Hur man skapar en resursfördelningsstruktur

Anthony Bourdain, känd kock och författare, drev sina kök med hjälp av brigadsystemet. Han delade upp köket i stationer som tillagade olika delar av måltiden. Varje station hade souschefer, kockar och assistenter, med egna ingredienser, redskap och arbetsytor.

Med denna struktur, säger han, ”kan de många, många uppgifterna i ett stort, hektiskt kök, även under middagsrusningen, hanteras och koordineras av en enda person – kocken.”

I affärsvärlden skulle en sådan hierarki kallas en resursfördelningsstruktur. Vad är det, undrar du? Låt oss ta reda på det.

Förstå resursfördelningsstrukturen

En resursfördelningsstruktur (RBS) är en lista över alla resurser som behövs för att slutföra ett projekt, organiserade i en hierarki. Dessa resurser kan vara mänskliga, materiella, finansiella, informationsmässiga och till och med tidsmässiga resurser.

Det är ett verktyg för resurshantering, vanligtvis organiserat i flera nivåer, med projektmålet högst upp och olika resurskategorier som förgrenar sig i varje steg. Det omfattar alla resurser som kostar pengar, med undantag för själva pengarna.

Det viktigaste att komma ihåg är att en RBS inte är en isolerad enhet. Den fungerar i nära samverkan med olika projektplaneringsaktiviteter, såsom arbetsfördelningsstruktur, riskfördelningsstruktur etc. Så här fungerar det.

Arbetsfördelningsstrukturen (WBS) är det dokument som delar upp arbetet i små, hanterbara uppgifter. En bra RBS motsvarar detta dokument och beskriver vilka resurser som behövs i varje steg.

Om ett mjukvaruutvecklingsprojekt till exempel delas upp i faserna minimum viable product (MVP), fas 1, fas 2 och så vidare, kommer RBS att lista de resurser som behövs i varje fas. I MVP-fasen kan du behöva:

När MVP är klart och produkten nu är live kan du behöva ytterligare resurser, till exempel:

En annan aspekt som RBS anpassar sig efter är riskfördelningsstrukturen. Varje arbetsfas medför risker. Flera ERP-programvaruverktyg kopplar samman RBS, WBS och riskfördelningsstrukturen för att ge en fullständig bild.

I MVP-fasen kan det till exempel uppstå prestandaproblem. Om flera teammedlemmar arbetar med MVP kan det uppstå säkerhetsrisker. Om du samlar in användarinformation kan det uppstå risker för dataintegriteten.

Resursfördelningsstrukturen innehåller de komponenter som behövs för att minska dessa risker i varje steg. Under MVP-fasen kommer RBS sannolikt att inkludera ytterligare resurser för molninfrastruktur. När det finns betydande dragkraft kan RBS lägga till säkerhetsingenjörer eller konsulter till listan.

Nu när vi har gått igenom grunderna i resursfördelningsstrukturen ska vi se hur den används i projektledning.

RBS:s roll och betydelse inom projektledning

Resursfördelningsstrukturen är ett av många ramverk som projektledare använder för planering och genomförande. Den spelar en avgörande roll under hela projektets livscykel. Så här fungerar det.

Resursallokering

När du vet vilka resurser du behöver för att slutföra ett projekt kan du anställa, utbilda och fördela rätt resurser vid rätt tidpunkt. RBS fungerar som en färdplan för resursfördelning under hela projektet.

Om RBS till exempel anger att den tredje sprinten behöver ytterligare utvecklare kan projektledaren hitta sätt att anställa/ta in resurser i god tid.

Schemaläggning

Även om schemaläggningen påverkas mer av arbetsfördelningsstrukturen än av RBS, spelar den senare fortfarande en viktig roll. Genom att titta på WBS och RBS tillsammans kan projektledare schemalägga arbetet utifrån tillgängliga resurser.

Om du till exempel bara har en Scala-utvecklare, som är upptagen med ett annat projekt när du behöver den, kan du använda RBS för att omplanera arbetet utifrån dennes tillgänglighet istället för att anställa ytterligare personal.

Arbetsbelastningsfördelning

Resursfördelningsstrukturen identifierar i förväg vad projektet behöver: hur många personer, hur länge, under vilken period osv. Om utvecklingsfasen kräver maximala resurser kan du anställa/ta in ytterligare personal och fördela arbetsbelastningen jämnt.

Riskhantering

I grund och botten är en resursfördelningsstruktur en prognos. Den anger framtida behov baserat på aktuella krav. Detta minskar flera projektledningsrisker, såsom:

En bra RBS förutser dessa eventualiteter och hjälper till att skapa beredskapsplaner om de skulle inträffa.

