Osäkerheten på arbetsmarknaden, generation Z:s förkärlek för ett lugnt liv och globala, platsoberoende möjligheter har drivit på gig-ekonomin. Människor söker större självständighet och flexibilitet – något som traditionella interna roller inte erbjuder.
Faktum är att 36 % av respondenterna i McKinseys American Opportunity Survey 2022 identifierade sig som oberoende arbetstagare. Det motsvarar cirka 58 miljoner amerikaner.
Att etablera effektiva processer för hantering av oberoende entreprenörer är viktigare än någonsin för interna chefer – eller enmanslag, vilket ofta är fallet i små och medelstora företag.
I det här blogginlägget undersöker vi hur man hanterar oberoende entreprenörer och var man integrerar dem i teamets processer samtidigt som man upprätthåller sunda gränser.
När allt kommer omkring är den viktigaste regeln för framgångsrik hantering av underleverantörer att inse att de INTE är heltidsanställda.
Hur man hanterar entreprenörer effektivt: 10 tips
Att hantera entreprenörer på ett bra sätt gynnar alla. När du sätter tydliga förväntningar och kommunicerar öppet levererar entreprenörerna bättre arbete och förblir engagerade. För dig innebär det smidigare projekt och högkvalitativa resultat.
Låt oss utforska hur du kan maximera dina relationer med entreprenörer för ett vinn-vinn-resultat.
1. Utvärdera och hitta rätt entreprenörer
Det första steget är att hitta rätt entreprenörer – personer som är duktiga på jobbet, utför kvalitetsarbete och passar in i din organisations arbetskultur och etos. Tyvärr är detta lättare sagt än gjort.
Till skillnad från heltidsanställda, som gärna genomgår flera intervjuer och testprojekt, föredrar entreprenörer snabba intervjuprocesser där du anställer dem baserat på tidigare arbete (deras portfolio).
Här är några tips för att snabbt intervjua och anställa oberoende entreprenörer:
- Planera intervjuer utifrån deras erfarenhet: Anpassa dina frågor utifrån deras erfarenhetsnivå. För nybörjare, lägg tonvikten på tekniska färdigheter, medan du för experter fokuserar på deras arbetsstil och inställning till projekt.
- Börja med ett betalt testprojekt: På så sätt kan du utvärdera entreprenörens arbetskvalitet, kommunikationsförmåga och kulturella passform inom ditt team.
- Be om referenser från tidigare kunder: Kontakta tidigare kunder för att få förstahandsinformation om entreprenörens arbetskvalitet, pålitlighet och kommunikationsförmåga.
Här är några kulturfokuserade frågor från Jason Fried, grundare av 37 Signals. Han ställer referenser ”mindre uppenbara frågor” för att utvärdera en kandidats kulturella passform och arbetsstil.
2. Upprätta tydliga kontrakt och avtal för att undvika juridiska fallgropar
När du har anlitat rätt entreprenörer är nästa viktiga steg att formalisera ett framgångsrikt arbetsförhållande med tydliga och juridiskt bindande avtal. Dessa avtal beskriver arbetsomfång, betalningsvillkor, immateriella rättigheter, sekretess och andra aspekter av partnerskapet.
Detta kan skydda dina affärsintressen, skapa tydliga förväntningar och minimera risken för missförstånd eller juridiska tvister.
Om du är beroende av entreprenörer för en stor del av ditt arbete kommer du att skicka många kontrakt. Ett sätt att effektivisera denna process är att använda programvara och mallar för kontraktshantering. Dessa verktyg kan hjälpa dig att standardisera processen, minska fel och säkerställa efterlevnad av lagar och regler.
ClickUp är en programvara för projekt- och kontraktshantering – ett allt-i-ett-verktyg för hantering av oberoende entreprenörer.
Faktum är att ClickUp-mallen för entreprenadavtal är branschneutral och kan anpassas för olika projekt och platser.
Denna kontraktsmall täcker alla viktiga avsnitt, inklusive:
- Kundens skyldigheter: Beskriv dina ansvar, såsom att tillhandahålla nödvändiga verktyg, godkännandeprocess och liknande.
- Projektets omfattning: Definiera projektets specifika gränser, inklusive leveranser, tidsplaner och förväntningar.
- Betalningsvillkor: Ange betalningsplan, betalningssätt och eventuella straffavgifter för försenad betalning.
- Sekretessklausul: Skydda känslig information som delas mellan parterna.
- Separabilitetsvillkor: Ange villkoren i avtalet, som kommer att gälla även om avtalet anses ogiltigt vid tvister.
- Tillämplig lag: Ange vilken jurisdiktion som ska tillämpas på avtalet i händelse av tvister.
