Målet med tidsblockering är enkelt: att skapa struktur i din dag och minska det ständiga växlandet mellan olika uppgifter.
Utmaningen är att manuell tidsblockering sällan överlever en riktig arbetsdag. De flesta verktyg utgår från att när du väl har bestämt vad du ska göra, så kan du helt enkelt följa igenom det.
AI-drivna verktyg anpassar sig däremot när saker förändras. Om ett möte flyttas eller en uppgift tar längre tid än väntat omorganiserar AI dina återstående block för att hålla din dag realistisk och balanserad.
Här nedan utforskar vi de bästa AI-appar för tidsblockering och ser hur de beter sig när dagen inte går enligt plan, var varje app har sina svagheter och vilken arbetsrytm varje app skapar.
Vad ska du leta efter i en AI-app för tidsblockering?
Här är vad du ska titta efter när du utvärderar AI-appar för tidsblockering.
- Graden av autonomi: Om du vill att appen aktivt ska planera din dag, leta efter språk och funktioner som beskriver automatisk schemaläggning och omplanering från en AI-planerare, inte bara förslag och påminnelser.
- Förändringskänslighet: Om ditt arbete förändras från timme till timme och prioriteringarna skiftar, bör du vara uppmärksam på om produkten talar om ”dynamisk omflöde”, ”justering i realtid” eller ”adaptiva scheman”, eftersom statiska planerare inte klarar av volatilitet.
- Källa till sanning: Om du vill ha en enda auktoritativ översikt över din dag, kontrollera om plattformen presenterar sig som en smart schemaläggningskalender för alla dina uppgifter.
- Mental belastning: Om ditt mål är att tänka mindre på planering, kolla hur mycket konfiguration och regelinställningar verktyget kräver, eftersom plattformar som kräver omfattande inställningar byter automatisering mot kognitiv ansträngning istället för att erbjuda ett riktigt användarvänligt gränssnitt.
- Arbetsmodellens trohet: Om ditt arbete innefattar faser, beroenden eller resultat, leta efter tecken på att appen förstår projekt och sekvenser, inte bara isolerade tidsblock eller fragmenterade långa uppgifter.
- Felaktigt beteende: Om detta verktyg är tänkt att vara centralt för hur du arbetar, ta reda på hur det hanterar överbelastning, missade uppgifter eller konflikter.
- Medvetenhet om uppgiftens sammanhang: Se efter om appen använder uppgiftsdetaljer, såsom uppskattad arbetsinsats, prioritet, beroenden och deadlines, för att bestämma när och hur länge tiden ska blockeras.
👀 Visste du att? 1890 började den amerikanska regeringen att registrera arbetstagarnas arbetstid. Den genomsnittliga arbetsveckan för heltidsanställda inom tillverkningsindustrin var hela 100 timmar.
De bästa AI-tidsplaneringsapparna i korthet
Här är en översikt över de bästa AI-tidsplaneringsapparna på marknaden och vad de erbjuder:
| Verktyg | Bäst för | Viktiga funktioner | Priser |
|---|---|---|---|
| ClickUp | AI-tidsblockering inuti det system där arbetet redan finns | Kontextuell AI-schemaläggning, Super Agents, kalendersynkronisering, tidsspårning, automatiseringar, daglig planering och mallar för schemaläggning. | Gratis för alltid; anpassningsbar för företag. |
| Clockwise | Team som behöver skyddad fokuseringstid i delade kalendrar | Automatisk skapande av fokuseringstid, mötesoptimering, ombalansering av kalendern | Gratis plan; Team från 7,75 dollar per användare och månad. |
| TimeHero | Personer som vill ha helt automatisk schemaläggning av uppgifter i kalendern | Automatisk schemaläggning av uppgifter, löpande omplanering, återkommande rutiner | 7 dagars gratis provperiod; betalda abonnemang från 5 dollar per användare och månad. |
| Trevor AI | Personer som vill ha enkel tidsblockering från uppgift till kalender | Dra-och-släpp-blockering, assisterad schemaläggning, kalendersynkronisering | Gratis plan; Pro för 6 dollar per månad |
| FlowSavvy | Användare som behöver automatisk schemaläggning med snabb omorganisering | Automatisk schemaläggning, omberäkning med ett klick, uppdelning av uppgifter, färgkodning för brådskande uppgifter | Gratis plan; Pro för 7 dollar per månad |
| SkedPal | Regelstyrda planerare som hanterar kapacitet med tidskartor | Tidskartor, automatisering av regler, uppgiftspaket, färgkodade prioritetsfönster | Betalda abonnemang från 14,95 dollar per månad. |
| Återta | Användare som balanserar personliga åtaganden med teamets tillgänglighet | Prioritetsbaserad schemaläggning, vaneskydd, smarta bokningslänkar | Gratis plan; betalda planer från 12 dollar per användare och månad. |
| Motion | Team som vill ha en heltäckande AI-körning med möten och uppgifter | Automatisk schemaläggning, AI-anteckningsfunktion, AI-anställda, beroendelogik | Betalda abonnemang från 29 dollar per användare och månad. |
| Sunsama | Personer som vill sätta upp mål och tidsbegränsa varje dag | Daglig planering, import av uppgifter, Pomodoro, reflektionspaneler | 14 dagars gratis provperiod; betalda abonnemang från 20 dollar per månad. |
| Notion Calendar | Användare som vill ha uppgifter och händelser samlade över olika projekt | Tvåvägssynkronisering med Notion, tidslinjeschemaläggning, stöd för flera kalendrar | Gratis för alla Notion-användare |
Hur vi granskar programvara på ClickUp
Vår redaktion följer en transparent, forskningsbaserad och leverantörsneutral process, så du kan lita på att våra rekommendationer baseras på produkternas verkliga värde.
