När det är dags att betala dina anställda för deras hårda arbete är det viktigt att ha en välorganiserad process. Du vill vara säker på att du betalar dem för rätt antal timmar och att du håller koll på organisationens betalningshistorik.
Du kan visserligen göra detta manuellt med hjälp av en miniräknare, men det finns snabbare och bättre sätt att få jobbet gjort. Att räkna ihop timmarna för varje anställd i ett större företag är helt enkelt inte ett bra sätt att använda din tid. Det är här löne mallar kommer in i bilden.
Att använda en löneberäkningsmall garanterar noggrannhet, ger värdefull historik över betalningsdata och förenklar hanteringen av din budget. Det bästa av allt är att den tid du sparar på att göra löneberäkningar manuellt kan användas på ett bättre sätt för att nå mål och bygga upp din verksamhet.
I den här artikeln får du lära dig mer om vad en löneberäkningsmall är och hur du väljer en som passar ditt företag. Vi delar med oss av 10 gratis löneberäkningsmallar från ClickUp och Excel som du kan prova redan idag för att hantera löneadministrationen mer effektivt.
Vad är en löneberäkningsmall?
En löneberäkningsmall är ett verktyg som spårar och dokumenterar timlöner och skattesatser i varje anställds delstat och land. Den tar också hänsyn till avdrag så att du kan betala dina anställda korrekt. Det finns mallar för vecko-, månads- och årsbetalningar, vilket gör det enkelt att skicka ut betalningar för olika typer av kontrakt.
Lönemallar innehåller vanligtvis grundläggande information om anställda, såsom namn, arbetade timmar, ersättning och skatteuppgifter. Denna viktiga information dupliceras automatiskt från vecka till vecka eller månad till månad så att du kan skapa ett kontinuerligt betalningsschema.
De flesta mallar innehåller även avsnitt för betald ledighet (PTO), sjukfrånvaro och övertid. Dessa ytterligare kategorier hjälper dig att hålla koll på dina anställda och organisera din lönehantering.
Lönemallar är ett utmärkt alternativ för företagare som inte vill lägga ut stora summor på att outsourca projektledning eller bokföring. Med mallar för lönehantering kan du kontrollera budgeten, undvika felberäkningar och se till att lönerna betalas ut i tid, samtidigt som du sparar pengar.
Vad kännetecknar en bra lönehanteringsmall?
Är du redo att hitta den perfekta löneprocessen för ditt företag? Innan vi dyker in i några av de mallar vi använder regelbundet är det bra att veta vad man ska tänka på när man väljer en.
En bra löneberäkningsmall bör innehålla:
- Rapportering av mönster och trender: En bra mall erbjuder spårning av närvarorapporter, ersättningar och löneunderlag. Du kan använda dessa för att identifiera mönster och beteenden hos anställda i hela verksamheten.
- Nettolön och bruttolön: Alla bra löneberäkningsmallar innehåller uppgifter om brutto- och nettolön, inklusive förmåner från sjukförsäkring, bonusar och eventuella bostads- och transportbidrag.
- Automatisering: Lönehanteringsmallar är till för att göra livet enklare. Välj en mall som automatiserar återkommande löneuppgifter och tilldelar dem till rätt teammedlemmar.
- Samarbetsfunktioner: Hantera löneutbetalningarna smidigt mellan ekonomi- och personalavdelningarna med en mall som gör det möjligt att samarbeta i realtid.
- Anpassningsalternativ: Alla företag har unika behov, och vissa måste kanske följa lagstadgade krav. Välj en anpassningsbar mall för att skapa den dokumentation och de system du behöver för att betala dina anställda korrekt.
Nu när du vet vad du ska leta efter i en löneberäkningsmall är det dags att överväga dina alternativ och välja det bästa för ditt företag.
10 gratis löneberäkningsmallar
Här har vi sammanställt en lista med 10 gratis lönehanteringsmallar för att effektivisera lönehanteringen. Oavsett om du driver ett litet företag med ett fåtal anställda eller ett stort företag med flera avdelningar finns det ett alternativ som underlättar din lönehantering. ✨
1. ClickUp-mall för lönerapport
Undvik felberäkningar och effektivisera dina betalningsflöden med ClickUps mall för lönerapporter. Verktyget gör det enkelt att samla in och lagra information om anställda, inklusive deras namn, ID-nummer, roll och grundläggande kontaktuppgifter.
Lönemallen innehåller även avsnitt för medarbetarens avdelning, PTO-krediter och skatteavdrag.
Anpassa mallen så att den inkluderar önskad löneperiod, oavsett om du betalar veckovis, varannan vecka, månadsvis eller årsvis. Ange tim-, månads- eller årslöner tillsammans med övertidsersättning.
En av de bästa funktionerna i denna ClickUp-mall är den inbyggda tidrapporteringen. Låt dina anställda rapportera den tid de lägger på olika uppgifter under arbetstiden. Denna information fylls sedan automatiskt i din lönerapport för att påskynda utbetalningarna.
