En bild säger mer än tusen ord, brukar man säga. En tydlig och slagkraftig bild kan nämligen hjälpa till att känna, förstå, engagera och minnas information på ett mycket effektivare sätt än den längsta beskrivningen kan.
Med tanke på att den genomsnittliga uppmärksamhetsspannen hos människor är endast 47 sekunder är visuell kommunikation viktigare än någonsin tidigare.
I det här blogginlägget utforskar vi vad visuell kommunikation är och hur du kan använda den för att förbättra effektiviteten i ditt arbete.
Vad är visuell kommunikation?
Visuell kommunikation är processen att använda visuella element, såsom fotografier, videor och grafik, som en del av budskapet. Det är att prioritera budskapets visuella effekt framför de verbala aspekterna.
Det betyder inte att man helt undviker ord. Faktum är att effektiv visuell kommunikation utnyttjar flera olika metoder för att måla upp en tydlig och heltäckande bild.
Typer av visuell kommunikation
Visuell kommunikation finns överallt. Den finns i det grafiska användargränssnittet (GUI) som vi använder på våra telefoner och datorer, i de emojis/gifs som vi skickar till varandra och i de listor och presentationer som vi skapar. Några av de vanligaste typerna av visuell kommunikation är följande.
Bilder och fotografi
Sedan fotografiet uppfanns på 1800-talet har det varit ett utmärkt format för visuell berättande. Tidningar och tidskrifter har använt det för att inspirera människor, stoppa krig och åstadkomma stora sociala förändringar.
#/media/File:Bliss_(Windows_XP).png){kind=link}
I den digitala världen har bilder utan tvekan tagit över huvudrollen.
Tack vare den dramatiska förbättringen av fotograferingsfunktionerna i en vanlig smartphone kan du idag ta lika bra bilder som vem som helst och använda dem för att utbilda och påverka människor.
Illustrationer och infografik
Illustrationer och infografik representerar ett koncept, en process eller data visuellt i form av diagram, flödesscheman, kartor, presentationer etc. De kännetecknas av sin förmåga att:
- Förenkla abstrakta begrepp eller datakorrelationer
- Gör komplex information tillgänglig och lättillgänglig.
- Engagera målgruppen att fokusera på det som är viktigt
- Underlätta långsiktigt minne
I näringslivet använder team hela tiden infografik, processkartor, cirkeldiagram osv.
Symboler och ikoner
Symboler och ikoner förmedlar budskap snabbt och effektivt med hjälp av allmänt erkända visuella signaler. De är särskilt användbara i situationer där du behöver språkoberoende kommunikation. Emojis är ett bra exempel på detta.
Till exempel är ett 👍-tecken lätt att förstå i chatten på kontoret. Ikonen 💾 är lätt att komma ihåg i ett Word-dokument.
Digitala gränssnitt och UX-design
På tal om spara-knappen, så använder digitala gränssnitt omkring oss visuell kommunikation för att skapa intuitiva och interaktiva produkter som appar, webbplatser och programvara.
Bannerbilden, knappen, citatet, informationsrutorna, felmeddelandena – alla aspekter av användarupplevelsen (UX) är en del av den visuella kommunikationsstrategin.
Videor och animationer
Ett steg upp från statisk bild är rörlig bild. Eftersom kostnaden för att producera video och animation minskar med modern teknik och generativ AI blir denna form av visuell kommunikation allt populärare.
Men tänk inte bara på videor som YouTube, filmer eller TV-reklam. En enkel skärminspelning av en process i utbildningssyfte är också ett utmärkt sätt att använda videor.
Typografi
Ord behöver inte bara vara ord. De kan också vara visuella, när du använder bra typografi, ett strategiskt val av typsnitt, storlekar, avstånd och layout för texten. Typografi är faktiskt en integrerad del av det moderna grafiska designarbetet.
Trots de många fördelarna ignorerar organisationer ofta visuell kommunikation och håller fast vid långa texter i e-postmeddelanden, presentationer, interna memon osv. Genom att göra detta går du miste om en enorm möjlighet.
Varför visuell kommunikation är viktigt
Visuella hjälpmedel är ett snabbare, enklare och bättre sätt att kommunicera budskap. Här är några skäl till varför visuell kommunikation är viktigt.
