của bạn là sự đa dạng và tính liêm chính, bạn sẽ mong đợi các ứng viên tiềm năng phải có tiêu chuẩn đạo đức cao như một phần trong các năng lực của họ.
🏆 Năng lực cốt lõi: Tất cả các vai trò công việc đều cần có những năng lực này, thường bao gồm kỹ năng tổ chức, kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, lấy khách hàng làm trung tâm, v.v.
Ví dụ, nếu bạn là một tổ chức dịch vụ, như phòng tập thể dục hoặc spa, bạn sẽ mong đợi mọi người đều có kỹ năng phục vụ khách hàng. Nếu bạn chủ yếu là một tổ chức bán hàng, như đại lý liên kết hoặc đại lý ô tô, kỹ năng đàm phán sẽ là một năng lực cốt lõi. Dưới đây là một số ví dụ khác về năng lực cốt lõi có thể áp dụng cho bạn.
🏆 Năng lực chức năng: Đây là những kỹ năng chuyên môn cần thiết cho một vai trò cụ thể. Đó có thể là kỹ năng kỹ thuật, trình độ sử dụng phần mềm, chuyên môn nghiên cứu, v.v. Không phải ai cũng cần có năng lực này.
Ví dụ, nếu bạn đang tuyển dụng một lập trình viên, họ cần phải có các năng lực chuyên môn về lập trình bằng một ngôn ngữ cụ thể.
🏆 Năng lực lãnh đạo: Đây là những năng lực mà các nhà quản lý và lãnh đạo cần phải có, chẳng hạn như quản lý dự án, giám sát, giải quyết xung đột, xử lý khủng hoảng, v.v. Theo một cách nào đó, năng lực lãnh đạo chính là các năng lực chức năng dành cho nhà quản lý.
Một tổ chức mong đợi mỗi nhân viên đều có sự phù hợp giữa các giá trị cốt lõi và năng lực cốt lõi. Tùy thuộc vào vai trò công việc, một số người có thể chỉ cần các năng lực chuyên môn, trong khi những người khác có thể cần cả năng lực chuyên môn lẫn năng lực lãnh đạo.
Con đường trực tiếp để đảm bảo bạn đánh giá nhân viên dựa trên tất cả các năng lực này là xây dựng một khung năng lực toàn diện. Dưới đây là cách bạn có thể xây dựng khung năng lực đó.
Các bước xây dựng khung năng lực
Trước khi bắt đầu, hãy nhớ rằng khung năng lực là một tài liệu toàn diện. Nó bao quát công việc, con người và văn hóa của tổ chức. Do đó, việc xây dựng khung năng lực đòi hỏi một phương pháp tiếp cận kỹ lưỡng và một nền tảng hợp tác như ClickUp dành cho Nhân sự. Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu.
1. Xác định mục tiêu của bạn
Khung năng lực có thể được sử dụng cho số mục đích khác nhau. Trước khi bắt đầu xây dựng khung năng lực, hãy xác định lý do tại sao bạn cần nó. Hãy tự hỏi bản thân:
- Bạn sẽ sử dụng nó để làm gì?
- Bạn muốn đạt được điều gì thông qua khung năng lực này?
- Điều này sẽ cải thiện hiệu suất như thế nào?
- Điều này sẽ mang lại lợi ích gì cho nhân viên và tổ chức?
Các câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi mục tiêu của mình. Tuy nhiên, việc có nhiều hơn một câu trả lời cho mỗi câu hỏi là hoàn toàn bình thường, và từ đó, bạn cần ưu tiên những câu trả lời quan trọng nhất.
Tối ưu hóa các cuộc thảo luận này bằng một không gian làm việc ảo hợp tác như ClickUp Bảng trắng. Đảm bảo tất cả các bên liên quan, bao gồm trưởng bộ phận, lãnh đạo nhân sự, bộ phận nhân sự và tài chính, đều thống nhất về các năng lực của tổ chức.
