วิธีใช้การสื่อสารด้วยภาพในกระบวนการทำงานของคุณ (+ตัวอย่าง)

ภาพหนึ่งภาพแทนคำพูดนับพัน พวกเขาว่าไว้ เพราะภาพที่ชัดเจนและทรงพลังสามารถช่วยให้รู้สึก เข้าใจ มีส่วนร่วม และจดจำข้อมูลได้ดีกว่าคำอธิบายที่ยาวที่สุด

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะสำรวจว่าการสื่อสารด้วยภาพคืออะไร และคุณสามารถใช้มันเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของงานของคุณได้อย่างไร

การสื่อสารด้วยภาพคืออะไร?

การสื่อสารด้วยภาพคือกระบวนการใช้องค์ประกอบทางภาพ เช่น ภาพถ่าย วิดีโอ และกราฟิก เป็นส่วนหนึ่งของข้อความ เป็นการกระทำที่ให้ความสำคัญกับผลกระทบทางภาพของข้อความมากกว่าแง่มุมทางวาจา

นั่นไม่ได้หมายความว่ามันหลีกเลี่ยงคำอย่างสิ้นเชิง. ในความเป็นจริง การสื่อสารทางภาพที่มีประสิทธิภาพใช้หลายรูปแบบเพื่อวาดภาพที่ชัดเจนและครอบคลุม.

ประเภทของการสื่อสารด้วยภาพ

การสื่อสารด้วยภาพมีอยู่ทุกที่ มันอยู่ในส่วนติดต่อผู้ใช้แบบกราฟิก (GUI) ที่เราใช้บนโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ ในอีโมจิ/กิฟที่เราส่งให้กัน และในรายการและการนำเสนอที่เราสร้างขึ้น ประเภทของการสื่อสารด้วยภาพที่พบบ่อยที่สุดมีดังนี้

รูปภาพและการถ่ายภาพ

ตั้งแต่การประดิษฐ์ขึ้นในศตวรรษที่ 19 การถ่ายภาพได้กลายเป็นรูปแบบที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเล่าเรื่องผ่านภาพ นิตยสารและหนังสือพิมพ์ได้ใช้ภาพถ่ายเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้คน หยุดสงคราม และนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่ยิ่งใหญ่

ในโลกดิจิทัล ภาพถ่ายได้กลายเป็นศูนย์กลางอย่างไม่ต้องสงสัย

ภาพประกอบและอินโฟกราฟิก

ภาพประกอบและอินโฟกราฟิกแสดงแนวคิด กระบวนการ หรือข้อมูลในรูปแบบที่มองเห็นได้ เช่น แผนภาพ แผนผัง แผนที่ การนำเสนอ ฯลฯ ลักษณะเด่นของภาพเหล่านี้คือความสามารถในการ:

สัญลักษณ์และไอคอน

สัญลักษณ์และไอคอนสื่อสารข้อความได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยใช้สัญญาณภาพที่เป็นที่ยอมรับทั่วโลก พวกมันมีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์ที่ต้องการการสื่อสารที่ไม่ขึ้นกับภาษา อีโมจิเป็นตัวอย่างที่ดีของสิ่งนี้

อินเตอร์เฟซดิจิทัลและการออกแบบ UX

เมื่อพูดถึงปุ่มบันทึก อินเทอร์เฟซดิจิทัลรอบตัวเราใช้การสื่อสารด้วยภาพเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานง่ายและโต้ตอบได้ เช่น แอป เว็บไซต์ และซอฟต์แวร์

วิดีโอและแอนิเมชัน

ก้าวหนึ่งจากภาพนิ่งคือการเคลื่อนไหว เมื่อต้นทุนการผลิตวิดีโอและแอนิเมชันลดลงด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่และปัญญาประดิษฐ์เชิงสร้างสรรค์ รูปแบบการสื่อสารด้วยภาพนี้กำลังได้รับความนิยมมากขึ้น

การพิมพ์ตัวอักษร

คำไม่จำเป็นต้องเป็นเพียงคำพูดเท่านั้น พวกมันสามารถเป็นภาพได้เช่นกัน เมื่อคุณใช้การจัดวางตัวอักษรที่ดี การเลือกแบบอักษร ขนาด การเว้นระยะ และเลย์เอาต์ของข้อความอย่างมีกลยุทธ์ ในความเป็นจริง การจัดวางตัวอักษรเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการออกแบบกราฟิกสมัยใหม่

แม้จะมีประโยชน์มากมาย องค์กรต่างๆ มักละเลยการสื่อสารด้วยภาพ โดยยึดติดกับข้อความยาวๆ ในอีเมล การนำเสนอ บันทึกภายใน ฯลฯ การทำเช่นนี้ คุณกำลังพลาดโอกาสอันยิ่งใหญ่

ทำไมการสื่อสารทางภาพจึงมีความสำคัญ

ภาพเป็นวิธีที่รวดเร็ว ง่าย และดีกว่าในการสื่อสารข้อความใด ๆ นี่คือสิ่งที่ทำให้การสื่อสารด้วยภาพมีความสำคัญ

การเข้าถึง

การสื่อสารด้วยภาพช่วยขจัดอุปสรรคทางภาษาและวัฒนธรรม—ทุกคนเข้าใจสัญญาณไฟจราจรได้ทั่วโลก! มันสร้างสะพานเชื่อมระหว่างผู้ชมที่หลากหลาย ทำให้เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าอย่างยิ่งในการสื่อสารระหว่างประเทศ

ความเร็ว

การอ่านผ่านอินโฟกราฟิกช่วยประหยัดเวลาเมื่อเทียบกับการอ่านรายงานยาว 10,000 คำ แผนภาพ แผนผัง และอินโฟกราฟิกสามารถสรุปความคิดที่ซับซ้อนได้ ช่วยประหยัดเวลาให้กับผู้สื่อสารและผู้ฟัง

ความเรียบง่าย

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังอธิบายให้ใครสักคนฟังว่าช้างคืออะไร โดยไม่ใช้คำว่า 'ช้าง' หรือคำที่มีความหมายเหมือนกันเลย คุณต้องใช้คำกี่คำ? ตอนนี้ลองนึกภาพว่าคุณกำลังวาดรูปช้างหนึ่งตัว

ภาพช่วยให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น. ตั้งแต่เส้นทางการใช้งานของผู้ใช้ไปจนถึงสถาปัตยกรรมซอฟต์แวร์ การสื่อสารผ่านภาพช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนเข้าใจบริบทและรายละเอียดได้ง่ายขึ้น.

ความชัดเจน

ภาพช่วยให้ความสัมพันธ์ปรากฏชัดในแบบที่คำพูดไม่สามารถทำได้ลองดูตัวอย่างแผนผังแนวคิดด้านล่างเกี่ยวกับโซนการเติบโตระยะยาวของเจมส์ เคลียร์ มันเป็นเพียงเส้นสองเส้นและเส้นโค้ง แต่กลับทรงพลังอย่างยิ่งในการแสดงสิ่งที่ชัดเจนให้เราเห็น

การตัดสินใจ

เมื่อข้อมูลชัดเจน กระชับ และชัดเจน การตัดสินใจก็จะดีขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น ตัวอย่างง่ายที่สุดของเครื่องมือการตัดสินใจแบบภาพคือแผนผังหรือแผนผังการตัดสินใจ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและทำการปรับปรุงได้ดีขึ้นด้วยรายงานแบบภาพเกือบทุกประเภท

ความสนใจและการรักษาความสนใจ

ในทางกลับกัน องค์ประกอบทางภาพมีผลกระทบต่อความจำมากกว่า นักวิจัยกล่าวว่า "สามวันหลังจากอ่านข้อความ เราสามารถจำข้อมูลได้เพียง 10% แต่เมื่อรวมกับภาพ เราจะมีแนวโน้มที่จะจำข้อมูลนั้นได้ถึง 65%"

นอกเหนือจากทั้งหมดนี้ การใช้การสื่อสารทางภาพยังช่วยปรับปรุงการจดจำแบรนด์และความไว้วางใจได้อย่างมาก การใช้ส่วนประกอบทางภาพอย่างสม่ำเสมอ เช่น โลโก้, โทนสี, และตัวอักษร จะทำให้แบรนด์อยู่ในใจของผู้คน เมื่อเวลาผ่านไป ส่วนประกอบเหล่านี้จะสร้างความจดจำและความไว้วางใจในหมู่ผู้ชม กระตุ้นให้เกิดความภักดีและความมั่นใจในแบรนด์

มาดูกันว่ามันจะเป็นอย่างไรในโลกแห่งความเป็นจริง

ตัวอย่างการสื่อสารด้วยภาพ

รูปแบบการสื่อสารทางสายตาที่พบได้บ่อยที่สุดมักอยู่ในด้านการตลาด โฆษณา โพสต์บนโซเชียลมีเดีย จดหมายข่าวทางอีเมล ฯลฯ ล้วนเป็นที่รู้จักกันดีว่าเน้นภาพเป็นหลัก แต่นั่นเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของภูเขาน้ำแข็งเท่านั้น

