จัดการงานด้วยวิธีปฏิทินย้อนกลับ

กำหนดส่งคือสัปดาห์หน้า และคุณสัญญาว่าจะไม่ปล่อยทุกอย่างไว้จนถึงนาทีสุดท้ายในครั้งนี้ แต่เมื่อวันเวลาผ่านไป คุณเริ่มสูญเสียการควบคุมเวลาของตัวเอง อีเมลเร่งด่วน การประชุมที่ไม่คาดคิด และภาระงานประจำวันต่าง ๆ ทำให้โครงการของคุณถูกเลื่อนไปอยู่ลำดับรอง

ก่อนที่คุณจะรู้ตัว คุณก็อยู่ในสถานการณ์ที่คุณพยายามหลีกเลี่ยงมาตลอด—งานมากเกินไปและเวลาไม่พอ

หากมีวิธีที่จะทำลายวงจรนี้ได้ล่ะ? หากคุณสามารถหลีกเลี่ยงความตื่นตระหนกในนาทีสุดท้ายจากข้อจำกัดของเวลาได้ล่ะ? ลองใช้วิธีปฏิทินย้อนกลับ—วิธีการที่ไม่ได้รับการยกย่องมากนักในการจัดการเวลาและงานเพื่อให้คุณสามารถทำภารกิจของคุณให้สำเร็จและบรรลุเป้าหมายของคุณได้

ในบทความนี้ เราจะสำรวจเทคนิคนี้อย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น ระบุตัวอย่างการใช้งานจริง และสรุปขั้นตอนในการนำปฏิทินย้อนกลับมาใช้ในงานประจำวันของคุณ

วิธีการปฏิทินย้อนกลับคืออะไร?

วิธีนี้ช่วยให้คุณทำงานทั้งหมดให้เสร็จตรงเวลา และให้แผนที่ชัดเจนเป็นขั้นตอนนำไปสู่กำหนดเวลาส่งงาน เพื่อป้องกันการเร่งรีบในนาทีสุดท้าย

มันมีประสิทธิภาพเป็นพิเศษสำหรับโครงการที่ซับซ้อนซึ่งมีหลายขั้นตอน เนื่องจากคุณสามารถจัดสรรเวลาเพียงพอสำหรับแต่ละงานและปรับตารางเวลาได้ตามต้องการเพื่อให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

แล้ววิธีนี้มาจากไหนกันแน่? มาหาคำตอบกันเถอะ

ประวัติของวิธีการปฏิทินย้อนกลับ

ไม่มีที่มาที่ชัดเจนของเทคนิคปฏิทินย้อนกลับ ดูเหมือนว่าจะเป็นเพียงวิธีแก้ปัญหาอย่างมีเหตุผลสำหรับการจัดการกำหนดเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อการวางแผนแบบเชิงเส้นล้มเหลว

วิธีการนี้ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และอุตสาหกรรมที่มีความอ่อนไหวต่อเวลา ซึ่งการวางแผนอย่างละเอียดและการปฏิบัติตามกรอบเวลาที่เข้มงวดสามารถเป็นปัจจัยชี้ขาดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการได้

แม้ว่าเราจะไม่สามารถระบุภูมิหลังทางประวัติศาสตร์ที่เฉพาะเจาะจงของกระบวนการปฏิทินย้อนกลับได้ แต่กระบวนการนี้ มีความคล้ายคลึงกับวิธีการเส้นทางวิกฤต (CPM) ของการบริหารโครงการ (ซึ่งพัฒนาขึ้นในช่วงทศวรรษ 1950)

ในวิธีการ CPM มีเทคนิคที่เรียกว่า การเดินย้อนกลับ (backward pass) ซึ่งหมายถึงการทำงานย้อนกลับจากวันที่เสร็จสิ้นของโครงการ และกำหนดเวลาที่ช้าที่สุดในการเริ่มและเสร็จสิ้นแต่ละขั้นตอนในแผนภูมิ CPM

วิธีใช้ปฏิทินย้อนกลับ

นี่คือคู่มือแบบขั้นตอนต่อขั้นตอนเพื่อให้คุณเริ่มต้นการเดินทางของคุณด้วยวิธีปฏิทินย้อนกลับ:

1. รู้กำหนดเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการของคุณ

ให้ชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่คุณต้องทำให้เสร็จหรือส่งมอบโครงการ. ยืนยันกับลูกค้า/ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก และสื่อสารกำหนดเวลาให้ทีมของคุณทราบ.

