De flesta marknadsföringsteam publicerar tio gånger mer innehåll än för fem år sedan.
62 % av marknadsförarna såg efterfrågan öka fem gånger eller mer under de senaste två åren. Ändå säger 64 % av B2B-köparna att de inte kan skilja ett varumärke från ett annat.
Låt oss då åtgärda detta. I den här bloggen går vi igenom hur du dokumenterar ditt varumärkes röst, skapar kvalitetskontrollsystem och använder AI som verkligen förstår din verksamhet, så att du kan skala upp innehållsproduktionen utan att det låter som generisk AI.
⭐ Utvalda mallar
Det blir enklare att skala innehåll när ditt varumärkes röst inte är fast i en PDF-fil. Denna mall för strukturerade varumärkesriktlinjer kan hjälpa dig att dokumentera röstprinciper, tonvariationer, godkänd terminologi och exempel på ”vi säger detta, inte det” på ett och samma ställe.
När dina riktlinjer finns i din arbetsyta kan skribenterna hänvisa till dem under arbetet, granskare kan koppla feedback direkt till reglerna och AI kan generera innehåll som låter som varumärket från början, utan att behöva redigeras i efterhand.
Varför varumärkets röst är viktigare i AI-eran
Ditt varumärkes röst är den unika personligheten bakom varje ord som ditt företag publicerar. Det är så kunderna känner igen dig utan att någonsin se ditt logotyp.
I en värld där alla team använder samma AI-verktyg med generiska uppmaningar börjar resultatet låta identiskt. Din redaktionella röst blir snabbt det enda som skiljer dig från mängden.
Varför? Eftersom läsarna utvecklar förtroende genom konsekvens. När din tonfall skiftar på ett störande sätt från en bloggpost till en annan signalerar det oorganisering eller, ännu värre, brist på äkthet. Människor märker när något känns "fel", även om de inte kan uttrycka varför.
Om något har den stora mängden AI-genererat innehåll ökat publikens förväntningar. Publiken kan upptäcka generiska, utbytbara texter på några sekunder och bläddrar förbi dem. Din varumärkesidentitet är inte längre bara något som är "trevligt att ha" för varumärkets värde. Den påverkar direkt engagemang, varumärkeskännedom och konverteringsfrekvens.
🔊 Callout: Fånga ditt varumärkes röst innan den blir utplattad av AI
Varumärkets röst börjar inte som en polerad text. Den börjar med hur ditt team pratar – i brainstorming, granskningar och spontana kommentarer.
ClickUp Brain MAX hjälper till att bevara den rösten innan den blir utvattnad.
Med Talk-to-Text kan team fånga upp idéer, feedback och riktlinjer med sin naturliga röst och sedan omedelbart omvandla den informationen till strukturerade dokument, uppgifter eller sammanfattningar i ClickUp.
Eftersom Brain MAX finns som en enda AI-superapp på din dator förblir allt centraliserat:
- Talad inmatning blir sökbar kunskap
- Beslut och tonfall förblir kopplade till arbetet.
- AI-utdata återspeglar hur ditt team faktiskt kommunicerar, inte generiska uppmaningar.
När AI börjar med din riktiga röst slutar skalat innehåll att låta syntetiskt och börjar istället låta konsekvent.
Varför skalning av innehåll misslyckas utan rätt struktur
Skalning av innehållshanteringen misslyckas ofta när teamet förlitar sig på tribal kunskap istället för dokumenterade system.
När varumärkets röst finns i en enda persons huvud är det omöjligt att överföra den kunskapen till tio nya skribenter eller ett team av frilansare. Så fort du behöver ta in en ny medarbetare eller expandera till en ny kanal börjar sprickorna visa sig.
Detta leder till ”röstförskjutning” – subtila inkonsekvenser som ackumuleras över tid och får ditt varumärke att låta som om det har skapats av fem olika företag. Du slösar timmar på att svara på samma frågor och korrigera samma misstag, vilket saktar ner hela ditt redaktionella arbetsflöde.