Här är en detaljerad översikt över hur vi granskar programvara på ClickUp.
De bästa AI-appar för tidsblockering
Här är de bästa AI-appar för tidsplanering som är värda din tid 👇
1. ClickUp (AI-driven schemaläggning och uppgiftshantering)
De flesta AI-appar för tidsplanering utgår från din kalender och försöker passa in uppgifterna i den. ClickUp fungerar tvärtom.
ClickUp, världens första konvergerade AI-arbetsyta, fungerar på ett annat sätt.
De integrerar AI-tidsblockering direkt i ditt arbetssystem – där uppgifter, beroenden, ägare och deadlines redan finns.
Så vad gör ClickUp till den bästa AI-appen för tidsblockering?
Kontextuell AI som förstår ditt arbete
ClickUp Brain förstår ditt arbete, dina verktyg, sammanhanget och företagsdata. Denna kontextuella AI känner till dina uppgifter, projekt, prioriteringar, deadlines, beroenden och konversationer.
Eftersom de fungerar inom samma system där arbetet planeras och utförs, fattas schemaläggningsbeslut med fullständig kontext.
AI:n kan komma åt och interagera med dina ClickUp-data, inklusive uppgifter, dokument, chattar och anslutna appar. Den kan till och med svara på frågor, automatisera åtgärder som att schemalägga samtal och planera projekt, samt visa insikter baserade på din aktuella situation.
När du kombinerar ClickUp Calendar med ClickUp Brain får du tillgång till ännu fler funktioner, vilket gör att du kan:
- Hantera ditt schema genom att skapa och uppdatera händelser i Google Kalender.
- Sammanfatta möten och uppgifter
- Skapa projektuppdateringar
- Automatisera arbetsflöden med flera steg
📚 Läs också: De bästa alternativen till Google Kalender att prova
Tidsspårning som ger smartare scheman
Med ClickUp Project Time Tracking registreras tidsdata direkt där arbetet utförs – på uppgifter, deluppgifter och projekt.
Som ett resultat fattas schemaläggningsbeslut baserat på uppskattad tid och tidigare utförande.
När uppgifter tar längre eller kortare tid än väntat kan den informationen ligga till grund för framtida planering, kapacitetsbeslut och balansering av arbetsbelastningen.
Eftersom tidsspårning är kopplad till uppgifter, prioriteringar och ägarskap kan du:
- Se var tiden faktiskt går åt mellan projekt och personer.
- Upptäck överbelastning tidigt istället för att reagera efter att deadlines har passerat.
- Förstå vilka typer av arbete som konsekvent bryter scheman
Med hjälp av ClickUps tidsuppskattningar kan du dessutom definiera den förväntade arbetsinsatsen innan arbetet påbörjas, vilket ger scheman en realistisk utgångspunkt istället för att förlita sig på gissningar.
Låt Super Agents göra grovjobbet
Med ClickUp Super Agents får du autonoma assistenter som utför flerstegslogik baserat på dina prioriteringar och sammanhang. Istället för att manuellt jonglera med uppgiftsskapande, kalenderjusteringar och uppföljningar kan Super Agents hantera komplexa arbetsmönster åt dig.
De kan:
- Skapa, uppdatera och schemalägg uppgifter automatiskt baserat på uppmaningar eller triggers.
- Omfördela arbetsbelastningen mellan projekt utan manuella ingrepp
- Förutse flaskhalsar och föreslå proaktiva justeringar
- Utför repeterbara arbetsflöden med konsekventa resultat
Planera din dag med tydliga tillgänglighetsblock
ClickUp Schedule Blocking Template hjälper dig att organisera arbete och personlig tid genom att tilldela uppgifter till specifika tillgänglighetsstatusar istället för vaga kalenderluckor.
Här är varför du kommer att älska den här mallen:
- Tillgänglighetsbaserad schemaläggning: Markera tiden som Ledig, Delvis upptagen eller Upptagen så att andra (och du själv) vet när du faktiskt är tillgänglig.