Sau khi hoàn thành việc này, hãy sử dụng một công cụ như ClickUp Goals để hiển thị các mục tiêu và kế hoạch của bạn cho mọi bên liên quan. Kết nối các mục tiêu trong khung năng lực với các mục tiêu của tổ chức. Sau đó, giao nhiệm vụ này cho từng trưởng bộ phận để họ tự xác định mục tiêu riêng của mình.
2. Thu thập thông tin
Để xây dựng khung năng lực, bạn cần thông tin về bốn thành phần: Giá trị cốt lõi, năng lực cốt lõi, năng lực chức năng và năng lực lãnh đạo. Thu thập thông tin về các khía cạnh này từ các nhân viên hiện tại của bạn.
Hãy hỏi các nhóm của bạn
Sử dụng ClickUp Forms để thực hiện các cuộc khảo sát trên toàn tổ chức. Hỏi các thành viên trong nhóm về các năng lực cần thiết để thực hiện công việc liên quan. Hỏi các nhà quản lý về những năng lực mà họ mong đợi từ các thành viên trong nhóm. Hỏi ban lãnh đạo cấp cao về những giá trị mà tổ chức đề cao.
Xem xét dữ liệu hiện có của bạn
Phân tích thông tin từ phần mềm đo lường sự gắn kết của nhân viên, các mẫu đánh giá hiệu suất, v.v. để xác định những khoảng trống. Xem xét các phản hồi mà các nhà quản lý đã đưa ra cho nhóm của họ và quan sát các xu hướng.
Ngoài ra, hãy tiến hành phân tích quy trình để hiểu cách thức hoạt động của các quy trình.
Nghiên cứu thị trường
So sánh tổ chức của bạn với các kỹ năng đang được thị trường săn đón. Nếu bạn đang xây dựng một sản phẩm mang tính đột phá hoặc sáng tạo, hãy đảm bảo rằng bạn cũng lập bản đồ các kỹ năng có thể cần thiết trong vài năm tới.
Với danh sách công việc đầy đủ mọi năng lực cần thiết, hãy xây dựng khung năng lực này.
3. Xây dựng khung năng lực
Phân loại các năng lực: Phân loại danh sách theo các nhóm: giá trị cốt lõi, năng lực cốt lõi, năng lực chức năng và năng lực lãnh đạo. Dưới đây là một số ví dụ về việc cần làm để thực hiện việc này.
| **Giá trị cốt lõi** | **Năng lực cốt lõi** | **Năng lực chức năng** | **Năng lực lãnh đạo** |
|---|---|---|---|
| Đa dạng và hòa nhập, Lòng trắc ẩn, Sự đồng cảm, Tính chính trực và trung thực, Trách nhiệm cá nhân | Giao tiếp, Hợp tác, Làm việc từ xa, Giải quyết vấn đề, Kỹ năng phân tích, Suy luận logic | Lập trình, Kiểm thử phần mềm, DevOps, An ninh mạng, Chỉnh sửa theo hướng dẫn phong cách APA, Tuân thủ | Tư duy tổng thể, Giải quyết vấn đề, Giải quyết xung đột, Trí tuệ cảm xúc, Kỹ năng đàm phán, Nhận thức bản thân |
Xác định các năng lực: Bạn có thể nghĩ rằng các kỹ năng như giao tiếp, hợp tác, v.v. là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, thường thì không phải vậy. Việc xác định rõ ràng các năng lực này kèm theo các hành động chính tương ứng sẽ rất hữu ích. Ví dụ, nếu làm việc từ xa là một năng lực, bạn có thể định nghĩa nó như sau:
- Khả năng thực hiện công việc độc lập ngoài văn phòng
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Khả năng giao tiếp hiệu quả thông qua các công cụ hợp tác dựa trên văn bản
- Thành thạo các công cụ kỹ thuật số để hội nghị video, chia sẻ màn hình, ghi lại màn hình, hợp tác ảo, v.v.
