จากการสำรวจประสิทธิภาพการประชุมของเรา พบว่า 12% ของผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกว่ามีการประชุมที่มีคนมากเกินไป 17% ระบุว่าใช้เวลานานเกินไป และ 10% เชื่อว่าการประชุมส่วนใหญ่ไม่จำเป็น
แล้วคุณจะโทษพวกเขาได้อย่างไร เมื่อเกือบ 50% ของการประชุมใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น?
แต่ว่ามันจำเป็นต้องยาวขนาดนั้นไหม? เราไม่สามารถแทนที่การประชุมที่ยาวและมักไม่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ด้วยการประชุมที่สั้นและเน้นเป้าหมายที่เรียกว่า "SyncUps" ได้หรือ?
คำตอบสั้น ๆ: ใช่, เราสามารถทำได้.
คำตอบยาว ๆ หรือวิธีทำ? นั่นแหละคือสิ่งที่บล็อกโพสต์นี้กำลังจะพูดถึง!
ด้านล่างนี้ เราจะแสดงวิธีการแทนที่การเช็คอินทั้งหมดบน Zoom ด้วย ClickUp SyncUp
ปัญหาของการประชุมแบบรวมทุกคนแบบดั้งเดิม
ก่อนที่เราจะพูดถึงการแทนที่การประชุมแบบทุกมือ, ให้เราเข้าใจว่าทำไมการประชุมผ่าน Zoom ไม่สามารถทำให้ทีมมีการประสานงานที่สม่ำเสมอได้เหมือนเดิม.
ปัญหาการนัดหมายและความขัดแย้งของเขตเวลา
ตามการสำรวจแนวโน้มการทำงานของไมโครซอฟท์ พบว่าการนัดประชุมที่จัดขึ้นหลังเวลา 20.00 น. ซึ่งเปรียบเทียบกับปีที่แล้วได้เพิ่มขึ้น 16%ในหมู่พนักงานที่ทำงานข้ามเขตเวลาทั่วโลก
ในขณะที่การทำงานร่วมกันในที่ทำงานกลายเป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคย การจัดการประชุม Zoom ข้ามเขตเวลาได้กลายเป็นเรื่องยากขึ้นอย่างทวีคูณ สมาชิกในทีมของคุณมักต้องเสียสละเวลาทำงานเพื่อเข้าร่วมการประชุมทั้งหมด
การมีส่วนร่วมแบบรับฟัง
เกือบ67% ของพนักงานถูกทำให้เสียสมาธิระหว่างการประชุมออนไลน์ พวกเขาอาจกำลังตรวจสอบอีเมลในโทรศัพท์, ส่งข้อความ, นั่งฝันกลางวัน, ท่องอินเทอร์เน็ต, หรือทำงานบ้าน
การประชุมแบบรวมทุกคนแทบจะไม่มีความเป็นเชิงโต้ตอบเลย แต่กลับกลายเป็นว่าถูกครอบงำโดยเสียงที่ดังที่สุด กลุ่มเล็ก ๆ เป็นผู้พูด ส่วนไม่กี่คนแสดงความคิดเห็น และที่เหลือก็เงียบอยู่
การมองเห็นหลังการประชุมที่จำกัด
อะไรคือความคล้ายคลึงกันระหว่างการประชุมที่มีประสิทธิภาพน้อยที่สุด?
- ไม่มีบันทึกติดตามผล, สรุป, หรือรายการที่ต้องดำเนินการที่แชร์หลังการประชุม
- การประชุมขาดผู้เข้าร่วมที่สำคัญ และการตัดสินใจจึงล่าช้า
- ไม่มีวาระการประชุมหรือเอกสารอ่านล่วงหน้าจัดเตรียมไว้ก่อน
ตามข้อมูลจากCalendly พวกเขาใช้ความสม่ำเสมอในการประชุมทั้งภายในและภายนอกองค์กร
กล่าวอีกนัยหนึ่ง หลังจากการประชุม Zoom จะมีคนต้องป้อนรายการที่ต้องดำเนินการ กำหนดความรับผิดชอบ กำหนดเส้นตาย และเพิ่มบริบทลงในเครื่องมือการจัดการโครงการด้วยตนเอง
การคัดลอกและวางข้อมูลไปมาพร้อมกับการสลับบริบทเช่นนี้ ส่งผลให้เกิดสิ่งที่เราเรียกว่า "Work Sprawl" หรือภาวะงานล้นไร้ระเบียบ ซึ่งไอเดีย งานที่ต้องทำ และสิ่งที่ต้องติดตามต่างกระจัดกระจายอยู่ในเครื่องมือหลากหลายแบบ—และท้ายที่สุดแล้ว ทำให้แต่ละทีมต้องเสียเวลามากกว่าสี่ชั่วโมงต่อพนักงานหนึ่งคนต่อสัปดาห์!
