การวางแผนความจุสำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการ 100 โครงการ โดยไม่พึ่งพาความรู้สึกส่วนตัว

การนับจำนวนโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ 100 โครงการ ไม่สามารถบอกได้ว่าผู้จัดการโครงการหรือวิศวกรคนเดียวกันปรากฏอยู่ในแผนหลายแผนหรือไม่ งานตามปกติ (BAU) ใช้เวลาของทีมไปมากเพียงใด หรือคำขอใหม่ใดควรดำเนินการก่อน เพื่อตัดสินใจว่างานใหม่เหมาะสมหรือไม่ ให้ประมาณการความต้องการตามบทบาทสำหรับช่วงเวลาการวางแผนหนึ่งช่วง หักงานตามปกติ (BAU) และภาระผูกพันอื่น ๆ ออกจากความจุรวม แล้วแสดงการแลกเปลี่ยนความสำคัญให้เห็นชัดเจนก่อนที่ใครจะสัญญาวันเริ่มต้น

ตัวอย่างการปฏิบัติงานนี้ใช้ช่วงเวลาสมมติ 4 สัปดาห์, 20 หน่วยเทียบเท่าเต็มเวลา (FTE) ใน 4 กลุ่มบทบาท, และคำขอตัวอย่าง 2 รายการ ทุกตัวเลขเกี่ยวกับกำลังคนและความต้องการเป็นเพียงตัวอย่างเพื่ออธิบายเท่านั้น คู่มือการส่งมอบโครงการของรัฐบาลสหราชอาณาจักรอธิบายงานพอร์ตโฟลิโอผ่านการจัดหมวดหมู่ การจัดลำดับความสำคัญ การสร้างสมดุล และการวางแผนภายในข้อจำกัดของทรัพยากร คู่มือนี้เขียนขึ้นเพื่อการส่งมอบโครงการของรัฐบาล ไม่ใช่มาตรฐานสำหรับภาคเอกชน (บทที่ 12: การจัดการพอร์ตโฟลิโอ, เผยแพร่เมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2024 และแก้ไขครั้งสุดท้ายเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 2026)

จุดสำคัญ

ในบทความนี้:สิ่งที่ทีมต่างๆ ได้บอกเรา·กำหนดช่วงเวลา 4 สัปดาห์·แยกความจุ BAU และความจุโครงการ·เปรียบเทียบคำขอในแบ็กล็อก·ทำการตัดสินใจ·30 วันแรก·คัดลอกแผ่นงาน·การตัดสินใจ

สิ่งที่ทีมต่างๆ ได้บอกเรา

บันทึก PMO ที่ได้รับการทำให้ไม่ระบุตัวตนที่จัดเตรียมไว้นี้ อธิบายถึงพอร์ตโฟลิโอของโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ประมาณ 100 โครงการ โดยที่คำขอใหม่ยังคงถูกเพิ่มเข้ามาในแบ็กล็อกอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังอธิบายว่าการจัดสรรทรัพยากรเป็นแบบไม่เป็นทางการและอิงจากความรู้ของทีม พร้อมทั้งความกังวลเกี่ยวกับการนำไปใช้ การสนับสนุนจากองค์กร และความซับซ้อนในการดำเนินการ ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลเชิงคุณภาพจากการสาธิต ไม่ใช่ผลการสำรวจที่เป็นตัวแทน พอร์ตโฟลิโอและตัวเลขด้านล่างนี้เป็นข้อมูลสมมติ

เริ่มต้นด้วยช่วงเวลา 4 สัปดาห์

ขั้นตอนแรกที่มีประโยชน์จะไม่กำหนดตารางเวลาสำหรับทุกงานในทั้ง 100 โครงการ แต่จะประมาณการงานที่เหลือตามบทบาทในช่วงเวลา 4 สัปดาห์เดียวกัน แล้วปล่อยให้ทีมผู้ดำเนินการกำหนดตารางเวลาในระดับงานเอง บทที่ 12 ไม่แนะนำให้ใช้แผนภูมิแกนท์ของพอร์ตโฟลิโอที่มีรายละเอียดมากเกินไป และเน้นย้ำให้รักษาระดับรายละเอียดให้เหมาะสมกับการตัดสินใจเกี่ยวกับพอร์ตโฟลิโอ (บทที่ 12, เผยแพร่เมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2024 และแก้ไขครั้งสุดท้ายเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 2026)