Kritisk väg-analys

Kritisk väg-metoden är en projektledningsteknik som identifierar den längsta sekvensen av beroende uppgifter för att beräkna projektets minimilängd. En RBS gör samma sak för att fastställa de minsta resurser som behövs.

För att optimera din projektplanering, arbetsfördelning, riskhantering och mycket mer behöver du en robust resursfördelningsstruktur. Här är din steg-för-steg-guide för att skapa en sådan.

Skapande av resursfördelningsstruktur

En RBS är en lista över resurser som behövs för att slutföra ett projekt. Låter enkelt, eller hur? Tja, det kan vara mycket komplicerat beroende på projektets natur. För att vara noggrann, prova följande steg, som skickligt stöds av ClickUps resurshanteringsprogramvara.

1. Identifiera projektets leverabler

Börja med att tydligt definiera projektets mål och motsvarande leveranser. Om ditt mål är att leverera en MVP med x funktioner inom en given tidsfrist, planera de uppgifter och deluppgifter du behöver slutföra. Om det redan finns en WBS, använd den.

Om inte, definiera projektets omfattning. Samla alla viktiga projektintressenter för att diskutera förväntningar och resultat.

För en snabb start kan du prova ClickUps mall för projektomfattning. Använd den för att samla in information om aktiviteter, uppgifter och deadlines från olika intressenter. Sammanfatta informationen och organisera den visuellt för senare referens.

Ladda ner den här mallen

2. Identifiera resurskategorier

Börja med att fastställa de primära kategorierna av resurser som kommer att utgöra de översta nivåerna i din RBS. Det kan vara:

Kom ihåg att RBS är en hierarki. Dela därför upp resurserna i specifika komponenter under varje primär resurskategori. Till exempel skulle personalresurser delas upp ytterligare i:

Om projektet är tillräckligt stort kan du gå ännu mer i detalj. Du kan till exempel ha en UX-chef som leder ett UX-team bestående av en UI-designer, en animationsdesigner, en varumärkesdesigner osv.

Ladda ner den här mallen

Om du är nybörjare inom resursplanering har vi precis vad du behöver. Prova ClickUps mall för resursplanering för att visualisera uppgifter och resurser på ett och samma ställe. Med den här mallen kan du också spåra timmar, hantera underleverantörer och övervaka ditt teams arbetsflöden.

3. Inkludera resursdetaljer

Gå in på detaljerna. Använd WBS eller projektets omfattningsdokument för att ställa frågor om vem som ska göra vad. Se till att du inte missar något.

Några av de vanligaste uppgifterna som behövs är kompetens, erfarenhet, ersättning, tillgänglighet etc. Till exempel

Se också till att du har siffrorna. Ta reda på hur många affärsanalytiker, utvecklare eller testare du behöver och dokumentera det.

4. Identifiera rätt personer för rollen

Nu är du redo att gå från teoretisk planering till att skapa praktiska scenarier. Välj rätt medarbetare för varje roll utifrån deras tillgänglighet.

ClickUps arbetsbelastningsvy är ett utmärkt sätt att se alla teammedlemmars tillgänglighet på ett och samma ställe. I denna vy kan du också se vad någon arbetar med just nu. Om du behöver en resurs som redan är tilldelad något annat kan du prata med projektledaren för att få den omfördelad eller delad.

Om du föredrar lite mer struktur kan du prova ClickUps mall för medarbetarnas arbetsbelastning. Denna avancerade mall hjälper dig att planera kapaciteten, visualisera arbetet, granska tidsuppskattningar jämfört med faktiska siffror och mycket mer.

Gör din arbetsbelastningshantering till en lek med ClickUps mall för anställdas arbetsbelastning.

5. Koppla ihop punkterna

En bra resursfördelningsstruktur är mer än bara en lista. Det är en översikt över hur alla resurser samverkar för att slutföra projektet. Som vi har sett tidigare sker detta på ett hierarkiskt sätt och underlättar resursutjämningen.

Organisera alltså resurserna hierarkiskt, med de mest allmänna kategorierna högst upp och specifika underkategorier ju längre ner i strukturen du kommer. Ett exempel på en resursfördelningsstruktur kan vara:

6. Ställ in projektet

Ställ in projektet i ett resurshanteringsverktyg som ClickUp för att jämna ut eventuella ojämnheter. Använd ClickUp Tasks för att publicera arbetsfördelningsstrukturen på ett organiserat sätt. Lägg sedan till resurser till varje uppgift, ange förfallodatum och lägg till beskrivningar. Du kan också inkludera bilagor eller länkar till externa filer om det behövs.