📮 ClickUp Insight: ผลการสำรวจประสิทธิภาพการประชุมของเราชี้ให้เห็นว่า 42% ของทีมใช้คลิปบันทึก (21%) หรือเครื่องมือการจัดการโครงการ (21%) สำหรับการทำงานแบบไม่พร้อมกัน
แต่เครื่องมือเหล่านี้อาจต้องการเครื่องมือเพิ่มเติม, การสมัครสมาชิกแยกต่างหาก, การเข้าสู่ระบบ, และการเรียนรู้เพิ่มเติมบ่อยครั้ง
ในฐานะ แอปครบวงจรสำหรับการทำงาน ClickUp ทำให้การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันเป็นเรื่องง่าย เข้าถึงคลิปวิดีโอ ข้อความเสียง กระบวนการทำงานของโครงการ เอกสารที่ทำงานร่วมกัน และผู้ช่วยจดบันทึก AI ในตัว— ทั้งหมดนี้ภายในพื้นที่ทำงานเดียว
ทำไมต้องจัดการการสมัครสมาชิกหลายรายการและข้อมูลที่กระจัดกระจาย เมื่อมีโซลูชันเดียวที่สามารถทำให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นระบบและราบรื่นได้ทั้งหมด?
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: ทีมที่ใช้ฟีเจอร์การจัดการการประชุมของ ClickUp รายงานว่ามีการลดการสนทนาและการประชุมที่ไม่จำเป็นลงถึง 50%!
พลาดโอกาสในการจัดตำแหน่ง
ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถเข้าร่วมสดได้ และแม้กระทั่งเมื่อพวกเขาทำได้ ไม่ใช่ทุกคนที่รู้สึกสบายใจที่จะพูดออกมา
การอัปเดตที่สำคัญจะถูกแชร์เพียงครั้งเดียว ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น ผู้ที่พลาดการประชุมจะต้องพึ่งพาสรุปจากผู้อื่นหรือบันทึกที่ไม่สมบูรณ์ คำถามต่างๆ จะถูกหยิบยกขึ้นมาในภายหลังผ่านการแชทส่วนตัว กระทู้ข้างเคียง หรือการประชุมติดตามผล
การอัปเดตทางเดียว
การประชุมทางไกลแบบทุกฝ่ายเข้าร่วมส่วนใหญ่ทำงานเหมือนการออกอากาศ ผู้นำจะแบ่งปันผลลัพธ์รายไตรมาส การประกาศเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ หรือการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ในขณะที่ทุกคนอื่นฟัง
รูปแบบนี้บังคับให้ผู้คนต้องหยุดการทำงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างลึกซึ้ง เพื่อรับข้อมูลที่สามารถตรวจสอบได้โดยไม่จำเป็นต้องพร้อมกัน ตัวอย่างเช่น สไลด์นำเสนอ, วิดีโออัปเดต, หรือเอกสารสรุปสั้น ๆ ก็สามารถสื่อสารข้อความเดียวกันได้—โดยไม่รบกวนวันทำงาน
เวลาที่เสียไปนี้ไม่รวมถึงราคาของการเปลี่ยนบริบท งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าอาจใช้เวลาถึง 23 นาทีในการกลับมาโฟกัสกับงานอีกครั้งหลังจากถูกดึงออกจากงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างลึกซึ้ง
👀 คุณรู้หรือไม่? การประชุม Zoom ที่ดูเหมือนไม่มีอันตรายกำลังทำให้เกิดความเหนื่อยล้าจากการประชุมถึง 5 ประเภท ได้แก่ ความเหนื่อยล้าทั่วไป ความเหนื่อยล้าทางสายตา ความเหนื่อยล้าทางสังคม ความเหนื่อยล้าทางแรงจูงใจ และความเหนื่อยล้าทางอารมณ์แบบประเมินความเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom (ZEF Scale) ซึ่งพัฒนาโดยนักวิจัยจากมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด ได้วัดปรากฏการณ์นี้อย่างเป็นวิทยาศาสตร์
แล้วทางแก้สำหรับความเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom คืออะไร?
ด้านล่างนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการจัดประชุมเช็คอินแบบพร้อมกันทั้งหมดโดยไม่พร้อมกัน
ClickUp SyncUp คืออะไรและทำไมจึงเหมาะสำหรับการประชุมทั้งหมด
ClickUp SyncUpคือเครื่องมือสำหรับการประชุมและการทำงานร่วมกันที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งช่วยให้คุณเริ่มการสนทนาเสียงและวิดีโอกับทีมของคุณได้ทันทีภายในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ
เริ่มการโทรแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่มกับทีมของคุณเพื่อแก้ไขข้อสงสัยและอุปสรรคได้อย่างรวดเร็ว
SyncUps เป็นส่วนหนึ่งของClickUp Chatและมีให้ใช้งานในทุกแผน รวมถึงแผนฟรี คุณสามารถเริ่ม SyncUp ได้จาก DM หรือช่องทางใดก็ได้ใน ClickUp Chat และยังสามารถบันทึกการสนทนาและถอดความด้วย ClickUp AI Notetaker ได้อีกด้วย
ทุกการบันทึกจะเชื่อมโยงกับแชทที่เกี่ยวข้อง, งานใน ClickUp, หรือโครงการ. เปลี่ยนการหารือให้กลายเป็นผลลัพธ์ที่สามารถติดตามได้เพื่อไม่ให้สูญหายหรือลืม.
