En organisation med tydliga policyer och rutiner främjar en positiv kultur. Alla känner till företagets vision och värderingar, som formar medarbetarnas beteende.
Dokumenterade rutiner innehåller en lista över vad som är tillåtet och vad som är förbjudet. En välskriven policy- och rutinhandbok hjälper din organisation att uppfylla lagar och regler. Den ger arbetsinstruktioner för anställda och chefer så att alla intressenter får bästa möjliga resultat.
Det är dock komplicerat att skriva detaljerade procedurer och policyer. Om du är ny på att skriva procedurhandböcker är det helt naturligt att du behöver hjälp med att kommunicera dina idéer och förtydliga din verksamhetsstrategi.
I denna omfattande guide delar vi steg-för-steg-instruktioner för att skriva rutiner, mallar som hjälper dig att påskynda processen samt tips och bästa praxis för skriftliga rutiner.
Vad innebär det att skriva rutiner?
Procedurer kombinerar steg, riktlinjer och online-resurser som hjälper dig att utföra en uppgift. Välskrivna procedurer är en serie rutinmässiga steg, med den ordning i vilken de måste utföras.
De inkluderar ledningsgruppens vision och ger din personal verktyg för att uppnå sina strategiska mål, skapa prestationsstandarder och identifiera förbättringsområden.
Förstå vikten av att skriva rutiner
Policyer eliminerar osäkerheter kring utförandet av rutinuppgifter och säkerställer att medarbetarna utför rätt uppgifter på rätt sätt. Detta bidrar i sin tur till att företaget kan förbättra sin effektivitet och följa gällande regler.
Även om inga komplexa rutiner kan garantera optimal prestanda, standardiserar de bästa praxis i alla dina team och förbättrar kvaliteten på resultaten.
Effektivitet och produktivitet
Har detta någonsin hänt dig? Du har ägnat timmar åt att utföra en uppgift till perfektion, bara för att upptäcka att din kollega redan har gjort det tidigare och att det fanns ett enklare sätt.
Det är här procedurer kommer till nytta. De förhindrar inte bara dubbelarbete och reglerar samarbetet kring uppgiftshantering, utan effektivt skrivna procedurer effektiviserar också arbetsflöden och gör ditt team mer produktivt.
Tydlighet och konsekvens
Skriftliga rutiner klargör förväntningarna på medarbetarna och minimerar fel. Ditt mål när du skriver rutiner bör vara att på ett enkelt och konsekvent sätt beskriva hur specifika uppgifter utförs i hela organisationen eller standardisera processer.
Utbildning och introduktion
Dina nya medarbetare eller teammedlemmar kan hänvisa till alla dina procedurer som rör en process eller produkt. Detta förkortar deras inlärningskurva och minskar deras beroende av teamkamrater. Procedurer fungerar också som en värdefull resurs för kunskapsöverföring, lättillgänglig när någon är osäker på hur en uppgift ska utföras.
Riskminimering och efterlevnad
Procedurer kan hjälpa dig att identifiera och hantera potentiella risker genom att beskriva bästa praxis och säkerhetsåtgärder. Alla branscher omfattas av landsspecifika lagar och förordningar. Procedurer säkerställer att organisationer följer dessa förordningar och lokala lagar.
Till exempel kan en potatischipstillverkare drabbas av rättsliga och regulatoriska konsekvenser om ingredienserna i innehållet inte anges, med uppgift om eventuella allergener. Genom att implementera en vattentät procedur som följer reglerna kan man säkerställa att inga sådana misstag begås vid förpackning och märkning av produkterna.
Kontinuerlig förbättring
Uppdatera skriftliga rutiner regelbundet för att säkerställa att organisationens processer utvecklas i takt med förändrade affärsbehov.
Under pandemin var till exempel företag över hela världen tvungna att anpassa sig till den nya normen med distansarbete, vilket krävde att de uppdaterade sina policyer och rutiner för att stödja sina anställdas arbete i en digital och hybrid miljö.
Ansvar och ansvarsskyldighet
Procedurer definierar anställdas roller och ansvar, samt fastställer ansvarsskyldighet och ägarskap.
När du till exempel ansöker om ersättning skickar du in din ansökan tillsammans med styrkande handlingar via en portal, får den godkänd av chefen och slutligen får ekonomiavdelningen betala ut ersättningen.
Detta säkerställer att sådana processer implementeras smidigt genom att identifiera avvikelser och spåra dem till rätt medarbetare så att de kan hanteras effektivt.
