Onuncu basamağı yanlış yazdığınız için raporlarınızı iki kez kontrol ettiğiniz oldu mu?
Ya da daha kötüsü, yanlış yerleştirilmiş ondalık sayıyı fark ettiniz ve raporunuzu baştan yazmak zorunda kaldınız mı?
Oyun değiştiren iş içgörüleri ve hak ettiğiniz takdir, tek bir e-tablodaki verilerinizin doğruluğuna ve bütünlüğüne bağlı olabilir.
İşte bu noktada veri doğrulama bir gereklilik haline gelir.
Veri doğrulama, bir sisteme veya e-tabloya girilen verilerin belirli kriterleri veya kuralları karşıladığından emin olur. Aksi takdirde, yığınla veriyi incelemek için harcayacağınız saatlerden tasarruf etmenizi sağlar.
Veri doğrulamayı nasıl kullanacağınızı anlamak, sorunsuz veri yönetiminin anahtarıdır.
Dünyada 900 milyon kişi gibi Google'ın e-tablo uygulaması Google E-Tablolar'ı kullanıyorsanız, bu kılavuz tam size göre.
Temel doğrulama kurallarını ayarlamaktan gelişmiş teknikleri öğrenmeye kadar her şeyi adım adım anlatarak verilerinizin kusursuz ve hatasız olmasını sağlıyoruz.
Google E-Tablolar'da veri doğrulamanın temellerini anlama
Veri doğrulama, Google E-Tablolar veritabanınızda yalnızca doğru verilerin kalmasını sağlayan dikkatli bir bekçi görevi görür. Çoğu doğrulama tekniği gibi, bu da izin verilen ve izin verilmeyenler için belirli kurallar ayarlamayı içerir.
Aşağıda, bunu açıklamak için açık ve mantıklı bir örnek verilmiştir:
- Senaryo: Bir müşteri sipariş formu oluşturuyorsunuz
- Gerekli olanlar: Müşterilerin geçerli e-posta adresi gibi geçerli veriler girdiğinden emin olmak istiyorsunuz
- Kural: E-tablonuzun "E-posta" alanı belirli bir e-posta biçimini izlemelidir
- Sonuç: Veri doğrulama kuralları, kullanıcılar tarafından girilen değerleri kısıtlar ve hatalı verilerin girilmesini önler. Ayrıca, müşteriler yanlış bilgileri güncellediğinde sorunu bildirmek için bir açılır kutu oluşturmanıza da olanak tanır
Bu oldukça basit bir örnek olsa da, veri doğrulamanın veri kalitesi üzerinde ne kadar kontrolü olduğunu göstermektedir.
Google E-Tablolar'da temel veri doğrulama ayarları
Google E-Tablolar'da veri doğrulama kuralları oluşturmak için izlemeniz gereken altı adım şunlardır:
Adım 1: E-tablonuzu açın
E-tablonuzu açın. Bunun için yukarıdaki müşteri sipariş formu örneğini ele alacağız.
Adım 2: Veri aralığınızı seçin
Kuralı ayarlamak istediğiniz hücreleri seçin.
Sipariş Miktarı alanı için bir kural belirleyelim. Müşterilerin sipariş miktarını ekleyeceği hücreyi seçin: D8.
3. Adım: Veri Doğrulama seçeneğine gidin
Veri menüsünden "Veri Doğrulama"yı seçin ve "Kural Ekle"yi tıklayın
4. Adım: Kural kriterlerinizi tanımlayın
"Kriterler" bölümünde, uygulamak istediğiniz doğrulama türünü seçin.
Burada sayıları doğrular, "küçük veya eşit" seçeneğini seçer ve Değer Alanında 100'ü güncelleriz.
Adım 5: Hata mesajınızı tanımlayın
Ardından, "Gelişmiş Seçenekler" bölümüne gidin. "Veriler geçersizse" altında, birisi geçersiz veri girdiğinde ne yapılacağını seçin. Kullanıcılara yol göstermek için yardım metni de ekleyebilirsiniz.
