”Skillnaden mellan framgångsrika människor och riktigt framgångsrika människor är att riktigt framgångsrika människor säger nej till nästan allt”, sa Warren Buffet en gång.
Nyckelordet här är "nästan".
För att lyckas måste man kunna fokusera på det som är viktigt och stänga ute nästan allt annat. Med andra ord måste man behärska rigorös och hänsynslös prioritering. Låt oss se hur.
Vad är skoningslös prioritering?
Hård prioritering innebär att man systematiskt och konsekvent väljer vad man ska fokusera på under en given tidsperiod, till exempel under ett projekts löptid, en månad, ett kvartal etc., och skjuter upp allt annat.
Hård prioritering hjälper till att:
- Uppnå begränsade men ambitiösa SMART-mål
- Eliminera distraktioner när en uppgift/ett projekt/en sprint har påbörjats
- Hantera din tid och dina resurser för att uppnå specifika mål
- Förbättra kvaliteten på resultatet och teamets effektivitet
Om du undrar, ja, det låter ju bara som prioritering, vad har hänsynslöshet med saken att göra? Här är svaret.
| Regelbunden prioritering | Hård prioritering |
|---|---|
| Planera uppgifter med högsta prioritet utifrån vikt, brådskandehet och tillgängliga resurser. | Välj de viktigaste uppgifterna utifrån affärsvärde och påverkan |
| Inkluderar även uppgifter som bör göras och kan göras. | Inkluderar endast de uppgifter som är absolut nödvändiga. |
| Utformad för att organisera och planera projekt | Syftar till att eliminera distraktioner och möjliggöra ökad fokusering. |
| Målet är att få så mycket som möjligt gjort. | Målet är att utföra så få uppgifter som möjligt samtidigt som du uppnår det valda målet (eller åtminstone en betydande del av det). |
| Ger utrymme att inkludera uppgifter i sitt sammanhang | Ger inget utrymme för att smyga in uppgifter efter att den hänsynslösa prioriteringen är klar. |
Processen för hänsynslös prioritering
Pareto-principen eller 80/20-regeln säger att 80 % av resultaten kommer från 20 % av insatserna. Att fokusera på de värdefulla 20 % och optimera arbetet inom dessa områden kan alltså ge bättre resultat.
Även om det inte är helt likartat, tror även Agile/Scrum/Lean-projektledning på att eliminera slösaktiga processer för att maximera produktionen. I grund och botten är en av de viktigaste faktorerna för framgång i alla branscher att veta hur man prioriterar sitt arbete.
Låt oss titta på hur du kan skapa en process för hänsynslös prioritering och utnyttja några viktiga projektledningsverktyg som ClickUp för att göra det.
1. Förstå sammanhanget
Innan du fattar några beslut om prioritering bör du förstå affärskontexten, målen, tillgängliga resurser, risker etc. som påverkar dina uppgifter. Lär dig mer om beroenden och komplexiteten i verksamheten. För att prioritera effektivt måste du känna till den verkliga kostnaden och alternativkostnaden för allt du eliminerar.
En mind map är ett utmärkt sätt att samla all denna information. Med ClickUps Mind Maps kan du bryta ner idéer, dra kopplingar, tämja komplexitet och skapa en samlad översikt över allt du arbetar med.
2. Identifiera prioriteringar
Gör en lista över allt du kan välja mellan.
I ett mjukvaruprojekt kan det handla om funktioner, ärenden eller användarberättelser som ska arbetas med under den aktuella sprintperioden. I ett säljteam kan det handla om alla leads i pipelinen, organiserade efter olika stadier. Se till att du inte missar något i detta skede, oavsett hur irrelevant det kan verka. Notera även konkurrerande prioriteringar så att du kan hantera dem senare.
