Exempel på operativa mätvärden och hur du spårar dem

När du kan mäta det du talar om och uttrycka det i siffror, vet du något om det; men när du inte kan mäta det, när du inte kan uttrycka det i siffror, är din kunskap mager och otillfredsställande.

Enkelt uttryckt: du kan inte förbättra det du inte mäter. Det är därför vi sätter upp mål, målsättningar och operativa mätvärden för oss själva, våra team och vår verksamhet.

Men mäter du rätt aspekter av din verksamhet? Spårar du dem över rätt tidsperioder? Har du de insikter du behöver för att göra förbättringar? Här är en introduktion till hur du får rätt operativa mätvärden.

Vad är operativa mätvärden?

Operativa mätvärden är indikatorer som företag använder för att bedöma effektiviteten och ändamålsenligheten i sin dagliga verksamhet.

Om du till exempel arbetar på en kundtjänstorganisation som hanterar och löser klagomål, kan effektiviteten i din verksamhet mätas genom genomsnittlig svarstid, procentandel av lösningar vid första kontakten etc.

Hur skiljer sig operativa mätvärden från strategiska KPI:er?

Strategiska nyckeltal (KPI) är högnivåmått baserade på resultat som är kopplade till företagets långsiktiga framgång. Operativa mätvärden fokuserar på detaljerna i den dagliga verksamheten.

Här är några andra viktiga skillnader mellan strategiska KPI:er och operativa mätvärden:

Varför ska du spåra operativa mätvärden?

De flesta organisationer börjar med övergripande mål kring intäkter, rekrytering av talanger osv. Men när företaget växer och verksamheten expanderar tappar de bort överblicken över alla rörliga delar. Det är just detta problem som operativa mätvärden löser. De möjliggör följande.

Datadrivet beslutsfattande

Bra operativa mätvärden ligger till grund för viktiga beslut. Om din kundnöjdhetspoäng (CSAT) är låg kan du till exempel titta på ett operativt mätvärde som väntetid.

Om väntetiden är för lång kan du anställa ytterligare personal, automatisera vissa processer eller investera i självbetjäningskundsupport.

Strategisk anpassning

Operativa mätvärden säkerställer att den dagliga verksamheten är väl anpassad till de övergripande affärsmålen. De hjälper dig också att bättre följa upp framstegen.

Tidig problemdetektering

Genom att spåra mätvärdena kontinuerligt kan du tidigt identifiera potentiella problem eller negativa trender. Det gör att du kan ingripa och korrigera kursen proaktivt.

Medarbetarnas prestationer

Operativa mätvärden bidrar till en rättvis och effektiv resursfördelning. Dessa mätvärden hjälper också till att ge anställda konkreta mål och feedback.

I slutändan ger operativa mätvärden användbara insikter för ditt företag. De hjälper till att upptäcka trender och jämföra prestanda med branschstandarder eller historiska data. De håller teamen ansvariga och ligger till grund för långsiktig affärsplanering.

Okej, så vad bör du spåra? Låt oss ta reda på det.

Viktiga operativa mätvärden att uppmärksamma

De mått du använder avgör vad du förbättrar, vilket i sin tur påverkar din prestanda. Därför behöver alla företag en grund av viktiga mått. Här är några som alla organisationer bör överväga.

1. Intäktstillväxt (årlig)

Vad: Intäktstillväxt mäter ökningen eller minskningen av intäkterna jämfört med samma period föregående år.

Varför: Som Eliyahu Goldratt säger är det primära målet för alla företag att tjäna pengar. Denna mätparameter spårar om du har uppnått det målet.

Hur: Procentuell ökning av intäkterna jämfört med föregående år

2. Bruttovinstmarginal

Vad: Bruttovinstmarginalen är skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna för att tillverka produkten eller leverera tjänsten. Med andra ord återspeglar den den procentandel av intäkterna som överstiger kostnaden för sålda varor.

Varför: Att tjäna pengar handlar inte bara om intäkter. Om du spenderar mer än du tjänar är det inte ett lönsamt företag. Bruttovinstmarginalen mäter hur bra du presterar.