2. แบ่งงานออกเป็นขั้นตอนย่อยที่ชัดเจน

แบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นงานย่อยหรือเป้าหมายที่สามารถจัดการได้ ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจขอบเขตงานที่แท้จริง นอกจากนี้ยังทำให้งานง่ายขึ้นเพราะคุณมีแผนที่ชัดเจนในการปฏิบัติตาม

3. เปลี่ยนลำดับของงาน

แทนที่จะเริ่มต้นจากจุดเริ่มต้นและดำเนินการไปข้างหน้า (เช่นในการวางแผนโครงการแบบดั้งเดิม) ให้กลับลำดับของงาน เริ่มต้นด้วยผลลัพธ์สุดท้ายและทำงานย้อนกลับไปยังจุดเริ่มต้น วิธีการจากบนลงล่างนี้จะทำให้คุณสอดคล้องกับกำหนดเวลาสุดท้ายโดยไม่พลาดรายละเอียดสำคัญ

4. กำหนดระยะเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอน

กำหนดระยะเวลาที่เป็นจริงสำหรับแต่ละขั้นตอนที่กลับด้าน ใช้ระบบปฏิทิน Tridentเพื่อแบ่งงานของคุณออกเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน

หากคุณกำลังทำงานกับทีม ให้ปรึกษาพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน วางแผนวันที่ให้เมื่อคุณทำเครื่องหมายออกในลำดับย้อนกลับแล้ว จะนำไปสู่กำหนดส่งงานสุดท้ายของโครงการ

5. เพิ่มรายละเอียดสำหรับขั้นตอน

ตอนนี้ถึงเวลาที่จะกรอกรายละเอียดสำหรับแต่ละงาน/เป้าหมายแล้ว นี่คือข้อมูลสำคัญที่ควรรวมไว้:

6. เก็บเงินสำรองไว้

สำรองเวลาไว้สำหรับปัญหาที่ไม่คาดคิด พวกมันมาเยือนเหมือนแขกที่ไม่ได้รับเชิญบ่อยกว่าที่เราต้องการ ดังนั้นการเตรียมพร้อมไว้จึงดีกว่า เมื่อเวลาสำรองได้ถูกจัดสรรไว้ในตารางเวลาของคุณแล้ว คุณสามารถลดความเสี่ยงของการล่าช้าได้ และยังคงมุ่งเน้นกับงานของคุณได้แม้จะมีอุปสรรคเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็ตาม

มาทำความเข้าใจเรื่องนี้ด้วยตัวอย่างกัน สมมติว่าคุณกำลังจะเปิดตัวแคมเปญการตลาดใหม่ในวันที่ 1 กรกฎาคม 2024 นี่คือตารางการวางแผนหากคุณใช้วิธีปฏิทินย้อนกลับ:

ใช้สิ่งนี้เป็นการชี้แนะเพื่อออกแบบปฏิทินของคุณและวางแผนตารางเวลาของคุณให้ดีขึ้น

พูดถึงการวางแผนตารางเวลา เราขอแนะนำหนังสือสักเล่มไหม?