- Separera arbete och personliga block: Planera personliga ärenden och arbetsuppgifter sida vid sida utan överlappning.
- Inbyggda prioriteringssignaler: Se vad som behöver uppmärksammas först med uppgiftsprioriteringar kopplade till varje tidsblock.
- Tydliga start- och sluttider: Visualisera exakt när uppgifterna börjar och slutar för att undvika överbokning.
Planera dina dagar för maximal produktivitet
ClickUp Daily Time Blocking Template omvandlar uppgifter till synliga tidsåtaganden. Upptäck överbelastning tidigt och gör justeringar innan dagen hinner ta slut.
Här är varför du kommer att älska den här mallen:
- Visuellt schema timme för timme: Se hela din dag på en tidslinje, från morgonrutiner till koncentrerat arbete och möten.
- Sidopanel för oplanerade uppgifter: Håll uppgifter med lägre prioritet synliga utan att tvinga in dem i en redan fullspäckad dag.
- Reflektionsvänlig layout: Se över hur din dag faktiskt gick och förbättra morgondagens plan utan att behöva börja om från början.
- Statusdriven framstegsspårning: Se direkt vad som är på gång, avbokat eller kvar att göra.
⭐ Om du jonglerar med flera kalendrar, så här gör du för att klara det utan att bli galen.
ClickUps bästa funktioner
- Planera din dag direkt utifrån uppgifter och prioriteringar. ClickUp Planner hjälper dig att bestämma vad som passar idag innan arbetet sprids över till imorgon.
- Växla mellan mer än 15 anpassade vyer, såsom kalender-, lista- och tidslinjevyer, för att planera din tid som du vill. Du kan zooma in på en enskild dag eller zooma ut för att se hur arbetet fördelar sig över veckan.
- Minska manuell planering genom att automatiskt uppdatera uppgiftsstatus, prioriteringar och tilldelningar allteftersom arbetet fortskrider med ClickUp Automations. När planerna ändras anpassar sig systemet utan ständig inblandning.
- Synkronisera uppgifter och möten i realtid med hjälp av ClickUps integration med Google Kalender. Uppdateringar flödar åt båda hållen, så att din kalender och ClickUp alltid är synkroniserade.
Begränsningar för ClickUp
- Den omfattande funktionsuppsättningen kan ibland leda till en brantare inlärningskurva.
Priser för ClickUp
ClickUp-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 10 850 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 500 recensioner)
Vad säger verkliga användare om ClickUp?
En G2-användare säger:
ClickUp samlar alla våra uppgifter, dokument, mål och tidrapportering i ett enda arbetsutrymme. Vi har använt det sedan 2018 och det är otroligt flexibelt för att hantera både interna arbetsflöden och kundprojekt. De anpassningsbara vyerna (lista, tavla, kalender osv.) och detaljerade automatiseringsalternativen sparar oss timmar varje vecka. Dessutom visar deras frekventa funktionsuppdateringar att de menar allvar med att förbättra plattformen.
ClickUp samlar alla våra uppgifter, dokument, mål och tidrapportering i ett enda arbetsutrymme. Vi har använt det sedan 2018 och det är otroligt flexibelt för att hantera både interna arbetsflöden och kundprojekt. De anpassningsbara vyerna (lista, tavla, kalender osv.) och detaljerade automatiseringsalternativen sparar oss timmar varje vecka. Dessutom visar deras frekventa funktionsuppdateringar att de menar allvar med att förbättra plattformen.
🚀 Fördel med ClickUp: ClickUp Brain MAX är mer än bara en AI-assistent – det är ett kraftfullt verktyg för att bemästra tidshantering.
Så här kan Brain MAX hjälpa dig att hantera din tid mer effektivt:
- Få tillgång till flera ledande LLM:er som ChatGPT, Claude och Gemini för olika uppgifter, allt från ett och samma ställe.
- Diktatera uppgifter, påminnelser och anteckningar direkt med Talk-to-Text, så att du aldrig missar någon viktig detalj – även när du är på språng.
- Hitta information snabbt med ClickUp Enterprise Search genom att söka i ClickUp och anslutna appar, vilket eliminerar slöseri med tid på att leta efter filer, deadlines eller projektuppdateringar.
- Skapa och organisera uppgifter enkelt med röstkommandon eller snabba uppmaningar, så att du kan ställa in deadlines och prioritera arbetet på några sekunder.
- Minska kontextväxling genom att centralisera ditt arbetsflöde, så att du kan fokusera på det som är viktigast utan att behöva hoppa mellan olika verktyg.
- Fånga upp idéer och planera din dag effektivt, så att alla tankar och åtgärder registreras och kan genomföras.