Hur: (Intäkter – kostnad för sålda varor)/intäkter. Ju högre marginal, desto bättre kontroll över produktkostnader och prisstrategi.

3. Kundanskaffningskostnad (CAC)

Vad: Kundanskaffningskostnaden är hur mycket din organisation spenderar för att skaffa en ny kund. Detta inkluderar vanligtvis alla kostnader i samband med försäljning, förförsäljning, marknadsföring, reklam, kampanjer etc.

Varför: CAC är en betydande kostnadspost för alla företag. En av de viktigaste indikatorerna på framgång är om den verksamhet som kunden genererar överstiger kostnaderna för att förvärva dem.

Hur: (Totala marknadsföringskostnader + försäljningskostnader)/nya kunder som förvärvats. Ju lägre CAC, desto bättre för verksamheten.

4. Kundens livstidsvärde (CLV)

Vad: Kundens livstidsvärde är det värde/den intäkt som genereras från en kund under hela deras relation med företaget. Vissa organisationer tar även hänsyn till deras rekommendationspåverkan, inklusive intäkter som genereras från dem som de rekommenderar företaget till.

Varför: Detta är ett viktigt mått, särskilt i SaaS-företag, eftersom en kund som förnyar sitt abonnemang år efter år genererar exponentiellt värde över tid. En stark kundretention ökar CLV.

Hur: Den totala försäljningen till en kund under hela affärsrelationen. En högre CLV indikerar en mer lönsam och investeringsbar verksamhet.

5. Lageromsättningshastighet

Vad: Lageromsättningshastigheten är ett mått på hur snabbt produkterna säljs. Den spårar hur ofta lagret töms och ersätts under en viss period.

Varför: Lageromsättningshastigheten är en indikator på marknadens efterfrågan på din produkt eller tjänst. Den är också användbar vid hantering av produktionen.

Hur: Kostnad för sålda varor/genomsnittligt lager till anskaffningsvärde. En högre omsättningshastighet indikerar effektiv lagerhantering och stark försäljningsprestanda.

6. EBITDA

Vad: Resultat före räntor, skatter, avskrivningar och amorteringar (EBITDA) är ett företags operativa vinst. Det tar hänsyn till direkta och indirekta kostnader utan oförutsedda utgifter eller kapitalkostnader.

Varför: Under ett visst år kan ett företag köpa en ny produktionsanläggning eller förvärva ett annat företag. Dessa utgifter kan påverka resultaträkningen oproportionerligt. EBITDA tar endast hänsyn till de operativa kostnaderna och ger en mer realistisk bild av verksamheten.

Hur: Intäkter – (direkta kostnader + indirekta kostnader). Ju högre EBITDA, desto större är företagets intjäningspotential.

7. Nettoresultat

Vad: Liksom bruttovinstmarginalen mäter även nettoresultatet eller nettovinsten lönsamheten. Skillnaden är att det går utöver de direkta kostnaderna för att tillverka en produkt/leverera en tjänst och även inkluderar indirekta kostnader.

Varför: En organisation har flera olika typer av kostnader. Direkta kostnader ingår i kostnaden för sålda varor. Indirekta kostnader som programvara, resor etc., som bidrar till ett företags operativa kostnader, och andra avgifter, som ränta på lån eller skatter, ingår dock inte. Nettoresultatet står för allt detta.

Hur: Intäkter – (direkta kostnader + indirekta kostnader + övriga kostnader). Positiv nettovinst indikerar en lönsam verksamhet.

8. Förbränningshastighet

Vad: Burn är den takt med vilken ditt företag spenderar sitt kapital.

Varför: Som månatlig siffra är detta ett viktigt mått för nystartade företag för att förstå hur snabbt de tömmer sina kassareserver och hur snart de kommer att behöva ytterligare finansiering.

Hur: Totala månatliga utgifter

Dessa åtta operativa KPI:er ger företagsledare, aktieägare och investerare en fullständig bild av organisationen. De visar hur väl företaget presterar och hur framtiden ser ut. De hjälper dem också att jämföra med branschens riktmärken för att förstå var företaget står i förhållande till konkurrenterna.

