Dålig datakvalitet kostar företag i genomsnitt 13 miljoner dollar per år i förlorade möjligheter och slösade resurser. 📉
Anledningen till detta? Säljare spenderar ofta en del av sin dag på att kämpa med felaktiga kontaktuppgifter, dubbla poster och saknad information istället för att avsluta affärer.
Det är här CRM-hygien kan göra skillnad. ✨
Även om termen ”CRM-hygien” kan låta som en rengöringsprocess för programvara, handlar det egentligen om att hålla kunddata rena och tillförlitliga i hela ditt CRM-system. Detta leder till bättre datakvalitet, vilket i sin tur hjälper teamen att fatta datadrivna beslut som positivt påverkar försäljningsresultatet och kundernas framgång.
Låt oss gå igenom CRM-hygien och fastställa några bästa praxis som du kan följa för att optimera ditt CRM-system.
🏆 Bonus: Vi kommer också att undersöka hur ClickUp kan hjälpa dig att implementera dessa bästa praxis med sina funktioner!
⏰ 60-sekunders sammanfattning
👉 Dålig CRM-hygien beror på problem som manuella datainmatningsfel, dubbla poster, ofullständiga profiler, inkonsekvent formatering och föråldrad information.
👉 Dessa problem leder till slöseri med resurser, misslyckade marknadsföringskampanjer, felaktiga försäljningsprognoser och skadade kundrelationer.
👉 Att upprätthålla CRM-hygien innebär regelbundna datagranskningar, standardiserade protokoll för datainmatning, automatisering av repetitiva uppgifter och rollbaserade åtkomstkontroller för att säkerställa datakvaliteten.
👉 ClickUp hjälper till att effektivisera CRM-hygienen genom att automatisera kvalitetskontroller, centralisera kundkommunikationen och integrera med andra plattformar för smidig datahantering.
👉 Rena CRM-system förbättrar beslutsfattandet, förbättrar kundinriktningen och skyddar ditt företags rykte – samtidigt som de ökar den totala effektiviteten.
Vad är CRM-hygien?
En rörig instrumentpanel med spridda anteckningar, slumpmässiga filer och felaktiga kunduppgifter – så ser ett oorganiserat CRM-system ut. 😣
Precis som att hålla din arbetsplats städad hjälper dig att fungera bättre, så gör rena CRM-data att säljteam (och andra associerade team) alltid har rätt data till hands.
Och detta leder oss till vårt ämne! ✅
CRM-hygien avser att upprätthålla rena, korrekta och aktuella data i ditt kundrelationshanteringssystem. Det innebär ofta att man tar bort onödiga data som gamla e-postadresser, föråldrade postadresser, ofullständiga poster och dubbla kontakter från din databas. 🤝
Konceptet bygger på två pelare: datakvalitet och datahygien. Det liknar mer att organisera ditt kontor än att genomföra en arbetsplatsrevision.
Datahygien fokuserar på att åtgärda fel och rensa information, medan datakvalitet handlar om att utvärdera om data uppfyller specifika standarder. 💯
När dina säljare rensar upp i sin kontaktlista (datahygien) kan de ta bort gamla visitkort och uppdatera telefonnummer. Men när de granskar datakvaliteten kommer de att bedöma om dessa kontakter är korrekt kategoriserade, om lead-poängen är korrekt och om informationen hjälper till att driva affärer framåt.
📌 Exempel: E-postmarknadsföringsdatabaser försämras naturligt med över 20 % per år när människor byter jobb, flyttar eller uppdaterar sina kontaktuppgifter. Regelbunden datarensning hjälper till att upprätthålla korrekta kundprofiler, vilket hjälper marknadsföringsteam att undvika att rikta sig till fel målgrupp.
Varför god CRM-datahygien är viktigt
35 miljoner telefonnummer tilldelas nya användare varje år.
Vilken inverkan har detta?
Data av dålig kvalitet skapar en dominoeffekt som orsakar problem för säljare. E-postmarknadsföringsdatabaser börjar förfalla. Marknadsföringsteam slösar resurser på att rikta in sig på föråldrade kontakter, medan säljchefer fattar beslut baserade på felaktiga prognoser.
Genom att kontinuerligt upprätthålla god CRM-hygien (särskilt när det gäller CRM-komponenter ) förvandlas din databas från ett oorganiserat system till en välorganiserad digital arbetsplats.
📌 Exempel: En välskött CRM-databas ger flera mätbara fördelar.
