เคยเห็นตำแหน่ง SDE-1, SDE-2 ในรายละเอียดงานหรือไม่? หรือตำแหน่งอย่างเช่น 'ผู้จัดการ', 'ผู้อำนวยการ' เป็นต้น? ในโลกธุรกิจ ตำแหน่งเหล่านี้บ่งบอกถึงประสบการณ์ ความคาดหวัง และตำแหน่งของบทบาทเฉพาะในโครงสร้างองค์กร
พวกมันแสดงถึงตำแหน่งในลำดับชั้นขององค์กร ซึ่งโดยทั่วไปจะแสดงในรูปแบบแผนภูมิที่เรียกว่า แผนผังองค์กร การแสดงภาพโครงสร้างขององค์กรนี้มีบทบาทสำคัญในการออกแบบองค์กร ประสิทธิภาพการทำงาน ประสิทธิผลของทีม และวัฒนธรรมองค์กร
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะสำรวจวิธีที่คุณสามารถสร้างและปรับปรุงโครงสร้างองค์กรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
การเข้าใจโครงสร้างองค์กร
แผนผังองค์กรเป็นการแสดงโครงสร้างของบริษัทในรูปแบบภาพ โดยทั่วไปจะประกอบด้วย:
- บทบาทของบุคคลในแต่ละส่วนขององค์กร
- การยุบรวมแผนก/ทีม
- ลำดับชั้นภายในแต่ละแผนก/ทีม
- ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ทีมงาน และแผนก
แผนผังโครงสร้างองค์กร หรือที่เรียกว่าแผนผังองค์กรหรือแผนผังโครงสร้างองค์กร สามารถเป็นแบบง่าย แสดงส่วนต่าง ๆ ขององค์กร เช่น สำนักงานภูมิภาคหรือแผนก หน้าที่ และวิธีการเชื่อมโยงกัน หรืออาจซับซ้อน มีลำดับชั้น หน่วยงาน และหน่วยย่อยที่ละเอียดก็ได้
การใช้แผนผังโครงสร้างองค์กร
โดยแก่นแท้แล้ว แผนผังองค์กรคือการแสดงภาพส่วนต่าง ๆ ของบริษัทอย่างเป็นรูปธรรม ช่วยให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจภาพรวมได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ แผนผังองค์กรยังมีประโยชน์ในด้านอื่น ๆ ดังนี้:
การออกแบบโครงสร้างองค์กร: ภาพที่ชัดเจนขององค์กรช่วยให้ผู้นำมั่นใจได้ว่าทุกแผนกมีบุคลากรเพียงพอ ตัวอย่างเช่น หากคุณขาดหัวหน้าฝ่ายวิศวกรรม ช่องว่างในแผนผังองค์กรจะชี้ให้เห็นในระหว่างการประชุมทบทวน หากหัวหน้าฝ่ายวิศวกรรมของคุณได้เลื่อนตำแหน่งเป็น CTO คุณก็จะเห็นได้อย่างชัดเจนเช่นกัน!
