Har du någonsin försökt exportera data från SharePoint till Excel, bara för att uppleva frustrationen med formateringsproblem och saknad information? Du är inte ensam.
Många användare stöter på detta problem när de analyserar sina data. För att exportera data smidigt från SharePoint krävs mer än att bara klicka på "Exportera".
Låt oss ta reda på hur du exporterar en SharePoint-lista till Excel och hur du kan hantera vanliga utmaningar i processen. Vi kommer också att undersöka hur alternativa lösningar kan förbättra din datahantering.
När ska man exportera SharePoint-listor till Excel?
Excel är ett populärt verktyg för arbetshantering bland studenter, yrkesverksamma och organisationer. Det används vanligtvis för enkel datahantering och analys, men tack vare sin mångsidighet och användarvänlighet används Excel även för projektledning.
Att exportera data till Excel från andra mindre flexibla appar hjälper ofta användarna att formatera, bearbeta och analysera dem bättre.
Här är några scenarier där användare vanligtvis väljer att exportera data. Genom att förstå dessa situationer kan du fatta välgrundade beslut för att tillgodose dina behov av datahantering.
Avancerad datahantering
SharePoint är ett utmärkt verktyg för att hantera grundläggande uppgifter som dokumentdelning, samarbete och versionskontroll inom ett team. Dess integration med Microsoft 365 gör det idealiskt för lagring och organisering av information mellan projekt, men dess funktioner är mer lämpade för dessa enkla uppgifter.
Excel är överlägset när det gäller att hantera komplexa beräkningar, detaljerad dataanalys och sofistikerad databashantering. Om du till exempel hanterar finansiella data eller utför statistiska analyser erbjuder Excel avancerade funktioner som pivottabeller, VLOOKUP och komplexa formler som enkelt kan hantera stora datamängder.
I situationer där dina data är spridda över flera listor och dokumentbibliotek kan du dessutom exportera dem till Excel för att få en central plats för analys och rapportering. Använd funktioner som villkorlig formatering för att markera viktiga datapunkter i din Excel-fil, så att viktig information syns tydligt.
Dela med externa användare
I samarbetsprojekt kan du stöta på situationer där inte alla teammedlemmar eller externa intressenter har tillgång till SharePoint. SharePoint stöder visserligen extern delning, men det kräver ofta att man hanterar behörigheter eller konfigurerar ytterligare åtkomst, vilket kan bromsa arbetet, särskilt om användarna inte har Microsoft-konton eller har kompatibilitetsproblem. Detta kan vara en utmaning när man delar viktiga listor eller data.
Excel erbjuder större flexibilitet när det gäller datadelning. Du kan skicka filer via e-post, molntjänster som OneDrive eller verktyg från tredje part utan att behöva oroa dig för SharePoint-begränsningar. Mottagarna kan enkelt interagera med data, även om de inte använder SharePoint. Excel Online stöder också samarbete i realtid och erbjuder en smidig upplevelse utan åtkomsthinder, men det är viktigt att balansera flexibilitet med säkerhet i känsliga miljöer.
Säkerhetskopiering och arkivering
Behöver du en snabb översikt över dina data vid en viss tidpunkt? Att exportera dem till Excel är ett utmärkt sätt att säkerhetskopiera och återkomma till dem. Du kan spåra ändringar, hantera olika versioner av dina analyser och återgå till tidigare versioner om det behövs. Detta är särskilt användbart om du arbetar med externa intressenter som kan behöva historiska data eller behöver granska hur analyserna har utvecklats. SharePoint erbjuder versionskontroll, men Excel ger mer detaljerad kontroll över enskilda datamängder och beräkningar.
Anpassad datavy
Varje projekt kan kräva olika perspektiv på samma data. Genom att exportera till Microsoft Excel kan du skapa anpassade vyer som fokuserar på specifika KPI:er eller projektfaser. Detta säkerställer att intressenterna endast ser relevant information utan störande data som inte är relaterade till projektet.
Offlineåtkomst
När du exporterar dina SharePoint-data till Excel får du fördelen av offlineåtkomst. Detta är särskilt fördelaktigt för teammedlemmar som kanske inte har tillförlitliga internetanslutningar eller arbetar på avlägsna platser. De kan fortfarande bearbeta och analysera data utan att vara beroende av en SharePoint-onlinelista.
Sammanfattningsvis är exportalternativet det bästa valet om du behöver mer kontroll över dina data eller vill göra dem tillgängliga för andra utanför ditt SharePoint-ekosystem.
Nu ska vi gå direkt in på hur man exporterar en SharePoint-lista till Excel.