2. Clockwise (Bäst för att skydda fokuseringstid i delade kalendrar)
Clockwise är ett AI-kalenderverktyg som bygger på en enda kärnfunktion: att automatiskt skapa och försvara fokuseringstid samtidigt som mötena förblir realistiska. Det fungerar bäst i teammiljöer där din kalender ständigt omorganiseras av andra personer.
Istället för att du manuellt måste tidsblockera varje vecka, omorganiserar Clockwise flexibla möten för att frigöra större block för koncentrerat arbete och minskar fragmenterade dagar. Det är särskilt användbart när ditt schema är beroende av delade kalendrar och återkommande teammöten.
Clockwise bästa funktioner
- Skyddar din fokuseringstid genom att på ett intelligent sätt flytta flexibla möten till bättre tider.
- Fungerar bra för team som samordnar via delade kalendrar och återkommande möten.
- Hjälper till att minska fragmenteringen i kalendern genom att konsolidera möten där det är möjligt.
Begränsningar för Clockwise
- Passar bäst för team som använder Google Kalender i stor utsträckning (mindre lämpligt om du bara använder iCloud).
- Du får mest nytta av dem när din organisation är överens om vilka möten som är ”flexibla” och vilka som är fasta.
Priser enligt Clockwise
Gratis planTeams: 7,75 $/användare/månad Business: 11,50 $/användare/månad (årlig fakturering)
Clockwise-betyg och recensioner
G2: 4,7/5 (70+ recensioner) Capterra: 4,7/5 (50+ recensioner)
Vad säger verkliga användare om Clockwise?
En G2-recensent säger:
Clockwise tar i princip bort en del av bördan att hantera mitt eget schema. Det skyddar min fokuseringstid och då kan jag bara tillhandahålla min möteslänk och Clockwise sköter om att skydda de viktiga delarna av mitt schema.
Clockwise tar i princip bort en del av bördan att hantera mitt eget schema. Det skyddar min fokuseringstid och då kan jag bara tillhandahålla min möteslänk och Clockwise sköter om att skydda de viktiga delarna av mitt schema.
3. TimeHero (bäst för automatisk schemaläggning av uppgifter under dagen)
TimeHero ligger närmare en ”AI-planerare” än en ”snygg kalender”. Du ger den uppgifter, deadlines och återkommande arbete, och den planerar automatiskt in uppgifterna i en tidslinje och omorganiserar sedan när dagen inte går som planerat.
Detta är rätt lösning om ditt största problem med tidsblockering är att du inte kan göra en plan. Det handlar om att hålla planen uppdaterad när möten flyttas, uppgifter tar längre tid än beräknat eller prioriteringar ändras under dagen.
TimeHero bästa funktioner
- Schemalägger automatiskt uppgifter baserat på deadlines och tillgänglighet.
- Planerar om när arbetet försenas, så att din dag förblir sammanhängande.
- Stöder återkommande planering så att rutiner inte är beroende av dagligt manuellt arbete.
Begränsningar för TimeHero
- Mindre idealiskt om du vill ha en superminimalistisk, lättviktig planerare utan struktur.
- Teamet kan behöva komma överens om hur uppgifterna ska läggas in (annars försämras kvaliteten på schemat).
Priser för TimeHero
Gratis provperiod i 7 dagar Basic: 5 $/användare/månad Professional: 12 $/användare/månad Premium: 27 $/användare/månad
TimeHero Betyg och recensioner
G2: 4,5/5 (över 20 recensioner) Capterra: 4,7/5 (över 20 recensioner)
📮 ClickUp Insight: 18 % av våra undersökningsdeltagare vill använda AI för att organisera sina liv genom kalendrar, uppgifter och påminnelser. Ytterligare 15 % vill att AI ska hantera rutinuppgifter och administrativt arbete.
För att göra detta måste AI kunna: förstå prioritetsnivåerna för varje uppgift i ett arbetsflöde, utföra nödvändiga steg för att skapa eller justera uppgifter och ställa in automatiserade arbetsflöden.
De flesta verktyg har ett eller två av dessa steg utarbetade. ClickUp har dock hjälpt användare att konsolidera upp till 5+ appar med hjälp av vår plattform! Upplev AI-driven schemaläggning, där uppgifter och möten enkelt kan fördelas till lediga tider i din kalender baserat på prioritetsnivåer. Du kan också ställa in anpassade automatiseringsregler via ClickUp Brain för att hantera rutinuppgifter. Säg adjö till stressigt arbete!
⚡ Mallarkiv: Gratis mallar för arbetsscheman i Excel och ClickUp
4. Trevor AI (Bäst för enkel tidsblockering av uppgifter till kalender)
Trevor AI är ett enklare ”bro”-verktyg: det hjälper dig att ta en uppgiftslista och omvandla den till en schemalagd dag utan de tunga regler och kartor som du ser i mer komplexa schemaläggare.