ให้ความชัดเจน: พวกเขาชี้แจงโครงสร้างการรายงานภายในองค์กร ช่วยให้พนักงานสามารถระบุได้ว่าควรติดต่อใครสำหรับปัญหาหรือข้อมูลเฉพาะ
การกำหนดความรับผิดชอบ: โครงสร้างองค์กรช่วยให้มั่นใจว่าทุกส่วนงานของธุรกิจได้รับการดูแลอย่างเพียงพอโดยไม่มีความซ้ำซ้อนในความรับผิดชอบ ช่วยปรับสมดุลภาระงานของพนักงาน โดยเฉพาะผู้นำ
การปฐมนิเทศ: แผนผังโครงสร้างองค์กรเป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพในการช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจองค์กรทั้งหมด ช่วยสร้างความคุ้นเคยและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งได้เร็วขึ้น
ความคล่องตัว: การแสดงภาพขององค์กรที่สามารถซูมเข้าและออกได้ ช่วยให้สามารถจัดสรรทรัพยากร มอบหมายงาน ทำงานร่วมกัน และตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจำลองและการวางแผน:เมื่อคุณกำลังปรับโครงสร้างองค์กรหรือกำลังผ่านการควบรวมกิจการคุณอาจจำเป็นต้องมองเห็นภาพของรูปแบบองค์กรใหม่ในหลากหลายเวอร์ชัน แผนผังองค์กรช่วยให้สามารถจำลองสถานการณ์ดังกล่าวได้โดยไม่กระทบต่อพลวัตที่เกิดขึ้นจริง
แผนผังองค์กรเป็นเครื่องมือในการสื่อสารในท้ายที่สุด พวกเขาช่วยให้องค์กรสื่อสารโครงสร้างปัจจุบัน แผนในอนาคต การเปลี่ยนแปลง และอื่น ๆ ได้อย่างชัดเจน แน่นอนว่า มีวิธีการมากกว่าหนึ่งวิธีในการทำเช่นนี้
ประเภทของแผนผังองค์กร
โดยแก่นแท้แล้ว แผนผังองค์กรคือการนำเสนอในรูปแบบกราฟิกที่มีจุดเชื่อมโยงและเส้นเชื่อม โดยอิงตามโครงสร้างขององค์กรของคุณ ซึ่งสามารถเป็นได้ดังนี้:
ลำดับชั้น
แผนผังองค์กรนี้มีลักษณะคล้ายพีระมิด โดยมีผู้มีอำนาจสูงสุดอยู่ด้านบน ตามด้วยผู้บริหารระดับกลางและพนักงาน
เมทริกซ์
แผนผังองค์กรนี้แสดงโครงสร้างที่พนักงานรายงานต่อผู้จัดการมากกว่าหนึ่งคน มักใช้ในองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นและความร่วมมือระหว่างโครงการต่างๆ
ราบเรียบ
แผนผังองค์กรประเภทนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่มีโครงสร้างแบบแบน ซึ่งมักพบในสตาร์ทอัพและธุรกิจขนาดเล็ก
นี่คือความแตกต่างที่สำคัญระหว่างประเภทของแผนผังองค์กร:
| แง่มุม | ลำดับชั้น | เมทริกซ์ | แบน |
|---|---|---|---|
| ระดับของบทบาท | ลำดับชั้นการบังคับบัญชาที่ชัดเจนซึ่งพนักงานทุกคนทราบดีว่าตนเองรายงานต่อใคร | เส้นทางการบังคับบัญชาที่ชัดเจน แม้ว่าจะมีผู้จัดการหลายคนสำหรับพนักงานแต่ละคน | พนักงานทุกคนรายงานตรงต่อผู้นำ โดยไม่มีผู้บริหารระดับกลาง |
| เหมาะสำหรับ | บทบาทที่ชัดเจนและโครงสร้างเชิงเส้น | ทีมที่ถูกจัดตั้งและยกเลิกตามโครงการ | ทีมขนาดเล็กที่บริหารจัดการตนเอง |
| เป้าหมายที่มันให้บริการ | ความชัดเจนและความมั่นคง | ความยืดหยุ่นและความเป็นโมดูลาร์ | ความเรียบง่ายและความรวดเร็ว |
| ข้อดี | ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านตามแผนก เส้นทางอาชีพที่ชัดเจน | การร่วมมือข้ามสายงาน, ความพร้อมของทักษะที่หลากหลาย | ความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบ, การมองเห็นและการยอมรับ |
| ข้อเสีย | ระบบราชการและระบบการอนุมัติที่ซับซ้อนทำให้การตัดสินใจล่าช้า | ความไม่ชัดเจนในหน้าที่การงาน, ขอบเขตการควบคุมที่ไม่สามารถจัดการได้ | ระบบราชการและระบบอนุมัติที่ซับซ้อน; การตัดสินใจล่าช้า |
ขึ้นอยู่กับประเภท ขนาด และวัฒนธรรม องค์กรสามารถมีโครงสร้างเหล่านี้ร่วมกันได้เช่นกัน
ตัวอย่างเช่น ทั้งองค์กรสามารถใช้โครงสร้างแบบลำดับชั้น ในขณะที่ทีมข้ามสายงานหนึ่งภายในอาจใช้โครงสร้างแบบแบน