Kundnöjdhet
Tänk dig att du leder ett kundserviceteam som dagligen hanterar ett stort antal kundärenden och frågor. Om ditt team hade tillgång till en procedurhandbok som standardiserar processen för att lösa kundärenden och frågor snabbt och effektivt, skulle det påskynda hastigheten med vilken ditt team löser vanliga frågor och supportärenden.
Enkel åtkomst
För många manualer och lösa anteckningar i din organisation kan leda till informationsöverflöd. Användarna tappar bort relevanta resurser eller slösar tid på att leta efter dem när de behöver fatta välgrundade beslut.
Ett uppdaterat onlinesystem som ger användarna åtkomst och möjlighet att uppdatera procedurstegen är ett utmärkt alternativ för snabbväxande organisationer där policyer och procedurer ständigt utvecklas.
Hur man skriver rutiner
Definiera procedurens omfattning och mål
Det första steget i att skriva en procedur är att definiera målen – vilken specifik process eller uppgift vill du fokusera på? Vem kommer att använda detta procedurdokument?
Gör en lista över leveranser, hinder, sammanhang och begränsningar när du utarbetar proceduren.
Anpassa till affärsprocesser
Alla rutiner du skriver ska överensstämma med ditt företags värderingar och bidra till en smidig integration i organisationens ramverk. Involvera viktiga intressenter i rutinen och utarbeta en steg-för-steg-guide till processen för att säkerställa att dokumentet överensstämmer med de övergripande affärsprocesserna.
Välja rätt affärsprocess
Om du skriver flera procedurer, börja i liten skala. Att prioritera mindre uppgifter kan hjälpa dig att förstå nyanserna i olika interna processer och underlätta för dig att skriva effektiva procedurer.
Skapa procedurstrukturer och standarder för versionskontroll
Skapa en standardstruktur som förenklar processen för att skriva procedurer. Du kan skräddarsy en procedurmall eller använda allmänt tillgängliga mallar för att upprätthålla konsekvens, vilket hjälper användarna att snabbt navigera mellan olika dokument.
När du skapar rutiner ska du se till att din dokumentationsportal har versionskontroll. Detta gör att alla intressenter kan spåra ändringar systematiskt och säkerställer att dina rutiner hålls uppdaterade.
Skapa en SOP-checklista
När du skapar en procedur ska du alltid inkludera en checklista med exempel på SOP (Standard Operating Procedure). Du kan använda SOP-programvara och mallar för att skapa en SOP-checklista som en visuell guide till en välstrukturerad procedur.
Din HR-avdelning kan till exempel använda en SOP-checklista som standardiserar kvalifikationskraven när man intervjuar kandidater för en ny tjänst.
Använda femfrågestrategin vid skrivande av rutiner
Genom att införliva de fem W:na – vem, vad, var, när och varför – i din process för att skriva procedurer förbättras tydligheten och säkerställs att ingen viktig information förbises.
1. Vem: Tänk dig att du lanserar en ny webbsida och behöver fastställa ansvaret för specifika uppgifter på individnivå. En strukturerad process kan hjälpa dig att tydligt definiera ”vem”, fastställa ansvaret för varje bidragande part och säkerställa att projektet slutförs i tid.
2. Vad: ”Vad” hjälper dig att svara på frågan – vilken uppgift eller process måste slutföras? När du skriver en procedur ska du tydligt definiera målen och beskriva stegen för att slutföra uppgiften. Till exempel bör en fabriksarbetare veta vilka steg han eller hon ska följa för att utföra sin roll och samtidigt följa säkerhetsföreskrifterna.
3. Var: Det är viktigt att förstå var en procedur utförs, oavsett om det är en fysisk plats eller programvara. När du arbetar med ett nytt projekt, skapa en dedikerad mapp som ditt team enkelt kan komma åt. Detta kan hjälpa dig att spåra ditt teams prestanda och öka ansvarstagandet.
4. När: När du skriver en procedur, sätt deadlines för varje milstolpe för att fastställa SLA (Service Level Agreements) och säkerställa att uppgifterna slutförs i tid. Löneprocedurer innebär till exempel ett förutbestämt antal steg eller uppgifter som ska slutföras enligt förutbestämda tidsplaner.
5. Varför: Slutligen, förstå varför proceduren dokumenteras. Vilka är dina mål? Att förstå ”varför” kommer att förvandla ett torrt dokument till en viktig organisatorisk nödvändighet.
