Klockan 10 på morgonen pausar alla i ditt team för att delta i ett Zoom-samtal. Beslut fattas och åtgärder listas. Tjugo minuter senare kopierar du manuellt anteckningar till uppgiftstavlor och ett projektledningsverktyg så att ingenting glöms bort.
Det är det dagliga standup-mötet på Zoom för dig.
Zoom fungerar bra för live-diskussioner, men i dagliga standup-möten finns det en klyfta mellan att prata om arbetet och att följa upp det där det faktiskt utförs.
ClickUp SyncUps, å andra sidan, ligger närmare arbetet.
Starta en SyncUp från ClickUp Chat, dokumentera diskussionen och följ upp med ansvariga, deadlines och uppgifter utan att behöva återskapa sammanhanget i ett annat verktyg.
Denna förändring är viktigare än någonsin, eftersom moderna team arbetar över olika tidszoner, skyddar sina arbetstider och behöver ansvarsskyldighet för att kunna leva upp till sitt genomförandesystem.
Och nej, du behöver inte ytterligare ett återkommande dagligt möte för detta.
Nedan visar vi hur du ersätter dagliga standups på Zoom med ClickUp SyncUp.
Varför dagliga Zoom-möten tappar sin fördel
Här är anledningen till att de 15 minuter långa Zoom -standup-mötena tappar sin fördel:
Frånkoppling från det faktiska arbetet
Standups tar dig bort från arbetet för att prata om arbetet. Ditt team tillbringar dagen i projektledningsverktyg och uppgiftstavlor där framstegen faktiskt sker. Sedan pausar de för att verbalt beskriva det som redan syns i dessa system.
Uppdateringar som delas i Zoom-möten synkroniseras inte med dina uppgiftsstatusar. De blockerare som nämns länkar inte tillbaka till de faktiska uppgiftsberoendena och deadlines. I grund och botten får du ett parallellt uppdateringssystem som kräver manuellt arbete för att underhållas.
📮ClickUp Insight: 27 % av respondenterna i vår undersökning anser att veckovisa uppdateringar kan ersättas med asynkrona alternativ, medan 25 % säger samma sak om dagliga standups. Om den förändringen tvingar teamen att använda fler verktyg kan det leda till spridd information och extra omkostnader.
ClickUp revolutionerar teamarbetet genom att centralisera diskussioner via kommentartrådar, möjliggöra snabba inspelade uppdateringar via ClickUp Clips och mycket mer – allt inom en och samma plattform.
💫 Verkliga resultat: Team som Trinetrix har minskat onödiga möten med 50 % med ClickUp!
Bristande ansvarstagande
Muntliga åtaganden som görs under ett dagligt standup-möte är inte det mest effektiva sättet att dokumentera viktig information och viktiga beslut, eller att få människor att hålla sig till dem. Standup-frågor och åtgärdspunkter är svåra att minnas konsekvent.
👀 Visste du att? Enligt Microsofts Work Trend Index är ineffektiva möten den främsta orsaken till produktivitetsstörningar. Undersökningen visade också att 57 % av deltagarna har svårt att hänga med om de kommer in sent, 55 % säger att nästa steg är otydliga och 56 % säger att det är svårt att sammanfatta vad som händer.
ClickUp SyncUps minskar den klyftan när du spelar in samtalet och genererar en transkription och sammanfattning från Clips Hub.
Om du utvärderar AI-agenter för möten, titta på den här videon för att fatta ett välgrundat beslut:
Överbelastning vid kontextbyte
Din hjärna arbetar hårdare vid videomöten. Det som för dig kan verka som ett vänligt, informellt möte kan för vissa teammedlemmar vara mentalt ansträngande. För sådana teammedlemmar blir de dagliga mötena ett hinder i sig.
Dessutom skapar standup-möten en kognitiv belastning, vilket gör det svårt att återgå till koncentrerat arbete. Det kan ta allt från 45 minuter till ett par timmar att kanalisera din produktiva energi efter ett samtal.