หนังสือแนะนำ: การทำงานอย่างลึกซึ้ง โดย คาล นิวพอร์ต

องค์ประกอบหลักของวิธีการปฏิทินย้อนกลับคือการจัดการเวลาสำหรับการเรียนรู้กลยุทธ์การจัดการเวลา หนังสือ Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World ของ Cal Newport เป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุด

เขาโต้แย้งว่าควรทำงานอย่างเข้มข้นเป็นเวลาสี่ชั่วโมงต่อวัน; หากเกินกว่านั้น ความสนใจของเราจะลดลง

นี่คือกลยุทธ์การจัดการเวลาบางประการที่หนังสือกล่าวถึง:

คุณสามารถผสานหลักการของ Deep Work เข้ากับวิธีการปฏิทินย้อนกลับได้อย่างไร?

หากคุณต้องการผลิตผลงานคุณภาพสูงและบรรลุเป้าหมายตามกำหนดเวลาได้อย่างง่ายดาย การผสมผสานหลักการเหล่านี้เข้ากับตารางงานของคุณจะเป็นส่วนเสริมที่ทรงพลัง

การใช้ปฏิทินย้อนกลับที่ได้รับความนิยม

วิธีการปฏิทินย้อนกลับเหมาะสำหรับโครงการที่มีกรอบเวลาที่เข้มงวด. นี่คือตัวอย่างสถานการณ์จริงที่เทคนิคนี้มีประโยชน์:

เมื่อคุณได้ระบุขั้นตอนย้อนกลับแล้ว ให้กำหนดกรอบเวลาที่เป็นจริงสำหรับแต่ละขั้นตอนและระบุการพึ่งพาซึ่งกันและกัน เพิ่มเวลาสำรองเพื่อเป็นมาตรการป้องกันกรณีขอบเขตงานขยายตัว ข้อจำกัดด้านทรัพยากร ความล้มเหลวทางเทคโนโลยี หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ

แนนซี่ เอฟ. คลาร์ก ผู้อำนวยการ Forbes WomensMediaแนะนำเทคนิคปฏิทินย้อนกลับเพื่อให้งานเสร็จตรงเวลา เธอแนะนำให้เพิ่มเวลาสำรองเป็นขั้นตอนเพิ่มเติมในปฏิทินย้อนกลับของคุณ

ฉันขอแนะนำให้คุณเพิ่มขั้นตอนพิเศษเข้าไปในรายการของคุณ คุณตัดสินใจว่าจะวางขั้นตอนเพิ่มเติมนี้ไว้ที่ไหน—ที่ซึ่งมันจะสร้างความแตกต่างมากที่สุดในการทำให้โครงการของคุณดีหรือยอดเยี่ยม สำหรับบางโครงการ ขั้นตอนนี้อาจอยู่ตอนเริ่มต้น ซึ่งเวลาสำหรับการคิดสร้างสรรค์อาจให้ผลตอบแทนที่ดี ตัวอย่างเช่น การคิดสร้างสรรค์นั้นอาจทำให้คุณจัดทำแบบสำรวจอย่างรวดเร็วเพื่อเสริมข้อมูลของคุณ สำหรับโครงการอื่นๆ ขั้นตอนนี้อาจอยู่ตอนท้าย ซึ่งการมีสายตาอีกคู่หนึ่งมาช่วยตรวจทานงานเป็นสิ่งสำคัญ

วิธีการนำวิธีปฏิทินย้อนกลับมาใช้ในกระบวนการทำงานของคุณ

ทำตามกลยุทธ์เหล่านี้เพื่อผสานเทคนิคปฏิทินย้อนกลับในแง่มุมต่าง ๆ ของตารางเวลาประจำวันของคุณ:

1. การจัดการงาน

หากคุณเลือกใช้ปฏิทินย้อนกลับ คุณต้องมีความรอบคอบในการแบ่งงานที่ต้องส่งให้ละเอียดเป็นรายละเอียดย่อย แต่สำหรับโครงการที่ยืดเยื้อและซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับทีมข้ามสายงาน การจัดการงานอาจกลายเป็นเรื่องที่หนักหนาสาหัสได้อย่างรวดเร็ว

