Bạn đã bao giờ tuyển dụng một người hoàn toàn phù hợp với mô tả công việc nhưng sau đó lại ngạc nhiên vì họ không thể phát huy vai trò của mình?
Là một phần của quy trình tuyển dụng, mọi tổ chức đều viết mô tả công việc, thường bao gồm một bộ kỹ năng và kinh nghiệm mà ứng viên cần có. Tuy nhiên, để làm tốt một vai trò cụ thể, nhân viên cần nhiều hơn thế. Họ cần một bộ 'năng lực' toàn diện hơn
Việc tạo và sử dụng khung năng lực giúp các tổ chức đánh giá, thu hút và hỗ trợ nhân viên phát triển. Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ tìm hiểu khung năng lực là gì, tại sao bạn nên sử dụng nó và cách tạo khung năng lực cho tổ chức của mình.
Khung năng lực là gì?
Khung năng lực là tập hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ, phẩm chất và hành vi mà nhân viên cần có để phát triển trong vai trò công việc của mình.
Khung năng lực hoạt động như thế nào?
Giả sử bạn đang tuyển dụng một nhà phát triển Python. Thông thường, bạn sẽ tìm kiếm người có chứng chỉ hoặc kinh nghiệm lập trình bằng Python. Khi sử dụng khung năng lực, bạn sẽ tìm kiếm người có các yếu tố sau:
- Kiến thức về Python trong bối cảnh ngôn ngữ lập trình, triết lý thiết kế, tính năng và ngữ nghĩa của nó
- Kỹ năng sử dụng Python trong lập trình ứng dụng, thuật toán học máy, v.v.
- Thái độ đối với lập trình Python và các công nghệ khác được sử dụng trong kinh doanh
- Các thuộc tính liên quan đến sự tham gia cộng đồng, đóng góp mã nguồn mở, v.v.
- Kỹ năng hành vi trong giải quyết vấn đề, hợp tác, làm việc từ xa, minh bạch, v.v.
Khi nào nên sử dụng khung năng lực?
Tình huống đầu tiên mà một tổ chức sử dụng khung năng lực là trong quá trình tuyển dụng. Trước khi chọn một ứng viên cụ thể cho một vai trò, khung năng lực đảm bảo rằng họ là người phù hợp.
Tuy nhiên, đây là một công cụ hữu ích trong suốt sự nghiệp của nhân viên. Nó có thể được sử dụng trong đánh giá hiệu suất, trong quá trình thăng chức, thiết kế đào tạo và phát triển, và để quản lý thay đổi. Nó cũng hữu ích cho việc lập kế hoạch kế thừa.
Khung năng lực bao gồm những gì?
Không có một bộ thành phần duy nhất để tạo thành khung năng lực. Tùy thuộc vào tổ chức, nhóm, vai trò công việc, chức danh, trách nhiệm, v.v., các năng lực cần thiết có thể khác nhau.
Tuy nhiên, một khung năng lực tiêu chuẩn thường bao gồm các thành phần sau.
🏆 Giá trị cốt lõi: Ngày nay, các tổ chức mong muốn nguyên tắc và niềm tin của nhân viên phù hợp với công ty ở các khía cạnh cụ thể.
Ví dụ, nếu giá trị cốt lõi của bạn là sự đa dạng và tính chính trực, bạn sẽ mong đợi các ứng viên tiềm năng có tiêu chuẩn đạo đức cao như một phần của năng lực của họ.
🏆 Năng lực cốt lõi: Tất cả các vai trò công việc đều cần những năng lực này, thường bao gồm kỹ năng tổ chức, kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, lấy khách hàng làm trung tâm, v.v.
Ví dụ: nếu bạn là một tổ chức dịch vụ, như phòng tập thể dục hoặc spa, bạn sẽ mong muốn mọi người đều có kỹ năng dịch vụ khách hàng. Nếu bạn chủ yếu là một tổ chức bán hàng, như một chi nhánh hoặc đại lý ô tô, kỹ năng đàm phán sẽ là năng lực cốt lõi. Dưới đây là một số ví dụ khác về năng lực cốt lõi có thể áp dụng cho bạn.
🏆 Năng lực chức năng: Đây là những kỹ năng cần thiết cho một vai trò cụ thể. Đây có thể là kỹ năng kỹ thuật, trình độ thành thạo phần mềm, chuyên môn nghiên cứu, v.v. Không phải ai cũng cần năng lực này.
Ví dụ: nếu bạn đang tuyển dụng một nhà phát triển, họ cần có năng lực chức năng trong lập trình bằng một ngôn ngữ cụ thể.
