En undersökning från Deloitte visar att 75 % av företagen har börjat testa generativ artificiell intelligens, 65 % använder den internt och 31 % använder den för extern konsumtion.
Chansen är stor att du är en av dem eller på väg att införa AI-teknik.
I båda fallen, om du är orolig för dataintegritet och de etiska konsekvenserna när du använder AI i företagets verksamhet, är du i gott sällskap. Dataintegritet, dataförgiftning och allvarliga etiska risker är några av de mest angelägna frågorna när man använder GenAI-teknik.
Hur säkerställer du i ett sådant scenario en transparent, ansvarsfull och etisk användning av AI-teknik och positionerar ditt företag för framtida framgång?
Läs denna guide för att upptäcka hur du skapar en effektiv AI-policy för ditt företag.
Vad är en AI-policy?
En AI-policy för företag är ett dokument som beskriver riktlinjer och protokoll för etisk och ansvarsfull implementering av AI-teknik i ett företag. Detta ramverk säkerställer att AI används på ett säkert, etiskt och strategiskt sätt för att uppnå dina affärsmål.
Att skapa en AI-policy för ditt företag är ett viktigt steg mot ökad kontroll och inflytande. Det kan också leda till ökat kundförtroende, förbättrad effektivitet och en konkurrensfördel på marknaden.
Låt oss undersöka varför denna policy är ett viktigt verktyg för ditt företag.
Hjälper till att upprätthålla etiska standarder
En AI-policy är ett åtagande att upprätthålla etiska standarder. Den säkerställer att AI-teknik utvecklas, implementeras och används på ett sätt som överensstämmer med samhällsnormer och affärsvärden, vilket främjar en känsla av ansvar och engagemang i ditt företag.
Genom att integrera etiska överväganden i AI-styrningen upprätthåller en AI-policy etiska standarder för:
- Transparens: AI-system bör kommunicera sitt resonemang på ett sätt som alla kan förstå. Denna transparens hjälper anställda att förstå hur AI-system fungerar, identifiera fel och upprätthålla systemets och arbetets noggrannhet.
- Opartiskhet: Detta är en viktig aspekt av en AI-policy. Den säkerställer att AI-genererade resultat är rättvisa, icke-diskriminerande och icke-kränkande, vilket är avgörande för AI-systemens integritet.
- Sekretess: All företagsdata som används av AI-tekniker ska hanteras med högsta möjliga säkerhet och sekretess. Detta bidrar till att förhindra dataintrång och säkerställer att privata data inte missbrukas.
Säkerställer efterlevnad av lagar och regler
Det är ingen hemlighet att illvilliga aktörer använder AI-teknik för skadliga ändamål, inklusive cyberattacker, skadlig programvara, automatiserad hackning och mycket mer. I takt med att oron över potentiellt missbruk av AI fortsätter att öka börjar regeringar världen över att fastställa riktlinjer för att reglera användningen av AI.
Europeiska unionen har till exempel utarbetat världens mest omfattande AI-lagstiftning – AI-lagen – som kommer att reglera användningen av artificiell intelligens under de kommande månaderna. Lagen innehåller regler för bedömning av olika risknivåer som AI-system medför. Den föreskriver också regler för utveckling och användning av AI-teknik i företag.
Även Vita huset har publicerat en guide – Blueprint for an AI Bill of Rights – för att skydda amerikanska medborgare från hoten som felaktig användning av AI-teknik medför. Denna guide beskriver fem principer som bör ligga till grund för utformningen, implementeringen och användningen av AI-drivna system i USA. Dessa fem principer är:
- Skydd mot algoritmisk diskriminering
- Säkra och effektiva system
- Dataskydd
- Mänskliga alternativ, överväganden och reservlösningar
- Meddelande och förklaring
En AI-policy hjälper dig att navigera i det komplexa juridiska landskapet kring AI-teknik. Den säkerställer efterlevnad av relevanta regler, tillämpliga lagar, branschstandarder för dataskydd och immateriella rättigheter. I slutändan hjälper den att skydda ditt företag mot juridiska fallgropar och dina kunder mot AI-baserade attacker.
Fördelar för anställda
AI omdefinierar arbetsroller och dynamiken på arbetsplatsen, och en tydlig AI-policy för företag kan hjälpa anställda att anpassa sig till de AI-drivna förändringarna i ditt företag genom att ge dem det stöd och den vägledning de behöver.
Detta hjälper medarbetarna att förstå sina föränderliga arbetsroller, utföra uppgifter med AI och effektivt utnyttja dessa tekniker i sitt arbete.
