Har du någonsin anställt någon som passar perfekt för jobbeskrivningen, bara för att senare bli förvånad över att personen inte klarar av att utvecklas i rollen?
Som en del av anställningsprocessen skriver varje organisation en arbetsbeskrivning, som vanligtvis innehåller en uppsättning färdigheter och erfarenheter som kandidaten måste ha. Men för att lyckas i en viss roll behöver medarbetarna mer än så. De behöver en mer holistisk uppsättning ”kompetenser”.
Att skapa och använda ett kompetensramverk hjälper organisationer att utvärdera, engagera och stödja medarbetare så att de kan utvecklas. I det här blogginlägget undersöker vi vad det är, varför du bör använda det och hur du kan skapa ett för din organisation.
Vad är ett kompetensramverk?
Kompetensramverket är en uppsättning kunskaper, färdigheter, attityder, egenskaper och beteenden som en medarbetare behöver ha för att kunna utvecklas i sin roll.
Hur fungerar ett kompetensramverk?
Låt oss säga att du anställer en Python-utvecklare. Normalt skulle du leta efter någon med certifiering eller erfarenhet av programmering med Python. Med hjälp av ett kompetensramverk skulle du leta efter någon med följande egenskaper:
- Kunskap om Python i sammanhanget programmeringsspråk, dess designfilosofi, funktioner och semantik.
- Färdigheter i att använda Python för programmering av applikationer, maskininlärningsalgoritmer etc.
- Attityd till Python-programmering och andra teknikstackar som används av företaget
- Egenskaper relaterade till samhällsengagemang, bidrag till öppen källkod etc.
- Beteendemässiga färdigheter inom problemlösning, samarbete, distansarbete, transparens etc.
När ska du använda ett kompetensramverk?
Den första situationen där en organisation använder ett kompetensramverk är vid rekrytering. Innan man väljer en viss kandidat för en tjänst säkerställer kompetensramverket att personen är rätt för rollen.
Det är dock ett utmärkt verktyg under hela medarbetarens karriär. Det kan användas vid prestationsutvärderingar, vid befordringar, vid utformning av utbildning och utveckling samt för förändringshantering. Det är också användbart för successionsplanering.
Vad innebär kompetensramverk?
Det finns ingen enskild uppsättning komponenter som bildar kompetensramverket. Beroende på organisation, team, arbetsroll, befattning, ansvarsområden etc. kan de kompetenser som behövs variera.
Ett typiskt kompetensramverk innehåller dock följande komponenter.
🏆 Kärnvärden: Dagens organisationer förväntar sig att medarbetarnas principer och övertygelser överensstämmer med företagets på specifika områden.
Om dina kärnvärden till exempel är mångfald och integritet, förväntar du dig att potentiella medarbetare har höga etiska standarder som en del av sina kompetenser.
🏆 Kärnkompetenser: Alla roller behöver dessa kompetenser, som vanligtvis inkluderar organisatoriska färdigheter, interpersonella färdigheter, problemlösning, kundfokus etc.
Om du till exempel arbetar i en serviceorganisation, såsom ett gym eller ett spa, förväntar du dig att alla har kundservicekompetens. Om du främst arbetar i en försäljningsorganisation, såsom en affiliate- eller bilåterförsäljare, är förhandlingskompetens en kärnkompetens. Här är några andra exempel på kärnkompetenser som kan vara tillämpliga för dig.
🏆 Funktionella kompetenser: Dessa är nischkompetenser som krävs för en specifik roll. Det kan handla om tekniska färdigheter, mjukvarukunskaper, forskningskompetens etc. Alla behöver inte denna kompetens.
Om du till exempel anställer en utvecklare måste denne ha funktionella kompetenser inom programmering med ett specifikt språk.
🏆 Ledarkompetenser: Detta är kompetenser som chefer och ledare behöver ha, såsom projektledning, övervakning, konfliktlösning, krishantering etc. På sätt och vis är ledarkompetenser funktionella kompetenser för chefer.
En organisation förväntar sig att alla medarbetare delar dess kärnvärden och kärnkompetenser. Beroende på rollen kan vissa behöva endast funktionella kompetenser, medan andra kan behöva både funktionella kompetenser och ledarskapskompetenser.
Det bästa sättet att säkerställa att du utvärderar dina medarbetare utifrån alla dessa kompetenser är att ha ett omfattande ramverk. Så här kan du utveckla ett sådant.
Steg för att utveckla ett kompetensramverk
Innan du börjar, kom ihåg att ett kompetensramverk är ett omfattande dokument. Det täcker organisationens arbete, människor och kultur. Därför krävs det en grundlig approach och en samarbetsplattform som ClickUp for Human Resources för att skapa ett kompetensramverk. Så här kommer du igång.