🏆 Năng lực lãnh đạo: Đây là những năng lực mà các nhà quản lý và lãnh đạo cần có, chẳng hạn như quản lý dự án, giám sát, giải quyết xung đột, xử lý khủng hoảng, v.v. Theo một cách nào đó, năng lực lãnh đạo là năng lực chức năng của nhà quản lý.
Một tổ chức mong muốn mọi nhân viên có sự thống nhất về giá trị cốt lõi và năng lực cốt lõi. Tùy thuộc vào vai trò, một số nhân viên có thể chỉ cần năng lực chức năng, trong khi những nhân viên khác có thể cần cả năng lực chức năng và năng lực lãnh đạo.
Con đường trực tiếp để đảm bảo bạn đánh giá nhân viên của mình về tất cả các năng lực này là có một khung năng lực toàn diện. Dưới đây là cách bạn có thể phát triển một khung năng lực như vậy.
Các bước để phát triển khung năng lực
Trước khi bắt đầu, hãy nhớ rằng khung năng lực là một tài liệu toàn diện. Nó bao gồm công việc, con người và văn hóa của tổ chức. Do đó, việc tạo ra một khung năng lực cần một cách tiếp cận kỹ lưỡng và một nền tảng hợp tác như ClickUp cho Nhân sự. Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu.
1. Xác định mục tiêu của bạn
Khung năng lực có thể được sử dụng cho nhiều mục đích. Trước khi bắt đầu xây dựng khung, hãy xác định lý do bạn cần nó. Hãy tự hỏi bản thân:
- Bạn sẽ sử dụng nó cho mục đích gì?
- Bạn muốn đạt được điều gì với nó?
- Làm thế nào nó sẽ cải thiện hiệu suất?
- Làm thế nào nó sẽ giúp ích cho nhân viên và tổ chức?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn thu hẹp mục tiêu của mình. Tuy nhiên, hoàn toàn bình thường khi có nhiều hơn một câu trả lời cho mỗi câu hỏi, từ đó bạn cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những câu trả lời quan trọng nhất.
Hợp lý hóa các cuộc thảo luận đó với một không gian làm việc ảo hợp tác như Bảng trắng ClickUp. Tập hợp tất cả các bên liên quan, bao gồm trưởng bộ phận, lãnh đạo nhân sự, bộ phận nhân sự và tài chính vào cùng một trang về năng lực của bạn.
Sau khi hoàn thành, hãy sử dụng một công cụ như ClickUp Goals để hiển thị mục tiêu và kế hoạch của bạn cho tất cả các bên liên quan. Kết nối các mục tiêu của khung năng lực với mục tiêu của tổ chức. Sau đó, phân công cho từng trưởng bộ phận để họ xác định mục tiêu của riêng mình.
2. Thu thập thông tin
Để tạo ra một khung năng lực, bạn cần thông tin về bốn thành phần: Giá trị cốt lõi, năng lực cốt lõi, năng lực chức năng và năng lực lãnh đạo. Thu thập thông tin về các khía cạnh này từ các nhân viên hiện tại của bạn.
Hỏi nhóm của bạn
Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thực hiện khảo sát toàn tổ chức. Hỏi các thành viên trong nhóm về các năng lực cần thiết để thực hiện công việc liên quan. Hỏi các nhà quản lý về những năng lực mà họ mong đợi từ các thành viên trong nhóm. Hỏi lãnh đạo cấp cao về những giá trị mà tổ chức coi trọng.
Xem xét dữ liệu hiện có của bạn
Nghiên cứu thông tin từ phần mềm đánh giá mức độ gắn kết của nhân viên, các mẫu đánh giá hiệu suất, v.v. để xác định những lỗ hổng. Xem xét phản hồi mà các nhà quản lý đã đưa ra cho nhóm của họ và quan sát các xu hướng.
Đồng thời tiến hành phân tích quy trình để hiểu cách thức công việc diễn ra.
Nghiên cứu thị trường
So sánh tổ chức của bạn với các kỹ năng đang có nhu cầu trên thị trường. Nếu bạn đang xây dựng một sản phẩm đột phá hoặc sáng tạo, hãy đảm bảo rằng bạn cũng lập bản đồ các kỹ năng có thể cần trong vài năm tới.
Với danh sách công việc toàn diện bao gồm mọi năng lực bạn cần, hãy tạo ra khung năng lực cho riêng mình.