👀 Visste du att? Meeting Recovery Syndrome är den tid och mentala energi som din hjärna behöver för att återhämta sig efter möten innan den kan återgå till produktivt arbete. Undersökningar om möten visar att det i vissa fall kan ta upp till 45 minuter att återgå till arbetsuppgifterna.
Följer ett strikt schema
Om du har ett geografiskt spritt team är morgonsamtalet för vissa teammedlemmar avslutningstid för andra.
Är det meningsfullt att svara på frågan ”Vad ska jag göra idag?” när du är på väg att avsluta arbetet?
Om ditt team arbetar över olika tidszoner eller med olika arbetstider är ett asynkroniskt uppdateringsmönster oftast mer realistiskt än ett fast live-samtal.
Att tvinga alla att delta i ett samtal och ignorera deras naturliga produktivitetsrytm skapar en falsk känsla av samstämmighet, för att inte tala om Zoom-trötthet.
👀 Visste du att? Ett till synes harmlöst Zoom-möte orsakar fem olika typer av mötesutmattning: allmän, visuell, social, motivationsmässig och emotionell. Zoom Exhaustion & Fatigue Scale (ZEF Scale), som utvecklats av forskare vid Stanford, mäter detta fenomen vetenskapligt.
Långa ineffektiva standups
Standup-möten är avsedda att vara 15 minuter långa. Men när en teammedlem tar upp ett hinder eller ett problem (vilket inträffar nästan varje dag) kan ett snabbt standup-möte förvandlas till en 45 minuter lång problemlösningssession.
Hela teamet måste sitta igenom samtal som bara kräver 2–3 personer. Dessa extra standup-minuter blir till timmar av bortkastad tid över flera veckor.
📮 ClickUp Insight: ClickUp har upptäckt att 47 % av mötena varar i en timme eller mer. Men är all den tiden verkligen nödvändig? Anledningen till vår skepsis? Endast 12 % av våra respondenter betygsätter sina möten som mycket effektiva.
Genom att spåra mätvärden som genererade åtgärdspunkter, uppföljningsgrader och resultat kan du se om längre möten verkligen ger mervärde.
ClickUps verktyg för möteshantering kan hjälpa dig! Använd ClickUp AI för att sammanfatta inspelade möten och konvertera anteckningarna till dokument. Dela dokumentet med andra eller koppla det till spårbara uppgifter – allt i ett enda arbetsutrymme. Se vilka möten som faktiskt ger resultat och vilka som bara stjäl tid från ditt teams arbetsdag!
Minskat engagemang
Standups-mötena var avsedda att samordna arbetet och förbättra samarbetet. Ändå medger 55 % av de anställda att de kollar sin e-post under standup-mötena. Det är inte deras fel heller.
Standup-möten förlorar sin effektivitet när samma hinder och problem återkommer varje dag utan någon uppenbar lösning. Denna infografik från Zippia visar att möten sällan är 100 % produktiva (eller ens hälften så produktiva).
Betyder det att du ska sluta med standups helt och hållet? Inte riktigt. Men det finns sätt att göra dem mer produktiva.
Hur då? Vi visar dig nedan.
Vad är ClickUp SyncUp och hur fungerar det för team?
ClickUp SyncUp är ett AI-drivet mötes- och samarbetsverktyg som låter dig starta omedelbara ljud- och videosamtal inom ditt ClickUp-arbetsområde.
Du kan starta en SyncUp från en ClickUp-chattkanal eller en DM, inklusive via kommandot /SyncUp.
🚀 Fördel med ClickUp: Med Talk-to-Text kan teammedlemmarna prata om framsteg, hinder eller nästa steg. ClickUp BrainGPT omvandlar tal till användbar text i hela ditt arbetsflöde, vilket minskar friktionen vid att skriva uppdateringar.
ClickUp BrainGPT hävdar att man kan arbeta snabbare än att skriva och spara tid varje vecka. Om du använder dessa siffror, behåll formuleringen ”i genomsnitt” och länka till ClickUps produktsida.
ClickUp BrainGPT hävdar att man kan arbeta snabbare än att skriva och spara tid varje vecka. Om du använder dessa siffror, behåll formuleringen "i genomsnitt" och länka till ClickUps produktsida.
