ผู้ช่วยผู้บริหาร vs หัวหน้าคณะทำงาน: อะไรเหมาะกับคุณ?

เบื้องหลังผู้บริหารที่มีผลงานโดดเด่นทุกคน คือทีมงานที่แข็งแกร่ง—ผู้ซึ่งช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นกับ 20% ของงานที่สร้างผลลัพธ์ถึง 80%

ผู้ช่วยผู้บริหาร (EA) และหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร (CoS) อยู่ในแนวหน้าของทีมงานนี้ พวกเขาเป็นสองบทบาทที่ทรงพลังซึ่งทำให้สถานที่ทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่นเหมือนเครื่องจักรที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แต่ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างบทบาทเหล่านี้คืออะไร และองค์กรของคุณต้องการบทบาทใด?

เราจะสำรวจคำถามเหล่านี้และให้ข้อมูลเชิงลึกจากประสบการณ์จริงในบทบาทเหล่านี้ที่ ClickUp—เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบด้านเมื่อเปรียบเทียบตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหารกับตำแหน่งหัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหารสำหรับทีมของคุณ

หัวหน้าคณะทำงานคืออะไร?

หัวหน้าคณะทำงานเป็นพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ที่ไว้วางใจได้สำหรับผู้นำระดับสูง มักถูกมองว่าเป็น "มือขวา" ของผู้บริหารระดับสูง เช่น CEO, CFO และ COO บทบาทนี้ไปไกลกว่าการสนับสนุนแบบดั้งเดิม โดยมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจในระดับสูง การบริหารโครงการ และการประสานงานข้ามแผนก

คุณทราบหรือไม่ว่าบทบาทของหัวหน้าคณะทำงานมีรากฐานที่ย้อนกลับไปถึงยุทธศาสตร์ทางทหารและการดำเนินงานของรัฐบาล? นั่นเป็นเพราะนายพลชั้นสูงในสนามรบซึ่งอยู่ท่ามกลางความวุ่นวาย มักต้องการใครสักคนที่จะจัดการการไหลเวียนของข้อมูล ทำความเข้าใจลำดับความสำคัญ และทำให้ทุกส่วนที่เคลื่อนไหวอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม

ในยุคสมัยใหม่ บทบาทนี้ได้พัฒนาขึ้นจากเวทีการเมือง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานที่ที่มีชื่อเสียง เช่น ทำเนียบขาว ซึ่งหัวหน้าคณะเจ้าหน้าที่ทำหน้าที่เป็นบุคคลที่ประธานาธิบดีไว้วางใจมากที่สุด

หากมองไปข้างหน้าถึงปัจจุบัน หัวหน้าคณะทำงานยังคงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ในโลกธุรกิจองค์กร

นี่บอกเราบางสิ่งบางอย่างที่สำคัญเกี่ยวกับบทบาทนี้: ผู้บัญชาการทหารสูงสุดจะเจริญเติบโตในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งซีอีโอต้องการใครสักคนที่ช่วยเปลี่ยนวิสัยทัศน์ให้กลายเป็นแผนการปฏิบัติ พร้อมทั้งทำหน้าที่เป็นตัวแทนที่ไว้วางใจของผู้บริหาร

ผู้ช่วยผู้บริหารคืออะไร?

ผู้ช่วยผู้บริหารคือผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโลจิสติกส์และการบริหารเวลา โดยให้การสนับสนุนด้านการบริหารแก่ผู้บริหาร หน้าที่ความรับผิดชอบรวมถึงการจัดการตารางเวลา การสื่อสาร และการเติมเต็มช่องว่างในการบริหารโครงการเพื่อให้การดำเนินงานประจำวันเป็นไปอย่างราบรื่น

ความสำคัญของบทบาท

ผู้ช่วยผู้บริหารในปัจจุบันมีความจำเป็นต่อการดำเนินงานประจำวัน การจัดการตารางเวลาที่ซับซ้อน และการจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะไม่ได้รับผิดชอบแผนกลยุทธ์ที่กว้างขวาง แต่พวกเขาก็สร้างพื้นที่ว่างให้กับผู้บริหารเพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบในระดับที่สูงขึ้น ทำให้พวกเขาเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ต่อประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจ

บทบาทและความรับผิดชอบ

แม้ว่าทั้งหัวหน้าฝ่ายเจ้าหน้าที่และผู้ช่วยผู้บริหารจะให้การสนับสนุนที่สำคัญแก่ผู้บริหาร แต่หน้าที่ความรับผิดชอบของพวกเขามีขอบเขตและจุดเน้นที่แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ

หัวหน้าคณะทำงาน

การวางแผนเชิงกลยุทธ์

หัวหน้าคณะทำงานมีบทบาทสำคัญในการกำหนดอนาคตของบริษัท พวกเขาช่วยในการพัฒนาและดำเนินกลยุทธ์ระดับสูงร่วมกับทีมผู้นำ ซึ่งอาจรวมถึง:

ตัวอย่างเช่น หัวหน้าคณะทำงานอาจทำงานร่วมกับประธานเจ้าหน้าที่บริหารในระหว่างการควบรวมกิจการของบริษัท โดยจัดการกับระบบลอจิสติกส์ที่ซับซ้อน และประสานงานกับทีมต่าง ๆ ให้สามารถดำเนินการเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่น

การประสานงานระหว่างแผนก

ทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างแผนกต่างๆ CoS แก้ไขปัญหาและความติดขัดที่เกิดขึ้นระหว่างแผนก ช่วยป้องกันการเกิดการทำงานแบบแยกส่วน และทำให้แน่ใจว่าทุกแผนกกำลังทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกัน

การสนับสนุนการตัดสินใจระดับผู้บริหาร

หัวหน้าคณะเจ้าหน้าที่มักทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่ไว้วางใจได้ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกและการวิเคราะห์เพื่อช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจอย่างมีข้อมูล พวกเขาเข้าร่วมการประชุมระดับสูง สรุปข้อมูล และนำเสนอข้อเสนอแนะที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและสามารถนำไปปฏิบัติได้แก่ผู้นำ

แม้ว่าทุกบทบาทจะมีความแตกต่างกัน แต่หน้าที่หลักของหัวหน้าคณะทำงานโดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็นสามประเภท ซึ่งแต่ละประเภทช่วยให้หัวหน้าคณะทำงานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรได้อย่างเป็นเอกลักษณ์:1. กระบวนการ: ประเมิน ปรับปรุง และจัดการกระบวนการสำคัญขององค์กร 2. บุคลากร: ติดตามสถานการณ์ภายในทีมและแก้ไขหรือให้คำแนะนำเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ 3. พอร์ตโฟลิโอ: ดูแลพอร์ตโฟลิโอของโครงการที่ขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวหน้า

ผู้ช่วยผู้บริหาร

การสนับสนุนด้านการบริหาร

ผู้ช่วยผู้บริหารมุ่งเน้นการจัดการทุกอย่างตั้งแต่การจัดเตรียมเอกสาร ระบบการจัดเก็บเอกสาร ไปจนถึงการจัดการการเดินทาง บทบาทของพวกเขามีความจำเป็นอย่างยิ่งในการรักษาตารางงานของผู้บริหารให้เป็นระเบียบและปราศจากสิ่งรบกวน

การจัดตารางเวลาและการบริหารเวลา

ความรับผิดชอบหลักของ EA คือการทำให้แน่ใจว่าเวลาของผู้บริหารถูกใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจจัดตารางการประชุมใหม่เพื่อสร้างช่วงเวลาที่ปราศจากการรบกวนหรือให้ความสำคัญกับเรื่องเร่งด่วนที่ต้องการการดูแลทันที

ผู้ช่วยผู้บริหารสร้างความแตกต่างโดยการเพิ่มประสิทธิภาพเวลาของผู้บริหาร ปรับปรุงการสื่อสาร และจัดระเบียบงาน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและช่วยให้ทีมทั้งหมดมีสมาธิ เราคาดการณ์ความต้องการ แก้ไขปัญหาอย่างริเริ่ม และสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่ง ทำให้การทำงานราบรื่นสำหรับทุกคน นอกจากนี้ เรายังสนับสนุนสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว (พยายาม) ลดความเครียดของผู้บริหาร และมีส่วนร่วมในวัฒนธรรมทีมที่เป็นบวกและร่วมมือกัน

การสื่อสารและการติดต่อ

ผู้ช่วยผู้บริหาร (EA) มักจะจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกแทนผู้บริหาร. ไม่ว่าจะเป็นการร่างอีเมล, รับโทรศัพท์, หรือจัดเตรียมการประชุม, พวกเขาทำให้แน่ใจว่าข้อความที่สำคัญถูกสื่อสารอย่างชัดเจนและตรงเวลา.

