En nyanställd som arbetar på distans börjar dela interna dokument med externa leverantörer, utan att känna till företagets sekretesspolicy. Utan tydliga uppföranderegler bryter de oavsiktligt mot protokollen, vilket kan leda till säkerhetsrisker och ansträngda arbetsrelationer.
Detta scenario understryker vikten av en uppförandekod för anställda – den fastställer tydliga förväntningar, minimerar risker och säkerställer att beteenden överensstämmer med företagets värderingar.
I den här bloggen undersöker vi varför en stark uppförandekod är viktig och hur den kan anpassas till ditt företags värderingar för att främja en respektfull och ansvarsfull arbetsmiljö. 👥
⏰ 60-sekunderssammanfattning
Följ stegen nedan för att skapa en uppförandekod för anställda:
1: Identifiera innehållet
- Beskriv viktiga ämnen som arbetsuppgifter, företagets värderingar, kommunikationsstandarder och resursanvändning.
- Inkludera viktiga policyer om arbetstider, hantering av företagets egendom, klädkod och mer.
2: Utarbeta ett utkast till uppförandekod för anställda
- Skriv ett tydligt och koncist utkast med exempel från verkligheten.
- Använd ett enkelt språk för att göra förväntningarna lätta att förstå.
3: Samarbeta med intressenter
- Använd ClickUp Docs för att skapa och redigera utkastet med hjälp av synpunkter från teammedlemmarna.
- Tilldela kommentarer till specifika personer för fokuserad feedback
4: Förfina dokumentet
- Använd ClickUp Brain för att förfina språk, grammatik och stil för tydlighet och professionalism.
5: Använd mallar för effektivitet och noggrannhet
- Börja med HR-mallar från ClickUp för att skapa en stark grund.
- Anpassa mallen så att den återspeglar ditt företags unika policyer.
6: Genomför slutliga granskningar och be om feedback
- Dela utkastet i ClickUp Docs för att få feedback från intressenterna.
- Gör ändringar direkt i dokumentet för transparent samarbete.
7: Slutför dokumentet och uppdatera det regelbundet
Skapa ett schema för att granska och uppdatera dokumentet efter behov med hjälp av ClickUp Tasks.
Distribuera den slutgiltiga uppförandekoden till medarbetarna med hjälp av ClickUp Docs.
Förståelse för uppförandekoden för anställda
En uppförandekod för anställda är en uppsättning riktlinjer som beskriver förväntat beteende, värderingar och etiska normer för anställda inom ett företag.
Se den som din viktigaste resurs för att upprätthålla professionalism, lösa konflikter och skydda företagets tillgångar. En gedigen uppförandekod skapar tydlighet, minskar risker och främjar en kultur präglad av respekt och ansvarstagande.
Vanligtvis utarbetar personalavdelningen, i samarbete med ledningen, uppförandekoden för anställda. HR-personal ser till att det juridiska dokumentet överensstämmer med företagets värderingar och lagkrav, medan ledningen bidrar med insikter om företagets kultur och beteendestandarder.
Beroende på företagets storlek kan ett tvärfunktionellt team involveras för att säkerställa att uppförandekoden återspeglar alla perspektiv.
Vad bör ingå i en uppförandekod?
En väl genomtänkt uppförandekod för anställda bör omfatta flera viktiga områden:
- Förväntat beteende: Beskriver de åtgärder som förväntas av medarbetarna när det gäller professionalism, respekt och integritet.
- Företagets värderingar och kultur: Definierar hur medarbetarna ska förkroppsliga de grundläggande principer som formar organisationen.
- Konfliktlösning: Ger konstruktiva metoder för anställda att hantera meningsskiljaktigheter och tvister.
- Sekretess: Fastställer riktlinjer för skydd av känslig information, immateriella rättigheter och företagets tillgångar.
- Efterlevnad och juridiska skyldigheter: Fastställer tydliga förväntningar på efterlevnad av lagar, regler och företagspolicyer.
🧠 Kul fakta: IBMs ”Business Conduct Guidelines” är en av de äldsta uppförandekoderna i företagsvärlden och fastställdes första gången 1960.
