Hur mycket växlingsskatt betalar du?

När jag skriver den här artikeln växlar jag mellan sju webbläsarflikar, ClickUp för tidrapportering, Slack för kommunikation och min mobiltelefon som laddas på en dockningsstation framför mig. Om det låter som för många samtidigt öppna appar för en enda uppgift, så har vi inte ens börjat än.

”För att genomföra en enda transaktion i leveranskedjan växlade varje person som var inblandad cirka 350 gånger mellan 22 olika applikationer och unika webbplatser”, skrev forskare i Harvard Business Review [HBR].

I deras studie växlade en genomsnittlig användare mellan olika appar och webbplatser cirka 1200 gånger om dagen. Alla dessa distraktioner har självklart en kostnad. I det här blogginlägget diskuterar vi kostnaden för att ständigt växla mellan appar [även känt som växlingskostnad] och hur du kan undvika det.

Vad är toggle tax?

Toggle tax är den produktivitetsförlust du upplever på grund av frekventa byten mellan uppgifter eller appar. Toggle-elementet avser kontextbyten på jobbet. Och tax-elementet avser det pris du betalar för:

Toggle tax kan påverka organisationens produktivitet på olika sätt.

Hur påverkar toggle tax produktiviteten?

Vid första anblicken verkar det självklart, till och med nödvändigt, att använda flera appar/flikar. Hur skulle en författare kunna skriva utan research? Hur skulle en utvecklare kunna koda utan sina verktyg? Hur skulle en kundtjänstmedarbetare kunna få tillgång till all information de behöver utan att använda flera appar?

Vissa övergångar mellan appar är oundvikliga, men växlingsskatten kan bli exponentiellt hög när den blir för stor.

Stress och koncentrationssvårigheter: Överdriven växling mellan olika uppgifter får hjärnan att producera kortisol, stresshormonet, vilket har en betydande inverkan på arbetet. Det minskar koncentrationsförmågan, fördröjer även de enklaste uppgifterna och påverkar medarbetarens välbefinnande.

Ineffektivitet: Att växla mellan appar kräver att man omorienterar sig varje gång. Informationen som lagras i korttidsminnet minskar, vilket gör att man tappar sammanhanget och hela processen blir ineffektiv.

Ineffektivitet: HBR-studien visade att individer förlorar drygt två sekunder varje gång de byter sammanhang. Det innebär att du lägger upp till fyra timmar per vecka och fem arbetsveckor per år på att omorientera dig. Detta orsakar onödiga förseningar och allmän ineffektivitet.

Högre felfrekvens: Den ständiga fokusförskjutningen kan leda till misstag och förbiseenden, vilket i sin tur ökar kostnaderna för att åtgärda dem.

Lägre kvalitet på arbetet: Att byta mellan olika uppgifter påverkar koncentrationen. Splittrad uppmärksamhet innebär att kontorsanställda lägger ner mer tid och kognitiv energi på att slutföra sitt arbete, utan att ha mentalt utrymme för att förbättra kvaliteten.

Hämmar kreativiteten: När någon måste växla mellan dussintals appar för varje process styrs de av en checklista snarare än sin kreativa förmåga. Kontextväxling leder till överdriven växlingskostnad genom att fragmentera uppmärksamheten, störa koncentrerat arbete och hämma kreativitet och innovation.

Om du någonsin har tryckt Alt-Tab för att växla till en app och undrat: ”Vänta, vad höll jag på med?”, har du betalat växlingsskatt. En person som tjänar 100 000 dollar om året kan betala så mycket som 9 000 dollar [upp till fem veckors lön] i växlingsskatt.

Detta kan variera avsevärt mellan olika branscher. Så här gör du.

Hur växlingsskatt påverkar olika branscher

Den övergripande påverkan som vi diskuterade ovan gäller alla branscher. Vissa upplever dock toggle tax på ett annat sätt än andra. Här är hur.

Ekonomi

Ekonomiteam ansvarar för komplexa beräkningar, rapportering, prognoser och efterlevnad. För varje uppgift växlar de mellan programvara för ERP, finansiell planering, löner, efterlevnad etc. utöver projektledning, e-post och otaliga kalkylblad.

Den största toggle tax för anställda i ekonomiavdelningar är fel och felaktigheter som uppstår vid manuell överföring av data mellan system. En saknad nolla i en beräkning kan leda till orimliga sammansatta effekter över hela linjen!

Marknadsföring

Marknadsföringsteam är kända för att använda olika appar för planering, skapande av innehåll, design av kreativa lösningar, publicering, distribution, övervakning, dataanalys, projektledning, kundrelationshantering [CRM] och mycket mer.

Även om marknadsföring är en av de mest kreativa avdelningarna i en organisation, distraheras de oändligt av sina verktyg. Denna distraktion påverkar kreativiteten och skapar tristess inom organisationen.

Personalresurser

HR-teamets verktygslåda innehåller appar för rekrytering, onboarding, personalhantering, förmånsadministration, prestationshantering etc. En specialist på talangförvärv hanterar till exempel en enskild kandidat genom att växla mellan ett sökandesystem (ATS), e-post, ett verktyg för intervjuschemaläggning, ett dokumenthanteringssystem, Microsoft Teams etc.

Denna fragmentering kan bromsa rekryteringen och öka risken för att förlora topptalanger på grund av förseningar.