ทักษะและคุณสมบัติ

ทักษะที่จำเป็นสำหรับหัวหน้าคณะทำงาน

หัวหน้าคณะทำงานต้องเป็นผู้คิดเชิงกลยุทธ์ที่มีความสามารถในการนำที่แข็งแกร่ง

พวกเขาจำเป็นต้องมองเห็นภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น คาดการณ์ความท้าทาย และพัฒนาแผนเพื่อแก้ไขปัญหาโดยใช้:

ทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร

ในฐานะผู้ดูแลผู้บริหาร ผู้ช่วยผู้บริหารต้องมีทักษะการจัดการและมนุษยสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยมเพื่อจัดการกับการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร พวกเขาทำให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงผู้บริหารในเวลาที่เหมาะสม

EA ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดยังมี:

การดำเนินงานประจำวัน

เคยสงสัยไหมว่าเบื้องหลังฉากนั้นเกิดอะไรขึ้นเมื่อผู้บริหารดูเหมือนจะอยู่ที่ทุกที่ในเวลาเดียวกัน ตัดสินใจและผลักดันโครงการให้ก้าวหน้า?

มาเปิดม่านให้เห็นวันทำงานทั่วไปของทั้งสองบทบาทที่ ClickUp—คุณอาจจะแปลกใจว่าแต่ละวันแตกต่างกันมากแค่ไหน!

หนึ่งวันในชีวิตของหัวหน้าคณะทำงาน

วันทำงานทั่วไปของหัวหน้าคณะทำงานอาจแตกต่างกันอย่างมาก

ยกตัวอย่างเช่นอาร์จุน นาสการ์ หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการของ COO ที่ ClickUp

เขาชอบเริ่มต้นวันทำงานด้วยการตรวจสอบข้อความและทบทวนสถานะของโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ เขาจะกันเวลาช่วงสายไว้สำหรับงานที่ต้องใช้ความคิดเชิงกลยุทธ์หรือการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างลึกซึ้ง การประชุมและการเช็คงานกับทีมจะจัดขึ้นประมาณช่วงเที่ยง ส่วนช่วงบ่ายมักจะใช้สำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวกับแต่ละคน วันของเขาจะจบลงด้วยการทบทวนและเคลียร์การแจ้งเตือนทั้งหมด

สำหรับแมนดี้ เมคเฮล หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ ClickUp สิ่งนี้ดูแตกต่างออกไปเล็กน้อย เธอชอบที่จะตรวจสอบข้อความและการแจ้งเตือนใน ClickUp เพื่อดูการอัปเดตต่างๆ ในช่วงเช้าตรู่ก่อนที่จะประชุมกับทีมผู้บริหารและหัวหน้าแผนกต่างๆ ช่วงบ่ายใช้เวลาในการบริหารและดำเนินโครงการ—ประสานงานกับทีมต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามแผน และใช้ฟีเจอร์การจัดการงานของ ClickUp เพื่ออัปเดตสถานะและกำหนดเวลา เธอชอบที่จะทำการวางแผนกลยุทธ์และการวิเคราะห์ในช่วงบ่ายแก่ๆ มักจะใช้แดชบอร์ดของ ClickUp เพื่อแสดงข้อมูลเมตริกและตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญ เธอจบวันด้วยการทบทวนความสำเร็จและวางแผนสำหรับวันถัดไป

เธอได้ชี้แจงต่อไปว่า:

ไม่มีวันทำงานที่เหมือนกันจริง ๆ สำหรับหัวหน้าคณะเจ้าหน้าที่—คุณต้องเตรียมพร้อมอยู่เสมอในการจัดการกับความต้องการที่สำคัญที่สุดที่เกิดขึ้น หากคุณไม่ระมัดระวัง สิ่งนี้อาจทำให้คุณกลายเป็นเพียงผู้ตอบสนองแทนที่จะเป็นผู้ริเริ่มอยู่เสมอ ความลับสู่ความสำเร็จในฐานะ CoS คือการจัดโครงสร้างสัปดาห์ของคุณล่วงหน้าเพื่อเข้าใจว่างานหรือโครงการใดที่ต้องดำเนินการล่วงหน้าอย่างสำคัญ ไม่ว่าจะต้องเฝ้าระวังหรือดำเนินการ โดยไม่คำนึงถึงปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น แม้ว่าเวลาในการดำเนินการของแต่ละงานอาจเปลี่ยนแปลงได้ แต่ผลลัพธ์ที่คาดหวังไม่ควรเปลี่ยนแปลง

หนึ่งวันในชีวิตของผู้ช่วยผู้บริหาร

เช้าวันของ EA มักจะเริ่มต้นแต่เช้าเพื่อเตรียมตัวสำหรับวัน พวกเขาตรวจสอบอีเมลที่เร่งด่วนและจัดตารางงานของผู้บริหาร พร้อมทั้งจัดสรรเวลาสำหรับการจัดการคำขอประชุมแบบกะทันหันและจัดระเบียบภาระงานใหม่เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย

พวกเขาอาจประสานงานการจัดงาน, โปรแกรมการเดินทาง, งบประมาณ, และค่าใช้จ่ายในขณะที่บริหารการสื่อสารที่เข้ามาตลอดทั้งวัน

ในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารที่ ClickUp, เฟย์สามารถบาลานซ์วันทำงานที่เต็มไปด้วยความรับผิดชอบได้

เช้าวันของเธอเริ่มต้นด้วยการจัดการอีเมลและปฏิทิน โดยเธอจะตรวจสอบข้อความเร่งด่วน อัปเดตปฏิทินของผู้บริหาร และส่งการแจ้งเตือนสำหรับการประชุมในวันนั้น เธอเตรียมสรุปประจำวันซึ่งรวมถึงไฮไลท์ของตารางเวลา อีเมลสำคัญ และกำหนดเวลาที่ต้องดำเนินการ ก่อนการประชุม เฟย์จะยืนยันการจองห้องประชุมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดพร้อมใช้งาน

ตลอดทั้งวัน เธอรับผิดชอบการสื่อสาร คัดกรองสายโทรศัพท์ จัดการจดหมายโต้ตอบ และประสานงานการนัดหมาย เธอจัดการการเดินทาง จัดเตรียมเอกสาร และช่วยเหลือการบริหารโครงการตามความจำเป็น ช่วงบ่ายของเธอเกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมการประชุมอาหารกลางวัน ติดตามค่าใช้จ่าย และประสานงานระหว่างผู้บริหารกับสมาชิกในทีม เมื่อสิ้นสุดวัน เธอตรวจสอบงาน แจ้งเตือนอีเมลสำคัญ และเตรียมข้อมูลสำหรับผู้บริหารในวันถัดไป

การใช้เทคโนโลยีในทั้งสองบทบาท

ทั้ง CoS และ EA ต่างพึ่งพาเทคโนโลยีอย่างมากในการปรับปรุงการดำเนินงานประจำวันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และนี่คือจุดที่เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการโครงการอย่างClickUpเข้ามามีบทบาทสำคัญ

ClickUp นำเสนอแพลตฟอร์มศูนย์กลางสำหรับการจัดการปฏิทินผู้บริหาร ติดตามงานสำคัญที่ส่งมอบได้ในแต่ละโครงการและแต่ละฝ่ายงาน รวมถึงการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานธุรการที่ซ้ำซ้อน

การจัดการงานด้วย ClickUp

หัวหน้าคณะทำงานมักบริหารโครงการที่ซับซ้อนซึ่งมีหลายทีมร่วมกันทำงาน

ด้วยการใช้คุณสมบัติการจัดการงานของ ClickUp พวกเขาสามารถมอบหมายงาน ตั้งวันครบกำหนด และติดตามความคืบหน้าข้ามแผนกได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อประสานงานโครงการระดับบริษัท เช่น การปรับปรุงกลยุทธ์ CoS สามารถใช้ ClickUp เพื่อแบ่งโครงการออกเป็นงานและงานย่อยที่สามารถดำเนินการได้ และทำให้แน่ใจว่าแต่ละทีมบรรลุเป้าหมายของตน

การจัดตารางเวลาด้วยปฏิทินและมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp

เนื่องจากหนึ่งในหน้าที่หลักของฉันใน ClickUp คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิทินของทีมเราสอดคล้องกัน ฉันจึงมักจะทำกิจวัตรในการตรวจสอบปฏิทินที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการประชุมทับซ้อนกันหรือมีเหตุฉุกเฉินใด ๆ ที่เกิดขึ้นจากการพัฒนาล่าสุดที่สามารถแก้ไขและดำเนินการได้เร็วที่สุด

การจัดตารางเวลาเป็นส่วนสำคัญของบทบาทของ EA และมุมมองปฏิทินและมุมมองแผนภูมิแกนต์ของ ClickUpให้ภาพรวมที่ชัดเจนของการประชุม กำหนดเส้นตายของโครงการ และภาระผูกพันของผู้บริหาร

ด้วยข้อได้เปรียบเพิ่มเติมของเทมเพลตที่สามารถปรับแต่งได้ เช่นเทมเพลตการบล็อกตารางเวลาของ ClickUp ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถวางแผนวันของผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้ช่วยให้พวกเขาจัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับการประชุม การทำงานเชิงลึก และการพักผ่อน เพื่อให้มั่นใจว่างานสำคัญได้รับการจัดลำดับความสำคัญและมีเวลาพักอย่างเพียงพอ ด้วยการวางแผนแต่ละช่วงเวลาอย่างชัดเจนและติดตามความคืบหน้าโดยใช้สถานะงานที่กำหนดเองใน ClickUp ผู้ช่วยสามารถ:

การสื่อสารกับเอกสารและแชทของ ClickUp

ทั้งสองบทบาทเจริญเติบโตได้ดีจากการสื่อสารที่ราบรื่น

แมนดี้เชื่อมั่นในฟีเจอร์ Docs ของ ClickUpสำหรับการจดบันทึกและติดตามรายการที่ต้องดำเนินการระหว่างการประชุมกับทีมผู้บริหารของเธอ

และ Arjun พึ่งพาClickUp Chat เป็นอย่างมาก ClickUp Chat ช่วยรวมงานและการสนทนาไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ช่วยขจัดความยุ่งยากจากการสลับไปมาระหว่างเครื่องมือหลายอย่างเพื่อให้งานสำเร็จ

คุณสมบัติความคิดเห็นที่มอบหมายและ@mentionของ ClickUpช่วยให้ CoS และ EA สามารถให้ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์แก่ทีมและผู้บริหารของพวกเขาได้ภายในกระทู้การสนทนาภายในงาน ClickUp โดยไม่ต้องย้ายที่ ทำให้บริบททั้งหมดรวมศูนย์ในที่เดียว

ไม่ว่าจะเป็นการแท็กหัวหน้าฝ่ายการตลาดเมื่อมีการอัปเดตโครงการ หรือการแจ้งปัญหาเร่งด่วนของลูกค้าให้ซีอีโอทราบ ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้มั่นใจว่าไม่มีสิ่งใดหลุดรอดไป

การจัดการความรู้ด้วย ClickUp Brain และ Connected Search

ClickUp Brainคือผู้ช่วย AIในตัวของ ClickUp ที่เข้าใจคำถามภาษาธรรมชาติเกี่ยวกับเนื้อหาใน ClickUp ของคุณ สร้างรายงานสรุปประจำวัน และช่วยสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลในพื้นที่ทำงาน CoS และ EA สามารถใช้มันเพื่อถามคำถามในลักษณะการสนทนาและรับคำตอบที่เกี่ยวข้องได้ทันที

การค้นหาแบบเชื่อมโยงของ ClickUpมอบการค้นหาแบบรวมศูนย์ ช่วยให้ทีมค้นหาข้อมูลได้ทั้งจากงาน เอกสาร ความคิดเห็น และไฟล์แนบภายใน ClickUp รวมถึงแอปภายนอกที่เชื่อมต่อ เช่น Google Drive, Slack และอื่นๆ

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยผู้ช่วยผู้บริหาร (EAs) และผู้ประสานงานองค์กร (CoS) ค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วและรักษาความรู้ขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น

*ฉันใช้ ClickUp เป็นประจำและใช้ประโยชน์จากกล่องขาเข้า รายการ และตัวเตือนของเราเพื่อให้แน่ใจว่าฉันติดตามข้อมูล "ที่ต้องรู้" และ "ที่ต้องดำเนินการ" ได้ตลอดเวลา บางครั้ง ในภาพรวมของสิ่งต่าง ๆ รายละเอียดบางอย่างอาจถูกมองข้ามไป และเครื่องมือที่ผมมักจะพึ่งพาคือ ClickUp Brain และฟีเจอร์ Connected Search ของเรา ซึ่งช่วยประหยัดเวลาของผมได้มากในการค้นหาทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมดหรืออ่านความคิดเห็นทุกความคิดเห็นในภารกิจหนึ่ง ๆ ด้วยการใช้ AI ที่เราพัฒนาขึ้นเอง มันสามารถสร้างสรุปที่เป็นประโยชน์ให้คุณได้ ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

เส้นทางอาชีพและการก้าวหน้า

เส้นทางอาชีพสำหรับหัวหน้าคณะทำงานและผู้ช่วยผู้บริหารเป็นเส้นทางที่น่าสนใจสู่การเป็นผู้นำและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน คุณอาจแปลกใจว่าบทบาทเหล่านี้สามารถพัฒนาและเชื่อมโยงกันได้อย่างไร

ความก้าวหน้าในสายอาชีพของหัวหน้าคณะทำงาน

โดยทั่วไปแล้ว หัวหน้าคณะเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร (Chiefs of Staff) มักดำรงตำแหน่ง CoS เป็นระยะเวลาเฉลี่ย 2.3 ปี โดยใช้ตำแหน่งนี้เป็นจุดเริ่มต้นในการก้าวสู่ตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง เช่น ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ (COO) ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) และประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (CEO)

