การจัดการกำหนดเวลาสำหรับนักเขียน: ระบบที่ยังคงทำงานได้แม้ในสัปดาห์ที่แย่

แม้แต่นักเขียนที่มีชื่อเสียงที่สุดก็อาจถูกกำหนดเวลาของตัวเองทำให้จมอยู่ใต้กองงานได้

ลองดูตัวอย่างของ George R. R. Martin ในช่วงต้นปี 2016 เขานั่งลงและบอกกับแฟนๆ หลายล้านคนถึงสิ่งที่ไม่มีใครอยากได้ยิน:The Winds of Winter ยังไม่เสร็จสิ้น เขาเคยสัญญาว่าจะส่งต้นฉบับก่อนวันฮาโลวีน แล้วต่อมาคือก่อนสิ้นปี แต่ทั้งสองวันนั้นได้ผ่านพ้นไปโดยที่ต้นฉบับยังไม่เสร็จ เนื่องจากหนังสือยังไม่พร้อมตามกำหนด ฤดูกาลที่หกของ Game of Thrones จึงต้องเล่าเรื่องนั้นก่อนที่เขาจะทำได้

และคุณไม่จำเป็นต้องเป็นเจ้าแห่งวงการโทรทัศน์ถึงจะเข้าใจความรู้สึกนั้นได้ บางทีคุณอาจเป็นผู้รับจ้างอิสระที่ต้องจัดการกับลูกค้าสามรายที่ต่างก็ต้องการเนื้อหาภายในวันศุกร์ หรือนักเขียนเนื้อหาที่เสียเวลาทั้งสุดสัปดาห์ไปกับบทความบล็อกหนึ่งชิ้นที่เขียนไม่เสร็จสักที ขนาดของงานอาจต่างกัน แต่กับดักนั้นยังคงเหมือนเดิม

พูดตรงๆ แล้ว การพลาดกำหนดส่งงานไม่ใช่เพราะความเกียจคร้าน แต่เป็นเพราะช่องว่างระหว่างแผนงานกับงานที่ต้องทำตามแผน ซึ่งส่งผลกระทบต่อนักเขียนทุกระดับ

ดังนั้น มาปิดช่องว่างนั้นกันเถอะ

สรุปสั้นๆ

การจัดการกำหนดเวลาส่งงาน คือการกำหนดตารางเวลา ติดตามความคืบหน้า และปรับแผนงานของคุณ เพื่อให้ถึงวันกำหนดส่งงานโดยไม่มีความวุ่นวาย ส่วนใหญ่บทความมักมองว่านี่เป็นการทดสอบความมุ่งมั่น: ทำรายการ จัดลำดับความสำคัญ และมุ่งเน้นให้มากขึ้น แต่วิธีการที่จริง ๆ แล้วสามารถรับมือกับสัปดาห์ที่ยากลำบากได้นั้นทำงานต่างออกไป เพราะมันสมมติว่าแผนงานจะล้มเหลวในบางจุด และจะปรับกำหนดเวลาใหม่เมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้น ด้านล่างนี้ คุณจะพบทั้งสองวิธี พร้อมทั้งวิธีที่ทีมเขียนสามารถรักษาความมั่นคงได้เมื่อมีกำหนดส่งสามงานมาพร้อมกันในสัปดาห์เดียวกัน

การจัดการกำหนดเวลาคืออะไร?

การจัดการกำหนดเวลาคือกระบวนการประเมินว่างานจะใช้เวลาเท่าใด และจัดตารางงานให้สอดคล้องกับความสามารถจริง นอกจากนี้ยังรวมถึงการติดตามความคืบหน้าและปรับแผนใหม่เมื่อสถานการณ์จริงแตกต่างจากแผนเดิม

สิ่งนี้ไม่เหมือน การจัดการเวลา การจัดการเวลาเกี่ยวข้องกับวิธีที่คุณใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง ส่วนการจัดการกำหนดเวลาเกี่ยวข้องกับว่าผลรวมของชั่วโมงเหล่านั้นจะทำให้ผลงานเสร็จสิ้นตามวันที่คุณสัญญาไว้หรือไม่

นั่นหมายความว่า คุณอาจมีวันอังคารที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างสมบูรณ์ แต่กลับพลาดกำหนดส่งของวันศุกร์ได้ เพราะการคาดการณ์เมื่อสามสัปดาห์ก่อนผิดพลาด และไม่มีส่วนใดในแผนที่ชี้ให้เห็นถึงปัญหานั้น การจัดการกำหนดส่งที่ดีจะช่วยให้เห็นความคลาดเคลื่อนตั้งแต่เนิ่นๆ ขณะที่ยังมีเวลาที่จะดำเนินการแก้ไข

Cal Newport, ศาสตราจารย์สาขาวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์จากมหาวิทยาลัยจอร์จทาวน์ ผู้เขียนหนังสือเกี่ยวกับงานที่ต้องใช้สมาธิสูง ได้นำแนวคิดนี้มาใช้ในวิธีการที่เขาเรียกว่า“วิธีกำหนดวันครบกำหนดแบบถอยหลัง”:

จุดเด่นของวิธีการ “กำหนดเส้นตายถอยหลัง” คือมันไม่ต้องการงานเพิ่มเติม แต่เพียงปรับเปลี่ยนงานที่มีอยู่เพียงเล็กน้อยเท่านั้น

จุดเด่นของวิธีการ “กำหนดเส้นตายถอยหลัง” คือมันไม่ต้องการงานเพิ่มเติม แต่เพียงปรับเปลี่ยนงานที่มีอยู่เพียงเล็กน้อยเท่านั้น

นั่นคือจุดสำคัญ คุณไม่จำเป็นต้องมีเวลาเพิ่มเสมอไป แต่คุณต้องมีวันที่เป้าหมายที่คุณกำลังทำงานให้เสร็จก่อนวันที่คนอื่นกำลังรออยู่

กำหนดเวลาสำคัญ vs. กำหนดเวลาสุดท้าย: ความแตกต่างคืออะไร?

กำหนดเวลาสำคัญ (หรือกำหนดเวลาภายใน) คือวันที่ที่เร็วกว่าที่คุณต้องทำงานให้เสร็จก่อน ส่วนกำหนดเวลาสุดท้าย คือวันที่ที่ลูกค้า ผู้บรรณาธิการ หรือผู้ออกพิมพ์ คาดหวังว่าจะได้รับผลงาน

ช่องว่างระหว่างทั้งสองคือเวลาสำรองของคุณ

Aspect	กำหนดเวลาสำคัญ	กำหนดเวลาส่งงานสุดท้าย
ใครเป็นผู้กำหนด	คุณ	ลูกค้า, ผู้บรรณาธิการ หรือผู้ออกพิมพ์
วัตถุประสงค์	สร้างเวลาสำรองและเริ่มทำงานตั้งแต่เนิ่นๆ	กำหนดวันที่ส่งงานอย่างเป็นทางการ
จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณพลาดกำหนดเวลา	คุณยังมีเวลาที่จะแก้ไขได้	ความเชื่อถือ การชำระเงิน หรือชื่อเสียง อาจได้รับผลกระทบ
วิธีรับมือกับปัญหานี้	ทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้นเหมือนเป็นวันกำหนดจริง	ป้องกันไม่ให้ต้องทำงานในนาทีสุดท้าย

ทำไมนักเขียนถึงพลาดกำหนดส่ง (และมันไม่ใช่เรื่องวินัย)

การพลาดกำหนดส่งงานมักถูกโทษว่าเป็นเพราะขาดความตั้งใจ คำแนะนำทั่วไปคือให้มีความวินัยมากขึ้น ปิดกั้นสิ่งรบกวน และพยายามให้มากขึ้น

บางครั้งวิธีนี้อาจช่วยได้ แต่สำหรับนักเขียน ปัญหาที่ใหญ่กว่ามักเกี่ยวข้องกับโครงสร้างงาน กำหนดเวลาส่งงานถูกเลื่อนออกไป เพราะการประเมินปริมาณงานผิดพลาด จัดงานแน่นเกินไป หรือซ่อนงานไว้จนกระทั่งสายเกินไปที่จะแก้ไข