2. ClickUp-tjänster – mall för tidrapport
Lönespecifikation och utveckling av betalningsprocesser kan vara komplicerat, särskilt om du behöver betala människor baserat på de tjänster de tillhandahåller. Det är där ClickUps mall för tjänstetidsspecifikation kommer in.
Använd denna tidrapport för att hålla reda på en anställds fakturerbara timmar och tjänster. Detta gör det enklare att skapa en löneplan och samlar all viktig betalningsinformation på ett ställe.
📮ClickUp Insight: 92 % av kunskapsarbetare använder personliga strategier för tidshantering. Men de flesta verktyg för arbetsflödeshantering erbjuder ännu inte robusta inbyggda funktioner för tidshantering eller prioritering, vilket kan hindra effektiv prioritering. ClickUps AI-drivna schemaläggnings- och tidsspårningsfunktioner kan hjälpa dig att omvandla gissningar till datadrivna beslut. Det kan till och med föreslå optimala fokusfönster för uppgifter. Skapa ett anpassat tidshanteringssystem som anpassar sig efter hur du faktiskt arbetar!
Börja med att skapa ett kalkylblad och se till att inkludera kolumner för datum, start- och sluttider, typer av utförda tjänster, medarbetarens namn och antal arbetade timmar. Ange data allteftersom medarbetaren utför tjänster och beräkna det totala antalet timmar för att fastställa lönen på veckobasis eller månadsbasis.
Mallen ger också insikt i hur mycket du spenderar på olika projekt. Använd den för att informera om hur du fördelar resurser och hanterar budgetförväntningar. Gå till tavelvyn för att få en översikt över alla tjänster som tillhandahållits och betalningar som gjorts, filtrerade efter projekttyp eller anställd.
3. ClickUp-mall för löneprojektplan
Eliminera misstag, minska tiden du lägger på administrativa uppgifter och påskynda lönehanteringen med mallen för löneprojektplanering från ClickUp. Denna mall är särskilt användbar för större företag eller småföretag som har mer komplexa lönebehov.
Mallen fungerar som en projektplan för alla dina löneprocedurer. Använd först lönebudgetmallen för att skapa en projektplan och dokumentera de resultat och resurser du behöver för att hantera anställdas löner.
Identifiera sedan teammedlemmar som spelar en aktiv roll i löneprocessen och skapa automatiskt uppgifter för dem. Det kan vara engångsuppgifter som att skapa löneprocedurer och dokumentation för frilansare.
Det finns också alternativ för återkommande uppgifter och påminnelser för standardiserade betalningsprocedurer, såsom månatlig löneutbetalning.
4. Mall för projektplan för implementering av ClickUp Payroll
Om du inte har ett löneadministrationssystem behöver du skaffa ett. Mallarna för löneadministrationsprojekt från ClickUp förenklar en komplex och tidskrävande uppgift och gör den enklare än någonsin. De skapar en färdplan för alla dina löneprocesser och säkerställer noggrannhet, efterlevnad och säkerhet.
Använd mallen för att konfigurera ditt löneadministrationssystem, effektivisera introduktionen av nya medarbetare och övervaka datainmatningen för alla betalningsrelaterade uppgifter. Börja med att undersöka vilken typ av löneadministrationssystem eller HR-programvara du behöver för att hantera medarbetarnas löner.
Använd sedan mallen för att identifiera intressenter inom ekonomi-, HR- och IT-avdelningarna som kommer att spela en roll i betalningsprocessen. Välj sedan en lönehanteringstjänst eller lönehanteringsprogramvara. Fastställ en tidsplan och budgetberäkningar för att få systemet igång.
Slutligen, förbered dokumentation för varje steg, inklusive anställdas tidrapporter, lönebesked och mallar för löneunderlag. Använd ClickUp Docs för att lagra dessa dokument och skapa uppgifter för anställda att fylla i sina tidkort och för redovisningsteamet att behandla betalningar.
5. ClickUp-mall för sammanfattande lönerapport
Med ClickUps mall för löneöversiktsrapport kan du registrera alla lönedata och lönekostnader på ett och samma ställe. Se snabbt betalningar hittills under året, kontrollera betalda ledighetsdagar och lägg till kommentarer om särskilda omständigheter eller tidigare betalningsproblem.
Använd HR-mallen för att dokumentera löneinformation, inklusive anställdas kontaktuppgifter och löner. Ange hur ofta du betalar ut lön till de anställda, oavsett om det är månadsvis för timanställda eller varannan vecka för månadsanställda. Fyll i informationen om löneavdrag, inklusive socialförsäkringsavgifter och inkomstskatt.
All denna information är viktig för att hålla sig inom lönebudgeten. Denna mall ger detaljerad information om vem som får vilken lön och spårar betalningar för saker som semester och sjukfrånvaro för fullständig kontroll över lönehanteringen.
Dessutom är det viktig information om det någonsin uppstår juridiska problem kring arbetstider eller löner.
6. ClickUp-mall för betalningshistorik
Om du driver ett litet företag eller behöver hålla koll på utgifterna i ett större företag förenklar ClickUps mall för betalningshistorik lönehanteringen. Använd den för att spåra alla betalningar som ditt företag gör, oavsett om du fokuserar på utbetalningar till fast anställda eller betalar frilansare för arbete med specifika projekt.
