Hur man skapar en resursfördelningsstruktur

Anthony Bourdain, kändiskock och författare, drev sina kök med hjälp av brigadsystemet. Han delade upp köket i stationer som tillagade olika delar av måltiden. Varje station hade souschefer, kockar och assistenter, med egna ingredienser, redskap och arbetsytor.

Med denna struktur, säger han, ”kan de många, många uppgifterna i ett stort, hektiskt kök, även mitt i middagsrusningen, hanteras och samordnas av en enda person – kocken.”

I affärsvärlden kallas en sådan hierarki för en resursfördelningsstruktur. Vad är det, undrar du? Låt oss ta reda på det.

Förstå resursfördelningsstrukturen

En resursfördelningsstruktur (RBS) är en lista över alla resurser som behövs för att slutföra ett projekt, organiserade i en hierarki. Dessa resurser kan vara personal, material, finansiella resurser, informationsresurser och till och med tidsresurser.

Det är ett verktyg för resurshantering, vanligtvis organiserat i flera nivåer, med projektmålet högst upp och olika resurskategorier som förgrenar sig i varje steg. Den omfattar alla resurser som kostar pengar, med undantag för själva pengarna.

Det viktigaste är att en RBS inte är en isolerad enhet. Den samverkar nära med olika projektplaneringsaktiviteter, såsom arbetsfördelningsstruktur, riskfördelningsstruktur osv. Så här gör du.

Arbetsfördelningsstrukturen (WBS) är det dokument som delar upp arbetet i små, hanterbara uppgifter. En bra RBS motsvarar detta dokument och beskriver vilka resurser som kommer att behövas i varje steg.

Om ett mjukvaruutvecklingsprojekt till exempel delas upp i MVP-fasen (minimum viable product), fas 1, 2 och så vidare, kommer RBS att lista de resurser som behövs i varje fas. I MVP-fasen kan du behöva:

När MVP:n är klar och produkten nu är live kan du behöva ytterligare resurser, till exempel:

En annan aspekt som RBS samordnas med är riskfördelningsstrukturen. I varje arbetsfas finns det risker. Flera ERP-verktyg kopplar samman RBS, WBS och riskfördelningsstrukturen för att ge en helhetsbild.

I MVP-fasen kan det till exempel uppstå prestandaproblem. Om flera teammedlemmar arbetar med MVP:n kan du ställas inför säkerhetsrisker. Om du samlar in användarinformation kan det uppstå risker för dataintegriteten.

Resursfördelningsstrukturen innehåller de komponenter som behövs för att minska dessa risker i varje fas. Under MVP-fasen kommer RBS sannolikt att inkludera ytterligare resurser för molninfrastruktur. När det finns betydande dragkraft kan RBS lägga till säkerhetsingenjörer eller konsulter till listan.

Nu när vi har gått igenom grunderna i resursfördelningsstrukturen ska vi se hur den används inom projektledning.

RBS:s roll och betydelse inom projektledning

Resursfördelningsstrukturen är ett av de många ramverk som projektledare använder för planering och genomförande. Den spelar en avgörande roll under hela projektets livscykel. Så här fungerar det.

Resursallokering

När du vet vilka resurser du behöver för att slutföra ett projekt kan du anställa, utbilda och fördela rätt resurser vid rätt tidpunkt. RBS fungerar som en vägkarta för resursfördelning under hela projektet.

Om RBS till exempel anger att den tredje sprinten behöver ytterligare utvecklare kan projektledaren hitta sätt att anställa/introducera resurser i god tid.

Schemaläggning

Även om schemaläggningen påverkas mer av arbetsfördelningsstrukturen än av RBS, spelar den senare fortfarande en viktig roll. Genom att betrakta WBS och RBS tillsammans kan projektledare schemalägga arbetet utifrån resursernas tillgänglighet.

Om du till exempel bara har en Scala-utvecklare, som är upptagen med ett annat projekt när du behöver hen, kan du använda RBS för att omplanera arbetet utifrån hens tillgänglighet istället för att anställa ytterligare personal.

Arbetsfördelning

En resursfördelningsstruktur identifierar i förväg vad projektet behöver: hur många personer, under hur lång tid, under vilken period osv. Om utvecklingsfasen kräver maximala resurser kan du anställa/introducera ytterligare personal och fördela arbetsbelastningen jämnt.

Riskhantering

I grund och botten är en resursfördelningsstruktur en prognos. Den anger framtida behov baserat på nuvarande krav. Detta minskar flera risker inom projektledning, såsom:

En bra RBS förutser dessa eventualiteter och hjälper till att skapa beredskapsplaner om de skulle inträffa.