Policyn stöder också medarbetarnas utveckling genom strukturerade utbildningsprogram. Dessa program förser medarbetarna med de färdigheter, resurser och det stöd de behöver för att anpassa sig och växa i AI-landskapet. Som ett resultat av detta skapar en AI-policy en känsla av egenmakt och främjar professionell utveckling.
En väl utformad AI-policy är avgörande för att skapa en etisk och inkluderande arbetsplats. Den fastställer tydliga standarder för användningen av AI, särskilt inom känsliga områden som rekrytering och prestationsutvärdering, och arbetar aktivt för att minska olika former av fördomar – till exempel köns-, ras-, ålders-, socioekonomiska, funktionshinder-, kulturella, utbildnings- och bekräftelsefördomar.
Detta främjar jämlikhet i ditt företag och säkerställer att alla anställda behandlas rättvist och jämlikt.
Hjälper till att förbättra kundupplevelsen
Dina kunder förväntar sig snabb och personlig service. En AI-policy hjälper dig att enkelt uppfylla dessa kundförväntningar. Den garanterar att varje interaktion, oavsett om det är via en chatbot eller ett rekommendationssystem, uppnår den perfekta balansen mellan effektivitet och personalisering.
En väl genomtänkt AI-policy främjar kundlojaliteten genom att säkerställa en konsekvent varumärkesupplevelse. Varje AI-interaktion blir en förlängning av ditt företag och återspeglar troget ditt varumärkes röst, personlighet och värderingar. Denna digitala ambassadörsroll stärker ditt varumärke vid varje kundkontakt.
Förutom lojalitet hjälper det dig att bygga upp kundernas förtroende. Kunder som känner till din AI-policy vet att deras interaktioner med AI (inom din organisations ansvarsområde) är rättvisa, transparenta och säkra, eftersom en AI-policy skyddar mot potentiellt missbruk av kunddata och skyddar kundinformation.
En väl utformad AI-policy hjälper dig att skapa kundcentrerade AI-upplevelser som verkligen förstår och svarar på kundernas behov, önskemål och feedback.
Steg för att skapa en effektiv AI-policy för ditt företag
Nu när du har bekantat dig med fördelarna med en AI-policy följer här stegen för att skapa din egen AI-policy:
1. Involvera intressenter och avdelningschefer
För att skapa en effektiv AI-policy krävs input från olika perspektiv. Bilda en grupp bestående av intressenter, avdelningschefer, företagsledare, representanter för juridik och HR samt tekniska experter. Se till att alla gruppmedlemmar har en grundläggande förståelse för AI och dess fördelar och risker.
2. Genomför en behovsbedömning och fastställ syftet
Utvärdera framstegen inom olika områden och identifiera repetitiva uppgifter och flaskhalsar som skulle kunna dra nytta av automatisering. Efter att ha genomfört en grundlig behovsanalys fastställer du policyens syfte och vad du vill uppnå med den.
Är det till exempel för att främja etisk och ansvarsfull användning av AI, förbättra effektiviteten eller säkerställa efterlevnad? Att fastställa syftet kommer att forma riktningen för policyn.
3. Fastställ omfattningen
Identifiera de specifika affärsområden där AI kommer att tillämpas. Överväg om du ska anta en företagsomfattande AI-strategi eller fokusera på särskilda områden såsom dataanalys, kundservice eller andra funktioner. När omfattningen har definierats väljer du lämpliga AI-verktyg och -tekniker för att stödja de valda tillämpningarna.
4. Bestäm policykraven
Definiera gemensamt policyens väsentliga delar. Kraven kan vara:
- Efterlevnad av lagar och regler
- Branschspecifika regler
- Etiska standarder
- Normer för datahantering
- Sekretess- och säkerhetsprotokoll
När du har bestämt dig för kraven ska du fastställa riktlinjer och protokoll. Detta hjälper dig att forma vad som är tillåtet och inte tillåtet när det gäller AI-användning i ditt företag och minska potentiella risker.
5. Skaffa resurser för utbildning
Skapa riktlinjer för utbildning av anställda. Erbjud workshops eller online-moduler som är anpassade efter olika roller inom organisationen. Skapa en rad olika utbildningsresurser och rutiner som anställda kan använda.
6. Fastställ ansvar och styrning
Bestäm vilka personer som ska ansvara för att övervaka implementeringen och efterlevnaden av den generativa AI-policyn i ditt företag. Upprätta en AI-styrningsstruktur med tydliga mekanismer för ansvarsfördelning.
