När vi fokuserar på att skriva det perfekta e-postmeddelandet glömmer vi ofta bort en viktig aspekt: avslutningen.
Hur du avslutar ditt meddelande är lika viktigt som innehållet i sig. En professionell avslutning på ett e-postmeddelande kan sätta rätt ton, uppmuntra till svar och lämna ett positivt intryck hos mottagaren.
Låt oss titta på några enkla tips och exempel som hjälper dig att avsluta dina e-postmeddelanden som ett proffs!
Vad är en e-postavslutning?
En e-postavslutning är den sista raden eller meningen som avslutar ett e-postmeddelande, precis före din signatur. Den avslutar konversationen, uppmanar till svar eller innehåller andra former av uppmaningar till handling.
Beroende på sammanhanget för din kommunikation kan en väl vald avslutning förmedla respekt, värme eller professionalism.
I ett professionellt e-postmeddelande kan du till exempel avsluta med ”Vänliga hälsningar” följt av ditt namn, vilket skapar en balans mellan formalitet och tillgänglighet.
Ett vänligt "Cheers" eller "Talk soon" kan vara mer lämpliga avslutningar i mer informella e-postmeddelanden, vilket skapar en avslappnad ton för framtida interaktioner.
Vad bör varje avslutning i ett e-postmeddelande innehålla?
Avslutningen på ett e-postmeddelande bör innehålla vissa element för att säkerställa effektiv kommunikation.
Du måste inkludera:
- Personlig avslutningsfras i e-postmeddelanden: En artig och lämplig fras som passar tonen i e-postmeddelandet. Till exempel ”Med vänliga hälsningar”, ”Vänliga hälsningar” eller ”Tack”.
- Ditt namn: Ange alltid ditt förnamn och, i mer formella sammanhang, använd ditt efternamn.
- Position och företag (om tillämpligt): Detta är särskilt viktigt i professionella e-postmeddelanden, där det är viktigt att ange din roll för att etablera din auktoritet.
- Kontaktinformation: Detta kan inkludera ditt telefonnummer, ytterligare e-postadress eller annan relevant kontaktinformation, särskilt i affärssammanhang.
- Personlig signatur: Valfritt kan du använda en anpassad e-postsignaturmall som innehåller ditt digitala kontaktkort, företagslogotyp eller eventuella juridiska ansvarsfriskrivningar, i enlighet med ditt företags policy.
Varför avslutningar i e-postmeddelanden är viktiga
Avslutningar i e-postmeddelanden ger kontext och kommunikationsledtrådar. De visar uppmärksamhet på detaljer och sätter tonen för vidare konversation.
Även om e-postmeddelandets huvuddel är den viktigaste delen, hjälper avslutningen till att knyta ihop allt och skapa ett intryck. Det hjälper till att skapa en uppfattning om dig och ditt budskap hos läsaren.
Här är några fler skäl till varför avslutningar i e-postmeddelanden är viktiga:
1. Hjälper till att skapa bestående intryck
Hur du avslutar ditt e-postmeddelande sätter tonen för framtida kommunikation. Det bör matcha sammanhanget i e-postmeddelandet som helhet och din relation till mottagaren. Rätt avslutning på ett e-postmeddelande lämnar ett positivt och bestående intryck på mottagaren.
Om du till exempel avslutar ett e-postmeddelande med ”Ser fram emot dina synpunkter!” känner mottagaren sig uppskattad och uppmuntras att svara snabbt.
2. Förstärker tonen och avsikten
Dina avslutningar understryker syftet med ditt meddelande och klargör önskade nästa steg.
Att avsluta med ”Vänligen granska den bifogade filen så snart som möjligt” indikerar till exempel att det är brådskande och att mottagaren måste vidta åtgärder.
3. Påverkar KPI:er för e-postmarknadsföring
Din e-postavslutning påverkar direkt viktiga KPI:er för e-postmarknadsföring, såsom öppningsfrekvens, klickfrekvens och konverteringsfrekvens.
En välformulerad avslutning på ett e-postmeddelande förstärker ditt budskap och uppmuntrar mottagarna att vidta önskade åtgärder.
Exempel på professionella avslutningar i e-postmeddelanden
Det är viktigt att välja rätt ord för att avsluta dina professionella e-postmeddelanden, eftersom det speglar professionalism och påverkar mottagarens uppfattning.
Nedan följer exempel på lämpliga professionella avslutningar för e-postmeddelanden som du kan använda i olika affärssammanhang:
1. Formella avslutningar (för affärskontakter eller första kontakter)
När du först kontaktar någon professionellt eller skickar ett professionellt e-postmeddelande måste du avsluta på rätt sätt för att etablera din relation med personen. Detta gäller oavsett om du skickar e-post till en kund eller en senior kollega.