ในส่วนถัดไป เราจะพูดถึงวิธีการเลือกโครงสร้างองค์กรของคุณและออกแบบผังองค์กรให้เหมาะสม
ขั้นตอนการสร้างโครงสร้างองค์กร
สมมติว่าคุณเป็นสตาร์ทอัพที่มีพนักงานห้าคน หยิบปากกาและกระดาษขึ้นมาแล้วร่างว่าสมาชิกในทีมเหล่านี้ทำงานร่วมกันอย่างไร จากนั้นจัดกรอบกระดาษนั้นไว้ นี่คือผังโครงสร้างองค์กรฉบับแรกของคุณ
หวังว่าทุกองค์กรจะง่ายเหมือนนั้น เมื่อจำนวนพนักงาน, ตำแหน่ง, แผนก, ผลิตภัณฑ์/บริการเพิ่มขึ้น คุณจะต้องมีโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน นี่คือวิธีการสร้างโดยใช้เครื่องมือพื้นที่ทำงานร่วมกันเช่นClickUp
1. ทำความเข้าใจโครงสร้างองค์กรของคุณ
โครงสร้างกำหนดวิธีที่ผู้คนเชื่อมต่อและบทบาทของพวกเขาในองค์กร การออกแบบที่ไม่ดีสามารถสร้างความยุ่งเหยิงด้วยลำดับชั้นที่ขัดแย้งกัน ความสับสนในบทบาท ขาดการประสานงาน ล้มเหลวในการแบ่งปันความคิด และการตัดสินใจที่ล่าช้า
ดังนั้น เริ่มกิจกรรมแผนผังองค์กรของคุณด้วยการทำความเข้าใจว่าคุณทำงานอย่างไรในปัจจุบัน ระบุสิ่งต่อไปนี้:
- ทุกตำแหน่งและระดับของพนักงานที่คุณมี (นักพัฒนา, นักออกแบบ, ผู้ทดสอบ, เป็นต้น)
- ทุกตำแหน่งและระดับการบริหาร (ผู้จัดการโครงการ, ผู้จัดการทีม, หัวหน้าแผนก, เป็นต้น)
- ความสัมพันธ์ในการรายงานสำหรับแต่ละบุคคล
- การเชื่อมต่อด้านข้าง, ถ้ามี
วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ รวมถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคลและหัวหน้าแผนก คุณอาจพบข้อมูลบางอย่างในแม่แบบกฎบัตรทีมของคุณด้วย อย่าลืมบันทึกความรู้ไว้อย่างเพียงพอ
คุณสามารถใช้ ClickUp Forms เพื่อสร้างแบบสำรวจ หรือตั้งค่าการประชุมแบบตัวต่อตัวและบันทึกโน้ตในClickUp Docs ได้ เมื่อบันทึกข้อมูลแล้ว สามารถแชร์อย่างปลอดภัยกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อแสดงความคิดเห็นได้หากมี ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และแปลงโน้ตเป็นงานได้อย่างง่ายดาย
2. กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขต
คุณกำลังสร้างโครงสร้างองค์กรของคุณเพื่อใครและเพราะเหตุใด? เป็นเพื่อวัตถุประสงค์ภายในองค์กรเพื่อแสดงโครงสร้างทีมหรือเป็นบันทึกสำหรับนักลงทุน?
หากเป็นเพื่อการใช้งานภายในองค์กร คุณอาจเพิ่มรหัสบทบาทเฉพาะ (เช่น SDE-1, ผู้จัดการ, เป็นต้น) รวมถึงช่วงเงินเดือน หรือแม้กระทั่งชื่อบุคคล หากจำเป็น
หากเป็นสำหรับนักลงทุน คุณอาจต้องการเน้นที่ความเป็นผู้นำและความแข็งแกร่งของทักษะ การชี้แจงขอบเขตจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าข้อมูลใดที่ควรรวมไว้ในแผนภูมิ
3. เลือกเค้าโครงผังองค์กรของคุณ
ตามโครงสร้างและวัตถุประสงค์ขององค์กรปัจจุบันของคุณ ให้เลือกสไตล์แผนผังองค์กร ไม่ว่าจะเป็นแบบลำดับชั้น แบบเมทริกซ์ หรือแบบแบนราบ เลือกแบบที่สะท้อนองค์กรของคุณได้ดีที่สุด คุณสามารถใช้แผนผังหลายแบบในแผนผังเดียวกันได้หากจำเป็น
พิจารณาตัวอย่างโครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์เหล่านี้เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นว่าบริษัทในภาคส่วนต่างๆ ใช้โครงสร้างนี้อย่างไร
4. เลือกเครื่องมือออกแบบโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสม
เมื่อคุณเลือกโครงสร้างแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะวาดภาพ. เพื่อทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้สมุดบันทึก, ผนังกระจก, หรือแม้กระทั่งตารางคำนวณ. อย่างไรก็ตาม, เครื่องมือเหล่านี้ไม่มีความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ.
ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กรที่ดีที่สุด โดยเฉพาะสำหรับทีมแบบไฮบริด คือพื้นที่ทำงานร่วมกัน เช่นClickUp Whiteboards ด้วย ClickUp คุณสามารถวาดแผนผัง เพิ่มโหนดและตัวเชื่อมต่อ ใส่รูปภาพ/โน้ตติด ฝังเอกสาร แท็กบุคคล และอื่นๆ อีกมากมาย!
กล่องและมุมไม่เหมาะกับคุณใช่ไหม? ลองดูClickUp Mind Mapsสำหรับซอฟต์แวร์แผนผังองค์กรของคุณ เพิ่มรายการ งาน และรายการตรวจสอบ แล้วลองเล่นกับฟีเจอร์ต่างๆ จนกว่าคุณจะสามารถสร้างแผนผังได้
5. ออกแบบโครงสร้างองค์กรของคุณ
เริ่มต้นจากด้านบน: สร้างลำดับชั้นที่ชัดเจนโดยเริ่มจากระดับผู้บริหาร จากนั้นจึงเป็นระดับผู้บริหารอาวุโส (รองประธาน, ผู้อำนวยการ) จากนั้นจึงทำงานลงไปในแต่ละแผนก ทีม และสมาชิกทีมแต่ละคน
เพิ่มรายละเอียด: ระบุชื่อพนักงาน, ตำแหน่งงาน, หน้าที่ความรับผิดชอบ, บัญชีโซเชียลมีเดีย, เว็บไซต์, รูปภาพ, และข้อมูลน่าสนใจอื่น ๆ ตามกรณีการใช้งาน ให้ตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถค้นหาโปรไฟล์พนักงานและข้อมูลได้จากระบบวิเคราะห์กำลังคนหรือซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลพนักงานของคุณ
รูปแบบและการนำเสนอ: รักษาความสม่ำเสมอในการออกแบบโครงสร้างองค์กรของคุณ ให้รูปร่าง สี รูปแบบ ขนาดตัวอักษร ฯลฯ ถูกจำกัดอยู่ในภาษาการออกแบบที่เหมือนกัน หากคุณสามารถปรับให้สอดคล้องกับภาษาของแบรนด์ของคุณได้ จะยิ่งดีขึ้นไปอีก
หากนี่เป็นแผนผังองค์กรครั้งแรกของคุณ อย่ามัวแต่เริ่มต้นจากศูนย์ลองใช้เทมเพลตแผนผังองค์กรของ ClickUpเพื่อเริ่มต้น เทมเพลตระดับกลางนี้จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพบริษัทของคุณ เพิ่ม/ลบบทบาทต่างๆ ให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และขยายองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. ทำให้มีความเคลื่อนไหว
แผนผังองค์กรเป็นเอกสารที่มีชีวิตซึ่งพัฒนาไปพร้อมกับบริษัทของคุณ เมื่อคุณสร้างแผนผังองค์กร ให้เผื่อพื้นที่สำหรับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ
- ตั้งค่าผืนผ้าใบเพื่อเพิ่มแผนก ทีม และพนักงานในภายหลัง
- ตั้งการแจ้งเตือนในปฏิทินและทบทวนแผนผังองค์กรของคุณเป็นระยะ เพื่อให้แน่ใจว่าแผนผังสะท้อนถึงลักษณะ ความต้องการ และการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจได้อย่างถูกต้อง
- บันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสารและเหตุผลที่เกี่ยวข้องเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ
- แจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ให้บริบท และปรับปรุงข้อมูลในสื่อการฝึกอบรมทั้งหมด
ClickUp Automationsสามารถทำให้กระบวนการอัปเดตเป็นไปอย่างราบรื่นด้วยทริกเกอร์และการดำเนินการที่คุณสามารถแก้ไขได้ก่อนที่จะกดเผยแพร่ หากคุณใช้ ClickUp Mind Maps ระบบจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณอัปเดตทรัพยากรที่เชื่อมต่อกับมัน
7. ทบทวนและตรวจสอบความถูกต้อง