- Säljteam avslutar affärer snabbare med korrekt kontaktinformation
- Marknadsföringskampanjer når rätt målgrupp vid rätt tidpunkt
- Intäktsdrivande team gör tillförlitliga prognoser baserade på rena data
Förutom effektivitet skyddar god CRM-hygien också ditt företags rykte. Att skicka gratulationsmejl om en befordran till någon som lämnade företaget för ett år sedan eller att tilltala chefer med felaktiga titlar skadar trovärdigheten. 🙌
När försäljnings- och marknadsföringsteam arbetar med rena data bygger de starkare kundrelationer.
Den ekonomiska effekten av att upprätthålla god CRM-hygien talar också sitt tydliga språk. Företag som använder felaktiga B2B-data riskerar inte bara att gå miste om affärsmöjligheter, utan också att hamna på svartlistan på grund av för många studsande e-postmeddelanden. Förlorade kunder, förlorade möjligheter, och i slutändan lägre intäkter och försäljning.
Vanliga orsaker till dålig hygien i CRM-system
Precis som en barista som blandar ihop beställningar under rusningstid kan CRM-system bli röriga och förvirrande av olika skäl. Nedan följer de viktigaste orsakerna till att CRM-data ibland kan bli felaktiga.
- Fel vid manuell datainmatning: Dessa är den främsta orsaken till dålig CRM-hygien. När säljare hastigt skriver in information mellan samtal kan enkla skrivfel förvandla ”john. doe@gmail. com” till ”john. doe@gmail. cmo”, vilket leder till misslyckad kommunikation och förlorade affärsmöjligheter.
- Duplicerade data: Detta är ett annat stort problem – tänk dig två separata profiler skapade för samma kund, vilket splittrar värdefull information över flera poster.
- Ofullständiga data: Detta skapar luckor i kundprofilerna, ungefär som ett pussel där bitarna saknas.
- Saknade data: Detta orsakas ofta av att teammedlemmar hoppar över att fylla i vissa fält under hektiska perioder, vilket leder till att profiler saknar telefonnummer, jobbtitlar eller företagsinformation.
91 % av företagen drabbas av datafel i sina CRM-system, vilket visar hur allmänt förekommande detta problem är. Vill du undvika dessa fel? Här är 5 försiktighetsåtgärder för datasäkerhet som alla professionella team bör vidta för att kunna bedriva sin verksamhet utan problem. ✅
Ovanstående problem förvärras ytterligare av föråldrad information.
Företag byter adress, människor byter jobb och telefonnummer omfördelas. Utan regelbundna uppdateringar blir ditt CRM som en gammal telefonkatalog – full av nummer som inte längre fungerar. Datasilos tillför ytterligare en dimension av komplexitet när olika avdelningar hanterar separata, ofta motstridiga, kundregister.
Alla dessa olyckliga missöden resulterar i dålig CRM-hygien, vilket kostar företag miljontals dollar varje år.
Lösningen? Nedan följer några bästa praxis som tar itu med de viktigaste orsakerna till dålig CRM-hygien och förhindrar att de uppstår.
🔗 Läs också: Hur man framgångsrikt implementerar ett CRM-system
Bästa praxis för CRM-datahygien
1. Upprätta tydliga riktlinjer och begränsningar ✅
Datastyrningspolicyer fungerar som regelbok för ditt CRM-system. Skapa standardiserade format för telefonnummer, adresser och företagsnamn.
Bestäm till exempel om telefonnummer ska inkludera landskoder eller om företagsnamn ska ha tillägget ”Inc.” eller ”Limited”. När alla följer samma riktlinjer förblir data konsekventa och rena.
2. Genomför regelbundna datagranskningar ✅
Schemalägg månatliga datakvalitetskontroller, precis som serverunderhåll. Granska kontaktposter för att se att de är fullständiga, korrekta och relevanta. Berika dina CRM-data genom att ta bort eller uppdatera föråldrad information, slå samman dubbletter och verifiera kritiska datapunkter. Regelbundna granskningar hjälper till att identifiera mönster av dataförlust och områden som behöver omedelbar uppmärksamhet.
3. Standardisering och datainmatning ✅
Implementera enhetliga standarder för datainmatning i alla team. Skapa rullgardinsmenyer istället för fritextfält där det är möjligt.
Standardisera till exempel jobbtitlar för att förhindra att variationer som "Chief Marketing Officer", "CMO" och "Marketing Chief" skapar oordning i din databas. Ställ in obligatoriska fält för att samla in viktig information på ett konsekvent sätt.