ต้องยอมรับว่า บางครั้งมันก็เกิดจากความหลีกเลี่ยงเช่นกัน: บทความที่คุณกลัว หัวข้อที่คุณยังไม่เข้าใจ หรือความสมบูรณ์แบบที่ไม่ยอมให้ประโยคที่ยังไม่สมบูรณ์ปรากฏอยู่ นั่นคือความจริง และไม่ว่าการจัดตารางจะดีแค่ไหน ก็ไม่สามารถแก้ไขร่างที่คุณกลัวจะเริ่มเขียนได้

แต่แม้กระนั้น โครงสร้างก็ช่วยได้มากกว่าความมุ่งมั่น เพราะงานที่น่ากลัวเมื่อแบ่งออกเป็นช่วงการวิจัย 45 นาที จะเผชิญได้ง่ายกว่าการ “เขียนทั้งเรื่อง” ปัญหาด้านวินัยและปัญหาด้านโครงสร้างมักมาคู่กันเสมอ และแผนการคือสิ่งที่ทำให้ส่วนวินัยนั้นดูเล็กลง

จุดที่มักทำให้ล้มเหลวนั้นเรียบง่าย:

คุณประมาณการเพียงเวลาในการเขียนร่างเท่านั้น บทความ 1,500 คำ ไม่ใช่ “หนึ่งวันในการเขียน” แต่ยังรวมถึงการวิจัย การเขียนโครงร่าง การเขียนร่าง การแก้ไข การตรวจสอบข้อมูล การจัดรูปแบบ และเวลาสองชั่วโมงที่ใช้ในการแก้ปัญหาที่ติดขัด ซึ่งไม่มีใครวางแผนไว้แต่ทุกคนต้องใช้เวลากับมัน
คุณวางแผนโดยไม่มีเวลาสำรอง เมื่อทุกชั่วโมงถูกจัดเต็มแล้ว ความล่าช้าเพียงเล็กน้อยก็ทำให้ทั้งสัปดาห์ต้องเลื่อนออกไป ความผิดพลาดในการวางแผนทำให้สถานการณ์นี้ยิ่งแย่ลง เพราะผู้คนมักประเมินต่ำเกินไปว่างานของตัวเองจะใช้เวลานานแค่ไหน แม้ในอดีตงานนั้นจะใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้
คุณทำให้กำหนดเวลาส่งงานกลายเป็นสิ่งที่มองไม่เห็น วันที่ส่งงานที่ปรากฏเป็นเพียงหมายเหตุหนึ่งบนปฏิทินในวันใดวันหนึ่ง ไม่ให้คำเตือนล่วงหน้าแก่คุณ คุณจะเห็นมันก็ต่อเมื่อถึงวันส่งงานแล้ว ซึ่งนั่นคือเวลาที่แย่ที่สุดที่จะปรับแผน

วิธีแก้ปัญหานี้ไม่ซับซ้อนเลย แบ่งโครงการเขียนแต่ละชิ้นออกเป็นขั้นตอนการวิจัย การเขียนโครงร่าง การเขียนร่าง การแก้ไข และการตรวจสอบครั้งสุดท้าย ประเมินเวลาสำหรับแต่ละส่วนแยกกัน แล้วเพิ่มเวลาสำรองก่อนถึงวันครบกำหนดจริง

แผนกำหนดเวลาส่งงานที่ดีควรมีอะไรบ้าง

ส่วนใดสำคัญที่สุดขึ้นอยู่กับวิธีทำงานของคุณ ผู้เขียนเดี่ยวต้องพึ่งพาการประมาณการและเวลาสำรองเป็นหลัก เพราะไม่มีใครอื่นที่จะรับมือกับความล่าช้าได้ ส่วนในทีม ความสัมพันธ์ระหว่างงานและเจ้าของงานที่ชัดเจนจะช่วยแก้ปัญหาได้ เพราะส่วนใหญ่การพลาดกำหนดส่งเกิดจากกระบวนการส่งต่องานที่ติดขัด อ่านรายการด้านล่างผ่านมุมมองที่เหมาะกับสัปดาห์ของคุณ

ทุกงาน ไม่ใช่แค่จุดสำคัญ: แบ่งโครงการออกเป็นงานที่จำเป็นต้องทำจริง เพื่อให้ไม่มีงานใดถูกซ่อนอยู่ระหว่างขั้นตอน “ได้รับมอบหมาย” และ “ส่งงาน”
การประมาณเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอน: การวิจัย การเขียนร่าง และการแก้ไข แต่ละขั้นตอนมีเวลาที่คาดการณ์ไว้เป็นของตัวเอง โครงการที่มีเวลาทั้งหมดแต่ไม่สามารถแบ่งย่อยได้นั้นเป็นเพียงการคาดเดา และการคาดเดาคือสิ่งที่ "ความผิดพลาดในการวางแผน" ใช้เป็นอาหาร
วันที่เริ่มและวันที่ส่ง: วันที่ส่งบอกคุณว่าเมื่อใดต้องส่งงาน ส่วนวันที่เริ่มบอกคุณว่ามีเวลาเพียงพอที่จะเสร็จสิ้นงานหรือไม่
ผู้รับผิดชอบสำหรับทุกงาน: ในทีม งานที่ไม่มีผู้รับผิดชอบจะกลายเป็นความเสี่ยงที่จะพลาดกำหนดส่ง แม้แต่ผู้เขียนที่ทำงานคนเดียวก็จำเป็นต้องมีผู้รับผิดชอบเมื่อแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนการเขียนร่าง การแก้ไข การอัปโหลด และการติดตามผล
ความขึ้นอยู่กับ: ทำเครื่องหมายไว้ว่างานใดไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จสิ้น หากการแก้ไขขึ้นอยู่กับฉบับร่าง และฉบับร่างล่าช้า วันกำหนดการแก้ไขก็ควรเลื่อนตามไปด้วย
เวลาสำรองที่จัดไว้ล่วงหน้า: เพิ่มเวลาว่างก่อนทุกกำหนดส่งที่เข้มงวดจากภายนอก อย่ารอจนสัปดาห์ใกล้จะหมดแล้วจึงมาหาทางสร้างเวลาว่าง
มุมมองสถานะที่ชัดเจน: สถานที่ที่คุณสามารถดูได้ว่างานใดกำลังอยู่ในขั้นตอนร่าง, กำลังตรวจสอบ, หรือเสร็จสิ้นแล้ว โดยไม่ต้องตรวจสอบถึงห้าที่
การเตือนหรือการกระตุ้น: แผนงานไม่ควรขึ้นอยู่กับความจำ การแจ้งเตือนอัตโนมัติก่อนเริ่มทำงานหรือก่อนถึงวันครบกำหนด คือสิ่งที่ทำให้ตารางงานกลายเป็นสิ่งที่ทำงานได้จริง
ความถี่ในการทบทวน: กำหนดเวลาที่ซ้ำๆ เพื่อตรวจสอบแผนกับความเป็นจริง นี่คือจุดที่คุณสามารถตรวจพบความคลาดเคลื่อน ปรับเปลี่ยนงาน และเจรจาใหม่ก่อนที่กำหนดส่งจะตกอยู่ในความเสี่ยง

กำหนดเวลาช่วยขับเคลื่อนงาน ไม่ใช่ความคิด

กำหนดเวลาสามารถช่วยให้คุณเสร็จงานได้ แต่ไม่เสมอไปที่จะช่วยให้คุณคิดได้ดีขึ้น Teresa Amabile จาก Harvard Business School ได้ศึกษา ผู้เชี่ยวชาญ 238 คน ใน 26 ทีมโครงการ จาก 7 บริษัท และ 3 อุตสาหกรรม และพบว่าโดยทั่วไปควรหลีกเลี่ยงความกดดันด้านเวลาที่สูงมาก เมื่อการคิดสร้างสรรค์อย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญ

ความเร่งรีบอาจทำให้รู้สึกว่ามีประสิทธิภาพ แต่มักผลักดันนักเขียนให้หันไปหาไอเดียที่ปลอดภัยที่สุด โครงสร้างที่ชัดเจนที่สุด และแหล่งข้อมูลแรกที่ตรงกับความต้องการ ใช้กำหนดเวลาส่งงานเพื่อสร้างแรงผลักดัน แต่ให้จัดเวลาล่วงหน้าสำหรับการวิจัย การเขียนโครงร่าง และการแก้ไขให้เหมาะสม

วิธีจัดการกับกำหนดเวลาส่งงาน: ระบบ 6 ขั้นตอน

การจัดการกำหนดเวลาของนักเขียนมีหกขั้นตอนที่สามารถทำซ้ำได้: แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ ที่สามารถประมาณเวลาได้, กำหนดกำหนดเวลาหลัก, จัดตารางเวลาทำงาน, จัดลำดับความสำคัญของงานที่แข่งขันกัน, ติดตามสถานะงาน, และวางแผนใหม่ตามจังหวะที่สม่ำเสมอ

นี่คือขั้นตอนที่ไม่ขึ้นอยู่กับเครื่องมือใด ๆ มันสามารถใช้ได้ทั้งบนไวท์บอร์ด ในสเปรดชีต หรือในซอฟต์แวร์เฉพาะ ขั้นตอนสำคัญกว่าเครื่องมือ

1. แบ่งงานที่ต้องส่งออกเป็นส่วนๆ ที่สามารถประมาณเวลาได้

อย่าประเมินโครงการเป็นชิ้นเดียวเสมอไป แต่แบ่งมันออกเป็นขั้นตอนที่คุณสามารถวิเคราะห์ได้อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น แบ่งงานเขียนไวท์เปเปอร์ออกเป็นขั้นตอนต่าง ๆ เช่น การวิจัย การวิเคราะห์ข้อมูล การติดต่อผู้เชี่ยวชาญ (SME) การร่างโครงร่าง การเขียนฉบับแรก การตรวจสอบข้อมูล การแก้ไข การตรวจสอบจากลูกค้า และการสรุปขั้นสุดท้าย

จากนั้นประมาณเวลาสำหรับแต่ละงานแยกกัน แล้วรวมทั้งหมดเข้าด้วยกัน

เมื่อเวลาผ่านไป นักเขียนที่ติดตามโครงการไม่กี่โครงการด้วยวิธีนี้จะสร้างจุดอ้างอิงส่วนตัวขึ้น และจุดอ้างอิงนั้นคือสิ่งที่ช่วยขจัด“ความผิดพลาดในการวางแผน”

การประมาณเวลาที่ดีควรมีลักษณะดังนี้:

การแก้ไขของลูกค้า: 1 ชั่วโมง
การวิจัย: 2 ชั่วโมง
โครงร่าง: 45 นาที
ฉบับร่าง: 4 ชั่วโมง
การแก้ไข: 2 ชั่วโมง
การตรวจสอบครั้งสุดท้าย: 45 นาที

2. กำหนดวันครบกำหนดสำคัญให้เร็วกว่าวันครบกำหนดสุดท้าย

กำหนดวันครบกำหนดทำงานล่วงหน้าสำหรับทุกกำหนดเวลาจากภายนอก

สำหรับงานประจำ ให้กำหนดวันส่งล่วงหน้าหนึ่งหรือสองวันก่อนวันส่งจริง ส่วนงานที่มีความสำคัญสูง ให้จัดเวลาว่างไว้หนึ่งสัปดาห์ก่อนวันส่งจริงเพื่อเป็นช่วงบัฟเฟอร์ที่ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูล การอนุมัติ หรือกระบวนการตรวจสอบหลายรอบ

ช่วงเวลานี้คือพื้นที่สำหรับความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น การตอบกลับจากผู้เชี่ยวชาญ (SME) ที่ล่าช้า การวิจัยที่ยังไม่เรียบร้อย การแก้ไขที่ซับซ้อนขึ้น หรือร่างต้นฉบับที่ยังต้องตรวจทานอีกครั้ง จุดสำคัญคือต้องป้องกันไม่ให้ความล่าช้าเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อวันที่ลูกค้า ผู้บรรณาธิการ หรือผู้จัดพิมพ์กำลังรอคอย

หลักการทั่วไป: หากวันครบกำหนดสุดท้ายคือวันศุกร์ ให้ตั้งเป้าหมายให้เสร็จสิ้นภายในวันพุธ หากวันครบกำหนดสุดท้ายคือวันจันทร์ ให้ตั้งเป้าหมายให้เสร็จสิ้นภายในวันพฤหัสบดีหรือวันศุกร์ วันที่เร็วกว่าจะกลายเป็นวันที่คุณใช้เป็นเกณฑ์ในการจัดการงาน

แต่อย่าลืมว่า การมีเวลาสำรองนั้นมีค่าใช้จ่าย หากคุณเสร็จงานก่อนกำหนดสองวันอย่างต่อเนื่องและมีเวลาเหลือ คุณกำลังประเมินเวลาต่ำเกินไป การเผื่อเวลาเช่นนี้จะทำให้ปริมาณงานที่คุณรับได้ลดลง เป้าหมายคือเวลาสำรองที่ ถูกใช้ ในส่วนใหญ่ของสัปดาห์ ไม่ใช่เวลาสำรองที่ใหญ่จนทำให้ไม่เห็นเวลาที่งานนั้นใช้จริง หากคุณไม่เคยใช้มันเลย ก็ควรปรับให้กระชับขึ้น

3. กำหนดตารางงาน ไม่ใช่เพียงแค่วันครบกำหนด

กำหนดเวลาสำหรับการเขียนจริงลงในปฏิทินของคุณแบ่งเวลาสำหรับการวิจัย การเขียนโครงร่าง การเขียนร่าง การแก้ไข และการตรวจสอบขั้นสุดท้ายให้อยู่ในช่วงเวลาที่แยกกัน แม้แต่ละช่วงเวลาจะสั้นก็ตาม วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพงานที่ยังต้องทำก่อนที่วันครบกำหนดจะใกล้เข้ามา

แยกงานที่ต้องใช้สมาธิลึกกับงานบริหารจัดการให้ชัดเจนเท่าที่ทำได้ การวิจัยและร่างบทความในเซสชันเดียวกันมักทำให้ทั้งสองงานช้าลง เพราะคุณต้องสลับไปมาระหว่างการหาไอเดียและการจัดรูปทรงไอเดียนั้น

แผนที่ดีกว่าอาจดูเป็นแบบนี้:

วันจันทร์: การวิจัยและบันทึกแหล่งข้อมูล
วันอังคาร: โครงร่าง
วันพุธ: ร่าง
วันพฤหัสบดี: แก้ไขและตรวจสอบข้อมูล
วันศุกร์: ปรับแต่งขั้นสุดท้ายและส่งงาน

เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: กำหนดกรอบเวลาให้แต่ละเซสชัน อย่าเพียงแค่วางไว้เฉยๆ ช่องเวลาในปฏิทินบอกคุณว่า เมื่อไหร่ คุณจะเขียน; ส่วนกรอบเวลาบอกคุณว่า เมื่อไหร่จะหยุด ให้เวลาการวิจัย 90 นาที ไม่ใช่ “เช้าวันจันทร์” และกรอบเวลานี้จะหยุดไม่ให้งานนั้นค่อยๆ กินเวลาทั้งวันไป นี่คือจุดที่งานที่น่ากลัวจะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น: “เขียนร่างทั้งเรื่อง” ทำให้คุณรู้สึกติดขัด แต่ “45 นาทีสำหรับส่วนนำ” เป็นสิ่งที่เริ่มทำได้ใช้กรอบเวลาหรือตัวจับเวลาPomodoro เพื่อกำหนดขอบเขตให้ชัดเจน

4. กำหนดลำดับความสำคัญเมื่อมีหลายกำหนดส่งที่ทับซ้อนกัน

เมื่อมีงานหลายชิ้นที่ต้องส่งในระยะเวลาที่ใกล้กัน ให้จัดเรียงก่อนที่จะเริ่มทำงาน ใช้ตัวกรองความเร่งด่วนและความสำคัญที่เรียบง่าย คือ“แมทริกซ์ไอเซนฮาวร์”:

เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ: ทำก่อน
สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน: กำหนดเวลาสำหรับงานถัดไป
เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ: ลดงาน ย้ายงาน หรือมอบหมายให้คนอื่น
ทั้งสองอย่าง: ทิ้งไว้หรือพักไว้

สำหรับนักเขียน “เร่งด่วนและสำคัญ” มักหมายถึงงานที่มีกำหนดส่งจากภายนอกที่เคร่งครัด หรืออาจส่งผลต่อชื่อเสียงจริง ๆ ร่างงานของลูกค้าที่ต้องส่งพรุ่งนี้ย่อมสำคัญกว่างานปรับปรุงภายในที่ไม่มีความเสี่ยงสูงซึ่งต้องส่งวันนี้

นี่คือจุดที่คุณต้องรักษาคุณภาพด้วย: หากมีงานสำคัญสองชิ้นที่ต้องทำพร้อมกัน อย่าคิดว่าทั้งสองชิ้นสามารถลงลึกได้เท่ากัน ให้เลื่อนวันส่งงานชิ้นหนึ่ง ลดขอบเขตงาน หรือส่งอัปเดตก่อนที่งานจะล่าช้า

5. ทำให้ความก้าวหน้าเห็นได้ชัด

ติดตามสถานะงานในที่ที่คุณสามารถเห็นได้โดยไม่ต้องตรวจสอบถึงห้าที่

กระดานเรียบง่ายที่มีคอลัมน์ “To Do”, “Drafting”, “In Review” และ “Done” ก็เพียงพอสำหรับงานเขียนส่วนใหญ่แล้ว ภายในวันพุธ คุณควรสามารถประเมินได้ว่ากำหนดส่งวันศุกร์นั้นยังปลอดภัย อยู่ภาวะเสี่ยง หรือเริ่มล่าช้าแล้ว

เป้าหมายคือการเตือนล่วงหน้า คุณต้องการตรวจพบความล่าช้าเมื่อยังมีเวลาสองวัน ไม่ใช่สองชั่วโมงก่อนส่งงาน

เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เลือกเครื่องมือที่แสดงความคืบหน้าตามแบบที่คุณต้องการ

ใช้Novlrหากต้องการพื้นที่ทำงานเขียนที่มีระบบติดตามเป้าหมาย สำหรับงานเขียนนิยายหรือโครงการสร้างสรรค์ที่ยาวกว่า
ใช้Ulyssesหากต้องการตั้งเป้าหมายการเขียน กำหนดวันครบกำหนด และเป้าหมายรายวันในแอปเขียนร่างที่เรียบง่าย (ออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ Apple)

6. วางแผนใหม่ตามจังหวะที่คงที่

ตรวจสอบแผนกำหนดเวลาส่งงานของคุณในเวลาที่กำหนดไว้

ใช้การทบทวนรายวันเมื่อคุณอยู่ในช่วงที่ยุ่งมากหรือต้องจัดการงานหลายชิ้นพร้อมกัน และทำการทบทวนรายสัปดาห์เมื่อปริมาณงานเบาลง จังหวะการทบทวนนี้สำคัญมาก เพราะแผนกำหนดเวลาส่งงานจะล้าสมัยได้อย่างรวดเร็ว

ในทุกครั้งที่ทบทวน ให้ตรวจสอบสามสิ่งต่อไปนี้:

มีอะไรเปลี่ยนแปลง?
อะไรกำลังอยู่ในความเสี่ยงตอนนี้?
อะไรที่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยน ลดลง หรือเจรจาใหม่?

วางแผนใหม่ตามสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่ตามสิ่งที่กำหนดไว้ในแผนเดิม หากการวิจัยใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ ให้เลื่อนการจัดโครงร่าง หากการแก้ไขขยายออกไป ให้รักษาเวลาตรวจสอบขั้นสุดท้ายไว้ หากมีสองกำหนดส่งที่ทับซ้อนกัน ให้ตัดสินใจว่ากำหนดส่งใดจะได้รับการจัดลำดับความสำคัญก่อนที่สัปดาห์จะล่มสลาย

แม่แบบพร้อมใช้สำหรับการจัดการกำหนดเวลาส่งงาน

ติดตามทุกวันที่กำหนดส่งในที่เดียวด้วยเทมเพลต ClickUp Deadlines — ติดตามทุกวันที่ครบกำหนดในที่เดียวด้วยเทมเพลต ClickUp Deadlines

ใช้เทมเพลต Deadlines ของ ClickUpเมื่องานของคุณกระจัดกระจายไปทั่ว มันจะจัดเรียงทุกงานและวันครบกำหนดไว้ในรายการเดียว จัดเรียงตามขั้นตอน และย้ายแต่ละงานผ่านสถานะ “To Do”, “In Progress” และ “Done” เพื่อให้คุณรู้เสมอว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร

ตัวอย่างการใช้งาน: คุณเป็นนักเขียนที่กำลังจัดการกับร่างสี่ฉบับ การแก้ไขสองครั้ง และการทบทวนหนึ่งครั้ง ซึ่งทั้งหมดมีกำหนดส่งในสัปดาห์เดียวกัน เพียงลากแต่ละงานเข้ามา ติดแท็กตามขั้นตอน (Phase) และเปิดมุมมองไทม์ไลน์โครงการ (Project Timeline) เพื่อดูว่างานใดกำลังเร่งด่วน เมื่อกำหนดส่งเปลี่ยนแปลง คุณสามารถลากงานนั้นในมุมมองปฏิทิน (Calendar View) และทั้งตารางเวลาจะจัดเรียงใหม่โดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องสร้างใหม่

วิธีจัดการโครงการหลายโครงการที่มีกำหนดส่งที่ทับซ้อนกัน

วิธีที่ดูจะชัดเจนที่สุดคือทำงานที่ถึงกำหนดส่งก่อน แต่มักเป็นวิธีที่ผิด โครงการที่เสี่ยงที่สุดไม่ใช่โครงการที่มีกำหนดส่งใกล้ที่สุด แต่เป็นโครงการที่จำเป็นต้องมีสิ่งอื่นก่อนจึงจะดำเนินการต่อได้ เช่น คำเสนอราคาจากผู้เชี่ยวชาญ (SME), การอนุมัติจากลูกค้า, ข้อเสนอแนะจากผู้บรรณาธิการ, การตรวจสอบทางกฎหมาย หรือการเข้าถึงแหล่งข้อมูล

เริ่มเขียนงานที่ต้องพึ่งพาผู้อื่นก่อนงานที่ต้องทำคนเดียวอย่างเร่งด่วน สมมติว่าสัปดาห์ของคุณเป็นดังนี้:

โครงการ	วันครบกำหนด	ความเสี่ยงที่แท้จริง	ขั้นตอนแรก
ข่าวสาร	วันพุธ	คุณมีเนื้อหาพร้อมแล้ว	วันอังคารร่างแรก
บทความบนบล็อก	วันศุกร์	ต้องการข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญในสาขา (SME)	ส่งคำถามในวันจันทร์
กรณีศึกษา	วันจันทร์	ต้องได้รับการอนุมัติจากลูกค้า	เสร็จร่างแรกในวันพฤหัสบดี

บทความบล็อกมีกำหนดส่งเป็นลำดับสุดท้าย แต่ต้องทำก่อน เพราะอีเมลวันจันทร์คือสิ่งที่ช่วยคลี่คลายงานวันพฤหัสบดี นี่คือวิธีที่นักเขียนมืออาชีพรับมือกับกำหนดส่งที่ทับซ้อนกัน: พวกเขาแยกเวลาเขียนออกจากเวลารอคอย

นักข่าวโซฟี เฮกนีย์ (Sophie Haigney) จะแบ่งปันประสบการณ์จากโลกจริงของเธอ ที่หนังสือพิมพ์ San Francisco Chronicle เธอเขียนบทความเฉลี่ย 4 ชิ้นต่อวัน บางครั้งถึง 11 ชิ้น และเรียนรู้ที่จะจัดชีวิตให้สอดคล้องกับ “กำหนดเวลาส่งงานที่เข้มงวด” นอกจากนี้ เธอยังทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงประมาณ 2 ชั่วโมงต่อโครงการหนึ่ง ก่อนที่จะเปลี่ยนโหมดการทำงาน