Dokumentation och distribution av procedurer
Skapande av procedurer
Se till att följande element ingår i din procedur när du skriver den för din organisation.
| Skapande av procedurer: Element och bästa praxis | |
| Element | Sidans titel Förfarandets titel Identifikationsnummer Publiceringsdatum Namn, roll och avdelning som förfarandet gäller Namn och underskrifter från intressenter som har utarbetat och godkänt det |
| Innehållsförteckning (om det är ett stort dokument) | |
| Steg-för-steg-procedurer Beskriv procedurens omfattning och syfte samt dess begränsningar. Inkludera regler, standarder, roller, ansvar, resultat och input. Täck in möjliga hinder, säkerhetsinformation och tänkbara scenarier. Förtydliga förkortningar och synonymer som används. Lägg till hälso- och säkerhetsvarningar. Ett avsnitt om felsökning som beskriver vad som kan gå fel och allt som kan påverka det slutliga resultatet. | |
| Bästa praxis | Skriv i aktiv form Använd ett enkelt språk så att läsarna hittar det de behöver, förstår och kan använda det de hittar Ta bort överflödig och onödig information Var koncis i policyns språk |
Dokumentera, godkänn och granska rutiner
Efter att ha utarbetat proceduren är nästa steg:
- Policydokumentation: Dokumentera syfte, omfattning, mål, ansvariga personer och avdelningar för skapandet och implementeringen.
- Godkännande: Ange de personer som ansvarar för att godkänna policyn/proceduren tillsammans med deras kontaktuppgifter.
- Granskning och uppdatering av policyer: Granska policyerna regelbundet (en gång per kvartal), uppdatera dem så att de överensstämmer med förändrade krav och organisatoriska behov, och kommunicera förändringarna till berörda avdelningar och intressenter.
Använd ClickUp för att skriva rutiner och implementera dem.
Om du har svårt att utforma en effektivt skriven procedur kan du göra följande: samla all relevant information, inklusive instruktioner, stöddokument och online-resurser.
Använd processkartläggningsverktyg som ClickUp som en enda källa till information för att utarbeta policyer, implementera processer och arbetsflöden och göra dem tillgängliga för alla.
Utnyttja det intuitiva gränssnittet som ClickUp Docs erbjuder för att organisera all samlad information och skapa ett strukturerat dokument. Uppdatera dokumentet när det behövs, lägg till så många sidor som behövs, inkludera ytterligare element som presentationer och tabeller och bädda in webblänkar.
Dela detta dokument med intressenter och teammedlemmar för granskning och implementering av procedurer. Med ClickUp Tasks kan du tilldela uppgifter till teammedlemmar, tagga kollegor för feedback eller granskning och fastställa tidsplaner för när uppgifterna ska vara klara.
ClickUp Brain blir din AI-skrivassistent och hjälper dig att skriva komplexa policyer och procedurer på ett precist sätt.
När du har skapat det första utkastet kan du bjuda in intressenter att granska, förfina och slutföra proceduren på ClickUp Dashboards, vilket centraliserar ditt samarbete.
Utbildning och insamling av feedback
Gör dina teammedlemmar bekanta med en procedur för att säkerställa att den implementeras effektivt. Använd vid behov gamification för att säkerställa att de förstår proceduren.
Uppmuntra ditt team att ge feedback och identifiera områden som kan förbättras och förfinas. Använd denna feedback för att förfina rutiner och kontinuerligt förbättra arbetsflöden.
Mallar för att skriva rutiner och policyer
Att ha tillgång till färdiga mallar påskyndar processen att skriva procedurer och policyer. ClickUp erbjuder en rad mallar som passar olika procedurkrav:
1. Mall för processer och rutiner
ClickUps mall för processer och rutiner erbjuder ett strukturerat ramverk för att dokumentera och hantera processer, vilket gör den till ditt företags självklara verktyg för att skriva rutiner och policyer.
Denna färdiga mall för processdokumentation innehåller steg-för-steg-instruktioner för att definiera roller och ansvarsområden, fastställa riktlinjer och dokumentera viktiga mått för prestationsövervakning.
Med ClickUps anpassningsbara fält kan du lägga till anpassningsbara attribut såsom fält på ärendenivå, procentuell färdigställandegrad och godkännandedetaljer för att lagra viktig information om procedurer.
Med hjälp av ClickUps mall för processer och rutiner kan flera team upprätta tydliga protokoll, underlätta samarbete och öka produktiviteten.