Tillgänglighet
Visuell kommunikation eliminerar språkliga och kulturella barriärer – alla förstår trafikljus över hela världen! Den bygger broar mellan olika målgrupper, vilket gör den till ett ovärderligt verktyg i internationell kommunikation.
Hastighet
Att bläddra igenom en infografik sparar tid jämfört med att läsa en rapport på 10 000 ord. Diagram, flödesscheman och infografik kan sammanfatta komplexa idéer, vilket sparar tid för både kommunikatören och publiken.
Enkelhet
Föreställ dig att du ska förklara för någon vad en elefant är utan att använda ordet ”elefant” eller dess synonymer. Hur många ord behövde du? Föreställ dig nu att du ska rita en.
Visuella hjälpmedel förenklar saker och ting. Från användarupplevelser till mjukvaruarkitektur – visuell kommunikation gör det lättare för alla intressenter att förstå sammanhanget och detaljerna.
Begriplighet
Visuella element tydliggör relationer på ett sätt som ord inte kan. Titta på exemplet nedan på James Clears konceptkarta över långsiktig tillväxt. Den består bara av två linjer och en kurva. Men den är mycket effektiv när det gäller att visa oss det som är uppenbart.
Beslutsfattande
När informationen är tydlig, koncis och självklar blir beslutsfattandet också bättre och snabbare. Det enklaste exemplet på ett visuellt beslutsverktyg är ett flödesschema eller ett beslutsträd. Men du kan få insikter och göra bättre justeringar med nästan vilken visuell rapport som helst.
Uppmärksamhet och minnesförmåga
En bild är attraktiv och fångar uppmärksamheten. Den mänskliga hjärnan bearbetar visuellt innehåll 60 000 gånger snabbare än text. Det innebär att du kan ta in mycket mer information under de 47 sekunder du fokuserar.
Å andra sidan har visuella element en mer betydande inverkan på minnet. Forskare säger att ”tre dagar efter att ha läst en text kan vi komma ihåg 10 % av informationen, men när den kombineras med en bild kommer vi sannolikt att komma ihåg 65 % av den informationen”.
Utöver allt detta bidrar visuell kommunikation till att dramatiskt förbättra varumärkeskännedomen och förtroendet. Konsekvent användning av visuella element, såsom logotyper, färgscheman och typografi, gör att varumärket hamnar i förgrunden. Med tiden skapar dessa element igenkänning och förtroende hos målgruppen, vilket främjar lojalitet och förtroende för varumärket.
Låt oss se hur det fungerar i verkligheten.
Exempel på visuell kommunikation
Den vanligaste formen av visuell kommunikation tenderar att finnas inom marknadsföring. Reklam, inlägg på sociala medier, nyhetsbrev via e-post etc. är kända för att vara mycket visuella. Men det är bara toppen av isberget.
Oavsett vilken roll du har inom din organisation kan du använda visuell kommunikation i dina dagliga arbetsflöden. Här är några exempel.
Projektledning
God projektledning handlar om att leverera en kvalitetsprodukt i tid och inom budget. Det bästa sättet att följa upp detta är genom en visuell resa, där man markerar återstående tid och budget. Visuell projektledning gör just det.
Ett Gantt-diagram hjälper till exempel till att visa ett projekts tidsplan och lyfter fram uppgiftsberoenden och potentiella flaskhalsar. En kalendervy hjälper till att se hur mycket arbete som är planerat varje dag, vecka eller månad. En arbetsbelastningsvy visar hur upptagen varje teammedlem är.
Kundsupport
Kundsupportteam använder visuella hjälpmedel för att öka tydligheten och minska lösningstiderna. Du kan till exempel tillhandahålla en steg-för-steg-guide med kommenterade skärmdumpar eller en förklarande video som visar hur man skapar ett konto i din programvara.
Dessa visuella hjälpmedel minimerar förvirring och hjälper kunderna att lösa problem på egen hand, vilket förbättrar kundnöjdheten och minskar supportens arbetsbelastning.
Utbildning och introduktion
Visualiseringstekniker förbättrar inlärningsresultaten. Genom att använda videohandledningar eller interaktiva infografiker kan du hjälpa dina anställda att snabbt förstå din organisation. Vad är bättre än en gammal hederlig organisationsplan för att hjälpa människor att förstå din företagsstruktur?
Ekonomisk förvaltning
Låt oss säga att du har spenderat 2 miljoner dollar på reklam i år. Är det bra eller dåligt?
