Vi lever i en tid där en stor del av vår kommunikation sker via digitala kanaler, särskilt e-post. Även om det finns många alternativ till e-post är e-post fortfarande en hörnsten i professionell kommunikation. E-postmeddelanden har förmågan att förmedla mycket mer än bara våra avsikter; de visar vår professionalism och uppmärksamhet på detaljer.
Oavsett om du skickar en jobbansökan, samordnar ett projekt eller helt enkelt kontaktar en kollega kan hur du skriver ett e-postmeddelande ha stor inverkan på det svar du får. Genom att fräscha upp dina kunskaper om e-postetikett säkerställer du att ditt e-postmeddelande är artigt och professionellt och tas emot väl.
I den här guiden diskuterar vi 20 viktiga riktlinjer för att snabbt skriva professionella e-postmeddelanden.
Förstå e-postetikett
E-postetikett är en uppsättning sociala riktlinjer som man bör följa när man skriver eller svarar på e-post. Den beskriver hur man ska interagera via e-post för att säkerställa en tydlig, koncis och respektfull kommunikation.
Undrar du varför detta är viktigt när e-post i slutändan bara är ett kommunikationsverktyg? En av anledningarna är att skrivna ord inte åtföljs av icke-verbala signaler. Avsaknaden av ansiktsuttryck och tonfall gör det otroligt lätt för människor att missförstå tonen i meddelandet. Så när du följer dessa riktlinjer säkerställer du att din kommunikation är artig och tydlig.
Här är några andra skäl till varför e-postetikett är viktigt:
- Första intrycket är viktigt: Hur du formulerar dina e-postmeddelanden är ofta det första intrycket andra får av din professionalism och din uppmärksamhet på detaljer.
- Tydlighet och effektivitet: Korrekt e-postetikett säkerställer att ditt meddelande är tydligt, vilket minskar risken för missförstånd och behovet av uppföljande e-postmeddelanden.
- Professionalism: Att följa e-postetiketten speglar din professionalism. Det visar att du respekterar mottagarens tid och förstår normerna för professionell kommunikation.
- Effektiv kommunikation: Välstrukturerade, artiga och felfria e-postmeddelanden ökar effektiviteten i din kommunikation. Detta är särskilt viktigt i en professionell miljö där missförstånd kan leda till förvirring och ineffektivitet.
Genom att följa e-postetiketten kan du bygga varaktiga relationer, kommunicera dina avsikter tydligt och se till att alla är på samma sida.
20 tips och bästa praxis för e-postetikett
Nu när du känner till vikten av e-postetikett, låt oss gå igenom de 20 bästa tipsen och bästa praxis som du bör tänka på när du skriver e-postmeddelanden:
1. Hälsa som ett proffs
Att inleda ditt e-postmeddelande med en artig hälsning ger en professionell ton och visar respekt för mottagaren. Den typ av hälsning du använder bör vara lämplig för formalitetsnivån i din relation med mottagaren och kommunikationens sammanhang.
Det skulle alltså vara olämpligt att använda "hey there" till en kund eller chef. På samma sätt skulle "Dear
Här är några informella hälsningsfraser som du kan använda i informella e-postmeddelanden:
- Hej
- Hej!
- Hej,
- Hej
För formell kommunikation, eller när du skriver till någon för första gången, kan du använda följande hälsningsfraser:
- Kära
- God morgon/god eftermiddag/god kväll
- Kära
Undvik att använda alltför informella hälsningsfraser som ”Hej!” eller opersonliga fraser som ”Till den det berör”. Undvik dessutom att hoppa över hälsningen, eftersom det kan uppfattas som abrupt eller oförskämt att gå direkt till innehållet. Att ta dig tid att hälsa på mottagaren på ett korrekt sätt kan göra stor skillnad för hur ditt e-postmeddelande tas emot.
2. Avsluta med stil
Att avsluta ditt e-postmeddelande med en lämplig avslutningsfras är lika viktigt som att inleda med en hälsningsfras. En korrekt avslutningsfras ger en tydlig avslutning på ditt e-postmeddelande och lämnar ett sista intryck av professionalism.
Avslutningar som du kan använda i formella e-postmeddelanden:
- Med vänliga hälsningar
- Med vänliga hälsningar
- Ha en bra dag!
- Tack
Avslutningar för ett mer informellt e-postmeddelande inkluderar:
- Bäst
- Hälsningar
- Tack
- Glad
- Vi hörs snart
- Vänliga hälsningar
Glöm inte att ange ditt namn efter signaturen.
