Oavsett om du reser för ett viktigt kundmöte eller är en digital nomad som arbetar på distans i nya städer, är förväntningarna på att utforska nya platser och affärsmöjligheter spännande.
Jetlag, flygförseningar, okända omgivningar och olika tidszoner kan dock dämpa denna spänning och störa även de bäst planerade resorna.
Men tänk om du kunde lösa dessa problem och göra affärsresor smidiga och stressfria? I den här bloggen utforskar vi hur man reser i jobbet – och tar itu med dessa besvärliga utmaningar.
Fortsätt läsa för att få det ultimata överlevnadskitet för affärsresor.
8 vanliga utmaningar vid affärsresor
New York, Tokyo och London är världens främsta affärscentrum och resmål. Ändå tycker många av oss att det är skrämmande när vi skickas dit, eller till någon annan stad för den delen, för en konferens eller ett kundmöte. Att resa i jobbet låter spännande, men medför också vissa utmaningar.
Låt oss förstå varför.
1. Spridd reseinformation
Att jonglera med resedetaljer kan vara en mardröm när man reser i jobbet. Flyginformation i en app, hotellbokningar i en annan och möten i kalendern eller e-posten – det är lätt att tappa bort och missa viktiga detaljer, vilket orsakar förseningar och onödig stress.
2. Logistiska frågor
Att boka flyg och hotell för affärsresor och söka på flera webbplatser efter det bästa priset och schemat kan vara tidskrävande och stressande. När du väl har kommit fram till din destination är det sista du vill ägna din mentala kapacitet åt att ta reda på vägar och transportalternativ till nya platser, särskilt när du hellre vill fokusera på det möte eller den konferens som du har rest dit för. Fredag kväll
3. Anpassa dig till tidszonsskillnader
När du kopplar av på fredagskvällen i Sydney är ditt team hemma i San Francisco förmodligen mitt i en djup REM-sömn efter en lång torsdag. Denna tidszonsskillnad komplicerar planeringen av möten, att hålla sig uppdaterad om brådskande ärenden, dela viktiga uppdateringar och fatta beslut i realtid. Dessutom kan jetlag ytterligare hindra dig från att hålla dig fokuserad och produktiv över kontinenterna under de första dagarna av din affärsresa.
4. Efterlevnad av företagets resepolicy
Att läsa igenom företagets resepolicy kan vara en plåga, särskilt om policyn är regionsspecifik eller om du behöver omvandla ersättningar till olika valutor. Policydokument tenderar också att vara långa, komplicerade och fulla av juridisk jargong, vilket kan leda till förvirring eller göra att du vill kasta dem åt sidan helt och hållet.
5. Säkerhetsfrågor
Affärsresor medför vissa osäkerhetsfaktorer, såsom hälsorisker, nödsituationer och säkerhetshot. Dessutom kan det vara stressande att sätta sig in i lokala lagar och hitta pålitliga sjukvårdstjänster.
Insatserna är ännu högre för kvinnor, där 71 % av kvinnliga affärsresenärer upplever säkerhetsproblem under sina resor.
6. Kostnads- och budgetplanering
Flyg, hotell, måltider och andra utgifter blir snabbt dyra. Dessutom kan det vara krångligt att hålla reda på kvitton och ta reda på vad som täcks av företaget. Saknade kvitton, utgifter som inte täcks av policyn eller försenade inlämningsdatum kan förstöra din budget.
7. Kulturella skillnader
Varje land har sina egna nyanserade förväntningar på vad som utgör professionellt beteende. Vad som anses vara artigt och respektfullt kan variera kraftigt från ett land till ett annat. En avslappnad hälsning på en plats kan uppfattas som oförskämd eller alltför familjär på en annan plats. Dessa kulturella skillnader kan få dig att känna dig malplacerad om du inte är förberedd eller välinformerad.
8. Besvärlig ersättningsprocess
Tänk dig att du spenderar dina hårt intjänade pengar på affärsresor, bara för att möta en långsam ersättningsprocess full av förvirrande pappersarbete och deadlines. Förseningar i ersättningen kan uppstå trots noggrann ekonomisk planering, vilket stör din budget, ökar frustrationen och minskar produktiviteten.