Burada, işiniz siparişi kabul edemeyeceği için "Girişi reddet" seçeneğini seçeceğiz. Ayrıca "Bir seferde en fazla 100 adet sipariş verebilirsiniz" yardım metnini de ekleyeceğiz
Adım 6: Kaydet
Tanımladığınız kuralları kaydetmek ve uygulamak için "Tamamlandı"yı seçin.
Not: Verilerinizi girmeden önce veri doğrulamayı ayarlamanız en iyisidir. Bunun nedeni, mevcut değerlerin otomatik olarak kontrol edilmeyecek olmasıdır. Mevcut verileri doğrulamak için, bunları manuel olarak gözden geçirmeniz veya yeniden girmeniz gerekir.
Bu adımları izleyerek temel veri doğrulamayı kolayca gerçekleştirebilirsiniz!
Bununla birlikte, gelişmiş teknikleri keşfetmeden önce, çeşitli veri doğrulama türleri hakkında daha fazla bilgi edinmek önemlidir.
Veri doğrulama türleri
Önceki bölümde sayısal kurallar kullandık, ancak çeşitli veri doğrulamalarına ilişkin ayrıntılı bir genel bakış, doğruluk ve kaliteyi sağlamaya yardımcı olur.
Google E-Tablolar'da kullanılabilen veri doğrulama türlerinin dökümü aşağıda verilmiştir:
Sayı
Veri girişini belirli bir aralıktaki sayısal değerlerle sınırlandırın. Buna "büyük", "küçük", "eşit" ve hatta "özel bir aralıkta" gibi koşullar da dahildir
Metin
Metin girişini uzunluğa ve belirli karakterlere göre sınırlayın. Bu, e-posta ID'leri veya geçerli URL'ler gibi kalıpları da içerir.
Tarih
Bu veri doğrulama türü, girilen değerlerin geçerli tarihler olmasını veya belirli bir aralıkta olmasını sağlar.
Liste
Girişleri bir seçenekler listesiyle sınırlandırmanız gerekiyorsa, "Liste" veya "Açılır menü" veri doğrulamasını kullanabilirsiniz.
Tickbox
Burada, girişi bir kutuyu işaretlemekle sınırlayabilirsiniz. Alanın işaretli veya işaretlenmemiş olmasının ne anlama geldiğini de ayarlayabilirsiniz. Bu, müşteri tercihlerini ve kalite kontrol listelerini toplarken en iyi şekilde kullanılır.
Bonus: Veri yönetiminizi dönüştürmeye hazır mısınız? Google E-Tablolar veritabanı oluşturmak için adım adım kılavuzumuzu izleyin!
Google E-Tablolar'da Gelişmiş Veri Doğrulama Teknikleri
Temel bilgileri ele aldık, ancak Google E-Tablolar daha gelişmiş veri doğrulama teknikleri de sunar. Örneğin, özel formüller ve uygulama içi özellik entegrasyonları gibi.
Özel formül
Bu özellik, Google E-Tablolar'da kriterleri ayarlarken kullanılabilen gelişmiş bir veri doğrulama formülüdür. Diğer doğrulama türlerinden farklı olarak, özel formül sayesinde sayı veya tarih gibi temel seçeneklerin ötesinde kurallar oluşturabilirsiniz.
Bu özel kural, genellikle hesaplamalar için kullandığınız formüllerin yardımıyla ayarlanır. Anahtar avantajlarından biri, bu mantıksal formül sayesinde bir hücrede izin verilen veri türünü daha yüksek hassasiyetle tanımlayabilmenizdir.
Özel formüller, hücre aralıkları veya bağımlılıklar gibi öğelerle desteklenen kurallar oluşturur. Ayrıca, birden fazla düzenleme katmanı eklemenize de olanak tanır.
İşte bir örnek:
Senaryo: Bir müşteriye gönderim yapmadan önce ürün envanterini izlediğinizi düşünün.
Gerekli olanlar:
"Sevkiyata hazır envanter" sütununun yalnızca aşağıdakileri kabul etmesini istiyorsunuz:
- Sayılar (metin kullanılamaz)
- Sıfırdan büyük değerler (negatif stok olamaz)
Özel formül kuralı:
=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)
Bu kılavuz, kuralı üç bölüme ayırır:
- ISNUMBER(A1): A1 hücresindeki değerin bir sayı olup olmadığını kontrol eder
- A1>0: A1 hücresindeki değerin sıfırdan büyük olup olmadığını kontrol eder
- VE(…): HER İKİ koşulun da doğru olmasını sağlar
Sonuç: Müşterileriniz doğru envanter bilgilerini alır ve kullandığınız formüller hakkında endişelenmenize gerek kalmaz, çünkü envanter rakamları her zaman güvenilir ve kolay okunur olur.