Fakta i sig har liten betydelse. De får betydelse i sitt sammanhang. Om du till exempel tjänade 4 miljoner dollar är det bra. Om du bara spenderade 100 000 dollar för att tjäna 3 miljoner dollar förra året är det dåligt! För att presentera fakta i sitt sammanhang använder ekonomiavdelningar stapeldiagram, cirkeldiagram, venn-diagram etc.
Dessa exempel kan ge inspiration, men möjligheterna är verkligen oändliga. Du kan använda visuell kommunikation på många olika sätt i din vardag. Låt oss utforska några av dem.
Hur man använder visuell kommunikation på arbetsplatsen
Om du skickar emojis eller markerar delar av din e-posttext med fetstil använder du redan visuell kommunikation på arbetsplatsen. Här är några tips på hur du kan använda professionella strategier för visuell kommunikation med ett allt-i-ett-verktyg för projektledning som ClickUp.
1. Brainstorma idéer
Hjärnan tänker inte i rader, kolumner eller listor. Så varför tvinga den att göra det? Använd den rena ytan på ClickUp Whiteboards för att brainstorma idéer och fånga upp dem på ett sammanhängande sätt, oavsett hur kaotiska de verkar.
- Lägg till klisterlappar, former, linjer, bilder och text på en enda whiteboard.
- Koppla samman element med linjer och pilar
- Länka till externa källor som tidningsklipp eller inspirerande bilder.
- Skissa fritt på din surfplatta
- Använd ClickUp Brain för fler idéer.
Samarbeta kring dina idéer och organisera dem tillsammans i realtid. För dem som inte kunde delta i mötet, dela bara en länk och be om kommentarer.
Oavsett om du lägger till nya funktioner i en produkt eller planerar en julevent för din organisation kan du enkelt brainstorma idéer. Omvandla sedan idéerna till uppgifter direkt i ClickUp Whiteboards.
2. Skapa en färdplan
Utvecklar du programvara? Lanserar du en influencerkampanj? Eller planerar du för det nya året? Samla alla dina tankar på ett ställe med ClickUp Mind Maps.
- Börja med ett tomt blad eller någon av ClickUps många mallar.
- Bryt ner komplex information eller flöden i flera riktningar i en sammanhängande karta.
- Anpassa dina former med färger för enklare bearbetning.
- Omvandla noder till uppgifter direkt
- Rensa upp röriga kartor med funktionen för omlayoutning.
3. Hantera beroenden
Ett av de största problemen inom projektledning är att dess olika komponenter ofta är uppbyggda som ett korthus. Om en del faller samman rasar allt snabbt. Undvik sådana situationer med en visuell uppgiftshanteringsprogramvara som belyser beroenden för att minska relaterade risker.
Ta till exempel ClickUp Gantt Chart View. Den visar uppgifter, beroenden och deadlines i ett enda fönster. Om en beroende uppgift är schemalagd tidigare än den föregående uppgiften är klar, kan du inte missa den i den här vyn. Sedan kan du identifiera kritiska vägar och inkludera Slack-tid i dina projektplaner.
4. Organisera arbetsbelastningen
När projektet kommer igång är det vanligt att vissa teammedlemmar blir överarbetade, vilket leder till missnöje, bristande engagemang, utbrändhet och till och med personalomsättning. En bra projektledare vet hur man säkerställer att arbetsbelastningen hanteras effektivt.
En visuell presentation av teamets arbetsbelastning kan vara mycket effektiv. Med röda, gula och gröna markeringar kan du snabbt se vem som arbetar över/under kapacitet, hur uppskattningarna stämmer överens med den registrerade tiden etc. ClickUp Workload View skapar detta automatiskt.
5. Följ upp framstegen
Högpresterande team utför dussintals uppgifter varje dag. Google Cloud har konstaterat att de mest produktiva teamen installerar programvara upp till fyra gånger om dagen! Det kan vara svårt att hålla reda på och komma ihåg ett så högt arbetstempo utan visuella ledtrådar.
Använd ClickUp Dashboards för att visualisera dina KPI:er. Ställ in widgets med cirkeldiagram för arbetsbelastning, stapeldiagram för burnup/burndown-rapportering, siffror för totala försäljningssiffror och mycket mer.
