Manuell ersättning av resor och utgifter är tidskrävande. Du måste upprätthålla kalkylblad, samla in alla resekvitton från anställda, verifiera dem, registrera uppgifterna och godkänna ersättningen. Det finns också risk för fel.
Varför krångla med alla utgiftsuppgifter när du kan automatisera processen med programvara för rese- och utgiftshantering?
Istället för att spara hundratals fysiska kvitton och långa listor med anställdas utgifter kan du helt enkelt skanna kvittona för att registrera utgifterna och automatisera godkännandeprocesserna genom definierade arbetsflöden, vilket gör hanteringen av företagsresor enklare än någonsin.
Låt oss utforska de 10 bästa programvarorna för rese- och utgiftshantering som stödjer dina affärsresebehov, deras viktigaste funktioner och priser.
Vad ska du leta efter i programvara för resor och utgifter?
Ett program för rese- och utgiftshantering ska förenkla bokningar, fakturering och ersättningar. Här är några funktioner som möjliggör en effektiviserad ersättningsprocess:
- Intuitiv instrumentpanel: En intuitiv instrumentpanel hjälper dig att enkelt övervaka varje anställds resekostnader när de skickar in digitala utgiftsrapporter. Leta efter anpassningsbara vyer, appintegrationer och spårning i realtid.
- Automatisering: Programvaran ska automatiskt fylla i transaktionsuppgifter från företagskort och beräkna utgiftsersättningar.
- Digital kvittosamling: Programmet ska kunna extrahera data från digitala kvitton och fylla i utgiftsfält, så att manuell datainmatning inte behövs.
- Avancerad analys: De bästa plattformarna för utgiftshantering erbjuder detaljerade rapporterings- och analysfunktioner som hjälper företag att analysera och hantera resekostnader.
- Kostnadseffektivitet: Programvaran bör erbjuda anpassade och rimliga priser utifrån ditt företags behov.
De 10 bästa programvarorna för resor och utgifter att använda
Här är de 10 bästa programvarorna för resor och utgifter som kan hantera alla dina affärsresebehov – från resebokningar till utgiftshantering, budgetuppföljning och kvittoshante
1. TravelPerk
TravelPerk är en plattform som erbjuder smidig hantering av resor och utgiftsrapportering. Den stöder flera användningsområden, såsom gruppresebokningar för utflykter, reshantering, utgiftshantering och centraliserad fakturering.
Med den inbyggda resespåraren kan HR-chefer övervaka anställdas resor i realtid och kontrollera om de följer resekostnadspolicyn och efterlever reglerna.
TravelPerks bästa funktioner
- Kontrollera din resebudget med realtidsinformation från den interaktiva TravelPerk-instrumentpanelen.
- Lägg till kraftfulla integrationer med ett enda klick för att hantera alla dina utgifter från ett och samma ställe.
- Ändra dina bokningar när som helst med Flexi Perk, en lösning där du med ett enda klick kan boka flygbiljetter och hotell till valfri prisnivå och avboka dem när som helst.
- Se resestatus i realtid med en interaktiv karta
- Få värdefulla insikter om resornas koldioxidavtryck för att införa hållbara reselösningar.
TravelPerks begränsningar
- Det har begränsade alternativ för resebokningar.
- Potentiella förbättringar av användargränssnittet för resebokningar behövs. Du kan till exempel inte söka efter hotell direkt utan måste bläddra igenom hela listan.
Priser för TravelPerk
- Starter: Gratis
- Premium: 99 $/månad + 3 % bokningsavgift
- Pro: 299 $/månad + 3 % bokningsavgift
- Enterprise: Anpassad prissättning
TravelPerk-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 1500 recensioner)
- Capterra: 4,8/5 (404 recensioner)
2. Fyle
Fyle är en lösning för utgiftshantering som automatiserar dina utgifts- och ersättningsprocesser, vilket inkluderar avstämning av företagsutgifter och hantering av ersättningar till anställda. Anslut den till din bokföringsprogramvara för att spåra leverantörs-, projekt- och avdelningsutgifter.
Du kan integrera Fyle med NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR och QuickBooks. Programmet erbjuder inte reshanteringsfunktioner, men kan integreras med TravelPerk för att analysera och rapportera anställdas resekostnader.