ClickUp Tasks hjälper dig att uppnå detta på ett effektivt sätt. För att dokumentera alla prioriteringar inom ditt ansvarsområde kan du ställa in dem som projekt, uppgifter och deluppgifter i ClickUp. Koppla samman relaterade uppgifter. Lägg till mer kontext med anpassade fält.
Använd sedan ClickUp Task Priorities för att identifiera vad du ska arbeta med omedelbart.
3. Utvärdera alternativ
Det enda som spelar roll vid hänsynslös prioritering är det värde varje aktivitet genererar. Ibland kan detta innebära i vilken utsträckning en aktivitet för dig närmare dina mål.
Det här är dock den svåra delen. Att mäta värdet av varje aktivitet, särskilt i jämförelse med andra, kan vara utmanande. Skapa en skala och håll dig till den. Marknadsföringsteam använder till exempel lead scoring, mjukvaruteam använder MoSCoW-prioritering eller Kano-modellen, och företagsledare använder Eisenhower-matrisen. Välj ett verktyg som fungerar för dig.
4. Fatta svåra beslut
Vägen till skoningslös prioritering är kantad av svåra beslut. Det är frestande att arbeta med mindre kritiska projekt eller för många uppgifter samtidigt av emotionella skäl, till exempel för att det är ett projekt som en kollega är djupt engagerad i eller har investerat för mycket i etc. Men för att skoningslös prioritering ska lyckas måste du fatta svåra beslut.
Eliminera allt som inte är den viktigaste aspekten av ditt projekt och som inte skapar extraordinärt värde. Men för att göra detta på ett sätt som inte äventyrar dina professionella relationer, läs nästa punkt.
5. Kommunicera effektivt
Som du ser handlar hänsynslös prioritering om att fatta svåra beslut. På ett eller annat sätt kommer detta att uppröra vissa människor. Det bästa sättet att undvika detta är att kommunicera proaktivt och empatiskt.
Om du nedprioriterar någons problem, sätt dig ner med personen och förklara ditt resonemang. Visa att du uppskattar deras insatser, men att du har strömlinjeformat ditt fokus. Diskutera deras invändningar och försök få dem att dela din vision.
6. Mät och optimera
Oavsett hur säker du är på din prioritering finns det alltid något att förbättra. För varje tidsperiod som du prioriterar:
- Mät resultaten av hänsynslös prioritering i termer av det värde du prognostiserat.
- Utvärdera det värde som gått förlorat på uppgifter som du prioriterat bort för att bekräfta att du gjort rätt val.
Använd ClickUp Dashboards för att övervaka dina resultat under hela projektet. Ställ in anpassade widgets för de mätvärden du identifierar som värdefulla, såsom utvecklade funktioner, buggar som åtgärdats, intäkter, vinster etc.
Även om denna sexstegsprocess verkar enkel kan den vara en svår uppgift.
Hur väljer du mellan att utveckla datasäkerhetsfunktioner och att integrera GenAI i din produkt? Hur motstår du frestelsen att utföra enkla uppgifter istället för komplexa uppgifter med högt värde? Hur hanterar du motstånd från team vars arbete kan komma att nedprioriteras?
Vi har några strategier som hjälper dig att stå på stadig mark.
Strategier för att genomföra hänsynslös prioritering
I varje steg av den hänsynslösa prioriteringen kommer sannolikt flera utmaningar att dyka upp. Även om du inte kan förutse och lösa alla i förväg, finns det några bästa metoder som kan vara till stor hjälp.
Fokusera på värde
Den enskilt största anledningen till att prioritera något hänsynslöst är det värde det skapar för verksamheten. Detta värde kan vara:
- Ytterligare intäkter (vid utveckling av en ny funktion/produkt)
- Eliminera risker (samtidigt som du prioriterar datasäkerhet eller efterlevnad)
- Kundupplevelse (vid omdesign av användargränssnitt eller utbildning av kundframgångsteam)
- Effektivitet (vid implementering av verktyg för projektledning eller automatisering)
Beroende på vilket projekt du arbetar med, bestäm vad det största värdet du vill uppnå är. Koppla det till organisationens stora mål. Anpassa sedan det till prioriteringen av uppgifter.