Google E-Tablolar'da veri doğrulamayı entegre etme
Gelişmiş veri doğrulama, diğer özelliklerin veri doğrulamaya entegrasyonunu da içerir.
Kafanız mı karıştı? İşlevselliği artıran birkaç gelişmiş veri doğrulama entegrasyonunu inceleyelim.
Veri doğrulamada koşullu biçimlendirme kullanma
Google E-Tablolar'da veri doğrulama, koşullu biçimlendirme ile kolayca eşleştirilerek çok daha etkileşimli ve net bir e-tablo oluşturulur.
Bu entegrasyonda, ayrı bir veri doğrulama kuralı koşullu biçimlendirmeyi tetikler. Önemli veri noktalarını veya olası hataları görsel olarak vurgular, böylece eğilimleri ve anormallikleri daha kolay belirleyebilirsiniz.
Net bir örnekle nasıl yapıldığını gösterelim:
Senaryo: Görevleri izlemenize yardımcı olacak bir proje yönetimi e-tablosuna ihtiyacınız var. Bu e-tablosu, programın gerisinde kaldığınızda bunu görsel olarak vurgulamalıdır.
Adım 1: Görev adı, son teslim tarihi ve durum için sütunlar içeren bir e-tablo oluşturun. En son görevlerinizi ve durumlarınızı da ekleyin.
Adım 2: Biçim'e gidin ve koşullu biçimlendirme'ye tıklayın.
Not: Kullanıcının geçerli bir tarih girmesi için son teslim tarihi sütununa bir kural oluşturabilirsiniz.
3. Adım: Veri doğrulama kuralınızı ekleyin ve veri doğrulama ile ilişkilendirin.
Burada, özel formül "=AND(TODAY() > C2, D2 <> 'Tamamlandı')" kullanacağız.
İşte nasıl işliyor:
- TODAY(): Bu fonksiyon bugünün tarihini döndürür
- TODAY() > C2: Bu, bugünün tarihinin "Son teslim tarihi" alanındaki tarihten büyük olup olmadığını kontrol eder
- D2 <> "Tamamlandı": "Durum" alanının Tamamlandı OLMADIĞINI kontrol eder
- =VE: Her iki koşulun da karşılandığını kontrol eder
Adım 4: Biçimlendirme stilinizi ekleyin. Burada sonucu kırmızı olarak bırakacağız (çünkü gecikmiş).
"Tamamlandı"yı tıkladığınızda kurallarınız etkin hale gelir. "Performans raporu gönder" işlemi beklemede ve planlanan zamanın gerisinde.
Veri doğrulamayı otomasyonla bağlantılandırma
Google E-Tablolar'ın sunduğu bir diğer gelişmiş veri doğrulama tekniği ise otomasyondur.
Burada Google, veri doğrulama iletişim kutusuna göre bir eylemi tetikleyen kod oluşturan App Script uzantısını sunar.
Veri doğrulama ile gider onaylarını otomatikleştirmenin bir örneği:
Veri doğrulama kuralınız şunu belirtiyorsa:
- "Onay Gerekli" alanı "TRUE" (YANLIŞ) olarak ayarlanmış (yani kutucuk işaretli)
- VE "Durum" alanı Beklemede
"Onaylayanın e-postası" alanındaki verilere göre yöneticinize tüm gider ayrıntılarını içeren bir e-postayı tetikleyen bir kod yazabilirsiniz.
Bonus: Kolay takip edilebilir kılavuzumuz ve kullanıma hazır şablonlarımızla Google E-Tablolar'ın gücünü CRM olarak keşfedebilirsiniz.
Pratik Uygulamalar: Açılır Liste ve Veri Doğrulama
Veri doğrulama tekniklerini ele aldık, ancak gerçek hayattaki uygulamaların neredeyse hepsinde öne çıkan ve ayrıntılı olarak incelenmesi gereken bir yöntem var: açılır liste.