Verktyg som ClickUp Brain är särskilt användbara för att utforma dessa viktiga e-postelement. Med hjälp av AI hjälper ClickUp Brain till att skapa kontextanpassade, eleganta avslutningar som höjer professionalismen i din kommunikation.
Det säkerställer också att ditt e-postmeddelande återspeglar lämplig ton och formalitet för första kontakten.
Exempel 1: Med vänliga hälsningar
”Med vänliga hälsningar” används ofta som en artig och professionell avslutning på e-postmeddelanden till nya och bekanta kontakter. Det balanserar värme och professionalism utan att vara alltför formellt.
Så här hjälper ClickUp Brain dig att skapa ett e-postmeddelande med en liknande avslutning.
Dessutom hjälper ClickUp Docs dig att lagra och hantera mallar för professionella e-postavslut, effektivisera ditt arbetsflöde och upprätthålla en konsekvent kommunikation. Du kan använda AI direkt för att generera e-postmeddelanden inuti dokumenten.
Allt du behöver göra är att:
- Skapa ett nytt dokument från din ClickUp-arbetsyta
- Dubbelklicka på dokumentet.
- Välj alternativet "skriv med AI".
💡 Proffstips: Vill du få ut mer av din automatiserade e-postkampanj? Skapa en drip-kampanj med de 12 bästa mallarna för drip-kampanjer!
- Skriv sedan din prompt och definiera tydligt hur du vill avsluta den.
- När ClickUp Brain har genererat e-postmeddelandet klickar du på knappen Infoga så klistras texten in i dina ClickUp Docs utan krångel.
Exempel 2: Med vänliga hälsningar
”Med vänliga hälsningar” används traditionellt för att avsluta formella meddelanden. Det är idealiskt för första kontakten eller viktig affärskorrespondens, eftersom det signalerar respekt och en rak, uppriktig inställning.
Exempel 3: Med vänliga hälsningar
”Kind regards” är ett varmt men professionellt avslut som passar för både initiala och pågående affärsrelationer. Det förmedlar en vänlig ton samtidigt som det bibehåller en viss formell nivå.
Läs mer: Lär dig hur ClickUp revolutionerar hanteringen av dina marknadsföringskampanjer genom omfattande verktyg och strategier.
2. Halvformella avslutningar (för kollegor eller pågående konversationer)
Alla e-postmeddelanden är inte formella, även i en professionell miljö. En halvformell stil fungerar utmärkt i en pågående e-posttråd eller när du skickar e-post till kollegor inom företaget. Det eliminerar stelheten i en konversation, skapar en familjär atmosfär och bibehåller situationens allvar.
Exempel 1: Tack
”Tack” är bäst att använda för att uttrycka tacksamhet på ett koncist sätt. Det är perfekt för att tacka en kollega för hjälp eller svar i en pågående tråd.
Exempel 2: Bäst
”Best” är en av de mest mångsidiga och informella avslutningarna i e-postmeddelanden. Den är idealisk för rutinmässiga e-postmeddelanden där du vill behålla en professionell men avslappnad ton med bekanta kollegor.
Exempel 3: Ta hand om dig
”Ta hand om dig” ger din korrespondens en personlig touch. Denna avslutning är utmärkt för att avsluta konversationer på ett vänligt sätt, särskilt när du har etablerat en vänskaplig relation med mottagaren.
3. Informella avslutningar (för bekanta kollegor eller teammedlemmar)
När du skickar e-post till någon som du har en nära arbetsrelation med är det bäst att använda informella avslutningar för att stärka förtroendet och upprätthålla en bekväm relation.
Exempel 1: Cheers
”Cheers” är ett positivt och vänligt avslut, perfekt för e-postmeddelanden till kollegor som du har en bekväm relation till. Detta avslut ger en touch av informellitet och värme till konversationen.
Exempel 2: Vi hörs snart
”Vi hörs snart” antyder en pågående konversation och förväntan om framtida interaktioner. Det är perfekt för e-postmeddelanden till kollegor som du ofta har kontakt med, eftersom det förmedlar ett löfte om fortsatt dialog. Lägg till det i e-postmeddelanden som vidarebefordras automatiskt när du är frånvarande.
Exempel 3: Med vänliga hälsningar
”All the best” är ett uppriktigt och positivt avslut som passar för att avsluta kommunikationen på ett uppmuntrande sätt. Detta e-postavslut är särskilt bra för att uttrycka stöd eller lycka till för dina kollegors insatser.