Uppfinna inte hjulet på nytt. Använd ClickUps mall för resursallokering för att hålla koll på alla material och all arbetskraft du behöver för ditt projekt. Skriv detaljerade anteckningar om varje resurs, hantera deras tillgänglighet, visualisera teamstrukturen och mycket mer med denna mall för medelnivå.

Ladda ner den här mallen

Dela nu RBS och projektuppsättningen med intressenterna, inklusive kunden, sponsorer, teamledare och teammedlemmar. Be dem att påpeka eventuella avvikelser i prognosen.

Använd ClickUp-listvyn för att se alla uppgifter och resurser som ingår. ClickUp-tavlan är utmärkt för att organisera arbetet efter olika stadier. Och ClickUp-Gantt-diagrammet hjälper dig att visualisera beroenden och tidslinjer.

Det låter enkelt, och det är det också. Men kom ihåg att enkelt inte alltid betyder lätt. När du skapar en resursfördelningsstruktur kan du stöta på utmaningar.

Här är några utmaningar som projektledare ofta står inför och steg för att övervinna dem.

Utmaningar och lösningar vid implementering av RBS

Projekt kan bli komplexa, omfattningen kan förändras och de mål som du har satt upp för projektet kan skifta. Låt oss se vad man kan göra i sådana fall.

1. Otillräcklig resursidentifiering

En av de största utmaningarna för projektledare är att inte korrekt identifiera de resurser som behövs. Detta kan bero på bristande insyn i projektet, felaktigt definierat arbetsomfång eller underskattning av vad som krävs.

Oavsett vilket, om din RBS inte innehåller alla resurser du behöver kan du riskera budgetöverskridningar och förseningar. För att undvika detta:

2. Föränderliga projektkrav

Agila projekt är till sin natur anpassningsbara till förändringar. Den RBS som du skapar i början av projektet kan bli otillräcklig efter några sprintar. Även om detta är obekvämt för resurshanteringen är det också oundvikligt.

För att anpassa dig till detta:

Om du använder ett verktyg som ClickUp Docs för detta kan du markera ändringarna och dela dem med intressenterna, så att de kan redigera tillsammans eller lämna feedback i form av kommentarer. Du kan till exempel visa ändringarna i projektkostnaderna, så att projektets sponsor eller ekonomichef kan godkänna dem.

3. Bristande engagemang från intressenterna

Projektledare som är nya i yrket kan göra misstaget att skapa resursfördelningsstrukturen utan att rådfråga andra. Trots sina bästa intentioner kan arbete i silo senare skapa resursbegränsningar.

En projektledare kan till exempel anta att en UI-designer är tillräckligt. Men UX-chefen kanske inte har en UI-designer som också är skicklig på mikroanimationer, vilket innebär att de nu behöver två personer.

För att undvika detta, se till att få med alla intressenter på alla nivåer. Uppmuntra alla intressenter att granska RBS och ge sitt samtycke för att säkerställa optimal resursanvändning.

4. Förvirrade teammedlemmar

Resursfördelningsstrukturen spelar också en roll när det gäller att definiera projektets ledningsstruktur. Detta inkluderar vem som rapporterar till vem, vem som granskar vems arbete osv.

Utan en tydlig hierarki och aktiv bekräftelse kan teamledningen bli kaotisk. Du kanske till exempel har lagt till frontend-utvecklaren i UX-hierarkin, medan resursen kanske tror att de rapporterar till utvecklingschefen.

Förhindra dessa situationer med transparens. Publicera resursfördelningsstrukturer och uppmana alla teammedlemmar att ta del av dem. Se till att de är tydliga och visuella så att alla lätt kan förstå dem. Öppna upp kommunikationskanalerna, ifall någon har frågor eller synpunkter.

Strukturera dina projekt och nå nya nivåer med ClickUp

Idag prioriterar agila mjukvaruprojekt autonomi och självledning, vilket innebär att Bourdains brigadsystem för att organisera arbetet kan bli kontraproduktivt. Men det finns en djupare, mer grundläggande lärdom att dra.

Bourdains kök visar att för att leverera ett projekt effektivt, konsekvent och under hög press behöver du en tydlig uppdelning av vem som ansvarar för vad och hur arbetet går från ett steg till ett annat – det vill säga resursfördelningsstrukturen.

Ett robust projektledningsverktyg som ClickUp kan integrera resursfördelningsstrukturen i din planeringsprocess. Utan att skapa ännu ett Google Doc-dokument eller kalkylblad kan du använda ClickUp för att samla all projektrelaterad dokumentation på ett ställe.

Vad mer? Du kan dela, redigera och samarbeta med olika intressenter direkt i plattformen. Du kan också skapa din egen anpassade mall för resursfördelningsstruktur för framtida bruk.

Konsolidera din projektarbetsyta. Prova ClickUp gratis idag.