Vilka är de viktigaste fördelarna med att införa en uppförandekod?
Att ha en omfattande uppförandekod på plats ger flera fördelar för både medarbetarna och företaget:
- Främjar en positiv arbetsmiljö: Hjälper medarbetarna att förstå och respektera arbetsplatsens värderingar, vilket leder till starkare laganda och bättre arbetsmoral.
- Minskar risker: Förhindrar oetiskt beteende och minskar juridiska risker genom att säkerställa efterlevnad av lagar och regler.
- Klargör förväntningar: Ger tydliga riktlinjer som hjälper medarbetarna att förstå vad som förväntas av dem, vilket minskar förvirring och oklarheter.
Steg för att skriva en effektiv uppförandekod för anställda
En bra uppförandekod för anställda återspeglar företagets värderingar och fastställer tydliga riktlinjer för beteende.
Om du undrar hur du ska komma igång kan ClickUp Human Resources Software göra hela processen smidigare. Med ClickUp kan du enkelt organisera dina idéer, få feedback från teamledare och se till att ditt slutgiltiga utkast är tillgängligt för alla.
Så här skriver du en uppförandekod som är effektiv och faktiskt överensstämmer med ditt team. 👇
Identifiera innehållet som ska ingå
Börja med att lista de viktigaste elementen i din uppförandekod. Fundera över de värderingar och beteenden som definierar din företagskultur.
Ämnen som kan ingå är respektfull kommunikation, konflikthantering, sekretess skydd och lämplig användning av företagets resurser.
Du kan använda ClickUp Docs för att samla in synpunkter från olika teammedlemmar och skapa ett gemensamt utkast till denna riktlinje.
Eftersom dokument är levande dokument kan du enkelt göra uppdateringar allteftersom utkastet utvecklas.
🔍 Visste du att? Amgen integrerar sina organisatoriska värderingar i sin uppförandekod och betonar transparens och etiskt beslutsfattande. Koden innehåller också scenariebaserade frågor och svar som hjälper medarbetarna att tillämpa etiska principer i verkliga situationer.
Skapa ett utkast
När du har skissat på de viktigaste punkterna kan du börja utarbeta företagets uppförandekod.
Använd ett tydligt och enkelt språk så att alla förstår vad som förväntas av dem. Sträva efter att vara koncis men utförlig och ge konkreta exempel på acceptabelt beteende.
ClickUp Brain kan vara ett värdefullt verktyg här. Det är en AI-driven assistent som är inbyggd i din arbetsyta och som analyserar din text och ger förslag på hur du kan förbättra tydlighet, grammatik och stil.
Detta verktyg finslipar ditt utkast så att det blir professionellt men ändå lättillgängligt, vilket gör att dokumentet blir lätt för medarbetarna att läsa och förstå.
👀 Bonus: Lär dig mer om hur du använder AI för dokumentation för att effektivisera skapandet av innehåll, förbättra noggrannheten och spara tid.
Använd en mall för strukturen
Om du vill komma igång snabbt kan du överväga att använda HR-mallar. Dessa mallar ger dig en solid grund som täcker viktiga policyer och riktlinjer, samtidigt som du kan anpassa varje avsnitt efter ditt företags unika kultur.
Att börja med en mall för en personalhandbok sparar tid och hjälper dig att inte förbise viktiga detaljer.
ClickUps mall för personalhandbok underlättar introduktionen av nya medarbetare och redogör för viktiga företagspolicyer. Den är utformad för att hjälpa dig att skapa ett omfattande dokument som passar ditt företags behov.
Mallen täcker alla väsentliga delar, såsom uppförandestandarder, teampolicyer och klädkod, tillsammans med ofta förbisedda ämnen såsom arbetstider och kommunikationspolicyer. Du kan kopiera och klistra in dina befintliga policyer direkt eller justera dem genom att lägga till eller ta bort avsnitt.
En utmärkande funktion är möjligheten att öka engagemanget med hjälp av visuella element. Lägg till GIF-bilder, diagram eller bilder för att göra handboken mer tilltalande och lättare att navigera i.
Du kan också skapa en innehållsförteckning som låter läsarna hoppa till specifika avsnitt – perfekt för nya medarbetare som söker snabba svar.