Ovanstående är dock bara en översiktlig bild. En bra uppsättning operativa mätvärden tar också hänsyn till de minsta detaljerna. Det är därför organisationer fastställer operativa mätvärden för varje avdelning. Låt oss titta på vad dessa är och hur de kan hjälpa.

Operativa mätvärden per avdelning

Varje avdelnings mätvärden och KPI:er är starkt beroende av organisationens övergripande strategi och mål. Om kostnadsbesparingar är organisationens mål måste till exempel varje avdelning fastställa mätvärden för att minska utgifterna. Om målet är tillväxt skulle avdelningarna fokusera på expansion, avkastning på tillväxtkostnader etc.

Oavsett vilket finns det vissa standardiserade operativa mätvärden för varje avdelning som hjälper till att spåra effektivitet, produktivitet och verkningsgrad. Vi utforskar var och en av dem nedan.

Operativa mätvärden för försäljning

Det grundläggande målet för försäljningsavdelningen är naturligtvis att öka intäkterna. För att uppnå det målet kan försäljningsavdelningen använda ett antal mått för att förbättra den operativa effektiviteten, till exempel:

Förhållandet mellan leads och affärsmöjligheter

Vad: Detta mått jämför totala leads med kvalificerade leads. Det mäter hur många av de leads du genererar som faktiskt har potential att bli kunder.

Varför: Det visar om dina marknadsföringskampanjer riktar sig till rätt kunder, utan vilka tratten skulle bli igensatt.

Hur: Antal kvalificerade leads/totalt antal leads. Om du till exempel genererar 100 leads, varav 25 är kvalificerade för att vara din ideala kundprofil (ICP), är din lead-till-möjlighetskvot 25/100, dvs. 25 %.

Försäljningscykelns längd

Vad: Försäljningscykelns längd är den tid som går från kundens första kontakt med ditt företag till dess att försäljningen är avslutad.

Varför: En lång försäljningscykel fördröjer intäktsrealiseringen. Det finns en risk att konton glöms bort i pipelinen eller att den potentiella kunden ändrar sig. Försäljningscykelns längd mäter effektiviteten i försäljningsprocessen.

Hur: Datum för affärens slutförande – datum för första kontakten

Värdet av försäljningspipeline

Vad: Detta mått är den potentiella intäkten från alla aktiva affärsmöjligheter i säljprocessen.

Varför: En sund pipeline ger möjligheter som kan omvandlas av säljteamet. Det indikerar att inkommande och utgående marknadsförings- och säljinsatser är effektiva.

Hur: Det potentiella värdet av kvalificerade leads i alla steg i försäljningstratten

Konverteringsfrekvens

Vad: Konverteringsfrekvensen avser antalet potentiella kunder som blir kunder till följd av företagets försäljnings- eller marknadsföringsinsatser.

Varför: Detta mått är en indikator på effektiviteten i försäljnings- och marknadsföringsinsatser.

Hur: Konverterade leads/totalt antal leads. Om du får 100 leads och avslutar 20 affärer är din konverteringsgrad 20 %. Ju högre konverteringsgrad, desto bättre.

Operativa mätvärden för marknadsföring

Marknadsföringsteam utför idag en rad olika aktiviteter, inklusive organisk sökoptimering, innehållsmarknadsföring, betald sökning, sociala medier, digital annonsering, influencer-marknadsföring, online-evenemang och mycket mer. Dessa aktiviteter kan mätas med följande marknadsförings-KPI:er.

Avkastning på annonsutgifter (ROAS)

Vad: ROAS är den intäkt som genereras av varje reklamkampanj. Även om det vanligtvis används i SaaS för digitala och sociala annonser, kan det också tillämpas på tv- eller tryckta annonser.

Varför: ROAS är ett viktigt optimeringsverktyg. Det hjälper team att experimentera med kampanjidéer och optimera investeringar baserat på vad som fungerar.

Hur: Intäkter genererade av kunder som förvärvats genom en annonskampanj/kostnaden för annonskampanjen

Intäkter från marknadsföring

Vad: Detta är den totala intäkten som genereras direkt från marknadsföringsaktiviteter.