บทเรียน: ไม่ทุกโครงการต้องการความสนใจในระดับเดียวกัน บางโครงการต้องการช่วงเวลาสองชั่วโมงที่ว่างเปล่า บางโครงการเพียงต้องการส่งอีเมลวันนี้ เพื่อให้คนอื่นสามารถดำเนินการต่อได้ในวันพรุ่งนี้

นี่คือวิดีโอแนะนำระบบปฏิทินที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์นี้ ระบบนี้ช่วยจัดเรียงกำหนดส่งระยะยาวให้สอดคล้องกับลำดับความสำคัญประจำวัน เพื่อให้ทั้งสองด้านไม่ก่อให้เกิดความประหลาดใจต่อกัน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการโครงการหลายโครงการ

เครื่องมือจัดการกำหนดเวลาส่งงาน: สิ่งที่ควรพิจารณา

แน่นอนว่า ซอฟต์แวร์ไม่สามารถแก้ไขกระบวนการกำหนดเวลาที่ผิดพลาดได้ แต่เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถทำให้กระบวนการทำงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและยากที่จะหลุดจากแผนได้

ในการจัดการกำหนดเวลาส่งงาน ให้พิจารณา 4 สิ่งต่อไปนี้:

วิธีจัดตารางงานจริง ไม่ใช่แค่กำหนดวันส่งงานเท่านั้น
ความสัมพันธ์ระหว่างงานต่าง ๆ ทำให้เมื่อมีงานหนึ่งล่าช้า คุณจะเห็นได้ทันทีว่างานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องได้รับผลกระทบอย่างไร
มุมมองสถานะที่ชัดเจน เพื่อให้เห็นความเสี่ยงก่อนถึงวันครบกำหนด
การตั้งการแจ้งเตือน เพื่อให้ระบบไม่พึ่งพาความจำ

ต่อไปนี้คือประเภทเครื่องมือหลักๆ ที่คุณจะพบว่ามีประโยชน์:

เครื่องมือจัดการปฏิทิน

ในระดับที่ง่ายที่สุด แอปปฏิทินสามารถช่วยได้สองในสี่ด้านนี้ มันจัดการการจัดสรรเวลาและคำเตือนได้ และนี่คือวิธีที่เร็วที่สุดที่จะเริ่มต้นเมื่อคุณต้องจัดการงานเพียงไม่กี่ชิ้นในครั้งเดียว

Google Calendar/Apple Calendar: เพิ่มช่วงเวลาเขียนลงปฏิทินทันที และรับการแจ้งเตือนก่อนที่ช่วงเวลาจะเริ่ม ฟรี ทันที ไม่ต้องตั้งค่า
Todoist: รายการงานที่ต้องทำพร้อมวันที่ครบกำหนดและคำเตือนซ้ำๆ ที่เหมาะสำหรับนักเขียนอิสระที่ต้องการจัดการกำหนดเวลาโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน
แอปจัดการเวลาแบบบล็อก (Time-blocking)เช่น Sunsama หรือ Akiflow: รวมงานและช่องเวลาในปฏิทินไว้ในหน้าจอเดียว เพื่อให้คุณจัดตารางงานได้ ไม่ใช่แค่บันทึกวันที่ครบกำหนด

แอปติดตามเวลา

ยังมีขั้นตอนหนึ่งที่นักเขียนส่วนใหญ่มักข้ามไป คุณไม่สามารถประมาณเวลาของขั้นตอนใดได้จนกว่าจะรู้ว่าระยะเวลาที่แท้จริงคือเท่าไร ดังนั้น เครื่องมือติดตามเวลาจึงเป็นสิ่งที่สร้างจุดอ้างอิงนั้น เครื่องมืออย่าง Toggl Track หรือ RescueTime จะบันทึกเวลาที่ใช้ในการวิจัย การเขียนร่าง และการแก้ไขจริง ๆ เพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงจากข้อมูลแทนที่จะเดา

ซอฟต์แวร์จัดการงาน

ช่องว่างนี้จะปรากฏขึ้นเมื่องานมีความซับซ้อนมากขึ้น ปฏิทินสามารถแสดงวันที่ครบกำหนดได้ แต่ไม่สามารถบอกได้ว่าฉบับร่างติดอยู่ในการตรวจสอบ ถูกแหล่งข้อมูลขัดขวาง หรือกำลังรอการแก้ไข นั่นคือส่วนที่เกี่ยวกับความพึ่งพาและสถานะในรายการ ซึ่งเป็นจุดที่ปฏิทินไม่สามารถช่วยได้อีกต่อไป

ซอฟต์แวร์จัดการงานที่ออกแบบมาโดยเฉพาะคือเครื่องมือที่ครอบคลุมทั้งสี่ด้านนี้ในครั้งเดียว เครื่องมืออย่าง ClickUp, Asana หรือ Trello เชื่อมโยงงาน สถานะ กำหนดเวลา ความสัมพันธ์ระหว่างงาน และคำเตือนไว้ในหน้าเดียว ทำให้เมื่องานหนึ่งล่าช้า งานทั้งหมดที่ตามมาจะเลื่อนตามไปด้วย

ข้อแลกเปลี่ยนคือเวลาในการเตรียมการ แต่สิ่งนี้คุ้มค่าเมื่อคุณต้องจัดการหลายโครงการ หลายรอบการทบทวน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายพร้อมกัน

วิธีที่นักเขียนประเภทต่าง ๆ สามารถจัดการกับกำหนดเวลาส่งงานได้: เคล็ดลับและเครื่องมือ

ไม่ทุกนักเขียนจำเป็นต้องใช้ระบบกำหนดเวลาส่งงานแบบเดียวกัน ระบบที่ดีที่สุดคือระบบที่ช่วยปกป้องส่วนงานที่มีแนวโน้มจะล่าช้ามากที่สุด