1. Definiera dina mål
Ett kompetensramverk kan användas för flera olika ändamål. Innan du börjar bygga ramverket bör du fundera över varför du behöver det. Ställ dig själv följande frågor:
- Vad kommer du att använda det till?
- Vad vill du uppnå med det?
- Hur kommer det att förbättra prestationerna?
- Hur kommer det att hjälpa medarbetaren och organisationen?
Svaren på dessa frågor hjälper dig att precisera dina mål. Det är dock helt normalt att ha mer än ett svar på var och en av dessa frågor, och du måste prioritera de viktigaste.
Effektivisera dessa diskussioner med ett virtuellt samarbetsverktyg som ClickUp Whiteboards. Samla alla berörda parter, inklusive avdelningschefer, talangledare, HR och ekonomiavdelningen, för att komma överens om dina kompetenser.
När du har gjort det kan du använda ett verktyg som ClickUp Goals för att göra dina mål och planer synliga för alla berörda intressenter. Koppla målen i ditt kompetensramverk till dina organisatoriska mål. Delegera sedan till varje avdelningschef att definiera sina egna mål.
2. Samla in information
För att skapa ett kompetensramverk behöver du information om fyra komponenter: kärnvärden, kärnkompetenser, funktionella kompetenser och ledarskapskompetenser. Samla in information om dessa dimensioner från dina befintliga medarbetare.
Fråga dina team
Använd ClickUp Forms för att genomföra organisationsomfattande undersökningar. Fråga teammedlemmarna om vilka kompetenser som krävs för att utföra arbetet. Fråga cheferna vilka kompetenser de förväntar sig av sina teammedlemmar. Fråga ledningen vad organisationen värdesätter.
Gå igenom dina befintliga data
Studera information från din programvara för medarbetarengagemang, mallar för prestationsutvärdering etc. för att identifiera brister. Gå igenom den feedback som cheferna har gett sina team och observera trender.
Gör också en processanalys för att förstå hur saker och ting fungerar.
Studera marknaden
Jämför din organisation med efterfrågade kompetenser på marknaden. Om du bygger något banbrytande eller innovativt, se till att du också kartlägger de kompetenser du kan behöva under de närmaste åren.
Skapa ramverket med hjälp av en omfattande lista över alla kompetenser du behöver.
3. Skapa ramverket
Organisera kompetenser: Kategorisera listan efter kärnvärden, kärnkompetenser, funktionella kompetenser och ledarskapskompetenser. Nedan följer några exempel på hur du kan göra detta.
| Kärnvärden | Kärnkompetenser | Funktionella kompetenser | Ledarkompetenser |
|---|---|---|---|
| Mångfald och inkludering, medkänsla, empati, integritet och ärlighet, personligt ansvar | Kommunikation, samarbete, distansarbete, problemlösning, analytiska färdigheter, logiskt tänkande | Programmering, mjukvarutestning, DevOps, cybersäkerhet, redigering enligt APA-stilguide, regelefterlevnad | Helhetstänkande, problemlösning, konfliktlösning, emotionell intelligens, förhandlingsförmåga, självmedvetenhet |
Definiera kompetenser: Du kanske tror att färdigheter som kommunikation, samarbete etc. är självklara. Ofta är de inte det. Det är bra att tydligt definiera dessa kompetenser med motsvarande nyckelåtgärder. Om distansarbete är en kompetens kan du till exempel definiera den som:
- Förmåga att arbeta självständigt utanför kontoret
- Tidsplaneringsförmåga
- Förmåga att kommunicera effektivt genom textbaserade samarbetsverktyg
- Vana vid digitala verktyg för videokonferenser, skärmdelning, skärminspelning, virtuellt samarbete etc.
- Emotionell intelligens för att upptäcka obehag eller missförstånd och lösa dem proaktivt
- Vilja att upprepa/förtydliga begrepp för att säkerställa att de förstås
Det är också bra att ge exempel när du gör detta. Du kan till exempel säga: ”När du märker att en kollega har svårt att förstå något, erbjuder du proaktivt din hjälp.”
Kom ihåg att kompetenser ofta är färdigheter, attityder och beteenden som är svåra att mäta på samma sätt som vanliga KPI-mått. Men det är okej. Överväg kvalitativa mått för att identifiera och utveckla dem.
Kartlägg kompetenser: När du har fastställt kategorierna, kartlägg dem mot varje roll. Kärnvärden och kärnkompetenser är sannolikt något som krävs av alla medarbetare. Ta dig tid att kartlägga funktionella kompetenser och ledarskapskompetenser mot de specifika roller de är tillämpliga på. Definiera också hur dessa kompetenser bidrar till karriärutveckling.