Lösningen är att sluta förlita sig på spridda filer och skapa en enda källa till sanning för din innehållsstyrning. Struktur är inte byråkrati, utan grunden som gör att ditt teams kreativitet kan utvecklas snabbare utan att saker går sönder.
Problemet med generisk AI för innehållsskapande
Är resultatet från ditt AI-verktyg intetsägande, inte i linje med varumärket och kräver timmar av redigering? Detta beror på att generiska stora språkmodeller (LLM) tränas på hela internet och är utformade för att producera innehåll som låter genomsnittligt.
De optimeras för det "mest troliga nästa ordet", inte för ditt varumärkes unika egenskaper och specifika budskap.
Problemet är inte AI i sig, utan AI utan sammanhang.
Dessa verktyg känner inte till din produktpositionering, tidigare kampanjer eller vad din VD betonade vid det senaste allmänt mötet. Detta tvingar ditt team in i en frustrerande cykel: mata AI:n med en brief, få generiska resultat och spendera sedan timmar på att redigera det tillbaka till ditt varumärkes röst.
Det är därför endast 8 % av kunskapsarbetarna fullt ut drar nytta av produktivitetsvinsterna från generativa AI-verktyg – både när det gäller hastighet och kvalitetsförbättringar.
Varför Connected Search är skillnaden mellan ”AI-assistans” och varumärkessäker AI
AI-produktivitetsverktyg för marknadsföring fungerar inte om de inte känner till din verksamhet. Resultatet blir AI-genererade arbetsflöden: snabba, flytande och subtilt felaktiga.
Ansluten sökning löser det problemet.
Istället för att generera innehåll isolerat kan AI med ansluten sökning hämta innan den skriver. Den hämtar från din faktiska arbetsyta: varumärkesriktlinjer, godkända dokument, tidigare kampanjer, feedbacktrådar och uppgiftshistorik. Denna kontext blir det begränsande system som håller resultatet i linje med varumärket.
I praktiken innebär detta:
- Rubrikerna återspeglar din verkliga positionering, inte internetgenomsnittet.
- Terminologin förblir konsekvent i alla kampanjer och kanaler.
- Tidigare godkännanden och beslut påverkar automatiskt nya utkast.
- Författare behöver inte upprepa varumärkets regler i varje prompt.
Med ClickUp Brain spänner den anslutna sökningen över dokument, uppgifter, kommentarer och kunskapstillgångar i ett arbetsutrymme. När marknadsföringsteamen ber om ett utkast, en sammanfattning eller en omskrivning baserar AI:n sitt resultat på vad ditt företag redan har beslutat, inte på gissningar.
Detta är grunden som gör automatisering säker. När AI på ett tillförlitligt sätt kan hitta rätt sammanhang kan du automatisera det som händer därefter – gå från brief till utkast till granskning utan att förlora varumärkets röst längs vägen.
Denna klyfta beror på bristande kunskap om sökningar och arbetsytor. För att generera innehåll som är i linje med varumärket behöver AI tillgång till dina faktiska varumärkestillgångar, godkända meddelanden och historiskt innehåll. Sluta ta emot innehåll som är snabbt men felaktigt.
📖 Läs mer: Hur man redigerar AI-innehåll: En guide till att producera engagerande texter av hög kvalitet
Hur man dokumenterar riktlinjer för varumärkets röst som kan skalas
Är din varumärkesguide en 40-sidig PDF-fil som ligger begravd i en delad mapp som ingen någonsin läser?
Det är för långt, svårt att navigera och helt kopplat från där ditt team faktiskt arbetar. Som ett resultat ignorerar författarna det, din varumärkesröst förblir inkonsekvent och dokumentet blir föråldrat och oanvändbart.
För att dina varumärkesriktlinjer ska fungera måste de vara levande dokument som är en del av ditt teams dagliga arbetsflöde. Börja med att definiera ”varför” bakom din röst – de kärnvärden och personlighetsdrag som ska komma fram i varje innehåll.