💡 Proffstips: Organisera din inkorg genom att hantera stora mängder e-postmeddelanden med 10 effektiva strategier för e-posthantering som ökar produktiviteten.
Bästa praxis för att avsluta ett e-postmeddelande på ett professionellt sätt
När du avslutar ett e-postmeddelande är det viktigt att välja en bra avslutningsfras som speglar tonen i ditt e-postmeddelande och respekterar din relation med mottagaren. Detta säkerställer att ditt e-postmeddelande kommunicerar effektivt och lämnar ett positivt intryck.
1. Gör tydlighet till din bästa vän
Var kortfattad i dina avslutande kommentarer. Din e-postavslutning bör placeras i e-postmeddelandets huvuddel. Den ska signalera att konversationen är avslutad och endast innehålla nödvändig information.
2. Var medveten om att sammanhanget är allt
När du väljer avslutning på ditt e-postmeddelande är det viktigt att ta hänsyn till sammanhanget.
Ett formellt affärsmeddelande kan till exempel kräva mer professionella avslutningar, såsom ”Med vänliga hälsningar” eller ”Bästa hälsningar”. Ett informellt internt meddelande kan däremot tillåta något mer vänligt, såsom ”Tack” eller ”Ta hand om dig”.
Anpassa alltid avslutningen efter tonen och formaliteten i situationen. Rätt avslutning förstärker sammanhanget och relationen för mottagaren.
Verktyg för e-posthantering förenklar denna process genom att hjälpa dig att organisera och hantera din kommunikation utifrån sammanhang och prioritet. De säkerställer att varje e-postmeddelande är lämpligt anpassat och skickas vid rätt tidpunkt.
Du kan bygga upp hela ditt ekosystem för e-posthantering på en allt-i-ett-plattform som ClickUp.
Låt oss titta på några specifika funktioner som ClickUp erbjuder:
I. Använd ClickUp Brain för skräddarsydda avslutningar i e-postmeddelanden
Det finns många olika AI-skrivverktyg, både betalda och gratis, som utvecklas dagligen, men nyckeln till AI-skrivande är kontexten. ClickUp Brain har din företags kontext, skrivstil och mycket mer.
Med ClickUp Brain:
- Förbättra din e-postskrivning genom att föreslå avslutningar som passar sammanhanget.
- Behåll rätt ton i olika typer av e-postmeddelanden
- Se till att ditt varumärkes konsistens förblir intakt och att din kommunikation är sammanhängande.
💡 Proffstips: För att ytterligare förfina dina färdigheter i att skriva e-postmeddelanden med hjälp av AI, kolla in vår guide om hur du använder AI för att skriva e-postmeddelanden .
II. Optimera arbetsflöden med ClickUp Docs
ClickUp Docs förenklar processen att skriva och anpassa avslutningar i e-postmeddelanden så att de passar olika sammanhang. Med det intuitiva gränssnittet kan du skapa professionella mallar för formell, halvformell och informell kommunikation.
Detta säkerställer att dina avslutningar i e-postmeddelanden stämmer överens med tonen i ditt meddelande och förbättrar din övergripande kommunikationseffektivitet. I slutändan hjälper ClickUp Docs dig att upprätthålla konsekvens och professionalism i varje e-postmeddelande du skickar.
Med ClickUp Docs:
- Skapa mallar för olika typer av e-postmeddelanden
- Samarbeta med ditt team i realtid
- Håll ordning på dina anteckningar för varje projekt
- Länka dina dokument direkt till uppgifter
III. Öka din e-post effektivitet med automatisering
ClickUps funktion för e-postautomatisering kan automatisera rutinmässiga e-postsvar eller uppföljningar baserat på specifika utlösare, såsom slutförda uppgifter eller projektmilstolpar. Detta förbättrar kommunikationseffektiviteten och hjälper till att upprätthålla interaktioner i rätt tid utan manuella ingrepp, vilket gör det idealiskt för hantering av stora mängder e-post i projektmiljöer.
IV. Se till att dina e-postmeddelanden är professionella och i linje med varumärket med hjälp av olika mallar.
ClickUp erbjuder en rad mallar som är utformade för att effektivisera och förbättra e-postkommunikationen, vilket säkerställer konsekvens och varumärkesanpassning. Låt oss titta på några av de e-postspecifika mallarna:
- ClickUp-mall för e-postautomatisering: Med den här mallen kan du skicka automatiska e-postmeddelanden från din ClickUp-arbetsyta för att smidigt hantera e-postkampanjer. Ställ in villkor som gör att e-postmeddelanden skickas automatiskt, vilket förbättrar effektiviteten och konsekvensen i kommunikationen.