Som vi ser ovan kan affärsresor bli överväldigande. Den goda nyheten är att det finns sätt att komma igenom detta kaos.
20 tips om hur du reser i jobbet
1. Gör din research
Även om du reser utomlands för kortare resor är det bra att undersöka den lokala kulturen, sederna och affärsetiketten. I vissa länder anses det till exempel artigt att ta med en present till ett kundmöte, medan det i andra länder är lämpligt att utbyta visitkort med båda händerna.
Lär dig fraser som "hej", "tack" och "ursäkta" på det lokala språket för att överbrygga kulturella skillnader och underlätta smidigare interaktioner. Undersök de bästa rutterna och resemetoderna, till exempel Tokyos omfattande tunnelbanesystem eller Londons taxitjänster, för att undvika att gå vilse eller bli försenad på väg till viktiga möten.
Istället för att samla all denna information i olika digitala anteckningsblock och klisterlappar kan du lagra den i ClickUp Docs, så att du kan komma åt allt på ett och samma ställe, när som helst.
Skapa ett dokument för din resa. Använd rubriker, underrubriker, inbäddade sidor, färgglada banners och infällda textrutor för att organisera information som:
- Flyginformation
- Bokning av boende
- Dagliga resplaner
- Transportplaner
- Kartor och vägbeskrivningar
- Restaurangrekommendationer
Lägg till bilder, länkar, filer och checklistor till dina anteckningar så att all information är snyggt organiserad på ett ställe.
2. Skapa en detaljerad resplan
Att planera en affärsresa samtidigt som du sköter dina heltidsjobb kan vara överväldigande. För att hålla allt på rätt spår kan du skapa en detaljerad resplan som innehåller:
- Mötesplaner, platser och nödvändiga förberedelser
- Pendlingstid mellan olika arbetsplatser – hur du tar dig dit och eventuella förseningar
- Personliga aktiviteter som nätverksträffar eller att träffa vänner
- Fritid för sightseeing och utforskning av nya platser
Att planera i förväg kan hjälpa dig att undvika stress och förseningar i sista minuten. Du kan till och med använda digitala anteckningsappar eller kalenderappar för att hålla koll på allt.
Om du inte vill börja från scratch är ClickUp Travel Planner Template ett utmärkt alternativ.
Med det användarvänliga gränssnittet kan du enkelt lägga till, redigera och dela ditt schema med kollegor eller kunder, så att allt dokumenteras och alla är på samma sida.
💡Proffstips: Använd ett AI-verktyg för reseplanering för att skapa personliga och välplanerade resplaner som hjälper dig att få plats med sightseeing och kulturella upplevelser på din affärsresa.
3. Boka smarta boenden
Med täta scheman och flera möten kan du spara tid och stress genom att välja ett bekvämt beläget boende. Om du bokar boende nära kundens kontor eller konferenscentret behöver du inte oroa dig för trafik eller förseningar, och du kan känna dig lugn eftersom du vet att du kommer att kunna delta i mötena i tid och känna dig utvilad.
Överväg dessutom affärsinriktade hotell med bekvämligheter som gratis Wi-Fi, konferensrum och tidiga frukostalternativ. De kan öka din produktivitet och förbättra din totala reseupplevelse.
4. Packa effektivt
Att glömma viktiga saker på affärsresor kan vara en mardröm. För att undvika sådana bakslag kan du skapa en packlista som innehåller arbetsdokument, elektroniska prylar, lämpliga affärskläder och personliga föremål.
Det är klokt att packa minimalt men mångsidigt, det vill säga en kapselgarderob, så att du kan mixa och matcha kläder och minska bagaget. Kom ihåg att ta med en bärbar laddare och landspecifika adaptrar för dina elektroniska apparater.
Tänk också på väderprognosen och klädkoden så att du ser professionell ut och slipper sista minuten-shopping. Du kan också använda ClickUp Tasks för att skapa och hantera din packlista, så att du kan bocka av saker efterhand.
Så här skapar du en packlista med ClickUp Tasks:
- Skapa en ny lista med titeln ”Packlista”.