ประเภทผู้เขียน	ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดเกี่ยวกับกำหนดเวลา	วิธีจัดการ	เครื่องมือที่ควรลอง
ผู้เขียนหนังสือ	กำหนดเวลาที่ยังไกลออกไปทำให้โครงการถูกทิ้งไว้ข้างหลัง	กำหนดวันครบกำหนดสำหรับแต่ละบทและเป้าหมายจำนวนคำต่อสัปดาห์ แบ่งงานวิจัย การเขียนร่าง การแก้ไข และการรับข้อเสนอแนะออกเป็นขั้นตอนต่าง ๆ	Scrivener: ติดตามเป้าหมายของเซสชัน เอกสาร และโครงการ สำหรับงานเขียนที่ยาว
นักเขียนอิสระ	กำหนดเวลาส่งงานของลูกค้าหลายงานมาพร้อมกันในสัปดาห์เดียวกัน	เก็บไว้เป็นหน้าแสดงกำหนดส่งหลักเพียงหน้าเดียว ตั้งกำหนดส่งภายในไว้หนึ่งหรือสองวันก่อนกำหนดส่งของลูกค้า	Toggl Track: ติดตามเวลาตามลูกค้าและโครงการ เพื่อให้การประมาณการมาจากการข้อมูลจริง
ผู้เขียนเนื้อหา	การอนุมัติและการแก้ไขใช้เวลานานกว่าการเขียนฉบับร่าง	วางแผนกระบวนการทำงานทั้งหมด: บทสรุป, โครงร่าง, ร่างแรก, การตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญ (SME), การแก้ไข, การตรวจสอบคุณภาพ (QA), และการอัปโหลด	ClickUp: เชื่อมโยงบรีฟ เอกสาร ผู้รับผิดชอบ วันครบกำหนด สถานะ และปฏิทินเนื้อหาเข้าด้วยกัน
นักข่าว	การส่งงานที่เร่งด่วนทำให้แหล่งข้อมูลกระจัดกระจาย	ส่งคำขอสัมภาษณ์ล่วงหน้าไว้เสมอ เก็บไฟล์ต้นฉบับให้เป็นปัจจุบัน และเขียนโดยยึดตามข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยันแล้ว	Raindrop.io: เก็บบทความ, PDF, หน้าเว็บ และลิงก์แหล่งที่มาไว้ในคอลเลกชันที่สามารถค้นหาได้
ผู้เขียนงานวิชาการ	การวิจัยยังคงขยายตัวและทำให้ร่างงานถูกเลื่อนออกไป	กำหนดวันปิดการวิจัย แยกแหล่งข้อมูล “ใช้ทันที” ออกจากแหล่งข้อมูล “อ่านภายหลัง”	Zotero: จัดระเบียบ บันทึกหมายเหตุ อ้างอิง และแบ่งปันแหล่งข้อมูลวิจัย
นักเขียนโฆษณา	คำติชมช่วยปรับทิศทางให้ทันเวลา	กำหนดรายละเอียดงานให้ชัดเจนก่อนเริ่มเขียนร่าง: ข้อเสนอ, กลุ่มเป้าหมาย, ข้ออ้าง, คำเรียกร้องให้ดำเนินการ (CTA), ผู้รับผิดชอบ และวันที่อนุมัติ	Milanote: สร้างบรีฟแบบภาพ, ไฟล์ตัวอย่าง, บันทึกแคมเปญ และบอร์ดอ้างอิง
นักเขียนทางเทคนิค	การตรวจสอบจากผู้เชี่ยวชาญ (SME) กลายเป็นจุดคอขวด	กำหนดวันครบกำหนดเฉพาะสำหรับการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญ (SME) ถามคำถามที่ชัดเจน ไม่ใช่แค่ “มีความคิดเห็นอย่างไร?”	MadCap Flare: รองรับเนื้อหาที่สามารถใช้ซ้ำได้ การเขียนแบบมีโครงสร้าง และการเผยแพร่จากแหล่งเดียว
ผู้เขียนคำขอทุน	เอกสารแนบและขั้นตอนการอนุมัติเริ่มสะสมขึ้นก่อนวันส่งงาน	เริ่มวางแผนจากวันครบกำหนดเป็นจุดเริ่มต้น เพิ่มจุดตรวจสอบสำหรับงบประมาณ จดหมาย การตรวจสอบ และอัปโหลด	Instrumentl: ช่วยทีมขอทุนในการค้นหา เขียน จัดการ และทำงานร่วมกันในการขอทุน
นักเขียนบท	การแก้ไขและปรับปรุงงานเขียนมักขยายตัวออกไปเรื่อยๆ	กำหนดขั้นตอนการเขียนร่าง: โครงร่าง, ร่างแรก, การอ่านร่างร่วมกัน, การแก้ไข, การขัดเกลาขั้นสุดท้าย	Beat: แอปเขียนบทภาพยนตร์ฟรี ที่มีรูปแบบการจัดหน้าเรียบง่ายและเครื่องหมายสำหรับการแก้ไข
ผู้บรรณาธิการ	ฉบับร่างที่ส่งช้าจะทำให้เวลาตรวจสอบลดลง	กำหนดวันที่ส่งร่างให้เร็วขึ้น หากร่างส่งมาช้า ให้ลดขอบเขตการแก้ไข	Draftable: เปรียบเทียบเวอร์ชันระหว่างเอกสาร Word, PDF, PowerPoint และไฟล์ข้อความ

ข้อมูลน่าสนใจ: เออร์เนสต์ เฮมิงเวย์ ปฏิบัติตามกิจวัตรที่เคร่งครัด โดยเขียนตั้งแต่เช้าตรู่และหยุดลงก็ต่อเมื่อเขารู้สึกว่าได้ถึงจุดสูงสุดของความคิดสร้างสรรค์ เขาอ้างว่านิสัยนี้ช่วยให้เขาส่งงานทันกำหนดเวลาโดยไม่รู้สึกเหนื่อยล้า

วิธีจัดการกำหนดเวลาการเขียนใน ClickUp

ทุกขั้นตอนข้างต้นสามารถทำได้ในสเปรดชีตหรือปฏิทินได้ แต่เราใช้ ClickUp เพราะมันรวมสี่องค์ประกอบที่ระบบกำหนดเส้นตายจำเป็นต้องมี (งานที่กำหนดเวลาไว้ ความสัมพันธ์ระหว่างงาน สถานะที่มองเห็นได้ และการแจ้งเตือน) ไว้ในที่เดียว แทนที่จะต้องใช้สี่เครื่องมือแยกกัน นี่คือที่ที่แต่ละขั้นตอนในคู่มือนี้ถูกนำไปใช้จริง

เก็บบริฟ โน้ต และบริบทของร่างไว้ใน ClickUp Docs

ก่อนที่จะกำหนดวันที่ เราต้องแน่ใจว่าบริบทการเขียนมีที่อยู่เดียว นั่นหมายความว่า บทสรุป โครงร่าง ลิงก์แหล่งข้อมูล บันทึกจากผู้เชี่ยวชาญ (SME) และรายละเอียดการส่งมอบขั้นสุดท้าย ไม่ควรกระจายอยู่ในเครื่องมือห้าตัว แต่ควรถูกรวมไว้ในClickUp Doc ด้วยหน้าแบบซ้อนกัน

รวมโครงร่างบล็อก ลิงก์แหล่งข้อมูล และฉบับร่างสุดท้ายไว้ใน ClickUp Doc เดียว

สิ่งนี้ช่วยได้สามทาง:

ผู้เขียนรู้ดีว่าบทความนั้นควรสื่อความหมายอะไร
ผู้บรรณาธิการสามารถตรวจสอบมุมมอง แหล่งข้อมูล และบันทึกการทบทวนได้ในที่เดียว
ผู้รับผิดชอบงานสามารถเชื่อมโยงเอกสาร (Doc) กับงานที่กำหนดวันครบกำหนดได้ แทนที่จะต้องตามหาบริบทในภายหลัง

ตัวอย่างเช่น บทความบล็อกใน Doc สามารถเก็บรักษาแนวคิดที่ได้รับการอนุมัติ วัสดุที่ฝังไว้ และความคิดเห็นที่ได้รับมอบหมายได้ สิ่งที่เราใช้ทุกวันอีกอย่างคือ “Relationships” ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยง Doc กับงานได้ ทำให้แผนการเขียนและงานจริงยังคงเชื่อมโยงกันอยู่

แบ่งกำหนดเวลาส่งงานออกเป็นงานและงานย่อยใน ClickUp

เมื่อเนื้อหาถูกใส่ลงใน Google Docs แล้ว เราจะแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ต่อไป “เขียนบทความบล็อก” ในClickUp Tasksจะถูกแบ่งออกเป็นงานย่อย (การวิจัย, การเขียนโครงร่าง, การเขียนร่าง, การส่งต่อให้ผู้บรรณาธิการ, การรับข้อเสนอแนะจากผู้เชี่ยวชาญ, การแก้ไข, การอัปโหลด)

แบ่งงานของคุณออกเป็นงานย่อยที่เล็กกว่าใน ClickUp

ในแต่ละงานย่อยใน ClickUp สามารถกำหนดผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด ระดับความสำคัญ และสถานะได้ ซึ่งช่วยให้งานดำเนินไปอย่างโปร่งใสและชัดเจน เมื่อดำเนินการต่อ เราจะเชื่อมโยงขั้นตอนเหล่านั้นด้วยเงื่อนไขการพึ่งพา เพราะงานเขียนบางประเภทไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานของบุคคลอื่นจะเสร็จสิ้น

วางแผนสัปดาห์ในปฏิทิน แล้วตรวจสอบความสมเหตุสมผลในมุมมองปริมาณงาน

ClickUp Calendarจัดงานเขียนให้สอดคล้องกับการประชุม การโทร การทบทวน และกิจกรรมติดตามความคืบหน้าของทีม นอกจากนี้ ด้วยฟีเจอร์ AI time blocking ทีมของเราจะได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับช่วงเวลาทำงานที่เหมาะสมตามการประมาณเวลาของงาน