Varför: Mätvärdet jämför marknadsföringens framgång med andra kundförvärvsaktiviteter, såsom kallkundsförsäljning. Särskilt när organisationer lägger allt mer pengar på digital marknadsföring, spårar detta mätvärde regelbundet dess effektivitet. Det hjälper till att uppnå KPI:er för produktmarknadsföring och förfina tillväxtstrategier.

Hur: Total intäkt från kunder som förvärvats genom marknadsföring som första källa

Klickfrekvens (CTR)

Vad: Detta är ett ännu mer detaljerat operativt mått för att spåra effektiviteten hos digitala annonser och innehåll när det gäller att driva engagemang.

Varför: Högre CTR indikerar bättre annons-/innehållsprestanda, vilket har en positiv inverkan på CAC, CLV och lönsamhet.

Hur: Antal klick/antal besökare eller visningar

Operativa mätvärden inom logistik

Logistik är en enorm maskin med många rörliga delar. Från förpackning till frakt till leverans till dörren är flera personer och processer inblandade. För att driva en effektiv logistikverksamhet krävs starka mätvärden, såsom:

Orderuppfyllningsgrad

Vad: Fullgörandegrad avser den tid det tar att behandla och fullgöra order.

Varför: Snabbare leveranser leder till nöjdare kunder och effektivare lagerhantering.

Hur: Beställningsdatum – leveransdatum

Leverans i tid

Vad: Skillnaden mellan utlovad leveranstid och faktisk leveranstid.

Varför: Inom detaljhandeln, CPG-branschen och modebranschen förbättrar leveranser i tid kundupplevelsen och bygger förtroende, vilket är grundläggande för mätvärden som CLV.

Hur: Lovat leveransdatum – leveransdatum

Leverantörens ledtid

Vad: I varje leveranskedja finns det flera leverantörer som måste slutföra sina uppgifter i tid för att ditt arbete ska kunna utföras. Leverantörens ledtid mäter detta. Det är den ledtid som varje leverantör behöver för att leverera dina råvaror från orderdatumet.

Varför: Leverantörers leveranser kan bli ett hinder i din egen tillverkningsprocess. Kortare ledtider bidrar till optimal lagerhantering.

Hur: Beställningsdatum – leveransdatum

Operativa mått för personalresurser

Personalhantering, särskilt i kunskapsekonomin, är mycket svårare än det verkar. HR har en viktig uppgift i att utforma och spåra operativa mätvärden.

Frånvarofrekvens

Vad: Frånvarofrekvensen är antalet oplanerade frånvarotillfällen per anställd.

Varför: Frånvaro stör scheman, skapar förseningar och påverkar produktivitetsmått negativt.

Hur: Totalt antal oplanerade frånvarodagar som inte inkluderar godkända sjukdagar eller semesterdagar.

Andel kvarvarande anställda

Vad: Retentionsgraden är antalet anställda som väljer att stanna kvar i organisationen under en viss period, vanligtvis ett år.

Varför: Rekrytering, introduktion och utbildning är kostsamt; en högre personalomsättning ökar avkastningen på investeringen och indikerar högre medarbetarnöjdhet.

Hur: (Antal anställda som kvarstår vid årets slut – antal anställda som anställts under året)/totalt antal anställda vid årets början

Utnyttjandegrad

Vad: Utnyttjandegrad är den procentuella andel av tiden som en anställd ägnar åt intäktsgenererande aktiviteter.

Varför: En organisation måste ha tillräcklig kapacitet för att uppfylla projektkraven utan att slösa resurser; utnyttjandegraden hjälper till att spåra detta.

Hur: Antal fakturerbara timmar/antal totala arbetstimmar

Mått för mångfald, jämlikhet och inkludering

Vad: DEI-mått avser organisationens prestanda när det gäller att anställa, behålla, befordra och uppmuntra medarbetare med olika bakgrund.

Varför: Mångfald är inte bara rättvist, utan också affärsmässigt klokt.