Hur ClickUp SyncUp ersätter dagliga standup-möten
För team som vill slippa de dagliga Zoom-mötena och dagliga standup-mötena erbjuder SyncUp en perfekt mellanväg.
Här är varför det är det bästa alternativet till Zoom för möten och videokonferenser 👇
1. AI-transkriptioner och sammanfattningar som ger en sammanfattning av mötet
Till skillnad från dagliga standups på Zoom sparar inspelade SyncUps alla anteckningar, videor och viktiga beslut så att de är tillgängliga långt efter att samtalet har avslutats. Allt finns kvar i samma arbetsyta där dina projekt finns.
Du kan komma åt transkriptioner och sammanfattningar av dina inspelade SyncUps från Clips Hub.
Dessutom har du ClickUp Brain, som också kan fungera som en AI-transkriptionssammanfattare och ge dig svar med arbetsplatskontext.
Teammedlemmar som inte kunde delta i mötet kan få en snabb sammanfattning utan att behöva titta på hela inspelningen.
⭐ Bonus: Med ClickUp Enterprise Search kan du hämta information på några sekunder med hjälp av naturliga språkkommandon.
Om du till exempel har varit borta från kontoret i en vecka kan du bara be AI-assistenten att hämta mötesinformation och åtgärdspunkter från förra veckans SyncUp.
📚 Läs mer: Hur man använder AI för videosamtal
2. Inbyggd ansvarighet och transparens
Du kan starta SyncUp från valfri DM eller kanal i ClickUp Chat och samla möten, diskussioner, projekt och uppgifter på ett och samma ställe.
Alla som följer den kanalen har fullständig kontext. Ingen tid går åt till att leta efter information i olika verktyg.
I chatten kan du:
- Organisera diskussioner efter ämne eller projekt med trådade konversationer och gör det enkelt att spåra feedback och uppföljningsuppgifter.
- Tagga teammedlemmar med @mention i varje ny uppgift för att meddela dem.
- Chatta privat med direktmeddelanden (för synkroniseringar mellan två personer) eller skapa dedikerade kanaler för projektdiskussioner.
När det gäller asynkrona uppdateringar kan du spela in ett ClickUp-klipp. Detta fungerar bra för att presentera idéer, dela feedback och asynkrona avstämningar.
Vem som helst kan kommentera videon, lägga till anteckningar med tidsstämpel och fortsätta konversationen asynkront. Du kan till och med dela klippet i Docs, Chat eller Comments.
Dina kollegor kan titta på feedbacken när det passar dem.
Titta på den här videon för att se hur du kan lägga till kommentarer med tidsstämpel till SyncUp-inspelningar:
SyncUps löser nämligen ett grundläggande problem med Zoom-möten: muntliga uppdateringar är lätta att glömma och svåra att koppla till spårbart arbete. SyncUps håller konversationen nära uppgifterna och följer upp dem.
3. Flexibelt för hybrid- och globala team
Dagliga standups förutsätter att alla kan vara på plats samtidigt. Det fungerar dock inte för hybridteam och globala team som är spridda över olika tidszoner och arbetsscheman.
ClickUp SyncUp tar bort den begränsningen. Vissa teammedlemmar kan delta live när det passar. Andra kan bidra asynkront genom inspelade uppdateringar, röstanteckningar eller klipp.
Alla kan fortfarande delta utan att behöva vara online samtidigt. `
Teammedlemmarna kan också gå igenom inspelningen, transkriptionerna eller sammanfattningen för att få kontext.
Uppdateringar, beslut och hinder förblir tillgängliga i uppgifter, dokument och chatt – redo när varje teammedlem börjar sin dag.
Steg för att övergå från Zoom-standups till ClickUp SyncUp
För att kunna dra nytta av fördelarna med ClickUp SyncUp måste du först börja använda ClickUp.
ClickUp, världens första konvergerade AI-arbetsyta, samlar allt ditt arbete, alla dina appar, data och arbetsflöden på ett ställe.
Så här övergår du från Zoom-standups till ClickUp SyncUp.