จัดกำหนดเวลาสำหรับงานสำคัญของคุณโดยอัตโนมัติด้วย AI Calendar ของ ClickUp

เรายังใช้ Workload View เพื่อติดตามความจุจริงของทีมตามเวลา หากนักเขียนคนหนึ่งมีงานหนักสามชิ้นมาพร้อมกัน เราสามารถตรวจพบได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และจัดสรรงานใหม่ก่อนที่กำหนดส่งจะกลายเป็นปัญหา

ใช้ความช่วยเหลือจาก ClickUp AI และตัวแทนเนื้อหาเพื่อหลุดพ้นจากภาวะติดขัดได้เร็วขึ้น

เมื่อกำหนดเวลาส่งงานเริ่มทับถมกัน การเขียนเองมักไม่ใช่จุดคอขวด แต่การรู้ว่าควรทำงานอะไรก่อนต่างหากที่เป็นปัญหาClickUp Brainทำงานได้ข้ามงานต่าง ๆ เอกสาร แชท และงานที่เชื่อมต่อกัน ทำให้คุณสามารถถามคำถามเช่น:

“กำหนดเวลาส่งงานเขียนใดที่อาจไม่ทันในสัปดาห์นี้?”
“เราควรให้ความสำคัญกับเรื่องใดก่อน ตามวันที่ครบกำหนดและอุปสรรค?”
“ฉบับร่างใดที่ยังรอการตรวจสอบ?”
“เปลี่ยนบันทึกเหล่านี้ให้เป็นงานแก้ไข”

ขอให้ ClickUp Brain สรุปงานที่จะทำ สถานะ ลำดับความสำคัญ และวันครบกำหนด ก่อนที่จะวางแผนงานสำหรับสัปดาห์นี้

นอกจากนี้ยังช่วยจัดการกับส่วนที่นักเขียนทุกคนกลัวที่สุด: ร่างที่ศูนย์ (zeroth draft) นั่นคือร่างแรกที่ยังยุ่งเหยิง แต่ช่วยนำคำมาลงบนหน้ากระดาษ และให้คุณมีสิ่งที่จะปรับแต่งต่อไป

เรายังมีSuper Agents สำหรับเนื้อหาและการตลาดหลากหลายประเภทใน ClickUpที่ทำงานอย่างอัตโนมัติกับร่างเนื้อหาปฏิทินเนื้อหา การเขียนใหม่ และอื่นๆ แต่ละตัวถูกออกแบบมาสำหรับงานเนื้อหาเฉพาะทาง ดังนั้นคุณจึงสามารถเลือก Super Agent ที่เหมาะสมกับงานที่กำลังทำอยู่

นี่คือภาพตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับวิธีที่เราใช้เอเจนต์เนื้อหาภายในองค์กร:

ผู้รีวิวจากG2ได้กล่าวไว้เมื่อเร็วๆ นี้ว่า:

จุดขายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับผมคือการรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ผมชอบที่สามารถนำแอปต่าง ๆ กว่าสิบตัวมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียวนี้ได้ ผมใช้มันเป็นหลักในการจัดการโครงการที่ซับซ้อน และรักษาการติดต่ออย่างต่อเนื่องกับคนที่ผมทำงานร่วมกัน
AI ที่มาพร้อมโปรแกรมก็กลายเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการทำงานของฉันแล้ว ฉันใช้มันอย่างต่อเนื่องเพื่อจัดระเบียบความคิดเมื่อมันกระจัดกระจาย และเพื่อปรับปรุงงานเขียนด้วยการแก้ไขข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ มันเหมือนกับการมีผู้จัดการโครงการและบรรณาธิการรวมอยู่ในตัวเดียว

จุดขายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับผมคือการรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ผมชอบที่สามารถนำแอปต่าง ๆ กว่าสิบตัวมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียวนี้ได้ ผมใช้มันเป็นหลักในการจัดการโครงการที่ซับซ้อนและรักษาการติดต่ออย่างต่อเนื่องกับคนที่ผมทำงานร่วมกัน

AI ที่มาพร้อมโปรแกรมก็กลายเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการทำงานของฉันแล้ว ฉันใช้มันอย่างต่อเนื่องเพื่อจัดระเบียบความคิดเมื่อมันกระจัดกระจาย และเพื่อปรับปรุงงานเขียนด้วยการแก้ไขข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ มันเหมือนกับการมีผู้จัดการโครงการและบรรณาธิการรวมอยู่ในตัวเดียว

เมื่อใด ClickUp จึงไม่เหมาะสม?

หากงานของคุณมีกำหนดส่งที่คาดการณ์ได้ไม่กี่ครั้งต่อเดือน ปฏิทินและช่วงเวลาสำรองก็เพียงพอที่จะช่วยให้คุณจัดการได้เกือบทั้งหมดโดยไม่ต้องเตรียมการมากนัก ClickUp จะแสดงประโยชน์อย่างแท้จริงเมื่อคุณกำลังดำเนินโครงการหลายโครงการพร้อมกัน ต้องประสานงานกับผู้บรรณาธิการหรือลูกค้า หรือเพียงแต่เบื่อที่แผนของคุณต้องปรับเปลี่ยนทุกครั้งที่มีสิ่งใดเปลี่ยนแปลง

เครื่องมือฟรีที่นักเขียนสามารถใช้เพื่อจัดการเวลา

ส่วนใหญ่ของขั้นตอนที่ไม่ค่อยน่าดึงดูด (การประมาณการ, การแบ่งขั้นตอน, การตั้งเป้าหมาย, การควบคุมจำนวนคำ) มีเครื่องมือฟรีที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ โดยไม่จำเป็นต้องสมัครสมาชิกหรือใช้สูตรในสเปรดชีต

Cold Turkey Writer: ล็อกคอมพิวเตอร์ทั้งเครื่องจนกว่าคุณจะบรรลุเป้าหมายด้านเวลาหรือจำนวนคำ นี่คือวิธีแก้ปัญหาที่ตรงไปตรงมาที่สุดสำหรับวงจร “จะดูแค่เรื่องเดียว” ที่กินเวลาจนทำให้การเขียนร่างติดขัด และมันจะเปลี่ยนกำหนดส่งให้กลายเป็นสิ่งที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณบังคับให้คุณทำตาม
Just Write: หน้าเต็มหน้าจอที่ไม่มีปุ่มลบ มันบังคับให้คุณเขียนร่างแรกที่ยังไม่เรียบร้อย เพราะคุณต้องหยุดการแก้ไขประโยคแรกในขณะที่ประโยคที่สิบสองยังไม่ได้เขียน
Authorlytica’s Writing Sprint Timer: นาฬิกา Pomodoro ที่ยังบันทึกจำนวนคำต่อนาทีและประวัติเซสชันของคุณด้วย หลังจากหนึ่งสัปดาห์ คุณจะเห็นได้ว่าคุณเขียนร่างได้เร็วแค่ไหน และเซสชันไหนเป็นช่วงเวลาที่ประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งเป็นข้อมูลที่ช่วยขจัดความไม่แน่นอนในการประมาณการของคุณ
wordkit: นับคำแบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งประเมินความอ่านง่าย, แจ้งเตือนประโยคยาว และการตรวจจับการใช้เสียงถูกกระทำขณะพิมพ์ ทุกอย่างทำงานบนเบราว์เซอร์ของคุณเอง สะดวกสำหรับการปรับแต่งขั้นสุดท้ายอย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องคัดลอกร่างที่ยังไม่ได้เผยแพร่ไปวางบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้อื่น
ClickUp Online Notepad: แท็บ, รายการตรวจสอบ และการบันทึกอัตโนมัติ สำหรับบันทึกและไอเดียที่ยังไม่สมบูรณ์ ซึ่งมักสะสมขึ้นระหว่างโครงการ ช่วยเก็บข้อความสั้นๆ บรรทัดที่เขียนแบบสุ่ม และรายการสิ่งที่ต้องทำไว้ในที่เดียว แทนที่จะกระจายไปทั่วกระดาษโน้ตและแอปอื่นๆ อีกสามตัว
นาฬิกา Pomodoro ออนไลน์: นาฬิกาในเบราว์เซอร์ที่แบ่งงานออกเป็นช่วงๆ 25 นาทีที่เน้นการทำงานอย่างเต็มที่ พร้อมด้วยช่วงพักสั้นๆ ระหว่างช่วงต่างๆ นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้การเขียนร่างที่ติดขัดรู้สึกสามารถเริ่มต้นได้ เพราะคุณต้องทุ่มเทเพียง 25 นาทีต่อครั้งเท่านั้น