🔗 Läs också: Datastyrning: bästa praxis för implementering
4. Automatisering och integration ✅
Låt tekniken hantera repetitiva uppgifter. Använd webbformulär som automatiskt formaterar data innan de matas in.
Koppla ihop ditt CRM-system med e-postsystem för att uppdatera kontaktuppgifter automatiskt. När kunder uppdaterar sina uppgifter via din webbplats bör CRM-systemet återspegla dessa ändringar utan manuella ingrepp.
År 2023 drabbades amerikanska företag av 7 miljarder dollar i böter från IRS på grund av felaktig datarapportering. Kolla in vår guide om hur du skapar CRM-rapporter för ditt säljteam . 🙌
5. Hantering av dubbletter ✅
Bekämpa dubbla poster med automatiska detekteringsverktyg. Ställ in matchningsregler baserade på e-postadresser, telefonnummer eller företagsnamn.
När potentiella dubbletter uppstår, tilldela en dedikerad teammedlem att granska och slå samman poster noggrant istället för att radera poster i bulk.
6. Rollbaserad åtkomstkontroll ✅
Alla behöver inte redigera allt. Säljare kan behöva uppdatera kontaktuppgifter, medan marknadsföringsteamet behöver tillgång till kampanjdata. Definiera tydliga roller och behörigheter för att förhindra oavsiktliga datamodifieringar. När färre personer kan redigera kritiska fält förbättras dataintegriteten naturligt.
📌 Exempel: I en detaljhandelsmiljö kan lagerpersonalen kontrollera lagernivåerna, men säljteamet kan endast granska produktinformation. På så sätt kan endast rätt personer göra ändringar, vilket bidrar till att minska antalet misstag och håller produktinformationen korrekt.
7. Främja transparens och samarbete ✅
Skapa en återkopplingsloop mellan teamen. Säljare som upptäcker föråldrad information bör ha en tydlig process för att flagga den.
Marknadsföringsteam som upptäcker nya kundinsikter bör dela dem systematiskt. När alla bidrar till datakvaliteten gynnas hela organisationen.
Förbättra CRM-hygienen med ClickUp
Nu kanske du tänker att det inte är en uppgift för en enda person att hantera alla dessa monotona data, och än mindre att det kan lösas med en enda plattform.
Men tänk om det fanns en plattform som hade alla funktioner du behöver för att upprätthålla din CRM-hygien? Det är där ClickUp kommer in.
Låt oss sammanfatta vad vi vill ha: rena, organiserade och spårbara data för ett fungerande CRM-system. ClickUp uppfyller alla dessa krav. ✅
Först och främst automatiserar ClickUp Automations repetitiva uppgifter som att hitta dubbletter och uppdatera kontaktinformation.
💡 Proffstips: En säljare som inser att hen har spenderat timmar på att slå samman dubbla kundprofiler kan använda ClickUp Automations för att förenkla processen, vilket frigör tid för hen att fokusera på själva försäljningen.
Nästa steg: organisering. Tänk på mappar, listor och anpassade vyer som ger dig en 360-graders överblick över dina projekt och uppgifter.
ClickUp erbjuder kraftfulla ClickUp-vyer – från Kanban-tavlor till listvyer – som gör det möjligt för ditt team att anpassa sitt arbetsflöde. Till exempel kan säljteam visualisera hela säljprocessen med en Kanban-tavla, vilket gör det enklare att se statusen för varje affär och undvika dubbelarbete.
Men med så många affärer och mätvärden spridda över hela teamets arbetsflöde, hur kan du säkerställa att viktiga uppgifter och detaljer inte missas?
ClickUp Tasks spelar en viktig roll i denna process eftersom det centraliserar alla uppgifter i organisationen, låter dig ställa in deadlines och tilldela uppgifter till teammedlemmar.
🏆 Bonus: Med ClickUp Tasks kan du enkelt länka mål, tankekartor, filer och andra dokument för att se till att alla alltid är uppdaterade med de senaste uppgifterna. Nu missar du aldrig viktiga deadlines igen!
Men vad är data utan att spåra framsteg? Naturligtvis har ClickUp en lösning även för detta.
Oavsett om du övervakar försäljningsaktiviteter eller hanterar kunddata, ger ClickUp Dashboards en översikt i realtid och innehåller över 50 anpassningsbara widgets.
Säljteam kan spåra kundernas livstidsvärde, mäta datakvaliteten och fatta välgrundade beslut från en enda skärm med hjälp av ClickUp Dashboards.
