Visste du att effektiv feedback kan öka medarbetarnas prestationer avsevärt? Oavsett om du behöver dela med dig av förbättringar eller fira framgångar på jobbet är meningsfull och praktisk feedback viktig. SBI-feedbackmodellen (Situation-Behavior-Impact) är ett ramverk som kan vara till stor hjälp på arbetsplatsen, särskilt för HR-personal eller företagsledare.
Detta kraftfulla ramverk ger dig verktygen för att ge konstruktiv feedback med självförtroende och emotionell intelligens, samtidigt som det säkerställer att det driver på verklig förändring.
Vi visar dig hur du kan använda SBI-modellen så att du kan ge feedback som alltid träffar rätt. Låt oss börja! 🚀
Vad är SBI-feedbackmodellen?
SBI-feedbackmodellen är en strukturerad metod för att ge feedback som fokuserar på tre nyckelelement: situation, beteende och påverkan. Jämfört med andra feedbackmodeller ger denna metod ett tydligt ramverk för att ge specifik, objektiv feedback som minimerar defensivitet och främjar positiv förändring.
Genom att dela upp feedbackprocessen i dessa tre tydliga delar undviker du den tvetydighet och emotionella laddning som ibland kan störa ett feedback-samtal. Istället baseras feedbacken på objektiva fakta, vilket hjälper både den som ger och den som tar emot feedbacken att vara på samma våglängd.
Till skillnad från sandwichmetoden, som rekommenderar chefer att kombinera negativ feedback med komplimanger, är SBI-metoden mer direkt, situationsspecifik och handlingsinriktad.
Låt oss analysera varje del av SBI-feedbackmetoden:
Situation
”Situationen” handlar om att skapa förutsättningar. Det är viktigt att beskriva sammanhanget där beteendet inträffade. Tänk på det som att rama in feedbacken med detaljer om när och var beteendet observerades. Detta eliminerar behovet av gissningar från den person som får feedbacken; de kan omedelbart föreställa sig det scenario du refererar till.
Exempel: ”Under gårdagens projektstatusmöte märkte jag att…”
Börja med situationen för att basera din feedback på en specifik händelse. Detta tillvägagångssätt undviker vaga generaliseringar och är avgörande för konstruktiva feedbackkonversationer.
Beteende
Komponenten ”Beteende” fokuserar på medarbetarens handlingar. Det är viktigt att hålla sig till fakta – vad sa eller gjorde personen exakt? Detta gör feedbacken objektiv och uppmuntrar dig att undvika att göra antaganden eller bedömningar om personens avsikter eller karaktär.
Exempel: ”Du avbröt talaren flera gånger innan hen hann avsluta sina tankar.”
Målet är att beskriva beteendet utan att lägga in några känslor eller fördomar. Ju tydligare och mer specifik du är om beteendet, desto lättare är det för mottagaren att förstå exakt vad du pratar om.
Effekt
I delen ”Effekt” förklarar du konsekvenserna av beteendet. Det är här feedbacken ofta brister i de flesta samtal, men det är den viktigaste delen av SBI-feedbackmodellen. Det räcker inte att påpeka vad någon har gjort; det är genom att förklara hur beteendet påverkade andra, teamet eller projektet som budskapet verkligen går fram.
Exempel: ”På grund av det kunde vi inte höra hela deras uppdatering, vilket ledde till förvirring om projektets tidsplan.”
När du uttrycker effekten av beteendet hjälper du mottagaren att förstå varför det är viktigt att förändras och ger feedbacken ett syfte som går utöver ren korrigering.
Så här skulle den totala feedbacken om denna situation se ut:
”Under gårdagens projektstatusmöte märkte jag att du avbröt talaren flera gånger innan hen hann avsluta sina tankar. På grund av det kunde vi inte höra hela uppdateringen, vilket ledde till förvirring om projektets tidsplan. ”
Nu när du förstår vad SBI står för, låt oss undersöka varför det är fördelaktigt för ledare.
Varför är SBI effektivt?
Det fina med SBI-feedbackmodellen är dess enkelhet och fokus på fakta. Den är mycket effektiv av flera skäl:
- Objektivitet: Modellen minskar subjektiva tolkningar och fördomar genom att fokusera på specifika situationer och observerbara beteenden. När feedbacken enbart fokuserar på fakta är det lättare för mottagaren att acceptera och agera på den.
- Tydlighet: Den strukturerade metoden säkerställer att feedbacken är tydlig, koncis och lätt att förstå. Genom att undvika generaliseringar och tala direkt om observerbara beteenden minskar du tvetydigheten. Detta leder till mer produktiva resultat eftersom den anställde som får feedbacken tydligt kan förstå vad som behöver förändras.