Det passar bra för personer som gillar tidsblockering, men inte vill ha ett verktyg som känns som att konfigurera ett flygkontrollsystem bara för att planera tisdagen.
Trevor AI:s bästa funktioner
- Dra och släpp uppgifter direkt i din kalendervy.
- Erbjuder hjälp med schemaläggning som hjälper dig att placera arbetet i tillgängliga tidsblock.
- Bra "dagligt arbetsflöde" för personer som planerar visuellt.
Begränsningar för Trevor AI
- De är inte byggda för djup projektberoendelogik på samma sätt som kompletta PM-paket är.
- Bäst för personlig schemaläggning snarare än komplex balansering av arbetsbelastning mellan team.
Priser för Trevor AI
Gratis plan Pro: 6 $/månad
Trevor AI-betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: Inte tillräckligt med recensioner
⭐ Bonus: Innan du skaffar ett nytt verktyg, här är några tips för tidshantering som inte kräver några appar 👇
- Planera morgondagen innan du loggar ut: Bestäm dina tre viktigaste prioriteringar dagen innan. Morgnarna är till för att utföra, inte för att fatta beslut.
- Arbeta i fasta tidsfönster: Ställ in en start- och sluttid för arbetspass istället för att vänta på att du "känner dig klar".
- Samla liknande uppgifter: Gruppera samtal, administration eller skrivande för att minska kontextväxlingar.
- Skydda ett fokusblock varje dag: Även 60–90 minuters oavbrutet arbete kan ge dig en bra grund för resten av dagen.
- Lämna avsiktliga luckor: Fyll inte varje timme. Tomma utrymmen absorberar förseningar och förhindrar att schemat kollapsar.
5. FlowSavvy (Bäst för automatisk AI-schemaläggning och visualisering av arbetsbelastning)
FlowSavvy är en lättviktig AI-schemaläggningsapp som tar hänsyn till alla dina prioriteringar och deadlines och sedan schemalägger uppgifter direkt i din befintliga kalender.
Funktionen 1-Click Recalculate är ovärderlig. Om du hamnar efter eller ett möte drar över tiden omorganiserar den allt som återstår så att dagen förblir sammanhängande.
Och om en 4-timmarsuppgift inte passar in i ett enda mellanrum delar verktyget automatiskt upp långa uppgifter i mindre delar. Uppgifterna är färgkodade efter hur brådskande de är, vilket gör det lättare att avgöra vad som förtjänar djup koncentration.
FlowSavvys bästa funktioner
- Dra uppgifter när som helst för att låsa in dem i din dag.
- Gruppera uppgifter i listor och få omedelbar tillgång till dem.
- Bestäm när appen får skapa ett schema åt dig med anpassade fönster för arbete och personlig tid.
Begränsningar för FlowSavvy
- Plattformen saknar inbyggt stöd för uppgiftsberoenden och flerfasiga arbetsflöden, vilket orsakar friktion så snart scheman går utöver planering för en enda användare.
Flowsavvy-prissättning
- Grundläggande: Gratis
- Fördel: 7 $/månad
Flowsavvy-betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: Inte tillräckligt med recensioner
Vad säger verkliga användare om FlowSavvy?
En ProductHunt-användare säger:
Det är en liten men betydelsefull idé som hjälper människor att blockera sin tid och vara produktiva. Jag har alltid funderat på att prova tidsblockering för att få saker gjorda, men har inte kommit särskilt långt med det. Jag provade appen Flowsavvy och den fungerar bra för att blockera tid och omplanera när det behövs. Färgkodningen är också till hjälp. Introduktionen och den interaktiva processen var enkel och tydlig. Bra jobbat!
Det är en liten men betydelsefull idé som hjälper människor att blockera sin tid och vara produktiva. Jag har alltid funderat på att prova tidsblockering för att få saker gjorda, men har inte kommit särskilt långt med det. Jag provade appen Flowsavvy och den fungerar bra för att blockera tid och omplanera när det behövs. Färgkodningen är också till hjälp. Introduktionen och den interaktiva processen var enkel och tydlig. Bra jobbat!
👀 Visste du att? Kanban, eller billboard-tekniken för tidshantering, blev populär i Japan på 1940-talet efter att Toyota skapade ett nytt produktionssystem baserat på pappersinstruktioner.
6. SkedPal (Bäst för regelstyrd personlig kapacitetshantering)
SkedPal är en AI-schemaläggningsassistent som automatiskt omvandlar din att göra-lista till ett dynamiskt, tidsblockerat schema.
Med funktionen Time Maps kan du definiera när olika typer av arbete ska utföras. Du behöver bara ställa in reglerna en gång för återkommande uppgifter, sedan anpassar AI:n ditt dagliga schema efter dem.
Du kan färgkoda varje karta. Grönt markerar dina önskade tidsfönster, till exempel intensivt arbete mellan 9 och 11 på förmiddagen. Gult och rött fungerar som reservalternativ. SkedPal blockerar endast tid i röda fält när det finns risk att en deadline inte hinner hållas.