ข่าวดีก็คือ ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ครอบคลุมอย่างClickUp การสร้าง มอบหมาย และติดตามงานจะกลายเป็นเรื่องง่ายเหมือนปอกกล้วย นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างเต็มที่:

ClickUp ทำให้การจัดการงานง่ายขึ้น เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญ: การทำงานให้สำเร็จ

ClickUp ช่วยให้ฉันมั่นใจในการเติบโตและขยายธุรกิจของฉันได้ ฉันสามารถมอบหมายงานได้อย่างง่ายดาย วางแผนวันและสัปดาห์ของฉัน และทำตามกำหนดเวลาได้

นอกจากคุณสมบัติเหล่านี้แล้ว ClickUp ยังมีคลังเทมเพลตที่พร้อมใช้งานและปรับแต่งได้มากมายเพื่อช่วยเหลือคุณ

ลองดูตัวอย่างแม่แบบการจัดการงานของ ClickUp มันสามารถจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานทั้งหมดของคุณให้เป็นโครงสร้างที่เรียบร้อยในหน้าเดียว โดยให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับรายการที่ต้องดำเนินการ งานที่ค้างอยู่ ลำดับความสำคัญของงาน งานตามแผนก งานย่อย ผู้รับผิดชอบ และอื่นๆ อีกมากมาย

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณ:

วิธีนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษหากคุณกำลังใช้วิธีปฏิทินย้อนกลับ มันช่วยให้คุณติดตามงานโดยละเอียดและให้มุมมองภาพรวมที่กว้างขึ้น คุณสามารถมองเห็นอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขได้ทันที—ไม่มีอะไรมาขัดขวางคุณจากการทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้!

อีกหนึ่งกรอบการทำงานที่มีประโยชน์คือแม่แบบเมทริกซ์การจัดลำดับความสำคัญของงานโดย ClickUp การกำหนดลำดับความสำคัญของงานเป็นองค์ประกอบสำคัญในเทคนิคปฏิทินย้อนกลับ แต่เมื่อทีมของคุณระดมความคิดและได้แนวคิดหรือโครงการริเริ่มมากมายหลายร้อยรายการ การประเมินความเป็นไปได้ของแต่ละอย่างก็กลายเป็นเรื่องยาก แม่แบบนี้จะช่วยทำให้งานของคุณง่ายขึ้น

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

นี่คือวิธีที่สามารถช่วยคุณได้:

คุณสามารถกรองแนวคิดที่สมควรได้รับความสนใจและกำหนดลำดับความสำคัญของงานได้ตามความเหมาะสม เทมเพลตนี้สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ ดังนั้นอย่าลังเลที่จะเพิ่มเกณฑ์การประเมินของคุณเอง!

2. การจัดการปฏิทิน

จัดระเบียบปฏิทินของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยเริ่มจากกำหนดเส้นตายสุดท้ายแล้วย้อนกลับไปยังจุดเริ่มต้นของโครงการฟีเจอร์มุมมองปฏิทินของ ClickUpจะเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับกรณีนี้

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้มันในกระบวนการทำงานของคุณ:

ไม่อยากเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดใช่ไหม? จัดระเบียบกิจกรรม การประชุม และอีเวนต์ของคุณบนแพลตฟอร์มเดียวด้วยแม่แบบปฏิทินวางแผนจาก ClickUp มันมีประโยชน์เมื่อคุณมีทีมใหญ่ที่มีตารางงานยุ่ง และการเก็บบันทึกเหตุการณ์ในปฏิทินปกติรู้สึกหนักหนาสาหัส

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ผู้จัดการโครงการและหัวหน้าทีมสามารถใช้กรอบงานนี้เพื่อ:

3. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การสื่อสารที่ราบรื่นช่วยให้โครงการของคุณก้าวหน้าได้เร็วขึ้น เมื่อคุณปฏิบัติตามปฏิทินย้อนกลับ สมาชิกในทีมของคุณจะสามารถติดต่อสื่อสารกันและกับลูกค้าได้ง่ายขึ้นหากพวกเขาพบปัญหา

ด้วยการสนทนาแบบต่อเนื่องในหัวข้อของงานใน ClickUp คุณสามารถรักษาช่องทางการสื่อสารที่ราบรื่นได้ ใช้ความคิดเห็นของงานเพื่อถามคำถาม ขอคำชี้แจง และให้ข้อเสนอแนะ หากคุณต้องการติดต่อสมาชิกทีมคนใดโดยเฉพาะ ให้แท็กพวกเขาในความคิดเห็น และพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนทันที

หากคุณต้องอธิบายบางสิ่งอย่างรวดเร็วให้กับเพื่อนร่วมทีม ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุม (เว้นแต่คุณต้องการ!) ใช้ClickUp Clipsเพื่อบันทึกหน้าจอและเสียงของคุณ และแชร์คำแนะนำ คำอธิบาย และข้อเสนอแนะได้ทันที

ใช้คุณลักษณะเหล่านี้เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาดซึ่งอาจลุกลามกลายเป็นอุปสรรคใหญ่ได้

4. การจัดการเวลาด้วย AI

เทคนิคปฏิทินย้อนกลับต้องการให้คุณตระหนักถึงการใช้เวลาของคุณ หากงานที่ต้องทำด้วยมือซึ่งไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มกินเวลาส่วนใหญ่ของคุณและทีมของคุณ คุณจะแทบไม่มีเวลาเหลือสำหรับงานที่สร้างผลลัพธ์สำคัญ

นี่คือจุดที่ClickUp Brainเข้ามามีบทบาท ตัวช่วย AI นี้ทำหน้าที่เป็นผู้จัดการความรู้ที่คุณไว้วางใจ มีคำถามเกี่ยวกับระบบ กระบวนการ หรือภารกิจเฉพาะหรือไม่? ถาม ClickUp Brain แล้วคุณจะได้รับคำตอบที่สอดคล้องกับบริบทจากข้อมูลที่มีอยู่ในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ

ไม่มีเวลาตรวจสอบรายการงานทั้งหมดของคุณใช่ไหม? ให้ ClickUp Brain สรุปการอัปเดตงาน บันทึกการประชุม และรายงานความคืบหน้าให้คุณ

สมองยังทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเขียนที่คุณเคยต้องการแต่ไม่เคยมีมาก่อน ใช้มันเพื่อสร้างข้อกำหนดของโครงการและบรีฟ เขียนอีเมล และแก้ไขงานเขียนของคุณ

ด้วย AI ที่ดูแลงานที่น่าเบื่อเหล่านี้ คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น

ควบคุมงานและเวลาของคุณด้วย ClickUp

เมื่อการตามกำหนดเวลาให้ทันรู้สึกเหมือนเป็นภารกิจที่เป็นไปไม่ได้ ให้พลิกสถานการณ์ด้วยวิธีปฏิทินย้อนกลับ

แทนที่จะเก็บข้อมูลไว้เป็นเอกเทศ ให้ใช้แพลตฟอร์มการจัดการเวลาและงานเช่น ClickUp เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการสามารถมองเห็นปฏิทินของคุณได้

เมื่อสมาชิกในทีมของคุณเข้าใจบทบาทของตนเองในภาพรวมขององค์กรแล้ว พวกเขาจะมีแรงจูงใจในการทุ่มเทอย่างเต็มที่ ด้วยความร่วมมือกัน คุณจะสามารถทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้อย่างง่ายดาย ลูกค้าจะพึงพอใจ และธุรกิจใหม่จะหลั่งไหลเข้ามาหาคุณ

สมัครใช้ ClickUpเพื่อจัดระบบปฏิทินย้อนหลังของคุณและบริหารเวลาของคุณเอง!