- Minskad defensivitet: Att fokusera på observerbara fakta snarare än personliga omdömen bidrar till att skapa en mer öppen och mottaglig atmosfär för feedback. Det tar bort den emotionella laddning som ofta är förknippad med feedback, vilket gör det mindre troligt att det utlöser defensiva reaktioner. Istället för att få feedback att kännas som en attack, främjar SBI ett samarbete baserat på tydlighet.
- Öppen dialog och genomförbarhet: SBI öppnar dörren för ärliga, öppna samtal eftersom den fokuserar på att beskriva en specifik situation och dess inverkan. Modellen uppmuntrar den som ger och tar emot feedback att delta i en dialog snarare än en ensidig kritik.
Modellen leder naturligt till diskussioner om förbättringar och förändringar genom att belysa beteendens inverkan. Så, hur kan du implementera SBI-modellen i ditt dagliga arbete?
Steg-för-steg-guide för att ge feedback med hjälp av SBI-modellen
Nu när du förstår grunderna i SBI-feedbackmodellen ska vi gå igenom en steg-för-steg-guide för hur du använder den effektivt i dina feedbacksamtal.
Vi kommer också att se hur ett allt-i-ett-verktyg för projektledning som ClickUp kan hjälpa dig att enkelt dokumentera, dela och ta emot konstruktiv feedback.
Som Martha Kumi, teknisk skribent på Akkadian Labs, påpekar:
Informationsdelning och samarbete har blivit en barnlek nu när alla team arbetar på distans. Det är enkelt att dela projektuppdateringar och ge feedback till teammedlemmarna. Vi kan spåra uppgifter och projekt över teamgränserna och ge uppdateringar i realtid.
Informationsdelning och samarbete har blivit en barnlek nu när alla team arbetar på distans. Det är enkelt att dela projektuppdateringar och ge feedback till teammedlemmarna. Vi kan spåra uppgifter och projekt över teamgränserna och ge uppdateringar i realtid.
Att erbjuda samarbete i realtid är precis det som gör verktyg som ClickUp så värdefulla i feedbackprocessen.
Genom att integrera SBI-feedbackmodellen med ClickUps funktioner kan chefer och teammedlemmar delta i strukturerade, produktiva feedbackkonversationer som smidigt omsätts i praktiska förbättringar.
Låt oss se hur detta fungerar i praktiken:
Steg 1: Förbered din feedback
Innan du går in i feedback-sessionen, ta dig tid att organisera dina tankar och samla relevant information. Denna förberedelse hjälper dig att ge mer fokuserad och effektiv feedback.
Skapa en omfattande mötesagenda i ClickUp Docs, vilket kan vara till hjälp när du diskuterar förbättringsplaner eller dokumenterar samtalet för framtida referens.
Steg 2: Inled samtalet
Kontakta personen som ska få feedbacken. Fråga om det passar att diskutera just nu. Om inte, boka en lämplig tid.
Välj en privat plats för personlig feedback för att minimera distraktioner och säkerställa konfidentialitet. För samtal på distans kan du använda videokonferensintegration för en upplevelse som liknar ett personligt möte.
Steg 3: Beskriv situationen
Börja med att tydligt beskriva den specifika situationen eller kontexten där beteendet inträffade. Var så precis som möjligt när det gäller tid, plats och omständigheter.
Kom ihåg att hålla dig till specifika händelser eller möten – undvik allmänna uttalanden som ”du gör alltid så här”.
Om du arbetar med teammedlemmar som arbetar på distans kan du utnyttja chattfunktioner som ClickUp Chat. Det är ett snabbt och direkt sätt att kommunicera med teammedlemmarna som erbjuder omedelbarhet och integritet.
Steg 4: Beskriv beteendet
Fokusera sedan på det observerade beteendet. Håll dig till fakta och undvik personliga tolkningar eller antaganden om deras avsikter. Det är bra att notera specifika handlingar, ord eller beteendemönster som är viktiga att ta upp.
När du beskriver ett specifikt, observerbart beteende är det viktigt att vara objektiv och ge konkreta exempel. ClickUps funktioner för uppgiftshantering hjälper dig med detta genom att erbjuda en mängd dokumenterade specifika beteenden och åtgärder.
Exempel: ”Du uppdaterade inte uppgiftsstatusen i tid, vilket ledde till osäkerhet inom teamet om projektets framsteg och onödiga avstämningar.”
ClickUps uppgiftshanteringssystem ger en detaljerad redogörelse för arbetsrelaterade beteenden.