ก่อนที่จะสรุปโครงสร้างองค์กร ให้ตรวจสอบอีกครั้งกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องและครบถ้วน การทำเช่นนี้จะช่วยให้สามารถระบุข้อมูลที่ขาดหายหรือความไม่ถูกต้องในโครงสร้างความสัมพันธ์ได้
ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างแผนผังองค์กรแล้ว มาดูวิธีการใช้งานกัน
แผนผังองค์กรและการมีส่วนร่วมของบุคลากร
แผนผังองค์กรที่ดีสามารถช่วยในการวางแผนกำลังคนและการมีส่วนร่วมของพนักงานในหลายวิธี ต่อไปนี้คือตัวอย่างการใช้งานที่พบได้บ่อยที่สุด
การปฐมนิเทศ: โครงสร้างองค์กรช่วยให้การปฐมนิเทศพนักงานใหม่เป็นไปอย่างราบรื่น โดยช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจบทบาทหน้าที่และสายการรายงานได้อย่างรวดเร็ว
การสนับสนุนพนักงาน: พนักงานทุกคนสามารถใช้แผนผังองค์กรเพื่อทราบว่าจะติดต่อใครสำหรับข้อกังวลของตนได้ ใครคือหัวหน้าคณะกรรมการป้องกันการล่วงละเมิดทางเพศ? ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจองการเดินทาง? ใครเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านภาษาโปรแกรม Scala? แผนผังองค์กรสามารถตอบคำถามเหล่านี้และอื่นๆ ได้อีกมากมาย
ความร่วมมือ: แม้แต่ในโครงสร้างที่ดูสับสน องค์กรก็สามารถสร้างความชัดเจนได้
ตัวอย่างเช่น ในโครงสร้างแบบเมทริกซ์ แผนผังองค์กรสามารถให้ความชัดเจนเกี่ยวกับจุดตัดของทีมข้ามสายงานต่างๆ
ความโปร่งใส: แผนผังองค์กรแสดงให้เห็นว่าใครรับผิดชอบต่อใคร และยังทำหน้าที่เป็นแผนผังการส่งต่อปัญหาอีกด้วย ซึ่งสร้างความโปร่งใสและความเปิดเผย
การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง: แผนผังโครงสร้างองค์กรเป็นศูนย์กลางในการระบุผู้นำที่มีศักยภาพและบทบาทสำคัญภายในองค์กร ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลมองเห็นภาพรวมของบุคลากรในปัจจุบัน ระบุช่องว่างด้านทักษะ และเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต
จัดระเบียบ แผนผัง และนำทางโครงสร้างบริษัทของคุณด้วย ClickUp
คุณอาจเคยได้ยินว่าผู้คนคือสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุดในองค์กร. สิ่งนี้ถูกต้องเพียงบางส่วนเท่านั้น. ในความเป็นจริง สินทรัพย์ที่แท้จริงในองค์กรนั้นมากกว่าการรวมตัวของส่วนต่าง ๆ ของมัน. มันรวมถึงการเชื่อมต่อ, การร่วมมือ, และพลังร่วมของทุกคนในองค์กร.
แผนผังองค์กรเปรียบเสมือนแผนที่สมบัติที่ช่วยให้คุณค้นพบสินทรัพย์ที่ซ่อนอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการปรับโครงสร้างแบบลำดับชั้นแบบดั้งเดิมให้แบนราบลงหรือการขยายขอบเขตของโครงสร้างแบบเมทริกซ์ แผนผังองค์กรช่วยให้ผู้คนเข้าใจภาพรวมและรายละเอียดได้อย่างง่ายดาย
ด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการเช่น ClickUp คุณสามารถทำทั้งหมดนี้และมากกว่าได้ คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ, งาน, และผู้คน เพื่อสร้างแผนผังองค์กรที่มีชีวิตชีวา
ลงทะเบียนฟรีวันนี้เพื่อเริ่มต้น!