Undvik att använda avslutningar som Xoxo (för intimt), respektfullt eller vänliga hälsningar (för gammaldags) eller att bara skriva ditt namn (för abrupt).
För professionell kommunikation rekommenderar vi också att du lägger till en e-postsignatur som ger läsaren all din kontaktinformation och ger din e-post ett mer polerat utseende.
3. Skriv en bra ämnesrad
Tänk dig att du får två e-postmeddelanden. Det första e-postmeddelandets ämnesrad lyder ”möte”, medan det andra lyder ”Projekt X: Teammöte den 15 juli kl. 10.00”.
Vilket är du mest benägen att kolla först?
Den första ämnesraden är kort, vag och säger ingenting om innehållet i e-postmeddelandet. Den andra ämnesraden är däremot kort och beskrivande och ger dig en tydlig bild av vad e-postmeddelandet handlar om.
Tydliga och relevanta ämnesrader hjälper mottagaren att prioritera ditt e-postmeddelande och säkerställer att ditt meddelande får den uppmärksamhet det behöver.
När du skriver en ämnesrad ska du se till att den är kortfattad, beskrivande och handlingsbar. Tänk på den som rubriken på ditt e-postmeddelande – den ska väcka uppmärksamhet och ge sammanhang. Undvik att använda versaler, överdriven interpunktion eller alltför generiska termer som inte förmedlar det specifika innehållet i ditt e-postmeddelande.
4. Var tydlig men utförlig
Det perfekta e-postmeddelandet har en balans mellan koncishet och fullständighet. Koncishet handlar om att gå rakt på sak och undvika onödiga detaljer. Fullständighet, å andra sidan, säkerställer att alla väsentliga detaljer täcks.
Till exempel:
- Detta är långrandigt: Jag skriver för att informera dig om att jag har slutfört rapporten och att den är klar för granskning. Om du har några frågor eller behöver ytterligare information, tveka inte att kontakta mig.
- Detta är kortfattat: Rapporten är färdig och redo för granskning. Hör av dig om du behöver ytterligare information.
När du skriver ditt e-postmeddelande, använd korta stycken för att dela upp viktig information och göra det lättläst. Undvik långa, svamliga meningar – gå rakt på sak. Se dock till att du tillhandahåller alla nödvändiga detaljer och sammanhang för att undvika onödig korrespondens.

5. Använd skiljetecken på rätt sätt
Korrekt interpunktion förbättrar läsbarheten i ditt e-postmeddelande och gör det lättare att förstå. Det hjälper dig att förmedla ditt budskap tydligt och undvika missförstånd.
Använd precis rätt mängd skiljetecken utan att överanvända eller underanvända dem. Vissa människor tenderar till exempel att använda många utropstecken, vilket kan uppfattas som överdrivet emotionellt i formell kommunikation.
Här är några regler att tänka på:
- Se till att varje rad avslutas med ett sluttecken
- Använd inte för många frågetecken (eller utropstecken) i ett e-postmeddelande. Om du har många frågor, försök att formulera några av dem på ett annat sätt.
- Använd alltid kommatecken för att separera punkter i en lista och före en samordnande konjunktion som förbinder två oberoende satser.
- Lägg till ett kommatecken för att markera din hälsning
6. Grammatik är viktigt
Grammatik är inte så viktigt när du kommunicerar informellt via Slack eller WhatsApp. Men e-post fungerar annorlunda. Det är viktigt att följa grundläggande grammatikregler som subjekt-verb-överensstämmelse, korrekta pronomen, korrekta verbformer och kasus.
När man chattar tänker man kanske inte på skillnaden mellan ord som ”its/it’s”, ”loose/lose”, ”I/me”, ”they’re/their” osv.
Att skriva ”De kommer att granska där rapporten” istället för ”De kommer att granska sin rapport” kommer till exempel att skapa förvirring. Dessutom hjälper det dig inte att göra ett gott intryck.
Naturligtvis är det naturligt att ibland göra misstag, trots alla regler. I så fall kan du överväga att använda AI i e-postmeddelanden eller verktyg för att skriva e-post för att skriva felfria meddelanden.
7. Korrekturläsa ditt e-postmeddelande
En förlängning av ovanstående punkt: korrekturläs alltid ditt e-postmeddelande innan du trycker på skicka. Det hjälper dig att upptäcka fel i stavning, grammatik och interpunktion som du kanske har missat. Du kan också köra det genom grammatikgranskningsappar.