1. Granska nuvarande standup-rutiner och problemområden
Gör en undersökning bland ditt team och granska era standup-möten utifrån följande parametrar:
| Revisionsaspekt | Vad du bör undersöka |
|---|---|
| Tid | Genomsnittlig varaktighet för standup-möten, förberedelsetid för att samla in uppdateringar och om tidsintervallet fungerar över olika tidszoner |
| Engagemang | Närvarotrender, vem som deltar och vem som förblir passiv, och om multitasking är vanligt |
| Handlingsbara resultat | Återkommande hinder, uppföljningsgrad för åtgärdspunkter och om åtaganden blir uppgifter |
| Diskussionskvalitet | Oavsett om formatet förblir i "status" eller övergår till problemlösning som endast kräver en del av personerna |
| Kontextbyte | Oavsett om formatet förblir i ”status” eller övergår till problemlösning som endast kräver en del av personerna |
När denna granskning är klar bör du ha konkreta svar på dessa fyra parametrar:
- Är regelbundna standups nödvändiga, eller skulle ditt team ha nytta av temabaserade avstämningar ett par gånger i veckan?
- Ger ett synkroniserat standup-möte ett mervärde som ett asynkroniserat statusmöte inte kan erbjuda?
- Vilka specifika aspekter – problemlösning, lösning av hinder, samordning av framsteg, beslutsfattande – kräver egentligen samtal i realtid?
- Hjälper standups till samordningen, eller har de blivit ett ritual som ditt team följer utan att ifrågasätta?
2. Definiera det nya standup-protokollet
När du förstår vad som behöver hända i ett standup-möte kan du definiera ett protokoll som stöder det.
Vissa team behåller den traditionella standup-strukturen men flyttar den till asynkron form.
Andra använder en hybridform av kommunikation på arbetsplatsen: asynkrona uppdateringar som standard, live SyncUps endast när diskussioner eller beslut behövs.
Det är här ClickUp Chat och SyncUp kommer in i bilden. Chatten blir en plats för löpande samarbete och uppföljningar, medan SyncUps hanterar strukturerade incheckningar, inspelningar, sammanfattningar och åtgärdspunkter – utan att tvinga alla att delta i ett dagligt Zoom-möte.
⭐ Bonus: Ställ in regler för standup-kommunikationen för teamet. Det kan vara så enkelt som 👇
Använd asynkrona uppdateringar när:
- Dela framsteg eller status
- Påpeka icke-brådskande hinder
- Ge regelbundna uppdateringar
Använd SyncUps när:
- Ett hinder måste lösas omedelbart
- Ett beslut kräver diskussion i realtid
- Flera intressenter behöver samordnas
Använd klipp när:
- Kontexten är viktig, men tidpunkten är inte det
- Du behöver förklara något visuellt eller verbalt
- Live-närvaro är inte möjligt
Använd tematiska SyncUps för:
- Fokuserade problemlösningssessioner
- Veckoplanering
- Retrospektiver
3. Konfigurera din första SyncUp
Du kan starta SyncUp direkt från:
- En kanal
- Ett direktmeddelande
- Alla platser där ClickUp Chat är aktiverat
För att spela in din session, klicka på inspelningsikonen.
Du kan lägga till deltagare genom att dela SyncUp-länken eller bjuda in dem.
4. Utbilda teammedlemmarna i att använda ClickUp SyncUp
Se till att ditt team vet hur man använder SyncUps:
- Så här startar och ansluter du till en SyncUp: Skriv/SyncUp i valfri kanal eller DM, eller klicka på samtalsikonen.
- Så här spelar du in en SyncUp: Aktivera inspelning i början av samtalet för att få automatisk transkription och AI-sammanfattning efteråt.
- Så här kopplar du uppgifter till en SyncUp: Klicka på ellipsikonen i SyncUp-meddelandet och välj ”Lägg till relation” för att länka relevant arbete. Använd anpassade statusar och anpassade fält för att spåra framsteg
- Så här delar du skärmen i SyncUp: Använd skärmdelning under samtalet för att granska dokument eller felsöka tillsammans.