Fyle – bästa funktioner
- Utnyttja konversationsbaserad AI för att samla in digitala utgiftsrapporter och matcha dem med kreditkortstransaktionerna.
- Automatisera ifyllandet av utgiftsformulär, inlämning av rapporter och synkronisera utgifter med din bokföringsprogramvara som Quickbooks, Sage och Xero.
- Få användbar information i realtid om dina utgiftsdata genom den kraftfulla och avancerade analyspanelen.
Fyle-begränsningar
- Fyles begränsade utgiftskategorier gör det svårt att registrera alla typer av utgifter korrekt.
- Det har en brant inlärningskurva.
Fyle-priser
- Standard: 6,99 USD per månad per användare, faktureras årligen
- Business: 11,99 USD per månad per användare, faktureras årligen
- Enterprise: Anpassad prissättning
Fyle-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 1300 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (146 recensioner)
3. WeGoPro (tidigare Travelstop)
WeGoPro är ett program för bokning och hantering av resor samt spårning av utgifter. Det har över 800 flygbolag och 600 000 hotell listade för att underlätta bokning och kontroll av resor för företag.
Med WeGoPro kan du spåra hela företagets utgifter på en enda instrumentpanel i realtid. Det gör det också möjligt att föra register över personer som ofta bryter mot resepolicyn och efterlevnadsreglerna.
WeGoPros bästa funktioner
- Sparar timmar av manuellt pappersarbete och påskyndar ersättningen med automatiserad utgiftsrapportering.
- Hantera utgifter i flera valutor med aktuella växelkurser för att hantera globala affärsutgifter utan fördröjning.
- Få datadrivna insikter genom en samlad översikt över dina utgifter, antingen per utgiftskategori eller avdelning, på ett och samma ställe.
- Spåra affärsresenärers data i realtid och säkerställ säkerhet och omedelbar support genom interaktiva kartor.
Begränsningar för WeGoPro
- Det erbjuder begränsade boendealternativ jämfört med andra resehanteringsplattformar.
- Högre priser per bokning kan påverka resebudgeten, särskilt för små företag.
WeGoPro-priser
- Standard: 10 $/bokning
- Premium: Kontakta oss för prisuppgifter
- Utgifter: 5 USD/månad per användare
WeGoPro-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (12 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (18 recensioner)
4. Expensify
Expensify är en app för utgiftshantering med obegränsad spårning av kvitton. Funktionen SmartScan skannar alla kvitton med ett klick och laddar upp dem automatiskt på instrumentpanelen.
Du kan synkronisera Expensify med programvara för bokföring, HR och resor för att samla all data på ett ställe, vilket underlättar finansiella revisionsprocesser.
Expensifys bästa funktioner
- Registrera alla kvitton med ett klick med SmartScan för att automatiskt importera dina utgifter för snabba ersättningar.
- Få upp till 2 % cashback på Expensify-kort vid transaktioner över 250 000 dollar.
- Skapa utgiftsregler för att automatiskt kategorisera återkommande betalningar.
Begränsningar för Expensify
- Att skicka in separata utgiftsrapporter för privata och tjänstekort kan vara överväldigande för anställda.
- Frekventa problem vid skanning av kvitton kräver manuellt arbete för att skicka in utgiftsräkningar.
Priser för Expensify
- Collect: 5 USD/månad per användare, faktureras årligen
- Control: 9 $/månad per användare, faktureras årligen
Expensify-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 5100 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 1000 recensioner)
5. Navan
Navan är ett program för automatisering av utgiftshantering som samlar in information om företagsutgifter från anställdas kvitton och visitkortskostnader. Företag kan begränsa kortanvändningen för att undvika att anställda spenderar för mycket.
Du kan använda Navan för att ersätta utlägg för affärsresenärer i 45 länder och 25 valutor. Dessutom kan anställda tjäna belöningar på sina resor med Navan Rewards.
Navan bästa funktioner
- Spåra anställdas resekostnader med avancerad kostnadsrapportering och analys.
- Få realtidsdata om koldioxidutsläpp för att hålla koll på dina hållbara resemål.
Navan-begränsningar
- Kundsupportteamet kan ta längre tid än vanligt att svara på dina supportärenden.
- Bristen på offline-GPS-stöd gör det svårt att registrera resor när anställda reser till ett annat land utan ett internationellt SIM-kort.