นี่คือวิธีที่ช่วยให้การสื่อสารในการประชุมทั้งหมดของคุณชัดเจนขึ้น:
บริบทที่บูรณาการ
ส่วนที่ดีที่สุดของ SyncUps คือการผสานรวมกับงานจริงของคุณ คุณสามารถเริ่มต้น SyncUp ได้ภายในช่องแชทเฉพาะหรือข้อความโดยตรง และรักษาการสนทนาของคุณให้คงอยู่
คุณยังสามารถแชร์ไฟล์และเอกสารอ้างอิงในการโทรผ่าน SyncUp และแนบงานเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการสนทนาได้อีกด้วย
📌 ตัวอย่าง: ทีมไอทีกำลังดำเนินการข้อกำหนดการยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอนใหม่ ในระหว่างการประชุม SyncUp ทั้งหมด พวกเขาได้สาธิตขั้นตอนการตั้งค่าโดยแชร์หน้าจอและอธิบายปัญหาทั่วไปที่พนักงานอาจพบเจอ
หลังจากการโทรเสร็จสิ้น ลิงก์บันทึกการประชุม SyncUp จะถูกเพิ่มไปยังงานด้านความปลอดภัยของ IT และฝังไว้โดยตรงภายในเอกสารClickUp Docซึ่งทำหน้าที่เป็นคู่มือการเปิดตัวอย่างเป็นทางการ เอกสารนี้ประกอบด้วยคำแนะนำทีละขั้นตอน ภาพหน้าจอ และคำถามที่พบบ่อย ทั้งหมดถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว
เมื่อมีการอัปเดตเข้ามา เอกสารจะถูกแก้ไขแทนที่จะเริ่มการสนทนาใหม่ พนักงานจะทราบตำแหน่งที่แน่นอนในการค้นหาคำแนะนำล่าสุด ทีมไอทีจะหลีกเลี่ยงคำถามซ้ำหรือการประชุมติดตามผล ผลลัพธ์คือแหล่งข้อมูลเดียวที่ให้บริการตนเองที่เชื่อมโยงกับงานเบื้องหลังการเปิดตัว
แม้แต่สมาชิกในทีมที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมก็สามารถดูการบันทึกและดึงเอกสารที่ผู้นำอ้างถึงได้อย่างแม่นยำ
📮 ClickUp Insight: พนักงานที่ใช้ความรู้ส่งข้อความเฉลี่ย 25 ข้อความต่อวัน เพื่อค้นหาข้อมูลและบริบท ซึ่งบ่งชี้ว่ามีเวลาจำนวนมากที่สูญเสียไปกับการเลื่อนดู การค้นหา และการตีความบทสนทนาที่กระจัดกระจายในอีเมลและแชทต่างๆ 😱
หากคุณมีแพลตฟอร์มอัจฉริยะที่เชื่อมต่อการจัดการงาน, โครงการ, แชท, และอีเมล (รวมถึง AI!) ไว้ในที่เดียว คุณก็จะมีแล้ว: ลองใช้ClickUp!
สรุปและถอดความด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์
ส่วนที่ดีที่สุดของ SyncUps คือทุกคนสามารถเห็น SyncUp เดียวกันได้โดยไม่ต้องออนไลน์พร้อมกัน
พวกเขาสามารถดูการบันทึก, บทถอดความ, หรือสรุปเพื่อรับบริบท
ทุกอย่าง รวมถึงการอัปเดต ความคืบหน้า และอุปสรรค สามารถเข้าถึงได้ภายในงานเอกสารและการสนทนาใน ClickUp ของคุณ
⭐ โบนัส: ด้วยClickUp Enterprise AI Search คุณสามารถดึงข้อมูลจากบันทึกของคุณภายในพื้นที่ทำงาน ClickUp ได้ภายในไม่กี่วินาที และยังสามารถใช้คำสั่งภาษาธรรมชาติได้อีกด้วย
ตัวอย่างเช่น หากคุณไม่อยู่เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ คุณสามารถขอให้ผู้ช่วย AI จัดหาข้อมูลการประชุมและรายการที่ต้องดำเนินการจากการประชุม SyncUp ของสัปดาห์ที่แล้วได้
รายการดำเนินการที่เชื่อมโยงกับงาน
ความรับผิดชอบจะหายไปทันทีเมื่อการโทรของคุณสิ้นสุดลงบนแอป Zoom แต่ด้วย ClickUp SyncUps การสนทนาสามารถเชื่อมโยงกับงานที่ติดตามได้รวดเร็ว เนื่องจากทุกอย่างอยู่ในพื้นที่ทำงานเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น หากสรุปการประชุมมีรายการที่ต้องดำเนินการ คุณสามารถขอให้ClickUp Brain ผู้ช่วย AI ในตัวของ ClickUp สร้างงานที่เกี่ยวข้องโดยใช้บริบทของ Workspace ได้