- Så här får du tillgång till inspelningar och lägger till kommentarer: Inspelningarna lagras i Clips Hub. Öppna valfri inspelning för att visa transkriptet, skapa AI-sammanfattningar eller lämna kommentarer med tidsstämpel.
Se till att ditt team har korrekt inställda aviseringar så att de inte missar samtal när samordning behövs.
💡 Proffstips: Använd Super Agents, ClickUps AI-drivna teammedlemmar. De är utformade för att spara tid, öka produktiviteten och anpassa sig till din arbetsplats med intelligens och mänskliga interaktioner.
Superagenter är särskilt duktiga på arbetsflöden som dessa:
- Kreativa briefs: Skriv kreativa briefs med utgångspunkt i en uppgift eller chatt, inklusive praktiska förbättringar för att standardisera intag och påskynda godkännanden.
- Funktionsöversikter: Omvandla funktionsförfrågningar till strukturerade översikter, så att agila team kan anpassa omfattningen, uppskatta tiden effektivt och minska omarbetningen.
- Uppföljningsmejl: Omvandla mötesanteckningar från AI Notetaker till koncisa, kundklara uppföljningsmejl som sammanfattar beslut, ansvariga och deadlines för tydliga nästa steg.
Växla mellan Zoom-samtal och ClickUp SyncUps
Du kanske inte är redo att helt sluta använda Zoom. Om ditt team fortfarande använder Zoom för externa samtal eller stora webbseminarier kan ClickUp Zoom-integrationen hjälpa till att minska kontextväxlingarna.
Du kan också spela in Zoom-ljud- och videosamtal. Du behöver dock ett betalt Zoom Professional-konto för att få transkriptioner publicerade i ClickUp efter varje samtal.
För interna standups är SyncUps ofta mer praktiska. Spela in din SyncUp, öppna transkriptet i Clips Hub och använd ClickUp AI för att sammanfatta mötet.
Överför sammanfattningen till ett dokument med ett klick och omvandla sedan dokumenttexten till uppgifter så att inga åtgärder glöms bort.
🧠 Rolig fakta: Guinness världsrekord för det största Zoom-mötet någonsin sattes i juli 2024, då över 20 000 deltagare deltog i ett enda samtal för ett online-evenemang.
Fördelar med att använda ClickUp SyncUp istället för Zoom
Behöver du en snabb sammanfattning av varför SyncUps är bättre än Zoom-möten för dagliga standups? 👇
- Inbyggd ansvarsskyldighet med uppgiftskapande: Använd ClickUp Brain eller BrainGPT-appen för att omvandla diskussionspunkter till tilldelade uppgifter med deadlines, så att varje åtagande blir ett spårbart arbetsmoment.
- Minskar kostnaderna för kontextväxling: Starta samtal direkt från arbetsytan där dina uppgifter och projekt finns, vilket eliminerar produktivitetsförlusterna som uppstår när du hoppar mellan Zoom och ditt projektledningsverktyg.
- Sökbar möteshistorik kopplad till arbetet: Inspelningar sparas i Clips Hub för snabb åtkomst, med transkriptioner och sammanfattningar för snabb referens.
- Ingen extra planering: Med SyncUps kan du omedelbart samordna åtgärder för problem som kräver snabb lösning utan att behöva byta verktyg eller planera ett möte
- Prestationsuppföljning: ClickUps uppgiftsuppföljning ger dig direkt inblick i hur teamet fortskrider med sina åtaganden.
Exempel: Marknadsföringsteam som använder ClickUp SyncUp istället för Zoom
För att se hur detta fungerar i praktiken, låt oss titta på ett exempel från verkligheten.
Ett marknadsföringsteam driver en snabbrörlig julkampanj och ersätter dagliga Zoom-möten med ClickUp SyncUp.
Dela kampanjuppdateringar utan att bromsa genomförandet
Under en julkampanj går arbetet snabbt. Innehållskalendrar, annonser, landningssidor och e-postflöden är alla i rörelse samtidigt.