3. Xây dựng khung năng lực
Sắp xếp các năng lực: Phân loại danh sách công việc theo các giá trị cốt lõi, năng lực cốt lõi, năng lực chức năng và năng lực lãnh đạo. Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể thực hiện việc này.
| Giá trị cốt lõi | Năng lực cốt lõi | Năng lực chức năng | Năng lực lãnh đạo |
|---|---|---|---|
| Đa dạng và bao trùm, Lòng trắc ẩn, Sự đồng cảm, Tính trung thực và liêm chính, Trách nhiệm cá nhân | Giao tiếp, hợp tác, làm việc từ xa, giải quyết vấn đề, kỹ năng phân tích, suy luận logic | Lập trình, Kiểm thử phần mềm, DevOps, An ninh mạng, Chỉnh sửa theo hướng dẫn phong cách APA, Tuân thủ | Tư duy chiến lược, Giải quyết vấn đề, Giải quyết xung đột, Trí tuệ cảm xúc, Kỹ năng đàm phán, Nhận thức bản thân |
Xác định năng lực: Bạn có thể nghĩ rằng các kỹ năng như giao tiếp, hợp tác, v.v. là hiển nhiên. Tuy nhiên, thường thì không phải vậy. Việc xác định rõ các năng lực này cùng với các hành động khóa tương ứng sẽ rất hữu ích. Ví dụ, nếu làm việc từ xa là một năng lực, bạn có thể định nghĩa nó như sau:
- Khả năng làm việc độc lập ngoài văn phòng
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Khả năng giao tiếp hiệu quả thông qua các công cụ cộng tác dựa trên văn bản
- Thành thạo các công cụ kỹ thuật số để hội nghị video, chia sẻ màn hình, ghi lại màn hình, hợp tác ảo, v.v.
- Trí tuệ cảm xúc để nhận biết sự khó chịu hoặc hiểu lầm và giải quyết chúng một cách chủ động
- Sẵn sàng lặp lại/giải thích lại các khái niệm để đảm bảo chúng được hiểu rõ
Trong khi thực hiện việc này, bạn cũng nên đưa ra ví dụ. Ví dụ, bạn có thể nói: "Khi cảm thấy đồng nghiệp đang gặp khó khăn trong việc hiểu một vấn đề, bạn sẽ chủ động đề nghị giúp đỡ họ. "
Hãy nhớ rằng năng lực thường là kỹ năng, thái độ và hành vi khó đo lường như các chỉ số KPI thông thường. Tuy nhiên, điều đó là bình thường. Hãy xem xét các biện pháp định tính để xác định và phát triển chúng.
Lập bản đồ năng lực: Sau khi đã phân loại, hãy lập bản đồ cho từng vai trò. Giá trị cốt lõi và năng lực cốt lõi có thể là yêu cầu đối với mọi nhân viên. Hãy dành thời gian để lập bản đồ năng lực chức năng và lãnh đạo cho các vai trò cụ thể mà chúng áp dụng. Ngoài ra, hãy xác định cách thức những năng lực này giúp phát triển sự nghiệp.
Mẫu bản đồ kỹ năng của ClickUp là một cách đơn giản nhưng toàn diện để thực hiện việc này. Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn, thân thiện với người mới bắt đầu và lý tưởng để ghi chép, tổ chức và lập bản đồ năng lực của nhóm bạn.
⚡️Lưu trữ mẫu: Dưới đây là các mẫu ma trận kỹ năng khác mà bạn có thể tham khảo.
4. Áp dụng khung năng lực và giao tiếp giữa các nhóm
Giới thiệu: Truyền đạt khung năng lực cho tất cả các thành viên trong đội ngũ nhân viên. Giới thiệu khung năng lực mới cho các trưởng nhóm, quản lý và lãnh đạo cấp cao, đồng thời mời họ thử áp dụng trong các quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển chuyên môn.
Ghi lại: Xuất bản khung năng lực và chia sẻ với tất cả các bên liên quan trong tổ chức. ClickUp Docs giúp bạn tạo bản ghi khung năng lực trực quan hấp dẫn và chia sẻ với những người có quyền truy cập phù hợp.
Thực hiện: Tích hợp vào tất cả các quy trình mà bạn xác định là có liên quan trong quá trình xác định mục tiêu.