Produkt

Produktteam är kända för sin teknikstack. Dokument, roadmaps, mål, uppgifter, buggspårning, DevOps-integrationer, standup-anteckningar, feedback och retrospektiver, demopresentationer, tidsfaktureringsprogramvara och så vidare. Nästan alla dessa affärsverktyg är nödvändiga.

Utan konsolidering och integration av denna verktygsstack kan växling mellan dem onödigt förlänga cykeltiderna, minska kvaliteten och hindra innovation.

Oavsett om du är marknadsförare, författare, programmerare, kundtjänstchef eller konstnär är toggle tax onödigt. Vissa kontextbyten är oundvikliga, men här är några tips på hur du kan minimera den tid du lägger på att växla mellan olika uppgifter genom enkla förändringar i dina arbetsflöden.

Hur man minskar växlingsskatten

Det är viktigt att komma ihåg att det inte är bara det faktum att man har flera appar som leder till toggle tax. I det moderna kunskapsarbetet är det nödvändigt att ha en rad appar för att få arbetet gjort. I många fall påskyndar dessa appar också uppgifterna.

Toggle tax uppstår när man byter mellan dessa appar på ett onödigt och komplicerat sätt. Så här hanterar du flera projekt och uppgifter samtidigt, utan att behöva bekymra dig om toggle tax.

Ompröva dina arbetsflöden

Ta dig tid att fundera över dina nuvarande arbetsflöden. Tänk till exempel på alla uppgifter du utför som marknadsförare och hur arbetet flyter från ett steg till ett annat.

Kartlägg de verktyg du använder i processen. ClickUp Whiteboard erbjuder ett utmärkt samarbetsutrymme för att rita upp befintliga arbetsflöden.

Identifiera dubbletter och överflödiga uppgifter. Du kanske till exempel använder Google Docs, Microsoft Word och Notepad för att skapa innehåll.

Utforma din ideala situation. Använd ClickUp Mind Maps för att föreställa dig hur din mest effektiva process skulle kunna se ut. Eller använd ClickUp-vyer för att visualisera ditt arbetsflöde på över 15 anpassningsbara sätt.

Samla verktyg och information

För att arbetet ska flyta smidigt måste du samla informationen och göra den tillgänglig för alla i teamet. Om du till exempel är HR-ansvarig och har information om sökande i ATS, anställningserbjudandet i Google Docs och förhandlingskonversationen via e-post, är det onödigt att växla mellan dessa tre.

Försök att ställa in hela arbetsflödet i ett enda verktyg. ClickUp Forms hjälper dig att samla information om sökande på ett och samma ställe. Du kan ladda upp erbjudandebrevet som en PDF-fil till deras ansökningsuppgift och hantera förhandlingarna i kommentarerna. Detta hjälper dig att hantera sökandens livscykel utan att behöva växla mellan flera appar.

Hitta sätt att integrera dina verktyg. Om du behöver använda olika programvaror, se till att informationen kan flyttas in och ut ur ditt primära verktyg. ClickUp erbjuder över 1000 integrationer och blir därmed din enda källa för alla arbetsflöden.

Bygg upp rapporteringsfunktioner. Med dessa integrationer gör ClickUp Dashboard det möjligt för dig att se alla rapporter du behöver på ett och samma ställe. Se mätvärden för talangförvärv, såsom acceptansgrader, svarstider, sökandes upplevelse etc. Använd denna information för att optimera arbetsflöden och undvika att betala toggle tax.

Skapa en allt-i-ett-arbetsplats med sökfunktion

Att konsolidera information möjliggör åtkomst. Men det räcker inte. Tänk dig att du arbetar i ett mjukvaruutvecklingsteam där du måste lägga tid på att leta efter acceptanskriterier för den funktion du programmerar.

För att vara effektiva måste team kunna hitta information utan att betala extra toggle tax. ClickUps universella sökfunktion är utformad för att förhindra just detta.

Automatisera

Team växlar mellan olika appar för små uppgifter, som att uppdatera status eller markera en uppgift som klar, varav många enkelt kan automatiseras. Automatisering effektiviserar arbetsflöden, hanterar repetitiva uppgifter och minimerar manuellt arbete.

ClickUp-automatiseringar

Med över 100 ClickUp-automatiseringar kan du eliminera tidskrävande arbetsuppgifter, såsom att tilldela uppgifter, lägga upp kommentarer, ändra status, meddela förseningar etc.

Till exempel kan kundinformation som matas in i orderhanteringsprogrammet automatiskt uppdateras i ClickUp, vilket möjliggör ett enda delat arbetsflöde och eliminerar behovet av att manuellt mata in samma data på flera ställen.

ClickUp Brain

Använd AI för att eliminera växlingsskatten. Från att sammanfatta mötesanteckningar till att ge dig svar kan ClickUp Brain vara din personliga assistent för dina unika behov.

Spara på växlingsskatt med ClickUp

Det mesta av arbetet i den digitala världen är beroende av data från olika källor. Värdet som dessa data tillför är ofta en organisations största konkurrensfördel. Men priset du betalar för detta – dvs. toggle tax – kan ofta bli för högt, och ingen teknik för tidshantering kan förhindra detta.

ClickUp är här för att hjälpa dig. Med ett stort antal funktioner, vyer, integrationer och en AI-driven universell sökfunktion är ClickUp utformat för att vara din allt-i-ett-arbetsplats.

Gör ditt arbete effektivt. Prova ClickUp gratis idag!