Den första regeln i affärslivet är att känna sina kunder. Du måste förlita dig på tillförlitliga uppgifter om kundernas preferenser för att kunna växa och öka lönsamheten. Gissningar är ingen tillförlitlig långsiktig strategi för försäljning och marknadsföring – det ökar inte kundlojaliteten.
Ställ dig själv följande fråga: Hur effektivt använder du kundrelationshantering (CRM)?
Även om ditt företag kanske har lyckats utan en solid anpassad CRM-lösning, kommer dina konkurrenter som utnyttjar ett effektivt CRM-system så småningom att överträffa dig.
Utan en effektiv CRM-databas kan du lägga för mycket tid på administrativa uppgifter, missa viktig prestationsdata och ha svårt att spåra avkastningen på investeringen.
Vi visar dig hur du bygger en CRM-databas så att du kan spåra dina kunders intressen och ge dem bättre service.
Låt oss börja med grunderna! 👇
Vad är en CRM-databas?
En CRM-databas (Customer Relationship Management) är där företag lagrar och hanterar information om sina kunder och leads.
CRM-databaser lagrar ett brett spektrum av kund- och leaddata, inklusive:
- Kundkontaktinformation, såsom namn, e-postadresser, telefonnummer och adresser
- Köphistorik
- Interaktionshistorik, inklusive anteckningar från samtal, e-postmeddelanden och möten
- Intressen och preferenser
- Supportärenden och andra serviceinteraktioner
CRM-databasen är en viktig komponent i ett CRM-system. CRM-system använder data i CRM-databasen för att automatisera affärsuppgifter, såsom att skicka marknadsföringsmejl, spåra försäljningsleads och tillhandahålla kundservice.
CRM-databasens roll i hanteringen av kundrelationer
En CRM-databas är din centrala knutpunkt för kundprofiler, information och interaktion. Den gör det möjligt för dig att:
Förbättra kundservicen
Med en CRM-databas samlas alla dina kunddata på ett ställe och blir lättillgängliga. Dina kundtjänstmedarbetare kan snabbt hitta relevant information om tidigare interaktioner, köphistorik och preferenser.
De använder dessa data för att personalisera interaktioner, hantera problem effektivt och i slutändan erbjuda en smidigare kundupplevelse.
Öka försäljningen och förbättra hanteringen av leads
CRM-databaser hjälper dig att spåra dina leads genom hela försäljningsprocessen, så att säljteamet kan identifiera och prioritera leads med hög potential.
Med hjälp av informationen i CRM-systemet kan dina säljare övervaka engagemang, analysera köpsignaler och anpassa sin strategi därefter, vilket ökar chanserna för konvertering.
Hantering av försäljningspipeline
Genom att visualisera försäljningspipeline inom CRM kan du och ditt säljteam få insikt i affärernas framsteg, identifiera flaskhalsar och optimera försäljningsprocesserna för ökad effektivitet och snabbare affärsavslut.
Stärk kundengagemanget och lojaliteten
CRM-system kan utlösa automatiska påminnelser om födelsedagar, årsdagar eller förnyelse av tjänster. Detta tillvägagångssätt stärker kundrelationer och lojalitet utan att belasta ditt team med ytterligare uppgifter.
Tillgång till dina kunddata hjälper dig också att anpassa marknadsföringskampanjer, e-postmeddelanden och kommunikation. Du kan skräddarsy ditt innehåll och dina erbjudanden utifrån individuella preferenser och köphistorik, vilket förbättrar kundupplevelsen.
Få värdefull kundinsikt
CRM-programvara ger värdefull insikt i kundbeteende, preferenser och köpmönster. Den hjälper dig att fatta välgrundade beslut om produktutveckling, marknadsföringsstrategier och förbättring av den övergripande kundupplevelsen.
Förbättra samarbetet och lagarbetet
Genom att använda en gemensam CRM-databas får olika avdelningar inom företaget en gemensam bild av alla kundinteraktioner.
En sådan samarbetsinriktad CRM gör det möjligt för dina sälj-, marknadsförings- och kundtjänstteam att arbeta tillsammans på ett smidigt sätt och fullt ut förstå kundernas behov och historik, vilket leder till en mer enhetlig och kundcentrerad strategi.