Hur: Några av de viktigaste DEI-mätvärdena är andelen kvinnor i organisationen, andelen kvinnor i ledande befattningar, etnisk fördelning av anställda i olika roller, ersättning baserad på kön eller etnicitet.

Operativa mått inom finans

Operativa mått inom finans hjälper till att hantera avdelningens prestanda, säkerställa efterlevnad, anpassa strategier till affärsmål och se till att inflöden/utflöden hanteras i företagets intresse. Viktiga operativa mått är:

Skuldkvot

Vad: Som namnet antyder är det den totala skulden mätt mot aktieägarnas eget kapital.

Varför: Detta mått hjälper till att utvärdera företagets förmåga att skaffa ytterligare kapital eller finansiera sina operativa kostnader.

Hur: Total skuld/totalt eget kapital.

Kvickkvot

Vad: Ett företags förmåga att omedelbart täcka kortfristiga skulder.

Varför: Detta mått visar om företaget kan klara av en kris på kort sikt; i förlängningen indikerar det också motståndskraft och finansiell stabilitet.

Hur: Kortfristiga skulder/likvida tillgångar

Operativt kassaflöde

Vad: Operativt kassaflöde är en kontroll av om det kommer in mer pengar än vad som går ut.

Varför: Även om kassaflödet skiljer sig från förbränningshastigheten, handlar båda om inflöde/utflöde. Ett negativt kassaflöde indikerar svårigheter att betala omedelbara skulder som löner eller programvarukostnader.

Hur: Inkomster – utgifter för en given period

Budgetavvikelse

Vad: Budgetavvikelse avser skillnaden mellan de pengar du planerade att spendera och vad du faktiskt spenderade.

Varför: Budgetar är en finansiell vision av företagets framtid. De är utformade för att stödja verksamhetens mål. Om det regelbundet uppstår överskridanden betyder det att planeringen är bristfällig, vilket kommer att få konsekvenser nedströms i form av kapitalanskaffning, försäljning, marknadsföring etc.

Hur: (Överskridna budgetposter/totala budgetposter) x 100

Utifrån ovanstående exempel kan man tro att det är enkelt att beräkna dessa mått. Ta det sista exemplet, budgetavvikelse, till exempel. Du behöver bara veta hur många av budgetposterna som överskridits. Enkelt? Nej.

En genomsnittlig organisation har hundratals poster, var och en med specifika budgetar baserade på deras strategi. Till exempel kan enbart marknadsföringen ha en budget för:

Att sätta upp mål och följa upp dem kan snabbt bli besvärligt, om du inte har ett projektledningsverktyg som ClickUp som är särskilt utformat för detta. Låt oss se hur du kan följa upp och hantera dina operativa mätvärden för att övervaka prestanda och förbättra resultaten.

Hur man spårar och hanterar operativa mätvärden

Att skapa ett heltäckande sätt att fastställa, spåra och hantera operativa mätvärden kräver en strategisk approach. Här är ett ramverk som omfattar olika aspekter och erbjuder dig användbara verktyg som KPI-programvara, instrumentpaneler och mallar.

1. Definiera dina mål

Skissera vad du vill att din avdelning ska uppnå under året. Utgå från organisationens mål för att hålla dig på rätt spår.

Låt oss till exempel säga att säljteamets mål är att öka intäkterna med 50 % under det kommande året. Du väljer de operativa mätvärden som krävs för att uppnå detta mål. Var därför noggrann.

De bästa målen är de som aktivt omfamnas av teamen. För att säkerställa detta bör du definiera dina mål i samarbete med andra. Använd ClickUp Whiteboards för att granska förra årets prestationer, diskutera visionen för framtiden och sätta upp årets mål.

Om du är ny på detta kan du prova några av ClickUps mallar för målsättning för att komma igång.

2. Välj relevanta mått

Nästa steg är att välja de mått som stämmer överens med de mål du just har definierat. Om ditt mål är att öka intäkterna skulle dina operativa mått och försäljnings-KPI:er omfatta:

Konverteringsfrekvensen är till exempel ett utmärkt mått eftersom det visar att du antingen behöver öka konverteringsfrekvensen eller öka pipelinevärdet för att uppnå försäljningsmålen.