ผู้บริหารระดับสูงหลายคนอาจเริ่มต้นธุรกิจของตนเองด้วยเช่นกัน โดยมีความรู้เชิงลึกที่มีค่าอย่างยิ่งเกี่ยวกับการเป็นผู้นำระดับสูง

การพัฒนาอาชีพของผู้ช่วยผู้บริหาร

EA สมัยใหม่กำลังทำลายกรอบแบบดั้งเดิม สร้างเส้นทางอาชีพที่หลากหลายขึ้นบนพื้นฐานของความเข้าใจทางธุรกิจอย่างครอบคลุม. เส้นทางที่เป็นไปได้ ได้แก่:

ปลดล็อกและติดตามการเติบโตในสายอาชีพด้วย ClickUp

การพัฒนาอาชีพสมัยใหม่ต้องการเครื่องมือสมัยใหม่ นี่คือวิธีที่ผู้เชี่ยวชาญในทั้งสองบทบาทใช้ ClickUp เพื่อก้าวหน้า:

กุญแจสำคัญในการก้าวหน้าในบทบาทใด ๆ คือการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง การคิดเชิงกลยุทธ์ และการบันทึกผลกระทบของคุณอย่างชัดเจน ด้วยทัศนคติที่ถูกต้องและเครื่องมือที่เหมาะสม ทั้งสองเส้นทางมอบโอกาสที่น่าทึ่งสำหรับการเติบโต

กรณีศึกษา: การเชื่อมช่องว่าง—จาก EA ถึงหัวหน้าคณะทำงาน

การเปลี่ยนผ่านจากตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายกลยุทธ์ (EA) ไปสู่ตำแหน่งหัวหน้าคณะทำงาน (Chief of Staff) กำลังกลายเป็นเรื่องที่พบได้บ่อยมากขึ้น โดยเฉพาะในบริษัทเทคโนโลยี

ทำไม? EA มีความรู้เชิงสถาบันและเครือข่ายความสัมพันธ์อันล้ำค่าซึ่งทำให้พวกเขามีคุณสมบัติเฉพาะตัวสำหรับบทบาทเชิงกลยุทธ์

ผลกระทบของ CoS และ EA ต่อความสำเร็จขององค์กร

เมื่อผู้บริหารบรรลุผลลัพธ์ที่น่าทึ่ง มักจะเป็นการสนับสนุนที่ราบรื่นของหัวหน้าคณะทำงานและผู้ช่วยผู้บริหารที่ทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้องที่ทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้ มาสำรวจกันว่าบทบาทเหล่านี้ขับเคลื่อนความเป็นเลิศขององค์กรได้อย่างไร

ผลกระทบเชิงกลยุทธ์ของหัวหน้าคณะทำงาน

หัวหน้าคณะทำงานทำหน้าที่เป็นผู้เพิ่มพลังเชิงกลยุทธ์ให้กับ CEO(หรือผู้บริหารระดับสูงอื่น ๆ) ในฐานะตัวแทนที่ไว้วางใจได้ พวกเขา:

หัวหน้าคณะเจ้าหน้าที่ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดเข้าใจว่าอำนาจของตนมาจากการขยายผลกระทบของผู้นำของตน

ความเป็นเลิศในการดำเนินงานผ่านผู้ช่วยผู้บริหาร

พวกเขาทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางประสาทปฏิบัติการที่มีความสำคัญต่อภารกิจหลัก ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของผู้นำ พวกเขา:

การใช้ ClickUp เพื่อสร้างผลลัพธ์สูงสุด

หัวหน้าฝ่ายบริหารและผู้ช่วยผู้บริหารยุคใหม่พึ่งพาฟีเจอร์แดชบอร์ดและเป้าหมายของ ClickUpเพื่อขับเคลื่อนการทำงานร่วมกันของทีมและการจัดวางกลยุทธ์อย่างมีประสิทธิภาพ

แดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ทำหน้าที่เป็นศูนย์บัญชาการซึ่งพวกเขาสามารถติดตามหลายสายงาน, ลำดับความสำคัญของทีม, และโครงการริเริ่มของผู้บริหารได้แบบเรียลไทม์ ด้วยการรวมตัวชี้วัดเชิงกลยุทธ์และการดำเนินงาน, สถานะของโครงการ, และกิจกรรมของทีมไว้ในอินเทอร์เฟซที่มองเห็นได้ในที่เดียว พวกเขาสามารถรักษาภาพรวมที่ครอบคลุมของความก้าวหน้าขององค์กรได้