ไม่ว่าคุณจะมีบทบาทใดในองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้การสื่อสารด้วยภาพในงานประจำวันของคุณได้ นี่คือตัวอย่างบางส่วน

การจัดการโครงการ

การบริหารโครงการที่ดีคือการส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพตรงตามเวลาและอยู่ในงบประมาณ วิธีที่ดีที่สุดในการติดตามคือการเดินทางแบบภาพที่แสดงเวลาที่เหลือและงบประมาณที่คงอยู่การบริหารโครงการแบบภาพทำเช่นนั้นอย่างแท้จริง

การสนับสนุนลูกค้า

ทีมสนับสนุนลูกค้าใช้สื่อภาพเพื่อเพิ่มความชัดเจนและลดเวลาในการแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น คุณอาจให้คำแนะนำแบบทีละขั้นตอนพร้อมภาพหน้าจอที่มีคำอธิบายประกอบ หรือวิดีโออธิบายวิธีการตั้งค่าบัญชีในซอฟต์แวร์ของคุณ

ภาพเหล่านี้ช่วยลดความสับสนและช่วยให้ลูกค้าสามารถแก้ไขปัญหาได้ด้วยตนเอง ซึ่งช่วยเพิ่มความพึงพอใจและลดภาระงานสนับสนุน

การฝึกอบรมและการปฐมนิเทศ

เทคนิคการสร้างภาพช่วยพัฒนาผลลัพธ์การเรียนรู้ การใช้วิดีโอสอนหรืออินโฟกราฟิกแบบโต้ตอบช่วยให้พนักงานเข้าใจองค์กรของคุณได้อย่างรวดเร็ว อะไรจะดีไปกว่าแผนผังองค์กรแบบดั้งเดิมที่ช่วยให้ผู้คนเข้าใจโครงสร้างบริษัทของคุณ?

การจัดการทางการเงิน

สมมติว่าคุณใช้เงินไป 2 ล้านดอลลาร์กับโฆษณาในปีนี้ นั่นเป็นเรื่องดีหรือเรื่องไม่ดี?

แม้ว่าตัวอย่างเหล่านี้จะมอบแรงบันดาลใจให้คุณได้บ้าง แต่ความเป็นไปได้นั้นไม่มีที่สิ้นสุดจริง ๆ คุณสามารถใช้การสื่อสารทางภาพเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันของคุณได้ในหลากหลายวิธี มาสำรวจกันสักสองสามวิธี

วิธีใช้การสื่อสารด้วยภาพในที่ทำงาน

หากคุณส่งอีโมจิหรือทำให้บางส่วนของข้อความในอีเมลของคุณเป็นตัวหนา คุณก็กำลังใช้การสื่อสารทางภาพในที่ทำงานอยู่แล้ว นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้กลยุทธ์การสื่อสารทางภาพแบบมืออาชีพกับเครื่องมือจัดการโครงการแบบครบวงจรอย่าง ClickUp

1. คิดค้นไอเดีย

สมองไม่ได้คิดเป็นแถว คอลัมน์ หรือรายการ ดังนั้น ทำไมต้องบังคับมัน? ใช้พื้นที่ว่างเปล่าของClickUp Whiteboardsเพื่อระดมความคิดและจับภาพความคิดเหล่านั้นอย่างมีเหตุผล ไม่ว่ามันจะดูวุ่นวายแค่ไหนก็ตาม

ร่วมมือกันในไอเดียของคุณและจัดระเบียบร่วมกันแบบเรียลไทม์ สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ เพียงแชร์ลิงก์และเชิญให้แสดงความคิดเห็น

ไม่ว่าคุณจะกำลังเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ให้กับผลิตภัณฑ์หรือวางแผนจัดงานคริสต์มาสสำหรับองค์กรของคุณ ก็สามารถระดมความคิดได้อย่างง่ายดาย จากนั้นแปลงไอเดียเหล่านั้นให้กลายเป็นงานได้ทันทีภายใน ClickUp Whiteboards

2. สร้างแผนที่เส้นทาง

กำลังสร้างซอฟต์แวร์อยู่หรือเปล่า? กำลังจะเปิดตัวแคมเปญอินฟลูเอนเซอร์? หรือกำลังวางแผนสำหรับปีใหม่? นำทุกความคิดของคุณมาลงบนหน้ากระดาษด้วยClickUp Mind Maps