Analys av kritisk väg

Kritisk väg-metoden är en projektledningsteknik som identifierar den längsta sekvensen av beroende uppgifter för att beräkna projektets minsta varaktighet. En RBS gör samma sak för att fastställa de minsta resurser som behövs.

För att optimera din projektplanering, arbetsfördelning, riskhantering och mycket mer behöver du en robust resursfördelningsstruktur. Här är din steg-för-steg-guide för att skapa en.

Skapande av resursfördelningsstruktur

En RBS är en lista över de resurser som behövs för att slutföra ett projekt. Låter enkelt, eller hur? Tja, det kan vara mycket komplicerat beroende på projektets karaktär. För att vara noggrann, prova följande steg, som smidigt stöds av ClickUps resurshanteringsprogram.

1. Identifiera projektets leverabler

Börja med att tydligt definiera projektets mål och motsvarande leverabler. Om ditt mål är att leverera en MVP med x funktioner inom en given tidsfrist, kartlägg de uppgifter och deluppgifter du behöver slutföra. Om en WBS redan finns, använd den.

Om inte, definiera projektets omfattning. Samla alla viktiga projektintressenter för att diskutera förväntningar och leverabler.

För en snabb start kan du prova ClickUps mall för projektomfång på whiteboard. Använd den för att samla in information om aktiviteter, uppgifter och deadlines från olika intressenter. Sammanfatta informationen och organisera den visuellt för senare referens.

Ladda ner den här mallen

2. Identifiera resurskategorier

Börja med att fastställa de huvudkategorier av resurser som ska utgöra de översta grenarna i din RBS. Det kan vara:

Kom ihåg att RBS är en hierarki. Dela därför upp resurserna i specifika komponenter under varje primär resurskategori. Till exempel skulle personalresurser delas upp ytterligare i:

Om projektet är tillräckligt stort kan du gå ännu mer i detalj. Du kan till exempel ha en UX-ansvarig som leder ett UX-team bestående av en UI-designer, en animationsdesigner, en varumärkesdesigner osv.

Ladda ner den här mallen

Om du är nybörjare inom resursplanering har vi precis vad du behöver. Prova ClickUps mall för resursplanering för att visualisera uppgifter och resurser på ett och samma ställe. Med den här mallen kan du även registrera arbetstimmar, hantera underleverantörer och övervaka ditt teams arbetsflöden.

3. Ange resursinformation

Gå in på detaljnivå. Använd WBS eller projektbeskrivningen för att ställa frågor om vem som ska göra vad. Se till att du inte missar något.

Några av de vanligaste uppgifterna som behövs är kompetens, erfarenhet, ersättning, tillgänglighet osv. Till exempel,

Se också till att du har siffrorna klara. Ta reda på hur många affärsanalytiker, utvecklare eller testare du behöver och dokumentera det.

4. Identifiera rätt personer för rollen

Nu är du redo att gå från teoretisk planering till att skapa praktiska scenarier. Välj rätt medarbetare för varje roll utifrån deras tillgänglighet.

ClickUps arbetsbelastningsvy är ett utmärkt sätt att se alla teammedlemmars tillgänglighet på ett och samma ställe. I den här vyn kan du också se vad någon arbetar med just nu. Om du behöver en resurs som redan är tilldelad något annat kan du alltså prata med projektledaren för att få den omfördelad eller delad.

Om du föredrar lite mer struktur kan du prova ClickUps mall för medarbetarnas arbetsbelastning. Denna mall på avancerad nivå hjälper till med kapacitetsplanering, visualisering av arbete, jämförelse av tidsuppskattningar mot faktiska siffror och mycket mer.

Gör din arbetsbelastningshantering till en lek med ClickUps mall för medarbetares arbetsbelastning.

5. Koppla ihop punkterna

En bra resursfördelningsstruktur är mer än bara en lista. Den ger en översikt över hur alla resurser samverkar för att slutföra projektet. Som vi har sett tidigare sker detta på ett hierarkiskt sätt och underlättar resursutjämningen.

Organisera alltså resurserna hierarkiskt, med de mest allmänna kategorierna högst upp och specifika underkategorier längre ner i strukturen. Ett exempel på en resursfördelningsstruktur kan se ut så här:

6. Starta projektet

Skapa projektet i ett resurshanteringsverktyg som ClickUp för att jämna ut eventuella ojämnheter. Använd ClickUp Tasks för att publicera arbetsfördelningsstrukturen på ett organiserat sätt. Lägg sedan till resurser till varje uppgift, ange förfallodatum och lägg till beskrivningar. Du kan även inkludera bilagor eller länkar till externa filer om det behövs.

Uppfinna inte hjulet på nytt. Använd ClickUps mall för resursallokering för att hålla koll på allt material och all arbetskraft du behöver för ditt projekt. Skriv ner detaljerade anteckningar om varje resurs, hantera deras tillgänglighet, visualisera teamstrukturen och mycket mer med denna mall för medelnivå.