Hur en CRM-databas hjälper till att organisera kunddata
En CRM-databas hanterar utmaningen med spridda kunddata: information som är utspridd över olika källor, såsom e-postmeddelanden, kalkylblad och enskilda teammedlemmars inkorgar.
Så här hjälper en CRM-databas dig att organisera kunddata och undvika förvirring, ineffektivitet och missade möjligheter:
1. Centraliserad lagring
Den fungerar som en enda källa till sanning och samlar all kundinformation på en enda plattform. Du behöver inte längre söka efter spridda detaljer på flera ställen; alla kan komma åt den senaste informationen på ett och samma ställe.
2. Strukturerad datainmatning
Databasen säkerställer att data är konsekventa och lätta att hitta genom att tillämpa en specifik struktur.
Du kan snabbt hitta det du behöver genom att filtrera och söka efter specifik information som kontaktuppgifter, köphistorik eller kommunikationshistorik.
3. Automatiserad datainsamling
Många CRM-program integreras med andra system, såsom e-postplattformar eller webbformulär, för att automatiskt registrera kundinteraktioner och fylla databasen, vilket minskar manuell datainmatning och minimerar fel.
4. Datasegmentering och gruppering
Kategorisera dina kunder utifrån demografi, köphistorik eller engagemangsnivå för att:
- Anpassa kommunikationen: Rikta dig till specifika kundsegment med relevanta erbjudanden.
- Fokusera försäljningsinsatserna: Prioritera högvärdiga leads och skräddarsy försäljningsstrategier baserat på kundsegment.
- Ge riktad support: Erbjud specifika supportalternativ baserat på kundernas behov och tidigare interaktioner.
Förstå elementen i en CRM-databas
I ett CRM-system hittar du viktiga funktioner som hjälper dig att effektivt hantera kundrelationer, förbättra kommunikationen, övervaka försäljningsmöjligheter och använda data för att fatta beslut.
Här är de viktigaste delarna av en CRM-databas som hjälper dig att förbättra kundupplevelsen och driva på företagets tillväxt:
Kärnelement i en CRM-databas
- Kontaktadministration: Lagra detaljerad information om individer och organisationer, inklusive namn, kontaktuppgifter, adresser och demografiska uppgifter.
- Interaktionshistorik: Granska alla kundinteraktioner, såsom e-postmeddelanden, telefonsamtal, möten, anteckningar och supportärenden, och få en fullständig kronologisk översikt.
- Hantering av försäljningspipeline: Spåra leads och möjligheter genom olika stadier i försäljningsprocessen, vilket möjliggör visualisering, prognostisering och optimering.
- Marknadsföringsautomatisering: Automatisera dina marknadsföringsuppgifter som e-postkampanjer, lead nurturing och marknadsföring i sociala medier, vilket förbättrar effektiviteten och räckvidden.
- Rapportering och analys: Få tillgång till värdefull information om kunddata genom rapporter och dashboards för att samla in trendanalyser, kundbeteende och kampanjresultat.
- Kundsupport: Använd uppdaterade data i CRM-databasen för att lägga till kontext till supportärenden och hjälpa serviceteam att anpassa supportkonversationer.
Olika användningsområden för en CRM-databas
Nu när vi har gått igenom elementen, vad sägs om att diskutera syftet med databasen? Kolla in dem:
- Kundservice: Få tillgång till kundhistorik, ge personlig support och lösa problem effektivt för ökad kundnöjdhet.
- Effektiviserad kommunikation: Förbättra teamarbetet genom delade affärsöversikter, uppföljning av framsteg och interna diskussioner.
- Intäktsoptimering: Visualisera framstegen i dina affärer och identifiera hinder. Få tydlig insikt i din försäljningspipelines hälsa, teamets prestanda och kundkontaktpunkter.
- Kundinsikter: Analysera kunddata för att förstå deras behov, preferenser och köpbeteende, vilket ger information om produktutveckling, marknadsföringsstrategier och förbättring av den övergripande kundupplevelsen.