👀 Bonus: Utforska exempel på personalhandböcker för att bättre förstå hur du kan strukturera din egen.
Granska och förfina utkastet
När du har ett utkast kan du använda Docs för att dela det med berörda intressenter och be om feedback.
Eftersom dokument kan delas kan du snabbt samla in synpunkter och göra nödvändiga justeringar. På så sätt kan du se till att alla är överens och att uppförandekoden korrekt återspeglar företagets standarder.
Du kan göra ändringar direkt i dokumentet; alla ändringar spåras automatiskt. Detta hjälper alla att hålla sig uppdaterade och möjliggör ett effektivt och transparent samarbete.
För att ytterligare effektivisera feedbacken kan du prova ClickUp Assign Comments. Det gör det möjligt att tilldela specifika kommentarer eller uppgifter direkt till kollegor i dokumentet.
Om ett avsnitt behöver kompletteras eller revideras kan du tagga den berörda teammedlemmen, som då får ett direkt meddelande om att granska eller åtgärda det. Detta gör att alla tar ansvar och bidrar till att undvika missförstånd eller förseningar, särskilt när flera avdelningar samarbetar.
💡 Proffstips: För att upprätthålla konsekvensen bör du skapa standardrutiner (SOP) som överensstämmer med din uppförandekod för anställda. Om din kod till exempel betonar respektfull kommunikation bör du inkludera steg i dina SOP för att hantera konflikter på ett professionellt sätt.
Lämna den slutgiltiga versionen till medarbetarna
När uppförandekoden är färdig är det dags att distribuera den.
Med Docs kan du dela dokumentet med ditt team med bara några få klick. Du kan också spåra vem som har läst eller bekräftat att de har tagit del av koden, så att alla anställda känner till förväntningarna.
💡 Proffstips: HR-team bör lägga till ett avsnitt om medarbetarnas röst i uppförandekoden. Detta ger medarbetarna ett tydligt sätt att dela med sig av sina farhågor, ge feedback och bidra till att forma arbetsplatskulturen.
Utvärdera och uppdatera dokumentet regelbundet
Din uppförandekod bör aldrig vara statisk.
I takt med att ditt företag utvecklas bör även de riktlinjer du fastställt för beteende utvecklas. Se regelbundet över dokumentet för att säkerställa att det överensstämmer med företagets kultur och eventuella förändringar i lagstiftning eller bransch.
Använd ClickUp Tasks för att hålla koll på uppdateringar och se till att alla är på samma sida.
Skapa uppgifter för att regelbundet granska och revidera uppförandekoden. Tilldela teammedlemmarna specifika uppgifter, ange deadlines och följ upp framstegen för att hålla granskningsprocessen organiserad och tidsenlig.
Du kan bifoga den senaste versionen av uppförandekoden direkt till uppgiften för enkel åtkomst.
Anställda kan ha reservationer eller vara förvirrade över vissa riktlinjer i koden. Att ta itu med detta på ett proaktivt sätt främjar förtroendet.
Exempel: Inkludera en FAQ-sektion i dokumentet som besvarar vanliga frågor såsom:
- ”Vad händer om jag utan att veta om det bryter mot koden?”
- ”Hur kan jag rapportera en incident anonymt?”
Utarbeta en checklista för uppförandekoden
- Definiera kärnvärden och beteenden som överensstämmer med din företagskultur.
- Samarbeta med ledningen och viktiga avdelningar för att få omfattande input.
- Använd ett tydligt språk utan jargong som är lätt att förstå.
- Inkludera exempel från verkligheten för att göra det lättare att relatera till.
- Lägg till specifika policyer för moderna utmaningar (t.ex. distansarbete, cybersäkerhet).
- Använd ClickUp-mallar och AI-verktyg för att strukturera och förfina utkastet.
- Samla in feedback från intressenter innan du slutför arbetet.
- Gör dokumentet tillgängligt och enkelt att dela med medarbetarna.
Exempel på uppförandekod för anställda
En stark uppförandekod för anställda fastställer tydliga förväntningar inom flera viktiga områden, vilket hjälper företag att upprätthålla en positiv och produktiv arbetsplats.