ClickUps mall för kompetenskartläggning är ett enkelt men ändå omfattande sätt att göra detta. Denna helt anpassningsbara, nybörjarvänliga mall är idealisk för att registrera, organisera och kartlägga ditt teams kompetenser.
⚡️Mallarkiv: Här finns andra mallar för kompetensmatriser som du kan välja mellan.
4. Implementera ramverket och kommunicera mellan teamen
Introduktion: Informera alla medarbetare om ramverket. Involvera teamledare, chefer och ledande befattningshavare i det nya ramverket och uppmuntra dem att prova det i sina rekryterings-, utbildnings- och kompetensutvecklingsprocesser.
Dokumentera: Publicera kompetensramverket och dela det med alla berörda intressenter i organisationen. ClickUp Docs hjälper dig att skapa en visuellt tilltalande dokumentation av ditt kompetensramverk och dela det med rätt åtkomstnivå.
Implementera: Integrera det i alla processer som du identifierat som relevanta när du definierade målen.
- Om du vill använda kompetensramverket vid rekrytering kan du integrera det i din talanghanteringsprogramvara och utforma relevanta urvalsprogram.
- Om du använder det i dina årliga utvärderingar kan du integrera det i programvaran för prestationsutvärdering.
- Om du avser att använda det i den löpande karriärutvecklingen, integrera kompetensrelaterade data i dina verktyg för prestationshantering.
Använd ClickUps mall för prestationsrapport för att visualisera hur varje medarbetare/team presterar inom de olika kompetenser du har beskrivit.
⚡️Mallarkiv: Utveckla dina kompetenser med dessa mallar för prestationsförbättringsplaner.
Granska och justera: Det är inte meningsfullt att ständigt ändra ditt kompetensramverk, men det är viktigt att granska det regelbundet. Om en av funktionerna i ditt marknadsföringsteam är SEO behöver den till exempel uppdateras i samband med den ökande användningen av AI.
Under vattendelande ögonblick som detta är det nödvändigt att göra en grundlig översyn av ditt kompetensramverk.
⚡️Mallarkiv: Utforma din ramverksrevidering effektivt med dessa mallar för processförbättring.
Om du läser detta och tänker: ”Vi har redan arbetsbeskrivningar, utvärderingar osv. Varför behöver vi ännu ett ramverk?”, så är svaret följande.
Fördelar med ett kompetensramverk
Ett bra kompetensramverk stärker avsevärt organisationens förmåga att anställa, utbilda, utveckla och engagera medarbetare eftersom det:
Förbättrar rekryteringen: Kompetensramverket säkerställer att endast rätt kandidater väljs ut för lediga tjänster. Det minskar risken för felrekryteringar och förhindrar kompetensproblem. Det minimerar också kostnaderna för utbildning och introduktion när kandidaten väl har anställts.
Sätter tydliga förväntningar: Det anger tydligt vilka prestationsförväntningar som finns på kandidater, medarbetare och chefer. Det förbereder dem för framgång och uppmuntrar dem att fokusera sina ansträngningar på att bygga upp viktiga kompetenser.
Skapar transparens: Kompetensramverk säkerställer att alla intressenter är på samma sida. Kandidaterna vet vad de testas på. Medarbetarna vet vad de är bra på och vilka färdigheter de saknar. Detta eliminerar onödig oro kring prestationer.
Förbättrar prestationen: Med större tydlighet kring vad som krävs för att utföra arbetet kommer den individuella prestationen sannolikt att förbättras. När hela organisationen har gemensamma värderingar och kompetenser blir den samlade effekten enorm.
Möjliggör hållbara företag: Ett bra kompetensramverk säkerställer att organisationen är robust i nuläget och flexibel inför framtiden. Det gör det möjligt för företagsledare att bygga upp färdigheter och förmågor som ger konkurrensfördelar i framtiden. Det underlättar talanghantering på lång sikt.
Stärk ditt kompetensramverk med ClickUp
Rekrytering kan vara tröttsamt. En felaktig anställning kan leda till betydande förluster i form av uppsägningar, nyanställningar, introduktion, utbildning osv. Det värsta är att du kanske inte ens märker att du har fattat ett ineffektivt anställningsbeslut förrän det är för sent.
Du kanske till exempel har anställt någon som är fantastisk på Python-programmering men som saknar de samarbetsförmågor eller branschkunskaper som krävs för att utveckla din produkt. När du upptäcker dessa brister kan du redan ha ådragit dig faktiska kostnader och alternativkostnader.
Ett genomtänkt kompetensramverk kan undvika sådana eventualiteter och göra det möjligt att fatta välgrundade beslut. Brainstorma, planera, skapa, implementera och optimera ditt kompetensramverk med ClickUp.