ในตัวอย่างนี้ PMO มี FTE 20 คน: ผู้จัดการโครงการ (PM) 4 คน, นักวิเคราะห์ธุรกิจ (BA) 4 คน, วิศวกร 8 คน และ 4 คนในกลุ่มที่รวมหน้าที่ด้านคุณภาพ ข้อมูล และการเปลี่ยนแปลง ช่วงเวลาการวางแผนคือ 4 สัปดาห์ และ FTE แต่ละคนมีส่วนร่วม 160 ชั่วโมงรวมในช่วงเวลาดังกล่าว ข้อมูลเหล่านี้เป็นสมมติฐานของสถานการณ์ ไม่ใช่ข้อมูลของลูกค้าหรือบริษัท

ในขั้นตอนแรกของการกรอกแผ่นงาน จะแยกงานที่กำลังดำเนินการอยู่ งาน BAU ที่เกิดขึ้นซ้ำๆ และงานที่เสนอแต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ กรณีศึกษานี้เริ่มต้นด้วยโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ 100 โครงการ และงานที่รอการดำเนินการที่ยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

แยก BAU ออกจากความจุของโครงการ

ใช้การคำนวณเดียวกันสำหรับทุกกลุ่มบทบาท:

ความจุโครงการสุทธิ = ชั่วโมงรวม - BAU - วันหยุดหรือการฝึกอบรมที่วางแผนไว้ - งานบริหารและสนับสนุน - สำรอง

BAU ประกอบไปด้วยงานประจำที่ใช้บุคลากรเดียวกันกับโครงการต่างๆ ให้บันทึกข้อมูลนี้ก่อนที่จะเปรียบเทียบความต้องการของโครงการกับขีดความสามารถ แนวทางการจัดการทรัพยากรใน Government Project Delivery ครอบคลุมเรื่องอุปทานและความต้องการ ความต้องการด้านบทบาทและทักษะ ความพร้อมใช้งานจริง การคาดการณ์แบบต่อเนื่อง การปรับเปลี่ยนกำหนดการ และการจัดลำดับความสำคัญใหม่เมื่อสมมติฐานเปลี่ยนแปลง (บท 28: การจัดการทรัพยากร, เผยแพร่เมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2024 และแก้ไขครั้งสุดท้ายเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 2026)

คู่มือ Planisware เดือนกันยายน 2026 แนะนำให้พิจารณาการทำงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการเมื่อเปรียบเทียบความต้องการกับทรัพยากรบุคคล ทักษะ และเวลาที่มีอยู่ เนื่องจากเป็นคู่มือที่เขียนโดยผู้จำหน่าย จึงควรใช้เพื่อเปรียบเทียบวิธีการมากกว่าการเป็นมาตรฐานอ้างอิง (How to Manage Capacity Planning Across Projects, เผยแพร่เมื่อวันที่ 21 กันยายน 2026)

ในตัวอย่างนี้ “ส่วนสำรอง” เป็นส่วนเผื่อในการวางแผนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ไม่ใช่เปอร์เซ็นต์มาตรฐาน ให้แทนที่ด้วยส่วนบัฟเฟอร์ที่ PMO ของคุณตกลงที่จะรักษาไว้ การประมาณการนี้จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อเจ้าของบทบาทแต่ละคนตกลงว่า BAU, วันลา, การสนับสนุน และส่วนสำรอง ถูกนับเพียงครั้งเดียว

ตอนนี้ ให้เปรียบเทียบความจุสุทธิกับงานโครงการที่ได้รับการยืนยันสำหรับสี่สัปดาห์ถัดไป:

พอร์ตโฟลิโอมีเวลาว่างรวม 120 ชั่วโมง แต่ผู้จัดการโครงการใช้เกินความจุ 20 ชั่วโมง เวลาในบทบาทหนึ่งไม่สามารถทดแทนเวลาในบทบาทอื่นได้โดยอัตโนมัติ บทความสำหรับผู้ปฏิบัติงานของ House of PMO วันที่ 23 กันยายน 2569 ชี้ว่าข้อมูลทรัพยากรควรเป็นพื้นฐานในการกำหนดเวลาและลำดับขั้นตอน โดยอ้างอิงจากโมเดลผู้ปฏิบัติงานที่อัปเดตและเว็บบินาร์ ไม่ใช่การศึกษาผลลัพธ์ที่ควบคุม (Resource Management for PMOs: Using the Portfolio Lens to Prioritise What Matters Most)