Här är några exempel på policyer som kan göra stor skillnad. 🙌🏼
Intressekonflikt
En uppförandekod för intressekonflikter sätter tydliga gränser för att förhindra att anställda fattar beslut som gynnar deras personliga intressen framför företagets. Detta säkerställer att affärsbeslut baseras på företagets bästa intressen snarare än på yttre påverkan.
📌 Exempel: Ett finansbolag kan införa en företagspolicy som kräver att anställda redovisar eventuella ekonomiska intressen i företag som de gör affärer med, till exempel att de äger aktier eller har en familjemedlem som är anställd hos en partnerorganisation.
Professionalism
En policy för professionalism handlar om mer än att bara komma i tid. Det handlar om att skapa en respektfull och produktiv arbetsmiljö.
En uppförandekod kan handla om att respektera kollegor, undvika störande beteenden och upprätthålla en positiv attityd, även i stressiga situationer.
📌 Exempel: Ett företagskontor kan ha riktlinjer för lämpliga kommunikationsstilar, förväntningar på punktlighet och klädkod, där det anges att anställda ska svara på e-post inom 24 timmar och klä sig i affärsmässig vardagsstil om de inte deltar i formella möten.
Anti-trakasserier
En tydlig policy mot trakasserier skyddar medarbetarna från diskriminering eller olämpligt beteende. Uppförandekoden kan innehålla en tydlig nolltoleranspolicy mot trakasserier baserade på kön, etnicitet, sexuell läggning eller andra faktorer.
📌 Exempel: Ett teknikföretag kan införa en strikt policy mot trakasserier, där det anges att alla former av trakasserier – verbala, fysiska eller digitala – kommer att leda till omedelbara disciplinära åtgärder. Policyn skulle också tillhandahålla resurser för anställda att anonymt rapportera incidenter och få stöd.
🔍 Visste du att? Starbucks uppförandekod betonar en kultur präglad av respekt, integritet och ansvarstagande. Den beskriver förväntningar på arbetsmoral, inklusive ärlighet, respekt för mångfald och efterlevnad av lagar.
Sekretess
Sekretesspolicyer skyddar känslig information om företaget och kunderna. En gedigen uppförandekod skulle specificera att medarbetarna måste hålla konfidentiell information hemlig och inte avslöja den för obehöriga. Detta kan omfatta kundinformation, interna dokument och affärshemligheter.
Anställda kan också uppmanas att följa specifika protokoll när de hanterar digitala eller pappersbaserade register för att upprätthålla integritet och säkerhet.
📌 Exempel: Ett konsultföretag kan inkludera en sekretessklausul i sin uppförandekod, som kräver att alla anställda undertecknar ett sekretessavtal (NDA) och som beskriver strikta påföljder för brott mot kundinformation.
Vanliga fallgropar vid utformningen av en uppförandekod
När man skapar en uppförandekod för anställda är det lätt att göra misstag som kan underminera dess effektivitet.
Här är några vanliga fallgropar att undvika. ⚠️
Att sätta fel ton
Tonen i din uppförandekod är viktig. En hård eller alltför formell ton kan avskräcka medarbetarna från att engagera sig i dokumentet.
✅ Lösning: Sträva efter en vänlig men professionell ton som speglar ditt företags värderingar.
Exempel på scenarier för moderna utmaningar på arbetsplatsen
Utöka exemplen med verkliga, relaterbara scenarier, särskilt för hybrid- eller distansarbetsmiljöer:
- Exempel på sekretess: ”Undvik att dela känslig information på skärmen under ett Zoom-möte med teamet, om det inte är nödvändigt och godkänt för diskussionen. ”
- Exempel på kommunikation: ”I teamets Slack-kanaler ska du upprätthålla professionalism genom att undvika personliga diskussioner eller olämpligt humor som kan kränka dina kollegor. ”
Att ha orealistiska förväntningar
Om du ställer alltför strikta eller orealistiska krav kan medarbetarna känna att riktlinjerna är omöjliga att följa.