Utifrån detta kan du skapa en praktisk och överskådlig stilguide.
- Skapa ett röstdiagram: Använd en enkel tabell för att kartlägga ditt varumärkes personlighet inom olika spektrum, till exempel formellt kontra informellt, lekfullt kontra seriöst eller tekniskt kontra tillgängligt. Detta ger skribenterna en snabb visuell referens.
- Inkludera konkreta exempel: Använd jämförelser av typen ”vi säger detta, inte det” för vanliga scenarier som felmeddelanden, uppmaningar till handling och inlägg på sociala medier.
- Skapa en levande ordlista: Dokumentera önskad terminologi, förbjudna ord och sammanhanget för eventuella undantag.
Det viktigaste steget är att lagra dessa riktlinjer där arbetet faktiskt utförs.
Skapa kvalitetskontrollsystem för AI-assisterat innehåll
Kvalitetskontroll för AI-assisterat innehåll är inte valfritt. Denna process avgör skillnaden mellan att skala upp din röst och att skala upp dina problem.
Du behöver ett system som upptäcker problem före publicering, inte efter. Detta kräver en balans mellan snabbhet och noggrannhet; inte alla delar behöver samma nivå av granskning, men alla delar behöver en kontrollpunkt.
Ställ in flernivåarbetsflöden för granskning
Lösningen är att bygga in dina granskningssteg direkt i ditt innehållsarbetsflöde så att inget publiceras utan att ha passerat rätt grindar. Gradera ditt innehåll efter risknivå.
- Högprofilerade inslag som stora kampanjer eller kommunikation från ledningen bör genomgå en fullständig granskning i flera steg.
- Rutinmässiga inlägg på sociala medier eller interna uppdateringar kan ha en enklare, enstegskontroll.
Definiera vem som granskar vad – ämnesexperter för teknisk korrekthet, varumärkesansvariga för röstkonsistens och juridiska experter för efterlevnad. Denna tydlighet förhindrar förvirring och säkerställer att rätt personer granskar rätt innehåll.
Kör versionsgranskningar för att förhindra avvikelser.
Även med en gedigen granskningsprocess kan ditt varumärkes röst sakta förändras över tid.
Planera regelbundna granskningar för att jämföra det senaste innehållet med dina dokumenterade riktlinjer. Här måste du leta efter mönster: avviker vissa skribenter, kanaler eller innehållstyper mer än andra?
Använd dessa granskningar som en möjlighet att uppdatera dina riktlinjer. Om alla gör samma "misstag" kan det vara ett tecken på att riktlinjerna i sig behöver revideras. Genom att spåra dessa förändringar kan du upptäcka långsamma avvikelser innan de leder till en oavsiktlig omprofilering.
Bädda in värdetester i alla typer av innehåll
Slutligen skapar du en enkel checklista kopplad till dina kärnvärden och integrerar den i dina innehållsmallar.
Detta tvingar författarna att ta hänsyn till varumärkets inriktning redan från första utkastet, inte som en eftertanke under granskningsprocessen. Gör testet specifikt och genomförbart, med frågor som: "Låter det som att vi pratar med vår publik, inte till dem?"
🎥 Se denna korta översikt över hur du strukturerar en effektiv marknadsföringsstrategi som håller hela teamet samstämmigt när det gäller varumärkets röst och innehållsstrategi.
Hur ClickUp håller ditt innehåll i linje med varumärket i stor skala
Dina varumärkesriktlinjer finns i ett verktyg, din AI-skribent finns i ett annat.
Denna kontextförskjutning – när team slösar timmar på att söka efter information, växla mellan appar och leta efter filer – är den grundläggande orsaken till ineffektivitet och inkonsekvens.
För att verkligen skala innehåll utan att förlora ditt varumärkes röst behöver du både struktur och intelligens som samverkar på ett och samma ställe.