Om du till exempel är marknadschef kan du prioritera konverteringsaktiviteter i slutet av försäljningsprocessen för att öka försäljningen istället för att bygga upp en bredare kundbas. Detta kommer att ha en direkt inverkan på intäkterna på kort sikt, om det är målet.
Var beslutsam
Det är relativt enkelt att sitta bekvämt på kontoret och fatta beslut. Men när du möter invändningar och motstånd från ditt team kan du känna dig frestad att lägga tillbaka onödiga uppgifter på din prioriteringslista. Det är ett misstag. När du väl har fastställt dina prioriteringar måste du vara beslutsam tills du har uppnått det du föresatt dig.
För att säkerställa att dina beslut håller:
- Få input från alla intressenter under fasen för att förstå sammanhanget.
- Informera dem i god tid om att du kommer att prioritera hänsynslöst; detta förhindrar att de blir överraskade senare.
- Gör dina utvärderingar vetenskapliga, datadrivna och objektiva så att du inte ifrågasätter dina beslut senare.
- Kommunicera proaktivt innan kontorsskvallret tar överhanden.
- Förklara din motivering och be om feedback.
Bygg upp din flexibilitet
Som vi har sagt handlar hänsynslös prioritering om att fatta svåra beslut. Om du till exempel är verksamhetschef och prioriterar projekt kan du välja att pausa ett experimentellt projekt när ekonomin saktar ner.
Men hänsynslös prioritering är inte en ursäkt för att vara statisk. Om situationen förändras dramatiskt måste du kunna anpassa dig snabbt. I det tidigare exemplet, om ditt experimentella projekt handlade om AI, bör den snabba uppkomsten av ChatGPT vara en god anledning att ompröva dina prioriteringar strategiskt.
Utnyttja hänsynslös prioritering i olika sammanhang
Hård prioritering är ett utmärkt verktyg inom många områden. En författare kan till exempel prioritera att färdigställa sin roman och därmed ställa in alla möten om nya projekt, sitt sociala liv eller andra fritidsaktiviteter. En idrottare kan prioritera hård träning under några månader före OS och därmed avstå från desserter, reklamuppdrag eller fritidsaktiviteter. En säljare kan använda pickle jar-teorin för sin tidshantering.
I alla dessa fall kan förmågan att fokusera på en enda sak vara till stor hjälp. Låt oss se hur du kan tillämpa detta i ditt arbetsliv.
I projektledning
God projektledning handlar om att konsekvent leverera rätt saker. I det arbetet innebär projektprioritering följande:
- Förstå projektmål, milstolpar och framstegen för var och en av dem
- Dela upp projektet i uppgifter som leder till att målen uppnås.
- Identifiera beroenden och möjligheter till förseningar
- Bygga system för att förhindra avspårning
Ett robust projektledningsverktyg som ClickUp kan göra underverk i detta avseende. ClickUp Goals kan hjälpa dig att sätta upp ditt mål, som kan spåras utifrån dina framsteg i specifika uppgifter. Gantt-diagrammet är utmärkt för att visualisera beroenden och eliminera hinder för effektiv prioriteringshantering.
Vad mer? ClickUp Automations kan hantera allt det tidskrävande arbetet, så att du kan fokusera på att arbeta snabbare med dina prioriteringar.
I agil mjukvaruutveckling
Prioritering är en av de grundläggande principerna för agil mjukvaruutveckling. En av principerna för agil utveckling är faktiskt ”konsten att maximera mängden arbete som inte utförs”. Team använder agila prioriteringstekniker för att bestämma vad som ska byggas för varje sprint, som vanligtvis varar i två veckor.