- Varje sak du behöver packa blir en separat uppgift
- Använd deluppgifter för packningslistkategorier som "Kläder", "Toalettartiklar", "Elektronik" osv.
- Tilldela förfallodatum eller prioritetsnivåer till poster baserat på deras betydelse.
- När du packar varje artikel markerar du uppgiften som slutförd.
För visuell organisation kan du använda ClickUps Kanban-tavla för att kategorisera saker som ”Att packa”, ”Packat” eller ”Att köpa”. Denna metod säkerställer en omfattande och organiserad packningsprocess, vilket minimerar risken för att glömma viktiga saker.
5. Använd företagets resebyråer
Vill du få de bästa priserna på företagsresor och hjälp av experter? Företagsresebyråer kan hjälpa dig.
Dessa byråer utnyttjar sina relationer med flygbolag, hotell och andra tjänsteleverantörer och förhandlar fram lägre priser för att säkra bättre erbjudanden för dig och ditt företag. De ser också till att dina bokningar följer företagets resepolicy, vilket sparar dig potentiella huvudvärk längre fram.
Vid resestörningar, såsom inställda eller ändrade flyg, tar dessa byråer hand om ombokningar och ordnar alternativa boenden. Med en företagsresebyrå som hanterar dina resebehov kan du fokusera på att uppnå affärsmålen för din affärsresa istället för logistiken.
6. Ha med dig både kontanter och kort
Ett av de mest effektiva tipsen för affärsresor är att diversifiera dina betalningsalternativ för smidiga transaktioner.
Även om kreditkort accepteras på många ställen och ger trygghet, är det bra att ha lite lokal valuta till hands för småinköp, dricks eller situationer där kort inte accepteras.
Meddela dessutom din bank om dina resplaner för att undvika problem med att dina kort flaggas för misstänkt aktivitet på ditt bankkonto. Välj också ett resevänligt kreditkort utan utländska transaktionsavgifter för att spara kostnader.
7. Utnyttja resebelöningar
Genom att gå med i flygbolags- och hotellbonusprogram eller lojalitetsprogram förbättras din affärsresupplevelse avsevärt, eftersom du får möjlighet att tjäna poäng för rumsuppgraderingar, gratis övernattningar eller rabatterade flygbiljetter. Om du håller dig till samma flygbolag eller hotellkedja för dina affärsresor får du exklusiva förmåner och tillgång till särskilda bekvämligheter eller tjänster.
Vissa program erbjuder även förmåner som prioriterad ombordstigning eller gratis tillgång till flygplatslounger för att göra din resa smidigare.
8. Håll koll på utgifterna
Snabb och effektiv ersättning börjar med noggrann utgiftsuppföljning.
Använd rese- och utgiftsprogramvara för att registrera utgifter när du är på resande fot och skanna kvitton för enkel bokföring. Vissa appar kan även integreras med företagets bokföringsprogram, vilket gör ersättningshanteringen till en barnlek. Bekanta dig med företagets utgiftspolicy så att dina ersättningsansökningar följer reglerna och går smidigt.
ClickUps mall för utgiftsrapporter kan hjälpa dig med detta. Det är ett effektivt verktyg för ekonomisk hantering som låter dig logga och kategorisera utgifter, sätta budgetgränser och analysera utgiftsmönster via omfattande rapporter.
Det kan hjälpa dig att:
- Registrera utgiftsdata i ett standardiserat format
- Undvik manuell utgiftsuppföljning genom att lägga till skannade kopior till dina poster.
- Granska utgiftsmönstren i slutet av resan och upprepa för nästa resa.
9. Använd appar för resehantering
Reshanteringsappar samlar all din reseinformation på ett ställe och ger dig uppdateringar i realtid om flygstatus, gateändringar och lokalt väder. Att ha offline-åtkomst till din resplan är en annan ovärderlig funktion som säkerställer att du håller dig informerad även i områden med dålig internetuppkoppling.
Dessa appar hjälper också till genom att lagra viktiga dokument digitalt – som pass, visum och försäkringsuppgifter – vilket ger extra säkerhet och bekvämlighet under din resa.
Du kan använda ClickUp-kalendervyn för att visuellt planera varje dag på din resa, från flyg till möten, och säkerställa en välorganiserad resplan. Du kan också samarbeta smidigt med kollegor för att hålla dig synkroniserad med möten och evenemang.