Den har också en buntningsfunktion som grupperar mikroadministrativa uppgifter i ett större block så att din kalender inte blir fragmenterad.
SkedPals bästa funktioner
- Gruppera uppgifter i prioriteringszoner och ställ in veckovisa tidsgränser för varje
- Få feedback om vad som är gjort, vad som ligger efter och om din schemaläggningsmetod är realistisk.
- Synkronisera med Google, iCloud och Office 365 så att uppgifterna passar in runt befintliga möten.
SkedPals begränsningar
- Gränssnittet visar många alternativ, vilket gör det kognitivt tungt för användare som vill ha ett intuitivt gränssnitt.
Priser för Skedpal
- Kärna: 14,95 $/månad per användare
- Fördel: 21,95 $/månad per användare
Skedpal-betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: 4,6/5 (165+ recensioner)
Vad säger verkliga användare om Skedpal?
En Capterra-användare säger:
Tack vare att den är så enkel att använda och lätt att lära sig kunde jag snabbt komma igång och ställa in allt, vilket på kort tid förändrade mitt sätt att arbeta med uppgifter. Abonnemangsavgiften är rimlig och supporten från utvecklarna är perfekt. Appen integreras väl med andra plattformar (Google och Outlook) och samlar allt på ett ställe.
Tack vare att den är så enkel att använda och lätt att lära sig kunde jag snabbt komma igång och ställa in allt, vilket på kort tid förändrade mitt sätt att arbeta med uppgifter. Abonnemangsavgiften är rimlig och supporten från utvecklarna är perfekt. Appen integreras väl med andra plattformar (Google och Outlook) och samlar allt på ett ställe.
⚡ Mallarkiv: Gratis mallar för tidslogg i Excel, Word och ClickUp
7. Reclaim (Bäst för automatisk schemaläggning och prioriteringsbaserad planering)
Reclaim är en AI-kalenderapp som balanserar dina personliga åtaganden med teamets tillgänglighet.
Definiera arbetstider, blockera dagar utan möten och bestäm när möten är tillåtna. När dessa regler är på plats tillämpar Reclaim dem automatiskt, så att människor inte kan boka utanför de gränser du har satt.
Reclaim ger dig också inbyggda bokningslänkar, liknande Calendly. Skillnaden är att dessa länkar följer det du redan har lagt in i din kalender: vanor, fokuseringstid, buffertar och prioriteringar.
När någon bokar en tid anpassar Reclaim sig efter befintliga åtaganden istället för att tvinga dig att omorganisera din dag manuellt.
Återfå de bästa funktionerna
- Hitta den bästa tiden för återkommande möten i flera kalendrar, lösa konflikter automatiskt och anpassa dig när deltagare tar ledigt eller prioriteringar förändras.
- Analysera din rutin för att ta reda på när du är som mest produktiv, hur mycket tid du har för olika uppgifter och hur din vecka spenderas på möten.
- Infoga automatiskt buffertar för pauser och restid runt evenemang så att förberedelser, uppföljningar och pendling tas med i beräkningen för din dag.
Återta begränsningar
- Det saknar inbyggd integration med iCloud-kalendern, vilket kräver en flerstegslösning via synkronisering med Google eller Outlook.
Återta prissättningen
- Lite: Gratis
- Startpaket: 12 $/månad per användare
- Företag: 18 $/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
Återta betyg och recensioner
- G2: 4,8/5 (över 120 recensioner)
- Capterra: Inte tillräckligt med recensioner
Vad säger verkliga användare om Reclaim?
En G2-användare säger:
Jag gillar schemaläggningsfunktionen. Den gör att jag kan använda olika schemaformat för olika grupper. Jag har två organisationer för vilka jag behöver hålla separata möteskalendrar. Jag uppskattar verkligen avsnittet om vanor; det har varit till stor hjälp för mig. Dessutom fungerar prioritetsfunktionen bra för mig.
Jag gillar schemaläggningsfunktionen. Den gör att jag kan använda olika schemaformat för olika grupper. Jag har två organisationer för vilka jag behöver ha separata möteskalendrar. Jag uppskattar verkligen avsnittet om vanor; det har varit till stor hjälp för mig. Dessutom fungerar prioritetsfunktionen bra för mig.
🧠 Kul fakta: Pomodoro-tekniken uppfanns i slutet av 1980-talet av Francesco Cirillo, en universitetsstudent som sedan skrev en 160-sidig bok om samma ämne.
8. Motion (Bäst för end-to-end AI-exekvering i operativa team)
Använd tidshanteringsappen Motion för att planera dina dagar utifrån deadlines, prioriteringar, beroenden och tillgänglighet.