เพื่อดูภาพรวมของประเภทซอฟต์แวร์ โปรดดูบทความ“13 Best Capacity Planning Tools for Resource Management” (13 เครื่องมือวางแผนความจุที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการทรัพยากร) บทความนี้มุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจที่ได้รับการปฏิบัติจริงหนึ่งกรณี แทนที่จะเปรียบเทียบผู้ให้บริการ

จัดวางคำขอในแบ็กล็อกไว้ข้างกลุ่มบทบาทเดียวกัน

งานที่รอทำจะเปรียบเทียบกันได้เมื่อทุกคำขอใช้ช่วงเวลาการวางแผนและหมวดหมู่บทบาทเดียวกัน คำขอตัวอย่างทั้งสองนี้เป็นเรื่องสมมติ การประมาณการเป็นสมมติฐานเบื้องต้นระดับบทบาท ไม่ใช่แผนระดับงาน

ก่อนการอนุมัติ PMO จะตรวจสอบผลลัพธ์ ผู้สนับสนุน ระยะเวลา ความพึ่งพา ความมั่นใจในการประมาณการ และความต้องการตามบทบาทของแต่ละคำขอ จากนั้นผู้นำจะนำเกณฑ์การลงทุนที่ตกลงกันไว้มาประยุกต์ใช้ บทที่ 12 อธิบายการจัดหมวดหมู่ การจัดลำดับความสำคัญ การสร้างสมดุล และการวางแผน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารพอร์ตโฟลิโอ คำขอที่ได้รับการจัดอันดับแล้วยังคงต้องมีการตรวจสอบกำหนดการและความเหมาะสมของทรัพยากร บทความของผู้ปฏิบัติงานจาก House of PMO สนับสนุนการใช้ข้อมูลทรัพยากรเพื่อกำหนดระยะเวลาและลำดับขั้นตอน แทนที่จะถือว่าทุกโครงการเป็นข้อผูกมัดที่มีวันที่เริ่มต้นคงที่

ทำให้การแลกเปลี่ยนความสำคัญชัดเจน

คำขอ A ไม่สอดคล้องกับแผนปัจจุบันตามที่เขียนไว้ ผู้จัดการโครงการมีชั่วโมงทำงานเกินแผนไปแล้ว 20 ชั่วโมง และฝ่ายวิศวกรรมมีเวลาว่างเพียง 12 ชั่วโมง ในตัวอย่างนี้ คณะกรรมการพอร์ตโฟลิโอได้ย้ายงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำลง 40 ชั่วโมงของผู้จัดการโครงการและ 20 ชั่วโมงของทีมวิศวกรรมไปยังช่วงเวลาถัดไป งานดังกล่าวถูกจัดลำดับใหม่ ไม่ใช่ถูกยกเลิก และพอร์ตโฟลิโอยังคงมีโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ 100 โครงการ สำหรับสถานการณ์นี้ ให้สมมติว่าช่วงเวลาถัดไปสามารถรองรับ 60 ชั่วโมงที่จัดลำดับใหม่ได้; ตรวจสอบความจุของช่วงเวลาดังกล่าวให้แน่ใจก่อนที่จะดำเนินการย้ายงาน

ด้วยการปรับสมดุลดังกล่าว คำขอ A จึงเหมาะสม เนื่องจากใช้ความจุที่เหลือทั้งหมดของผู้จัดการโครงการและทีมวิศวกรรมในช่วงเวลาดังกล่าว ส่วนคำขอ B ยังไม่เหมาะสม: การเพิ่มคำขอนี้จะทำให้ชั่วโมงทำงานของผู้จัดการโครงการอยู่ที่ 345 ชั่วโมง (เทียบกับ 320 ชั่วโมง) และของทีมวิศวกรรมอยู่ที่ 672 ชั่วโมง (เทียบกับ 592 ชั่วโมง) PMO สามารถเลื่อนการดำเนินการคำขอนี้ ลดขอบเขตงานในระยะสั้น หาความจุที่ได้รับการอนุมัติ หรือนำเสนอการปรับสมดุลพอร์ตโฟลิโอแบบอื่นต่อคณะกรรมการได้ แต่ไม่ควรนับคนเดียวกันสองครั้งอย่างเงียบๆ