ข้อมูลที่ควรรู้: แต่ละวิธีนี้ช่วยแก้ปัญหาส่วนหนึ่งอย่างแยกกัน นี่คือวิธีที่เร็วที่สุดเพื่อลองใช้ส่วนหนึ่งของระบบได้ทันที เมื่อคุณพบว่าตัวเองต้องจัดการกับทั้งห้าวิธีพร้อมกัน นั่นคือสัญญาณว่างานของคุณได้เติบโตเกินกว่าเครื่องมือแบบแยกส่วน และต้องการให้เครื่องมือเหล่านั้นเชื่อมต่อกันในที่เดียว

สร้างระบบที่ช่วยป้องกันการพลาดกำหนดส่ง

การพลาดกำหนดเวลาไม่ใช่ข้อบกพร่องของบุคลิกภาพ แต่เป็นช่องว่างในการวางแผน ประเมินระยะเวลาของแต่ละขั้นตอน กำหนดวันที่ก่อนวันที่ทุกคนคาดการณ์ ใส่ขั้นตอนการทำงานจริงลงในปฏิทิน และตรวจสอบแผนกับความเป็นจริงก่อนที่สัปดาห์จะกำหนดให้คุณ

ทำอย่างนั้นแล้ว กำหนดเวลาส่งงานจะไม่ใช่หน้าผาที่คุณต้องวิ่งเข้าหาอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นจุดตรวจสอบเล็กๆ หลายจุดที่คุณผ่านไปแล้ว นั่นคือเคล็ดลับทั้งหมด: ไม่ใช่การทำงานหนักขึ้นในคืนก่อน แต่เป็นการสร้างแผนที่ปรับเปลี่ยนได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เมื่อคุณยังมีพื้นที่ให้ปรับเปลี่ยนได้

สมัครใช้ ClickUpเพื่อก้าวแรกสู่การเขียนที่ปราศจากความเครียด

คำถามที่มักถูกถามเกี่ยวกับการจัดการกำหนดเวลาสำหรับนักเขียน

คุณควรทำอย่างไรเมื่อรู้ว่าจะพลาดกำหนดส่งงาน?

แจ้งลูกค้าหรือผู้บรรณาธิการทันทีที่คุณมั่นใจ ไม่ใช่รอจนถึงวันครบกำหนด ส่งข้อเสนอวันที่ใหม่ที่ชัดเจน และหากจำเป็น ให้เสนอที่จะลดขอบเขตงานเพื่อให้ส่วนหนึ่งของงานยังคงส่งทันเวลา การสื่อสารตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยรักษาความสัมพันธ์; การล่าช้าโดยไม่แจ้งให้ทราบคือสิ่งที่ทำลายความเชื่อมั่น ส่งการอัปเดตทันทีที่ระบบตรวจสอบของคุณแจ้งเตือนถึงความเสี่ยง ขณะที่ยังมีเวลาพอที่จะเจรจาใหม่

ต้องใช้เวลาเท่าไรเพื่อเขียนบทความบล็อก 1,000 คำ?

วางแผนเวลาทำงานอย่างตั้งใจประมาณ 3 ถึง 4 ชั่วโมง แต่บทความที่ต้องวิจัยมากอาจใช้เวลานานกว่านั้นผลสำรวจการเขียนบล็อกประจำปีของ Orbit Mediaระบุว่า เวลาเฉลี่ยในการเขียนบทความหนึ่งชิ้นอยู่ที่ประมาณ 3.5 ชั่วโมง และประมาณ 1,300 คำ ซึ่งเวลานี้ครอบคลุมเฉพาะการเขียนร่างเท่านั้น ดังนั้นเมื่อประมาณการกำหนดเวลาส่งงาน ให้เพิ่มเวลาแยกต่างหากสำหรับการวิจัย การเขียนโครงร่าง การตรวจสอบข้อมูล และการจัดรูปแบบ

วันที่กำหนดส่งงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเขียนได้จริงหรือไม่?

ใช่ แต่การตั้งกำหนดส่งแบบแบ่งช่วงจะดีกว่าการตั้งกำหนดส่งครั้งเดียวในท้ายที่สุดในการศึกษาของ Ariely และ Wertenbroch ปี 2002 ผู้ที่ทำงานโดยมีกำหนดส่งระหว่างช่วงที่แบ่งอย่างสม่ำเสมอ มีประสิทธิภาพดีกว่าและเลื่อนการงานน้อยลงกว่าผู้ที่ตั้งเป้าหมายไว้ที่วันส่งครั้งเดียว สำหรับนักเขียน นั่นหมายความว่าควรแบ่งกำหนดส่งออกเป็นขั้นตอน (การวิจัย, ร่างแรก, การแก้ไข) แทนที่จะผูกทุกอย่างไว้กับวันส่งงาน

นักเขียนมืออาชีพสามารถเขียนได้กี่คำในหนึ่งวัน?

นักเขียนมืออาชีพส่วนใหญ่สามารถเขียนได้ประมาณ 1,000 ถึง 2,000 คำต่อวัน โดยไม่นับเวลาที่ใช้ในการวิจัยและแก้ไขสตีเฟน คิง ตั้งเป้าหมายไว้ที่ 2,000 คำต่อวัน ส่วนเกรแฮม กรีน กำหนดให้ตัวเองเขียนเพียง 500 คำเท่านั้น ปริมาณงานที่เขียนออกมาในขั้นต้นนั้นไม่เท่ากับงานที่พร้อมจะตีพิมพ์ ดังนั้นกำหนดเวลาที่สมเหตุสมผลในแต่ละวันควรคำนึงถึงเวลาสำหรับการแก้ไขด้วย ไม่ใช่เพียงความเร็วในการเขียนฉบับแรกเท่านั้น

คุณจะหลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดเวลาเขียนได้อย่างไร?

ประมาณเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอนของงานอย่างแยกกัน แล้วกำหนดวันครบกำหนดที่มีความสำคัญก่อนวันที่ลูกค้ากำหนด เพื่อมีเวลาสำรองในกรณีเกิดความล่าช้า กำหนดตารางเวลาสำหรับการเขียนจริงแทนที่จะเพียงระบุวันครบกำหนด และทบทวนแผนอย่างสม่ำเสมอเพื่อตรวจพบความคลาดเคลื่อนตั้งแต่เนิ่นๆ การพลาดกำหนดส่งมักเกิดจากปัญหาด้านโครงสร้าง ไม่ใช่ปัญหาด้านวินัย ดังนั้นวิธีแก้ไขคือการสร้างแผนที่ดีขึ้น ไม่ใช่การเพิ่มพลังใจ

คุณกำหนดวันครบกำหนดสำหรับโครงการระยะยาว เช่น การเขียนหนังสืออย่างไร?

เริ่มจากวันเสร็จสิ้นแล้วนับถอยหลังเพื่อกำหนดจุดหมายระหว่างทาง จากนั้นแปลงจุดหมายเหล่านั้นเป็นเป้าหมายจำนวนคำต่อวันหรือต่อสัปดาห์เครื่องคำนวณการเขียนหนังสือสามารถแปลงจำนวนคำรวมและวันเสร็จสิ้นให้เป็นเป้าหมายต่อแต่ละเซสชันได้โดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ กำหนดเวลาขั้นกลางมีความสำคัญมากกว่ากำหนดเวลาสุดท้าย: จุดตรวจสอบตามขั้นตอนช่วยป้องกันไม่ให้โครงการที่ใช้เวลาหลายเดือนหลุดจากแผน ซึ่งกำหนดเวลาสุดท้ายที่ห่างไกลเพียงวันเดียวไม่สามารถตรวจจับได้จนกว่าจะสายเกินไป