En plattform som är utformad för agil projektledning inom mjukvaruutveckling har redan prioriteringsverktyg och mallar. Till exempel hjälper ClickUps mall för prioriteringsmatris dig att organisera uppgifter i ett 2×2-rutnät, där du mäter vikt och brådskandehet.
Inom personalområdet
Inom talangrekrytering finns ett folkligt ordspråk som lyder: ”Om det inte är ett ja, är det ett nej.” Det innebär att om rekryteringschefen inte är helt övertygad om att en kandidat är lämplig, bör denne inte anställas. I korthet: eliminera skoningslöst profiler som inte passar.
De flesta HR-chefer tillbringar sin tid med att prioritera nyckelroller att anställa, utforma ersättningsstrukturer, utforma strategier för mångfaldsinitiativ och hantera klagomål från anställda. När förfrågningarna kommer framställs de alla som brådskande och viktiga.
En bra HR-chef måste kunna prioritera initiativ på ett skoningslöst sätt. Kan du titta på omstruktureringen av ersättningssystemet nästa kvartal? Flytta det då. Har du brist på rekryterare för roller i pipeline? gallra i pipeline. Vill PR-teamet att du ska göra en intervju med Vogue? Säg nej och rekommendera någon annan, såvida inte resultaten för employer branding är betydande.
Prioritering i sig, hur hänsynslös den än må vara, är en individuell uppgift. Det är en individs eller ett teams uppgift att fatta beslut. Din största utmaning ligger i att genomföra dessa prioriteringar och hålla dig på rätt spår. Här kan en projektledningsprogramvara som ClickUp vara till stor hjälp.
Hur ett projektledningsprogram som ClickUp underlättar skoningslös prioritering
I olika scenarier har vi sett hur rätt verktyg och mallar kan hjälpa till att fatta rätt prioriteringsbeslut. Här är en kort sammanfattning.
ClickUp Tasks: Att dela upp komplexa projekt i hanterbara uppgifter hjälper dig att se allt du behöver tänka på innan du prioriterar.
ClickUp-uppgiftsprioriteringar: Har du bestämt vad som är prioriterat? Märk det som sådant i ClickUp så att alla vet vad de behöver fokusera på.
ClickUp Goals: Det primära målet med hänsynslös prioritering är att uppnå mål. Ställ in mål för slutförda uppgifter i ClickUp Goals och följ dina framsteg i realtid. Står du inför en stor förändring? Anpassa dig och var flexibel med all din projektinformation till hands med ClickUp.
Prioriteringsmallar: Prioritering kan vara svårt. Även om det är du som fattar besluten förenklar ClickUp beslutsprocessen med fördesignade mallar baserade på populära ramverk som Eisenhower-matrisen.
ClickUp Workload View: Du kanske vill prioritera ett antal saker, men om du inte har resurserna för att genomföra dem är det meningslöst. Använd ClickUp Workload View för att få en tydlig överblick över vem som gör vad, vem som är tillgänglig och vem som kan omfördelas.
Fördelar och utmaningar med hänsynslös prioritering
Det är uppenbart att hänsynslös prioritering inte är någon lätt uppgift. Det är inte bara svårt att prioritera från början, det är lika svårt att genomföra dessa prioriteringar och hålla fokus på dem med ett ensidigt sinne. Så varför göra det?
Fördelarna med att prioritera utan kompromisser
- Fokus: Hård prioritering gör det möjligt för team att arbeta med en sak i taget, utan distraktioner och med djup, ostörd koncentration.
- Tydlighet: Genom att prioritera visar företagsledare tydlighet i tankar och handlingar för sina team, vilket minimerar förvirring och överbelastning.
- Kontroll: Standardpraxis är att prioritera 1–3 mål/aktiviteter åt gången. Detta gör det möjligt för ledare att kontrollera verksamheten och ingripa vid behov.
- Undvik syndromet med "glänsande objekt": Det hjälper team att eliminera distraktioner, särskilt från nya tekniker och produkter.