คู่มือที่มีอยู่ครอบคลุมการสนทนาเกี่ยวกับพอร์ตโฟลิโอในภาพรวม:การบริหารโครงการระดับองค์กร: วิธีดำเนินการทุกโครงการเป็นพอร์ตโฟลิโอเดียว

บันทึกการตัดสินใจสำหรับผู้นำสามารถสั้นได้: “เราสามารถจัดให้คำขอ A เข้าในช่วงเวลา 4 สัปดาห์นี้ได้ หากย้ายงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำลง 40 ชั่วโมงของผู้จัดการโครงการและ 20 ชั่วโมงของวิศวกรไปยังช่วงเวลาถัดไป ซึ่งจะทำให้ไม่มีพื้นที่ว่างสำหรับผู้จัดการโครงการหรือวิศวกรอีกต่อไป คำขอ B จะถูกเลื่อนออกไปจนกว่าจะมีการทบทวนครั้งต่อไป หรือมีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน บุคลากร หรือลำดับการทำงานที่ได้รับการอนุมัติ ” คณะกรรมการควรบันทึกว่าใครเป็นผู้อนุมัติการย้ายงาน งานใดถูกย้าย วันที่ตัดสินใจ และเมื่อใดจะตรวจสอบการคาดการณ์อีกครั้ง

คู่มือที่มีอยู่สามารถช่วยตอบคำถามด้านการรายงานที่กว้างขึ้นได้:วิธีสร้างแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอโครงการเพื่อจัดการโครงการ

เปลี่ยน 30 วันแรกให้เป็นวงจรการทำงาน

วันที่ 1 ถึง 7: ตรวจสอบโครงการและคำขอที่กำลังดำเนินการอยู่ สำหรับแต่ละรายการ ให้บันทึกผู้รับผิดชอบ ผลลัพธ์ สถานะปัจจุบัน ความต้องการในช่วงเวลาถัดไปตามบทบาท ความขึ้นอยู่กับ และระดับความมั่นใจในการประมาณการ ให้ทำเครื่องหมายคำขอที่ซ้ำกันหรือไม่มีผู้รับผิดชอบ แทนที่จะเดาสถานะของคำขอเหล่านั้น

วันที่ 8 ถึง 14: ขอให้เจ้าของบทบาทตรวจสอบชั่วโมงรวมและส่วนที่ถูกหักออก แยก BAU วันหยุดที่ทราบล่วงหน้า การฝึกอบรม การสนับสนุน และส่วนสำรองไว้ ให้ระบุช่วงหรือระดับความมั่นใจเมื่อการประมาณการยังอยู่ในขั้นคร่าวๆ

วันที่ 15 ถึง 21: ตรวจสอบพอร์ตโฟลิโอปัจจุบันและคำขอที่เสนอร่วมกัน ทดสอบลำดับขั้นตอนที่เป็นจริงอย่างน้อยหนึ่งชุด เช่น การย้ายงานแพ็กเกจที่มีลำดับความสำคัญต่ำลงเพื่อปกป้องคำขอที่มีกำหนดเวลาที่จำกัด บันทึกผลกระทบต่อทุกบทบาทที่มีข้อจำกัด

วันที่ 22 ถึง 30: นำการตัดสินใจที่ผ่านการชั่งน้ำหนักไปเสนอต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจ บันทึกลำดับที่ได้รับการอนุมัติ รายการที่เลื่อนออกไป สมมติฐาน และปัจจัยกระตุ้นสำหรับการคาดการณ์ครั้งต่อไป ให้เปิดการตัดสินใจใหม่หากมีการเปลี่ยนแปลงในขอบเขตงาน จำนวนบุคลากร วันลา หรือลำดับความสำคัญ