Ladda ner den här mallen

Dela nu RBS och projektupplägget med intressenterna, inklusive kunden, sponsorerna, teamledarna och teammedlemmarna. Uppmana dem att påpeka eventuella avvikelser i prognoserna.

Använd ClickUp-listvyn för att se alla uppgifter och resurser som ingår. ClickUp-tavlavyn är utmärkt för att organisera arbetet efter olika faser. Och ClickUp-Gantt-diagramvyn hjälper dig att visualisera beroenden och tidslinjer.

Om det låter enkelt, så är det det. Men kom ihåg att enkelt inte alltid betyder lätt. Under arbetet med att skapa en resursfördelningsstruktur kan du stöta på utmaningar.

Här är några utmaningar som projektledare ofta ställs inför och åtgärder för att hantera dem.

Utmaningar och lösningar vid implementering av RBS

Projekt kan bli komplexa, omfattningen kan krypa och de mål som du utgick ifrån när du satte upp projektet kan förändras. Låt oss se vad man ska göra i sådana fall.

1. Otillräcklig identifiering av resurser

En av de största utmaningarna för projektledare är att inte korrekt identifiera de resurser som behövs. Detta kan bero på bristande insyn i projektet, felaktigt definierad arbetsomfattning eller att man underskattar vad som krävs.

Hur som helst, om din RBS inte innehåller alla resurser du behöver kan du riskera budgetöverskridanden och förseningar. För att undvika detta:

2. Förändrade projektkrav

Agila projekt är till sin natur anpassningsbara till förändringar. Den RBS du skapar i början av projektet kan bli otillräcklig efter några sprintar. Även om detta är besvärligt för resurshanteringen är det också oundvikligt.

För att anpassa dig till detta:

Om du använder ett verktyg som ClickUp Docs för detta kan du markera ändringarna och dela dem med intressenterna, vilket ger dem möjlighet att redigera gemensamt eller lämna feedback i form av kommentarer. Du kan till exempel visa ändringarna i projektkostnaderna så att projektets sponsor eller ekonomichef kan godkänna dem.

3. Bristande engagemang från intressenterna

Projektledare som är nya i yrket kan göra misstaget att skapa resursfördelningsstrukturen utan att rådfråga andra. Trots goda intentioner kan ett isolerat arbetssätt senare leda till resursbegränsningar.

En projektledare kan till exempel anta att en UI-designer räcker. Men UX-chefen kanske inte har en UI-designer som också är skicklig på mikroanimationer, vilket innebär att de nu behöver två personer.

För att undvika detta bör du säkerställa att alla intressenter på alla nivåer är med på tåget. Uppmuntra alla intressenter att granska RBS:en och ge sitt godkännande för att säkerställa ett optimalt resursutnyttjande.

4. Förvirrade teammedlemmar

Resursfördelningsstrukturen fyller också en funktion när det gäller att definiera projektets ledningsstruktur. Detta innefattar vem som rapporterar till vem, vem som granskar vems arbete osv.

Utan en tydlig hierarki och aktiv bekräftelse kan teamledningen bli kaotisk. Du kan till exempel ha lagt till frontend-utvecklaren i UX-hierarkin, medan resursen kanske tror att hen rapporterar till utvecklingschefen.

Förhindra dessa situationer genom öppenhet. Publicera resursfördelningsstrukturer och uppmana alla teammedlemmar att ta en titt. Se till att de är överskådliga och visuella så att alla lätt kan förstå dem. Öppna upp kommunikationskanaler, ifall någon har frågor eller synpunkter.

Strukturera dina projekt och ta dem till nästa nivå med ClickUp

I dagens agila mjukvaruprojekt prioriteras autonomi och självledarskap, vilket innebär att Bourdains brigadsystem för att organisera arbetet kan bli kontraproduktivt. Men det finns en djupare, mer grundläggande lärdom att dra.

Bourdains kök visar att för att leverera ett projekt effektivt, konsekvent och under pressade förhållanden behöver du en tydlig uppdelning av vem som ansvarar för vad och hur arbetet går från ett steg till ett annat – det vill säga resursfördelningsstrukturen.

Ett robust projektledningsverktyg som ClickUp kan integrera resursfördelningsstrukturen i din planeringsprocess. Utan att behöva skapa ännu ett Google Doc-dokument eller kalkylblad kan du använda ClickUp för att samla all din projektrelaterade dokumentation på ett ställe.

Vad mer? Du kan dela, redigera och samarbeta med olika intressenter direkt i plattformen. Du kan även skapa din egen anpassade mall för resursfördelningsstruktur för framtida bruk.

Samla din projektarbetsyta på ett ställe. Prova ClickUp gratis idag.