- Större chanser till framgång: Eftersom hänsynslös prioritering fokuserar intensivt på värde eller avkastning på investeringar är chansen till värdebaserade resultat större.
- Balans mellan arbete och privatliv: Team som känner till sina prioriteringar kan hantera sin tid väl och njuta av en bättre balans mellan arbete och privatliv.
Det betyder dock inte att tekniken är utan utmaningar.
Utmaningar med hänsynslös prioritering
Definition av värde: Inom projektledning, marknadsföring, HR etc. kan det vara svårt att definiera begreppet värde. För att undvika detta, välj din rubrik. Diskutera med företagsledare vad som är rätt mått för varje uppgifts värde.
Kortsiktighet: Ibland kan en projektledare prioritera uppgifter för de kommande två veckorna utan att ta hänsyn till vad som kommer efteråt, vilket kan sabotera långsiktiga projekt. Undvik detta genom att prioritera det omedelbara arbetet med långsiktiga mål i åtanke.
Konfliktundvikande: En ledare som är rädd för att göra människor upprörda med prioriteringar kan oavsiktligt fatta fel beslut. Lär dig att vara beslutsam. Överväg att anlita en coach som kan hjälpa dig att hantera konflikter och människor som vill vara till lags.
Stora misslyckanden, om några: Om din prioriteringsprocess är felaktig och du använder resurser på projekt som inte ger något värde, kan dina misslyckanden bli mycket större än om du hade spritt dina satsningar.
Undvik stora misslyckanden genom att fatta genomtänkta beslut om prioriteringar. Välj rätt definition av värde. Validera den med kollegor och företagsledare. Framför allt, var flexibel. Följ upp framstegen och var beredd att anpassa dig om saker inte går som planerat.
En annan sak du kan göra är att använda kraften i "Inte nu". Istället för att helt eliminera mindre kritiska uppgifter, skjuter du upp dem till en senare, definierad tidpunkt.
Kraften i "inte nu" i hänsynslös prioritering
Om du tar Warren Buffets ord bokstavligt skulle du naturligtvis vara orolig för att säga nej till idéer från ditt team. Ett entydigt nej, särskilt i sammanhanget att det inte är en prioritet, kan hindra innovation och påverka medarbetarnas moral.
Ett mycket bättre och mer öppet svar är att säga "Inte nu" och följa upp det med din motivering. När en utvecklare kommer med en idé om att lägga till en ny funktion kan du säga: "Inte nu, eftersom det inte ingår i den plan vi har för detta kvartal. Men låt oss diskutera detta igen under fjärde kvartalet."
Genom att uppmärksamma idéer och uppmuntra experimenterande, men samtidigt prioritera skoningslöst utifrån värde, kan du skapa en mer hållbar arbetsmiljö. Du kan använda dina teammedlemmars fysiska, kreativa och emotionella energi för att bygga upp det som är viktigt.
Genom att minimera dina projekt kan du på ett sätt också minimera de tillgångar du använder, servrar, datacenter, datorer etc. och främja en mer resurssnål och effektiv verksamhet.
Behärska skoningslös prioritering med ClickUp
Om du arbetar med allt på en gång kommer du inte att få något gjort, säger man. Ofta kräver det att du väljer en väg och fokuserar skarpt på den för att aldrig avvika från den om du vill uppnå djärva, ambitiösa mål.
Detta gäller särskilt i kunskapsekonomin, där energin är begränsad, talang är svår att hitta och problemlösningsinitiativ ständigt riskerar att spåra ur på grund av viktiga störningar. Ofta är det enda sättet att maximera den talang och energi vi har att öva oss i att prioritera skoningslöst.
Skriv upp dina idéer. Rangordna dina uppgifter. Arbeta mot det som är viktigt. Sortera agnarna från vetet.
Prioritera högvärdigt arbete utan ansträngning med ClickUp. Prova ClickUp gratis idag.