Gantt-diagram är enkla men kraftfulla visuella verktyg som hjälper dig att hålla dina projekt på rätt spår.
Idag är Gantt-diagram det självklara verktyget för 85 % av projektledarna som hanterar flera projekt samtidigt.
De hjälper dig att hålla koll på uppgifternas beroenden, följa projektets framsteg och se till att alla deadlines hålls.
Med populära projektledningsverktyg som Jira kan du enkelt integrera Gantt-diagram i dina processer.
Oavsett om du behöver övervaka beroenden mellan uppgifter eller visualisera projektets tidsplan på daglig, veckovis eller månadsvis basis, så har ditt Jira-Gantt-diagram allt du behöver.
I den här artikeln ska vi lära oss hur man skapar ett Gantt-diagram för projektledning i Jira (och ett häftigt alternativ till det!).
Så här skapar du ett Gantt-diagram i Jira
Innan vi börjar bör du veta att Jira inte har inbyggda Gantt-diagram.
Den goda nyheten är att du fortfarande kan utöka Jiras funktioner genom att lägga till plugins för att skapa och använda Gantt-diagram på ett effektivt sätt. Det är ett extra steg, men det fungerar!
Steg 1: Skapa ett Gantt-diagram
Det första steget är att välja ett lämpligt tillägg. För detta kan du använda tillägget WBS Gantt chart eller ett liknande tillägg. När detta är klart går du till appmenyn på högsta nivån. Där möts du av två alternativ:
- Fliken Projekt: Öppna ditt aktuella projekt i Gantt-diagramvyn – utan krångel, utan extra inställningar, bara omedelbar översikt över projektets framsteg!
- Fliken Gantt: Använd det här alternativet för att skapa ett nytt Gantt-diagram från flera projekt och spara filter
När du skapar ett nytt Gantt-diagram ombeds du att importera ärenden från Jira-projekt eller filter som du redan har ställt in. Du kan skapa en omfattande projektplan eller fokusera på specifika uppgifter med hjälp av filter.
Grattis! Du har just skapat ett nytt Gantt-diagram i Jira.
Till vänster ser du arbetsfördelningsstrukturen (WBS) och till höger ser du tidslinjen – en översiktlig bild av dina uppgifter, deras varaktighet och beroenden.
Steg 2: Konfigurera ditt Gantt-diagram
Nu när du har skapat ditt Gantt-diagram i Jira är det dags att konfigurera det.
Du kan anpassa den efter ditt projekts tidsplan genom att redigera arbetskalendern eller anpassa tidslinjen efter ditt räkenskapsår.
För att förbättra projektvisualiseringen kan du anpassa förloppsindikatorer och prioriteringsindikatorer med olika färger.
Om ditt projekt har flera filer kommer snabbfilterfunktionen väl till pass! Precis som på din Jira-tavla kan du söka efter och filtrera specifika ärenden med hjälp av JQL för att förenkla din projektplanering.
Steg 3: Planera uppgifter i ditt Gantt-diagram
Har du någonsin känt att ditt projekt håller på att spåra ur? Jiras intuitiva dra-och-släpp-gränssnitt för schemaläggning kan vara precis vad du behöver.
Behöver du lägga till beroenden? Dra helt enkelt i början eller slutet av en uppgiftsrad och släpp den på motsvarande uppgift. Det är hur enkelt som helst.
När du har angett en uppgifts startdatum och varaktighet beräknar appen automatiskt slutdatumet utifrån din arbetskalender.
Om du vill justera datum manuellt kan du förstås enkelt dra, förlänga eller förkorta uppgiftsstaplarna.
Och det bästa av allt? Om du justerar tidsplanen för en uppgift anpassas alla beroenden automatiskt, så att ditt projekt hålls synkroniserat som ett urverk.
➡️ Läs även: 5 steg till effektiv tidshantering i projekt
Steg 4: Tilldela resurser och arbetsflöde
Nu när ditt projekt börjar ta form är det dags att hantera ditt teams arbetsbelastning.
Work in Progress (WIP) i Jira är praktiskt när man vill mäta hur mycket arbete varje person hanterar – beräknat i ”enheter”. Denna funktion begränsar den maximala mängden arbete som kan finnas i varje status i ett arbetsflöde.
Den hjälper dig till och med att finjustera varje persons arbetsbelastning direkt i Gantt-diagrammet.
Och här blir det riktigt häftigt: om någon har fått för mycket arbete (låt oss kalla det scenariot ”Bob har för många uppgifter”), blir deras uppgiftsfält rött. Det är din signal att ingripa och omfördela uppgifterna innan utbrändhet uppstår.
Det här är resurshantering när den är som bäst, gott folk!