- Sử dụng trí tuệ cảm xúc để nhận biết sự khó chịu hoặc hiểu lầm và chủ động giải quyết chúng
- Sẵn sàng lặp lại các khái niệm để đảm bảo chúng được hiểu rõ
Trong quá trình này, việc đưa ra các ví dụ cũng rất hữu ích. Chẳng hạn, bạn có thể nói: “Khi bạn nhận thấy một đồng nghiệp đang gặp khó khăn trong việc hiểu một vấn đề nào đó, bạn sẽ chủ động đề nghị giúp đỡ họ.”
Hãy nhớ rằng năng lực thường là những kỹ năng, thái độ và hành vi khó đo lường như các chỉ số KPI thông thường. Tuy nhiên, điều đó không sao cả. Hãy xem xét các phương pháp đánh giá định tính để xác định và phát triển chúng.
Xác định các năng lực: Sau khi đã xác định các danh mục, hãy đối chiếu chúng với từng vai trò công việc. Các giá trị cốt lõi và năng lực cốt lõi thường là yêu cầu bắt buộc đối với mọi nhân viên. Hãy dành thời gian để xác định các năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo phù hợp với từng vai trò cụ thể. Ngoài ra, hãy xác định cách các năng lực này hỗ trợ quá trình thăng tiến nghề nghiệp.
Mẫu lập bản đồ kỹ năng của ClickUp là một công cụ đơn giản nhưng toàn diện để thực hiện việc cần làm này. Mẫu này hoàn toàn có thể tùy chỉnh và thân thiện với người mới bắt đầu, rất lý tưởng để ghi chép, sắp xếp và lập bản đồ các năng lực của nhóm bạn.
⚡️Kho mẫu: Dưới đây là các mẫu ma trận kỹ năng khác mà bạn có thể lựa chọn.
4. Triển khai khung năng lực và truyền đạt thông tin giữa các nhóm
Giới thiệu: Truyền đạt khung năng lực này đến toàn thể thành viên. Hướng dẫn các trưởng nhóm, quản lý và lãnh đạo cấp cao làm quen với khung năng lực mới và khuyến khích họ áp dụng nó vào các quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nghề nghiệp.
Tài liệu: Công bố khung năng lực và chia sẻ với tất cả các bên liên quan trong tổ chức. ClickUp Docs giúp bạn tạo ra một tài liệu trực quan và hấp dẫn về khung năng lực của mình và chia sẻ với mức độ truy cập phù hợp.
Thực hiện: Tích hợp khung năng lực này vào tất cả các quy trình mà bạn đã xác định là có liên quan trong quá trình xác định mục tiêu.
- Nếu bạn muốn áp dụng khung năng lực trong quá trình tuyển dụng, hãy tích hợp nó vào phần mềm quản lý nhân tài và thiết kế các chương trình sàng lọc phù hợp
- Nếu bạn đang sử dụng khung năng lực này trong các đợt đánh giá hàng năm, hãy tích hợp nó vào phần mềm đánh giá hiệu suất
- Nếu bạn có ý định sử dụng khung năng lực này trong quá trình phát triển nghề nghiệp liên tục, hãy tích hợp dữ liệu liên quan đến năng lực vào các công cụ quản lý hiệu suất của bạn
Sử dụng Mẫu Báo cáo Hiệu suất của ClickUp để trực quan hóa kết quả của từng nhân viên/nhóm trên các năng lực khác nhau mà bạn đã xác định.
⚡️Kho mẫu: Nâng cao tiến độ của bạn với các mẫu kế hoạch cải thiện hiệu suất này.
Rà soát và điều chỉnh: Mặc dù việc liên tục thay đổi khung năng lực không mang lại hiệu quả, nhưng việc rà soát định kỳ là rất quan trọng. Ví dụ, nếu một trong những năng lực chuyên môn của nhóm tiếp thị là SEO, thì năng lực này cần được cập nhật đáng kể trong bối cảnh việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng gia tăng.