Hur man exporterar SharePoint-listor till Excel
Låt oss först besvara den viktigaste frågan. Nej, du behöver inga avancerade verktyg eller programvara från tredje part – bara SharePoint och Excel.
Här är en steg-för-steg-guide om hur du exporterar SharePoint-listor till en Excel-arbetsbok:
- Välj SharePoint-lista: Börja med att öppna SharePoint-webbplatsen och välj den specifika lista du vill exportera.
- Exportera till Excel: Klicka på alternativet Exportera i kommandoraden längst upp. Välj sedan alternativet Exportera till Excel i rullgardinsmenyn som visas.
- Ladda ner IQY-filen: Spara filen med hjälp av alternativen i dialogrutan Filnedladdning. Denna åtgärd laddar ner filen till ditt lokala system. Den nedladdade filen är en webbfrågefiler som Excel använder för att hämta data från SharePoint.
- Importera SharePoint-data: Öppna IQY-filen i Excel efter att den har laddats ner och klicka på Aktivera i den dialogruta som visas. Detta gör att Excel kan fylla i SharePoint-listans data i Excel-arbetsboken.
- Spara din Excel-fil: Spara filen som en XLSX-fil när data har exporterats till Excel.
Nu kan du fritt bearbeta, analysera och dela dina data precis som du vill.
Vanliga problem med SharePoint
Här är några av de vanligaste problemen som användare stöter på när de använder SharePoint och dess integration med Excel.
Problem med dataintegritet
Tänk på att det ibland kan hända att fält saknas eller att data är skadade när du exporterar större datamängder, särskilt om listan innehåller komplexa metadata eller anpassade kolumner. Kontrollera dina data noggrant efter exporten för att säkerställa att allt har överförts korrekt.
Problem med uppdatering av Excel
Om du regelbundet exporterar dynamiska data som uppdateras ofta i SharePoint kan du stöta på problem med Excels förmåga att uppdatera data. Den enkelriktade anslutningen mellan SharePoint och Excel är inte alltid perfekt – för att hålla dina data synkroniserade kan det krävas manuella uppdateringar.
Begränsade behörigheter
Alla SharePoint-användare har inte samma behörigheter. Detta kan göra exporten svår för dem som har tillgång till filer men inte är webbplatsadministratörer. Se till att användare som behöver exportera data har rätt behörigheter för att undvika förvirring och hinder.
Begränsad formatering
När SharePoint exporterar data till Excel överförs inte alltid formateringen, såsom färgkodning, filter, villkorliga formateringsregler eller anpassade kolumnbredder. Denna brist på sömlös överföring kan leda till inkonsekvenser i presentationen. Som ett resultat kan du behöva lägga extra tid på att omorganisera och formatera data manuellt. Detta saktar ner ditt arbetsflöde.
Inkonsekvent användarupplevelse
Användare kan uppleva varierande prestandanivåer när de öppnar SharePoint i olika webbläsare. Denna inkonsekvens kan påverka hur data visas eller vilka funktioner som är tillgängliga. För att undvika oväntade komplikationer är det viktigt att standardisera webbläsaranvändningen inom teamen.
Även om dessa problem kan vara frustrerande kan det göra stor skillnad att känna till och använda avancerade Excel-tips.
💡Proffstips: Med Microsofts Power Automate kan du ställa in flöden som automatiserar processen att exportera SharePoint-listor till Excel.
Vi har också några alternativa rekommendationer om du vill ha alla dina data på ett ställe utan komplicerade export- och importprocedurer.
Upptäck ClickUp: det kompletta alternativet till SharePoint och Excel
SharePoint och Excel har båda sina styrkor: SharePoint är utmärkt för dokumenthantering och samarbete, medan Excel är väl lämpat för datahantering och analys.
Men vore det inte enklare att ha tillgång till båda funktionerna på en och samma plattform?
Om du undrar hur det är möjligt är svaret enkelt. Med ClickUp.
Med sin allt-i-ett-lösning för projektledning gör ClickUp livet enklare för kunskapsarbetare som du, så att du kan hantera projekt, samarbeta med ditt team och analysera data på ett smidigt sätt – allt på ett och samma ställe.
Läs vidare för att ta reda på hur ClickUp utmärker sig (ordvits avsedd) genom att ge dig det bästa av två världar.
Läs också: De 11 bästa alternativen och konkurrenterna till Excel (funktioner, fördelar, nackdelar, priser)
ClickUps projektledningsplattform
Med ClickUps projektledningsplattform kan du skapa anpassade arbetsflöden som är skräddarsydda för dina unika projektbehov, precis som SharePoints organisationsfunktioner.