3. Upprätta en process för att ta emot (och avskeda) entreprenörer
Precis som med heltidsanställda bör du se till att du har en arbetsprocess för att introducera entreprenörer. Du kan visserligen använda vissa delar av introduktionsprocessen för heltidsanställda, men dessa är vanligtvis kortare och snabbare.
Här är en 3-stegsprocess för att anställa kontraktsanställda:
- Onboarding-dokumentet: Du skapar ett dokument som beskriver projektets omfattning, deadlines, relevanta milstolpar och hur det interna teamet kommer att stödja dem. Du kan också använda detta steg för att ge dem tillgång till verktyg och lägga till dem i dina kommunikationskanaler.
- Mötet: Ordna ett samtal med frilansaren och andra interna teammedlemmar som är involverade i projektet. Det här är ett bra tillfälle att återupprepa din arbetskultur och dina processer och berätta mer om dina produkter och tjänster för frilansarna.
- Den första milstolpen: Här arbetar du tillsammans med frilansaren på det första projektet – du hjälper dem att övervinna initiala hinder och bygga upp momentum.
Se också till att ha en bra avvecklingsprocess för att effektivisera projektöverlämningar och knyta ihop lösa juridiska trådar. Här är några saker du kan inkludera i din avvecklingsprocess:
- Kontrollera att alla slutbetalningar behandlas korrekt och i tid.
- Planera en smidig överlämning av oavslutade arbeten för att säkerställa kontinuitet.
- Få feedback via en avslutande intervju för att identifiera områden som kan förbättras.
4. Ställ dina förväntningar i förväg
De flesta entreprenörer har upplevt minst en mardröm där ett projekt började som en sak och slutade som något helt annat. Var inte den typen av kund.
För att undvika att projektets omfattning förändras och säkerställa ett framgångsrikt resultat, fastställ tydliga mål och milstolpar med ett arbetsbeskrivningsdokument från början. Detta hjälper till att förhindra att projektet avviker från kursen och säkerställer att du och entreprenören är överens om målen.
Här är två sätt att göra detta:
- Fastställ projektets omfattning och mål när du utarbetar avtalet. Låt alla interna intressenter granska det för att säkerställa att ingen kommer med ändringsförslag när projektet är halvvägs.
- Skapa en måluppföljare i din projektledningsplattform för att granska projektets framsteg vid viktiga milstolpar och säkerställa att du ligger i fas.
Spåra projektets milstolpar med ClickUp Goals
Lägg till dina projektdetaljer och viktigaste leveranser i ClickUp Goals. Varje övergripande mål kan delas upp i uppgifter och deluppgifter, med en tydlig beskrivning av vad det innebär. Detta hjälper dig att följa upp varje milstolpe och säkerställer ansvarsskyldighet.
Du kan använda mål för att genomföra prestationsutvärderingar och mäta produktivitetsnivån hos dina entreprenörer.
5. Definiera dina kommunikationskanaler
Entreprenörer känner sig ofta distanserade från interna teammedlemmar. De är ju trots allt inte officiella teammedlemmar – de har kanske inte tillgång till IRL eller virtuella vattenkylarsamtal, som är en viktig del av att bygga teamrelationer.
Du måste ta det första steget och få dem att känna sig inkluderade. Du kan göra detta genom att tydligt ange dina kommunikationspreferenser, till exempel kanaler, mötesfrekvens och en primär kontaktperson.
Här är några tips för att definiera tydliga och konsekventa kommunikationskanaler:
Välj din kommunikationskanal
Välj din primära kommunikationsplattform utifrån ditt teams preferenser och projektets krav (t.ex. e-post, projektledningsprogram, snabbmeddelanden). Gå sedan vidare och inkludera reservkanaler så att du alltid är tillgänglig.
Du kan också överväga att erbjuda föredragna asynkrona och synkrona verktyg för bättre flexibilitet. Anta till exempel att du granskar ett dokument eller redigerar en databas. I så fall kan du använda ClickUp Collaboration Detection-funktioner som kommentarer, taggar och redigering i realtid för att hålla konversationerna inom dokumentet.
När du granskar ett projekts framsteg, försök att ha alla samtal på ett ställe för att undvika informationssilos. Du kan till exempel skapa en grupp i ClickUp Chat och kräva att endast uppdateringar görs i den kanalen. På så sätt hålls alla informerade.
Planera regelbundna avstämningar
Planera regelbundna möten för att diskutera framsteg, ta itu med eventuella problem och ge feedback. Du kan bestämma hur ofta mötena ska hållas utifrån projektets komplexitet och tidsplan.
Dela din kommunikationspolicy
Om du har en kommunikationspolicy för hela företaget, dela den med dina frilansare. På så sätt vet de hur de ska prata med dig – formellt, informellt och så vidare – och om ditt företag föredrar asynkrona statusuppdateringar eller realtidsuppdateringar.