- Nếu bạn muốn áp dụng khung năng lực trong tuyển dụng, hãy tích hợp nó vào phần mềm quản lý nhân tài của bạn và thiết kế các chương trình sàng lọc phù hợp
- Nếu bạn đang sử dụng nó trong các đánh giá hàng năm, hãy tích hợp nó vào phần mềm đánh giá hiệu suất
- Nếu bạn có ý định sử dụng nó trong quá trình phát triển nghề nghiệp liên tục, hãy tích hợp dữ liệu liên quan đến năng lực vào các công cụ quản lý hiệu suất của bạn
Sử dụng Mẫu báo cáo hiệu suất của ClickUp để hình dung hiệu suất của từng nhân viên/nhóm trong các năng lực khác nhau mà bạn đã vạch ra.
⚡️Lưu trữ mẫu: Đạt được tiến độ trong việc phát triển năng lực của bạn với các mẫu kế hoạch cải thiện hiệu suất này.
Xem xét và điều chỉnh: Mặc dù không nên thay đổi khung năng lực liên tục, nhưng việc xem xét lại khung năng lực định kỳ là rất quan trọng. Ví dụ: nếu một trong những năng lực chức năng của nhóm tiếp thị là SEO, thì năng lực này cần được cập nhật đáng kể trong bối cảnh AI ngày càng được sử dụng rộng rãi.
Trong những thời điểm quan trọng như hiện nay, việc đánh giá kỹ lưỡng khung năng lực của tổ chức là điều cần thiết.
⚡️Lưu trữ mẫu: Thiết kế hiệu quả việc sửa đổi khung năng lực của bạn với các mẫu cải tiến quy trình này.
Khi đọc đến đây, nếu bạn nghĩ: "Chúng tôi đã có mô tả công việc, đánh giá, v.v., tại sao còn cần một khung năng lực nữa?", thì đây là câu trả lời.
Lợi ích của Khung năng lực
Một khung năng lực tốt sẽ nâng cao đáng kể khả năng của tổ chức trong việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển và gắn kết nhân viên vì nó:
Cải thiện quá trình tuyển dụng: Khung năng lực đảm bảo chỉ những ứng viên phù hợp mới được lựa chọn cho các vị trí tuyển dụng. Điều này giúp giảm thiểu khả năng tuyển dụng sai và ngăn ngừa các vấn đề về kỹ năng. Ngoài ra, nó còn giảm thiểu chi phí đào tạo và làm quen công việc sau khi ứng viên được tuyển dụng.
Đặt ra kỳ vọng rõ ràng: Làm rõ kỳ vọng về hiệu suất đối với ứng viên, nhân viên và quản lý. Đặt ra mục tiêu để họ thành công, khuyến khích họ tập trung nỗ lực vào việc xây dựng các năng lực quan trọng.
Tạo sự minh bạch: Khung năng lực đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có chung quan điểm. Ứng viên biết họ đang được đánh giá về điều gì. Nhân viên biết họ giỏi ở điểm nào và thiếu kỹ năng gì. Điều này giúp loại bỏ lo lắng không cần thiết về hiệu suất làm việc.
Cải thiện hiệu suất: Với sự rõ ràng hơn về những gì cần thiết để hoàn thành công việc, hiệu suất cá nhân có khả năng được cải thiện. Khi toàn bộ tổ chức có chung giá trị và năng lực, hiệu quả tổng hợp sẽ rất lớn.
Tạo điều kiện cho kinh doanh bền vững: Một khung năng lực tốt đảm bảo tổ chức vững mạnh trong hiện tại và linh hoạt trong tương lai. Nó giúp các nhà lãnh đạo kinh doanh xây dựng các kỹ năng và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh trong tương lai. Nó giúp dễ dàng quản lý nhân tài trong dài hạn.
Tăng cường khung năng lực của bạn với ClickUp
Tuyển dụng có thể là một công việc mệt mỏi. Tuyển dụng sai người có thể dẫn đến tổn thất đáng kể về chi phí sa thải, tuyển dụng lại, đào tạo, v.v. Tệ hơn nữa là bạn có thể không nhận ra mình đã đưa ra quyết định tuyển dụng không hiệu quả cho đến khi quá muộn.
Ví dụ: bạn có thể đã tuyển dụng một người rất giỏi lập trình Python nhưng không có kỹ năng hợp tác hoặc chuyên môn trong ngành cần thiết để xây dựng sản phẩm của bạn. Khi bạn nhận ra những lỗ hổng này, bạn có thể đã phải chịu chi phí thực tế và chi phí cơ hội.
Một khung năng lực được xây dựng kỹ lưỡng có thể tránh được những tình huống như vậy và giúp đưa ra quyết định sáng suốt. Thảo luận, lập kế hoạch, tạo, triển khai và tối ưu hóa khung năng lực của bạn với ClickUp.