2. Mall för standardrutiner
SOP:er är avgörande för företag – du kan ge detaljerade instruktioner, säkerställa samstämmighet mot gemensamma mål, minska fel och främja en organiserad arbetsmiljö. ClickUps mall för standardrutiner (SOP) erbjuder ett omfattande ramverk som hjälper dig att effektivt hantera din personal.
SOP-mallar förenklar denna process genom att tillhandahålla en enhetlig översikt som listar bästa praxis, policyer, arbetsflöden och uppgiftschecklistor.
Med hjälp av anpassade statusar, fält, vyer, funktioner för hantering av projektförslag och ClickUp Brain kan du med ClickUps mall skapa trovärdiga SOP:er som fungerar som en holistisk kunskapskälla för hela din organisation.
För att använda denna mall för verksamhetsplan effektivt, börja med att brainstorma uppgifter och beskriva de olika processerna i detalj. Involvera viktiga intressenter i feedback-, test- och förfiningsprocesserna för att säkerställa att detta SOP-dokument uppdateras regelbundet. ClickUps plattform underlättar samarbete, skapande av procedurer och uppföljning av framsteg för att erbjuda produktivitetsanalys.
Använd ClickUps SOP-mall för att etablera och upprätthålla effektiva processer och förbättra din organisations operativa prestanda.
3. Mall för procedur
ClickUps procedurmall erbjuder ett effektivt sätt att skapa och hantera väldefinierade procedurer för alla projektrapporter eller uppgifter. Mallen beskriver tydligt processflöden, definierar mål och ger steg-för-steg-instruktioner, vilket eliminerar gissningar och säkerställer konsekvens i alla verksamheter och bland all personal.
Mallen innehåller anpassningsbara statusar, fält, vyer och andra projektledningsfunktioner som hjälper dig att identifiera uppgifter, fastställa omfattning, samla in information samt skapa, granska och revidera ett procedurdokument.
Definiera mål, beskriv steg, tilldela uppgifter, samarbeta med intressenter, ställ in aviseringar, håll möten och övervaka framsteg med den här mallen.
Hur man skriver rutiner för arbetet – enkelt med rätt processer, verktyg och mallar
Om du kämpar med ineffektivitet i din organisation, börja med att titta på dina policyprocedurer.
Finns de på plats och följs de av teamet? Om inte, implementera rätt verktyg och mallar för att skapa effektiva rutiner i hela organisationen.
ClickUp är ett nybörjarvänligt verktyg för att utforma och hantera rutiner.
Registrera dig gratis på ClickUp för att skapa rutiner, samarbeta med dina intressenter och se till att alla arbetar effektivt.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Vad är ett exempel på en procedur?
En procedur är en uppsättning steg-för-steg-instruktioner som guidar individer genom en specifik uppgift eller process.
En ”procedur för hantering av inköpsorder” innefattar till exempel steg för att skapa, godkänna och hantera inköpsorder som hanteras av ett företag. Denna procedur specificerar helst vem som initierar inköpsorder inom din organisation och beskriver det övergripande godkännandearbetsflödet som en del av en standardiserad process.
2. Hur skapar man en procedur: en steg-för-steg-metod
Här är en guide för steg-för-steg-skapande av procedurer:
- Steg 1: Definiera procedurens omfattning genom att tydligt beskriva vad den syftar till att uppnå.
- Steg 2: Identifiera de viktigaste intressenterna och specificera deras roller för att fastställa ansvarsskyldighet
- Steg 3: Ge detaljerade instruktioner om vilka steg och åtgärder som ska genomföras vid utförandet av proceduren.
- Steg 4: Ange den fysiska eller digitala platsen där proceduren lagras och implementeras.
- Steg 5: Definiera specifika tidsplaner för varje steg som nämns i proceduren
- Steg 6: Kommunicera varför och hur proceduren är viktig för att uppnå organisationens mål
- Steg 7: Skapa ett omfattande procedurdokument och granska och uppdatera det regelbundet.
3. Vad är en steg-för-steg-procedur?
En steg-för-steg-procedur är en detaljerad, sekventiell uppsättning instruktioner som guidar individer genom en specifik uppgift eller process. Den bryter ner en komplex aktivitet i hanterbara och begripliga komponenter, och varje steg är noggrant utformat för att säkerställa tydlighet och konsekvens.
Det innefattar vem som är ansvarig för varje steg, vilka åtgärder som ska vidtas, var uppgifterna ska utföras, när de ska slutföras och varför de är viktiga. När dessa steg dokumenteras bildar de en standardiserad procedur som främjar organisationens effektivitet.