💡Proffstips: Skapa en dokumentmall med rubriken ”Hur du arbetar med mig” och be dina uppdragstagare att fylla i den. Det hjälper dig att beskriva dina preferenser och förväntningar och förstå varandras arbetssätt. Mallen kan innehålla information om till exempel önskade kommunikationskanaler och svarstider.
Du kan också dela ClickUp Working With Me [Individual Contributor] Template och be dem att använda den som referens när de skapar sina dokument.
6. Skapa en återkopplingsloop
Regelbunden feedback kan hjälpa dig att identifiera områden som kan förbättras och stärka relationen mellan entreprenör och kund. Men kom ihåg att feedback är en ömsesidig process – du måste skapa ett arbetsflöde som gör det möjligt för dig att ge entreprenörerna feedback och låta dem dela med sig av sin feedback.
Så här kan du göra:
- Ge konstruktiv feedback: Ge specifik, praktisk feedback som fokuserar på att förbättra prestationen snarare än att kritisera.
- Be om feedback: Be aktivt om feedback från entreprenören om din prestation som kund eller projektledare under avstämningarna.
- Använd ett feedbackverktyg: Överväg att använda ett formulär eller en enkät för att samla in anonym feedback från entreprenörer.
Du kan till exempel använda ClickUp Forms för månatliga eller kvartalsvisa pulsmätningar med dina entreprenörer. Formulärbyggaren har olika fälttyper och villkorade frågor som hjälper dig att anpassa undersökningen.
Du kan också organisera svaren i en databas. Det senare kan vara särskilt användbart för att hitta mönster i en entreprenörs svar över tid eller undersöka hur alla entreprenörer (kollektivt) ser på dina processer.
Detta kan hjälpa dig att skapa en samarbetsvillig och produktiv relation med dina entreprenörer.
7. Standardisera din betalningspolicy och dina betalningsprocesser
En standardiserad betalningspolicy och -process kan effektivisera verksamheten, minska fel och förbättra relationerna med oberoende entreprenörer. När du förklarar hur detta fungerar behöver du inte följa upp fakturor med dem, och de behöver inte jaga dig för att få betalt.
Här är några saker som bör ingå i din betalningspolicy:
- Betalningsfrekvens: Bestäm betalningsschemat (t.ex. veckovis, varannan vecka, månadsvis).
- Betalningsmetod: Välj önskad betalningsmetod (t.ex. direktinsättning, check, PayPal)
- Fakturamall: Skapa en standardiserad fakturamall med all nödvändig information som du kan dela med entreprenörerna.
- Inlämning av fakturor: Ange när entreprenörerna ska lämna in fakturor.
- Fakturagodkännande: Implementera en tydlig godkännandeprocess för att säkerställa korrekthet och punktliga betalningar.
Utarbeta din policy med ClickUp Docs
Använd ett verktyg som ClickUp Docs för att beskriva dina betalningspolicyer och processer och dela dem med dina interna team och oberoende entreprenörer. Detta säkerställer fullständig transparens och ger entreprenörerna tydlighet om dina betalningsrutiner.
Ännu bättre: ClickUp levereras med AI-drivna skrivverktyg som ClickUp Brain. Du kan redigera och lokalisera din policy på olika språk, vilket är särskilt användbart om du anlitar globala entreprenörer.
💡Proffstips: Fastställ avgiftssatser för olika typer av entreprenadarbete och håll dem uppdaterade för att undvika långdragna förhandlingar med entreprenörer och säkerställa att din budget stämmer överens med de förväntade kostnaderna.
8. Odla en långsiktig relation
Feedbackloopar är bara ett sätt att säkerställa en hållbar relation mellan entreprenör och kund. Freelanceavtal bygger trots allt på relationer och ömsesidig respekt.
Här är några sätt på vilka du kan visa frilansare att du respekterar dem och lägga grunden för en sund, långsiktig relation:
- Erbjud rättvis ersättning: Se till att betalningen sker rättvist och i tid, i enlighet med överenskomna villkor.
- Undvik detaljstyrning: Ge entreprenörerna den självständighet de behöver för att kunna utföra sina uppgifter effektivt.
- Var flexibel: Anpassa dig efter deras arbetsstil, inklusive flexibla arbetstider eller mötesplanering. Vissa entreprenörer arbetar till exempel inte mellan 9 och 17, medan andra kanske föredrar att få minst två dagars varsel om möten.
- Skicka några presenter: Visa din uppskattning för långvariga entreprenörer genom att skicka personliga presenter som ett sätt att erkänna deras insatser.