Istället för att samla alla i ett dagligt Zoom-möte delar varje teammedlem uppdateringar i ett särskilt dokument eller en uppgift. När en synkronisering behövs kan teamet hoppa in i SyncUp utan att lämna ClickUp och granska uppdateringarna i realtid.
Designrecensioner och godkännanden av texter publiceras direkt mot relevanta uppgifter.
Se kampanjens framsteg och hinder sammanfattade automatiskt
När uppdateringar kommer in använder teamet ClickUp Brain för att sammanställa dem till tydliga insikter på kampanjnivå.
Marknadschefen behöver inte bläddra igenom meddelanden eller delta i samtal för att förstå vad som händer. De kan se sammanfattningar som "SEO-innehållskalendern färdig", "Julannonser under granskning" eller "E-posttext väntar på slutgiltigt godkännande".
Granska hela kampanjen på ett och samma ställe
Marknadschefen granskar kampanjens framsteg på ett och samma ställe – ClickUp.
Alla uppdateringar, beslut och hinder finns i ClickUp. Om något behöver uppmärksammas kan chefen gå direkt till uppgiften eller starta en SyncUp med endast berörda intressenter.
Resten av teamet fortsätter att arbeta utan onödiga möten.
Kom ikapp direkt om du missar en dag under en hektisk lanseringsvecka.
Om din marknadschef är borta en dag eller har flera möten i rad, hamnar de inte efter.
Be ClickUp Brain att visa alla uppdateringar som de har missat. Inom några sekunder får de en kortfattad sammanfattning av vad som har levererats, vad som är blockerat och vad som behöver beslutas. Allt detta utan att behöva titta på inspelningar eller jaga efter uppdateringar.
Ompröva dagliga standup-möten med ClickUp SyncUp
Kommunikation ska underlätta samordningen snarare än att orsaka störningar.
Om ditt team fortfarande diskuterar samma hinder varje dag eller reciterar uppdateringar som en plikt, är det ett tecken på att dina standups behöver förändras.
Med ClickUp SyncUp får du ett kommunikationsverktyg som fungerar direkt i din arbetsmiljö. Du behöver inte byta verktyg, skapa sammanhang eller oroa dig för att översätta muntliga åtaganden till spårbara uppgifter. ClickUps helt integrerade arbetsmiljö gör samordning och genomförande till en kontinuerlig process.
Vill du ersätta Zoom-standups med SyncUps? Prova ClickUp SyncUps direkt.
Vanliga frågor
SyncUp är inbyggt direkt i din ClickUp-arbetsyta, där dina uppgifter, dokument och projekt redan finns. Här kan du starta samtal utan att byta verktyg eller återskapa sammanhanget. Loom, å andra sidan, erbjuder enkelriktad videoinspelning separat från ditt faktiska arbete. Slack-trådar är en del av Slacks bredare kommunikationserbjudande.
SyncUps är tillgängligt i alla abonnemang när ClickUp Chat är aktiverat. Tillgänglighet och begränsningar kan variera beroende på abonnemang över tid.
Asynkrona standups gör det möjligt för teammedlemmar i olika tidszoner att bidra utan att tvinga alla att följa samma schema. Deltagarna kan dela uppdateringar under sina produktiva timmar utan att avbryta sitt koncentrerade arbete, och allt som diskuteras under samtalet dokumenteras skriftligt.
ClickUp AI kan generera transkriptioner och sammanfattningar för inspelade SyncUps från Clips Hub och sedan hjälpa dig att ta fram viktiga beslut och åtgärdspunkter utan att du behöver titta på hela inspelningen.
SyncUp finns direkt i ditt ClickUp-arbetsområde. Du kan starta samtal från valfri kanal eller DM och länka relevanta uppgifter och dokument så att diskussionerna kan ske parallellt med det faktiska arbetet. Varje SyncUp kopplas automatiskt till genomförbara uppgifter, vilket omvandlar muntliga åtaganden till spårbara uppgifter.
I många team, ja. SyncUps och asynkrona uppdateringar kan minska behovet av återkommande möten, särskilt när uppdateringar och beslut är kopplade till uppgifter och synliga på ett ställe. Använd live SyncUps när diskussioner i realtid behövs.