Gillar du funktionerna? Det finns ett enkelt sätt att uppleva alla dessa med ClickUps CRM-mall.
Denna mall är ett komplett verktyg för effektiv hantering av kundrelationer. Säljteam kan spåra leads genom anpassningsbara pipelines, medan marknadsföringsteam organiserar kontaktinformation i en central hubb.
👀 Sidoanteckning: När du väljer ett CRM-system, se till att det fungerar bra med dina befintliga arbetsflöden. En praktisk funktion att hålla utkik efter är antalet integrationer som CRM-systemet stöder (ju fler, desto bättre).
ClickUp hjälper dig även här. ClickUp Integrations stöder mer än 1 000 appar.
📌 Exempel: Här är ett scenario som visar hur dessa integrationer kan hjälpa dig: För att hålla dina data konsekventa i alla verktyg använder du ClickUps integrationer med HubSpot och Zapier. Alla uppdateringar du gör på ett ställe visas automatiskt överallt. Har du ett videosamtal med en kund? Använd ClickUps Zoom-integration för att ställa in samtal och enkelt spara dem i din Google Kalender. Snacka om bekvämlighet!
ClickUp integreras sömlöst med andra populära branschverktyg som Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive och Freshworks.
Vill du lära dig mer om hur ClickUp kombinerar CRM-hygien med rutinuppgifter och projekt? 🤔 Kolla in vår lista över de 10 bästa kunddatabassystemen och hur du kombinerar CRM och projektledning – allt i ett CRM-program . ” 👍
Utmaningar och lösningar för att upprätthålla CRM-hygien
Du förstår säkert hur viktigt det är för ditt företag att upprätthålla god CRM-hygien. Men låt oss vara ärliga – det är lättare sagt än gjort.
Utmaningar som ofullständiga data eller föråldrade register kan smyga sig in och skapa kaos om de inte hanteras i tid. Så, vilka är de vanligaste hindren och hur kan du övervinna dem? Låt oss bryta ner det:
Utmaning 1: Ofullständiga data 💢
Ta Alex, en distansförsäljare som flitigt uppdaterar sitt CRM efter varje kundsamtal. Han märkte dock att vissa av hans poster saknade viktiga detaljer, till exempel kundens föredragna kontaktmetod. Ofullständiga data leder ofta till missförstånd och förlorade möjligheter.
🎉 Lösning: Implementera en standardiserad checklista för datainmatning.
Genom att se till att alla nödvändiga fält fylls i innan en post sparas kan Alex upprätthålla rena CRM-data och undvika fallgroparna med dålig datahygien.
Utmaning 2: Dataröra 💢
Kevin, en försäljningsanalytiker, kämpar med felaktig "datahamstring". Hans CRM är full av leads från för fem år sedan som inte har engagerat sig sedan deras första interaktion.
Denna föråldrade information snedvrider försäljningsprognoserna och slösar bort lagringsresurser.
🎉 Lösning: Detta innebär att man ställer in automatiska arkiveringsregler. Regler som dessa markerar inaktiva kontakter efter 18 månader, vilket gör det möjligt för teamen att återuppta kontakten eller arkivera dessa poster för att upprätthålla en smidig och användbar databas.
Utmaning 3: Felaktig formatering 💢
Arvinds problem är visserligen enkelt, men mycket tidskrävande. Hälften av hans team använder ”United States”, medan andra skriver ”USA” eller ”U. S. A.” i fältet för plats.
Inkonsekvent formatering skapar kaos när man försöker segmentera kunder efter region.
🎉 Lösning: Att skapa standardiserade rullgardinsmenyer för platsfält kan enkelt lösa hans problem.
Genom att eliminera variationer får han korrekta, kategoriserade leads att kontakta, lägga erbjudanden och avsluta affärer.
Rensa upp dina CRM-processer med ClickUp
Kom ihåg att god CRM-hygien inte är en engångsföreteelse – det är en pågående process som kräver engagemang från alla teammedlemmar.
Automatisering och verktyg är visserligen användbara för att upprätthålla CRM-hygien, men även de bästa systemen kan misslyckas utan korrekt kommunikation inom teamet.
Det är här ClickUp kommer till sin rätt som det perfekta verktyget för alla dina CRM-behov. Med ClickUp har ditt team tillgång till en mängd olika verktyg och funktioner för att upprätthålla korrekta kunddata, effektivisera arbetsflöden och uppnå bättre försäljningsresultat.
Är du redo att göra skillnad? Registrera dig för ClickUp idag och nå dina teammål! ✅