Använd dessutom ClickUp Reminders för att få aviseringar om dina resdatum, inklusive incheckningstider, avgångsvarningar och kommande möten.
10. Checka in i förväg
Långa köer vid incheckningsdiskarna under rusningstid kan orsaka förseningar och störa dina scheman och möten. För att undvika rusningen erbjuder de flesta flygbolag onlineincheckning 24 timmar före avgång på sin webbplats eller app, så att du kan gå direkt till säkerhetskontrollen med ditt digitala boardingkort.
Vissa flygbolag erbjuder även prioriterad ombordstigning för dem som checkar in några timmar tidigare, vilket garanterar en bekvämare start på resan.
11. Förstå företagets resepolicy
Genom att granska och följa företagets resepolicy, från bokningsmetoder och utgiftsgränser till förväntningar, kan du planera din arbetsresa på rätt sätt, vilket sparar tid och potentiella konflikter under ersättningsprocessen.
💡Proffstips: Du kan spara policyinformation i ClickUp Travel Planner Template eller ClickUp Docs för att enkelt kunna komma åt den när du är på resande fot. Om något i policyn är oklart, tveka inte att kontakta din HR- eller resavdelning för förtydligande och smidig planering.
12. Var anpassningsbar
Trots noggrann planering kan oväntade flygförseningar eller plötsliga mötesinställningar störa affärsresan.
Ha därför beredskapsplaner redo, till exempel alternativa resvägar eller kontakter för lokala transportmedel. Håll din tidsplan flexibel för att kunna hantera trafikförseningar eller dåligt väder.
Dessutom kan du undvika förseningar orsakade av sammankopplade resplaner genom att boka resor tidigt på morgonen eller direktflyg. Kom också ihåg att uppdatera kollegor och kunder om din resplan (och eventuella ändringar) och justera möten efter behov.
13. Håll dig säker när du är på resande fot
Genom att ta hand om din personliga och digitala säkerhet blir din resa stressfri och trevlig.
För att undvika missöden, håll dina tillhörigheter nära dig och var uppmärksam, särskilt på livliga eller okända platser. När du använder offentliga Wi-Fi-nätverk, som ofta är osäkra, försök att använda ett VPN (Virtual Private Network) för att skydda dina data, särskilt när du hanterar känslig information som företags- eller kunddata eller finansiell information.
Använd dessutom en resplånbok eller pengabälte för att förvara dina viktiga dokument och värdesaker på ett säkert sätt.
14. Bekämpa jetlag
Försök att anlända till din destination en eller två dagar före viktiga möten eller evenemang för att hinna komma i ordning och minska stressen från jetlag. Ta dig tid att acklimatisera dig till den nya miljön och tidszonen.
Denna proaktiva strategi återställer din biologiska klocka snabbare, så att du känner dig utvilad och pigg inför dina affärsmöten.
15. Sätt gränser
Att hantera affärsresor kan kännas som att balansera på en lina, men genom att sätta gränser kan du hålla dem produktiva och balanserade.
ClickUps kalendervy kan hjälpa dig att definiera dina arbetstider och dela din tillgänglighet med dina kollegor. Dessutom kan du stänga av onödiga aviseringar och hålla isär dina arbets- och privata enheter, vilket hjälper dig att hålla fokus och upprätthålla en sund balans mellan arbete och privatliv.
Du kan också avsätta en särskild arbetsplats för att dra en tydlig gräns mellan arbete och avkoppling. När du lämnar arbetsplatsen, försök att koppla bort jobbet och ägna dig åt aktiviteter som ger dig lugn och ro och glädje.
Glöm inte att prioritera din egen hälsa under affärsresan. Se till att du får tillräckligt med sömn, motion och regelbundna pauser för att undvika utbrändhet.
16. Öka produktiviteten under resan
Innan du ger dig iväg, identifiera dina viktigaste uppgifter och planera för att hantera dem effektivt under din arbetsresa. Glöm inte heller det väsentliga, såsom din bärbara dator, bärbara laddare och Wi-Fi-hotspot för pålitlig internetuppkoppling.
