Enligt vår undersökning om mötes effektivitet tycker 12 % av de tillfrågade att mötena är överfulla, 17 % säger att de tar för lång tid och 10 % anser att de oftast är onödiga.
Och kan man klandra dem när nästan 50 % av mötena varar en timme eller mer?
Men måste de vara så långa? Kan vi inte ersätta dessa långa och ofta improduktiva möten med snabba, fokuserade "möten" SyncUps istället?
Det korta svaret: Ja, det kan vi.
Det långa svaret, eller hur man gör? Det är vad det här blogginlägget handlar om!
Nedan visar vi hur du ersätter allhands-check-ins på Zoom med ClickUp SyncUp.
Problemet med traditionella allhandsmöten
Innan vi pratar om att ersätta allhandsmöten, låt oss förstå varför Zoom-möten inte längre ger en konsekvent samordning av teamet.
Schemaläggningsproblem och tidszonkonflikter
Enligt en undersökning från Microsoft Work Trend har möten som schemaläggs efter klockan 20.00 ökat med 16 % jämfört med föregående år bland anställda som arbetar i olika tidszoner världen över.
Samtidigt som samarbete på arbetsplatsen har blivit enklare än någonsin, har det blivit exponentiellt svårare att hantera Zoom-möten över olika tidszoner. Någon i ditt team måste alltid kompromissa med sin arbetstid för att kunna delta i möten för alla medarbetare.
Passiv deltagande
Nästan 67 % av de anställda är distraherade under virtuella möten. De kollar e-post på mobilen, skickar sms, dagdrömmer, surfar på internet eller utför hushållssysslor.
De flesta allhandsmöten är långt ifrån interaktiva, utan domineras istället av de som har starkast röster. En liten grupp talar, några få reagerar och resten förblir tysta.
Begränsad synlighet efter mötet
Vilka likheter finns det mellan de minst produktiva mötena?
- Inga uppföljningsanteckningar, sammanfattningar eller åtgärdspunkter delas efter mötet.
- Mötet saknar viktiga deltagare och besluten fastnar som ett resultat av detta.
- Ingen agenda eller förberedande läsning tillhandahålls i förväg.
Enligt Calendly är de konsekventa både för interna och externa möten.
Med andra ord, efter ett Zoom-möte måste någon manuellt ange åtgärdspunkter, tilldela ansvar, sätta deadlines och lägga till sammanhang i projektledningsverktyget.
Denna kopiering och kontextväxling resulterar i vad vi kallar Work Sprawl, där idéer, uppgifter och uppföljningar är utspridda över en mängd olika verktyg – vilket i slutändan kostar teamen över fyra timmar per anställd och vecka!
📮 ClickUp Insight: Resultaten från vår undersökning om mötes effektivitet visar att 42 % av teamen använder inspelade klipp (21 %) eller projektledningsverktyg (21 %) för asynkron arbete.
Men dessa verktyg kräver ofta ytterligare verktyg, separata prenumerationer, inloggningar och inlärningskurvor.
Som allt-i-ett-appen för arbetet underlättar ClickUp asynkron kommunikation. Få tillgång till videoklipp, röstmeddelanden, projektarbetsflöden, samarbetsdokument och en inbyggd AI-anteckningsfunktion – allt inom ett enda arbetsutrymme.
Varför hantera flera prenumerationer och spridd information när en enda lösning kan effektivisera hela ditt arbetsflöde?
💫 Verkliga resultat: Team som använder ClickUps möteshanteringsfunktioner rapporterar en minskning på hela 50 % av onödiga konversationer och möten!
Missade möjligheter till samordning
Alla kan inte delta live. Och även när de gör det, känner inte alla sig bekväma med att yttra sig.
Viktiga uppdateringar delas en gång, vid ett enda tidsbegränsat tillfälle. Den som missar mötet är beroende av andrahandsinformation eller ofullständiga inspelningar. Frågor dyker upp senare i privata chattar, sidotrådar eller uppföljningssamtal.