- Samarbete och teamwork: Dela kundinformation mellan avdelningar för att underlätta smidigt samarbete och en enhetlig kundupplevelse.
Typer av CRM-databaser
Det finns två huvudtyper av CRM-databaser: lokala och molnbaserade.
Lokalt CRM
En lokal CRM installeras och lagras lokalt på företagets servrar. Det ger större kontroll och anpassningsmöjligheter, men kräver också en betydande IT-infrastruktur och löpande underhåll.
Om du har särskilda behov av datalagring eller kräver omfattande anpassning ger lokala databaser dig större kontroll över infrastrukturen. Det ger snabbare behandlingstider för uppgifter som är starkt beroende av databasen, särskilt om du har ett tillförlitligt lokalt nätverk.
Molnbaserad CRM
En molnbaserad CRM-lösning hostas av en tredjepartsleverantör och nås online. Den erbjuder skalbarhet, användarvänlighet och lägre initialkostnader, men potentiellt mindre kontroll över datasäkerheten.
Du kan komma åt molnbaserad CRM var som helst med en internetanslutning, vilket är särskilt användbart när du arbetar på distans eller ditt team är geografiskt spritt.
De flesta molnleverantörer erbjuder dessutom vanligtvis robusta lösningar för katastrofåterställning, som kan hjälpa dig att snabbt återställa dina data i händelse av avbrott eller hårdvarufel.
Hur man bygger en CRM-databas: en steg-för-steg-process
Här är en steg-för-steg-process för att skapa en anpassad CRM och databas. Vi visar dig hur du gör detta med hjälp av ClickUp för att hantera dina säljare, kunder och mer:
1. Definiera dina behov
Ta dig tid att förstå dina specifika behov.
Använd ClickUp Whiteboards för att börja med att involvera viktiga intressenter i hela organisationen, särskilt från försäljning, marknadsföring och kundservice. Brainstorma och diskutera alla teams krav tillsammans.
Arbeta tillsammans med ditt team för att definiera era övergripande mål för CRM-utveckling. Vill ni förbättra hanteringen av försäljningspipeline, öka kundnöjdheten eller få djupare insikter från kunddata?
Kartlägg dina kunders resa, från initial medvetenhet till köp och interaktioner efter försäljningen. Identifiera de datapunkter du måste samla in i varje steg för att hantera dessa interaktioner effektivt.
- Vilken information behöver du spåra om dina kunder?
- Vilka funktioner är avgörande för dina försäljnings- och marknadsföringsprocesser?
- Hur många användare kommer att behöva tillgång till CRM-systemet?
Svaren på dessa frågor kommer att vägleda din strategi.
2. Konfigurera ClickUp
ClickUp är en central knutpunkt för all din CRM-data. Kom igång på några sekunder med vår färdiga och helt anpassningsbara ClickUp CRM-mall. ClickUps färdiga CRM-mall erbjuder en one-stop-shop för hantering av din försäljningspipeline. Anpassa den efter dina specifika behov.
De viktigaste fördelarna med mallen:
- Fördefinierade arbetsflöden: Hantera leads, affärer och kundinteraktioner enkelt med hjälp av fördefinierade arbetsflöden.
- Flexibel anpassning: Skräddarsy fält, pipelines och automatisering så att de passar perfekt för din unika försäljningsprocess.
- Användbara vyer: Skapa anpassade datafilter för att se affärer som avslutas denna månad, leads som behöver uppmärksamhet eller andra datapunkter du behöver.
- Sömlöst samarbete: Främja teamwork med delade uppgifter, diskussioner och en centraliserad hubb för all kundkommunikationshistorik.
Skapa separata listor för enheter som Kontakter, Leads, Möjligheter och Affärer. Lägg till anpassade fält för att samla in relevant information för varje enhetstyp i varje lista. Använd fälttyper som text, datum, rullgardinsmeny och siffror för att passa dina affärsbehov.
3. Skapa ett anpassat arbetsflöde för din CRM-process
Koppla samman relaterade datapunkter mellan listor. Koppla till exempel Kontakter till Möjligheter för att länka dem till affärer. Definiera anpassade statusar för varje lista som representerar olika steg i ditt arbetsflöde (t.ex. Lead – Ny, Möjlighet – Under förhandling, Affär – Avslutad).