หากทีมของคุณได้วางแผนงานที่มีวันที่กำหนดใน ClickUp แล้ว โหมดดู Workload สามารถแสดงภาพงานและกำลังรับของทีมตามเวลาได้ งานที่มีวันที่เริ่มหรือวันที่ครบกำหนด และถูกจัดกลุ่มให้ตรงกัน จะปรากฏบนพื้นที่ทำงาน โดยปริมาณงานของงานแต่ละรายการแสดงถึงปริมาณงานที่คาดการณ์ไว้ ความพร้อมใช้งานและการใช้ความจุของพื้นที่ทำงานคำนวณจากวันทำงานและชั่วโมงทำงาน โดยวันหยุดจะนับเป็นศูนย์ (การจัดการทรัพยากร,การเพิ่มและจัดการงานในมุมมอง Workload,และการวัดความพร้อมใช้งานหรือความจุในมุมมอง Workload — ทั้งหมดถูกตรวจสอบเมื่อวันที่ 5 พฤศจิกายน 2026) มุมมองนี้สะท้อนงานที่ป้อนเข้าไปเท่านั้น; ไม่ตรวจสอบความถูกต้องของการประมาณการตามบทบาทหรืออนุมัติการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ในพอร์ตโฟลิโอ

PMO สามารถเริ่มต้นด้วยแผ่นงานและข้อมูลที่ทีมดูแลอยู่แล้ว ให้เลือกระบบเฉพาะเมื่อทราบแล้วว่ากระบวนการนั้นต้องการฟิลด์ใด การตัดสินใจใด และผู้รับผิดชอบการอัปเดตใด สำหรับภาพรวมที่กว้างขึ้น โปรดดู10 เครื่องมือ PMO ที่ดีที่สุดในปี 2026 สำหรับการบริหารจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้มุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจเกี่ยวกับความจุ ไม่ใช่การจัดอันดับผู้จำหน่าย

คัดลอกแผ่นงานทีละช่อง

ใช้แถวความจุหนึ่งแถวสำหรับแต่ละบทบาทและช่วงเวลาการวางแผน แล้วใช้แถวความต้องการหนึ่งแถวสำหรับแต่ละโครงการปัจจุบันหรือคำขอที่เสนอมา แทนค่าสมมติด้วยค่าประมาณการในองค์กรของคุณ

สนามความจุ

สนามข้อมูลที่จำเป็น

ผู้จัดทำแผ่นงานควรระบุแหล่งที่มาของการประมาณการและระดับความมั่นใจไว้ข้างๆ แต่ละคำขอ การประมาณการที่มีระดับความมั่นใจต่ำควรนำไปสู่การกำหนดช่วงค่าหรือการติดตามผล ไม่ใช่การกำหนดตัวเลขที่แม่นยำแต่ไม่มีพื้นฐาน เจ้าของพอร์ตโฟลิโอควรบันทึกการตัดสินใจและการแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ ในขณะที่ผู้นำโครงการควรอัปเดตความต้องการสำหรับช่วงเวลาถัดไปเมื่อแผนมีการเปลี่ยนแปลง

สรุปด้วยข้อตัดสินใจที่ทีมสามารถนำไปใช้ซ้ำได้

การวางแผนความจุสำหรับพอร์ตโฟลิโอขนาดใหญ่จะประสบความสำเร็จเมื่อตัวเลขชี้ให้เห็นถึงทางเลือกที่ผู้เกี่ยวข้องสามารถตัดสินใจได้ ในตัวอย่างนี้ ความจุรวมยังมีพื้นที่ว่าง แต่ช่องของผู้จัดการโครงการและช่องวิศวกรรมไม่มีพื้นที่ว่าง ขั้นตอนต่อไปคือการอนุมัติการจัดลำดับใหม่หรือย้ายคำขอที่มีกำหนดเวลาที่จำกัด แม่แบบความจุหรือปริมาณงานสามารถช่วยนำข้อมูลจากช่องในแผ่นงานไปสู่การทบทวนครั้งต่อไปได้ แต่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องข้อมูลในแม่แบบสอดคล้องกับบทบาทและกระบวนการตัดสินใจที่ PMO ของคุณต้องการ ก่อนที่จะนำไปใช้

ดาวน์โหลดเทมเพลต

แหล่งข้อมูล