Använd klienttabellvyn för att lista alla anställda och den totala betalningen. Du kan också fylla i betalningsmetoden och ladda upp en kopia av betalningsfakturan.
Växla till vyn Alla poster för att se en lista över alla betalningar du har gjort. Filtrera efter anställd för att direkt se en översikt över deras betalningshistorik, eller begränsa sökningen efter avdelning för att få insikt i budgeteringen.
Skapa formler för att snabbt beräkna löneavgifter eller lönenivåer baserat på vecko-, månads- eller timparametrar. Använd formuläret för betalningskvitto för att omedelbart lägga till nya betalningsposter i listan. Dela formuläret med entreprenörer och frilansare så att de automatiskt kan lägga till sina betalningsförfrågningar i kön.
7. ClickUp Enkel mall för betalningsavtal
Mallen för enkelt betalningsavtal från ClickUp är ett enkelt sätt att fastställa villkor och förväntningar för företagets lönehantering. Den är också användbar för företag som behöver registrera lånevillkor när de arbetar med frilansare som en del av systemet för hantering av uppdragstagare.
Denna mall har en enkel layout med standardformuleringar för betalningsavtal. Fyll i grundläggande information, inklusive datum, namn och betalningsbelopp. Ange betalningsschemat och lista eventuella villkor för utebliven betalning.
8. ClickUp-mall för betalningsformulär
ClickUps betalningsformulärmall gör det enkelt att spåra fakturor och betalningar till anställda eller kunder. För att använda den som en del av din löneprocess börjar du med att skapa ett betalningsformulär med hjälp av mallen. Fyll i information om den anställdes namn, kontaktuppgifter och betalningssätt.
Ställ in automatiseringar så att ett ifyllt formulär utlöser en ny uppgift för att behandla betalningen. Anpassa automatiseringarna efter dina affärsbehov och tilldela uppgifter till rätt avdelningar.
Gå sedan till vyn Betalningsspårare för att se en lista över alla aktuella och tidigare betalningsformulär. Använd filter för att begränsa vyn efter betalningsmetod, anställd eller pris. Ladda upp kvitton för att enkelt spåra all relevant information i en enkel instrumentpanel.
Använd tavelvyn för att få en bred översikt över alla pågående betalningar, nya order och slutförda betalningar. Öppna ett uppgiftskort för att få mer detaljerad information om den specifika betalningen.
Visste du att ClickUp också låter dig spåra tid genom att skapa anpassade tidrapporter för ditt team? Ta reda på hur du får ut det mesta av det i den här korta videon!
9. Excel-tidrapport för löneberäkningsmall
Tidrapporteringsmallar är ett utmärkt sätt att hålla reda på hur mycket tid en anställd lägger på att utföra arbetsuppgifter. Excel-tidrapporten för löneberäkning från Microsoft 365 är ett lättanvänt kalkylblad som är utformat för användning i Microsoft Excel.
Tilldela varje anställd en tidrapport och be dem fylla i in- och utstämplingstid varje dag. Se till att de dokumenterar sina lunchraster. Ange formler i minilönberäknaren så genereras det totala antalet arbetade timmar per vecka automatiskt.
Inkludera avsnitt för prissättning och eventuella avdrag i Excel-mallen för löner. Använd mallen för löneblad för att generera veckovisa, tvåveckors- eller månatliga utbetalningar till varje anställd.
Denna mall passar bäst för småföretag eller företag som arbetar med entreprenörer och frilansare. Eftersom det bara är en tidrapport och inte en del av ett större projektledningsverktyg kan den vara för enkel för organisationer med många avdelningar och många tjänstemän.
10. Excel-mall för månatlig löneutbetalning till anställda från Vertex42
Om du har en revisor eller en onlinebaserad lönehanteringstjänst men ändå vill ha intern dokumentation som ett löneunderlag för anställda, kan du använda Excel-mallen för lönehantering från Vertex42. Excel-mallen för månadslön är utformad för småföretagare som bara behöver hålla reda på löneinformation och inte behöver utfärda själva utbetalningarna.
Använd fliken Anställdas information för att registrera anställdas namn, kontaktuppgifter, anställningsdatum, lön och ersättningar. I fliken Lönebokföring dokumenterar du antalet arbetade timmar, betalningsdatum och skatteinformation.
Fyll i mallen för lönebudgeten för att få en mer sorterbar uppdelning av din budget.
Bonus: Budgetmallar för Google Docs!
Förenkla lönehanteringen och skapa effektiva processer
Oavsett om du driver ett stort företag med dussintals anställda eller ett litet företag med en blandning av entreprenörer, frilansare och tjänstemän behöver du en effektiv löneprocess. Använd dessa löneprocessmallar för att skräddarsy ett löneprocesssystem som passar ditt företag.
Ladda ner ClickUp idag för att komma igång med smidigare och effektivare processer. Från enkla betalningsformulär för frilansare till mer komplexa system utformade för att registrera alla löneutbetalningar – här finns något som kan driva ditt företag framåt.