Du kan till exempel utse en Chief AI Officer, bilda en tvärfunktionell AI-etikkommitté eller använda GRC-programvara för att övervaka efterlevnaden, hantera etiska dilemman och hantera risker kring AI.
7. Implementera övervaknings- och granskningsprocesser
Utveckla rutiner för kontinuerlig övervakning och regelbunden granskning av AI-system och policyers effektivitet. Genom att investera i dessa processer kan organisationer dra nytta av fördelarna med AI samtidigt som de minskar riskerna och bygger en stark grund för ansvarsfull AI-utveckling.
Du kan till exempel inrätta en granskningskommitté och regelbundet samla in feedback från medarbetarna. Detta hjälper dig att uppdatera policyn utifrån granskningar och feedback.
8. Skapa ett utkast till policyn
Samla information från ovanstående steg och skapa ett utkast till policyn. Här är en översikt över alla punkter som ditt utkast bör täcka:
- Inledning: Beskriv kortfattat syftet med och vikten av din policy.
- Syfte: Ange syftet och målen med din policy.
- Omfattning: Ange de områden där AI-teknik kommer att användas.
- Definitioner: Definiera vilka typer av AI-verktyg och AI-tekniker som din policy ska omfatta.
- Guide för etisk användning: Nämn riktlinjerna för att upprätthålla etiska standarder vid användning av AI inom ditt företag.
- Laglig efterlevnad: Ge en kort beskrivning av relevanta lagar och efterlevnadsåtgärder.
- Dataskyddsåtgärder: Nämn riktlinjerna och protokollen för hantering av data och säkerställande av dataintegritet.
- Utbildning och resurser: Lägg till en kort beskrivning av tillgänglig utbildning och resurser för anställda.
- Implementering och övervakning: Identifiera vem som ska ansvara för att säkerställa implementeringen, övervaka effekterna och samla in feedback om AI-policyn.
- Konsekvenser av policyöverträdelser: Beskriv de förhållanden som indikerar en överträdelse av din AI-policy och de därmed förknippade konsekvenserna.
- Schema för policyöversyn: Fastställ en tidsplan för regelbundna policyöversyner och policyuppdateringar, om så krävs.
- Effektiva data och avtal: Ange det datum från vilket AI-policyn träder i kraft och ge anställda möjlighet att bekräfta att de godkänner och följer denna policy.
9. Granska, slutför och kommunicera policyn
Efter att ha utarbetat policyn, be om feedback från intressenter och juridiska rådgivare. Åtgärda eventuella brister och revidera och förfina policyn för att säkerställa att den är tydlig, laglig och genomförbar. Lämna in policyn till styrelsen eller ledningen för godkännande. När du har fått deras godkännande, distribuera policyn till alla anställda och börja integrera AI-teknik inom företaget.
Bästa praxis för att skapa en effektiv AI-policy för ditt företag
Följ dessa strategier när du skapar en AI-policy för företaget:
- Använd ett enkelt språk som är lätt att förstå.
- Lägg till en lista över godkända och förbjudna verktyg för artificiell intelligens.
- Fastställ standarder för datastyrning och klargör vilken typ av data som anställda får och inte får mata in i AI-system.
- Var tydlig med de problem och konsekvenser som kan uppstå om policyn ignoreras.
- Gör policyn till ett levande dokument – uppdatera den utifrån granskningar, tekniska framsteg och förändringar i regelverket.
- Använd projektledningsverktyg för uppgiftshantering, samarbete, riskminimering och resursoptimering.
Använda ClickUp för att skapa en AI-policy
En effektiv AI-policy involverar ofta synpunkter från olika avdelningar, inklusive juridik, HR, IT och drift. Det kan vara utmanande att samordna dessa intressenter. Ett mångsidigt AI-verktyg för projektledning som ClickUp kan effektivisera policyutveckling, samarbete och hantering.
ClickUp erbjuder funktioner som är utformade för att förenkla skrivprocedurer och implementera AI-riktlinjer. Låt oss titta närmare på dessa funktioner.
Avancerade AI-funktioner
ClickUp Brain är en svit av AI-funktioner som gör det möjligt för dig att bättre hantera de inledande faserna av utarbetandet av en AI-policy. Använd den för brainstorming och idégenerering i AI-policyforskning. ClickUp Brain kan föreslå relevanta nyckelord, bredda forskningsområdet och hjälpa till att identifiera potentiella fokusområden för policyn.
💡 Proffstips: Vill du slippa läsa långa forskningsrapporter när du utformar din AI-policy? Använd ClickUp Brain för att sammanfatta dokumenten och skapa viktiga punkter.