Utnyttja dessutom restiden – till exempel flyg- eller tågresor – för att läsa e-post, granska dokument eller planera dina nästa steg. Överväg att använda produktivitetsappar som fungerar offline så att du kan hålla koll på allt även utan internet.
17. Håll dig frisk
Att hålla sig frisk under en arbetsresa är avgörande för ditt välbefinnande och din produktivitet.
För att uppnå detta, håll dig till en välbalanserad kost för att undvika hälsoproblem och packa ett första hjälpen-kit med nödvändiga mediciner, vitaminer och insektsmedel. Drick tillräckligt med vatten för att förhindra uttorkning och ät näringsrika, mättande måltider på flygplatser och hotell.
Försök att inte hoppa över måltider även om du har ett hektiskt schema, och om du har en känslig mage, håll dig till mat som du är van vid på din affärsresa.
Du kan också använda hotellets gym, ta en rask promenad mellan mötena eller göra snabba övningar på rummet för att hålla dig aktiv.
18. Håll kontakten
Det är viktigt att hålla kontakten med kollegor och kunder när du är borta från kontoret. Använd verktyg som Slack, Zoom eller Microsoft Teams för meddelanden i realtid, videosamtal och fildelning för att hålla dig uppdaterad trots avståndet.
Tänk också på de olika tidszonerna när du planerar möten. Skicka regelbundna uppdateringar om dina framsteg för att upprätthålla transparens och säkerställa ett smidigt arbetsflöde.
På jobbet kan du använda ClickUp Chat View för enhetlig kommunikation. Det centraliserar dina projektdiskussioner och asynkrona kommunikationer, förenklar samordningen över tidszoner och säkerställer att ditt distansarbete team håller sig på rätt spår.
19. Avsätt tid för nöjen
Det finns inget värre än att besöka en vacker plats och bara se insidan av konferensrum.
Försök istället att använda din lediga tid till att utforska lokala sevärdheter, prova regionala rätter eller ta en avkopplande promenad i en närliggande park eller på en livlig marknad. Dessa kulturella upplevelser ger dig ny energi och är bra samtalsämnen när du träffar kunder eller kollegor.
Planera dessa aktiviteter beroende på hur mycket semester du har eller genom att utnyttja långa helger så att de inte stör dina arbetsuppgifter.
💡Proffstips: För att hitta tips på roliga aktiviteter på en ny plats kan du använda appar som Tripadvisor, GetYourGuide, Klook osv. Du kan söka efter optimerade turer och upplevelser, evenemangsscheman och lokala festivaler eller träffar under din semester.
20. Dokumentera dina erfarenheter
Trött på att stöta på samma problem på varje affärsresa? Börja dokumentera dina resor och förvandla dessa problem till värdefulla lärdomar inför nästa gång.
För en resedagbok för att hålla reda på feedback från möten, logistiska problem, lokala tips och viktiga kontakter. Notera vad som fungerade och vad som inte fungerade – oavsett om det är packlistan du lyckades med eller hotellet du ska undvika nästa gång. Du kan även dela den här guiden med nya medlemmar i ditt team eller oerfarna affärsresenärer.
💡Proffstips: Använd ClickUp Docs för att samla alla dina resedetaljer på ett ställe. Lägg till dina anteckningar som resedagboksanteckningar eller punktlistor och spara dem i den resespecifika resemappen.
Gör dina affärsresor till en succé med ClickUp
Oavsett om du reser utomlands, deltar i ett kundmöte i en annan delstat eller arbetar på distans i en ny stad, kan ClickUp hjälpa dig att få ut det mesta av dina tjänsteresor och hitta sätt att vara produktiv under resan.
Det hjälper dig att effektivisera din reseprocess, från att skapa detaljerade resplaner med mallen för reseplanerare till att hålla koll på utgifterna med mallen för utgiftsrapport.
Dessutom håller ClickUp Calendar View dina kollegor informerade om din tillgänglighet, och ClickUp Docs och Tasks organiserar och centraliserar viktig information så att du aldrig missar något under resan.
Vill du ta kontroll över planeringen av dina affärsresor? Registrera dig gratis på ClickUp idag.