Följ dessa steg för att effektivt hantera teamets arbetsbelastning i ditt Gantt-diagram i Jira:
Steg 1: Öppna Jira-inställningarna för anpassade fält
- Gå till Jira-inställningarna och välj Ärenden
- Klicka på fliken Anpassade fält och välj sedan Skapa nytt anpassat fält
- Välj Avancerade fält och välj sedan Fleranvändarväljare för att tillåta flera tilldelade personer (om det behövs för uppföljning)
Steg 2: Skapa anpassade enheter för arbetsbelastningshantering
- När du konfigurerar ditt anpassade fält ska du definiera det som en måttenhet för arbetsbelastning (t.ex. ”timmar per uppgift” eller ”enheter per dag”) för att lättare kunna följa hur mycket arbete varje teammedlem hanterar
Steg 3: Tilldela ärenden automatiskt
- Använd fältet ”Ansvarig” med alternativet ”Automatisk”. Detta tilldelar uppgifter till standardansvarig för en komponent eller ett projekt, vilket effektiviserar processen för att tilldela nya ärenden
Steg 4: Ändra uppgiftsansvariga med hjälp av kommandopaletten
- Tryck på kortkommandot för kommandopaletten på tangentbordet och skriv ”Tilldela ärende”
- Sök efter önskad teammedlem, markera namnet och tryck på Enter för att tilldela hen ärendet
Steg 5: Justera arbetsbelastningen i Gantt-diagrammet
- I Gantt-diagrammet kan du visuellt följa arbetsbelastningen via uppgiftsfält. Om en teammedlems arbetsbelastning överskrider en fastställd gräns (t.ex. mer än 8 timmar per dag) blir deras uppgiftsfält rött, vilket indikerar att du kanske behöver omfördela uppgifterna
Steg 5: Övervaka och följ upp ditt projekt
Din projektledningsresa slutar inte med planeringen. Det är först när du följer upp framstegen som det verkligen sätter igång.
På så sätt kan du enkelt jämföra dina framsteg med den ursprungliga planen. Baslinjeövervakning, med ljusgrå staplar under varje uppgift, ger dig en tydlig överblick över om du ligger före eller efter schemat.
Kom ihåg att hålla koll på den kritiska vägen. Det här är de uppgifter som avgör om projektet lyckas eller misslyckas; om du missar deadlines för dem kan det störa hela projektets tidsplan.
💡Proffstips: Spara Gantt-diagrammet som en baslinje.
Begränsningar vid skapandet av ett Gantt-diagram i Jira
Även om Jira utan tvekan är populärt bland projektledare för uppgiftshantering, har plattformen vissa begränsningar när det gäller att skapa Gantt-diagram.
- Inget inbyggt Gantt-diagram: Den mest uppenbara begränsningen är att Jira inte har någon inbyggd funktion för Gantt-diagram. Till skillnad från andra projektledningsverktyg måste du installera tillägg för att simulera ett Gantt-diagram, vilket innebär extra steg och eventuella kostnader
- Begränsad projektvisualisering: Jira är utmärkt för att hantera uppgifter, men brister när det gäller att ge dig en helhetsbild av hela projektet. Utan ett inbyggt Gantt-diagram blir det mycket svårare att visualisera tidslinjer, beroenden mellan uppgifter och milstolpar på ett tydligt och heltäckande sätt
- Komplexitet vid resursfördelning: Jira briljerar inte heller när det gäller resurshantering. Även om verktyget erbjuder vissa arbetsbelastningsrapporter visar det endast data för enskilda teammedlemmar åt gången. Detta gör det besvärligt att bedöma hela teamets kapacitet, särskilt när man hanterar flera agila projekt
- Manuell uppgiftsplanering: Även om Jiras plugin för Gantt-diagram möjliggör uppgiftshantering med dra-och-släpp-funktion, kan automatiseringen av beroenden och planeringen kännas klumpig. När man justerar en uppgift uppdateras inte alltid resten smidigt
- Begränsade rapporteringsfunktioner: Jiras Agile-tavlor är visserligen utmärkta för Agile-team, men erbjuder inte särskilt omfattande rapporteringsfunktioner, särskilt inte för användare av Gantt-diagram. Det finns till exempel inget enkelt sätt att spåra kritiska vägar eller sammanfatta den totala arbetsbelastningen för hela teamet på ett och samma ställe.
Skapa Gantt-diagram med ClickUp
Tänk om du kunde använda ett projektledningsverktyg med inbyggd Gantt-diagramfunktion?
ClickUp kombinerar inbyggda Gantt-diagram med automatiseringsfunktioner och omfattande rapporteringsfunktioner – inga extra tillägg krävs. ✨
⚡️ Visste du att? Företag som QubicaAMF rapporterade en tidsbesparing på 40 % vid skapandet av rapporter och diagram samt en 80-procentig förbättring av projektorganisationen efter att ha bytt till ClickUp. 📈
ClickUps Gantt-vy erbjuder kraftfulla dra-och-släpp-funktioner som förenklar arbetsflöden, hanterar beroenden mellan uppgifter och övervakar projektets framsteg i realtid.
Till skillnad från Jira, där man behöver plugins, har ClickUp dessa funktioner inbyggda, vilket sparar dig både tid och pengar.
Låt oss titta på ett exempel på hur Jacob, en projektledare som arbetar med en sprint, använder ClickUps Gantt-diagram för att bli en mästare på projektledning.