ในทำนองเดียวกัน เป้าหมายของ ClickUp ช่วยให้พวกเขาสามารถแบ่งเป้าหมายระดับสูงออกเป็นเป้าหมายที่วัดผลได้และจุดสำคัญที่สามารถติดตามได้ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถถ่ายทอดลำดับความสำคัญของฝ่ายบริหารไปยังทั้งองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่ยังคงมองเห็นความคืบหน้าได้อย่างชัดเจน พวกเขาสามารถระบุจุดติดขัดได้อย่างรวดเร็ว จัดสรรทรัพยากรใหม่ และทำให้มั่นใจว่าทีมยังคงมุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์

ส่วนที่ดีที่สุด? ด้วยแดชบอร์ดที่ใช้ร่วมกัน ทีมงานจะได้รับความโปร่งใสในความเชื่อมโยงและกำหนดเวลาของแต่ละงาน ในขณะที่การติดตามความคืบหน้าอัตโนมัติช่วยลดความจำเป็นในการประชุมอัปเดตสถานะ ทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างแผนกมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งนี้ทำให้การทำงานร่วมกันรู้สึกเป็นธรรมชาติมากขึ้นและไม่น่าเบื่อเหมือนงานที่ต้องทำ

ความท้าทายและแนวทางแก้ไข

แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์มากที่สุดในบทบาทเหล่านี้ก็ยังต้องเผชิญกับอุปสรรคที่ไม่เหมือนใคร

มาสำรวจกันว่าสิ่งเหล่านี้คืออะไรและจะเอาชนะได้อย่างไร พร้อมด้วยเคล็ดลับจากผู้ช่วยเสมือน (EAs) และหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ (CoS) ที่ ClickUp

ความท้าทายและแนวทางแก้ไขสำหรับหัวหน้าคณะเจ้าหน้าที่

การบริหารจัดการอำนาจโดยไม่มีผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง

หนึ่งในปัญหาที่ใหญ่ที่สุดสำหรับหัวหน้าคณะทำงาน? พวกเขามักจะต้องทำให้สิ่งต่าง ๆ สำเร็จลุล่วงในแผนกต่าง ๆ โดยไม่มีอำนาจโดยตรง.

ตามที่อรชุนกล่าวจากประสบการณ์ของเขา:

การรักษา OKR และลำดับความสำคัญของทีมทั้งหมดให้เป็นหนึ่งเดียวเป็นความท้าทาย นอกเหนือจากทีมของฉันเองแล้ว ทีมอื่นๆ ยังมีลำดับความสำคัญที่เราต้องมั่นใจว่ากำลังติดตามไปในทิศทางที่ถูกต้องด้วย

นั่นคือจุดที่การมีเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันแบบภาพทำให้แตกต่างอย่างสิ้นเชิง การใช้กระดานไวท์บอร์ดและเอกสารของ ClickUpสำหรับการประชุมกลยุทธ์ช่วยให้ทุกคนเห็นพ้องต้องกันและมั่นใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

การจัดการลำดับความสำคัญที่แข่งขันกัน

ในฐานะ CoS คุณมีโครงการเชิงกลยุทธ์ระยะยาวที่ต้องแข่งขันกับคำขอจากผู้บริหารที่บอกว่า "ต้องการเมื่อวาน"

ทางออกคืออะไร? การนำระบบการจัดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนมาใช้ ไม่ใช่ทุกสิ่งที่สำคัญจะต้องได้รับความสนใจในทันที และไม่ใช่ทุกสิ่งที่ต้องการความสนใจในทันทีจะมีความสำคัญมากพอ

ใช้การจัดลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpเพื่อทำเครื่องหมายงานที่มีความเร่งด่วนสูง ปานกลาง ปกติ และต่ำ เพื่อให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนว่าควรจัดการงานใดก่อน

การบริหารคนและการนำการเปลี่ยนแปลงไปปฏิบัติ

ด้านของบุคลากรเป็นอีกหนึ่งความท้าทายที่น่าสนใจ

การนำกลยุทธ์ใหม่มาใช้และการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงอาจเผชิญกับการต่อต้าน ฉันจัดการกับสิ่งนี้โดยการส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความร่วมมือและใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจากแดชบอร์ดของ ClickUp, Workday และแหล่งข้อมูลอื่น ๆ เพื่อแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ

อรชุนเพิ่มเติมว่า:

ทีมของฉันกำลังใหญ่ขึ้น และฉันไว้วางใจให้พวกเขาทำงานอย่างอิสระได้ ฉันพึ่งพาการสรุปเอกสาร งาน และแชทโดย AI [ใน ClickUp] เพื่อติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

ความท้าทายและแนวทางแก้ไขสำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร

ข้อมูลล้นเกิน

สำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร การรับข้อมูลมากเกินไปเป็นเรื่องจริง! ลองนึกภาพการพยายามจัดการกับกระแสอีเมล คำขอ และการเชิญเข้าร่วมประชุมที่ไม่มีวันสิ้นสุดในทุกๆ วัน

เอ็มมานูเอลแบ่งปันมุมมองเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้ClickUp Automationsเพื่อจัดการงานที่ยุ่ง คุณสามารถใช้เงื่อนไข if-then เพื่อกระตุ้นการดำเนินการเฉพาะ (เช่น หากสถานะงานเปลี่ยนเป็น 'เสร็จแล้ว' ให้เปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานเป็น 'Klara') หรือสร้างลำดับการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองโดยใช้คำสั่งภาษาธรรมชาติผ่าน ClickUp Brain!

การรักษาความผลิตภาพและความมีประสิทธิภาพในกิจวัตรประจำวันของฉันเป็นความท้าทายทุกวัน และนี่คือจุดที่ระบบอัตโนมัติและการแจ้งเตือนของ [ClickUp] มีประโยชน์มาก! ด้วยการสร้างระบบอัตโนมัติของเรา ความพยายามที่ต้องทำด้วยตนเองกลายเป็นอดีต และคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขปัญหา 'ทำไม' แทนที่จะเสียเวลาไปกับการค้นหาว่า 'อะไร'

การรักษาสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว

ลักษณะการทำงานแบบ "พร้อมเสมอ" ของบทบาท EA อาจเป็นสิ่งที่ท้าทายเป็นพิเศษ เพื่อให้บรรลุสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวที่ดีขึ้น ควรจัดตั้งระบบและระเบียบการมอบหมายงานที่ชัดเจนใน ClickUp Docs เพื่อให้ทุกอย่างถูกบันทึกและจัดระเบียบไว้อย่างครบถ้วน

คิด:

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างทีม

เฟย์ยอมรับว่าการทำให้แน่ใจว่าข้อความ, การอัปเดต, และคำแนะนำถูกสื่อสารอย่างถูกต้องข้ามแผนกสามารถเป็นเรื่องท้าทายได้, โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับตารางงานที่ยุ่ง.

ข้อเสนอของเธอคืออะไร?

จัดตั้งช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนและใช้เครื่องมือที่รวมศูนย์ (เช่น เอกสารที่ใช้ร่วมกันหรือกระดานงาน) เพื่อให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงและจัดระเบียบได้ การติดตามผลอย่างสม่ำเสมอและการสรุปข้อความอย่างชัดเจนช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจข้อมูลล่าสุดและความรับผิดชอบของตน

เอ็มมานูเอลเพิ่มเติมว่า:

ด้วยเครื่องมือมากมายที่เราใช้เพื่อทำให้สิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอาจกลายเป็นความท้าทายอย่างมาก. สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ ClickUp คือ เมื่อเราสร้างและเปิดตัว ClickUp Chat งานของฉันสามารถอยู่ในที่เดียวได้ในตอนนี้ และการแบ่งปันข้อมูลก็กลายเป็นเรื่องที่ราบรื่นมากขึ้น!

การเลือกสิ่งที่เหมาะสม

ความแตกต่างระหว่างตำแหน่งหัวหน้าคณะทำงานและตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหารไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของตำแหน่งเท่านั้น—แต่เป็นเรื่องของวิธีที่แต่ละตำแหน่งมีส่วนร่วมอย่างเป็นเอกลักษณ์ในการสร้างความเป็นเลิศให้กับองค์กร

เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถเพิ่มผลกระทบของบทบาทสำคัญเหล่านี้ได้ ตั้งแต่การอัตโนมัติของงานประจำไปจนถึงการติดตามการดำเนินการเชิงกลยุทธ์. ชุดคุณสมบัติที่ครอบคลุมของ ClickUp รองรับการวางแผนกลยุทธ์และการดำเนินงานประจำวัน ทำให้เป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับผู้อำนวยการฝ่ายบริหารและผู้ช่วยผู้บริหาร.

ทำไมต้องรอจนกว่าจะจ้างคนที่เหมาะสมที่สุด?ลองใช้ ClickUp วันนี้และวางแผนล่วงหน้าเพื่อความสำเร็จ!