✅ Lösning: Se till att din uppförandekod är genomförbar och återspeglar vad som är rimligt för arbetsplatsen.
Otillräcklig vägledning
Det vaga språket lämnar för mycket utrymme för tolkning. Anställda ska enkelt kunna förstå vad som förväntas av dem.
✅ Lösning: Ge konkreta exempel på både acceptabelt och oacceptabelt beteende.
Exempelvis är ”Anställda ska ha lämplig klädsel på arbetet” en vag formulering. Så här kan du göra formuleringen tydligare:
Anställda förväntas klä sig i business casual-klädsel under arbetstid. Exempel på detta är:
- Acceptabelt: Skjortor med krage, blusar, byxor, knälånga kjolar, skor med täta tår
- Oacceptabelt: T-shirts med logotyper eller slogans, trasiga jeans, shorts, flip-flops
Bristande anpassning till företagskulturen och målen
Din uppförandekod bör spegla företagets kultur och mission. Om den inte stämmer överens med den dagliga verkligheten på din arbetsplats kanske medarbetarna inte tar den på allvar.
✅ Lösning: Använd språk och exempel som anknyter till medarbetarnas vardag och dina HR-mål.
I stället för att införa ett generellt förbud mot internetanvändning kan du till exempel fokusera på ansvarsfull användning som uppmuntrar medarbetarna att utnyttja värdefulla online-resurser samtidigt som produktiviteten upprätthålls och företagets tid respekteras.
Överskattning av viktiga affärsaktiviteter
En bra uppförandekod täcker alla delar av verksamheten. Om viktiga områden, som hantering av konfidentiell information eller intressekonflikter, inte täcks in kan det uppstå luckor och leda till förvirring senare.
✅ Lösning: Samarbeta med berörda avdelningar för att identifiera kritiska områden och skapa sedan tydliga riktlinjer med exempel från verkligheten som täcker alla nödvändiga aspekter av verksamheten.
Kommunicera och tillämpa uppförandekoden
Att ha en tydlig uppförandekod är bara det första steget. Den verkliga utmaningen? Att se till att alla förstår den och följer den konsekvent.
Låt oss dyka in i hur du kan göra uppförandekoden till en del av din organisations vardagskultur. 🤝
Effektiv kommunikation
Börja med att presentera koden under introduktionen och gör den lättillgänglig. Uppmuntra till löpande diskussioner under teammöten och skicka regelbundna påminnelser via e-post eller interna kommunikationskanaler.
Nyckeln är tydlighet och att se till att alla förstår förväntningarna.
Strategier för efterlevnad
Konsekvens är viktigt när du tillämpar koden. Upprätta tydliga rutiner för att rapportera överträdelser och se till att disciplinära åtgärder är konsekventa och rättvisa.
Skapa en process som säkerställer att medarbetarna vet vad de kan förvänta sig när en överträdelse inträffar.
🧠 Kul fakta: Konceptet med uppförandekoder går tillbaka till antika civilisationer. Den tidigaste kända koden är Ur-Nammu-koden från Mesopotamien, som fastställde normer för rättvist uppförande bland medborgarna omkring 2100 f.Kr.
Hantera överträdelser
När en överträdelse inträffar ska du hantera den snabbt och öppet. Utred ärendet noggrant och fokusera på korrigerande åtgärder.
Du måste se till att medarbetarna vet att processen är rättvis och opartisk för att upprätthålla förtroendet inom organisationen.
📖 Läs också: Hur man skriver en personalhandbok
Dina nästa steg för en stark uppförandekod med ClickUp
Att skapa en uppförandekod för anställda hjälper till att lägga grunden för en respektfull och sammanhållen arbetsplats. När alla förstår förväntningarna och ser hur de stämmer överens med företagets kärnvärden känner de sig mer självsäkra och motiverade att göra sitt bästa.
Med ClickUp blir det enklare och mer samarbetsinriktat att utarbeta, förfina och dela detta dokument. Dess dokumentredigeringsverktyg gör det möjligt för HR-team att utarbeta och uppdatera riktlinjer, samla in synpunkter i realtid och enkelt dela den slutliga versionen med hela organisationen.
Registrera dig gratis idag! 🚀