Korrekturläsning är dock mer än att bara hitta stavfel. Det handlar om att kontrollera det övergripande flödet och tydligheten i ditt e-postmeddelande. Se till att dina meningar är välstrukturerade och att dina argument är logiskt organiserade. Du kan också prova att läsa upp ditt e-postmeddelande högt för att identifiera långa meningar.

8. Var professionell
Professionella och respektfulla e-postmeddelanden är ett måste i arbetslivet. Din ton, ditt språk och din allmänna inställning bör spegla artighet och hänsyn till mottagaren. Till exempel
❌”Hej, jag behöver den rapporten så fort som möjligt. Tack.” Detta är varken professionellt eller respektfullt
✅”Hej John, skicka mig den färdiga rapporten senast i slutet av dagen. Tack.” Detta är professionellt, tydligt och artigt
Undvik att använda slang eller alltför vardagligt språk – se till att mottagaren inte tycker att din kommunikation är förvirrande. Inkludera en bra ämnesrad, hälsning och avslutning. Dela upp innehållet i stycken för att förbättra läsbarheten.
9. Använd emojis med måtta
Emojis kan ge dina e-postmeddelanden en personlig touch och göra dem vänligare. De bör dock alltid användas sparsamt och endast i lämpliga sammanhang.
I professionella sammanhang är det bäst att endast använda emojis om du känner mottagaren väl och är säker på att de kommer att tas emot positivt. Om du är osäker är det säkrare att helt undvika dem.
Om du planerar att använda emojis, se till att balansera deras användning. Se också till att undvika kulturella faux pas när du väljer en emoji. Vissa gester som vi anser vara normala kan till exempel vara mycket respektlösa i andra kulturer.
Här är ett e-postmeddelande där det kan vara lämpligt att använda en emoji i slutet: ”Hej John, jag kollar bara rapporten. Hoppas du har en bra dag!🙂”
Överdriven användning av emojis är inte professionellt: ”Vi ses imorgon bitti! 🙂🙂✨✨”
10. Markera bilagorna
När du bifogar filer i ditt e-postmeddelande, nämn dem i brödtexten och se till att de har rätt namn. Detta hjälper mottagaren att förstå deras relevans. Överväg att lägga till en enkel kommentar som ”Rapporten bifogas”.
Du kan också lägga till en mer detaljerad beskrivning om det är relevant. Till exempel: ”Bifogat finner du försäljningsrapporten för andra kvartalet. Den innehåller de senaste försäljningssiffrorna och en resultatanalys. Hör av dig om du behöver ytterligare information.”
11. Vänta 24 timmar innan du följer upp
Tålamod är en dygd i e-postkommunikation. Ge därför mottagaren minst 24 timmar på sig att svara innan du skickar ett uppföljningsmeddelande. Naturligtvis varierar rätt uppföljningstid beroende på situationens brådskande karaktär och din relation till mottagaren.
När du följer upp, var artig och hänsynsfull. Du kan ta hänsyn till att de kanske är upptagna. Om det är ett brådskande ärende kan du hövligt nämna att det är brådskande.
Till exempel: ”Hej Sarah, jag vill följa upp mitt tidigare e-postmeddelande angående vårt möte. Kan du bekräfta din tillgänglighet? Vi behöver slutföra schemat senast imorgon. Tack!”
💡 Proffstips: Har du svårt att komma ihåg när du ska följa upp och med vem? Ställ in påminnelser i ClickUp så att du aldrig glömmer ett viktigt meddelande igen
12. Svara i tid
De flesta av oss har otroligt fullspäckade scheman, vilket gör det svårt att svara på e-post snabbt. Sträva dock efter att svara på e-post från dina kollegor inom 24 timmar.
Om e-postmeddelandet kommer från en okänd person eller en extern kontakt och inte är tidsbegränsat kan du ta ett par dagar på dig att svara. Om det är markerat som brådskande, försök att svara så snabbt som möjligt.
Snabba svar visar professionalism och respekt för avsändaren. Om du behöver mer tid för att ge ett utförligt svar kan ett snabbt bekräftelsemeddelande hålla avsändaren informerad och försäkra hen om att e-postmeddelandet har mottagits och behandlas.
Du kan schemalägga dina e-postmeddelanden med hjälp av e-posthanteringslösningar för att svara i rätt tid. Du kan också skapa e-postmallar för att påskynda svarprocessen.
Bonus: Lär dig hur du skapar e-postmallar i Gmail med vår omfattande guide!
13. Använd CC och BCC på rätt sätt
Använd CC (Carbon copy) och BCC (Blind carbon copy) med eftertanke och i rätt situationer.
Du bör använda CC för att inkludera personer som behöver känna till innehållet i e-postmeddelandet men som inte är de primära mottagarna. På så sätt hålls alla informerade utan att de behöver vidta några åtgärder.