3. จัดการการพึ่งพา

หนึ่งในปัญหาใหญ่ที่สุดในการบริหารโครงการคือส่วนต่าง ๆ ของโครงการมักถูกสร้างขึ้นเหมือนกองไพ่ หากไพ่ใบใดใบหนึ่งล้ม ทุกอย่างก็จะพังทลายลงอย่างรวดเร็ว หลีกเลี่ยงเหตุการณ์เช่นนี้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการงานแบบภาพที่เน้นให้เห็นถึงความเชื่อมโยงระหว่างงานเพื่อลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง

ยกตัวอย่างเช่นการดูแผนภูมิ Gantt ใน ClickUp ซึ่งแสดงงาน ความสัมพันธ์ระหว่างงาน และกำหนดเวลาทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว ดังนั้น หากงานที่ต้องพึ่งพาถูกกำหนดให้เริ่มก่อนที่งานก่อนหน้าจะเสร็จสมบูรณ์ คุณจะมองไม่เห็นในมุมมองนี้อย่างแน่นอน จากนั้น คุณสามารถระบุเส้นทางวิกฤตและรวมเวลา Slack ไว้ในแผนโครงการของคุณได้

4. จัดระเบียบปริมาณงาน

เมื่อโครงการเริ่มดำเนินการจริง มักจะเกิดกรณีที่สมาชิกในทีมบางคนต้องทำงานหนักเกินไป ส่งผลให้เกิดความไม่พึงพอใจ ขาดความมีส่วนร่วม หมดไฟ หรือแม้กระทั่งลาออก ผู้จัดการโครงการที่ดีจะรู้วิธีบริหารจัดการปริมาณงานอย่างมีประสิทธิภาพ

5. ติดตามความก้าวหน้า

ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงสามารถทำงานหลายสิบงานเสร็จในแต่ละวัน Google Cloud พบว่าทีมที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสามารถปรับใช้ซอฟต์แวร์ได้ถึงสี่ครั้งต่อวัน! ความเร็วของการทำงานเช่นนี้อาจยากต่อการติดตามและจดจำหากไม่มีตัวช่วยทางสายตา

ใช้แดชบอร์ด ClickUpเพื่อแสดงภาพ KPI ของคุณ ตั้งค่าวิดเจ็ตพร้อมแผนภูมิวงกลมสำหรับปริมาณงาน กราฟแท่งสำหรับการรายงานการเผาผลาญ/การเผาผลาญ กราฟตัวเลขสำหรับยอดขายรวม และอื่นๆ อีกมากมาย

บางครั้ง แม้แต่เอกสารที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถเทียบได้กับการบันทึกหน้าจอแบบง่าย ๆ ใช้ClickUp Clipsเพื่อบันทึกวิดีโอและแชร์ได้ทันทีโดยการฝังไว้ใน ClickUp, แชร์ลิงก์สาธารณะ หรือดาวน์โหลดไฟล์เอง หากคุณต้องการให้ค้นหาได้ในภายหลัง ให้ถอดเสียงวิดีโอด้วย AI และเก็บไว้!

ในขณะที่คุณกำลังทำอยู่ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำให้มันดูเป็นมืออาชีพ

วิธีทำให้การสื่อสารทางภาพของคุณดูเป็นมืออาชีพ

ภาพมีอิทธิพลมากกว่าคำพูด ดังนั้นภาพที่ไม่เหมาะสมอาจมีผลกระทบเชิงลบมากขึ้นเช่นกัน หลีกเลี่ยงสิ่งนี้ด้วยคำแนะนำต่อไปนี้เมื่อคุณสื่อสารผ่านภาพ

จงมีเจตนา: การใช้ GIF และมีมในที่ทำงานเป็นเรื่องปกติในปัจจุบัน มันช่วยสร้างความสนิทสนมกัน อย่างไรก็ตาม จงมีเจตนาในการส่งเนื้อหาภาพที่คุณส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมาะสมกับการทำงาน หากคุณไม่ใส่เสื้อที่มีภาพนั้นไปทำงาน ก็อย่าส่งให้เพื่อนร่วมงาน

จำไว้ว่ากลุ่มเป้าหมายของคุณคือใคร: สมมติว่าคุณได้เขียนรายงานความยาว 10,000 คำ แม้ว่าคุณจะแทรกภาพประกอบไว้มากมาย CXO ก็ไม่น่าจะอ่านเอกสารยาวขนาดนั้น ในทางกลับกัน นักวิเคราะห์คุณภาพในทีมของคุณจะต้องการเอกสารที่ครอบคลุมทุกเรื่องราวและสถานการณ์ของผู้ใช้ ดังนั้น สร้างภาพประกอบโดยคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายเป็นหลัก