Steg 1: Skissa upp projektet
Jacob börjar med att definiera projektets omfattning i ClickUp. För att undvika förvirring senare använder han ClickUp Goals för att sätta upp mätbara mål, skissera mindre uppgifter under varje övergripande mål och skapa en realistisk projekt tidsplan för att följa projektets framsteg.
Med ClickUp kan han organisera dessa mål i mappar, vilket säkerställer att olika initiativ och relaterade uppgifter hålls välordnade.
Steg 2: Lista alla uppgifter
Därefter skriver Jacob ner alla uppgifter han behöver utföra. Istället för att oroa sig för ordningen fokuserar han på att dela upp stora uppgifter i hanterbara delar.
ClickUps listvy hjälper Jacob att organisera alla sina uppgifter på ett överskådligt sätt, redo för Gantt-diagrammet. Han skapar till och med deluppgifter för att se till att allt går enligt plan.
Steg 3: Ange uppgiftsdetaljer
Jacob använder ClickUps anpassade fält för att tilldela uppgifter, ange förfallodatum och prioritera arbetet. Han uppskattar hur enkelt det är att dra och släppa kolumner för att organisera sina uppgifter och hålla teamet uppdaterat.
Steg 4: Skapa ditt Gantt-diagram
Nu är det dags för huvudnumret. Jacob klickar på Gantt-diagramvyn i sitt projektutrymme, och som genom ett trollslag visualiserar ClickUp hans uppgifter på en tidslinje.
Du behöver inga extra tillägg eller manuella inställningar – ClickUp skapar Gantt-diagrammet direkt.
Steg 5: Anpassa ditt Gantt-diagram
Jacob anpassar sitt Gantt-diagram genom att dölja helgerna (Jacob är en duktig chef som tror på balans mellan arbete och fritid) och aktivera funktionen Omplanera beroenden, så att när en uppgift flyttas justeras alla kopplade uppgifter automatiskt.
Han kan till och med växla mellan olika tidsramar, till exempel dags-, veck- eller månadsvy.
Steg 6: Skapa beroenden
Med ClickUp är det enkelt att skapa beroenden mellan uppgifter. Jacob drar helt enkelt en linje från en uppgift till nästa och visualiserar därmed hur den ena uppgiften är beroende av den andra.
Inga fler mardrömmar med manuell schemaläggning! Detta gör att han kan hålla koll på de kritiska uppgifterna som kan påverka hela projektet.
Steg 7: Skapa milstolpar
Milstolpar är avgörande för att följa projektets framsteg, och Jacob använder dem för att markera viktiga framsteg i sin sprint.
Milstolpar i ClickUp visas som ljusgula romber, vilket gör det enkelt att se viktiga händelser i projektets tidslinje.
Steg 8: Övervaka och uppdatera ditt Gantt-diagram
Jacob flyttar runt uppgifterna allteftersom projektet fortskrider, förkortar deadlines och förlänger tidslinjerna med några få klick.
Han uppskattar särskilt att ClickUp automatiskt omplanerar kopplade uppgifter när det behövs. Och tack vare uppdateringar i realtid har Jacob och hans team full koll på alla förändringar.
Ta en titt på ClickUps guide till Gantt-vyn för att se hur enkelt du kan hantera uppgifter och beroenden ur ett vattenfallsbaserat projektledningsperspektiv.
Enkel Gantt-mall för ClickUp
För att göra din start med Gantt-diagram så smidig som möjligt erbjuder ClickUp en nybörjarvänlig lösning: ClickUp Simple Gantt Template.
Den här mallen gör det snabbt och enkelt att använda Gantt-diagram, även om du är ny på plattformen.
Här är vad som gör det så fantastiskt.
Den enkla Gantt-mallen är helt anpassningsbar, så att du kan anpassa den efter ditt projekts behov. Du kan justera allt från uppgiftsstatusar till anpassade fält så att de passar ditt arbetsflöde.
Med den här mallen får du också tillgång till tre olika vyer:
- Gantt-vyn för att visualisera tidslinjer och beroenden
- Listvy för en överskådlig översikt över uppgifterna
- Doc View – håll all din projektdokumentation organiserad på ett ställe
Du kan inte skapa Gantt-diagram utan ClickUp
Även om andra projektledningsverktyg (som Jira 👀) erbjuder några fantastiska funktioner, är det ingen som kan mäta sig med ClickUp.
Med ClickUp får du inte bara ett Gantt-diagram – du får tillgång till en hel uppsättning verktyg för att planera, följa upp och samarbeta med ditt team i realtid.
Från mål och dokument till instrumentpaneler och anpassade vyer – ClickUp har allt du behöver för att hålla dina projekt organiserade och enligt tidsplanen.
Dessutom behöver du inte börja från noll! ClickUp erbjuder färdiga mallar för Gantt-diagram för alla branscher, vilket underlättar arbetet avsevärt.
Registrera dig för ett gratis konto i ClickUp idag och dra nytta av fördelarna med centraliserad projektledning utan krångel.