AI Meeting Notetaker ansluter sig till exempel till dina Zoom-/Teams-samtal, spelar in dem och extraherar åtgärdspunkter, som sedan omvandlas till uppgifter och placeras direkt i ditt schema.
Verktyget innehåller också en inbyggd kunskapsbas för lagring av SOP:er och interna processer. AI:n kan läsa dessa dokument för att hjälpa till att schemalägga uppgifter på ett mer intelligent sätt.
Motion låter dig använda AI-anställda i din arbetsmiljö. Dessa agenter kan hantera repetitiva logiska uppgifter. Till exempel kan dess projektledaragent automatiskt schemalägga uppgifter i teamkalendrar, förutsäga leveranstider och flagga kapacitetsrisker, vilket hjälper ditt team att omfördela arbetet innan deadlines missas.
Motion bästa funktioner
- Skapa anpassade uppgiftsfält och vyer för att filtrera och sortera uppgifter efter etiketter, blockerare, prioritet eller beroenden.
- Bädda in Motions bokningskalender för att publicera en kontrollerad uppsättning bokningsbara tidsluckor på valfri webbplats eller sida.
- Konfigurera dagliga mötesgränser som automatiskt förhindrar ytterligare bokningar när gränsen är nådd.
Rörelsebegränsningar
- Onboarding är integrationskrävande och tidskrävande, med begränsad vägledning för att ställa in komplexa arbetsflöden.
Motion-prissättning
- Pro AI: 29 $/månad per användare
- Business AI: 49 $/månad per användare
Rörelsebetyg och recensioner
- G2: 4,1/5 (över 140 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (över 80 recensioner)
Vad säger verkliga användare om Motion?
En G2-användare säger:
Jag ÄLSKAR att den bara talar om för mig vad jag ska göra. Det betyder att även om alla mina uppgifter skriker efter att bli gjorda samtidigt, kan dessa uppgifter utföras utan stress eftersom jag VET att det kommer att finnas en utvald tid för att göra var och en av dem. Och det är skillnaden mellan överväldigande och lugn.
Jag ÄLSKAR att den bara talar om för mig vad jag ska göra. Det betyder att även om alla mina uppgifter skriker efter att bli gjorda samtidigt, kan dessa uppgifter utföras utan stress eftersom jag VET att det kommer att finnas en utvald tid för att göra var och en av dem. Och det är skillnaden mellan överväldigande och lugn.
Titta på den här videon för en snabb genomgång av ClickUp vs. Motion 👇
9. Sunsama (Bäst för att kombinera uppgiftshantering med tidsblockering och kalenderplanering)
Letar du efter en arbetsplats som hjälper dig att vara medveten om hur du använder din tid? Sunsama är en daglig planerare som är utformad just för det.
Istället för att börja med en tom kalender börjar du varje dag med att hämta uppgifter från verktyg som Notion, Jira, Asana, e-post eller Slack och bestämma vad dagens mål egentligen är. Du kan sedan tidsbegränsa det arbetet direkt i ditt schema, så att varje åtagande har en synlig plats.
Med Sunsama kan du stänga av appar för att minska distraktioner och arbeta i fokusläge. Du kan också lägga till dessa tidsluckor i Slack och Microsoft Teams så att alla kan se vad du arbetar med. Verktyget ger också automatiska påminnelser som hjälper dig att ta pauser och behålla energin.
Sunsamas bästa funktioner
- Synkronisera din kalender med Google, Outlook och Apple Kalender för att se hela din dag på ett och samma ställe.
- Konvertera inkommande meddelanden och chattmeddelanden till uppgifter genom att dra e-postmeddelanden eller omvandla Slack- och Teams-meddelanden.
- Kör Pomodoro-sessioner för valfri uppgift, spåra hur lång tid arbetet tar och reflektera över dina dagliga och veckovisa mönster.
Sunsamas begränsningar
- Ibland, under live-samarbete, kan sidor laddas om oväntat och uppdateringar kanske inte synkroniseras, vilket stör delade agendor och långvariga möten.
Priser för Sunsama
- 14 dagars gratis provperiod
- Basic Pro-abonnemang: 20 $/månad (faktureras årligen)
- Power Pro-plan: 50 $/månad (faktureras årligen)
Sunsama-betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: 4,7/5 (25+ recensioner)
Vad säger verkliga användare om Sunsama?
En Capterra-användare säger:
Kalenderintegrationen är mycket robust och möjligheten att se alla dina uppgifter samlade från alla platser (Notion-uppgiftsuppdrag, GitHub-ärenden, Slack- och e-postkonversationer och mycket mer) är unik för Sunsama på denna kvalitetsnivå.
Kalenderintegrationen är mycket robust och möjligheten att se alla dina uppgifter samlade från alla platser (Notion-uppgiftsuppdrag, GitHub-ärenden, Slack- och e-postkonversationer och mycket mer) är unik för Sunsama på denna kvalitetsnivå.