Använd ClickUp Brain som ett produktivitetsverktyg för att snabbt:
- Sammanfatta komplexa forskningsrapporter eller rapporter och skapa dagordningar
- Skapa presentationer, projektbeskrivningar och tidsplaner
- Skapa åtgärdspunkter och deluppgifter
- Korrigera stavfel och ta bort stavfel med den inbyggda stavningskontrollen.
- Formatera och redigera din text för att säkerställa tydlighet och genomslagskraft.
Du kan komma åt ClickUp Brain på alla smarta enheter – mobiltelefoner, iPads eller bärbara datorer – oavsett operativsystem eller plats.
Dessutom förblir de data du matar in i ClickUp Brain säkra och skyddade. ClickUp har erhållit licenser som säkerställer att dina företags känsliga data förblir privata och inte kan användas för att träna AI-modeller.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Brains AI-verktyg för att översätta policyer till flera språk, så att de blir tillgängliga för olika språkgrupper inom ditt företag.
Centraliserad dokumentation
ClickUp Docs gör det möjligt för dig att samarbeta i realtid med intressenter, avdelningschefer, juridiska ombud och många andra. Det gör det också möjligt för dig att utarbeta AI-policyn direkt i dokumentet.
Utarbeta och spara policydokumentet i ett särskilt ClickUp Doc-dokument så att alla har tillgång till den senaste versionen. Bevilja relevanta intressenter lämpliga behörigheter för enkel åtkomst och samarbete, och för en tydlig dokumentation av policyutvecklingen för efterlevnad och ansvarsskyldighet.
Använd ClickUp Docs för att:
- Bädda in checklistor, bokmärken, lägg till tabeller och mycket mer
- Anpassa teckenstorlek, stil och andra detaljer i ditt AI-policydokument.
- Håll koll på ordantal och lästid för varje sida
- Omvandla text till uppgifter och tilldela uppgifter till gruppmedlemmar
- Tagga andra med kommentarer och kommunicera enkelt
- Spåra framsteg och ändra uppgifts- och projektstatus
- Skydda dina arbetsdokument med sekretess- och redigeringskontroller
- Dela ditt företags AI-policy och arbetsdokument på ett säkert sätt med dina anställda.
Läs också: Hur man använder AI för dokumentation
Inbyggda ramverk
Med ClickUp-mallar har du ett snabbare och enklare sätt att utforma ditt företags AI-policydokument. Du hittar mallar för allt från företagspolicy och processdokumentation till SOP och styrningsmallar. Låt oss titta närmare på några av de bästa mallarna för policyer.
ClickUps mallar för personalhandböcker, policyer och rutiner
ClickUps mall för personalhandböcker, policyer och rutiner hjälper dig att skapa ett omfattande dokument för att kommunicera företagets förväntningar, policyer och rutiner till dina anställda. I likhet med en SOP-mall gör detta ramverk det möjligt för dig att beskriva anställdas arbetsuppgifter och rättigheter, minimera förvirring och missförstånd samt skapa en säker arbetsmiljö.
ClickUps mall för policydokument
Med ClickUps mall för policymemo kan du enkelt initiera nya åtgärder eller införa policyändringar. Du kan använda den som en mall för AI-policy för att skapa omfattande memon som beskriver hur olika AI-policyer ska tolkas och implementeras i ditt företag.
Med hjälp av sådana här mallar för företagspolicyer kan du se till att dina anställda är uppdaterade om företagets policyer och följer dess regler och föreskrifter.
ClickUps mall för processer och rutiner
Med ClickUps mall för processer och rutiner kan du hantera dina processer på ett och samma ställe. Med den här mallen kan du enkelt konfigurera och spåra dina processer. Använd den för att etablera standardiserade processer för att arbeta med uppgifter, organisera rutiner med Kanban-tavlor, minska kostsamma fel och förbättra noggrannheten och effektiviteten.
Skapa en väl genomtänkt AI-policy med ClickUp
Att skapa en väl genomtänkt AI-policy för företag kan vara utmanande och tidskrävande, men det är en viktig del av att driva ett tekniskt avancerat företag idag.
Genom att utnyttja AI-projektledningsverktyg som ClickUp kan du effektivisera och påskynda processen. Använd dess mångsidiga funktioner för att säkerställa att du utarbetar en AI-policy som är väl underbyggd, omfattande, relevant och genomförbar.
Registrera dig hos ClickUp och skapa enkelt en omfattande AI-policy för företaget.