Ladda ner den här mallen

Om du behöver hjälp med att ställa in rätt mått för din verksamhet kan du prova ClickUps mall för projektmått. Denna helt anpassningsbara och nybörjarvänliga mall gör det möjligt för dig att spåra projektets prestanda i realtid och hålla teamet målinriktat.

3. Sätt upp tidsbestämda mål för varje mått

Att sätta upp tidsbestämda mål och riktmärken hjälper oss att förstå vad som fungerar och vad som inte fungerar. Detta är grunden för att förbättra operativa processer. När du sätter upp mål, se till att de är SMART, dvs. specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbestämda.

I föregående exempel kan du ställa in konverteringsgraden från möjlighet till affär till 20 % för detta år.

ClickUp Goals är en av de bästa apparna för måluppföljning som övervakar varje mätvärde i realtid för flera användare. Med ClickUp kan du sätta upp ekonomiska mål för att spåra hur mycket intäkter du genererar.

Du kan ställa in uppgiftsmål för att övervaka slutfört arbete. Du kan till exempel ställa in varje möjlighet som en uppgift. När varje uppgift är slutförd (eller statusen ändras) utvärderar ClickUp automatiskt prestandan utifrån dina mått!

Vad mer? Du kan också organisera relaterade mål i mappar och spåra prestanda över flera mål i en vy.

Ladda ner den här mallen

För inspiration om hur du sätter rätt mål kan du prova Clickups KPI-mall. Använd den för att visualisera KPI:er, samordna teammedlemmarna mot målen och visualisera resultaten.

4. Skapa system för att samla in data för varje mätvärde

En av de största anledningarna till att mätvärden blir oanvändbara är när korrekta och aktuella data inte samlas in för vart och ett av dem. Hur vet du till exempel vad din konverteringsfrekvens är om du inte spårar varje enskild lead, möjlighet och affär på en plattform?

Skapa en omfattande plattform som samlar in all relevant data. Ge alla berörda användare tillgång till denna plattform så att de kan uppdatera informationen regelbundet.

ClickUp gör det möjligt för dig att omvandla mål och målsättningar till uppgifter. Du kan tilldela användare, sätta deadlines, länka beroenden, skapa anpassade statusar/fält, samarbeta kring kommentarer och nå dina mål – allt på ett och samma ställe.

5. Granska prestanda

När du har samlat in all data kan du använda ett rapporteringsverktyg för att jämföra din operativa prestanda med fastställda riktmärken, branschstandarder eller historiska resultat.

Om din konverteringsgrad ännu inte är 25 % bör du genomföra retrospektiva analyser med teamet för att förstå varför. Undersök de bakomliggande orsakerna till eventuella problem eller underprestationer. Implementera strategier för att snabbt förbättra konverteringsgraden.

ClickUp Dashboards hjälper driftschefer att övervaka teamets prestanda i realtid över olika projekt. Använd ClickUp för att:

Uppgradera din verksamhet med ClickUp

I grund och botten är operativa mätvärden ett sätt att uppmärksamma. Det är ett sätt för företag att titta på de detaljerade detaljerna i det dagliga arbetet.

Om kostnaden per lead plötsligt skjuter i höjden varnar mätvärdet marknadsanalytikern. Om teamet ständigt överskrider budgeten har ekonomiansvarig anledning att oroa sig. Om säljteamet konverterar i rekordfart har tillväxtchefen anledning att fira. Viktiga operativa mätvärden håller företagen i kontakt med verkligheten.

Utan rätt verktyg för att fastställa, spåra och hantera dessa mått kan ett företag snubbla och falla eller flyga för nära solen.

Undvik båda dessa scenarier med ClickUps specialdesignade system för mätvärdesuppföljning. Med ClickUp kan du sätta upp mål, dela upp dem i uppgifter, samla in data, skapa KPI-rapporter och få insikter som hjälper dig att förbättra den operativa effektiviteten exponentiellt.

Prova ClickUp gratis idag.