Envägsuppdateringar
De flesta allhands-möten på distans fungerar som sändningar. Ledningen delar kvartalsresultat, produktmeddelanden eller policyändringar medan alla andra lyssnar.
Detta format tvingar människor att avbryta sitt koncentrerade arbete för att ta del av information som kunde ha granskats asynkront. En presentationsserie, en inspelad uppdatering eller en kort skriftlig sammanfattning skulle förmedla samma budskap – utan att störa arbetsdagen.
Denna bortkastade tid inkluderar inte kostnaden för att byta kontext. Forskning visar att det kan ta upp till 23 minuter att återfå fokus på en uppgift när man väl har blivit avbruten från sitt koncentrerade arbete.
👀 Visste du att? Ett till synes harmlöst Zoom-möte orsakar fem olika typer av mötesutmattning: allmän, visuell, social, motivationsmässig och emotionell. Zoom Exhaustion & Fatigue Scale (ZEF Scale), utvecklad av forskare vid Stanford, mäter detta fenomen vetenskapligt.
Så vad är lösningen på Zoom-trötthet?
Nedan visar vi hur du kan hålla en asynkron check-in för alla medarbetare.
Vad är ClickUp SyncUp och varför fungerar det för alla anställda?
ClickUp SyncUp är ett AI-drivet mötes- och samarbetsverktyg som låter dig starta omedelbara ljud- och videosamtal med ditt team inom din ClickUp-arbetsyta.
Starta enskilda samtal och gruppsamtal med ditt team för att snabbt lösa frågor och hinder.
SyncUps är en del av ClickUp Chat och finns tillgängligt i alla abonnemang, inklusive gratispaketet. Du kan starta en SyncUp från valfri ClickUp Chat DM eller kanal. Du kan också spela in diskussionen och transkribera den med ClickUp AI Notetaker.
Varje inspelning förblir kopplad till relevant chatt, ClickUp-uppgift eller projekt. Omvandla diskussioner till spårbara resultat så att de inte går förlorade eller glöms bort.
Så här bidrar detta till tydligare kommunikation för dina allhandsmöten:
Integrerad kontext
Det bästa med SyncUps är att de integreras med ditt faktiska arbete. Du kan starta en SyncUp inom en specifik chattkanal eller direktmeddelande och hålla dina konversationer förankrade.
Du kan också dela filer och referensdokument under ett SyncUp-samtal och bifoga specifika uppgifter som är relevanta för diskussionen.
📌 Exempel: IT-teamet implementerar nya krav på tvåfaktorsautentisering. Under ett SyncUp-samtal med alla medarbetare demonstrerar de installationsprocessen genom att dela sin skärm och gå igenom vanliga problem som anställda kan stöta på.
Efter samtalet läggs SyncUp-inspelningslänken till IT-säkerhetsuppgiften och bäddas in direkt i ett ClickUp Doc som fungerar som den officiella implementeringsguiden. Doc-filen innehåller steg-för-steg-instruktioner, skärmdumpar och vanliga frågor, allt samlat på ett ställe.
När uppdateringar kommer in revideras dokumentet istället för att nya konversationer startas. Anställda vet exakt var de ska vända sig för att få den senaste informationen. IT-teamet slipper upprepade frågor eller uppföljningsmöten. Resultatet är en enda, självbetjänad källa till information som förblir kopplad till arbetet bakom lanseringen.
Även teammedlemmar som inte deltog i samtalet kan titta på inspelningen och hämta det dokument som ledningen hänvisade till.
📮 ClickUp Insight: Kunskapsarbetare skickar i genomsnitt 25 meddelanden per dag för att söka efter information och sammanhang. Detta indikerar att en hel del tid går åt till att bläddra, söka och tolka fragmenterade konversationer i e-postmeddelanden och chattar. 😱
Om du bara hade en smart plattform som kopplar samman uppgiftshantering, projekt, chatt och e-post (plus AI!) på ett och samma ställe. Men det har du: Prova ClickUp!
AI-drivna sammanfattningar och transkriptioner
Det bästa med SyncUps är att alla kan se samma SyncUp utan att behöva vara online samtidigt.