Så här kan du utnyttja den i dina feedback-sessioner:
- Uppgiftshistorik: Granska historiken över uppgifter som tilldelats eller slutförts av individen. Detta ger dig specifika exempel på arbetsmönster, punktlighet och kvaliteten på resultatet.
- Kommentarer och uppdateringar: Uppgiftskommentarer fångar ofta beteenden i realtid, till exempel hur någon kommunicerar framsteg eller hanterar utmaningar.
- Tidrapportering: ClickUps tidrapporteringsfunktion ger insikter om arbetsvanor och effektivitet och erbjuder konkreta data att diskutera.
- Deluppgifter och checklistor: Dessa kan visa på uppmärksamhet på detaljer, noggrannhet eller tendenser att förbise steg i en process.
Steg 5: Förklara effekten
Detta steg är avgörande.
Förklara hur personens beteende påverkade teamet, projektet eller till och med personen själv. Oavsett om det är positivt eller negativt är det påverkan som gör feedbacken verkligen användbar. Exempel: ”Som ett resultat missade vi deadline för projektuppdateringen, vilket förvirrade kunden.”
Genom att förklara effekten visar du inte bara konsekvenserna utan ger också medarbetaren en möjlighet att reflektera över sitt beteende.
Så här kan du använda ClickUps uppgiftshantering för att förklara effekten:
- Arbetsbelastningsvy: Använd denna för att visa hur en individs beteende påverkar teamets balans och totala produktivitet.
- Gantt-diagram: Visa hur specifika åtgärder påverkade projektets tidsplan eller beroenden.
- Dashboards: Använd anpassade dashboards för att visa nyckeltal (KPI) som påverkats av beteendet i fråga.
- Mål: Med ClickUps målfunktion kan du direkt koppla beteenden till framsteg (eller brist på sådana) när det gäller teamets eller företagets mål.
Steg 6: Dokumentera feedbacken
Efter att ha gett feedback är det viktigt att dokumentera den, särskilt i teammiljöer. ClickUp Forms kan hjälpa dig att registrera svar direkt och omvandla dem till spårbara uppgifter.
Du kan anpassa ditt feedbackformulär efter dina behov. Eller ännu bättre – du kan använda ClickUps färdiga formulärmallar för att samla in feedback.
ClickUp-mall för feedbackformulär
ClickUp-mallen för feedbackformulär är ett viktigt verktyg för att strukturera feedback på ett tydligt och organiserat sätt. Oavsett om du leder ett stort team eller håller individuella utvärderingar, erbjuder denna mall ett strömlinjeformat format för att effektivt samla in feedback.
Här är några av de viktigaste fördelarna:
- Anpassad efter SBI-feedbackmodellen för strukturerad feedback (situation, beteende, påverkan).
- Gör feedbacken praktiskt användbar och lätt att följa för tydliga förbättringar eller erkännande.
- Mångsidig för prestationsutvärderingar, realtidsfeedback eller kundobservationer.
- Integreras med arbetsflöden, vilket möjliggör dokumentation och uppföljning av feedback.
- Underlättar uppföljning av åtgärdspunkter och säkerställer kontinuerliga framsteg.
Steg 7: Uppmuntra dialog
När du har presenterat din feedback med hjälp av SBI-feedbackmodellen är det viktigt att uppmuntra till en öppen dialog. Låt mottagaren svara, ställa frågor eller be om förtydliganden.
När feedbacken har dokumenterats kan teammedlemmarna diskutera den öppet med hjälp av ClickUps samarbetsfunktioner, som kommentarer och @mentions. Detta håller konversationen igång och uppmuntrar till kontinuerlig förbättring.
Steg 8: Planera för uppföljning
Feedback är inte något man ger en gång och sedan är det klart. Det är viktigt att följa upp för att kontrollera om beteendet har förändrats eller om något stöd behövs.
ClickUps mall för intern kommunikationsstrategi och handlingsplan är ett utmärkt sätt att etablera kontinuerlig kommunikation och följa upp framstegen efter feedbacken. Detta gör att alla tar ansvar och säkerställer att feedbacken leder till konkreta förbättringar.
Kolla in några av fördelarna med ClickUps mall för intern kommunikationsstrategi och handlingsplan:
- Främjar tydlig, strukturerad teamkommunikation för bättre samordning
- Ger en strategisk approach till internkommunikation med fastställda mål och nyckelbudskap.
- Säkerställer konsekvent och produktiv feedback mellan avdelningarna
- Integrerar kommunikationsmål i teamets arbetsflöden
- Organiserar feedback för nya processer, projektgenomgångar och samarbete mellan avdelningar.
- Skapa formella handlingsplaner med tidsplaner och milstolpar för snabb och praktisk feedback.