ClickUp-vyer
ClickUp går dock ett steg längre genom att erbjuda anpassningsbara vyer som listor, tavlor, tabeller och Gantt-diagram, så att du kan visualisera uppgifter, deadlines och beroenden på ett sätt som passar ditt teams arbetsflöde – oavsett om du hanterar enkla uppgifter eller komplexa projekt.
Med över 15 ClickUp-vyer kan du hålla dina projekt på rätt spår utan att behöva distraheras av att jonglera mellan flera olika verktyg.
ClickUp-instrumentpaneler
Till skillnad från Excel, som kräver export av data för djupgående analys, ger ClickUps inbyggda rapporterings- och analysfunktioner insikter i realtid utan krångel. Du kan spåra viktiga mätvärden, övervaka projektets prestanda och generera detaljerade rapporter direkt från plattformen.
ClickUp Dashboards hjälper dig att visualisera teamets framsteg, så att du alltid är informerad och kan fatta datadrivna beslut, oavsett om du optimerar resurser eller förbättrar samarbetet.
ClickUp-uppgifter
Dessutom förenklar ClickUp uppgiftshanteringen med funktioner som omvandlar dina listor till åtgärdsbara objekt inom samma plattform.
ClickUp Tasks erbjuder ett robust sätt att tilldela, övervaka och samarbeta kring uppgifter, vilket säkerställer att din att göra-lista förblir organiserad och kontextualiserad. Du kan enkelt tilldela uppgifter till specifika teammedlemmar, ställa in prioriteringar och definiera förfallodatum för att hålla alla ansvariga och på rätt spår. Med uppgiftsberoenden kan du till och med hantera arbetsflödet för att säkerställa att uppgifterna slutförs i rätt ordning.
Varje uppgift fungerar som en centraliserad hubb som innehåller all relevant information som ditt team behöver. Du kan lägga till bilagor direkt till uppgifterna – oavsett om det är dokument, bilder eller länkar – så att viktiga resurser alltid finns till hands. Detta minskar behovet av att leta efter filer på flera plattformar, eftersom allt hålls sammankopplat och tillgängligt.
Tack vare ClickUp har alla våra team tillgång till allt sitt arbete på ett och samma ställe. Nu behöver vi inte längre byta mellan olika verktyg!
Tack vare ClickUp har alla våra team tillgång till allt sitt arbete på ett och samma ställe. Nu behöver vi inte längre byta mellan olika verktyg!
Med ClickUps kraftfulla instrumentpaneler, flexibla uppgiftshantering och anpassningsbara vyer får du alla funktioner i SharePoint för samarbete och Excel för spårning och analys – samlat i en enda, lättanvänd plattform.
Mallen för ClickUps dagliga att göra-lista
Med ClickUps mall för daglig att göra-lista behöver du inte längre SharePoint-listor för att hålla koll på dina dagliga mål.
Denna mall hjälper dig att prioritera viktiga uppgifter under dagen, så att du kan fokusera på och sträva efter det som är viktigast.
Mallen har anpassade statusar för att markera uppgifter som att göra, pågående eller slutförda. Det finns en inbyggd räkneverk för extra motivation när du konsekvent bockar av dina uppgifter. Du kan också förbättra din dagliga uppföljning av att göra-listor med automatiska påminnelser, anteckningar, uppföljning av framsteg, etiketter och mycket mer direkt i ClickUp.
Läs också: 20 gratis mallar för projektledning
Omvandla SharePoint-listor till användbara insikter
Att exportera SharePoint-listor till Excel är ett sätt att uppgradera dina datahanteringsfunktioner.
Med Excels avancerade funktioner för datahantering, visualisering och delning kan du övervinna några av de utmaningar som är förknippade med SharePoint. Att ständigt växla mellan olika verktyg kan dock bromsa upp ditt arbete. För att verkligen kunna arbeta mer effektivt behöver du en integrerad plattform där allt samlas på ett smidigt sätt.
ClickUp är utformat för just det. Med ett så omfattande produktivitetsverktyg kan du konsolidera uppgifter, hantera data och samarbeta med ditt team. Det bästa är att du kan göra allt detta utan att behöva växla mellan flera plattformar. Att ha allt ditt arbete på ett ställe gör att du kan fokusera på det som är viktigt – att få jobbet gjort snabbare och mer effektivt.
Förbättra ditt arbetssätt genom att starta din kostnadsfria provperiod av ClickUp idag!