ให้ความสำคัญกับความเรียบง่าย: ภาพประกอบมีไว้เพื่อช่วยให้เข้าใจแนวคิดที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น ดังนั้นอย่าทำให้ภาพของคุณซับซ้อนหรือรกเกินไป ให้เน้นที่วิธีการแบ่งปันข้อมูลกับสมาชิกในทีม ไม่ใช่ความสวยงามของภาพเอง

ใช้สื่อมัลติมีเดีย: คุณไม่จำเป็นต้องบอกทุกอย่างผ่านรูปภาพ ใช้สื่อภาพหลากหลายรูปแบบ เช่น วิดีโอ แอนิเมชัน มีม ฯลฯ นอกจากนี้ ควรใส่ข้อความ ลิงก์ ฯลฯ เพื่อขยายความข้อความของคุณ อย่าลืมว่าเป้าหมายไม่ใช่แค่การนำเสนอภาพ แต่คือความชัดเจน

รักษาความสม่ำเสมอ: อย่าเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอภาพบ่อยเกินไป ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งรายงานการขายเป็นกราฟแท่งทุกเดือน อย่าเปลี่ยนเป็นกราฟวงกลมอย่างกะทันหัน หากคุณใช้สีเขียวเพื่อแสดงการเติบโตในเชิงบวก อย่าเปลี่ยนเป็นสีน้ำเงินในรายงานครั้งต่อไป ให้ยึดสีแบบเดียวกัน ฟอนต์เดียวกัน และสไตล์การออกแบบเดียวกันในทุกสื่อ

สร้างภาพที่มีคุณภาพสูง: ทำให้ภาพนิ่ง วิดีโอ และกราฟิกของคุณคมชัด มีขนาดที่เหมาะสม และปราศจากความบิดเบี้ยวหรือการแตกเป็นพิกเซล ควรให้ผู้ใช้สามารถซูมเข้าและออกได้ตามต้องการ

ใช้เครื่องมือแสดงข้อมูล: คุณไม่จำเป็นต้องวาดทุกอย่างด้วยมือเปล่า ให้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันแบบภาพช่วยแบ่งเบาภาระ ใช้แม่แบบแผนผังหรือ แม่แบบการออกแบบกราฟิกเพื่อเริ่มต้นได้ทันที

นำสิ่งที่ใช้ได้ผลกลับมาใช้ใหม่: หากคุณได้รับคำติชมที่ดีเกี่ยวกับแผนผังกระบวนการมาก่อน ให้ใช้โครงสร้างนั้นซ้ำกับแนวคิดที่เกี่ยวข้องอื่นๆ หากคุณใช้แม่แบบกระดานข่าวดิจิทัลเฉพาะ ให้คัดลอกเพื่อใช้กับความต้องการที่เกี่ยวข้อง นำการสื่อสารด้วยภาพมาใช้ในกระบวนการทำงาน

บูรณาการ: สุดท้ายนี้ การสื่อสารด้วยภาพไม่ใช่เพียงรายการที่คุณทำเสร็จแล้วติ๊กออกในแต่ละวัน แต่เป็นวิธีการทำงาน ก่อนเริ่มงานใด ๆ ให้คิดเสมอว่าองค์ประกอบภาพจะช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับข้อความของคุณหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังรายงานข้อผิดพลาด ให้เป็นนิสัยในการแนบภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบายที่เหมาะสม

การสื่อสารในแบบของคุณด้วย ClickUp

งานความรู้สมัยใหม่พึ่งพาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างสมาชิกในทีมเกือบทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เรากลับประสบปัญหาความสนใจที่ลดลง มีเครื่องมือมากเกินไป ความเหนื่อยล้าจากการใช้ Zoom และช่องว่างขนาดใหญ่ในการถ่ายทอดความรู้

ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงาน ClickUp แพลตฟอร์มการจัดการโครงการแบบครบวงจรช่วยเชื่อมช่องว่างเหล่านี้ด้วยคุณสมบัติที่รอบคอบหลายประการเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันในที่ทำงาน

สำหรับภาพวาดและรูปภาพ มีไวท์บอร์ดและแผนผังความคิด สำหรับการบันทึกวิดีโอ มี ClickUp Clips สำหรับการรายงานภาพแบบโต้ตอบ มีแดชบอร์ด หากคุณคิดว่าวิธีที่ดีที่สุดคือการใช้คำ มี ClickUp Docs สำหรับสิ่งนั้นเช่นกัน ไม่ว่าคุณจะเชื่อวิธีใดในการสื่อสารข้อความของคุณ ClickUp มีฟีเจอร์สำหรับคุณลองใช้ ClickUp ฟรีตอนนี้