Başlangıç olarak, Google E-Tablolar'da veri doğrulamayı kullanarak açılır liste oluşturmak için gerekli adımlar şunlardır:
Adım 1: Seçeneklerinizi listeleyin
Hesap tablonuzu oluşturun ve açılır menüde istediğiniz öğeleri listeye ekleyin.
Bunun için, Google CRM sayfanızın bir parçası olarak çalışanların işe alım sürecini inceleyeceğiz.
Ardından, Veri sekmesine, ardından Veri doğrulama ve "Kural ekle" seçeneğine gidin
Adım 2: Veri doğrulamada açılır menüyü seçin
Veri doğrulama kuralları iletişim kutusu açıldığında, hücre aralığını seçin (burada, tüm "Departman" sütunu olacaktır), ardından Kriterlerinizi seçin.
Artık iki tür açılır liste kriteri vardır.
- Açılır liste: Bu, seçeneklerinizi (departmanlar) manuel olarak eklemeyi içerir
- Açılır liste (bir aralıktan): Bu, bir hücre aralığı seçmenize ve hücre değerlerini liste seçenekleri olarak otomatik olarak eklemenize olanak tanır
Not: Her liste seçeneğine, estetik ve çekici bir görünüm için bir renk atanabilir. Referans verilerle liste değiştiğinde, her rengi manuel olarak güncellemeniz gerekir.
3. Adım: Tamamlandı'yı tıklayın ve gözden geçirin
Son adım, "Tamamlandı"yı tıklamak ve doğrulamanın hücrelere yansıtılmasını izlemektir.
Bu örnekte, "Departman" alanına tıkladığınızda tüm liste seçenekleri açılır.
İşte bu kadar, açılır listeniz hazır. Ancak, temel bir açılır liste oluşturmak, bu çok yönlü veri doğrulama yönteminin sadece başlangıcıdır. Ek bir veri doğrulama katmanını nasıl kullanacağınızı inceleyelim.
Google E-Tablolar'da bağımlı açılır listeler
Açılır listeler yanıtları odaklamaya yardımcı olurken, Google E-Tablolar kullanıcıların bağımlı açılır listeler oluşturarak kontrolü gelecek veri alanlarına genişletmelerine olanak tanır.
Seçeneklerin listesini revize etmek için aktif filtrelerin bağımlı açılır listesi kullanılır. Bu filtreleri oluşturarak, bir açılır listedeki seçenekler önceki açılır listede yapılan seçime göre değişir.
Bu dinamik veri doğrulama, özellikle büyük veri kümeleriyle çalışırken verileri verimli bir şekilde düzenlemek ve filtrelemek için son derece kullanışlıdır.
💡 Profesyonel İpucu: Açılır liste veya onay kutusu gerektiğinde her seferinde veri doğrulamaya erişmenize gerek olmadığını unutmayın. Google E-Tablolar'da hızlı bir ipucu: Bu özellik Ekle sekmesinde hazır olarak bulunur.
Yaygın veri doğrulama sorunlarını giderme
Veri doğrulamalarını nasıl ayarlayacağınızı öğrendiğinize göre, artık sık karşılaşılan hatalarla da karşılaşacaksınız. Bu hatalar girişten, kullanımdan veya karmaşık aralık sorunlarından kaynaklanıyor olabilir. Bu hataları nasıl gidereceğinizi bilmek çok önemlidir.
İşte iki zorluk veya hata ve bunların çözüm yolları:
Hata #1: Girdiğiniz veriler, bu hücre için ayarlanan veri doğrulama kurallarını ihlal ediyor
Bu hata mesajı, bir hücreye veri girmeye çalıştığınızda, o hücre için veri doğrulama amacıyla belirlediğiniz kurala uymayan bir veri girdiğinizde görüntülenir.