De kan gå igenom inspelningen, transkriptet eller sammanfattningen för att få sammanhanget.
Allt, inklusive uppdateringar, framsteg och hinder, är tillgängligt i dina ClickUp-uppgifter, dokument och chattar.
⭐ Bonus: Med ClickUp Enterprise AI Search kan du hämta information från dina anteckningar i ditt ClickUp-arbetsområde på några sekunder, och det med hjälp av naturliga språkkommandon.
Om du till exempel har varit borta från kontoret i en vecka kan du bara be AI-assistenten att hämta mötesinformation och åtgärdspunkter från förra veckans SyncUp.
Inbyggda åtgärdspunkter kopplade till uppgifter
Ansvarsskyldigheten försvinner när ditt samtal avslutas i Zoom-appen. Men med ClickUp SyncUps kan diskussioner snabbt kopplas till spårbara uppgifter, eftersom allt finns i samma arbetsyta.
Om en mötesreferat till exempel innehåller en åtgärdspost kan du be ClickUp Brain, ClickUps inbyggda AI-assistent, att skapa den relevanta uppgiften med hjälp av Workspace-kontexten.
👀 Visste du att? Videomöten som följer tätt efter varandra kan orsaka ackumulerad stress i hjärnan. Enligt Microsofts neurovetenskapliga laboratorium som använder EEG-teknik återställer bara 10 minuters pauser mellan möten stressnivåerna till basnivån. Traditionella allhandsmöten berövar ditt team dessa viktiga perioder av mental återhämtning.
Skapa asynkrona videouppdateringar med ClickUp SyncUps
Inte alla uppdateringar kräver att alla i företaget deltar i mötet.
📌 Exempel: Istället för att schemalägga ett återkommande möte för designgranskning spelar designchefen in en kort SyncUp-video direkt i designteamets chattkanal.
Vad händer:
- Designern spelar in en 4-minuters SyncUp-genomgång av uppdaterade Figma-skärmar.
- De förklarar vad som har ändrats, varför det har ändrats och var feedback behövs.
- SyncUp publiceras i chattkanalen för alla anställda som är kopplad till den relevanta designuppgiften.
Hur teamet svarar:
- Projektledare och ingenjörer tittar på videon asynkront.
- Feedback kommer in som trådade kommentarer kopplade till videon.
- Specifik feedback omvandlas till uppföljningsuppgifter som "Uppdatera tomt tillstånd" eller "Utforska alternativ CTA-färg".
- Ingen kontext går förlorad eftersom video, kommentarer och uppgifter finns samlade på ett och samma ställe.
Varför detta fungerar för designteam:
- Designers behöver inte upprepa samma genomgång flera gånger.
- Tidszoner hindrar inte längre samarbete
- Beslut och designmotiveringar dokumenteras automatiskt.
Alla i organisationen kan öppna inspelningen för att visa transkriptet eller skapa en sammanfattning. De kan till och med ställa frågor direkt i chattråden.
Alltid aktivt engagemang
Vad gör anställda när de har frågor medan de tittar på inspelade SyncUps?
De kan lämna en tidsstämplad kommentar på videon och tilldela den till den person som specifikt kan lösa den frågan. Dessa kommentarer förblir synliga på Clips Activity så att alla kan se dem.
Alla inspelade SyncUps förblir dock i Clips Hub som ClickUp Clips.
Så här hjälper Clips till att främja asynkron kommunikation:
👀 Visste du att? 66 % av mötena blir improduktiva i samma stund som medarbetarna slutar dela med sig av sina idéer. Och det krävs inte mycket – avfärda någons förslag en gång under ett allhandsmöte, så kommer de att vara tysta under de kommande fem. Den enda avskräckningen skapar en kedjereaktion som gör alla dina möten improduktiva.
Hur man är värd för asynkrona allhands-check-ins med ClickUp SyncUp
Så här kan du använda ClickUp SyncUp för att dela uppdateringar för hela företaget utan att kräva att alla deltar i ett allmänt möte.
Steg 1: Fastställ tydliga riktlinjer för allhands-kommunikation
För att asynkron kommunikation ska fungera, sätt upp tydliga kommunikationsriktlinjer.