10. Notion Calendar (bäst för att förena arbetsmiljö och tid)
Notion Calendar är en kalenderapp som synkroniseras med flera Google Kalender-konton, vilket gör att händelser, uppgifter och projektposter kan samsas och redigeras på samma tidslinje.
Istället för att kopiera uppgifter från ett verktyg till ett annat arbetar du i en enda loop: diskutera, besluta, dokumentera, schemalägga.
Du kan till exempel be Notion AI att sammanfatta en designgranskning, identifiera öppna frågor eller lista nästa steg. Därifrån går du direkt till Notion Calendar för att placera det arbetet i din vecka. En mötesöversikt blir en uppgift. En uppgift blir ett schemalagt block.
Notion Calendar fungerar som en tvåvägskanal som hjälper dig att spara tid. Dra ett databasobjekt direkt till kalendern för att ändra dess förfallodatum, flytta ett möte för att uppdatera den underliggande projektposten eller blockera tid i din kalender och få den att visas i Notion.
Notion Calendars bästa funktioner
- Visa projektdeadlines och databasposter direkt i din kalender så att uppgifter, milstolpar och möten delar samma tidslinje.
- Delta i möten direkt från menyraden eller evenemangskortet med inbyggd integration med Zoom, Google Meet och Apple Kalender.
- Skicka din tillgänglighet och schemaläggningslänk så att andra kan boka tid med dig.
Begränsningar i Notion Calendar
- Plattformen placerar inte automatiskt uppgifter i lediga tidsluckor, utan kräver att användarna manuellt drar och släpper objekt för att strukturera varje dag.
Priser för Notion Calendar
- Helt gratis för alla Notion-användare och fungerar som ett fristående verktyg integrerat med det huvudsakliga ekosystemet.
Betyg och recensioner av Notion
- G2: 4,6/5 (över 9 100 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 650 recensioner)
Vad säger verkliga användare om Notion?
En G2-användare säger:
Jag använder Notion för att organisera allt, inklusive att använda det som mitt projektledningsverktyg för att organisera alla mina uppgifter, planera innehåll med hjälp av kalendern och AI-skrivassistenten, spåra KPI:er och jag använder AI för att spela in och ta anteckningar för möten. Jag älskar att Notion löser problemet med att behöva flera plattformar och ha ett osammanhängande informationsflöde genom att låta mig hålla allt på ett ställe.
Jag använder Notion för att organisera allt, inklusive som mitt projektledningsverktyg för att organisera alla mina uppgifter, planera innehåll med hjälp av kalendern och AI-skrivassistenten, spåra KPI:er och jag använder AI för att spela in och ta anteckningar för möten. Jag älskar att Notion löser problemet med att behöva flera plattformar och ha ett osammanhängande informationsflöde genom att låta mig hålla allt på ett ställe.
Satsa på en AI-app för tidsblockering som ClickUp som håller måttet
De flesta AI-appar för tidsplanering finns utanför ditt arbete. ClickUps konvergerade AI-arbetsyta finns inuti det.
ClickUp kopplar tidsblockering till det system där arbetet finns – uppgifter, prioriteringar, beroenden, möten och genomförandehistorik. När planerna ändras anpassas schemana efter sammanhanget istället för att brytas.
Prova ClickUp gratis. Skapa ett schema som klarar genomförandet.
Vanliga frågor
En AI-app för tidsblockering schemalägger automatiskt dina uppgifter i kalenderblock baserat på uppgifter som prioritet, deadlines, uppskattningar och tillgänglighet. Till skillnad från manuell tidsblockering kan den anpassa sig när din dag förändras – flytta block, dela upp uppgifter eller ombalansera ditt schema. Målet är att minska behovet av ständig omplanering och skydda din fokuseringstid samtidigt som din plan förblir realistisk när arbetet förändras.
Många gör det, men graden av autonomi varierar. Vissa appar föreslår bara bättre blockeringar, medan andra automatiskt omplanerar när möten flyttas, uppgifter överskrider tiden eller prioriteringar ändras. Leta efter uttryck som ”automatisk omplanering”, ”dynamisk omflyttning”, ”omberäkning” eller ”adaptiv planering”. Kontrollera också om appen hanterar konflikter (överbelastning, missade uppgifter) genom att omprioritera, dela upp arbetet eller automatiskt skjuta upp uppgifter.
Det bästa alternativet för team är vanligtvis det som kopplar samman schemaläggning med delat arbete: uppgifter med ägare, deadlines, beroenden och teamets synlighet. Om ditt team behöver ett AI-schema som återspeglar den verkliga projektkontexten, välj en plattform som behandlar uppgifter som källan till sanningen och stöder arbetsbelastningsbalansering, delade kalendrar och automatisering. Verktyg som endast har kalender kan fungera, men de har ofta svårt med teamöverskridande genomförande.