- ClickUp-mall för e-postkampanjer: Denna mall är utformad för att hantera och genomföra e-postmarknadsföringskampanjer och hjälper dig att organisera, spåra och analysera dina kampanjstrategier på ett effektivt sätt, så att alla kampanjelement är samordnade och riktade mot målet.
ClickUp Email Project Management integrerar din e-post direkt i ditt projektledningsarbetsområde. Detta gör att du kan konvertera e-postmeddelanden till uppgifter, tilldela dem till teammedlemmar och spåra deras framsteg inom ClickUp.
Det är ett effektivt sätt att se till att inga e-postmeddelanden hamnar mellan stolarna och att all kommunikation redovisas i dina projektplaner.
Dessutom hjälper ClickUps ledande verktyg för kontaktskapande dig att automatisera och anpassa dina nätverksmejl, så att dina halvformella och informella mejlavslutningar alltid träffar rätt ton.
Läs mer: Optimera din e-postmarknadsföringsstrategi från idé till genomförande med effektiva tips och mallar för hantering av marknadsföringskampanjer.
Vanliga misstag att undvika när du avslutar ett e-postmeddelande
Förutom vad man bör göra när man avslutar ett e-postmeddelande finns det också några saker man inte bör göra. För att säkerställa att ditt e-postmeddelande avslutas på ett effektivt sätt är det viktigt att ha sammanhanget i åtanke och undvika att hoppa över eller helt ignorera avslutningen.
1. Känn till sammanhanget
Kontexten är avgörande i alla former av kommunikation, särskilt i e-post. När du skriver en avslutningsfras bör du vara uppmärksam på e-postmeddelandets formalitetsnivå. För att upprätthålla en professionell ton bör du undvika att använda informella uttryck som "Hälsningar" eller "Vi hörs snart".
2. Lämna dem inte i ovisshet
Utan en avslutningsfras kan ditt e-postmeddelande kännas abrupt. Detta kan hända om din signatur inte bifogas automatiskt.
Se till att dubbla kolla för att undvika detta. Även i informella e-postmeddelanden avslutas det snyggt med något så enkelt som "Bästa hälsningar" eller "Vi hörs snart".
När ska du använda en uppmaning till handling i din e-postavslutning?
Om du behöver ett svar från mottagaren, gör det tydligt med en uppmaning till handling (CTA). Detta hjälper mottagaren att förstå nästa steg. Avsluta ditt e-postmeddelande med en artig förfrågan eller ett förslag för att uppmuntra till svar.
Till exempel:
- För feedbackförfrågningar: ”Ser fram emot din feedback”
- För att boka möten: ”Vänligen meddela mig när du är tillgänglig.”
Att inkludera en tydlig uppmaning till handling i din avslutning uppmuntrar snabbare svar, eftersom mottagaren förstår vad som förväntas – oavsett om det handlar om att boka ett möte, svara på en fråga eller ge feedback.
Inkludera en professionell e-postsignatur
En e-postsignatur är ett måste i en professionell miljö. Den bör innehålla ditt namn, titel, företag och kontaktuppgifter. Om du har mycket specifika arbetstider bör det också anges.
Exempel på professionella signaturer:
Jane Doe
Marknadschef | XYZ Company
jane. doe@xyzcompany. com
(123) 456-7890
John Doe
Senioranalytiker | ABC Company | Tillgängliga tider: 07:00–15:00 (måndag till fredag)
doe. john@abccompany. com
(283) 756-8840
Denna struktur ger mottagaren alla rätt kontextuella ledtrådar för att skapa rätt förväntningar på kommunikationen.
Om du är student bör du också inkludera en signatur med ditt student-ID och din institution, så att mottagaren kan identifiera dig korrekt.
Slutsatsen (ursäkta ordleken😊)
En vältajmad, kontextuellt lämplig och allmän avslutning på ett e-postmeddelande förädlar ditt budskap och understryker din professionella image. Det förstärker tonen i ditt budskap och hjälper dig att kommunicera din avsikt.
Denna centrala del av e-postetiketten är oumbärlig för att vårda och upprätthålla affärsrelationer, stärka förtroendet och driva på önskade åtgärder.
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet som hjälper dig att lyfta e-postkommunikationen till mer än bara informationsutbyte.
Är du redo att förändra hur du hanterar uppgifter, e-postmeddelanden och projekt? Registrera dig för ClickUp idag och omdefiniera produktiviteten, ett e-postmeddelande i taget.