Bu durum büyük olasılıkla aşağıdakilerden birini ifade eder:
- Girilen değer, belirtilen kriterlerle eşleşmiyor (ör. sayısal veri aralığı, izin verilen değerlerin listesi, özel formül)
- Oluşturulan kurallarda sorunlar var
Giriş yaptığınız değer doğru gibi görünse bile bu sorunla karşılaşırsanız, aşağıdaki anahtar sorun giderme adımlarını izleyin:
- Veri doğrulama kriterlerinin doğru ve mantıklı olduğundan emin olun
- Yazım hataları, fazladan alanlar, büyük/küçük harf uyuşmazlıkları veya veri türü farklılıklarını iki kez kontrol edin
- Değer kopyalanıp yapıştırılmışsa, gizli karakterleri ortadan kaldırmak için manuel olarak yeniden yazın
- Doğrulama kuralı formüller içeriyorsa, çakışmalara neden olabilecek döngüsel referansları kontrol edin
Hata #2: Veri doğrulamayı bozabilecek filtre sıralama sorunları
Başka bir sorun, filtreler uygularken veya verileri sıralarken ortaya çıkar. Bu sorun, bağımlı açılır listelerin veya diğer veri doğrulama özelliklerinin işlevselliğini bozar. Bağımlı listelerde yanlış veya boş seçeneklerin görünmesine veya doğrulama kurallarının yanlış uygulanmasına neden olabilir.
İşte bu hataların ardındaki yaygın faktörler:
- Veri doğrulamanız adlandırılmış aralıklara dayanıyorsa ve bu aralıklar veriler filtrelendiğinde veya sıralandığında otomatik olarak ayarlanacak şekilde ayarlanmamışsa, referanslar bozulur
- Veri doğrulama formüllerinde göreceli referanslar kullanmak, filtreleme veya sıralama nedeniyle verilerin pozisyonu değiştiğinde sorunlara neden olur
- Bazı veri doğrulama kurulumları, Google E-Tablolar'ın filtreleme ve sıralama işlemleriyle uyumlu değildir ve bu da beklenmedik davranışlara neden olur
Bu sorunu çözmek için şunları yapmanız gerekir
- Adlandırılmış aralıkları dinamik hale getirin: Adlandırılmış aralıklar kullanıyorsanız, bunların dinamik olduğundan ve veriler filtrelendiğinde veya sıralandığında otomatik olarak güncellendiğinden emin olun. Bunu, filtreleme veya sıralamayı hesaba katmak için adlandırılmış aralık tanımları içindeki formülleri kullanarak gerçekleştirebilirsiniz
- Mutlak referanslar kullanın: Veri doğrulama formüllerinizde, filtreleme veya sıralama işlemlerinden sonra bile her zaman doğru hücreleri işaret etmelerini sağlamak için göreli referansları mutlak referanslarla (ör. $A$1) değiştirin
- Yardımcı sütunlar ekleyin: Filtrelenmemiş orijinal verileri depolamak için yardımcı sütunlar oluşturmayı düşünün. Veri doğrulama formüllerinizde bu yardımcı sütunlara başvurarak, filtreleme veya sıralamadan etkilenmemelerini sağlayın
Google E-Tabloların Zorlukları ve Sınırlamaları
Google E-Tablolar birçok kişi tarafından kullanılıyor ve gerçek zamanlı olarak güncellenen özellikler sunuyor, ancak bazı zorluklar ve sınırlamalar da var:
- Büyük veri kümeleriyle performans: Binlerce satır ve karmaşık hesaplamalarla çalışırken, bu verimlilik uygulaması genellikle yavaşlar
- Sınırlı biçimlendirme: Google E-Tablolar'ı kullanırken, görsel olarak çekici veya kesin düzenler oluşturmanın oldukça zor olduğunu fark edeceksiniz. Biçimlendirme ve görselleştirme seçenekleri oldukça sınırlıdır
- Yazım denetimi yok: Diğer elektronik tablo yazılımlarına kıyasla, bu uygulamada yazım denetimi özelliği bulunmamaktadır. Bu durum, metin içeren verileri işlerken veya belgelerde kullanırken oldukça sakıncalıdır
- Kafa karıştırıcı pivot tablolar: Google E-Tablolar, pivot tablo oluşturma ve düzenleme konusunda pek başarılı değildir. Özetleme özellikleri çok sağlam değildir ve bazen kafa karıştırıcı olabilir
- Analitik özellikler: Google Analytics'i E-Tablolar ile kurmak oldukça karmaşıktır. Ayrıca karmaşık istatistik fonksiyonları veya gelişmiş veri modelleme araçları da yoktur
Google E-Tablolar, verileri düzenlemek, temel hesaplamalar yapmak ve veri sayfalarını birleştirmek için mükemmel bir araçtır. Ancak, yetenekleri bu hücrelerle sınırlıdır.