Å andra sidan bör du använda BCC när du skickar e-post till en stor grupp personer som bör informeras men som inte nödvändigtvis behöver se varandras e-postadresser, till exempel i ett organisationsmeddelande eller när integritet är ett problem.
14. Använd ”svara alla” med omdöme
Vem gillar att se sin inkorg full av e-postmeddelanden som inte angår dem? Ingen!
För många av oss innebär att försöka hålla inkorgen tom och ordnad att ta bort onödiga kopior av e-postmeddelanden.
Därför bör du använda funktionen "svara alla" med omdöme och undvika oordning. Innan du trycker på "svara alla" bör du överväga om alla mottagare behöver se ditt svar. Om ditt svar endast är relevant för en eller två personer, svara dem direkt.
15. Ställ in ett frånvaromeddelande

En av de bästa strategierna för e-posthantering är att ställa in frånvaromeddelanden. Om du är bortrest och inte kan svara på e-postmeddelanden, ställ in ett automatiskt e-postsvar för att informera avsändarna om din frånvaro och ge dem alternativa kontaktuppgifter om det behövs.
Överväg att inkludera detaljer som:
- Datum eller varaktighet för din frånvaro
- En alternativ kontaktperson för brådskande ärenden
Glöm inte att informera personen som du anger i ditt frånvaromeddelande om detta.
16. Håll en neutral eller positiv ton
Det kan vara svårt att hitta rätt ton i ett e-postmeddelande. Det kan dock ha stor inverkan på hur ditt meddelande tas emot. Använd en ton som är lämplig för syftet med e-postmeddelandet och din relation till avsändaren.
Här är några saker att tänka på:
- Undvik negativa ord som misstag, misslyckande, problem osv.
- Använd få eller inga adjektiv, inklusive verkligen, mycket, djupt osv.
- Undvik att skicka något som är för abrupt eller alltför informellt
Om du är osäker, följ mottagarens exempel. Om de skriver informellt och småpratar, gör detsamma. Om de är raka, håll dina meddelanden korta också.
Om du bestämmer dig för att använda AI för att skriva ditt e-postmeddelande, använd ett som låter dig ställa in tonen innan du skapar ett e-postmeddelande.

17. Dubbelkolla mottagarna
Innan du skickar ditt e-postmeddelande ska du alltid dubbelkolla att du har angett rätt mottagaradress. Att skicka e-postmeddelanden till fel person kan leda till missförstånd eller brott mot sekretessen, särskilt om e-postmeddelandet innehåller känslig information.
Om du svarar på ett e-postmeddelande ska du dessutom se till att det skickas till den avsedda mottagarens inkorg och inte till en hel grupp.
18. Använd humor med måtta
Precis som tonfall kan humor också vara svårt att använda i e-postmeddelanden. Utan icke-verbala signaler finns det ingen garanti för att mottagaren förstår ditt skämt.
Dessutom är humor mycket subjektivt. Det som kan verka roligt för dig kan missförstås eller till och med uppfattas som stötande av någon annan.
Därför är det bättre att inte använda det i professionell kommunikation om du inte känner mottagaren väl och är säker på att hen uppskattar din humor.
19. Håll dig till standardtypsnitt och standardformat
Att använda flashiga typsnitt, färger och extra formatering kan verka som ett bra sätt att få din e-post att sticka ut från mängden, men det kan få katastrofala resultat.
Tänk dig att du får ett e-postmeddelande skrivet i Comic Sans och markerat med blått. Skulle du lita på att avsändaren är professionell? Inte riktigt.
Därför är det alltid bättre att hålla sig till ett standardtypsnitt och standardformatering. Använd inte fetstil, kursiv stil eller olika färger för att få ditt e-postmeddelande att sticka ut. Håll det rent och konsekvent för att förbättra läsbarheten.
20. Känn din målgrupp
Skriv slutligen för din målgrupp. Om du skickar ett e-postmeddelande till dina kollegor, anpassa ditt språk efter deras kunskapsnivå, roll och sammanhang.
När du skickar e-post till en teknisk målgrupp kan du till exempel säga:
”Resultatmåttet för andra kvartalet visar en ökning på 15 % i serverns drifttid tack vare den senaste infrastrukturuppgraderingen.”
Men om du behöver säga samma sak till en icke-teknisk publik, fungerar det bättre att säga så här:
”Vår senaste infrastrukturuppgradering har förbättrat serverns tillförlitlighet, vilket har resulterat i färre driftstopp.”