Bästa metoder för att ge feedback
När du ger feedback med hjälp av SBI-feedbackmodellen finns det några viktiga bästa praxis att tänka på för att säkerställa att den är effektiv och tas emot väl.
✅ Var punktlig
Vänta inte för länge med att ge feedback. Ju snabbare du tar upp beteendet efter att det har inträffat, desto mer relevant och effektiv blir feedbacken.
✅ Fokusera på personens beteende, inte på personen
Det är lätt att skylla på någon eller göra feedback personlig, men SBI-feedbackmodellen uppmuntrar dig att fokusera strikt på beteendet. Detta hjälper dig att hålla känslorna i schack och undvika defensivitet.
✅ Använd en positiv ton
Även när du ger konstruktiv kritik ska du hålla en positiv och stödjande ton. Målet är att hjälpa medarbetaren att förbättras, inte att få hen att känna sig attackerad.
✅ Uppmuntra till en ömsesidig dialog
En undersökning visade att 41 % av de anställda är benägna att lämna ett jobb när de inte känner sig hörda.
Feedback ska vara en dialog, inte en monolog. Uppmuntra medarbetaren att dela med sig av sin synvinkel, ställa frågor och bidra till diskussionen.
Exempel på SBI-feedback i olika scenarier
Låt oss titta på hur SBI-feedbackmodellen fungerar i verkliga situationer:
Exempel 1: Enskilda möten
💡 Situation: ”Under vårt enskilda möte förra veckan…”➡️ Beteende: ”Du kom 15 minuter för sent och hade inte förberett dina uppdateringar. ”🎯 Konsekvens: ”Detta förkortade den tid vi hade för att diskutera dina framsteg, och vi kunde inte diskutera några viktiga frågor. ”
Exempel 2: Teamprojekt
💡Situation: ”Under vår senaste projektgenomgång…”➡️ Beteende: ”Du gav detaljerad feedback som hjälpte till att klargöra nästa steg. ”🎯 Effekt: ”Detta effektiviserade verkligen processen och teamet kunde gå vidare med självförtroende. ”
Exempel 3: Prestationsutvärderingar
💡 Situation: ”Vid din årliga prestationsutvärdering förra veckan…”➡️ Beteende: ”Du gav en genomtänkt självbedömning och satte upp realistiska mål för förbättring. ”🎯 Effekt: ”Detta proaktiva tillvägagångssätt gjorde det möjligt för oss att utveckla en tydlig handlingsplan för din utveckling, och jag är övertygad om att det kommer att hjälpa dig att nå nästa nivå i din karriär. ”
Exempel 4: Kundpresentationer
💡 Situation: ”I kundpresentationen förra tisdagen…”➡️ Beteende: ”Du använde för många tekniska termer som kunden inte förstod helt. ”🎯 Effekt: ”Som ett resultat verkade de förvirrade och vi fick lägga extra tid på att förtydliga vissa punkter efter mötet. ”
Exempel 5: Samarbete mellan avdelningar
💡 Situation: ”Under det senaste avdelningsöverskridande mötet…”➡️ Beteende: ”Du avbröt konsekvent andra avdelningschefer när de talade. ” 🎯 Effekt: ”Detta störde mötets flöde och gjorde det svårare för teamet att fatta beslut på ett effektivt sätt. ”
Genom att tillämpa dessa feedbackexempel och följa stegen ovan kommer du att kunna dela med dig av insikter som förbättrar prestationen och stärker kommunikationen och förtroendet inom ditt team.
Och med verktyg som ClickUp har det aldrig varit enklare att integrera feedback i ditt arbetsflöde.
Förbättra din feedbackmekanism med ClickUp
Att behärska konsten att ge feedback är en av de mest värdefulla färdigheterna som en HR-expert, chef eller teamledare kan utveckla. SBI-feedbackmodellen erbjuder ett enkelt och effektivt sätt att ge tydlig, praktisk feedback som förbättrar prestationen och stärker teamdynamiken.
Att fokusera på specifika situationer och beteenden och deras inverkan kan främja öppen kommunikation och kontinuerlig förbättring inom din organisation. Men varför stanna där? Genom att kombinera SBI-feedbackmodellen med ClickUp kan du förvandla din feedbackprocess från bra till exceptionell.
Med funktioner som samarbetschatt, kommentarer, omnämnanden och anpassningsbara mallar ger ClickUp dig möjlighet att effektivisera feedback, följa framsteg och skapa en kultur präglad av öppenhet och tillväxt.
Är du redo att göra din feedbackprocess mer effektiv och slagkraftig? Prova ClickUp idag och börja bygga starkare, mer samstämda team med hjälp av strukturerad feedback.