Men det är lätt att åtgärda. Flytta dina innehållsaktiviteter, varumärkesresurser och AI-drivna skapelser till ClickUp, en enda konvergerad AI-arbetsplats – en plattform där projekt, dokument, konversationer och analyser samlas tillsammans med AI inbäddat som ett intelligenslager som förstår ditt arbete.
Låt oss titta på hur ClickUp kan hjälpa till här:
Centralisera varumärkets tillgångar och riktlinjer i ett arbetsutrymme
Först och främst, låt oss avbryta den ändlösa sökningen. Lagra all din röstdokumentation, godkända meddelanden och varumärkesresurser precis där ditt innehåll skapas med ClickUp Docs.
Eftersom ClickUp Docs är en del av en ansluten arbetsyta kan du länka riktlinjer direkt till innehållsuppgifter och skapa en enda källa till sanning som säkerställer att alla arbetar enligt samma spelplan.
⚡️ Mallarkiv: Gratis Wiki-mallar för smidig kunskapshantering
Använd multimodella AI-arbetsflöden som är anpassade efter ditt varumärke.
Att skapa innehåll som är i linje med varumärket handlar om att tillämpa rätt typ av intelligens vid rätt tillfälle, med tillgång till ditt faktiska varumärkeskontext.
ClickUp Brain fungerar som ett multimodellt AI-lager som är inbäddat direkt i din arbetsyta. Det kan dirigera olika uppgifter, såsom att skriva utkast, sammanfatta, skriva om eller göra research, till den mest lämpliga underliggande modellen samtidigt som det upprätthåller dina arbetsytans behörigheter och datagränser.
Eftersom Brain är kopplat till dina dokument, uppgifter, kommentarer och tidigare innehåll är det inte beroende av generiska uppmaningar eller klistrat in sammanhang. Du kan ställa frågor, begära första utkast, förfina tonen eller söka efter godkänt språk genom att skriva @brain i en uppgiftskommentar eller ClickUp Chat.
Resultatet återspeglar dina befintliga riktlinjer, terminologi och historiska beslut, inte gissningar.
Automatisera processen från brief till genomförande
De flesta flaskhalsar i innehållsproduktionen uppstår inte under skrivprocessen. De uppstår i mellanrummen mellan olika steg: briefs som inte är helt färdigställda, utkast som väntar på fel granskare, feedback som ligger kvar i e-postmeddelanden och godkännanden som fastnar eftersom ingen vet vem som står på tur.
Genom att automatisera processen från brief till genomförande behöver dessa övergångar inte längre förlita sig på minnet eller manuella uppföljningar. Istället är det arbetsflödet som driver arbetet framåt.
Med ClickUp Automations kan varje steg i ditt innehålls livscykel automatiskt utlösa nästa åtgärd.
Genom att helt enkelt flytta en uppgift till Redo för granskning kan den dirigeras till rätt redaktör baserat på innehållstyp, kanal eller risknivå. När uppgiften har godkänts kan intressenterna meddelas, publiceringsstatusen uppdateras och slutförandet loggas – utan att någon behöver jaga efter uppdateringar.
Eftersom dessa automatiseringar är direkt kopplade till uppgiftsstatus, anpassade fält och ägarskap anpassas de efterhand som din process utvecklas. Ändra din granskningsstruktur en gång, så uppdateras automatiseringen överallt.
Påskynda dina processer med Super Agents
Den sista pusselbiten är någon som faktiskt tar över arbetet från dig. Det betyder att du behöver en agent!
Marknadsförings-AI-agenter som ClickUp Super Agents utnyttjar specifik kunskap om arbetsytan för att generera varumärkesanpassade texter som låter som om de skrivits av ditt team. Som denna från vårt efterfrågeteam. 👇🏼
Till skillnad från generiska verktyg utnyttjar dessa agenter allt som din organisation redan har skapat och godkänt. Nu kan du skapa utkast, brainstorma rubriker eller återanvända innehåll samtidigt som du bibehåller perfekt röstkonsistens i alla utdata.