Bonus: Kolla in andra exempel på instrumentpaneler i ClickUp för inspiration.
Ibland kan inte ens den bästa dokumentationen mäta sig med en enkel skärminspelning. Använd ClickUp Clips för att spela in videor och dela dem direkt genom att bädda in dem i ClickUp, dela en offentlig länk eller ladda ner själva filen. Om du vill göra dem sökbara för senare användning kan du transkribera videorna med AI och spara dem!
När du ändå håller på, så här kan du göra det professionellt.
Hur du får din visuella kommunikation att se professionell ut
Visuella element har större genomslagskraft än ord. Därför kan ett olämpligt visuellt element också ha en större negativ inverkan. Undvik detta med följande tips när du kommunicerar visuellt.
Var medveten: Det är vanligt att använda GIF-bilder och memes på jobbet idag. Det bidrar till att skapa kamratskap. Var dock medveten om det visuella innehållet du skickar. Se till att det är lämpligt för arbetsplatsen. Om du inte skulle ha det på en T-shirt och gå till jobbet, skicka det inte till en kollega.
Tänk på din målgrupp: Anta att du har skrivit en rapport på 10 000 ord. Även om du illustrerar den med dussintals bilder är det osannolikt att CXO:er kommer att läsa ett så långt dokument. Å andra sidan behöver kvalitetsanalytikern i ditt team omfattande dokumentation av varje användarberättelse och scenario. Skapa därför visuella element med målgruppen i åtanke.
Prioritera enkelhet: En bild ska helt enkelt underlätta förståelsen av komplexa idéer. Gör därför inte dina bilder för komplicerade eller röriga. Fokusera på hur du delar information med teammedlemmarna, inte på bildens skönhet i sig.
Använd multimedia: Du behöver inte säga allt med bilden. Använd olika former av visuella medier, som videor, animationer, memes osv. Inkludera även texter, länkar osv. för att utvidga ditt budskap. Kom ihåg att målet inte är att vara visuell. Målet är att vara tydlig.
Var konsekvent: Ändra inte dina visuella format hela tiden. Om du till exempel skickar försäljningsrapporter som stapeldiagram varje månad, ändra dem inte plötsligt till cirkeldiagram. Om du använder grönt för att indikera positiv tillväxt, ändra det inte till blått i din nästa rapport. Håll dig till en konsekvent färgpalett, typografi och designstil i alla material.
Skapa högkvalitativa bilder: Se till att dina bilder, videor och grafik är skarpa, har rätt storlek och är fria från förvrängning eller pixelering. Det skulle vara bra om användaren kunde zooma in och ut efter behov.
Använd verktyg för datavisualisering: Du behöver inte rita allt för hand. Låt ett program för visuellt samarbete ta en del av bördan. Använd flödesschemamallar eller grafiska designmallar för att komma igång direkt.
Återanvänd det som fungerar: Om du tidigare har fått bra feedback på en processkarta, replikera den strukturen för andra relaterade koncept. Om du använder en specifik mall för digital anslagstavla, duplicera den helt enkelt för relaterade behov. Operationalisera visuell kommunikation.
Integrera: Slutligen är visuell kommunikation inte något du bockar av på en checklista en gång om dagen. Det är ett sätt att göra saker på. Innan du påbörjar en uppgift, fundera på om ett visuellt element kan tillföra värde till ditt budskap. Om du till exempel rapporterar ett fel, gör det till en vana att lägga till en skärmdump med lämpliga anteckningar.
Kommunikation på ditt sätt med ClickUp
Modernt kunskapsarbete är nästan helt beroende av effektiv kommunikation mellan teammedlemmarna. Ändå lider vi av minskad uppmärksamhet, för många verktyg, Zoom-trötthet och enorma luckor i kunskapsöverföringen.
Som den ultimata appen för arbete överbryggar ClickUps allt-i-ett-plattform för projektledning dessa klyftor med flera genomtänkta funktioner för samarbete på arbetsplatsen.
För ritningar och bilder finns whiteboards och mind maps. För videoinspelning finns ClickUp Clips. För interaktiv visuell rapportering finns dashboards. Om du tycker att det bästa sättet är att använda ord finns ClickUp Docs för det också. Oavsett vad du anser är det bästa sättet att kommunicera ditt budskap har ClickUp en funktion för dig. Prova ClickUp gratis nu.