Navan-prissättning
- Tillväxt: Gratis
- Professional: Anpassad prissättning
Navan-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 7500 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (176 recensioner)
6. Happay
Happay är en omfattande plattform för rese- och utgiftshantering. Den erbjuder olika lösningar för utgiftshantering för olika användningsområden, till exempel ett självbokningsverktyg (SBT) för att boka resebiljetter och hotell för affärsändamål, och Xpendite för att automatiskt spåra utgifter från över sex källor.
Dess smarta revisionslösning hjälper chefer att identifiera och flagga överträdelser av resepolicyn från anställda. Happays intelligenta analysverktyg ger värdefull insikt i anställdas utgiftsmönster, vilket möjliggör bättre kontroll över företagets utgifter.
Dessutom gör den smidiga integrationen med redovisningssystem det till den ultimata lösningen för effektiv ekonomihantering.
Happays bästa funktioner
- Uppnå 100 % korrekt utgiftsrapportering från mer än 6 källor med Happay Xpendite.
- Upptäck dubbla kvitton och policyöverträdelser med SmartAudit för att säkerställa efterlevnad.
- Hantera dina resor och utgifter var du än befinner dig med Happays mobilapp, som har alla webbfunktioner.
- Få realtidsinformation om resor och utgifter med DeepAnalyze för att fatta välgrundade beslut.
Happays begränsningar
- Kan vara tidskrävande och leda till felaktiga rapporter.
- Det kan vara svårt att hantera utgifter som omfattar flera utgiftskategorier, projekt och valutor.
Happays prissättning
- Anpassad prissättning
Happay-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (305 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (829 recensioner)
7. Emburse Certify
Emburse är ett annat populärt program för utgiftshantering som används för att skapa, skicka in och godkänna utgifter. Det erbjuder också ett system för rese- och utgiftshantering som effektiviserar reseplanering, efterlevnad av policyer, utgiftsregistrering och insamling av visum- och hälsoinformation om resenärer.
Du kan ställa in förhandsgodkännanden för resekostnader för bättre kostnadskontroll. Det eliminerar också manuella uppgifter som att skicka in en utgiftsrapport eller ett fysiskt kvitto.
Emburse Certify bästa funktioner
- Schemalägg automatisk skapande av utgiftsrapporter med ReportExecutive för att slippa det tråkiga arbetet med manuell rapportering.
- Upptäck överträdelser och dubbletter med Embrace Audit för en transparent process för ersättning och utgiftshantering.
- Eliminerar flaskhalsar i kassaflödet genom att ge förhandsgodkännande för reseprogram.
- Förbättra det finansiella beslutsfattandet genom att analysera utgifter och utgiftsmönster.
Begränsningar för Emburse Certify
- Dess komplexa användargränssnitt gör det svårt för användarna att navigera i appen.
- Det erbjuder begränsade integrationsfunktioner.
Priser för Emburse Certify
- Certify Now: 12 USD/månad per användare
- Professionell: Anpassad prissättning
Ta del av Certifys betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (2035 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (1279 recensioner)
8. SAP Concur
SAP Concur erbjuder en paketerad lösning för hantering av utgifter, resor och fakturor. Den kopplar samman anställdas resekostnader och fakturering i ett enda system för att ge bättre översikt över transaktionerna och säkerställa efterlevnad.
SAP Concur:s bästa funktioner
- Automatisera utgiftshanteringssystemet med Concur och hantera ersättningar snabbare.
- Analysera data och insikter från affärsutgifter och fakturahanteringstider med omfattande instrumentpaneler.
- Effektivisera affärsresor genom att samla resor, resenärer och resplaner på ett och samma ställe med Concur Travel.
- Automatisera hanteringen av leverantörsskulder för att minska risken för bedrägerier och efterlevnadsrisker.
Begränsningar i SAP Concur
- Omöjlighet att visa utgiftsrapporter som är äldre än 90 dagar
- Det har en lång handläggningstid för supportärenden.
SAP Concur-priser
- Anpassad prissättning
SAP Concur – betyg och recensioner
- G2: 4,0/5 (över 6000 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (2030 recensioner)
9. TravelBank
TravelBank är en annan omfattande lösning för kortadministration, kostnadsuppföljning och reshantering. Med TravelBank kan du skicka in digitala kostnadsrapporter, automatisera godkännanden, optimera resekostnader, stämma av företagskorttransaktioner och få bättre datavisibilitet.