Skapa olika vyer för varje lista för att filtrera och visa relevant data utifrån dina behov (t.ex. Aktiva leads, Affärer som avslutas denna månad). Detta gör att du kan fokusera på specifik data utifrån dina behov.
Ta en titt på dessa exempel som du också kan tillämpa med ClickUps View:
1. Visa aktiva leads:
- Syfte: Identifiera leads som ännu inte har konverterats och behöver ytterligare bearbetning.
- Visade data: Leadnamn, kontaktinformation, senaste aktivitetsdatum, leadpoäng (om tillämpligt)
- Filtreringsalternativ: Visa leads efter källa (t.ex. webbformulär, hänvisning) Filtrera efter aktivitetsstatus (t.ex. ingen aktivitet under den senaste veckan, öppnade det senaste e-postmeddelandet) Lead-poängintervall (om tillämpligt)
- Visa leads efter källa (t.ex. webbformulär, hänvisning)
- Filtrera efter aktivitetsstatus (t.ex. ingen aktivitet under den senaste veckan, öppnade det senaste e-postmeddelandet)
- Lead-poängintervall (om tillämpligt)
- Användningsfall: Säljare kan prioritera kontakter med potentiella kunder med stor potential med hjälp av denna vy.
- Visa leads efter källa (t.ex. webbformulär, hänvisning)
- Filtrera efter aktivitetsstatus (t.ex. ingen aktivitet under den senaste veckan, öppnade det senaste e-postmeddelandet)
- Lead-poängintervall (om tillämpligt)
2. Affärer som avslutas denna månad Visa:
- Syfte: Spåra affärer som närmar sig slutförande för att säkerställa att de avslutas i tid.
- Visade data: Affärens namn, kontaktens namn, beräknat slutdatum, affärens värde, aktuell fas i försäljningsprocessen
- Filteralternativ: Filtrera efter tilldelad säljare Visa affärer efter beräknat slutdatum (t.ex. inom nästa vecka, nästa två veckor) Filtrera efter affärsvärde
- Filtrera efter tilldelad säljare
- Visa affärer efter beräknat slutdatum (t.ex. inom nästa vecka, nästa två veckor)
- Filtrera efter affärsvärdesintervall
- Användningsfall: Försäljningschefer kan övervaka framsteg och identifiera potentiella hinder för affärer som ska avslutas denna månad.
- Filtrera efter tilldelad säljare
- Visa affärer efter beräknat slutdatum (t.ex. inom nästa vecka, nästa två veckor)
- Filtrera efter affärsvärdesintervall
3. Kundtjänstfrågor Visa:
- Syfte: Snabbt visa och hantera utestående kundtjänstärenden
- Visade data: Kundnamn, problembeskrivning, prioritetsnivå, inlämningsdatum, tilldelad agent (om tillämpligt)
- Filteralternativ: Filtrera efter ärendekategori (t.ex. fakturering, tekniskt problem) Visa efter prioritetsnivå (hög, medel, låg) Filtrera efter tilldelad agent eller otilldelade ärenden
- Filtrera efter problemkategori (t.ex. fakturering, tekniskt problem)
- Visa efter prioritetsnivå (hög, medel, låg)
- Filtrera efter tilldelad agent eller otilldelade ärenden
- Användningsfall: Kundtjänstmedarbetare kan prioritera brådskande ärenden och följa upp hur lösningen fortskrider.
- Filtrera efter problemkategori (t.ex. fakturering, tekniskt problem)
- Visa efter prioritetsnivå (hög, medel, låg)
- Filtrera efter tilldelad agent eller otilldelade ärenden
Ställ in automatiserade uppgifter för att effektivisera arbetsflöden, till exempel att skicka uppföljningsmejl när en lead skapas eller tilldela uppgifter baserat på statusändringar.