Skapa ett strukturerat ClickUp Doc med tydliga kommunikationsriktlinjer. Förtydliga:
- Vilka typer av möten är obligatoriska och kräver live-närvaro, och vilka är valfria (se inspelningen senare)?
- Hur långt i förväg bör SyncUps för hela teamet schemaläggas för globala team?
- Ska anställda delta i live-samtal utanför sin arbetstid, eller är det acceptabelt att titta på inspelningen?
- Hur teammedlemmarna ska bekräfta att de har sett meddelandet eller uppdateringen
- Hur snabbt bör kommentarer på SyncUp-inspelningar för alla anställda hanteras?
- Var allt arkiverat innehåll för alla medarbetare finns och hur man söker efter tidigare uppdateringar
- Svarstider på meddelanden (hög prioritet inom 4 timmar, standarduppdateringar inom 24 timmar)
När det är dokumenterat, kartlägg vilka kommunikationsstrategier (klipp, SyncUp, chattmeddelanden) som passar olika scenarier. Här är ett ramverk:
| Uppdateringstyp | Format | Hur är det effektivt? |
| Kvartalsresultat, strategiska förändringar | Klipp och dokument | Ger människor tid att analysera siffror och tänka igenom konsekvenserna innan de ställer frågor. |
| Produktdemonstrationer, genomgångar av funktioner | Klipp med skärmdelning | Teamen kan pausa, spela upp komplexa steg och hänvisa till det exakta arbetsflödet vid implementering. |
| Omstrukturering av organisationen, ledarskapsförändringar | Live SyncUp (kort) + uppföljningsklipp | Frågor och svar i realtid hanterar problem omedelbart, Clip ger en permanent referens för dem som missade det. |
| Veckans framgångar och milstolpar | Chatmeddelande eller live SyncUp | Beroende på hur ditt team är strukturerat och vad de föredrar – snabba asynkrona uppdateringar fungerar för distribuerade team, medan livefiranden passar sammansvetsade grupper. |
| Brådskande policyändringar | Valfri SyncUp för alla med inspelningar | Tidspressade beslut kräver omedelbar klargörande och samordning inom hela organisationen. |
Steg 2: Dela agendan före mötet
Dela en tydlig mötesagenda med dina teammedlemmar minst 48–72 timmar i förväg via e-post och chattkanaler.
Din agenda bör innehålla:
- Vad kommer att diskuteras på allhandsmötet och varför det hålls just nu?
- Bifoga ClickUp-dokument eller rapporter som teammedlemmarna bör granska före mötet.
- Tidsfördelning för varje segment, så att deltagarna vet när deras input behövs.
- Förhandsinlämnade frågor som anställda vill ha svar på – särskilt användbart för personer som inte kan delta i realtid men vill att deras frågor tas upp i inspelningen.
- Viktiga beslut som måste fattas och vem som är ansvarig för att fatta dem
- Förväntade resultat av mötet
⭐ Bonus: Förlora inte dina fantastiska idéer på post-it-lappar och röstinspelningar. Diktatera din mötesagenda med ClickUp Talk to Text och få den transkriberad och formaterad direkt i ett ClickUp Doc.
Steg 3: Starta och spela in din SyncUp
Starta en SyncUp direkt från:
- En kanal
- Ett direktmeddelande
- Vyer på en plats som har en chattkanal kopplad till sig
För att spela in din session, klicka på inspelningsikonen.
Du kan lägga till deltagare genom att dela SyncUp-länken eller bjuda in dem.
✏️ Obs: Om du är värd för ett allhandsmöte med fler än 200 personer kan du istället använda ClickUp Zoom-integrationen för att schemalägga ett Zoom-möte.
Skriv bara /Zoom i ClickUp Chat-kanalen så genereras en möteslänk som integreras med din arbetsyta.
Steg 4: Sammanfatta resultaten med ClickUp Brain
När din SyncUp har spelats in öppnar du den i Clips Hub och klickar på Summarize för att ClickUp Brain eller BrainGPT ska generera en kortfattad sammanfattning av diskussionen.