Att förstå din målgrupp hjälper dig att utforma ditt budskap på ett sätt som är relevant och begripligt för dem.
Förbättra teamkommunikationen med Clickup och e-post
Arbetar du med flera projekt fördelade på olika kunder? Från att hantera olika projektuppdateringar till att svara olika teammedlemmar och besvara frågor kan din inkorg lätt förvandlas till ett kaos, och din e-postetikett kan ta skada.
Här kan verktyg för hantering av inkorg och e-postprojektledning vara till hjälp. De förvandlar din inkorg till en samarbetsyta där du enkelt kan hantera flera projekt.
ClickUp är ett verktyg för kommunikation och e-postproduktivitet som hjälper dig att perfektera konsten att hantera din inkorg. Med ClickUps funktioner för e-postprojektledning kan du skapa obegränsat med projekt, spåra teamets produktivitet och följa e-postetikett.

Funktioner som över 50 recept för automatisering av uppgifter, anpassningsbara vyer, integrationer med tredjepartsprogram, kortkommandon, mallar och mycket mer gör ClickUp idealiskt för hantering av e-postuppgifter.
Max Segal, chef för dator- och informationssystem, säger följande om ClickUp:
Automatisk uppgiftsskapande från mapp-e-postadresser och integration med företagets Slack har gjort en enorm skillnad i arbetsflödets effektivitet!
Automatisk uppgiftsskapande från mapp-e-postadresser och integration med företagets Slack har gjort en enorm skillnad i arbetsflödets effektivitet!
Så här kan du också använda ClickUp för att uppnå samma resultat på din arbetsplats:
Integrera med Gmail och Outlook

ClickUps integration med Gmail möjliggör automatisk synkronisering mellan de två plattformarna. Du kan automatiskt omvandla e-postmeddelanden i Gmail till nya uppgifter i ClickUp. Du kan också bifoga e-postmeddelanden till uppgifter, ladda upp e-postbilagor till dem och mycket mer.
ClickUps integration med Outlook ger dig liknande funktioner, inklusive automatisk skapande av uppgifter från e-postmeddelanden.
Skicka e-postmeddelanden från ClickUp
Med ClickUp kan du skicka e-post och svara på meddelanden direkt från plattformen. Du kan lägga till bilagor, länka e-postmeddelanden till uppgifter, tagga ditt team för att se till att alla är uppdaterade och till och med svara på aviseringar.
Med ClickUp Tasks kan du också länka mottagna e-postmeddelanden till arbetsuppgifter och ställa in e-postautomatisering för drip-kampanjer eller nyhetsbrev.
Med Chrome-tillägget kan du skapa uppgifter från e-postmeddelanden och till och med bifoga e-postmeddelanden till uppgifter.
Lägg till kommentarer
Med ClickUp kan du skicka och svara på kommentarer om uppgifter direkt från din inkorg. Du kan lägga till bilagor och se till att alla konversationer som rör en specifik uppgift finns på samma ställe.
Mallar
ClickUp erbjuder ett brett utbud av färdiga mallar som underlättar hanteringen av e-post. Med ClickUps mall för e-postmarknadsföring kan du planera kampanjer, schemalägga meddelanden, spåra framgångsmätvärden, automatisera e-postmeddelanden med triggers och skicka riktade e-postmeddelanden när det behövs.
Skriva och redigera e-postmeddelanden
ClickUp Brain är en kraftfull AI-assistent som låter dig skriva e-postmeddelanden direkt. Du kan använda den för att skriva rollspecifikt innehåll, ange en professionell ton, lägga till huvudpunkter och sätta upp en agenda. Du kan också använda ClickUp Brains AI Writer för att förbättra ditt skrivande, korrigera stavning eller grammatik, göra det längre eller kortare eller förenkla det.
Behärska e-postetikett för professionell framgång med ClickUp
Att behärska e-postetikett är viktigt för att skapa tydliga, respektfulla och effektiva interaktioner. Från att korrekturläsa ditt meddelande till att använda en respektfull ton spelar e-postetikett en avgörande roll för hur dina e-postmeddelanden uppfattas och besvaras.
Genom att använda verktyg som ClickUp kan du effektivisera din e-posthantering och se till att du håller ordning, håller deadlines och kommunicerar tydligt och precist. Från att skapa mallar och automatisera uppföljningar till att korrekturläsa dina e-postmeddelanden och skapa uppgifter utifrån dem – ClickUp låter dig göra detta och mycket mer.
Upptäck alla ClickUps funktioner själv med ett gratis konto. Registrera dig idag!