4. Fyll din CRM
Om du har befintliga kunddata kan du importera dem till ClickUp med hjälp av CSV-filer eller integrationer med andra plattformar. Om du till exempel importerar med CSV-filer gör du så här:
- Kanske lagras dina kunddata i ett kalkylblad som Microsoft Excel eller Google Sheets. Exportera kunddata till en CSV-fil (kommaseparerade värden). Se till att varje kolumnrubrik i CSV-filen matchar ett ClickUp-listfält (t.ex. Namn, E-post, Företag).
- I ClickUp navigerar du till arbetsytan och listan där du vill importera data. Klicka på ”Importera” och välj CSV-fil. Välj CSV-filen som innehåller dina kunddata och följ instruktionerna på skärmen för att mappa datapunkter till lämpliga ClickUp-fält.
Lägg till nya kontakter, leads och affärsmöjligheter när du interagerar med dem via olika kontaktpunkter. Detta kan också automatiseras med hjälp av anpassade formulär, till exempel på din webbplats, för strukturerad datainsamling.
5. Använd ClickUp för försäljning och marknadsföring
Skapa uppgifter i listor som Marknadsföringskampanjer, tilldela dem till teammedlemmar och följ upp framstegen. ClickUp Sales Project Management Software har allt du behöver.
Välja rätt programvara för ditt CRM
Enskilda företagare och småföretag kan klara sig med grundläggande Excel-CRM-databaser, men en omfattande CRM-databas måste kombineras med CRM-programvara för att data ska kunna utnyttjas på rätt sätt. För att välja den perfekta CRM-programvaran för ditt företag måste du noga överväga dina specifika behov och de funktioner som olika plattformar erbjuder.
Här är en sammanfattning av viktiga aspekter att utvärdera:
1. Affärskrav
- Identifiera dina problemområden: Vilka utmaningar står du inför när det gäller att hantera kundrelationer? Är det leadhantering, överskådlighet i försäljningsprocessen eller ineffektiv kommunikation? Att förstå dina problem kommer att vägleda dig i din sökning efter lösningar.
- Definiera dina mål: Vad hoppas du uppnå med ett CRM-system? Vill du öka försäljningskonverteringsgraden, förbättra kundservicen eller få djupare kundinsikter? Att ha tydliga mål hjälper dig att prioritera funktioner.
- Utvärdera din budget: Bestäm hur mycket du kan investera i en CRM SaaS-lösning. Ta hänsyn till både initialkostnader och löpande abonnemangsavgifter.
- Identifiera viktiga användare: Vem kommer att använda CRM dagligen? Att förstå deras behov och tekniska kunskaper kommer att påverka ditt val av gränssnittets komplexitet.
2. Anpassningsalternativ
Leta efter en anpassad CRM-programvara som anpassar sig efter dina arbetsflöden, inte tvärtom. Välj programvara som gör det möjligt för dig att:
- Skapa anpassade fält: Samla in specifika datapunkter som är relevanta för ditt företag.
- Definiera anpassade statusar och pipelines: Skräddarsy det anpassade CRM-systemet så att det speglar din unika försäljningsprocess och kundresa.
- Integrera med befintliga verktyg: Koppla ihop ditt samarbetsbaserade CRM-system med andra plattformar du använder, såsom e-post, marknadsföringsautomatisering och bokföringsprogram, för att effektivisera ditt arbetsflöde.
3. Rapporteringsfunktioner
Effektiva CRM-system erbjuder robusta rapporteringsfunktioner som ger insikter i kunddata och försäljningsresultat. Utvärdera dess funktioner för:
- Olika typer av rapporter: Få tillgång till rapporter om försäljningspipeline, konverteringsgrader för leads, kundlivstidsvärde och marknadsföringskampanjers resultat.
- Anpassningsalternativ: Filtrera och segmentera data för att skapa rapporter som är anpassade efter dina behov.
- Datavisualisering: Använd diagram och grafer för att enkelt tolka komplexa data.
ClickUp CRM vinner i alla dessa kategorier om du är redo att börja implementera.
4. Funktioner för försäljningspipeline och leadhantering:
Effektivisera din försäljningsprocess med funktioner som:
- Visuell pipelinehantering: Spåra affärer i olika stadier och visualisera deras framsteg.
- Leadscoring och kvalificering: Prioritera leads baserat på deras potentiella värde och sannolikhet för konvertering.