Använd ClickUp Brain för att:
- Sammanfatta viktiga meddelanden, beslut och uppdateringar från SyncUp.
- Extrahera åtgärdspunkter och konvertera dem till uppgifter med ansvariga och förfallodatum.
- Markera risker, beroenden eller uppföljningar som nämns under samtalet.
- Skapa en kort sammanfattning av ”vad du behöver veta” för personer som inte kunde delta.
💡 Proffstips: Använd Super Agents, ClickUps AI-drivna teammedlemmar, för att spara tid, öka produktiviteten och anpassa dig till din arbetsplats med intelligens och mänskliga interaktioner.
Superagenter är experter på möteshanteringsarbetsflöden som dessa:
- Kreativa briefs: Skriv kreativa briefs med utgångspunkt i en uppgift eller chatt, inklusive praktiska förbättringar för att standardisera intag och påskynda godkännanden.
- Funktionsöversikt: Omvandla funktionsförfrågningar till strukturerade översikter, så att agila team kan samordna omfattningen, uppskatta tiden effektivt och minska omarbetningen.
- Uppföljningsmejl: Omvandla mötesanteckningar från AI Notetaker till koncisa, kundklara uppföljningsmejl som sammanfattar beslut, ansvariga och deadlines för tydliga nästa steg.
Kolla in fler liknande mötesagenter för ditt team:
Fördelar med att flytta alla anställda till ClickUp SyncUp
Här är varför ClickUp SyncUps är det bästa alternativet till Zoom:
- Ingen appväxling: Integrera arbete och kommunikation i ett enda verktyg, så att du kan starta möten med fullständig kontext utan att byta app. I tider när team drunknar i AI-spridning är detta en stor tidsbesparing.
- Inbyggd ansvarighet: Be Brain att skapa och tilldela uppgifter baserat på SyncUp-diskussioner, så att varje konversation får ett konkret resultat. Förvandla dina allhandsmöten till produktiva och icke-repetitiva diskussioner.
- Konvergerad AI-arbetsyta: Koppla ihop verktyg, filer och arbetsflöden i en enhetlig plattform med ClickUp. All din företagsinformation finns på ett ställe, indexerad och lätt att söka.
- Kostnadseffektivitet: SyncUps är tillgängliga från mobila enheter och även i gratispaket, vilket gör att även de minsta teamen kan hålla virtuella möten utan extra kostnad.
- Automatisering av arbetsflöden: Spara manuellt arbete och undvik inkonsekventa mötesanteckningar.
- Asynkron först-strategi: Påskynda asynkron kommunikation med ljud-/videoklipp, automatiska transkriptioner, AI-genererade sammanfattningar och tidsstämplade kommentarer för frågor eller feedback.
⚡ Mallarkiv: Organisationsschemamallar i PPT, Word och ClickUp
👀 Visste du att? När människor nickar framför kameran är det inte ett tecken på att de håller med – det är ofta ett tecken på konformitet. Forskning visar att individer anpassar sig till majoritetens åsikter under professionella online-möten när deras kameror är påslagna. Tydligen förstärks Zoom-tröttheten avsevärt när anställda tvingas hålla sina kameror påslagna.
Verkliga användningsfall för asynkron allhands
Asynkron kommunikation är praktiskt, och ledande företag över hela världen har implementerat asynkrona metoder för att leverera företagsomfattande uppdateringar:
GitLab
GitLab är känt för sin handbok-först, asynkron-som-standard-kommunikationsmodell , med tydliga riktlinjer för hur information inom företaget ska delas och konsumeras. De viktigaste principerna är:
- Dokumentation före diskussionFöretagets uppdateringar, beslut och processer skrivs ner i GitLab-handboken så att alla kan få tillgång till samma källa asynkront.
- Asynkron kommunikation över live-mötenUppdateringar är utformade för att kunna konsumeras över olika tidszoner, vilket minskar beroendet av realtidsmöten där det är möjligt.