👀 คุณรู้หรือไม่? การประชุมวิดีโอแบบต่อเนื่องกันสามารถทำให้เกิดความเครียดสะสมในสมองของคุณได้ ตามข้อมูลจากห้องปฏิบัติการประสาทวิทยาของไมโครซอฟท์ที่ใช้เทคโนโลยี EEGพบว่าการพักเพียง10 นาทีระหว่างการประชุมสามารถลดระดับความเครียดกลับสู่ระดับปกติได้ การประชุมแบบดั้งเดิมที่ทุกคนเข้าร่วมตลอดเวลานั้นทำให้ทีมของคุณสูญเสียช่วงเวลาสำคัญในการฟื้นฟูสภาพจิตใจ
สร้างวิดีโออัปเดตแบบอะซิงโครนัสด้วย ClickUp SyncUps
ไม่ใช่ทุกการอัปเดตที่ต้องการให้ทุกคนในบริษัทเข้าร่วมการประชุม
📌 ตัวอย่าง: แทนที่จะกำหนดการประชุมทบทวนการออกแบบซ้ำๆ หัวหน้าทีมออกแบบจะบันทึกวิดีโอ SyncUp สั้นๆ โดยตรงใน ช่องแชททีมออกแบบ
สิ่งที่เกิดขึ้น:
- นักออกแบบบันทึกการเดินผ่านหน้าจอ Figma ที่อัปเดตแล้วเป็นเวลา 4 นาทีใน SyncUp
- พวกเขาอธิบายว่า อะไรที่เปลี่ยนแปลง, ทำไมถึงเปลี่ยนแปลง, และ ตรงไหนที่ต้องการคำแนะนำหรือข้อเสนอแนะ
- SyncUp ถูกโพสต์ไว้ในช่องแชท All-hands ที่เชื่อมโยงกับงานออกแบบที่เกี่ยวข้อง
วิธีที่ทีมตอบสนอง:
- ผู้จัดการโครงการและวิศวกรดูวิดีโอแบบไม่พร้อมกัน
- ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจะปรากฏในรูปแบบของความคิดเห็นที่เชื่อมโยงกับวิดีโอ
- ข้อเสนอแนะเฉพาะจะถูกแปลงเป็นงานติดตามผล เช่น "อัปเดตสถานะว่างเปล่า" หรือ "สำรวจสี CTA อื่น"
- ไม่มีบริบทใดสูญหายเพราะวิดีโอ ความคิดเห็น และงานอยู่ร่วมกัน
ทำไมสิ่งนี้จึงได้ผลสำหรับทีมออกแบบ:
- นักออกแบบไม่จำเป็นต้องทำขั้นตอนการสาธิตซ้ำหลายครั้ง
- เขตเวลาหยุดขัดขวางการทำงานร่วมกัน
- การตัดสินใจและเหตุผลในการออกแบบถูกบันทึกไว้โดยอัตโนมัติ
ทุกคนในองค์กรสามารถเปิดการบันทึกเพื่อดูบันทึกหรือสร้างสรุปได้ พวกเขาสามารถทิ้งคำถามไว้โดยตรงในเส้นทางการสนทนาได้
การมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง
พนักงานควรทำอย่างไรเมื่อมีข้อกังวลขณะรับชมการบันทึก SyncUp?
พวกเขาสามารถทิ้งความคิดเห็นพร้อมเวลาที่บันทึกไว้ในวิดีโอและมอบหมายให้กับบุคคลที่สามารถแก้ไขคำถามนั้นได้โดยเฉพาะ ความคิดเห็นเหล่านี้จะยังคงปรากฏอยู่ในกิจกรรมคลิปเพื่อให้ทุกคนสามารถอ้างอิงได้
อย่างไรก็ตาม การบันทึก SyncUp ทั้งหมดจะยังคงอยู่ใน Clips Hub ในรูปแบบClickUp Clips
นี่คือวิธีที่ Clips ช่วยขับเคลื่อนการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสให้ก้าวหน้า:
👀 คุณรู้หรือไม่?66% ของการประชุมกลายเป็นไร้ประสิทธิภาพทันทีที่พนักงานหยุดแบ่งปันความคิดเห็น และมันไม่ต้องใช้เวลามาก—เพียงแค่ปฏิเสธข้อเสนอของใครสักคนในระหว่างการประชุมใหญ่ ทุกคนก็จะเงียบในอีกห้าครั้งถัดไป การทำให้คนรู้สึกท้อใจเพียงครั้งเดียวจะสร้างผลกระทบเป็นวงกว้าง ทำให้การประชุมทั้งหมดของคุณไร้ประสิทธิภาพ
📚 อ่านเพิ่มเติม:กิจกรรมเสริมสร้างขวัญกำลังใจและการมีส่วนร่วมของพนักงาน
วิธีจัดการประชุมเช็คอินแบบ Async All-Hands โดยใช้ ClickUp SyncUp
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ ClickUp SyncUp เพื่อแชร์การอัปเดตทั่วทั้งบริษัท โดยไม่ต้องบังคับให้ทุกคนเข้าร่วมการประชุมใหญ่
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารทั่วทั้งองค์กร
เพื่อให้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสประสบความสำเร็จ ให้กำหนดแนวทางการสื่อสารที่ชัดเจน
สร้างเอกสาร ClickUp Doc ที่มีโครงสร้างชัดเจน พร้อมกำหนดแนวทางการสื่อสารให้เข้าใจตรงกัน โปรดชี้แจง:
- การประชุมประเภทใดบ้างที่จำเป็นต้องเข้าร่วมแบบสด และประเภทใดบ้างที่สามารถเลือกเข้าร่วมได้ (สามารถรับชมบันทึกภายหลัง)
- ควรกำหนดเวลาการประชุม SyncUps สำหรับทีมงานทั่วโลกล่วงหน้าเป็นระยะเวลานานเท่าใด
- พนักงานควรเข้าร่วมการโทรสดนอกเวลาทำงานหรือไม่ หรือการดูบันทึกการโทรเป็นที่ยอมรับได้
- วิธีที่สมาชิกในทีมควรแจ้งให้ทราบว่าพวกเขาได้เห็นข้อความหรือการอัปเดตแล้ว
- ควรตอบกลับความคิดเห็นในบันทึกการประชุม SyncUp ที่จัดขึ้นสำหรับทุกคนภายในองค์กรภายในระยะเวลาเท่าใด
- ที่เก็บเนื้อหาทั้งหมดที่จัดเก็บไว้สำหรับการประชุมทุกครั้ง และวิธีการค้นหาการอัปเดตที่ผ่านมา
- กรอบเวลาการตอบกลับข้อความ (ลำดับความสำคัญสูงภายใน 4 ชั่วโมง, อัปเดตมาตรฐานภายใน 24 ชั่วโมง)
เมื่อได้บันทึกไว้แล้ว ให้วางแผนกลยุทธ์การสื่อสาร(คลิป, ซิงค์อัพ, ข้อความแชท) ที่เหมาะกับสถานการณ์ต่าง ๆ ดังนี้:
| ประเภทการอัปเดต | รูปแบบ | มันมีประสิทธิภาพอย่างไร? |
| ผลประกอบการรายไตรมาส, การปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ | คลิปและเอกสาร | ให้เวลาผู้คนในการวิเคราะห์ตัวเลขและคิดถึงผลกระทบก่อนที่จะถามคำถาม |
| การสาธิตผลิตภัณฑ์, การแนะนำคุณสมบัติ | คลิปพร้อมแชร์หน้าจอ | ทีมสามารถหยุดชั่วคราว เล่นซ้ำขั้นตอนที่ซับซ้อน และอ้างอิงขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องได้เมื่อนำไปใช้ |
| การปรับโครงสร้างองค์กร การเปลี่ยนแปลงผู้นำ | Live SyncUp (สั้น) + คลิปติดตามผล | การถามตอบแบบเรียลไทม์ช่วยแก้ไขปัญหาได้ทันที คลิปให้ข้อมูลอ้างอิงถาวรสำหรับผู้ที่พลาด |
| ชัยชนะและก้าวสำคัญประจำสัปดาห์ | ข้อความแชทหรือการซิงค์แบบสด | ขึ้นอยู่กับโครงสร้างทีมของคุณและความชอบของพวกเขา—การอัปเดตแบบไม่พร้อมกันอย่างรวดเร็วเหมาะสำหรับทีมที่กระจายตัว การเฉลิมฉลองแบบสดเหมาะสำหรับกลุ่มที่มีความสัมพันธ์แน่นแฟ้น |
| การเปลี่ยนแปลงนโยบายอย่างเร่งด่วน | การประชุม SyncUp แบบเลือกเข้าร่วมสำหรับทุกคน พร้อมบันทึกการประชุม | การตัดสินใจที่มีความเร่งด่วนต้องการการชี้แจงและการประสานงานที่ชัดเจนทั่วทั้งองค์กร |
ขั้นตอนที่ 2: แบ่งปันวาระการประชุมก่อนการประชุม
แชร์วาระการประชุมที่ชัดเจนกับสมาชิกในทีมของคุณอย่างน้อย 48-72 ชั่วโมงล่วงหน้าก่อนการประชุมผ่านทางอีเมลและช่องแชท
วาระการประชุมของคุณควรประกอบด้วย:
- จะมีการหารืออะไรบ้างในที่ประชุมใหญ่ และเหตุใดจึงจัดขึ้นในขณะนี้
- แนบเอกสาร ClickUp หรือรายงานที่สมาชิกทีมควรตรวจสอบก่อนการประชุม
- การแบ่งเวลาสำหรับแต่ละช่วง เพื่อให้ทุกคนทราบว่าเมื่อใดที่ต้องการให้พวกเขาแสดงความคิดเห็น
- คำถามที่ส่งมาก่อนการประชุมซึ่งพนักงานต้องการคำตอบ—โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมในเวลาจริงแต่ต้องการให้ข้อกังวลของพวกเขาได้รับการแก้ไขในบันทึกการประชุม
- การตัดสินใจที่สำคัญที่ต้องทำและผู้รับผิดชอบในการตัดสินใจ
- ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุม
⭐ โบนัส: อย่าปล่อยให้ไอเดียสุดเจ๋งของคุณสูญหายไปในโน้ตติดผนังหรือไฟล์เสียง เพียงบันทึกเสียงวาระการประชุมด้วย ClickUpTalk to Textแล้วระบบจะถอดความและจัดรูปแบบให้อัตโนมัติในเอกสาร ClickUp Doc ทันที
ขั้นตอนที่ 3: เปิดและบันทึกการซิงค์ของคุณ
เริ่มต้นการซิงค์อัพได้โดยตรงจาก:
- ช่อง
- DM
- มุมมองในสถานที่ที่มีช่องแชทเชื่อมโยงอยู่
เพื่อบันทึกเซสชั่นของคุณ ให้กดไอคอนบันทึก
คุณสามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมได้โดยการแชร์ลิงก์ SyncUp หรือเชิญพวกเขา
✏️ หมายเหตุ: หากคุณกำลังจัดประชุมทั้งหมดที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 200 คน คุณอาจต้องการใช้การผสานการทำงานของ ClickUp กับ Zoomเพื่อกำหนดเวลาการประชุม Zoom แทน
เพียงแค่พิมพ์ /Zoom ในช่องแชท ClickUp แล้วระบบจะสร้างลิงก์ประชุมที่เชื่อมต่อกับพื้นที่ทำงานของคุณโดยอัตโนมัติ
⚡ คลังแม่แบบ:แม่แบบการจัดการโครงการฟรีสำหรับทุกประเภทของโครงการ
ขั้นตอนที่ 4: สรุปผลลัพธ์ด้วย ClickUp Brain
หลังจากที่คุณบันทึกการซิงค์ของคุณแล้ว ให้เปิดมันใน Clips Hub และคลิก สรุป เพื่อให้ ClickUp Brain หรือ BrainGPT สร้างสรุปสั้น ๆ ของการสนทนา
ใช้ ClickUp Brain เพื่อ:
- สรุปประกาศสำคัญ การตัดสินใจ และการอัปเดตจาก SyncUp
- สกัดรายการที่ต้องดำเนินการและแปลงเป็นงานที่มีผู้รับผิดชอบและกำหนดวันครบกำหนด
- เน้นความเสี่ยง, ความพึ่งพา, หรือการติดตามที่กล่าวถึงในระหว่างการโทร
- สร้างสรุปสั้น ๆ "สิ่งที่คุณต้องรู้" สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: ใช้Super Agents ซึ่งเป็นทีมสนับสนุนที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ ClickUp เพื่อประหยัดเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และปรับตัวให้เข้ากับ Workspace ของคุณด้วยปัญญาและการโต้ตอบที่เหมือนมนุษย์
ซูเปอร์เอเจนต์มีความเชี่ยวชาญในการจัดการกระบวนการทำงานของฝ่ายบริหาร เช่นนี้:
- บรีฟสร้างสรรค์: การร่างบรีฟสร้างสรรค์โดยใช้บริบทของงานหรือแชท รวมถึงข้อเสนอแนะที่สามารถนำไปปรับปรุงได้จริง เพื่อมาตรฐานการรับงานและเร่งกระบวนการอนุมัติ
- สรุปคุณลักษณะ: แปลงคำขอคุณลักษณะเป็นสรุปที่มีโครงสร้าง ช่วยให้ทีม Agile สามารถปรับขอบเขต ประเมินเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดการทำงานซ้ำ
- อีเมลติดตามผล: เปลี่ยนบันทึกการประชุมของ AI Notetaker ให้เป็นอีเมลติดตามผลที่กระชับ พร้อมสำหรับลูกค้า โดยสรุปการตัดสินใจ เจ้าของงาน และกำหนดเวลา เพื่อให้ขั้นตอนต่อไปชัดเจน
ดูตัวแทนการประชุมเพิ่มเติมสำหรับทีมของคุณ:
ประโยชน์ของการย้ายทุกคนมาใช้ ClickUp SyncUp
นี่คือเหตุผลที่ ClickUp SyncUps เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับ Zoom:
- ไม่ต้องสลับแอป: รวมการทำงานและการสื่อสารไว้ในเครื่องมือเดียว ช่วยให้คุณสามารถเริ่มการประชุมที่มีบริบทครบถ้วนโดยไม่ต้องสลับแอป ในช่วงเวลาที่ทีมกำลังจมอยู่กับAI ที่กระจายตัว นี่คือการประหยัดเวลาที่สำคัญ
- ความรับผิดชอบในตัว: ขอให้ Brain สร้างและมอบหมายงานตามการสนทนาใน SyncUp เพื่อให้ทุกการสนทนาได้ผลลัพธ์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ เปลี่ยนการประชุมใหญ่ของคุณให้เป็นการสนทนาที่มีประสิทธิภาพและไม่ซ้ำซาก
- พื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์: เชื่อมต่อเครื่องมือ ไฟล์ และเวิร์กโฟลว์ต่าง ๆ ในแพลตฟอร์มเดียวด้วย ClickUp ความรู้ทั้งหมดของบริษัทอยู่ในที่เดียว ถูกจัดทำดัชนีและค้นหาได้ง่าย