9. Underhåll en databas över entreprenörer
En entreprenörsdatabas är ett centralt arkiv med information om ditt frilansande team – över olika avdelningar – så att administrativa team som ekonomi- eller HR-avdelningen kan hålla koll på entreprenörernas uppgifter och säkerställa efterlevnad av arbetslagar och regler.
Vi rekommenderar att du använder ett verktyg som ClickUp istället för traditionella kalkylblad eller dokumentverktyg. Det har mycket användbara funktioner för databashantering, som filter och taggar, som hjälper dig att kategorisera entreprenörer.
Du kan till exempel använda ClickUp-tabellvyn för att skapa en centraliserad, kodfri databas över entreprenörer. Med avancerad sortering, filtrering och anpassade fält kan du enkelt segmentera entreprenörer efter avdelning, samla in specifika detaljer och anpassa databasens layout efter dina exakta behov.
Här är några fält som du bör inkludera i din entreprenörsdatabas:
- Information om entreprenören: Namn, kontaktuppgifter, skatteidentifikationsnummer och betalningsuppgifter.
- Kontraktsspecifikationer: Kontraktets varaktighet, arbetsomfattning, betalningsvillkor och länkar till kontraktsavtalet, sekretessavtalet och andra juridiska dokument.
- Detaljer om efterlevnad: Formulär relaterade till skatt och klassificering av anställda, faktureringsunderlag och andra myndighetshandlingar.
Om du vill kan du lägga till ett anteckningsfält i databasen för att dokumentera deras specialkompetenser, kontaktuppgifter och länkar till deras portföljer. Detta är särskilt användbart när du planerar att återanställa en tidigare entreprenör.
Dessutom integreras ClickUp med de flesta HR- och lönesystem. Det innebär att du kan automatisera uppgifter som att uppdatera information om underleverantörer eller markera fakturor som betalda i ClickUp när de har behandlats i ditt lönesystem.
Observera: Eftersom databasen innehåller känslig information bör du implementera lämpliga åtkomstkontroller för att skydda informationen och säkerställa dataintegriteten.
10. Håll koll på efterlevnaden av lagar och regler
Efterlevnad av lagar och regler är en viktig aspekt av att anlita entreprenörer, och det varierar beroende på region. I USA har IRS specifika kriterier för att avgöra om en arbetstagare är en oberoende entreprenör eller en anställd.
Du måste också utfärda formulär 1099-NEC för att rapportera betalningar till oberoende entreprenörer. Ett verktyg för hantering av entreprenörer kan hjälpa dig att automatisera och hantera dessa komplikationer och säkerställa efterlevnad av lokala arbets- och skattelagar.
🌈 Visste du att vissa delstater i USA har lagar som fastställer en momsnexus när man anlitar oberoende entreprenörer? Det innebär att du kan vara skyldig att uppbära och betala moms på dina inköp, även om du inte har ett fysiskt kontor där.
Utnyttja tekniken
En annan aspekt där tekniken kan hjälpa till är att automatisera tidskrävande arbete, vare sig det gäller projektledning för frilansare eller systematiska processer som att få kontrakt undertecknade. Ett alternativ är automatisering för att godkänna fakturor, initiera incheckningar med entreprenörer och hantera andra administrativa uppgifter.
Juridiska team kan överväga att centralisera processen för kontraktsförfrågningar och förbättra effektiviteten med ClickUp Contract Management Template.
Så här fungerar det:
- Skicka in en formuläranförfrågan: Fyll bara i formuläret för kontraktsförfrågan och ange syftet och typen av kontrakt samt önskad deadline.
- Juridisk granskning: Det juridiska teamet granskar detaljerna i förfrågan och säkerställer att all nödvändig information finns med.
- Utarbetande och godkännande: Juridiska avdelningen utarbetar kontraktet, införlivar de specificerade kraven och säkerställer efterlevnad av relevanta lagar och förordningar.
Ännu bättre: mallen har en Board View-funktion som gör det möjligt för den juridiska avdelningen att spåra statusen för enskilda kontrakt och säkerställa att alla avslutas i tid.
Förenkla hanteringen av entreprenörer med ClickUp
Som man brukar säga: ”Framgång bygger på system.” Med ClickUp kan du skapa ett pålitligt ramverk för hantering av underleverantörer – ett centraliserat, organiserat och skalbart system som kan anpassas efter olika teams behov.
Från att upprätta kontrakt och hantera projekt till att främja återkopplingsloopar och centralisera information om entreprenörer – ClickUp kan hjälpa dig att hantera alla dina processer från ett och samma ställe. Så du kan skapa ett system som fungerar för dig både dag 1 och år 10.
Registrera dig gratis på ClickUp och se hur det leder till effektiv hantering av entreprenörer.