- Inspelade och skriftliga uppdateringar för bred synlighetViktiga möten eller meddelanden spelas ofta in och/eller sammanfattas skriftligt så att teammedlemmarna kan ta del av dem när det passar dem.
- Tydliga förväntningar på mötenVarje möte kräver en förhandsdelad agenda (”ingen agenda, ingen deltagare”), ofta med hjälp av ett live-dokument så att deltagarna kan bidra asynkront eller helt hoppa över mötet om det inte behövs.
- Verktyg främjar transparens, inte silosArbetsuppdateringar, planering och kapacitetsdiskussioner spåras vanligtvis i dokumenterade ärenden, sidor eller projekt snarare än i privata konversationer eller odokumenterade kalkylblad.
Zapier
Zapier är ett helt distansbaserat, distribuerat företag med en lång tradition av asynkron kommunikation som är utformad för att stödja team över olika tidszoner. Deras kommunikationsrutiner omfattar:
- Lägg tonvikten på asynkron samverkan innan du planerar live-möten, så att diskussioner och förberedelser kan slutföras i förväg.
- Använd verktyg som Async (deras interna bloggliknande plattform) och Slack för att dela uppdateringar, sammanhang och företagsinformation som teamen kan läsa och svara på när det passar dem.
- Uppmuntra asynkron förberedelse (inklusive skärminspelningar eller inspelade genomgångar) för att minska onödiga live-möten. Live-sessioner används när interaktion i realtid ger ett mervärde utöver vad asynkron interaktion kan erbjuda.
- Att arbeta som en 100 % distribuerad, fjärrbaserad arbetsstyrka, vilket i sig påverkar hur kommunikation och företagsomfattande uppdateringar levereras.
📚 Läs mer: Bästa OKR-programvaran för team
Bästa praxis för asynkrona företagsomfattande incheckningar
Asynkron kommunikation befriar ditt team från behovet av att vara online hela tiden.
Med detta sagt har vi omvandlat de bästa metoderna till en checklista – använd den när du delar uppdateringar asynkront inom hela företaget:
🤝 Ställ tydliga förväntningar
- Definiera vilka allhandsmöten som kräver live-närvaro och vilka som kan ses senare.
- Ställ in svarstider (t.ex. brådskande uppdateringar inom 4 timmar, standarduppdateringar inom 24 timmar).
- Förtydliga hur anställda ska bekräfta uppdateringar (kommentar, reaktion, slutförd uppgift).
🧠 Centralisera uppdateringar för hela företaget
- Använd en dedikerad ClickUp Chat-kanal för hela företaget.
- Lagra dagordningar, inspelningar, klipp, sammanfattningar och uppföljningar på ett och samma ställe.
- Undvik att sprida uppdateringar över e-post, Slack och DM:er.
📆 Standardisera återkommande uppdateringar
- Skapa ClickUp Doc-mallar för kvartals- och månadsmöten för alla medarbetare.
- Använd fasta sektioner för mätvärden, prioriteringar, risker och frågor och svar.
- Minska förberedelsetiden och hjälp medarbetarna att veta vad de kan förvänta sig varje gång.
💬 Anpassa formatet efter meddelandet
- Klipp för produktdemonstrationer och genomgångar
- Chatthtrådar för snabba vinster och meddelanden
- SyncUps för strategiska uppdateringar eller känsliga diskussioner
✅ Automatisera uppföljningar
- Skapa påminnelser för att titta på inspelningar eller svara på trådar.
- Arkivera automatiskt lösta uppgifter
Gör alla-händer-möten verkligen inkluderande med ClickUp SyncUps
Traditionella allhandsmöten utesluter människor på grund av sin utformning. Den som inte kan delta under den angivna tiden går miste om mötet.
Med distansarbete och geografiskt spridda team har asynkron kommunikation blivit lika viktigt.
Företag blomstrar när de balanserar synkrona konversationer med asynkrona arbetsflöden, anpassade efter varje situation.
ClickUp SyncUps låter dig få det bästa av två världar. Är du redo att ersätta Zoom-möten med SyncUps? Registrera dig gratis på ClickUp för att komma igång.