TravelBanks bästa funktioner
- Övervaka fördelningen och användningen av medel för att kontrollera företagets utgifter.
- Förutse framtida utgifter och planera resebudgeten därefter.
- Integrera alla virtuella företagskort och synkronisera transaktionerna automatiskt med TravelBanks plattform för utgiftshantering.
Begränsningar för TravelBank
- Det kan vara svårt att ändra dina bokningar
- Skanningsverktyget registrerar ibland felaktig information från uppladdade kvitton.
Priser för TravelBank
- Resor: 25 USD/månad per användare
- Utgifter: 10 USD/månad per användare
- Resor och utgifter: Anpassad prissättning
TravelBank-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (333 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (226 recensioner)
10. Zoho Expense
Zoho Expense är ett verktyg för rese- och utgiftshantering för företag som automatiserar utgiftsrapportering och förenklar bokningen av affärsresor. Det skannar också automatiskt kredit- och företagskorttransaktioner med kvitton för bättre avstämning. Du kan också ställa in dagtraktamenten för anställda i olika regioner.
Zoho Expenses bästa funktioner
- Få en heltäckande översikt över dina anställdas resebegäran med omedelbar analys och intuitiva instrumentpaneler.
- Automatisera körsträckeregistrering utan att kompromissa med datasäkerheten
- Förbättra kostnadsrevisionen och bedrägerikontrollen så att du inte behöver granska varje transaktion manuellt.
- Förenkla spårningen av kvitton genom avancerad automatisk skanning på mer än 14 språk.
Zoho Expenses begränsningar
- Små avvikelser i funktionen för kvittoigenkänning leder till ineffektiv kostnadsrapportering.
- Den har begränsade integrationsmöjligheter.
Priser för Zoho Expense
- Gratis
- Standard: 4 USD/månad per användare, faktureras årligen
- Premium: 6 $/månad per användare, faktureras årligen
- Anpassad: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (över 1100 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 900 recensioner)
Andra verktyg för reshantering
Programvara för rese- och utgiftshantering kan hjälpa dig att spåra överskridna resekostnader och policyöverträdelser. För att undvika överskridna kostnader behöver du dock en strategisk reseplanering. Prova ClickUp, en allt-i-ett-plattform för att skapa smarta reseplaner.
ClickUp
Med ClickUp kan du skapa detaljerade personliga eller affärsresplaner till låga kostnader. Det är ett allt-i-ett-verktyg för resechefer och privatpersoner. Börja med budgetplanering. För detta behöver du inte ett AI-drivet redovisningsverktyg. Använd ClickUps Docs för att samarbeta med reseteamet, diskutera budgetar och skapa resplaner.
Med ClickUp for Finance kan du och ditt ekonomiteam följa organisationens finansiella mål och fastställa en resebudget därefter.
Därefter behöver du resplanmallar för att planera en smidig affärsresa.
ClickUp erbjuder flera resplanmallar som passar dina olika resebehov. Dessa mallar hjälper dig att planera mer effektivt och hantera sista minuten-ändringar i planen.
Du kan också förenkla planeringen av affärs- eller privatresor med ClickUps mall för reseplanering. Mallen hjälper dig att spåra flyg- och hotellbokningar och dela dina resplaner med vänner, familj eller kollegor.
Nu när du har planerat din resa och budgeten är det dags att skapa ett schema för ditt reseprogram med ClickUps kalendervy. Du kan planera alla reseaktiviteter, inklusive vilodagar och restid.
Gör reseplanering och resehantering enkelt med ClickUp
Att välja rätt programvara för rese- och utgiftshantering är viktigt för att säkerställa efterlevnad, upprätthålla kassaflödet och snabbt hantera ersättningar.
De saknar dock ofta funktioner för reseplanering och har dyra bokningsalternativ.
ClickUp är den bästa lösningen för att överbrygga denna klyfta. Kombinera dina resor och utgiftshanteringsprocesser med ClickUp för att förenkla planeringen och genomförandet av affärsresor, vilket i sin tur resulterar i bättre utgiftshantering.
Registrera dig gratis på ClickUp för att organisera resplaner och spåra affärsresekostnader utan ansträngning!