- Automatiserade uppgifter och påminnelser: Ställ in automatiserade uppgifter för uppföljningar, lead nurturing och aktivitetsuppföljning.
5. Kundinformationsdatabas:
Utvärdera CRM-plattformens förmåga att lagra och hantera data effektivt. Leta efter funktioner som:
- Kontaktadministration: Lagra och organisera detaljerad kundinformation, inklusive kontaktuppgifter, demografiska uppgifter och köphistorik.
- Interaktionshistorik: Spåra alla interaktioner med kunder, inklusive e-post, samtal, möten och anteckningar, för att få en fullständig bild av kundresan.
- Segmentering och målgruppsanpassning: Segmentera och tagga din kundbas utifrån specifika kriterier för att anpassa marknadsföringskampanjer och kommunikation.
6. Säkerhetsfunktioner
Datasäkerhet är avgörande när du väljer att bygga en anpassad CRM-applikation. Se till att plattformen erbjuder:
- Kryptering av data i vila och under överföring
- Åtkomstkontroll för användare: Bevilja olika åtkomstnivåer till användare baserat på deras roller och ansvarsområden.
- Regelbundna säkerhetsgranskningar och uppdateringar: Välj en leverantör som är starkt engagerad i att uppfylla dataskyddskraven.
7. Mobilappar
I dagens mobilcentrerade värld är det avgörande att ha tillgång till ditt CRM när du är på språng. Leta efter en plattform med
- Inbyggda mobilappar för iOS och Android: Säkerställ en smidig och användarvänlig upplevelse för båda plattformarna.
- Offline-funktionalitet: Kom åt och uppdatera data utan internetanslutning.
- Viktiga funktioner tillgängliga på mobilen: Se till att kärnfunktioner som kontaktadministration, visning av pipeline och uppgiftshantering är tillgängliga på mobila enheter.
Relaterat: Mallar för kundprofiler för att bättre förstå dina kunder
Skala upp dina CRM-processer med ClickUp
CRM-databaser förenklar dina affärsprocesser inom försäljning, marknadsföring, kundservice och samarbete med värdefull kunddata och automatisering.
Att välja rätt CRM innebär dock att du måste förstå dina affärsmål – vilken kunddata behöver du och hur kommer den att förbättra försäljningen och servicen? Vilken typ av CRM-strategi använder du för att hantera din verksamhet?
Utvärdera sedan CRM-programvaran utifrån funktioner som leadhantering, rapportering, tillgängliga CRM-mallar och mobil åtkomst för att säkerställa att den passar dina specifika behov. Om du överväger kostnaderna kan du också titta på mer prisvärda alternativ till CRM-programvara.
Framtiden för CRM-databaser ligger i AI-driven intelligens för personaliserade upplevelser, djupare systemintegration och fokus på datasäkerhet och molnanvändning.
Är du redo att öka din CRM-effektivitet? Prova ClickUp gratis idag och se skillnaden!
Vanliga frågor
1. Kan jag bygga mitt eget CRM?
Ja, men även om det är tekniskt möjligt är det komplicerat och resurskrävande att bygga ett eget CRM-system från grunden. Det kräver expertis inom utveckling och löpande underhåll, vilket gör det i allmänhet opraktiskt för de flesta företag.
2. Hur bygger man CRM steg för steg?
Börja med att definiera dina behov och funktioner. Välj sedan en utvecklingsmetod, antingen att koda från grunden eller att använda en low-code-plattform. Fokusera slutligen på att bygga upp kärnfunktioner som kontaktadministration, spårning av interaktionshistorik och hantering av försäljningspipeline.
3. Kan ett CRM vara en databas?
Ja, ett CRM-system kan betraktas som en typ av databas. Ett sådant CRM-system lagrar och hanterar kundinformation, interaktionshistorik och andra relevanta data centralt, vilket gör det till ett värdefullt verktyg för företag som vill förstå och hantera kundrelationer.
CRM-system erbjuder dock vanligtvis funktioner som går utöver datalagringens grundläggande funktionalitet, såsom hantering av försäljningspipeline, marknadsföringsautomatisering och rapporteringsfunktioner.