- ความคุ้มค่าด้านต้นทุน: SyncUps สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์มือถือและมีให้บริการแม้ในแผนฟรี ช่วยให้ทีมขนาดเล็กที่สุดสามารถจัดการประชุมเสมือนจริงได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- การอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน: ลดการทำงานซ้ำซ้อนและบันทึกการประชุมที่ไม่สอดคล้องกัน
- แนวทางแบบอะซิงโครนัสเป็นอันดับแรก: เร่งการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสด้วยคลิปเสียง/วิดีโอ, ถอดความอัตโนมัติ, สรุปโดย AI และความคิดเห็นที่มีการระบุเวลาสำหรับคำถามหรือข้อเสนอแนะ
⚡ คลังแม่แบบ:แม่แบบแผนผังองค์กรในรูปแบบ PPT, Word และ ClickUp
👀 คุณรู้หรือไม่? การที่ผู้คนพยักหน้าขณะอยู่ในกล้องไม่ได้แปลว่าพวกเขาเห็นด้วย—แต่บ่อยครั้งเป็นการแสดงความเห็นพ้องตามคนส่วนใหญ่ งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้คนมักจะเห็นด้วยกับความคิดเห็นของคนส่วนใหญ่ระหว่างการประชุมออนไลน์ในที่ทำงานเมื่อกล้องของพวกเขาเปิดอยู่ ดูเหมือนว่าอาการเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoomจะเพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อพนักงานถูกบังคับให้เปิดกล้องตลอดเวลา
กรณีการใช้งานจริงสำหรับ Async All-Hands
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีความเป็นประโยชน์ และบริษัทชั้นนำทั่วโลกได้นำมาใช้เพื่อส่งมอบการอัปเดตทั่วทั้งองค์กร:
กิตลาบ
GitLab เป็นที่รู้จักกันดีในเรื่องการสื่อสารแบบคู่มือเป็นอันดับแรกและแบบอะซิงโครนัสเป็นค่าเริ่มต้น พร้อมแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการแบ่งปันและรับข้อมูลทั่วทั้งบริษัท หลักการสำคัญได้แก่:
- เอกสารก่อนการหารือ การอัปเดตของบริษัท, การตัดสินใจ, และกระบวนการต่าง ๆ จะถูกบันทึกไว้ใน GitLab Handbook เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่เป็นความจริงเดียวกันได้โดยไม่มีการประสานเวลา
- การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสในระหว่างการประชุมสด การอัปเดตถูกออกแบบมาเพื่อให้สามารถใช้งานได้ข้ามเขตเวลา ลดการพึ่งพาการประชุมแบบเรียลไทม์ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
- บันทึกและเขียนการอัปเดตเพื่อการมองเห็นที่กว้างขวาง การประชุมหรือการประกาศที่สำคัญมักถูกบันทึกไว้และ/หรือสรุปเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถติดตามได้ตามตารางเวลาของตนเอง
- ความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการประชุม ทุกการประชุมต้องมีวาระการประชุมที่แชร์ล่วงหน้า ("ไม่มีวาระ ไม่เข้าร่วม") โดยมักใช้เอกสารแบบเรียลไทม์เพื่อให้ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้โดยไม่พร้อมกัน หรือข้ามการประชุมได้หากไม่จำเป็น
- เครื่องมือสนับสนุนความโปร่งใส ไม่ใช่การแยกส่วนการอัปเดตงาน การวางแผน และการหารือเกี่ยวกับกำลังการผลิต มักจะถูกติดตามไว้ในปัญหาที่บันทึกไว้ หน้าเว็บ หรือโครงการ แทนที่จะเป็นการสนทนาส่วนตัวหรือเอกสารสเปรดชีตที่ไม่มีการบันทึกไว้
Zapier
Zapier เป็นบริษัทที่ทำงานทางไกลอย่างเต็มรูปแบบและกระจายตัว โดยมีวัฒนธรรมการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่สั่งสมมายาวนาน เพื่อสนับสนุนการทำงานของทีมข้ามเขตเวลา แนวทางการสื่อสารของพวกเขารวมถึง:
- เน้น การทำงานร่วมกันแบบไม่พร้อมกันก่อนกำหนดการประชุมสด เพื่อให้การอภิปรายและงานเตรียมการเสร็จสิ้นล่วงหน้า
- การใช้ เครื่องมืออย่าง Async (แพลตฟอร์มสไตล์บล็อกภายในของพวกเขา) และ Slack เพื่อแชร์การอัปเดต, บริบท, และข้อมูลของบริษัทที่ทีมสามารถอ่านและตอบกลับได้ในเวลาที่สะดวกของพวกเขาเอง
- ส่งเสริมการเตรียมตัวแบบไม่พร้อมกัน (รวมถึงการบันทึกหน้าจอหรือการสาธิตแบบบันทึกไว้ล่วงหน้า) เพื่อช่วยลดการประชุมสดที่ไม่จำเป็น; การประชุมสดจะใช้เมื่อการโต้ตอบแบบเรียลไทม์เพิ่มคุณค่าที่การเตรียมตัวแบบไม่พร้อมกันไม่สามารถให้ได้
- ดำเนินงานในฐานะ พนักงานที่กระจายตัวอยู่ 100% และทำงานจากระยะไกล ซึ่งส่งผลต่อวิธีการสื่อสารและการอัปเดตข้อมูลทั่วทั้งบริษัท
📚 อ่านเพิ่มเติม:ซอฟต์แวร์ OKR ที่ดีที่สุดสำหรับทีม
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบความคืบหน้าแบบอะซิงโครนัสทั่วทั้งบริษัท
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยให้ทีมของคุณไม่ต้องออนไลน์ตลอดเวลา
อย่างไรก็ตาม เราได้แปลงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเป็นรายการตรวจสอบแล้ว—โปรดอ้างอิงเมื่อคุณแบ่งปันการอัปเดตทั่วทั้งบริษัทแบบอะซิงโครนัส:
🤝 กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน
- กำหนดว่าการประชุมทั้งหมดใดที่ต้องเข้าร่วมสด และการประชุมใดที่สามารถรับชมย้อนหลังได้
- กำหนดกรอบเวลาในการตอบกลับ (เช่น การอัปเดตเร่งด่วนภายใน 4 ชั่วโมง การอัปเดตมาตรฐานภายใน 24 ชั่วโมง)
- โปรดชี้แจงว่าพนักงานควรแจ้งการรับทราบการอัปเดตอย่างไร (แสดงความคิดเห็น, ตอบกลับ, ทำงานเสร็จ)
🧠 รวมศูนย์การอัปเดตทั่วทั้งบริษัท
- ใช้ช่องทางแชท ClickUp ที่กำหนดไว้สำหรับทั้งบริษัท
- จัดเก็บวาระการประชุม บันทึกเสียง คลิป สรุป และงานติดตามผลไว้ในที่เดียว
- หลีกเลี่ยงการกระจายการอัปเดตผ่านอีเมล, Slack, และข้อความส่วนตัว
📆 มาตรฐานการอัปเดตที่เกิดขึ้นซ้ำ
- สร้างเทมเพลตเอกสาร ClickUp สำหรับการประชุมใหญ่ประจำไตรมาสและรายเดือน
- ใช้ส่วนที่กำหนดไว้สำหรับเมตริก, ลำดับความสำคัญ, ความเสี่ยง, และคำถาม-คำตอบ
- ลดเวลาเตรียมงานและช่วยให้พนักงานทราบถึงสิ่งที่คาดหวังได้ทุกครั้ง
💬 จับคู่รูปแบบกับข้อความ
- คลิปสำหรับสาธิตสินค้าและแนะนำการใช้งาน
- หัวข้อสนทนาสำหรับความสำเร็จอย่างรวดเร็วและการประกาศ
- SyncUps สำหรับการอัปเดตเชิงกลยุทธ์หรือการสนทนาที่ละเอียดอ่อน
✅ อัตโนมัติการติดตาม
- สร้างการแจ้งเตือนสำหรับการดูการบันทึกหรือการตอบกลับกระทู้
- จัดเก็บงานที่เสร็จสิ้นแล้วเข้าคลังอัตโนมัติ
ทำให้การประชุม All-Hands เป็นที่รวมทุกคนอย่างแท้จริงด้วย ClickUp SyncUps
การประชุมแบบรวมทุกคนตามแบบดั้งเดิมนั้นเป็นการกีดกันผู้คนโดยเจตนา ใครก็ตามที่ไม่สามารถจัดสรรเวลาได้ก็จะพลาดโอกาส
ด้วยการทำงานทางไกลและทีมงานที่กระจายตัวทางภูมิศาสตร์ การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันจึงมีความสำคัญเท่าเทียมกัน
บริษัทจะเจริญเติบโตเมื่อสามารถสร้างสมดุลระหว่างการสนทนาแบบเรียลไทม์กับกระบวนการทำงานแบบไม่พร้อมกัน ซึ่งปรับให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์
ClickUp SyncUps ช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากทั้งสองโลก พร้อมที่จะแทนที่การประชุม Zoom ทั้งหมดด้วย SyncUps หรือยัง?ลงทะเบียนบน ClickUp ฟรีเพื่อเริ่มต้น