Görevleri ve projeleri yönetmeniz ve daha kapsamlı bir şekilde işbirliği yapmanız gerektiğinde, proje yönetimi konusunda deneyimli ClickUp güçlü bir alternatif olarak karşınıza çıkar.
Google E-Tablolar Alternatifleri
| Özellik | Google E-Tablolar | ClickUp |
|---|---|---|
| E-tablo işlevselliği | ✅ | ✅ |
| Görev yönetimi | ❌ | ✅ |
| Proje yönetimi | ❌ | ✅ |
| İşbirliği | ✅ | ✅ |
| Entegrasyonlar | ✅ | ✅ |
| Gantt grafikleri | ❌ | ✅ |
| Zaman takibi | ❌ | ✅ |
ClickUp
ClickUp, verimliliği artırmak ve içgörülerden yararlanmak için araçlar sunan bir platform çözümüdür. Veri doğrulama yoluyla veri doğruluğunu ve kalitesini sağlamak için mükemmeldir.
Platform ayrıca, işlevselliği sağlam iş ve proje yönetimi özellikleriyle entegre eden özel bir e-tablo aracı da sunar.
ClickUp Tablo Görünümü, hızlı elektronik tablolar ve güçlü görsel veritabanları oluşturmak için tasarlanmıştır. Bütçeleri optimize etmek, gösterge panellerini güçlendirmek ve daha fazlasını yapmak için ideal bir çözümdür. Şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- E-tabloda son teslim tarihleri, öncelikler ve Özel Alanlar ile ClickUp Görevleri oluşturun, atayın ve izleyin. ClickUp ayrıca, veri alanlarını ayarlama çabasını azaltmak için çeşitli e-tablo şablonları sunar
- ClickUp Pano Görünümü gibi görünümlerle e-tablolarınızı ve ilgili projelerinizi yapılandırın ve yönetin. Bu, takımınızın aşırı yüklenmemesini ve e-tablolarınızın tehlikeye atılmamasını sağlar
- ClickUp Belgeler'i kullanarak tek bir düğmeyle belgeleri paylaşın, görevlere yorum ekleyin ve izinler atayarak sorunsuz bir ekip çalışması sağlayın
- Gantt grafikleri, zaman çizelgeleri ve gösterge panelleriyle Tablo Görünümü'ndeki verileri görselleştirin. Bu, proje ilerlemesini izlemenize ve net içgörüler elde etmenize yardımcı olur
- Slack, Google Drive ve Power BI gibi 1000'den fazla araçla bağlantı kurarak ClickUp Entegrasyonları ile iş akışınızı ve içgörülerinizi kolaylaştırın
- ClickUp Brain ile tüm veri doğrulama ve kuralları anında otomatikleştirin. Bu araç, Google E-Tablolar için bir AI aracı olarak da uyumludur
Temel olarak, Tablo Görünümü gibi ClickUp özellikleri, derinlemesine ve işlevsellik katarken sizi elektronik tablolara anında alıştırır.
ClickUp ile Veri Doğrulamanızı Geliştirin
Veri doğrulama, her işte veri doğruluğunu dönüştüren bir kavramdır. Özel kurallar oluşturarak, yanlış veriler girilmeye çalışıldığında bunları hemen reddedebilir.
Google E-Tablolar'da veri doğrulamanın nasıl kullanıldığına dair kapsamlı açıklamalarımız, diğer birçok elektronik tablo yazılımı için de geçerlidir.
Bununla birlikte, daha büyük hacimli verilerle çalışıyorsanız veya projelerinizi veri işlemeyle bağlantılandırmak istiyorsanız, ClickUp'ın Tablo Görünümü çok daha iyi bir seçimdir.
ClickUp'a bugün kaydolun ve veri kalitenizi dönüştürmeye başlayın.