Trong những thời điểm mang tính bước ngoặt như thế này, việc rà soát kỹ lưỡng khung năng lực của bạn là điều cần thiết.
⚡️Kho mẫu: Thiết kế việc sửa đổi khung năng lực của bạn một cách hiệu quả với các mẫu cải tiến quy trình này.
Khi đọc bài viết này, nếu bạn đang tự hỏi: “Chúng tôi đã có mô tả công việc, bảng đánh giá, v.v., tại sao lại cần thêm một khung năng lực nữa?”, thì đây là câu trả lời.
Lợi ích của khung năng lực
Một khung năng lực tốt sẽ tăng cường đáng kể khả năng của tổ chức trong việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển và gắn kết nhân viên vì nó:
Nâng cao chất lượng tuyển dụng: Khung năng lực đảm bảo chỉ những ứng viên phù hợp nhất mới được lựa chọn cho các vị trí còn trống. Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ tuyển dụng sai người và ngăn ngừa các vấn đề liên quan đến kỹ năng. Ngoài ra, nó còn giúp giảm thiểu chi phí đào tạo và hội nhập sau khi ứng viên được tuyển dụng.
Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng: Khung năng lực này nêu rõ các kỳ vọng về hiệu suất đối với ứng viên, nhân viên và quản lý. Nó tạo điều kiện để họ đạt thành công, khuyến khích họ tập trung nỗ lực vào việc phát triển những năng lực thực sự quan trọng.
Tạo sự minh bạch: Khung năng lực đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có chung nhận thức. Ứng viên biết rõ những tiêu chí mà họ sẽ được đánh giá. Nhân viên biết rõ mình giỏi ở điểm nào và còn thiếu những kỹ năng gì. Điều này giúp loại bỏ những lo lắng không cần thiết liên quan đến hiệu suất làm việc.
Nâng cao hiệu suất: Khi có sự rõ ràng hơn về những yêu cầu cần thiết để hoàn thành việc cần làm, hiệu suất cá nhân có khả năng được cải thiện. Khi toàn bộ tổ chức chia sẻ những giá trị và năng lực chung, hiệu ứng cộng hưởng sẽ vô cùng lớn.
Tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp kinh doanh: Một khung năng lực tốt đảm bảo tổ chức có nền tảng vững chắc trong hiện tại và sự linh hoạt để thích ứng với tương lai. Nó giúp các nhà lãnh đạo kinh doanh xây dựng các kỹ năng và năng lực tạo nên lợi thế cạnh tranh trong tương lai. Đồng thời, nó cũng hỗ trợ việc quản lý nhân tài một cách hiệu quả trong dài hạn.
Tăng cường khung năng lực của bạn với ClickUp
Việc tuyển dụng có thể rất mệt mỏi. Kết quả của việc tuyển dụng sai người là những tổn thất đáng kể về chi phí sa thải, tuyển dụng lại, đào tạo và định hướng cho nhân viên mới, v.v. Điều tồi tệ hơn là bạn có thể không nhận ra rằng mình đã đưa ra quyết định tuyển dụng không hiệu quả cho đến khi đã quá muộn.
Ví dụ, bạn có thể đã tuyển dụng một người rất giỏi lập trình Python nhưng lại thiếu kỹ năng làm việc nhóm hoặc kiến thức chuyên môn trong ngành cần thiết để phát triển sản phẩm của bạn. Đến khi bạn nhận ra những khoảng trống này, bạn có thể đã phải gánh chịu cả chi phí thực tế lẫn chi phí cơ hội.
Một khung năng lực được xây dựng kỹ lưỡng có thể giúp tránh những tình huống không mong muốn và đưa ra các quyết định sáng suốt. Hãy cùng ClickUp lên ý tưởng, lập kế hoạch, xây dựng, triển khai và tối ưu hóa khung năng lực của bạn.