Här är ytterligare fem tips som kan hjälpa dig att påskynda de tråkiga delarna av AI-innehållsgenerering:
| AI-agent | Vad det gör | Hur det hjälper marknadsföringsteam | Varför det är viktigt i stor skala |
|---|---|---|---|
| Agent för varumärkets röst | Granska utkast mot dokumenterade regler för varumärkets röst, ton och terminologi som lagras i din arbetsyta. | Markera språk som inte stämmer överens med varumärket, förbjudna fraser och tonfall avvikelser innan mänsklig granskning. | Varumärkets konsistens blir ett system, inte en manuell övervakningsinsats. |
| Agent för kreativ brief-expansion | Utvidga kortfattade briefs till strukturerade dispositioner med hjälp av tidigare kampanjer och godkända meddelanden. | Eliminera vaga briefs och minska fram- och återgången innan skrivandet börjar. | Författare utgår från tydlighet, inte gissningar |
| Agent för utkastgenerering | Skapar första utkast baserade på ditt befintliga innehåll, dina ramverk och tidigare godkännanden. | Utkast låter redan bekant, vilket minskar behovet av omfattande omskrivningar. | Snabbare granskningscykler utan att kompromissa med tonen |
| Gransknings- och vidarebefordringsagent | Tilldelar automatiskt granskare och lägger till kontextmedvetna sammanfattningar baserat på innehållstyp eller risknivå. | Säkerställer att rätt personer granskar rätt innehåll i rätt skede | Förhindrar fastnade utkast och flaskhalsar i granskningsprocessen |
| Återanvändnings- och distributionsagent | Konverterar godkänt innehåll till kanalvänliga format (sociala medier, e-post, kortformat) | Skalbar distribution utan att behöva skriva om från grunden | En enda källa till sanning, många konsekventa resultat |
Behöver du mer inspiration? Se ett annat exempel här, som ser till att även dina e-postmeddelanden är perfekta:
När dina arbetsflöden accelereras med agenter blir resultatet en innehållshantering som fungerar som ett system istället för en sekvens av påminnelser. Arbetet fortskrider på ett förutsägbart sätt, och ditt team lägger mindre tid på samordning och mer tid på att skapa.
📮 ClickUp Insight: Endast 12 % av våra undersökningsdeltagare använder AI-funktioner som är inbyggda i produktivitetssviter. Denna låga användningsgrad tyder på att nuvarande implementationer kanske saknar den sömlösa, kontextuella integration som skulle få användarna att övergå från sina föredragna fristående konversationsplattformar.
Kan AI till exempel utföra ett automatiserat arbetsflöde baserat på en vanlig textprompt från användaren? ClickUp Brain kan det!
AI är djupt integrerat i alla aspekter av ClickUp, inklusive sammanfattning av chattrådar, utkast eller finputsning av text, hämtning av information från arbetsytan, generering av bilder och mycket mer! Gå med i de 40 % av ClickUp-kunderna som har ersatt 3+ appar med vår allt-i-ett-app för arbete!
Skala ditt innehåll med ClickUp
Att skala innehåll utan att förlora ditt varumärkes röst kräver mer än bara att producera en större volym arbete. Det kräver en kombination av dokumenterade riktlinjer, systematisk kvalitetskontroll och AI som verkligen förstår ditt varumärkes unika sammanhang.
Utan dessa pelare riskerar du att skapa en röstförskjutning som undergräver det förtroende du har arbetat så hårt för att bygga upp hos din publik.
Generiska AI-verktyg och splittrade arbetsflöden förvärrar bara problemet och gör varje inkonsekvent innehållsnämnare svårare att upptäcka än den förra. De team som löser denna utmaning nu kommer att sticka ut när AI-genererat innehåll blir normen och det blir allt svårare att differentiera varumärken.
Är du redo att se hur? Kom igång gratis med ClickUp idag. ✨